instrukcja 08/007 - Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu

Dokument wewnętrzny
Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu
Data
wydania
21 kwietnia 2015
Wersja 2
Instrukcja 08/007
Str. 1 z 8
INSTRUKCJA 08/007
Dotyczy: Instrukcja zamawiania kwalifikowanych
podpisów elektronicznych za pośrednictwem CUI
OPRACOWALI:
ZWERYFIKOWAŁ:
ZATWIERDZIŁ:
Joanna Wenc
Ireneusz Białobrzeski
Dariusz Jędryczek
Łukasz Bujło
Po wydrukowaniu dokument nienadzorowany
Dokument wewnętrzny
Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu
Data
wydania
21 kwietnia 2015
Wersja 2
Instrukcja 08/007
Str. 2 z 8
Spis treści
1.
Cel dokumentu ....................................................................................................... 3
2.
Lokalizacja dokumentów potrzebnych do zamówienia podpisu elektronicznego ............... 3
3.
Zgłoszenie prośby o zamówienie podpisu elektronicznego dla pracownika ...................... 4
4.
Pobranie i wypełnienie formularz zamówienia zestawu kwalifikowanego ......................... 6
5.
Realizacja zamówienia i odbiór certyfikatu ................................................................. 8
Po wydrukowaniu dokument nienadzorowany
Dokument wewnętrzny
Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu
Data
wydania
21 kwietnia 2015
Wersja 2
Instrukcja 08/007
Str. 3 z 8
1. Cel dokumentu
Celem dokumentu jest opisanie sposobu zamawiania podpisów
elektronicznych poprzez Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu.
Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu zawarło umowę z KIR S.A.,
na mocy której Urząd Miejski Wrocławia oraz pozostałe jednostki Gminy
Wrocław mogą, na korzystnych warunkach cenowych, zamawiać
kwalifikowane podpisy elektroniczne dla swoich pracowników.
Umowa obowiązuje do dnia 01.04.2017r. Przewidziana jest możliwość
zamawiania w jej ramach zestawów służących do
składania
elektronicznego podpisu kwalifikowanego, składających się z:
• certyfikatu kwalifikowanego,
• czytnika mini (token USB)
• karty kryptograficznej
• aplikacji SZAFIR
Możliwe jest również zamówienie zestawu bez czytnika.
Wszystkie koszty związane z wydaniem podpisu elektronicznego w imieniu
Gminy Wrocław ponosi Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu.
2. Lokalizacja
dokumentów
potrzebnych
do
zamówienia
podpisu
elektronicznego
Wszystkie dokumenty związane z zamówieniem podpisu elektronicznego
za pośrednictwem CUI są dostępne do pobrania na stronie internetowej
CUI pod adresem: podpisy.cui.wroclaw.pl
Znajduje się tam:
- niniejsza instrukcja
- wzór umowy powierzenia w pliku DOC i PDF
- wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych
- formularz zamówienia
Po wydrukowaniu dokument nienadzorowany
Dokument wewnętrzny
Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu
Data
wydania
21 kwietnia 2015
Wersja 2
Instrukcja 08/007
Str. 4 z 8
3. Zgłoszenie
prośby
o
zamówienie
podpisu
elektronicznego
pracownika
Zamówienie podpisu
elektronicznego
Pracownicy Urzędu
Miejskiego Wrocławia
i jednostek gminnych
posiadających dostęp
do systemu HelpDesk
Pracownicy jednostek
gminnych
nie posiadających
dostępu do systemu
HelpDesk
1. Umowa powierzenia
danych osobowych
1. Zgłoszenie
w HelpDesk
2. Wyrażenie zgody na
przetwarzanie danych
(akceptacja w HD)
3. Wysłanie na maila
formularza
2. Podpisanie umowy
przez Dyrektorów:
CUI i jednostki
3. Wysłanie na maila:
• zgłoszenia,
• formularza,
• zgody na przetwarzanie
danych osobowych
4. Realizacja zgłoszenia przez pracowników CUI
5. Przesłanie wniosku do firmy KIR S.A.
6. Realizacja wniosku i kontakt pracownika KIR S.A. ze
zgłaszającym w celu odbioru podpisu elektronicznego
Po wydrukowaniu dokument nienadzorowany
dla
Dokument wewnętrzny
Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu
Data
wydania
21 kwietnia 2015
Wersja 2
Instrukcja 08/007
Str. 5 z 8
W przypadku chęci skorzystania z oferty Centrum Usług Informatycznych
we Wrocławiu zainteresowana jednostka Gminy Wrocław powinna podpisać
z CUI stosowną umowę powierzenia danych do przetwarzania w celu
zrealizowania zamówienia na dostawę zestawu podpisu kwalifikowanego
dla swojego pracownika.
W przypadku pracowników Urzędu Miejskiego Wrocławia zasady
powierzenia danych osobowych zostały uregulowane w Porozumieniu
Nr 1/2014 z dnia 1 stycznia 2014r. W pozostałych przypadkach
proponujemy podpisanie odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzania
danych osobowych, wg wzoru opublikowanego pod adresem podanym w
ust. 2.
Umowa powierzenia danych
przesłaniem zamówienia.
musi
zostać
podpisana
przed
Istnieją dwie możliwości zgłoszenia zamówienia:
Jeżeli pracownik ma dostęp do systemu HelpDesk nadzorowanego
przez CUI, to generuje zgłoszenie z następującą klasyfikacją:
Kategoria: 08.PODPIS ELEKTRONICZNY,E-PUAP
Poziom: Z03-Realizacja zmówienia – nowy podpis elektroniczny lub
Poziom: Z04-Realizacja zmówienia – przedłużenie certyfikatu
w zależności od zapotrzebowania.
W zgłoszeniu pracownik musi podać wszystkie informacje wymagane w
szablonie zgłoszenia.
Realizacja zgłoszenia będzie możliwa po wyrażeniu przez pracownika
zgody na przetwarzanie jego danych osobowych. Tekst o wymaganej
ustawowo treści potwierdzający zgodę na przetwarzanie danych
osobowych zostanie przesłany pracownikowi w postaci wiadomości ze
zgłoszenia w systemie HelpDesk. Należy zaakceptować.
Jeśli pracownik nie ma dostępu do systemu HelpDesk, może prośbę
o zamówienie podpisu zgłosić mailem o tytule „Zamówienie na podpis
elektroniczny”
wysłanym
na
adres
mailowy:
[email protected]. W wiadomości muszą się znaleźć
następujące informacje:
Po wydrukowaniu dokument nienadzorowany
Dokument wewnętrzny
Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu
Data
wydania
21 kwietnia 2015
Wersja 2
Instrukcja 08/007
Str. 6 z 8
−
−
−
imię i nazwisko pracownika, dla którego ma być kupiony podpis;
nazwa organizacji (jednostki Gminy);
osoba (przełożony pracownika), która może potwierdzić zasadność
zakupu; podawanie takiej osoby nie będzie konieczne jeśli
wnioskującym o zakup jest kierujący daną organizacją (jednostką)
Gminy.
Realizacja zgłoszenia będzie możliwa po wyrażeniu przez pracownika
zgody na przetwarzanie jego danych osobowych. Wzór zgody można
pobrać pod adresem wskazanym w punkcie 2. Należy go wydrukować,
podpisać i dostarczyć do sekretariatu CUI lub zeskanować, a skan dołączyć
do ww wiadomości.
W obu przypadkach do zamówienia podpisu wymagane jest wypełnienie
formularza zamówienia. Sposób jego wypełnienia został opisany w punkcie
4 instrukcji - prosimy o zapoznanie się z zawartymi tam wskazówkami.
Wypełniony formularz zamówienia powinien zostać wysłany na adres
[email protected]. Ze względu na zawarte w nim dane
osobowe prosimy aby nie załączać go do zgłoszenia w systemie HelpDesk.
Zgłoszenie zostanie przedstawione do akceptacji osobie wskazanej jako
właściwej do potwierdzenia zasadności zakupu. Potwierdzenie takie nie
będzie konieczne jeśli o zakup wnioskuje kierownik danego podmiotu
(jednostki) Gminy Wrocław.
4. Pobranie
i
wypełnienie
formularz
zamówienia
zestawu
kwalifikowanego
Zamówienie powinno zostać wypełnione elektronicznie z zachowaniem
następujących zasad:
W części B wpisujemy dane subskrybenta, tj. pracownika, dla którego
zamawiany jest podpis, przy czym należy pamiętać że:
•
Imiona i nazwisko muszą być zgodne z dokumentem tożsamości
UWAGA! Jeśli w dokumencie tożsamości są dwa imiona w
zamówieniu również powinny być wpisane dwa imiona; w
przypadku jakiejkolwiek niezgodności z dokumentem
tożsamości
certyfikat
nie
będzie
wydany
(będzie
nieważny),
mimo
to
CUI
poniesie
koszty
jego
wygenerowania.
Po wydrukowaniu dokument nienadzorowany
Dokument wewnętrzny
Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu
Data
wydania
21 kwietnia 2015
Wersja 2
Instrukcja 08/007
Str. 7 z 8
•
•
W polu Adres e-mail powinien zostać podany służbowy adres
mailowy
W polu Telefon kontaktowy powinien również zostać podany
telefon służbowy
W części C zaznaczamy co chcemy zamówić wybierając jedną z możliwych,
tj. zgodnych z umową z KIR S.A. opcji:
Opcja 1-Zestaw z czytnikiem:
Dotyczy nowych podpisów. Umowa, z której korzystamy dotyczy tylko
czytników mini, należy wybrać okres ważności – 1 rok lub 2 lata.
Opcja 2-Zestaw bez czytnika z małą lub dużą kartą (w zależności od
posiadanego czytnika)
Dotyczy
przedłużenia
certyfikatu
lub
zamówienia
nowego
certyfikatu jeśli pracownik posiada już czytnik. Należy zaznaczyć jaka
karta jest odpowiednia do posiadanego czytnika – mała lub duża oraz
okres ważności – 1 rok lub 2 lata.
W części D wprowadzamy te dane do certyfikatu, które mają być zawarte
w e-podpisie subskrybenta. Od daty wpisanej w polu Data początku okresu
ważności certyfikatu liczony jest dwuletni okres ważności certyfikatu. Może
to być data z przyszłości, jeśli subskrybent wie, że wcześniej nie będzie
używał podpisu elektronicznego.
Po wydrukowaniu dokument nienadzorowany
Dokument wewnętrzny
Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu
Data
wydania
21 kwietnia 2015
Wersja 2
Instrukcja 08/007
Str. 8 z 8
Po otrzymaniu akceptacji przełożonego subskrybenta i prawidłowo
wypełnionego zamówienia serwisant zgłoszenia (pracownik CUI) występuje
do jednego z dyrektorów CUI o podpisanie zamówienia i wysyła
zamówienie do realizacji do KIR S.A.
5. Realizacja zamówienia i odbiór certyfikatu
Zgodnie z umową odbiór zamówienia jest możliwy w terminie do 14 dni od
daty złożenia prawidłowo wypełnionego zamówienia. Jednak w większości
przypadków realizacja będzie dużo szybsza, nawet z dnia na dzień.
Po realizacji zamówienia KIR S.A. informuje mailem subskrybenta o
możliwości odbioru gotowego zestawu.
Po odbiór zamówienia subskrybent musi udać się osobiście do wrocławskiej
placówki KIR S.A., tj.
Regionalne Centrum Sprzedaży we Wrocławiu
50-541 Wrocław
Al. Armii Krajowej 61
Godziny otwarcia placówki:
środy 8:00 - 18:00; pozostałe dni robocze 8:00 - 16:00.
Należy zabrać ze sobą ważny dowód osobisty.
CUI kończy obsługę zgłoszenia w momencie wysłania zamówienia na
podpis do KIR S.A.. Za wydanie podpisu odpowiada KIR S.A. Dlatego
wszelkie pytania i wątpliwości na tym etapie realizacji zamówienia prosimy
kierować bezpośrednio do KIR S.A., dzwoniąc pod numer /071/3351532.
Po wydrukowaniu dokument nienadzorowany