opis przedmiotu zamówienia ( opz )

znak sprawy : ZZP – 135 / 14 PRZETARG NIEOGRANICZONY
ZAŁĄCZNIK NR
1 do S I W Z
OGŁOSZONY PRZEZ ZAKŁAD ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH PRZY M Z
PRZEPROWADZENIE SZKOLENIA PERSONELU BEZPOŚREDNIO ZAANGAŻOWANEGO W OBSŁUGĘ KRWIODAWCÓW
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ( OPZ )
1.
Cele projektu:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług szkoleniowych w formie szkoleń zamkniętych w zakresie:
„Zasad komunikacji interpersonalnej, w tym elementy mowy werbalnej i niewerbalnej z uwzględnieniem zasad pracy z trudnym i
wymagającym klientem - Dawcą”.
Uczestnikami szkoleń będzie personel bezpośrednio zaangażowany w obsługę dawców krwi i jej składników, zatrudniony na
następujących stanowiskach: rejestrator, diagnosta laboratoryjny/analityk medyczny, lekarz, pielęgniarka, w stałych miejscach
pobierania krwi, tj. w placówkach służby krwi, jak i na ekipach wyjazdowych.
2.
Zakres zamówienia.
1) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia uczestnikom szkolenia kompleksowej obsługi hotelarsko - gastronomicznej, w
obiekcie minimum trzygwiazdkowym, w zakresie: zakwaterowania, wyżywienia i udostępnienia sali konferencyjnej wraz z
niezbędnym sprzętem na potrzeby przeprowadzenia szkolenia, w czterech terminach, dla każdej grupy ten sam standard.
Wykonawca w ofercie musi podać nazwę hotelu, w którym organizowane będą szkolenia.
2) Wykonawca jest zobowiązany zapewnić dwa noclegi wraz ze śniadaniem dla uczestników szkolenia.
3) Wykonawca jest zobowiązany zapewnić podczas szkolenia:
a) stały serwis kawowy obejmujący: świeżo parzoną gorącą kawę, gorącą wodę w nierdzewnych termosach z pompką lub termosy
cateringowe, herbatę ekspresową, mleko do kawy, cukier, cytrynę, soki - 2 rodzaje, wodę niegazowaną i gazowaną w butelkach z
tworzywa sztucznego o pojemności 500 ml, zestaw wyrobów cukierniczych składający się z minimum 2 rodzajów ciastek - wszystko
powyższe uzupełniane w razie potrzeby;
b) wyżywienie w każdym dniu szkolenia:
- lunch x 2 w formie szwedzkiego stołu, na który składa się: 2 dania ciepłe w proporcjach 75/75 (w tym jedno jarskie) dania mięsne
minimum 170 g/os i danie jarskie minimum 300 g/os, dwie zupy w proporcjach 75/75 -minimum 300 g/os, 2 rodzaje surówek w
proporcjach 75/75, pieczywo, deser (minimum 200 g /os), dodatki, soki owocowe, woda mineralna niegazowana; Zamawiający
wymaga, aby dania ciepłe w każdym dniu szkolenia były różne,
- kolację x2 w formie szwedzkiego stołu, na który składa się: 2 dania ciepłe w proporcjach 75/75 (w tym jedno jarskie) dania mięsne
minimum 170 g/os, danie jarskie minimum 300 g/os, 2 rodzaje sałatek w proporcjach 75/75, 2 rodzaje zimnych przystawek w
proporcjach 75/75, pieczywo, deser (minimum 200 g /os), soki owocowe, bufet – kawa, herbata.
Zamawiający wymaga, aby dania ciepłe w każdym dniu szkolenia były różne.
Powyższe nie dotyczy napojów podawanych w ramach całodziennej przerwy kawowej.
4) W szkoleniach będzie uczestniczyło maksymalnie 180 osób - w rozbiciu na 4 oddzielne szkolenia. Jedna grupa szkoleniowa
będzie liczyła maksymalnie 45 pracowników centrów krwiodawstwa.
Zamawiający na co najmniej trzy dni przed rozpoczęciem szkolenia przekazywać będzie Wykonawcy listy uczestników
poszczególnych grup szkoleniowych. Wykonawca dołączy do oferty listę trenerów wraz z zapewnieniem, iż zostaną oni
zapoznani ze specyfiką pracy w centrum krwiodawstwa związaną z obsługą dawcy. Zamawiający zapewni Wykonawcy
możliwość konsultacji trenerów z właściwymi osobami w centrum krwiodawstwa.
5) Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty proponowany harmonogram szkoleń wraz ze wskazaniem ich terminów i
miejsca realizacji, który może być zmieniany w zależności od potrzeb Zamawiającego. Uzgodnienia w tym zakresie będą
dokonywany przez strony w trybie roboczym w formie wymiany korespondencji.
6) Szkolenie jednej grupy szkoleniowej będzie trwało 2 dni szkoleniowe, przy czym 1 dzień szkoleniowy = 8 godzin wraz z
1
przerwami. Łącznie 16 godzin, w tym nie więcej niż 10 godzin teoretycznych i nie mniej niż 6 godzin warsztatów. Warsztaty
szkoleniowe muszą być prowadzone z wykorzystaniem technik audiowizualnych, tj. nagrań wykonanych w trakcie trwania
warsztatów, w celu poddania analizie zachowań/postaw uczestników biorących czynny udział w ćwiczeniach praktycznych.
Zarchiwizowany materiał zostanie wykorzystany w trakcie zajęć praktycznych oraz przy rozliczeniu prawidłowości realizacji
umowy i nie może być udostępniany osobom trzecim.
Przyjmuje się, że czas jednej godziny lekcyjnej odpowiada 45 minutom.
a) Miejsce szkolenia i zakwaterowania uczestników szkolenia, jak również restauracja powinny być zlokalizowane
w jednym budynku: w granicach administracyjnych miasta stołecznego Warszawy w hotelu zlokalizowanym w
odległości nie większej, niż 500 m od przystanku komunikacji miejskiej, zapewniającej bezpośrednie połączenie z
jednym z głównych dworców kolejowych w Warszawie,
albo
b) w odległości nie większej niż 20 km od granic administracyjnych miasta stołecznego Warszawy. W takim wypadku
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić transport uczestnikom szkolenia w obydwie strony, pomiędzy hotelem i
jednym z głównych dworców kolejowych w Warszawie, przynajmniej 4 razy w ciągu dnia.
7) Szkolenia mogą odbywać się tylko w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem okresu od 10 do 14 listopada
2014r. oraz od 24 do 28 listopada 2014 roku.
8) Zamawiający wymaga realizacji zamówienia dla wszystkich grup szkoleniowych w tym samym miejscu) w hotelu o standardzie
minimum trzygwiazdkowym (w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w
sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie).
9) Zamawiający wymaga, aby uczestnicy szkolenia byli zakwaterowani w pokojach 2-osobowych z łazienką, telewizorem,
standardem odpowiadającym obiektowi. Jednocześnie Wykonawca zapewni uczestnikom szkolenia - za oddzielną dopłatą możliwości zakwaterowywania w pokojach jednoosobowych .
10) Wykonawca zapewni w miejscu zakwaterowania i szkolenia obecność osoby ze strony Wykonawcy, do której uczestnicy szkoleń, będą
mogli zgłaszać uwagi dotyczące wszelkich kwestii organizacyjnych, w szczególności takich jak zakwaterowanie, wyżywienie, itp.
3.
Przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia.
1) Obowiązki Wykonawcy:
a) Wykonawca opracuje i przygotuje autorskie materiały szkoleniowe, które następnie dostarczy do miejsca szkoleń i przekaże
wszystkim uczestnikom. Ponadto przygotuje listę obecności uczestników szkolenia, ankietę oceny szkolenia, certyfikaty
potwierdzające udział w szkoleniu wystawiane i wydawane uczestnikom szkoleń po każdym szkoleniu.
b) Wykonawca zapewni Zamawiającemu po jednym egzemplarzu drukowanych materiałów szkoleniowych, prezentacji i
certyfikatu do celów dokumentacji projektu.
c) Wykonawca sporządzi dokumentację z przebiegu szkolenia, na którą składają się następujące materiały:
-
dziennik zajęć edukacyjnych zawierający wymiar godzin i tematy poszczególnych zajęć edukacyjnych wraz z
podpisem trenera, potwierdzającym odbycie szkoleń w określonym wymiarze i o określonej tematyce,
-
potwierdzenie uczestnictwa w szkoleniu w formie listy obecności wraz z podpisami złożonymi przez wymienione
na liście osoby,
-
świadectwa/certyfikaty dla uczestników potwierdzające udział w szkoleniu wraz z zakresem szkolenia,
-
rejestr wydanych świadectw/certyfikatów lub innych dokumentów potwierdzających ukończenie szkolenia,
-
anonimowe ankiety oceny szkolenia wypełnione przez uczestników szkolenia.
d) W terminie co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem szkolenia Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego drogą
elektroniczną wszystkie materiały dotyczące szkolenia w tym w szczególności: szczegółowy program szkolenia, prezentację
multimedialną i wzór certyfikatu, wzór ankiety na adres e-mail: [email protected].
e) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag, dotyczących jakości, zawartości i formy programu szkolenia,
prezentacji multimedialnej i certyfikatu, które Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić.
2
f)
Zamawiający w terminie 3 dni roboczych od otrzymania materiałów akceptuje treści materiałów szkoleniowych i odeśle
Wykonawcy akceptację na adres e-mail: (wskazany przez Wykonawcę) albo zgłasza, zgodnie z pkt e, uwag.
g) Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczenia adresu strony internetowej www.twojakrew.pl we wszystkich materiałach
szkoleniowych, prezentacji i certyfikatach oraz logo Programu „TWOJA KREW MOJE ŻYCIE”, logo Ministerstwa
Zdrowia, logo NCK, a także nazwę programu zdrowotnego „Zapewnienie samowystarczalności Rzeczypospolitej Polskiej
w zakresie krwi, jej składników i produktów krwiopochodnych”.Wyżej wymienione loga stanowiące wzór do naniesienia na
materiały szkoleniowe zostaną przekazane Wykonawcy w dniu zawarcia umowy.
h) Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć drukowane materiały szkoleniowe najpóźniej w dniu szkolenia. Certyfikaty będą
wystawione przez Wykonawcę zgodnie z listami obecności oraz zgłoszeniami na szkolenie i wydane uczestnikom w
ostatnim dniu szkolenia.
i)
4.
Wykonawca oznaczy miejsce szkolenia w obiekcie celem ułatwienia dotarcia uczestnikom do Sali wykładowej.
Cele szkolenia:
Celem szkoleń jest podniesienie wiedzy i kompetencji personelu bezpośrednio zaangażowanego w obsługę krwiodawców na
stanowiskach: rejestrator, diagnosta laboratoryjny/analityk medyczny, lekarz, pielęgniarka oraz pracownik ds. promocji krwiodawstwa,
pracujących w stałych miejscach poboru krwi, tj. w placówkach służby krwi, jak i na wyjazdowych ekipach poboru krwi.
5.
•
Zapoznanie uczestników ze stosowanymi zasadami i sposobami skutecznej komunikacji,
•
Omówienie specyficznej roli personelu medycznego i dawcy w procesie komunikacji,
•
Przedstawienie sposobów skutecznej komunikacji z dawcą,
•
Nauczenie uczestników samoobserwacji własnego, osobistego stylu komunikowania się,
•
Zapoznanie uczestników z czynnikami ułatwiającymi i utrudniającymi komunikację,
•
Zapoznanie uczestników z rolą mowy werbalnej i niewerbalnej w komunikacji z dawcą,
•
Zabezpieczenie uczestników szkolenia w pełny pakiet materiałów szkoleniowych.
Wymagane przez Zamawiającego zagadnienia szkolenia dotyczą:
I. SZKOLENIE DLA LEKARZY
1.
Sposób przekazywania informacji nt. wyników badań wirusologicznych.
2.
Standardy profesjonalnej obsługi krwiodawcy.
3. Jak rozmawiać z kandydatem na dawcę/dawcą krwi:

aktywne słuchanie i empatia,

budowanie precyzyjnych komunikatów i parafraza jako jedna z technik unikania konfliktów.
4. Jak sobie radzić ze stresem — różnorodność dawców:

tzw. trudny dawca,

typy dawców — sposoby i techniki ich obsługi,

presja czasu — zbyt długie oczekiwanie na wizytę u lekarza kwalifikującego do oddania krwi,

odmowa kwalifikacji dawcy do oddania krwi.
5. Jak się zachować się w sytuacji kryzysowej:

omdlenie dawcy w siedzibie Centrum Krwiodawstwa lub w jego pobliżu etc.,

błąd / pomyłka w badaniach wykonanych przez Centrum Krwiodawstwa,

wizyta dziennikarza/reportera w siedzibie Centrum Krwiodawstwa - trening na konkretnych przykładach.
6.
Satysfakcja krwiodawcy a . wizerunek placówki.
7.
Asertywność oraz radzenie sobie ze stresem — trening na konkretnych przykładach:

asertywny komunikat jako sposób na unikanie nieporozumień

asertywna obrona przed krytyką i agresywnym zachowaniem dawcy,

przekazywanie trudnych informacji.
3
II. SZKOLENIE DLA REJESTRATORÓW
1.
Standardy profesjonalnej obsługi dawcy:

pierwsze wrażenie, powitanie,


zwroty grzecznościowe,
wygląd pracowników bezpośredniej obsługi dawcy,


estetyka i czystość w placówce i wokół niej,
solidna wiedza fachowa,

przerwa w pracy:
 prywatne rozmowy przez telefon,
 jedzenie przy biurku, etc.
2. Jak rozmawiać z dawcą lub kandydatem na dawcę:
 podstawowe zasady savoir - vivre w pracy zawodowej.
 jak nie pozwolić się sprowokować — najczęściej popełniane błędy rejestratorki.
3. Jak sobie radzić ze stresem — różnorodność dawców:
 typy dawców — sposoby i techniki ich obsługi,
 presja czasu — zbyt długa (wg. dawcy) procedura rejestracji;
 odmowa kwalifikacji dawcy do oddania krwi, szpiku;
 tzw. trudny dawca.
4. Jak się zachować się w sytuacji kryzysowej:
 niedobory krwi — jak komunikować mediom, dawcom, społeczności lokalnej itp.,


5.
6.
omdlenie dawcy w siedzibie Centrum Krwiodawstwa lub w jego pobliżu etc.,
błąd / pomyłka w badaniach wykonanych przez Centrum Krwiodawstwa,
 wizyta dziennikarza/reportera w siedzibie Centrum Krwiodawstwa - trening na konkretnych przykładach.
Satysfakcja krwiodawcy a. wizerunek placówki.
Asertywność orazradzenie sobie ze stresem — trening na konkretnych przykładach
 asertywny komunikat jako sposób na unikanie nieporozumień;
 asertywna obrona przed krytyką i agresywnym zachowaniem dawcy,
 przekazywanie trudnych informacji.
III. SZKOLENIE DLA PERSONELU MEDYCZNEGO POBIERAJĄCEGO KREW ( 2 grupy w 2 terminach )
1. Standardy profesjonalnej obsługi dawcy:


pierwsze wrażenie, powitanie,
zwroty grzecznościowe,
 wygląd pracowników bezpośredniej obsługi dawcy.
2. Jak rozmawiać z kandydatem na dawcę/dawcą krwi:
 aktywne słuchanie i empatia,
 budowanie precyzyjnych komunikatów i parafraza jako jedna z technik unikania konfliktów.
3. Jak sobie radzić ze stresem — różnorodność dawców:
 tzw. trudny dawca,
 podział na płeć, wiek,
 typy dawców — sposoby i techniki ich obsługi,
 presja czasu — zbyt długie oczekiwanie na pobranie krwi.
4. Jak się zachować się w sytuacji kryzysowej:
 omdlenie Dawcy w siedzibie Centrum Krwiodawstwa lub w jego pobliżu etc.,
5.
6.
 błąd / pomyłka w badaniach wykonanych przez Centrum Krwiodawstwa,
 wizyta dziennikarza/reportera w siedzibie Centrum Krwiodawstwa - trening na konkretnych przykładach.
Satysfakcja dawcy as. wizerunek placówki.
Asertywność orazradzenie sobie ze stresem — trening na konkretnych przykładach:


asertywny komunikat jako sposób na unikanie nieporozumień;
asertywna obrona przed krytyką i agresywnym zachowaniem dawcy,
 przekazywanie trudnych informacji.
4