Przedmiot zamowienia

Załącznik nr 2
SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA
„Elektroniczny system obiegu dokumentów
i załatwiania spraw (ESOD) - licencja, instalacja, konfiguracja, uruchomienie
oraz szkolenia i serwis”
Warunki ogólne:
1. Wymagania formalne:
A.
Referencje:
W okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia
działalności jest krótszy - w tym okresie, zrealizowali co najmniej jedną dostawę i wdrożenie
systemu elektronicznego obiegu dokumentów dla powiatowych urzędów pracy które
przeznaczone było dla minimum 60 użytkowników równocześnie pracujących w systemie.
B.
Certyfikaty:
Posiada certyfikaty zarządzania jakością.
C.
Uwagi (zapytanie ofertowe):
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia postępowania bez wyboru oferty.
2. Wdrożenie systemu przez Wykonawcę:
A.
Licencja i serwis

system ESOD musi być dostarczony wraz z bezterminową licencją na jego użytkowanie dla 60
użytkowników (sumaryczna liczba wszystkich użytkowników we wszystkich lokalizacjach),

system ESOD musi być dostarczony wraz z 12 miesięcznym wsparciem technicznym w zakresie
aktualizacji, rozbudowy i parametryzacji systemu dostosowującej go do zmian prawnych w
szczególności dotyczących systemów informatycznych, Instrukcji Kancelaryjnej i Kodeksu
Postępowania Administracyjnego,

Wykonawca musi zapewnić minimum 12 miesięczną gwarancję w następującym zakresie:
B.
-
udzielanie wyjaśnień i konsultacji Zamawiającemu,
-
udostępnianie nowych wersji systemu i upgradów,
-
usuwanie błędów wykrytych w trakcie użytkowania systemu,
-
aktualizację i dostarczanie Zamawiającemu dokumentacji po wykonanych pracach.
Instalacja, konfiguracja i nadzór nad systemem ESOD:

Wykonawca wykona instalację i konfigurację środowiska pracy systemu ESOD (w tym: systemu
operacyjnego, serwera aplikacji, serwera bazy danych),

Wykonawca wykona instalację i konfigurację systemu ESOD (w tym min. wprowadzenie danych
dotyczących: użytkowników, struktury organizacyjnej, wykazu rejestrów, zakresu uprawnień
poszczególnych pracowników) w celu produkcyjnego uruchomienia systemu ESOD,

Wykonawca zapewni nadzór nad produkcyjnym uruchomieniem systemu świadczony u
Zamawiającego.
C.


D.
Szkolenia:
szkolenie administratorów systemu ESOD:
-
ilość osób do przeszkolenia: 8, szkolenie przeprowadzone w 1 grupie,
-
czas szkolenia: 4 dni po 6 godzin szkolenia w każdym dniu,
-
zakres szkolenia: wykłady i ćwiczenia z administrowania, parametryzowania, metodyki
wdrażania i obsługi systemu ESOD,
-
warunki szkolenia: każda osoba przeszkolona przy jednym komputerze,
-
miejsce szkolenia: Zamawiający zapewni salę
szkolenie użytkowników systemu ESOD:
-
ilość osób do przeszkolenia: 10, szkolenie przeprowadzone w 1 grupie,
-
czas szkolenia: 2 dni po 6 godzin szkolenia w każdym dniu,
-
zakres szkolenia: wykłady i ćwiczenia z obsługi systemu ESOD,
-
warunki szkolenia: każda osoba przeszkolona przy jednym komputerze,
-
miejsce szkolenia: Zamawiający zapewni salę.
Okres realizacji zamówienia:

dostawa systemu zgodnego z wymaganiami niniejszej specyfikacji: do 14 dni od daty podpisania
umowy,

termin wdrożenia: do 30 dni od daty podpisania umowy,

harmonogram wdrożenia Wykonawca przedłoży Zamawiającemu przed rozpoczęciem wdrożenia
w ciągu 7 dni od podpisania umowy.
E.
Wymagania dodatkowe:

Zamawiający wymaga dostarczenia wraz z ofertą płyty CD zawierającą wersję testową
oferowanego systemu umożliwiającej Zamawiającemu zweryfikowanie posiadanej przez
oferowany system funkcjonalności wymaganej zapisami niniejszej specyfikacji. Zgodnie z art. 97
ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający zwróci wykonawcom, których oferty nie
zostały wybrane, na ich wniosek, płytę CD zawierającą wersję testową oferowanego systemu.,

dodatkowo Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia przez Wykonawcę
prezentacji oferowanego systemu przed wyborem najkorzystniejszej oferty. Ewentualna
prezentacja oferowanego systemu odbędzie się w siedzibie Zamawiającego. O terminie
prezentacji Wykonawca zostanie powiadomiony z trzydniowym wyprzedzeniem. Nie przystąpienie
Wykonawcy do prezentacji spowoduje odrzucenie złożonej przez Niego oferty.
Wymagania szczegółowe dotyczące systemu:
1.

Wymagania dotyczące zgodności z wymogami prawnymi:
kontrola nad obiegiem informacji (korespondencji przychodzącej i wychodzącej, poczty
elektronicznej i innych dokumentów wewnętrznych) w oparciu o Rozporządzenie Prezesa Rady
Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych
wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
(Dz.U. 2011r., Nr 14, poz. 67), z uwzględnieniem Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA),

zgodność z Kodeksem postępowania administracyjnego – Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r.
(Dz.U. 2000r., Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.),

zapewnienie zgodności z Ustawą z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i
archiwach (Dz.U. 2011r., Nr 123, poz. 698 z późn. zm.),

spełnienie wymagań określonych w Rozporządzeniach Ministra Spraw Wewnętrznych i
Administracji z dnia 30 października 2006r. dotyczących niezbędnych elementów struktury
dokumentów elektronicznych (Dz.U. 2006r., Nr 206, poz.1517) oraz szczegółowego sposobu
postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. 2006r., Nr 206, poz. 1518),

zapewnienie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na
których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych zgodnie z
Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006r. (Dz.U.
2006r., Nr 206, poz. 1519),

umożliwienie prowadzenie spraw w sposób zapewniający spełnienie wymagań Ustawy z dnia 29
sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2001, Nr 101, poz. 926 z późn. zm.),

spełnienie
wymagań
stawianych
przez
Ustawę
z
dnia
18
lipca
2002
r.
o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U., Nr 144, poz. 1204) oraz ustawę z dnia 6
września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U., Nr, 112 poz. 1198),

zapewnienie zgodności z wymaganiami Ustawy o podpisie elektronicznym z dnia 18 września
2001r. (Dz.U. 2001r., Nr 130, poz. 1450),

spełnienie wymogów opisanych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września
2011 r. (Dz.U. 2011r., Nr 1206, poz. 216) w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów
elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów
i kopii dokumentów elektronicznych.
Architektura systemu ESOD oraz wykorzystane technologie:
2.

system ESOD musi być zbudowany w architekturze trójwarstwowej złożonej z:
-
programu klienckiego (kod generowany dla przeglądarki internetowej),
-
serwera aplikacji (kod zarządzający aplikacją, wykonujący funkcje z zakresu logiki biznesowej,
pośredniczący między żądaniami programu klienckiego a funkcjami udostępnianymi przez
motor bazy danych),
-
motoru bazy danych, zarządzającego relacyjną bazą danych,

system w warstwie serwera aplikacji i bazodanowej posiada wersje uruchamiane w środowiskach
systemowych bazujących na technologii Microsoft Windows Server/XP/Vista/7 oraz
w środowiskach opartych na systemie Linux. Uruchomione w różnych środowiskach systemowych
wersje systemu muszą wzajemnie współpracować,

system ESOD musi być zbudowany w oparciu o nowoczesne technologie z wykorzystaniem
relacyjnej bazy danych,

system zarządzania bazą danych wykorzystywany przez ESOD powinien być zgodny ze
standardem SQL,

baza danych powinna być zrealizowana w architekturze otwartej, umożliwiającej uzyskanie
danych z systemu przez Zamawiającego w razie zaistnienia takiej potrzeby,

baza danych musi posiadać mechanizmy kontroli dostępu, zapewniające bezpieczeństwo danych,

system w warstwie klienckiej musi poprawnie działać w różnych środowiskach (Windows, Linux) z
następującymi przeglądarkami WWW z obsługą Wirtualnej Maszyny Javy:
-
Microsoft Internet Explorer od wersji 7,
-
Firefox od wersji 3.6.,
-
Chrome od wersji 17.0,

system ESOD musi zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa i ochrony danych przed dostępem
osób nieuprawnionych - szyfrowanie SSL v.3 na poziomie transmisji danych pomiędzy stacją
roboczą (przeglądarka) a serwerem,

system ESOD musi zapewniać możliwość zdalnego administrowania przez Wykonawcę,

system ESOD musi zapewnić zdalną pracę międzyoddziałową dla jednostek Zamawiającego.
3.
Integracja systemu ESOD z innymi systemami oraz współpraca z urządzeniami:

integracja z systemem ePUAP w zakresie wymiany korespondencji przychodzącej i wychodzącej
z systemu ESOD,

integracja w zakresie przekazywania spraw z systemem archiwum zakładowego, w pełni
obsługującym wszystkie procesy związane z archiwizacją dokumentów (tworzenie spisów
zdawczo-odbiorczych, brakowanie, przekazywanie do Archiwum Państwowego),

eksport wybranych danych do Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie zobowiązującymi
standardami formatu danych,

współpraca z dostępnymi na rynku zestawami do składania podpisu elektronicznego,

współpraca ze skanerami obsługującymi sterownik TWAIN,

współpraca z urządzeniami faksującymi,

zapewnienie integracji z elektroniczną skrzynką podawczą Zamawiającego.
4.
Wymagania dotyczące funkcjonalności systemu ESOD:
A.
Zarządzenie dokumentami i obsługa dokumentów z podpisem elektronicznym:

wysyłka dokumentów do interesantów w formie elektronicznej,

obsługa dokumentów zgodna z Elektronicznym Zarządzaniem Dokumentacją (EZD) w tym
prowadzenie składów chronologicznych i nośników informatycznych,

prowadzenie ewidencji rezerwacji i wypożyczeń pozycji ze składów chronologicznych i nośników
informatycznych,

zdecentralizowane rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej - obsługa
rozproszonej kancelarii,

prowadzenie oddzielnych
korespondencji,

automatyczne nadawanie numeru dokumentom/pismom wpływającym, wychodzącym i
wewnętrznym według ustalonych procedur obowiązujących w Powiatowym Urzędzie Pracy dla
Powiatu Toruńskiego,

automatyczne tworzenie dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej,

pobieranie, rejestrowanie i wysyłanie e-maili i powiadomień bezpośrednio z systemu,

skanowanie dokumentów, w tym wielostronicowych bezpośrednio z poziomu systemu,

dołączanie do przychodzącej korespondencji papierowej załączników w formie elektronicznej w tym
zeskanowanych dokumentów,

ręczna wielopoziomowa dekretacja wpływającej korespondencji,

jednoczesna dekretacja wieloosobowa,
rejestrów
numeracyjnych
dla
różnych
miejsc
rejestrowania

możliwość zmiany dekretacji oraz dekretacja zwrotna,

określenie miejsca dostarczenia oryginału pisma (historia obiegu korespondencji) oraz identyfikacja
jego przechowywania,

klasyfikacja dokumentów,

ochrona zatwierdzanych dokumentów przed nieautoryzowanymi zmianami,

możliwość tworzenia, przechowywania oraz zarządzania kolejnymi wersjami dokumentów,

przechowywanie dokumentów w repozytorium (składnicy dokumentów) – format dokumentów może
mieć dowolną postać (dokumenty elektroniczne, pliki graficzne, dokumenty skanowane, maile, faksy,
pliki dźwiękowe i inne),

przeszukiwanie repozytorium dokumentów i korespondencji według zadanych kryteriów,

możliwość tworzenia dokumentów elektronicznych na podstawie wzorców zamieszczonych w
centralnym repozytorium danych (CRD),

możliwość wprowadzania do systemu dokumentów sporządzonych za pomocą edytorów tekstów i
arkuszy kalkulacyjnych (np. MS Office, Open Office),

wzory pism definiowane przez administratora z możliwością udostępnienia innym użytkownikom lub
grupie użytkowników – wzory pism ogólnych. Możliwość definiowania wzorów pism przez
poszczególnych użytkowników – wzory pism prywatnych. Możliwość przyporządkowania wzoru
pisma do definiowanych grup wzorów (np. decyzje, sprawy, pisma ogólne). Wzory pism
definiowane w postaci plików HTML, OpenOffice ODT i RTF. Wzory pism zawierające
znaczniki/odnośniki do danych zawartych w systemie (np. korespondencja.temat,
korespondencja.treść, korespondencja.znak, adresat.adres, adresat.imie),

możliwość tworzenia dokumentów na podstawie zatwierdzonych i aktualnych wzorów dokumentów
lub na bazie dokumentów już istniejących,

jednoznaczny sposób
odpowiednikiem,

dołączanie do dokumentów elektronicznych notatek,

dołączanie do dekretowanych dokumentów dyspozycji, adnotacji, uwag i komentarzy (tzw. „żółtych
karteczek”),

możliwość rozsyłania korespondencji do wielu osób równocześnie,

korespondencja seryjna do wybranych interesantów lub grup interesantów generująca pisma na
podstawie zdefiniowanych wzorów pism, znaczniki/odnośniki we wzorach są zastępowane danymi
zawartymi w systemie w zależności od kontekstu wywołania funkcji korespondencja seryjna,

rejestrowanie wysyłki składającej się z wielu pism do jednego interesanta (obsługa paczki
korespondencji np. do sądu, komornika itp.),

zbiorcza rejestracja wysyłek w rejestrze wysyłkowym,

tworzenie elektronicznej książki nadawczej jako integracja z systemem rejestracji przesyłek
Poczty Polskiej,

zamykanie rejestru „wysyłki” za zadany okres (możliwość korekty wybranych danych w wysyłce do
zamknięcia rejestru np. kwoty, wagi, itp.),

rejestracja kosztów wysyłanej korespondencji,

wydruk koperty i zwrotki dla realizowanej wysyłki, możliwość wydruku koperty, zwrotki
w odpowiedniej postaci graficznej, w zależności od sposobu dostarczenia wysyłki (przesyłki
zwykłe, polecone, za potwierdzeniem odbioru), możliwość wyboru formatu/wielkości koperty,
możliwość zbiorczego drukowania kopert i zwrotek dla wybranych wysyłek,

wystawienie potwierdzenia odbioru dokumentu tzw. „zwrotki” (rejestrowanie, potwierdzenie faktu
otrzymania, itp.),

drukowanie etykiety wpływu zastępującej pieczęć wypływu na drukarce kodów kreskowych,
powiązania
dokumentów
papierowych
z
ich
elektronicznym

oznaczanie kodem kreskowym dokumentu papierowego (nadruk lub naklejka), ewidencjonowanie
w systemie przydzielonego pismu kodu kreskowego oraz identyfikowanie w systemie (danych
ewidencyjnych) dokumentu przy użyciu czytnika kodów kreskowych,

automatyzacja procesu przekazywania dokumentów do archiwum zakładowego,

zbiorcze podpisywanie pism,

składanie podpisów elektronicznych pojedynczych i wielokrotnych z wykorzystaniem podpisów
kwalifikowanych i komercyjnych wystawianych przez wszystkie centra certyfikacji,

możliwość opatrzenia podpisów elektronicznych znacznikiem czasu,

kontrasygnowanie podpisów elektronicznych,

możliwość weryfikacji podpisów elektronicznych
zadeklarowanego użytkownika wprost z systemu,

bezpieczne przechowywanie dokumentów, w tym opatrzonych podpisem elektronicznym i profilem
zaufanym,

przechowywanie wystawionych Urzędowych Poświadczeń Odbioru dla dokumentów
elektronicznych doręczonych za pomocą formularzy elektronicznych, mailem lub na nośniku
informatycznym,

dostarczanie dokumentów elektronicznych i ich potwierdzania odbioru przez adresatów, nie
wymagające przez obydwie strony składania podpisów za pomocą certyfikatu kwalifikowanego
lub profilem ePuap. Jednocześnie mechanizmy te muszą zagwarantować automatyczne
generowanie wzajemnych potwierdzeń odbioru (UPO),

integracja z systemem SyriuszStd w zakresie przekazywania pism z SyriuszStd do systemu
obiegu dokumentów wraz z danymi ich adresata, oraz automatyzuje procesy realizacji wysyłki dla
takiej korespondencji,

integracja z systemem SyriuszStd w zakresie synchronizowania danych w skorowidzu
interesantów obiegu dokumentów z danymi osobowymi i adresowymi bezrobotnych oraz firm
zgromadzonych w systemie SyriuszStd,

dekretacja zbiorcza dla grup kont dekretacji zdefiniowanych indywidualnie przez użytkownika lub
przez administratora dla wszystkich użytkowników systemu,

tworzenie wspólnych lub indywidualnych repozytoriów dokumentów użytkowników. Dostęp do
poszczególnych zasobów jest sterowany uprawnieniami użytkownika,

repozytorium dokumentów jest uporządkowane w postaci folderów, które tworzą dynamiczną
strukturę drzewiastą tworzoną na podstawie uprawnień zalogowanego użytkownika.
B.
pod
dokumentami
przez
każdego
Zarządzenie sprawami:

klasyfikacja i obsługa spraw według instrukcji kancelaryjnej i Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt
(JRWA),

zarządzanie JRWA końcowymi i hierarchicznymi,

zarządzanie dostępem użytkowników do różnych rodzajów spraw,

zastępstwa oraz przekazywanie prowadzonych spraw innym pracownikom do dalszego
prowadzenia,

obsługa wystawianych przez urząd decyzji w sprawach,

tworzenie teczek i podteczek łączących chronologicznie wszystkie dokumenty, korespondencję,
notatki związane z realizacją sprawy,

możliwość wpięcia w akta sprawy dokumentów zatwierdzonych np. decyzji, lub dokumentów
będących w fazie opracowywania (również tworzonych na podstawie wzorców),

możliwość łączenia dokumentów z jedną lub wieloma sprawami,

grupowanie spraw związanych ze sobą tematycznie,

wpinanie w akta sprawy dokumentów zatwierdzonych,

możliwość przypisania wielu prowadzących sprawę,

kontrolowanie stanu sprawy (stopnia realizacji) przez uprawnionych
i poszczególnych terminów jej realizacji, oraz terminu załatwienia,

metryka sprawy zawierająca chronologiczne zestawienie czynności w sprawie w tym: oznaczenie
sprawy, tytuł sprawy, datę dokonanej czynności, określenie osoby podejmującej daną czynność,
określenie podejmowanej czynności, wskazanie identyfikatora czynności w aktach sprawy do
którego odnosi się dana czynność,

wydruk historii sprawy w formacie metryki sprawy,

automatyczna rejestracja i przechowywanie pełnej historii każdej sprawy, zawierającej informacje
o stanie sprawy, czasie i osobach ją realizujących,

dołączanie do spraw notatek, uwag, komentarzy (tzw. „żółtych karteczek”),

podział spraw wg priorytetów,

realizacja spraw w zależności od terminów załatwiania i nadanych priorytetów,

możliwość aprobowania zmian stanów spraw,

dokonywanie oceny stopnia realizacji spraw,

eksport spraw i spisów spraw do formatu paczki archiwalnej,

przekazywanie zamkniętych spraw do archiwum zakładowego,

prowadzenie wykazu spraw realizowanych w wydziale.
C.
użytkowników
Kalendarz:

zintegrowany kalendarz dla całego urzędu,

przeglądanie informacji zgromadzonych w kalendarzu w różnych widokach (ciągły, dzienny,
tygodniowy, miesięczny),

definiowanie zdarzeń jednorazowych lub cyklicznych
przyporządkowanych użytkownikom systemu,

definiowanie zdarzeń przez osoby nadzorujące pracę zespołów,

wgląd i zarządzanie kalendarzami osób podległych,

powiadamianie/przypominanie użytkownikom o zdefiniowanych zdarzeniach,

bieżące monitorowanie i informowanie użytkownika o zbliżających się terminach w kalendarzu
użytkownika,

zarządzanie zasobami urzędu takimi jak: komputery, samochody służbowe, sale, rzutniki
itp. i ich rezerwacjami.
D.
(np. zadań, spotkań, terminów)
Skorowidz interesantów:

jedna baza dostępna dla wszystkich osób pracujących w systemie,

wyszukiwarka umożliwiająca szybkie wyszukanie danego odbiorcy lub nadawcy przynajmniej wg
pól: imię i nazwisko/ nazwa, PESEL, NIP, REGON, adres (miejscowość, kod pocztowy, ulica, nr
domu), e-mail,

automatyczne sprawdzanie poprawności wprowadzanych do systemu danych typu PESEL, NIP,
Regon przez weryfikację sum kontrolnych,

modyfikacja danych nie powodująca zmian w dotychczasowych obiektach, do których przypisana
była dana pozycja ze skorowidza interesantów,
E.
Raportowanie:

możliwość definiowania raportów samodzielnie przez administratora systemu lub przez autora
systemu – definicje raportów,

definicja raportu musi zawierać informacje wymagane do uruchomienia raportu a w szczególności:
-
listę i postać parametrów raportu,
-
niezbędne walidacje parametrów raportu,
-
zapytania do bazy danych zwracające dane które raport ma zaprezentować,
-
definicję postaci graficznej raportu, (możliwość zdefiniowania wielu postaci graficznych –
widoków prezentujących dane np. układ tabelaryczny, układ formularza, ...),
-
definiowane postaci graficznej za pomocą edytora graficznego,

generowanie raportów rejestrów korespondencji wpływającej i wypływającej,

generowanie raportu o użytkownikach zalogowanych do systemu w postaci pliku tekstowego w
formacie CSV,

importowanie opracowanej definicji raportu do systemu podczas działania systemu, bez
konieczności jego wyłączania,

możliwość przygotowania raportu/definicji raportu prezentującej dane z innych baz danych –
systemów zewnętrznych,

przyporządkowanie definicji raportów do definiowalnych, przez administratora, grup raportów (np.
Kancelaria, Kierownicy, Wysyłka),

możliwość zdefiniowania uprawnień do wykonywania zadanego raportu dla użytkowników i grup
użytkowników,

generowanie raportów do wybranych formatów (np. pdf, RTF, OpenOffice, MS Office, html), z
możliwością jednoczesnego zapisu wyświetlanych/prezentowanych danych w pliku XML,

zapamiętanie zadanego raportu w systemie ESOD,

generowanie danych w postaci pliku XML.
F.
Tworzenie kopii zapasowej:

tworzenie kopii zapasowej bazy danych i dokumentów elektronicznych bezpośrednio w systemie
ESOD – archiwizacja danych,

autoryzowany dostęp użytkowników do modułu tworzenia kopii zapasowej i odtwarzania systemu
z kopii zapasowej,

automatyczne tworzenie kopii zapasowej systemu na podstawie zdefiniowanych zadań,

możliwość określenia częstotliwości i godzin wykonania kopii zapasowej systemu (np. tworzenie
kopii przyrostowej lub całościowej dziennej, tygodniowej miesięcznej, kwartalnej itp.),

wykonanie kopii systemu przyrostowej i całościowej na żądanie,

odtworzenie danych systemu ESOD z wykonanych kopii zapasowych na wskazany moment,

komunikowanie osobie odpowiedzialnej o ewentualnych błędach i nieprawidłowościach w trakcie
wykonywania kopii zapasowej systemu ESOD,

intuicyjny interfejs użytkownika do zarządzania modułem wykonywania kopii zapasowych
(graficzny).
G.
Struktura organizacyjna i administrowanie

definiowanie struktury organizacyjnej (odzwierciedlenie hierarchii elementów organizacji urzędu –
jednostek podległych, komórek organizacyjnych i stanowisk),

zarządzanie strukturą organizacyjną urzędu,

identyfikacja użytkownika w systemie,

przydzielanie uprawnień użytkownikom indywidualnym i grupom użytkowników (podział na
grupy uwzględniający hierarchie i role użytkowników),

dynamiczne definiowanie dodatkowych grup użytkowników (np. zespołów zadaniowych - poza
stałą strukturą organizacyjną urzędu,

nadawanie uprawnień dostępu (np. odczyt, modyfikacja, tworzenie) do obiektów,

definiowanie zastępstw (możliwość zastępowania innej osoby która jest np. na urlopie, L4) w
dowolnym zakresie, również ograniczonych do określonych uprawnień,

definiowanie okresu obowiązywania zastępstwa oraz kopiowanie wcześniej zdefiniowanych
zastępstw,

edycja danych w słownikach
nadawcy/adresaci itp.),

zdefiniowanie maksymalnej dopuszczalnej wielkości pliku wprowadzanego do systemu ESOD,

logowanie do systemu ESOD z wykorzystaniem kart z podpisem elektronicznym oraz
zastosowaniem biometrii,

możliwość autoryzacji użytkowników poprzez LDAP, w tym Active Directory,

polskojęzyczny interfejs użytkownika oraz obsługa polskich liter i sortowania wg polskiego
alfabetu. Dotyczy to całego obszaru systemu,

dodawanie użytkowników do systemu oraz możliwość nadawania uprawnień do poszczególnych
obiektów systemu, możliwość tworzenia "profili użytkowników" (grup uprawnień) oraz
przypisywania do nich poszczególnych użytkowników,

jednoczesny dostęp do danych wielu użytkowników oraz zapewnienie ochrony tych danych przed
utratą spójności lub zniszczeniem,

udostępnienie interfejsów pozwalających na integrację z innymi systemami dziedzinowymi.
Interfejsy te są dostępne w postaci zestawu usług w standardzie WebServices.
(np.
JRWA,
kategorie
dokumentów,
użytkownicy,
Końcowe postanowienia:
Zapłata za wykonaną usługę zostanie wykonana po podpisaniu protokołu z wykonanej usługi,
przelewem o terminie płatności 7-mio dniowym na rachunek wskazany na fakturze. Wszystkie ceny
określone przez wykonawcę zostaną ustalone na okres trwania całego zamówienia i nie będą
podlegały zmianom.