Regionalna Izba Obrachunkowa - Regionalnej Izby Obrachunkowej

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Zielonej Górze
65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03
www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: [email protected]
Zielona Góra 2016.06.20
RIO.I.092.88.2.2016
Pani
Jolanta Kaczorowska
Dyrektor
Gminnej Biblioteki Publicznej
w Trzebiechowie
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2
ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych
(tekst jedn. Dz. U. z 2016 r. poz. 561), przeprowadziła w dniu 17 maja 2016 r. kontrolę
problemową w Gminnej Bibliotece Publicznej w Trzebiechowie w zakresie prowadzenia
rachunkowości w 2015 r.
Na podstawie wyników kontroli, zawartych w protokole kontroli podpisanym w dniu
31 maja 2016 r., stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych,
przekazuję Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Kontrola prowadzenia rachunkowości wykazała, iż obowiązki głównego księgowego
instytucji kultury - Gminnej Biblioteki Publicznej w Trzebiechowie w całym 2015 r. oraz
w 2016 r. do dnia czynności kontrolnych wykonuje osoba zatrudniona w Urzędzie Gminy
w Trzebiechowie – E. S. - Podinspektor ds. księgowości budżetowej, która nie jest
pracownikiem Gminnej Biblioteki Publicznej w Trzebiechowie. Powyższe działanie stanowi
naruszenie art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.).
Od dnia 01.01.2016 r. obowiązuje art. 10a i następne ustawy z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r. poz. 446) umożliwiający gminie
zapewnienie wspólnej obsługi, w szczególności administracyjnej, finansowej i organizacyjnej
między innymi gminnym instytucjom kultury. W badanym okresie Gmina Trzebiechów nie
skorzystała z możliwości wynikającej z ww. przepisu.
Powyższa nieprawidłowość została stwierdzona w toku poprzedniej kontroli
problemowej
Gminnej Biblioteki Publicznej w Trzebiechowie przeprowadzonej przez
Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze w 2012 r. W wystąpieniu pokontrolnym
skierowanym do Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Trzebiechowie w dniu
22.06.2012 r. Prezes RIO wniósł o powierzenie obowiązków głównego księgowego
pracownikowi Gminnej Biblioteki Publicznej, stosownie do art. 54 ust. 1 ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Przyczyny niewykonania wniosku pokontrolnego
Dyrektor
Biblioteki
wyjaśniła
próbą
połączenia
Gminnej
Biblioteki
Publicznej
w Trzebiechowie z Trzebiechowskim Ośrodkiem Kultury, w którym jest zatrudniony główny
księgowy. Próby połączenia tych dwóch instytucji kultury nie powiodły się, a ze względu na
trudną sytuację finansową Biblioteki obowiązki i odpowiedzialność w zakresie gospodarki
finansowej powierzono pracownikowi Urzędu Gminy.
Kontrolą w zakresie terminowości przekazania Wójtowi Gminy rocznych sprawozdań
Gminnej Biblioteki Publicznej dotyczących operacji finansowych kontrolująca stwierdziła
fakt przekazania Wójtowi sprawozdania Rb-N i Rb-Z z 08.01.2016 r. bez odnotowania
w rejestrze przesyłek wychodzących z Biblioteki. W Bibliotece nie znajduje się żaden dowód
ich przekazania oraz odebrania przez Urząd Gminy w Trzebiechowie, co uniemożliwia
ustalenie, że ww. sprawozdania zostały dostarczone w terminie. Powyższe jest niezgodne § 60
i § 61 ust. 1 w związku z § 7 pkt 10 Instrukcji kancelaryjnej, będącej załącznikiem Nr 1 do
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).
Z
wyjaśnień
osób
odpowiedzialnych
wynika,
że
przyczyną
wskazanych
nieprawidłowości była niewłaściwa interpretacja przepisów prawa, przeoczenie oraz
niedopatrzenie.
Jednocześnie informuję, że w przypadku nieprawidłowości o incydentalnym
charakterze lub wyeliminowanych w trakcie kontroli, po udzieleniu stosownego instruktażu,
nie formułowano wniosków pokontrolnych, a w pozostałym zakresie kontroli wymienionym
we wstępie wystąpienia nie stwierdzono nieprawidłowości.
2
Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych
izbach obrachunkowych wnoszę o:
1. Powierzenie obowiązków głównego księgowego pracownikowi Gminnej Biblioteki
Publicznej w Trzebiechowie zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) lub
rozważenie możliwości przystąpienia do wspólnej obsługi finansowej stosownie do
art. 10a w związku z art. 10b ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie
gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r. poz. 446).
2. Rejestrowanie korespondencji wychodzącej zgodnie z § 60 i § 61 ust. 1 w związku
z § 7 pkt 10 Instrukcji kancelaryjnej, będącej załącznikiem Nr 1 do rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej,
jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych,
do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia
zastrzeżenia do Kolegium Izby.
Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania,
proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni
od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Prezes Izby
/-/
Ryszard Zajączkowski
Do wiadomości:
1. Wójt Gminy Trzebiechów
2. Rada Gminy Trzebiechów
3