SK.721.02.2016.JO Mysłakowice dnia 18.10.2016 ZAPYTANIE O

SK.721.02.2016.JO
Mysłakowice dnia 18.10.2016
ZAPYTANIE O OFERTĘ
I.
Nazwa oraz adres Zamawiającego:
Gmina Mysłakowice; ul. Szkolna 5; 58-533 Mysłakowice; tel. 075 – 64 – 39 – 960; fax.
075 – 64 – 39 – 999; e – mail: [email protected]
II.
Tryb udzielenia zamówienia:
Zamówienia udzieli się Wykonawcy w drodze postepowania o udzielenie zamówienia
o
wartości
szacunkowej
nieprzekraczającej
Postępowanie prowadzone zgodnie z
30 000
Euro
bez
podatku
VAT.
Zarządzeniem Wójta Gminy Mysłakowice
Nr 37/2014 z dnia 16 kwietnia 2014. W sprawie wprowadzenia „Regulaminu udzielania
zamówień publicznych o wartości szacunkowej do 30 000 Euro bez podatku Vat”
w Urzędzie Gminy Mysłakowice oraz art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r., poz. 2164, ze
zm.).
III.
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest nadzór nad działalnością archiwum zakładowego,
pełnienie obowiązków archiwisty zakładowego oraz koordynatora spraw czynności
kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Mysłakowice w okresie od dnia 02.01.2017 do dnia
31.12.2019 oraz kompleksowe uporządkowanie całego zasobu archiwalnego.
Szczegółowy opis usługi:
1. nadzór nad działalnością archiwum zakładowego, pełnienie obowiązków
archiwisty
zakładowego
oraz
koordynatora
spraw
czynności
kancelaryjnych:
Do zakresu obowiązków należy:
 współpraca
z
komórkami
organizacyjnymi
Urzędu
Gminy
w
zakresie
prawidłowego tworzenia teczek spraw i ich przygotowania do przekazania do
archiwum zakładowego,
 przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych,
 porządkowanie akt zgodnie z wymogami instrukcji archiwalnej,
 uporządkowanie archiwum zakładowego: uporządkowanie przechowywanej
dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
dokonanie
brakowania dokumentów, których okres przechowywania już
upłynął, przekwalifikowanie akt na wyższe kategorie archiwalne zgodnie
z rzeczowym wykazem akt,
 przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej
ewidencji,
 udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym,
 przekazywanie materiałów archiwalnych (akta kategorii A) do archiwum
państwowego,
 inicjowanie
brakowania
dokumentacji
niearchiwalnej,
której
okres
przechowywania już upłynął oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji
na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego,
 stała dbałość o właściwe przechowywanie i konserwację przejętych akt,
 utrzymywanie stałych kontaktów z archiwum państwowym odpowiedzialnym za
archiwum zakładowe oraz przechowywane w nim materiały archiwalne.
2. Kompleksowe
uporządkowanie
akt
znajdujących
się
w
archiwum
zakładowym Urzędu Gminy w Mysłakowicach:
Usługa obejmuje:
 wybrakowanie za zgodą Archiwum Państwowego w Jeleniej Górze wszelkiej
dokumentacji,
której
okres
przechowywania
już
minął
–
około
150
mb
dokumentacji,
 podzielenie na akta kategorii „A” i „B” pozostałej po brakowaniu dokumentacji.
Wydzielenie z akt kategorii „A” tej, która została wytworzono do 1990 r. –
dokumentacja dziedziczona oraz tej która została wytworzoną po 1990 r.
Przekazanie do Archiwum Państwowego w Jeleniej Górze,
 opracowanie dokumentacji archiwalnej kat. „B” (B-5, B-10, B- 25) - około 189 mb,
 opracowanie dokumentacji archiwalnej kat. „A”- około 60 mb,
 opracowanie akt personalnych kat „B-50” – około 11 mb,
 sporządzenie dla całej zgromadzonej dokumentacji ewidencji w postaci spisów
zdawczo- odbiorczych – z podziałem osobno dla kategorii „A” i „B” – oraz założenie
wykazu tych spisów.
Termin realizacji zamówienia od dnia 02.01.2017 do dnia 31.12.2019. Godziny pracy
zostaną uzgodnione z wybranym Wykonawcą usługi.
IV.
Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny
spełniania tych warunków.
Złożenie oferty do dnia 28.10.2016 r. godz. 14.00.
V.
Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu
potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu.
Oferta określająca cenę przedmiotu zamówienia ( załącznik nr 1 ).
VI.
Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami
oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów.
1. Oferta
musi
może
zostać
złożona
w
formie
e-mail
na
adres
[email protected] lub osobiście w Biurze Obsługi Interesanta tutejszego
Urzędu - parter, pokój nr 1, ul. Szkolna 5, 58-533 Mysłakowice przed upływem
terminu wyznaczonego na składanie ofert tj. do dnia 28.10.2016 r. godz. 14:00.
2. Zamawiający powiadomi Wykonawcę, którego ofertę uzna za najkorzystniejszą
wskazując miejsce i termin podpisania umowy.
3. Do porozumiewania się z Wykonawcami upoważniona jest Pani Joanna Osińska Sekretarz Gminy Mysłakowice - tel. 075 64-39-960, [email protected]
VII.
Opis sposobu przygotowania ofert.
1. Ofertę należy przygotować w języku polskim, w formie pisemnej i przesłać e-mailem
w
postaci
„skanu”
zawierającego
[email protected]
podpisy
Wykonawcy
lub złożyć osobiście w
na
adres
e-mail:
Biurze Obsługi Interesanta
tutejszego Urzędu - parter, pokój nr 1, ul. Szkolna 5, 58-533 Mysłakowice przed
upływem terminu w kopercie z dopiskiem Oferta na nadzór i uporządkowanie
archiwum zakładowego. W tytule e-maila należy wpisać to samo.
VIII.
Opis sposobu obliczania ceny.
1. Cena oferty winna obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca przy
realizacji zamówienia.
2. Wykonawca zobowiązany jest do podania całkowitej ceny zamówienia, wyliczonej
do dwóch miejsc po przecinku, wyrażonej cyfrowo i słownie w złotych polskich.
3. Cena ofertowa zostanie zamieszczona w umowie na wykonanie przedmiotu
zamówienia. Wynagrodzenie realizowane będzie w co miesięcznych ratach,
wystawianych na koniec każdego miesiąca w wysokości 1/36 części całkowitego
wynagrodzenia
(ceny
ofertowej)
lub
kwartalnie
w
wysokości
3/36
części
całkowitego wynagrodzenia (ceny ofertowej).
4. Zamawiający przydzieli każdej z ofert wyliczoną liczbę punktów. Na ilość punktów
składać się będzie cena – znaczenie 100%
Wójt Gminy Mysłakowice
/-/ Michał Orman
ZAŁACZNIK NR 1. WZÓR OFERTY
OFERTA
GMINA MYSŁAKOWICE
ul. SZKOLNA 5
58-533 MYSŁAKOWICE
Odpowiadając na zaproszenie do złożenia oferty cenowej na zamówienie pn. „nadzór nad
działalnością
archiwum
zakładowego
i
uporządkowanie
całego
zasobu
archiwalnego” w okresie od 02.01.2017 r. do 31.12.2019 r.
oferuję/my wykonanie przedmiotu zamówienia za cenę w wysokości:
CENA OFERTOWA BRUTTO
………………………….……………………… PLN
tj. słownie złotych:…….................................................................................………………………………
Cena zawiera podatek VAT, w wysokości ……..……%.
1. Oświadczam, że cena ta zostanie zamieszczona w umowie na wykonanie przedmiotu
zamówienia.
2. Oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę
zastrzeżeń oraz zdobyłem konieczne informacje do prawidłowego przygotowania
oferty.
3. Do oferty dołączam, następujące dokumenty:
………………………………………………………………………………………………….
Imię, nazwisko, nazwa i adres WYKONAWCY :
.........................................................................................................................................
Adres, na który Zamawiający powinien przesyłać ewentualną korespondencję:
.........................................................................
Numer telefonu: ...........................
Numer faksu: ...............................
e-mail: .......................................
............................, dn. ………………………r.
..................................................
Podpis Wykonawcy