i Archiwum zakładowego sądu okfęgowego w Ka|iszu

ARCHIWUMPAŃSTWoWE
Kalisz,dnia19grudnia
2007r.
u|,Poznańska
207'te|.7671022
62-800 Ka lisz
Znak sprawy:402-71/200'7
P]otokó| kontro|iArchiwumzakładowego
sądu okfęgowegow Ka|iszu
A|' Wo|noŚci13.62.800Ka|isf
Podslałę prłłną pŹeprowadbncj lotrtroli Śtanowią:art. 2l uŚt. 2 oraz art. 28 pkt' 4 uŚtawy z dnia 14 Iipca t983 r' o
ń'rodorvyD asobie .rchiBł|nyn i 'rchiPlch (D2.U. Nr9?, poz' 6732ż006|' fp6źn' zm,)'
Informaciewstepne:
l' Kontrolęprzeprowadzili
dnia 17 grudnia2007r. mgr Grzegożwaliś kierownikoddziału
MateriałówArchiwalnych,nr upoważnienia
Rej. AP-1/07omz mgI Karol Andrzejewski
starszyarchiwista,nr upoważnienia
Rej. AP-5/07w obecności
jednostki
pżedstawiciela
kontrolowanej
PaniPaulinyLoch- Inspektora.
2' Jednostkakontrolowanapowstała1 czetwca 1975 r. na mocy Rozporządzenia
Ministra
sprawiedliwości
z dnia'3| maja|975r. (Dz'U.Nr 18,poz' 99),obecniejej kierownikiem
jest
Prezes sądu okręgowego Alicja Bydłowska,a organemnadrzędnymMinisterstwo
Sprawiedliwości
oraf sąd Apelacyjnyw Łodzi.
3. Jednostka
działanapodstawiePrawao ustrojusądówpowszechnych
z2'7 |ipc^zoolr. (DZ.IJ.
Nr 98'poz.1070z późn.
zm')'
4' Zmianyorganizacyjne
w przesz,lości:
a) 1975-|998sąd wojewódzki,
b) od 1 stycznia1999r. Sądokręgowy(Rozporządzenie
MinistraSprawiedli\"r'ości
z dnia30
gmdnia1998r.;Dz.U.Nr 166,poz. 1253).
5' ostatniąkontro|ę
ArchiwumPaństwow€przeprowadzi,lo
w dniu6 grudnia2004r.
6. od ostatniej
kontroliAfchiwumPaństwowego
niktnie kontro|ował
archiwumzakładowe'
jednostce
7. w
kontrolowanęjobowiązująprzepisykancelaryjno-archiwalne,
uzgodnionez
ArchiwumPaństwowym:
a) inshukcjakancelaryjna:
- dla sprawsądowych:
zarządzenie
MinistraSprawiedliwości
z dnia 22 |utego1988r. w
sprawieorganizacjii zaklesudziałaniasekretariatów
sądowychoraz innych działów
administracji
sądowej(Dz.U'MS Nr 2, poz' 6)'
- dla spraw adminishacino.finansowych:
zarządzenieNr l/02lA Prezesa sądu
okręgowegow Kaliszu z dnia 2ó kwietnia2002r' w sprawieinstrukcjikancelaryjnej
i
wykazuaktw Sądzieokęgowym w Kaliszu(zał'nr 1),
b) jednolityŹeczowywykazaktdla splawadministacino-finansowych:
zarządzenie
Nr 1/02lA
Prezesasądu okĘgowego w Kaliszu z dnia 2ó k\łietnia2002 r. w sprawi€ instrukcji
kancelaryjnej
i wykazuaktw sądzieokęgowymw Ka|iszu(zał.nr 2) z póżn'zm.,
c) instrukcjaarchiwalna- wprowadzona
w życiez dniem l stycznia1986r' zarządzeniem
MinistraSprawiedliwości
Nr 62185/0z 30 grudnia1985w sprawiearchiwówzakładowych
w
jednostkach
organizacyjnych
r€ s ortu sprawiedliwości
(Dz.U' MS Nr 8, poz' 55),
z 5
Ministra sprawiedliwości
rozporządzenie
d) inne nomatywy kancelaryjno-archiwalne:
(Dz'U.Nr 46,poz'443)'
aktsprawsądowych
marca2004r. w sprarviearchjwizowania
u. McledcleEls!!
dokumentacji
przepisówkanc€ l alino-archiwalnychw zakresieprzekazylvania
1' Przestrzeganie
jest obecnienależyte.
Akta sprawsądowychi administracy.jnodo archiwumzak,ladowego
przekazywane
do archiwum
księgowesą opisane,kwalifikowanedo kategoriiarchiwalnych,
zak'ładowęgo
na podstawiespisówzdawczo-odbiorczych'
2' ZbióI dokumentacJi
jestprzecho\ływana:
W archiwumzakładowym
i odziedziczonaI
Własna
a)dokumentacia
- aktowa:
kateqońaA _ 7,ó5mb od lat 60.tychdo 2005I.
od lat 60-tychdo 2005r'
kateeoriaB - 613,50mb' aktasądowoi administracyjno-księgowe
(razemaktakategońiA i B), aktaosobowez lat 1970-2000
- techniczna:
nie występuje,
- elektonicznana nośnikach
nie występuje,
i optycznych:
magnętycznych
- kańograficzna:
nie występuje,
- audiowizualna|
nie \łystępuje'
. bliższeinformacjeo zbiorze dokumentacji|
w archiwumzakładowymznajdujesię
sądowa(akta spraw) Wydziałów:I Cywilnego,III Karnego,v Pracy i
dokumentacja
Z akt
aktaośÓbowe.
administracyjno-księgowa;
społecznych
orazdokumentacja
Ubezpieczeń
sądowai
sprawozdawczość
skorowidze,
kategoriiA sąto: pojedynczeaktaspraw,repertoria,
finansowa,
obejmujeogółem621,15mb,w tym:
3. Zbiór dokumentacji
- kategońiA 7,65mb
. kategońiB - 613,50mb
kontroli:znaczniesię fwiększył,co jest
4' stanzbioruw porównaniuz wynikamipoprzedniej
spowodowanenapływemnowych akt do archiwum zakładowegooraz nieregulamym
brakowaniemdokumentacjiniearchiwalnej' stan fizyczny aktj€st dobry'
przejęciuprzezArchiwumPaństwowe'
podlegających
archiwalnych
5' Brakmateriałów
zbiorudokumentacji:
6. stanupoŹądkowania
sądowymi
rocznikamii sygnaturami
wydziałami,
sąaktasądowe_ u,lożone
Uporządkowane
(numeramispraw z repertorium).Teczki są opisane i zakwalifikowanedo kategorii
archiwalnych.Prace nad oddzielaniemczęściakt kategoriiA od B nadal trwają Akta
adminishacino-księgowe. ułożoneoddzielnie oddziałami, niesklasyfikowanei
(księgowość)'
w segregatorach
częściowo
do kategoriiarchiwalnych,
niezakwalifikowane
bez sygnatutyarchiwumzakładowego'
(aktaadministracyjne
i księgowe,18 tys.
nie jest zewidencjonowana
częśćdokumentacji
społecznych).
teczekWydzia,luUbezpieczeń
7' Dokumentacja przechowywana w archiwum zak,ładowymbyła potządkowana przez
,,ULMEX" Sp.z o.o.z Ostrowawlkp.
3
8. Ewidencja:
a) spisyzdawczo'odbiorczeakt,bez podziałuna kategońeA i B,
b) ewidencjawypoŹyczeń zeszyl
c) inne środkiewidencyjne skorowidze,rejestryi repeltońa.
9. Ocenaprcwadzeniaewidenc.jil
Akta przejętew poprzednichlatach nie byty ewidencjonowanena formulażu spisu zdawczoodbiorczego,a infomacje na spisach ograniczałysię do najczęściej
do lp., sygn' sądowej,
tytułu,niekiedy kategoriiarchi\rr'alnej
idat skrajnych'Dopiero od roku akta wprowadfanesą
do bazy danych,na podstawiektórej, drukowanesą spisy zdawczoodbiorcze.
10.Nie przechowujesię dokumentacjipoza lokalemarchiwumzakładowego.
11. wypożyczanie _jest prcwadzony zesz},t'w którym są rejestrowane wypożyczane akta.
12' Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się nieregulamie, ostatnio w 2006 r.
Jednostkakontrolowananię ma zezwoleniagenelalnegona blakowanie.
13' Nie przekazywanomateriałówarchiwalnychdo Archiwum Państwowego.
14' osobą odpowiedzialnąza prowadzenie archiwum zakładowegojest Pani Paulina Loch Inspektor,posiadającawykszta,łcenie
wyżsfehistoryczneze specjalifacjąarchiwalną
15' Warunki pracy personęluarchiwumsądobre'
16. Lokal archiwum usytuowanyjest w piwnicy i składa się z 3 pomieszczeń o łącznej
powierzchni 145 m2. Jego wyposażenie stanowią regały kompaktowe i meta|owe.
Pomieszcfenia są właściwiez^bęzpieczoaęprz€ d pożarem (gaśniceproszkowe, system
pżeciwpożarowy)idostępem osób postronnych(melalowe drzwi' system alarmowy),są
ogrzewanei dobrzeoświetlone.
17. lnne ustaleniakontroli:brak
18' Wykonaniezaleceń pokontrolnychz poprzednioprzeprowadzonejkontroli przez Alchiwum
Państwowe:nie zostĄ wykonane,ponieważprzy większościzaleceńpracenadaltrwają
III' zalecenia wynikające z ustaleń bieźącejkontroli zostanąprzekazane odrębnym dŚmem.
Protokól podpisali:
j' iii.j;;;il!lll
łi!.];iil
L
i'ą.lu
?
EZES
wshd
P'otokól spoŹądzono
w 2 egz'
esz.m I - jednostkakontroloMna
lnspektor'
{cr ^l;^xl 4tx1t
mgr Poulina Loch
:
l---
r'.t:
,. r".,.-ir
--
I
-
:
_7