Rozeznanie rynku - ośrodek wypoczynkowy.

Pasłęk, 3 lutego 2014r.
Zapytanie ofertowe / Rozeznanie cenowe
Nr 18 /EFS/2014
W ramach procedury rozeznania rynku zapraszamy do składania ofert na organizacje
warsztatów obejmująca wynajem 2 sal szkoleniowych, nocleg i wyżywienie w ośrodku
wczasowym dla uczestników dwudniowych warsztatów z „Autoprezentacji” w ramach
projektu „Moje kompetencje trampoliną w przyszłość zawodową” na podstawie umowy z
dnia 06.06.2013r. nr POKL.09.01.02-28-141/13-00 współfinansowanego ze środków Unii
Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 EURO .
1. ZAMAWIAJĄCY
Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Pasłęku
ul. Westerplatte 10
14-400 Pasłęk
NIP:578-25-94-446
[email protected]
Zamawiający oświadcza, że procedurę wyboru Wykonawcy przeprowadzi osobiście, bez
udziału osób trzecich.
2. Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest organizacja 8 szkoleń obejmująca wynajem sal
szkoleniowych, wyżywienie i nocleg w ośrodkach szkoleniowych zlokalizowanych w
odległości do 100 km od Pasłęka.
2.1. Zakres przedmiotu zamówienia:
1) Wynajem 2 sal szkoleniowych na potrzeby realizacji szkolenia
2) Zapewnienie wyżywienia 28 uczestnikom, 2 pedagogom-trenerom, 2 opiekunom i 2
pracownikom ze strony Zamawiającego (kierowca, koordynator lub asystent
koordynatora)
3) Zapewnienie noclegu dla uczestników szkolenia, pedagogów i pracowników ze strony
Zamawiającego.
2.1.1 Informacje o warsztatach:
1) Czas trwania 1 szkolenia: 2 dni
2) Czas warsztatów - dzień 1: 11:00 – 19:00, dzień 2: 9:00 – 13:00.
Godziny mogą ulec zmianie.
3) Liczebność grupy: 30 osób (2x15 osób w każdej sali)
4) Liczba noclegów na warsztaty: 34 osoby
5) Terminy warsztatów: 28-29.02.2014,
07-08.03.2014,
14-15.03.2014,
28-29.03.2014,
04-05.04.2014,
11-12.04.2014,
09-10.05.2014,
06-07.06.2014.
Terminy mogą ulec zmianie. Warsztaty odbędą się w terminie 28.02.2014r. -14.06.2014r.
2.1.2. Warunki organizacji:
1) Sala szkoleniowa –wyposażenie i warunki korzystania:
a. sala minimum 15 osób
b. liczba miejsc siedzących sali szkoleniowej oraz stołów lub wygodnych krzeseł z
pulpitami odpowiada liczbie uczestników;
c. możliwość dowolnej aranżacji ustawienia;
d. możliwość oznakowania sali szkoleniowej dostarczonymi przez Zamawiającego
materiałami (plakaty, wydruki informacyjne) o wizualizacji zgodnej z wymogami PO
KL;
e. przynajmniej w jednej sali projektor multimedialny z laptopem (sprawny);
f. ekran lub ściana sali, umożliwiające projekcję wyraźnego obrazu z projektora
multimedialnego, widocznego dla wszystkich uczestników;
g. ze względu na konieczność przygotowania sali do zajęć szkoleniowych
Zamawiający ma możliwość dostępu do sali na godzinę przed i po szkoleniu;
h. w sali zostanie zapewniony bezpłatny dostęp do Internetu.
2) Wyżywienie
a. przerwa kawowa: 1 dziennie na 1 uczestnika/uczestniczkę (minimum: kawa, herbata,
woda, ciastka, soki, mleko, cukier, cytryna) jako przerwa ciągła (całodzienna),
uzupełniana na bieżąco, dostępna dla uczestniczek/uczestników przez cały czas
trwania szkolenia;
b. obiad: 1 dziennie na uczestniczkę/uczestnika, minimum: zupa, drugie danie, woda,
ciepły lub zimny napój, w pierwszym i drugim dniu szkolenia musi być inny zestaw
obiadowy;
c. śniadanie;
d. menu (śniadanie, obiady, kolacja) powinno uwzględniać dania wegetariańskie;
e. Zamawiający każdorazowo poinformuje wybranych Wykonawców o ilości posiłków
wegetariańskich podczas przekazywania specyfikacji dotyczącej szkolenia;
f. przerwa kawowa musi być zorganizowana w pobliżu Sali w której będzie odbywało
się szkolenie lub bezpośrednio w Sali;
g. w przypadku organizacji kilku wydarzeń w obiekcie Wykonawcy, Wykonawca ma
obowiązek wyraźnego oznakowania przygotowanego dla grupy Zamawiającego
cateringu;
h. rozkład posiłków:
Dzień 1
Przerwa kawowa ciągła: uczestnicy szkolenia
Obiad: uczestnicy szkolenia korzystający z noclegów
Kolacja: uczestnicy szkolenia korzystający z noclegów
Dzień 2
śniadanie: uczestnicy szkolenia korzystający z noclegów
Przerwa kawowa ciągła: uczestnicy szkolenia korzystający z noclegów
obiad: uczestnicy szkolenia korzystający z noclegów
3) Zakwaterowanie
a. w terminie szkolenia przed zameldowaniem i po wymeldowaniu nocujących osób
bezpłatnie dostępna zamykana przechowalnia bagażu;
b. w cenie noclegu należy uwzględnić koszt wyżywienia
i opłatę
miejscową/klimatyczną;
c. zapewnienie pokoi z łazienkami (ogrzewane w okresie zimowym);
d. ostateczna ilość noclegów zostanie podana minimum 3 dni robocze przed terminem
szkolenia;
e. ilość noclegów uczestników: 1 x nocleg z 1 na 2 dzień szkolenia na osobę;
f. ilość noclegów trenerów i opiekunów: 1 x nocleg z 1 na 2 dzień szkolenia;
g. ilość noclegów przedstawicieli Zamawiającego: według zapotrzebowania (nie więcej
niż dwie osoby na dany termin (bez względu na ilość realizowanych szkoleń w tym
terminie);
h. typ pokoi:1, 2, 3 i 4 osobowe.
4) Infrastruktura
a. pomieszczenia, w których będą przebywać uczestnicy szkolenia, muszą mieć
zapewnione zaplecze do przeprowadzenia szkolenia, zgodnie z wymaganiami
polskiego prawa, tj. spełniać odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa,
akustyczne i jakościowe;
b. bezpłatny dostęp do Internetu w sali szkoleniowej i w pokojach, z dostępem do sieci
Wi-Fi;
c. bezpłatny parking dla autobusu, przywożący uczestników szkolenia;
d. zapewnienie odbioru i bezpiecznego przechowania materiałów szkoleniowych i
promocyjnych.
5) Pozostałe
a. rozliczenie noclegów oraz posiłków nastąpi na podstawie rzeczywistego zużycia (po
każdej grupie szkoleniowej);
b. Zamawiający ma możliwość bezkosztowej zmiany terminów realizacji zamówienia;
c. określenie maksymalnego zapotrzebowania nie rodzi po stronie Zamawiającego
obowiązku realizacji wszystkich usług w ilościach wskazanych;
d. w przypadku zmniejszenia/zwiększenia ilości zapotrzebowania na usługi, cena
jednostkowa zamawianej usługi przedstawiona w formularzu ofertowym nie ulega
zmianie;
e. Oferent potwierdzi swoją dostępność na kolejne szkolenie na minimum 7 dni przed
jego rozpoczęciem.
3. Wymagania wobec oferty:
Zainteresowane osoby powinny:
1) Wypełnić FORMULARZ OFERTY stanowiący załącznik nr 1 oraz
OŚWIADCZENIE stanowiący załącznik nr 2.
2) Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres
[email protected], faksem na numer 55 248 11 00, lub poczty, kuriera,
osobiście na adres Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna, ul. Westerplatte 10,
14-400 Pasłęk, do dnia 10.02.2014. do godz. 15.00. Otwarcie ofert 15:05.
3) Ocena ofert zostanie dokonana 10.02.2014r. O wyborze najkorzystniejszej oferty
Zamawiający poinformuje oferentów poczta elektroniczną, faksem lub
telefonicznie oraz na stronie internetowej http://www.ppp-paslek.pl/
4) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
5) Zapytanie ofertowe umieszczona na stronie internetowej http://www.ppppaslek.pl/
4. Warunki wyboru oferty:
1. Kryterium wyboru projektu będzie cena brutto za zorganizowanie 1 szkolenia według
specyfikacji zapytania ofertowego – 100%
2. Podane w ofercie ceny powinny być cenami brutto i obejmować wszystkie składniki niezbędne
do wykonania przedmiotu zapytania.
3. Cena powinna być określona przez Dostawcę z uwzględnieniem wszystkich upustów, które
oferuje Dostawca.
4. Cena nie może ulec zmianie przez okres ważności oferty.
5. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert Zleceniodawca zastrzega sobie
prawo do skontaktowania się z osobami przedstawiającymi swoje oferty w celu uzupełnienia
lub doprecyzowania ofert.
6. Po wyborze najkorzystniejszej oferty/ najkorzystniejszych ofert Zleceniodawca zastrzega
sobie prawo do negocjacji warunków zamówienia.
7. Zleceniodawca zastrzega, że całościowa oferta stanowi informację publiczną
w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej
przez osobę składającą ofertę jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy
jego oferta zostanie odrzucona.
8. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
9. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę/wybrane
oferty.
10. Zleceniodawca nie zwraca osobom przedstawiającym swoje oferty kosztów
przygotowania oferty, będącej odpowiedzią na powyższe zapytanie ofertowe w ramach
procedury rozeznania rynku.
5. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej
umowy w sprawie zamówienia publicznego:
1. Zamawiający zleca, a wykonawca zobowiązuje się wykonać zamówienie zgodnie z
Opisem przedmiotu zamówienia zgodnym z niniejszym zapytaniem.
2. Płatności za zrealizowanie zamówienia dokonywane będą po zrealizowaniu
zamówienia na podstawie przedłożonych rachunków/faktur pod warunkiem
należytego wykonania zamówienia.
3. Termin płatności wynosi 14 dni od daty dostarczenia rachunku/faktury. W przypadku
braku środków finansowych na koncie projektu płatność zostanie dokonana
niezwłocznie po wpłynięciu kolejnej transzy dotacji bez odsetek za opóźnienie.
4. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu umowy w sposób zgodny z
ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002 Nr 101
poz. 926 z późn. zmianami) oraz z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i
Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania
danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny
odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych
osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024).
5. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych, przekazanych
niniejszą Umową wyłącznie w celu udzielenia wsparcia w ramach projektu,
stanowiącego przedmiot niniejszej umowy lub w zakresie niezbędnym w realizacji
projektu i udzieleniu wsparcia.
6. Wykonawca oświadcza, iż spełnia wymagania określone w rozdziale 5 ustawy
o ochronie danych osobowych, dotyczące zabezpieczenia danych przed ich
udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną,
przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą lub uszkodzeniem.
7. Wykonawca oświadcza, iż sposób prowadzenia dokumentacji przetwarzania danych
osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zastosowane w celu zapewnienia
ochrony przetwarzanych danych osobowych są zgodne z przepisami rozporządzenia
w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków
technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzeń i systemy
informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.
8. Wykonawca odpowiada za szkody wyrządzone Zamawiającemu lub osobom trzecim
w wyniku niezgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych.
9. Wykonawca zobowiązuje się do przechowania dokumentów związanych realizacją
zamówienia w tym także dokumentów finansowych nie krócej niż do 31.12.2020 r.
10. Na wezwanie Zamawiającego lub innych organów kontrolnych Wykonawca
niezwłocznie zapewni wgląd do powyższych dokumentów wskazanym w wezwaniu
osobom.
6. Osoba do kontaktu:
koordynator projektu
Edyta Sienkiewicz
Tel. 503139054
e-mail: [email protected].
ZAŁĄCZNIK NR 1
„MOJE KOMPETENCJE TRAMPOLINĄ W PRZYSZŁOŚĆ ZAWODOWĄ”
FORMULARZ OFERTOWY
Dane oferenta:…………………………………………………………………………………
Nazwa firmy:…………………………………………………………………………………..
Adres/siedziba:………………………………………………………………………………..
NIP:……………………………………………………………………………………………..
TEL., FAX, MAIL:…………………………………………………………………………..
Ja niżej podpisany, składam w imieniu …………………………………………………….. którą/e
reprezentuję, ofertę wykonania usługi opisanej w zapytaniu ofertowym nr …………… dot. usługi
organizacji warsztatów obejmująca wynajem 2 sal szkoleniowych, wyżywienia i noclegu dla
uczestników w ramach projektu „Moje kompetencje trampoliną w przyszłość zawodową” na
podstawie umowy z dnia 06.06.2013r. nr POKL.09.01.02-28-141/13-00 współfinansowanego ze
środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego i zobowiązuje się
wykonać je w cenie:
L.p.
1
PRZEDMIOT USŁUGI
Usługa - organizacja warsztatów
„Autoprezentacja”– wynajem 2 sal
szkoleniowych, wyżywienie i noclegi.
ILOŚĆ
CENA
JEDNOSTKOWA
BRUTTO
WARTOŚĆ
BRUTTO
8
RAZEM
Łączna wartość brutto słownie:
…................................................................................................................................................
2.
Oświadczam, że uzyskałam/em konieczne informacje do przygotowania oferty
3.
Dane osoby upoważnionej do kontaktu ze strony wykonawcy:
a) imię i nazwisko: ….............................................. b) stanowisko: …...................................
c) numer telefonu: …............................................... d) e-mail: …...........................................
...……...........................................................................
/pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/
Załączniki do oferty:
1.
Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 2
ZAŁĄCZNIK NR 2
…........................................................
/Dane adresowe/Pieczęć Wykonawcy/
…...................................
(miejscowość i data)
OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU
W ZAPYTANIU OFERTOWYM Z DNIA 03.02.2014r.
na wykonanie usługi
na organizację warsztatów obejmująca wynajem 2 sal szkoleniowych, wyżywienia i noclegu
w projekcie pt:
„Moje kompetencje trampoliną w przyszłość zawodową”
Oświadczam, iż uczestnicząc w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia
spełniam warunki, określone w zapytaniu ofertowym tj.:
1. Nie jestem powiązana/y z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania
zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu
Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury
wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez:
- pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w
linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w
stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;
2. Dysponuję potencjałem technicznym i osobowym zdolnym do wykonania zamówienia.
3. Jestem/ nie jestem (niepotrzebne skreślić) pracownikiem zatrudnionym jednocześnie w
instytucji uczestniczącej w realizacji PO Kl, a w związku z wykonaniem warunków umowy
nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie.
4. Obciążenie wynikające z wykonywania innych umów/zobowiązań nie wyklucza
możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji zadań w ramach projektu.
5. Będę prowadził/a i udostępniał/a ewidencję czasu pracy w ramach projektu (co stanowiło
będzie protokół odbioru realizowanej usługi).
6. Będę udostępniał/a ewidencję czasu pracy w ramach wszystkich projektów NSRO w
odniesieniu do okresu realizacji projektu przez Zamawiającego (jeśli dotyczy).
…..........................................................................................................
/pieczątka lub podpis Wykonawcy/