P_4_2_3 Nadzór nad dokumentami i zapisami

Urząd Miejski w Przemyślu
PROCEDURA SYSTEMOWA P/4.2.3/4.2.4
NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI
Załącznik Nr 6 do Księgi Jakości
Wydanie:
1
Strona: 1/4
Obowiązuje od: 26.07.2011 r.
Data modyfikacji:
1. CEL PROCEDURY
Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania przy identyfikowaniu, gromadzeniu,
oznaczaniu, porządkowaniu, przechowywaniu i dysponowaniu dokumentami oraz zapisami
dotyczącymi jakości.
2. PODZIAŁ ODPOWIEDZIALNOŚCI
Za realizację całości procedury odpowiadają kierownicy jednostek organizacyjnych urzędu.
Odpowiedzialność poszczególnych osób za stosowanie procedury została określona w pkt. 4
niniejszej procedury.
3. TERMINY i DEFINICJE
Terminy i definicje zostały określone w Księdze Jakości.
4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I SPOSÓB POSTĘPOWANIA
4.1.
Nadzór nad dokumentami
Dokumenty objęte procedurą:
4.1.1 Dokumenty SZJ
Dokumenty SZJ tj. Polityka Jakości i Księga Jakości wraz z załącznikami (lokalizacją urzędu,
schematem organizacyjny urzędu, wykazem procesów i podprocesów głównych oraz
wspomagających, wykazem celów szczegółowych jakości, procedurami systemowymi) są
zatwierdzane zarządzeniem prezydenta. Posiadają one „Kartę zmian”, w której zapisuje się
i zatwierdza wszelkie zmiany w danym dokumencie. Karty są przechowywane przez
pełnomocnika ds. SZJ i koordynatora ds. SZJ.
Zmiany w dokumentach SZJ są opracowywane przez koordynatora ds. SZJ, opiniowane przez
pełnomocnika ds. SZJ i zatwierdzane przez prezydenta w „Karcie zmian”.
Istotne zmiany w dokumentach SZJ powodują kolejne wydanie dokumentu,
a dotychczasowe egzemplarze, z wyjątkiem oryginału, opatrywane są klauzulą „nieaktualny”
i są archiwizowane zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej.
Procesy główne i wspomagające wraz z podprocesami są rejestrowane i archiwizowane
w teczkach rzeczowych zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej.
Powyższe dokumenty posiadają „Kartę zmian”, w której zapisuje się i zatwierdza wszelkie
zmiany w danym dokumencie. Karty są przechowywane przez koordynatora ds. SZJ.
Wzór „Karty zmian” stanowi zał. Nr 1 do niniejszej procedury.
Zmiany w procesach i podprocesach są opracowywane przez koordynatora ds. SZJ,
opiniowane przez pełnomocnika ds. SZJ i zatwierdzane przez prezydenta w „Karcie zmian”.
Zmiany w procesach oraz podprocesach powodują kolejne wydanie dokumentu,
a dotychczasowy egzemplarz, opatrywany jest klauzulą „nieaktualny” i archiwizowany
zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej.
Kopie dokumentów i ich kolejnych wydań mają swoje numery zgodnie z rozdzielnikiem
prowadzonym przez koordynatora ds. SZJ. Wzór rozdzielnika stanowi zał. Nr 2 do niniejszej
procedury.
Kopie dokumentów i ich kolejnych wydań są dostarczane do kierowników jednostek
organizacyjnych urzędu za potwierdzeniem odbioru.
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miejskiego w Przemyślu. Zabrania się dokonywania zmian
w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika ds. SZJ.
Urząd Miejski w Przemyślu
PROCEDURA SYSTEMOWA P/4.2.3/4.2.4
NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI
Załącznik Nr 6 do Księgi Jakości
Wydanie:
1
Strona: 2/4
Obowiązuje od: 26.07.2011 r.
Data modyfikacji:
Za dystrybucję dokumentów SZJ oraz ich nadzorowanie odpowiedzialny jest koordynator
ds. SZJ.
4.1.2 Akty prawne zewnętrzne
Udostępnianie niezbędnej dokumentacji prawnej odbywa się za pośrednictwem Wydziału
Organizacyjno-Administracyjnego (OR) w formie elektronicznej (LEX). Kancelaria Rady
Miejskiej i Współpracy z Zarządami Osiedli (KRM) prowadzi w formie papierowej
i elektronicznej zbiór przepisów prawa ogólnodostępnych dla klientów.
4.1.3 Dokumenty wewnętrzne
KRM prowadzi rejestr i zbiór uchwał rady, których wykaz jest dostarczany do jednostek
organizacyjnych urzędu na podstawie rozdzielnika w celu zapoznania się i realizacji według
właściwości.
Kancelaria Prezydenta Miasta (KPM) prowadzi rejestr i zbiór zarządzeń prezydenta. Uchwały
rady oraz zarządzenia prezydenta są dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP).
KPM kieruje do właściwych jednostek organizacyjnych urzędu i miasta zarządzenia
- z wyjątkiem zarządzeń dot. zmian w budżecie, które do realizacji kieruje Wieloosobowe
Stanowisko ds. Budżetu (FB) - w celu realizacji oraz informuje w formie elektronicznej
wszystkie jednostki organizacyjne urzędu o zarządzeniach opublikowanych w BIP.
Procedury wewnętrzne poszczególnych jednostek organizacyjnych urzędu są przechowywane
w tych jednostkach.
4.1.4 Dokumenty finansowo-księgowe
Za przechowywanie dokumentów finansowo-księgowych, w których zapisom podlega każda
operacja gospodarcza (celowe działanie powodujące zmiany w stanie składników
majątkowych miasta oraz ich źródłach pochodzenia), odpowiedzialny jest Wydział
Finansowo-Księgowy (FK). Obieg tych dokumentów reguluje Zarządzenie Nr 220A/06
Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 27 września 2006 r. w sprawie ustalenia przepisów
wewnętrznych przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla Urzędu Miasta Przemyśla
z późn. zm.
4.1.5 Umowy z podmiotami
Oryginały wszystkich umów:
- z podmiotami zewnętrznymi (z wyjątkiem umów z zakresu udzielanych zamówień
publicznych, o pracę i związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych)
przechowuje oraz prowadzi ich rejestr KPM,
- z zakresu udzielanych zamówień publicznych przechowuje oraz prowadzi ich rejestr
Wieloosobowe Stanowisko ds. Zamówień Publicznych (ZP),
- o pracę i związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przechowuje OR.
Umowy z zakresu działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych urzędu
przechowywane są również w tych jednostkach.
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miejskiego w Przemyślu. Zabrania się dokonywania zmian
w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika ds. SZJ.
Urząd Miejski w Przemyślu
PROCEDURA SYSTEMOWA P/4.2.3/4.2.4
NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI
Załącznik Nr 6 do Księgi Jakości
Wydanie:
1
Strona: 3/4
Obowiązuje od: 26.07.2011 r.
Data modyfikacji:
4.1.6 Dokumenty klientów
Dokumenty będące własnością klientów urzędu są przechowywane w aktach spraw
w poszczególnych jednostkach organizacyjnych urzędu, a następnie archiwizowane
w archiwum urzędu.
4.1.7 Dokumenty zewnętrzne
Dokumenty zewnętrzne, nie wytworzone w urzędzie, których fakt otrzymania przez urząd
został odnotowany w dziennikach korespondencyjnych Kancelarii Ogólnej w OR,
są przechowywane w aktach spraw poszczególnych jednostek organizacyjnych urzędu,
a następnie archiwizowane w archiwum urzędu.
4.1.8 Korespondencja przychodząca i wychodząca
Sposób postępowania z korespondencją reguluje instrukcja kancelaryjna.
4.2. Nadzór nad zapisami
4.2.1 Postępowanie z zapisami dokonywanymi na nośniku papierowym
Każdy zapis musi zawierać:
- identyfikator zapisu (znak sprawy wynikający z rzeczowego wykazu akt),
- przedmiot zapisu,
- dane pracownika dokonującego zapisu,
- datę sporządzenia zapisu.
Dodatkowo każdy zapis powinien zostać opatrzony własnoręcznym podpisem bądź parafką
pracownika, który go sporządził.
Zapisów dokonują pracownicy urzędu zgodnie ze swoimi obowiązkami. Poszczególne zapisy
są przechowywane w jednostkach organizacyjnych urzędu, w których są sporządzane
w wyznaczonych miejscach, w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo, przez czas
określony w instrukcji kancelaryjnej.
Dostęp do zapisów mają:
- pracownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych urzędu, w których dany zapis
powstał,
- inni upoważnieni pracownicy.
4.2.2 Postępowanie z zapisami dokonywanymi w formie elektronicznej
Każdy zapis musi zawierać:
- identyfikator systemowy,
- przedmiot zapisu,
- identyfikator pracownika dokonującego zapisu,
- datę sporządzenia zapisu.
Możliwość dokonywania zapisów i wglądu do nich posiadają tylko pracownicy upoważnieni,
dysponujący przydzielonym loginem oraz hasłem, umożliwiającym korzystanie
z określonych zasobów systemu komputerowego urzędu.
Zapisy w formie elektronicznej są przechowywane w odpowiednio oznaczonych bazach
danych.
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miejskiego w Przemyślu. Zabrania się dokonywania zmian
w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika ds. SZJ.
Urząd Miejski w Przemyślu
PROCEDURA SYSTEMOWA P/4.2.3/4.2.4
NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI
Załącznik Nr 6 do Księgi Jakości
Wydanie:
1
Strona: 4/4
Obowiązuje od: 26.07.2011 r.
Data modyfikacji:
Zapisy w formie elektronicznej są zabezpieczone przed utratą poprzez archiwizację na
niezależnych nośnikach danych elektronicznych oraz kontrolowane na obecność wirusów
komputerowych.
Zapisy są przechowywane przez czas określony w instrukcji tworzenia kopii zapasowych
zgodnie z zarządzeniem Nr 161/2011 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 7 czerwca 2011 r.
w sprawie wdrożenia instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do
przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Przemyślu.
Zasady nadzorowania zapisów w formie papierowej i elektronicznej są określone również
w zarządzeniu Nr 160/2011 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 7 czerwca 2011 r.
w sprawie wdrożenia polityki bezpieczeństwa dotyczącej przetwarzania danych osobowych
w Urzędzie Miejskim w Przemyślu.
Wykaz nadzorowanych zapisów zawiera odpowiednio zał. Nr 3 i 4.
5.
ZAŁĄCZNIKI
Zał. Nr 1 - Karta zmian
Zał. Nr 2 - Rozdzielnik
Zał. Nr 3 - Wykaz nadzorowanych zapisów dotyczących jakości
Zał. Nr 4 - Wniosek o opracowanie/wprowadzenie zmiany
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miejskiego w Przemyślu. Zabrania się dokonywania zmian
w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika ds. SZJ.
Zał. Nr 1 do procedury systemowej P/4.2.3/4.2.4 Nadzór nad dokumentami i zapisami
Karta zmian
Lp.
Dokument SZJ
podlegający zmianie
Nr i data
dokumentu
Podpis
Podpis
Podpis
Koordynatora
Pełnomocnika
Prezydenta
ds. SZJ
ds. SZJ
Miasta
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miejskiego w Przemyślu. Zabrania się dokonywania zmian
w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika ds. SZJ.
Zał. Nr 2 do procedury systemowej P/4.2.3/4.2.4 Nadzór nad dokumentami i zapisami
ROZDZIELNIK
DOTYCZY:
Lp.
..............
Otrzymujący
(imię i nazwisko, stanowisko,
jednostka organizacyjna urzędu)
Nr egz.
Data
otrzymania
Podpis
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miejskiego w Przemyślu. Zabrania się dokonywania zmian
w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika ds. SZJ.
Zał. Nr 3 do procedury systemowej P/4.2.3/4.2.4 Nadzór nad dokumentami i zapisami
Wykaz nadzorowanych zapisów dotyczących jakości
Miejsce
przechowywania
Odpowiedzialny
koordynator
ds. SZJ
pełnomocnik
ds. SZJ
OR
Naczelnik OR
Odbywa się na bieżąco podczas przyjmowania odpowiednich dokumentów
(pism, druków, wniosków itp. ), oznaczania , nadawania numerów na
dokumentach
jednostki
organizacyjne
urzędu
kierownik
jednostki
organizacyjnej
urzędu
Dokumentacja z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego.
jednostki
organizacyjne
urzędu
Właściwe rozdzielanie pism i rozdział zadań zapewnione jest przez
dekretowanie pism zgodnie z symbolem jednostki organizacyjnej urzędu,
zawartym w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu.
Rejestracja i przechowywanie pism we właściwych teczkach rzeczowych
oraz naniesienie na nich znaku sprawy umożliwia ich identyfikację.
jednostki
organizacyjne
urzędu
kierownik
jednostki
organizacyjnej
urzędu
kierownik
jednostki
organizacyjnej
urzędu
Notatki służbowe o fakcie zagubienia lub uszkodzenia własności klienta
zarejestrowanej w urzędzie. Korespondencja do klienta o fakcie zagubienia
lub uszkodzenia jego własności.
jednostki
organizacyjne
urzędu
kierownik
jednostki
organizacyjnej
urzędu
koordynator
ds. SZJ
pełnomocnik
ds. SZJ
Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnej akceptacji pism przez
kolejnych nieupoważnionych do ostatecznego podpisania pism
pracowników, aż do ostatecznego zaakceptowania pism przez pracownika
upoważnionego do jego podpisania.
jednostki
organizacyjne
urzędu
kierownik
jednostki
organizacyjnej
urzędu
Zgłoszenie niezgodności.
Rejestr niezgodności.
kierownik
jednostki
organizacyjnej
urzędu
koordynator
ds. SZJ
kierownik
jednostki
organizacyjnej
urzędu
koordynator
ds. SZJ
koordynator
ds. SZJ
pełnomocnik
ds. SZJ
Punkt ISO
5.6.1
Nazwa zapisu
Raporty z przeglądu zarządzania
Przegląd
zarządzania
6.2.2.e
Kompetencje,
szkolenie
i świadomość
7.2.2
Wyniki przeglądu
i działań
wynikających
z przeglądu
7.4.1
Wyniki oceny
dostawców
7.5.3
Identyfikacja
usługi/zadania
7.5.4
Zagubienie,
uszkodzenie itp.
własności klienta
8.2.2
Audit wewnętrzny
8.2.4
Dowód spełnienia
wymogów
weryfikacji
usługi/zadania
8.3
Charakter
niezgodności
i podejmowane
później działania,
w tym udzielone
zezwolenia
8.5.2.d i e
Podjęte działania
zapobiegawcze
i korygujące
Kopie dyplomów, świadectw, zaświadczeń i certyfikatów
Kwestionariusze osobowe
Wnioski o skierowanie na studia
Wnioski o udział pracownika w konferencji/szkoleniu
Roczne plany auditu, wniosek o przeprowadzenie auditu
pozaplanowego, zawiadomienia o audicie, program auditów, karty
niezgodności i działań korygujących/ działań zapobiegawczych, raporty
auditów, roczna analiza zbiorcza wyników przeprowadzonych auditów.
Karty niezgodności i działań korygujących /działań zapobiegawczych
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miejskiego w Przemyślu. Zabrania się dokonywania zmian
w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika ds. SZJ.
Zał. Nr 4 do procedury systemowej P/4.2.3/4.2.4 Nadzór nad dokumentami i zapisami
WNIOSEK O OPRACOWANIE/WPROWADZENIE ZMIANY
do ............................. (numer, wydanie, tytuł dokumentu)
z dnia ........................
Propozycja opracowania/wprowadzenia zmiany:
Uzasadnienie:
Data i podpis wnioskodawcy:
Opinia kierownika jednostki organizacyjnej
urzędu:
Opinia koordynatora ds. SZJ:
Sprawdzenie przez pełnomocnika ds. SZJ ostatecznej zmiany:
Zatwierdzenie ostatecznej zmiany przez prezydenta:
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miejskiego w Przemyślu. Zabrania się dokonywania zmian
w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika ds. SZJ.