Zarządzenie Nr 5 Dyrektora Generalnego w sprawie prowadzenia

4{:.' /
NR b rc7
LAF(ZADZENTE
SLIJZBYWI4ZIENNEJ
DYREKTORAGENERALNEGO
2007r.
z dnia gA U,e/dr'<
t
\
-_l
lt'
\
w sprawie prow-adzeniaakt osobowych funkcjonariuszy
Sluiby Wigziennej
Na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 3 ustawyz dnia 26 kwietnia 1996r. o SluzbieWigziennej
sig,co nastqpuje:
(Dz.lJ. 22002r. Nr 207,poz. 1761,zpohn. zm.D)zarzqdza
$ l. ZarzqdzenieokreSla:
1) szczegolowezasadyi sposobprowadzenraakt osobowych funkcjonariuszy Sluzby
Wigziennej;
2) rodzaje dokument6w znajduj4cychsiq w aktach osobowych oraz zasadywlqczania
i wylqczaniadokument6wz tych akt;
3) wzor karty przebiegusluzby;
sig z aktami osobowymi;
i zapoznawania
4) zasadyudostEpniania
5) zasadyzakladaniai prowadzeniazastEpczychakt osobowych;
6) sposobdokonywaniapoprawekw karcieprzebiegusluzby;
akt osobowych.
7) sposobprzechowywania
S 2. l. Kom6rka kadrowajednostki organizac,r'jnejSlu2bl' WiEziennej,nvanej dalej
,jednostk4 organizacyjn{', zakladai prowadzi akta osobowedla kazdegotunkcjonariusza
StuzbyWigziennej,zwanegodalej ,.funkcjonariuszem".przyjEtegodo sluzby.
2. Akta osoboweskladaj4siQztrzechwyodrpbnionychczpSci:A, B i C.
przepisowo ochroniedanychosobowych
3. Akta osoboweprowadzisig z zachowaniem
orazprzepisowo ochronieinformacjiniejawnych.
4. Akta osobowe przechowywanes4 w konrorkachkadror.vych.z urvzglpdnieniem
$ 1 0u s t .4 i 5 .
S 3. Dokumenty znajdujqcesiQ \v kazdei z, ulodrqbnionl,ch czqsci akt osobou'ych.
kazda czescpowinna
powinny byi ponumerowane
i ulozonew porz4dkuchronologicznyrn:
zawierat wykaz znajdujqcychsiQw niej dokument6w,z zaslrzeZeniem
$ 8 ust. 1.
S 4. L W aktach osobowych przechowuje sip potwierdzone za zgodno56
z oryginalem odpisy lub kopie skladanych przez funkcjonariuszadokument6w.PrzeloLony
mohe Zqda(,od funkcjonariuszaprzedloleniaoryginal6w dokument6wwylqcznie do wglqdu
lub w celu sporz4dzeniaich odpis6w albo kopii, kt6rych zgodno66z oryginalem potwierdza
funkcjonariusz(pracownik) kom6rki kadrowej.
2. W aktach osobowychmoZnaprzechowywadoryginaly dokument6w,o kt6rych mowa
w $ 5 ust.2pkt4i6.
$ 5. 1. Cz9S6A akt osobowych zawieradokumenty:
1) zgromadzonew toku postQpowania
kwalifikacyjnego do SluZbyWigziennej;
2) zgromadzonew czasietrwania stosunkusluZbowego.
2. Dokumentami zgromadzonymi w
toku postQpowania kwalifikacyjnego,
s4 w szczeg6lno5ci:
1) ankietapersonalnakandydatado sluZbyw StuzbieWigziennej;
2)
orzeczenie wla5ciwej komisji lekarskiej o zdolno6ci do shrZby oraz opinia
psychologicma;
3) informacje o niekaralnoScikandydata do sluzby uzyskane z Krajowego Rejestru
Karnego oraz dokumentyuzyskanew wyniku sprawdzeniaw ewidencjach,rejestrach
i kartotekachprawdziwo6cidanychzawarlychw ankieciepersonalnej;
4) dokumentypotwierdzajqcewyksztalcenieog6lne i zawodowe,w tym specjalistyczne;
5) kserokopia dowodu osobistego, kserokopia ksi4Zeczki wojskowej lub skr6cony
wyciry z ksi4Zeczki wojskowej, stwierdzaj4cy uregulowany stosunek do sluZby
wojskowej
- w przypadku mezczyzn, a w przypadku kobiet, tylko gdy posiadajq pnydzial
organizacyjno-mobilizacyjny;dokumenty te potwierdza za zgodnoil z oryginalem
funkcjonariusz(pracownik) kom6rki kadrowej;
6) dokumenty slu2qceustaleniu wyslugi lat w celu obliczenia wysokoSci uposa2enia,
wyslugi emerytalnejlub wysoko6cinagrodyjubileuszowej;
7) obliczenie wysfugi w celu ustalenia wysoko6ci dodatku za wysfugQ lat oraz
okreSleniaokres6wsluZbyuprawniaj4cychdo nagrodyjubileuszowej;
8) opinie polecajqce (referencje) do sluZby w Sfuzbie Wipziennej i opinie
z poprzednichmiejsc zatrudnienia;
9) odpisy skrdcone: aktu urodzenia funkcjonariusza,jego dzieci, aktu malZeristwa,
orzeczeniao ustaniulub uniervaZnieniumalZeristwaalbo separacji;
l0)
kopiaaktualnegopoSrviadczeniabezpieczeristrva_
11) wynik testu sprawnoSciftzycznejkandydatado sluZby;
12)
inne dokumenty,jeZeli obowiqzek ich przedloZeniapowstaniew toku postgpowania
kwalihkacyjnego do Slu2by Wipziennej lub je5li kandydat do sfuZby, przedlo|y
je dodatkowo w celu poSwiadczenia dodatkowych umiejQtnosci i osi4gnigi
zawodowych lub szczeg6lnychuprawniefi.
3. W czasietrwania stosunkuslu2bowegogromadzisiEnastgpuj4cedokumenty:
I ) zawiadomienie powiatowego urzpdu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio
jako osobabezrobotna;
zarejestrowanego
2) zawiadomienia,
o ktorychmowa w art. 884 g 3 Kpc;
3) zoborvi4zaniedo zachowaniatajemnicy sluZbowejlub pafistwowej;
-
pisemne potwierdzenie zapoznania siQ z przepisami i zasadami dotyczqcymi
i higieny pracy oraz ochronyprzeciwpozarowej;
bezpieczenstwa
5) kopiE zalwiadczeniao przeszkoleniuw zakresieochrony informacji niejawnych;
6) oSwiadczeniao zapoznaniuz obowi4zuj4cymi przepisami i ich przestrzeganitt,
w szczegolnoSci:
a) przepis6w o wychowaniu w trze?wosci I przeciwdzialaniu alkoholizmowi,
przeciwdzialaniunarkomaniioraz o ochroniedanychosobowych;
b) przepis6w okreSlaj4cychprawa i obowiqzki oraz odpowiedzialnoScdyscyplinarn4
funkcj onariuszy,
c) regulamin6w w sprawie sposobu pelnienia sluzby oraz w sprawie zasad
postgpowaniai zachowaniasiEfunkcjonariuszySluzbyWiEziennej,
d) Konwencji w sprawie zakazustosowaniatortur oraz innego okrutnego,nieludzkiego
lub ponizajqcegotraktowania albo karania, przyjgtej przez ZgromadzenieOgolne
dnia 10 grudnia1984r. (Dz.u. z 1989r., Nr 63, poz.378);
Narodow Zjednoczonych
reklamowaniaz urzEdu;
7) pisemnepotwierdzenieprzeprowadzonego
S) pisma funkcjonariusza informuj4ce o wydarzeniach zaistnratych w jego Zycru
osobistym i rodzinnym, do zlohenia kt6rych zobowi4zuj4 odrgbne przepisy.
atakaedokumentyi pisma aktualizuj4cedane zawartew ankieciepersonalnej;
decyzjeadministracyjneo zmianieimienia lub nazwiskafunkcjonariusza;
9)
10) dokumentydotyczEceubezpieczeniazdrowotnego;
l l)
dokumentypotwierdzajqcepodnoszenieprzez funkcjonariuszakwalifikacji ogolnych,
w tym odpisy dyplom6w ukonczeniastudi6w wyhszych,studi6w podyplomowych
i innych oraz dyplomy, za6wiadczeniai Swiadectwaukoriczonych szkol, aplikacji
i kurs6w;
12) indywidualn4 kartEsprawnoScifizycznej funkcjonariuszaSfuzby WiEziennej;
13) zaSwiadczenialekarskie dotycz4cebadariprofilaktycznych.
4. Na zewngtrznejstronieoktadki akt osobowychwpisuje siq nazwisko, imiE (imiona)
funkcjonariusza,imip ojca i numer identyfikacyjnyakt osobowych.
5. Na wewnEtrunejstronie oktadki umieszczasig co najmniej raz na 10 lat, fotografiq
funkcjonariuszaw umundurowaniusluzbowym (wedlug wzoru do legitymacji sluzbowej)
oraz wpisuje sig rok, w kt6rym fotogrufra zostalawykonana.W prrypadkachuzasadnionych
zmianq wygl4du funkcjonariusza, przelohony mohe Zqdac umieszczeniajego aktualnej
fotografii we wczesniejszym terminie.
4)
S 6. 1. W czgsci B akt osobowych przechowuje sip kartE przebiegu sluzby
funkcjonariuszaw Stuzbie Wigziennej oraz dokumenty dotycz4cepowstania i przebiegu
stosunkusluzbowego.
2. W karcie przebiegu stuZby, ktorej wz6r okresla zalqcznlk do zarzqdzenia,
odnotowuje siQ kaadq zmianE stosunku sluzbowego funkcjonariusza oraz zmianq
skladnik6w jego uposazenia, mianowanie na stopnie stuzbowe, nadanie odznaczen
panstwolvychi odznak ,.Za zastugiw pracy penitencjarnej", a tak2e otrzymanewyr6znienia
i nagrody.
3. Dokumentamidotycz4cymipowstaniastosunkusluzbowegooraz przebiegusluzby
funkcjonariuszaw SluZbieWiEziennej,sEw szezegolnoSci:
1) pisemnezgloszeniesig do sluzby;
2) akt Slubowaniapodpisanyprzezfunkcjonariusza;
3) decyzjezwiqzanez powstaniemi zmianqstosunkusluzbowego:
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
l3)
14)
zakresyczynnoSci(obowi4zkow)na zajmowanymstanowiskusfuzbowym;
dokumentydotyczEeepowierzenia
mieniafunkcjonariuszowi;
zaswiadczenie o ukoriczeniu szkolenia wstgpnego i dokumenty zwiqzane
z odbywaniempraktyki zawodowej;
opiniesluzbowe;
wnioski personalnesporzqdzone
w czasiesluzby funkcjonariusza;
decyzjelub wyci4gi z decyzjiw sprawachosobowych;
dokumenty dotycz4ce adaptacji zawodowej funkcjonariusza oraz zwiqzane
z podnoszeniemprzezniego kwalifikacji zawodowych;
dokumentyzwiqzanezprzyznaniemfunkcjonariuszowinagrodylub wyroznienia;
orzeczenia lekarskie wydane na wniosek funkcjonariusza lub w zwiqzku
z przeprowadzonymibadaniami okresowymi i kontrolnymi albo postgpowaniem
powypadkowym;
karty urlopowe;
inne dokumentymaj4ceistotneznaczeniedla funkcjonariuszaisluzby.
S 7. Do czpSciC akt osobowych wlqcza siQ dokumenty zvviqzaneze zwolnieniem
funkcjonariuszaze slulby, o 1ryszczegolnoSci:
I ) pisemne zgloszeniewyst4pienia ze sluzby w Sluzbie Wigziennej lub dokumenty
dotyczqce zwolnienia funkcjonariusza w trybie okreSlonym w art. 39 ustawy
z dnia 26 kwietnia 1996 r. o Sluzbie WiEziennej albo wygaSnigcia stosunku
sluzbowegona podstawieart. 46 tej ustawy;
2) kartg skierowania do wlaSciwej komisji lekarskiej, przebieg sluzby dla cel6w
rentowych oraz ewentualny odpis orzeczenialekarskiego wydanego przez komisjp
lekarsk4;
3) obliczeniewyslugi lat;
4) decyzjezvviqzanez ustaniemstosunkusfuzbowego;
5) kartEurlopowq zwalnianegofunkcjonariusza;
6) kartEzwolnienia;
7) kopip wydanegofunkcjonariuszowiSwiadectwasluzby;
8) zawiadomienie wlaSciwej Wojskowej Komendy [Jzupelnien o ftracie przez
funkcjonariusza warunkow stanowi4cych podstawg udzielenia zwolnienia
z obowiEzkupelnienia czynnejsluzbywojskowejw wyniku reklamowania;
9) potwierdzenie dokonania czynnoSci zwiqzanychz zajEciem uposazeniaza sluzbp
w mviqzkuz prowadzonympostgpowaniemegzekucyjnym,o kt6rym mowa w art. 884
$ 2 Kpc, w przypadkuwystqpieniatakiegoobowi4zku;
10) kopiE przebiegusluzby funkcionariuszadla celow rentowych,jezeli funkcjonariusz
nie zloZyl w trakcie pelnieniasluzby proSbyo skierowaniedo komisji lekarskiej lub
nie zostalskierowan)'z urzpdudo tej komisji przedzwolnieniemze sLulby;
l1) inne dokumentymaj4ceistotneznaczeniedla przebiegusluzby funkcjonariusza.
S 8. I . W czasietrwaniastosunkusluzbowegodo czESciC akt osobowych:
1) wlqcza siQ orzeczenia
o rvvmierzeniukary dyscyplinarnej,
ktorych nie rejestrujesig w
wykazie dokumentciu' zarvartych w czgsci C i usuwa siQ po zatarcru kary
dyscyplinarnej;
2) mozna wlqczyc notatki z przeprowadzonych
rozmor.vostrzegarvczych.
zwane dalej
,.notatkami",ktorych nie rejestruiesig w wykaziedokumentow.a jedynie przechowuje
w czgSciC akt osobowych,nie dluzejjednakniLprzez okresczterechlatliczqc od daty
Po uplywie tego okresunotatki usuwasig z czpsciC akt osobowych.
ich sporzqdzenia.
funkcjonariusz
2. Jeheli
odmawia potwierdzeniawlasnorQcznympodpisem zapoznania
sig z treSci4 notatki lub nie mohe tego uczynic, przyezyne lub okolicznoScibraku tego
potwierdzenia, dokumentuje siQ w notatce podpisanej przez co najmniej dwoch
funkcjonariuszy.
S 9. W aktachosobowychnie gromadzisig:
1) pism przewodnich;
podczas
przeprowadzonych postgpowan
wytworzonych
2) dokumentow
postgpowanie,wydanych
wszczynaj4cych
administracyjnychz wyjatkiem wniosk6w
decyzji lub postanowiefl, udzielonych odpowiedzi oraz orzeczen s4dow
administracyjnych.
S 10. 1. Prawo wgl4du do akt osobowych funkcjonariuszaprzysluguje nastEpujqcym
osobom:
I ) przelohonymw sprawachosobowychoraz wylszym przelozonym;
2) kierownikowi kom6rki kadrowej oraz funkcjonariuszom lub pracownikom tej
kom6rki w stosunkudo funkcjonariuszypelni4cychsluzbEw przydzielonychim do obsfugi
kadrowej lub nadzorowanych jednostkach organizacyjnych, a tak2e funkcjonariuszy
ubiegaj4cychsiEo przeniesienie
do tychjednostek;
3) kierownikowi komorki organizacyjnejw stosunkudo podlegtych mu funkcjonariusry,
atak2eubiegaj4cychsiq o przeniesieniedo danejkom6rki;
4) funkcjonariuszowi lub pracownikowi upowaznionemu przez przelohonego lub
wy Zszego przelozonego;
kontroli;
5) funkcjonariuszowiupowaznionemudo przeprowadzenia
6) funkcjonariuszowi lub pracownikowi, w tym takhe ich pelnomocnikom,
bEd4cych stronami w prowadzonym postEpowaniuadministracyjnym, dyscyplinarnym
lub skargowym;
7) wlaSciwemu s4dowi dyscyplinarnemu oraz pelnomocnikowi do spraw ochrony
informacji niejawnych- w zakresieich kompetencjisluzbowych;
8) upowaznionemupracownikowiorganownadzorui kontroli oraz sEdowi prokuratury.
2. Funkcjonariusz lub jego pelnomocnik ma prawo zapozna(,siQ, w obecnoSci
funkcjonariusza kom6rki kadro*ej, z dokumentami znaidujqcymi sig w jego aktach
osobowych, a w szezegolnoScima prawo do przegl4daniaakt, sporzEdzanianotatek,
a w uzasadnionych przypadkach otrzymania kopii lub uzyskania odpisu dokumentu
znajdujqcego
sig rv aktachosobonych.
3. W przypadkuuzasadnionejkoniecznoSciwylqczeniaz akt osobowychdokumentu:
1) na stale - w miejsce tego dokumentuwl4cza sig notatkg sluzbow4 funkcjonariusza
kom6rki kadrowej, okreSlaj4c4nazwQdokumentu i przyczynEwylqczenia oraz miejsce
przechowywaniadokumentu;przepisy$ 11 ust.2 i 3 stosujesiEodpowiednio:
2) czasowo- w miejscetego dokumentuwl4cza siEkserokopiEwylEczonegodokumentu
wraz odrpczn4 adnotacjE funkcjonariuszakomorki kadrowej, okreSlajqc4 przyczyny
wylqczeniaoraz miejsceprzechor.vywan
i a.
4. Na czas udostEpnienia
akt osobou,ychupowaznionymosobom. rvymienionym
.'.ylqczyc
w ust. I pkt 8. mozna
dokumenty,ktore nie pozostajEw zrvi4zku z celem
udostgpnienia
tych akt. W miejscervylqczonychdokumentorvwpina sig notatkgsluzborv4.
okreSlajEcEnazwydokumentowi przyczynywylqczeniaorazmiejsceich przechowywania.
5. W razie koniecznoSciprzeslaniaakt osobowychfunkcjonariuszado s4du,prokuratury
lub innego uprawnionegoorganu panstwowego,zwlaszczajezeli z okolicznoScisprawy
wynika, 2e akta te pozostan4w dyspozycji tych organow przez dtuzsry okres czasu,
funkcjonariusz komorki kadrowej sporzqdza kserokopiE wszystkich dokumentow
znajduj4cychsiQ w czpsciachA, B i C akt osobowych funkcjonariuszar zakladaoraz
prowadzi przezten okreszastppcze aktaosobowe.
6. Po zwrocie akt osobowych dokumenty zgromadzone w zastgpczychaktach
osobowych,wpina siE odpowiedniodo czESciA, B i C akt osobowych,a zastppczeakta
osobowepodlegaj4komisyjnemuznrszezeniu;
z czynrloScitej sporzqdzasip protokol,,ktory
podlegawlqczeniudo czgsciA akt osobowych.
S 11. l. Wpisy w aktach osobowych powinny byc dokonywaneczytelnie i trwale,
pismemrQcznym- przy uzyciu atramentulub dlugopisu.
2. Niedopuszczalnejest jakiekolwiek zacieranie tresci dokonywanych zapis6w.
Koniecznych zmian wpisu lub poprawek dokonuje sig w miarg mozliwo5ci w tej samej
rubryce.
3. Zmiany lub poprawki, o kt6rych mowa w ust. 2, dokonuje siQ przez skreSlenie
dotychczasowejtreSci z zachowaniemczytelnoScitego wpisu, a nastgpniewpisaniem
wlaSciwej treSci, umieszczeniemdaty oraz czytelnegopodpisu osoby dokonuj4cej zmiany
lub poprawki.
4. Akta osobowe prowadzi i przechowuje siQ w spos6b uniemozliwiajqcy dostgp
do nich os6b nieupowaznionych oraz zabezpieczajqcy przed uszkodzeniem lub
zniszczeniem.
5. Po zwolnieniu funkcjonariuszaze sfu2byakta osoboweprzekazujesiE do archiwum
wlaSciwegodla ostatniegomiejscapelnieniaprzez niego sluzby,w terminachi na zasadach
okreSlonychw przepisachw sprawieinstrukcji kancelaryjnej,rzeczowegowykazu akt oraz
instrukcji o organizacji i zakresie dzialania archiwow zakl.adowych i skladnic akt
w jednostkach organizacyjnych. Do archiwow przekazuje siQ tak2e dokumenty
zgromadzone po zwolnieniu funkcjonariusza ze sluzby, w celu wlqczenia ich do
archiwalnychakt osobowychfunkcjonariusza.
S 12. 1. Akta osobowe zalohonei prowadzoneprzed wejSciemw Zycie zarzqdzenia,
prowadzisiEdalej zgodniez zasadamiokreSlonymiw niniejszymzarzEdzeniu.
2. W okresie 2 miesiEcyod dnia wejSciaw Zycie zarzqdzeniawlaSciwi przeloaeni
zapewniEprzeprowadzenieprzeglEdudotychczasprowadzonychakt osobowych w celu
usuniEciaz nich orzeczeno wymierzeniu kary dyscyplinarnej,ktore ulegly zatarciuoraz
notatek,za ol<respo uprawomocnienia
siEopinii sluzbowej.Przepis$ 8 ust. I pkt I i 2 i $
l0 ust.3 pkt I stosujesipodpowiednio.
3. Dotychczasowe druki karty przebiegu sluzby mogq byc wykorzystyu,ane
do czasuwyczerpaniazapasow,nie dluzejjednak niL przezokresdrvochlat od dnia rvejscia
r.vzvcie zarzadzenia.
wchodziw zyciepo uplywie 30 dni od dnia podpisania.
$ 13. Zarzqdzenie
ll\A ,
plk
Pomiankiewicz
u' Dz. U. z 2003r. Nr 90. poz. 84-1.N r 1.12.poz-.l3 80. Nr 166.poz. 1609
I ) Znrianl tckstujednolitcgoustil\\'\'zostall'oglosz-onc
i N r 2 1 0 .p o z .2 0 3 6 . z - 2 0 0 1 r .n - r 2 7 3 . y t 2 . . 2 7 0 3o r a z . 7 . 2 0 0r6. N r 1 0 . 1p. x r z7. 0 8 i 7 l l .
Zal4czn1kdo zarzEdzeniaNr , 5
i ania
Sluzby
WiEzienne;
107 Dyrektora Generalnego
! zr-'zrrorc*-............2007
r.
Zalqcznik
Wz6r
ZgV
KARTA PRZEBIEGUST-,U
Nr idata
decyzji
stanowisk",u","Jffi;::T::;i:::l'i:.r."iezasadnicze
idodatki, nagrodyjubileuszowe,nagrodyroczneitp.
Nazwa
jednostki
Podpisosoby
dokonuj4cej
wpisu
STANOWISKO I UPOSAZENIE cz. I
Nr idata
decyzji
sra
nowisk o * J[lt :J;;'fi1#[: lu,.ni. zas
cze
", "nagrodyjubileuszowe,nagrodyroczneadni
idodatki,
itp.
Nazwa
jednostki
Podpisosoby
dokonuj4cej
w pi su
KARTA PRZEBIE,GU SLUZBY CZ.II
ORDERX ODZN ACZENIA,ODZNAKI RESORTOWE,WYROZNIENIA
Nazwa,nr idata
dokumentunadania
TRESC
(odznaczenia, odznaki, wyrozn i enia)
Data
Nadania
P odpi sosoby
dokonujEcej
wpisu
ZAJMOWANE STANOWISKA SLUZBOWE I AWANSE W STOPNITJ
Nr idat a dec y z j i ,n r i
datadokumentunadania
TRESC
(nazwastanowiska,nazwastopniasluzbowego)
Data
mianowanial
nadania
Podpisosoby
dokonuj4cej
w pi su