pobierz - ministerstwo rozwoju

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia będzie organizacja i obsługa warsztatów dot. prac nad Strategią SRK
2020+ dla 60 osób w dniach 21-22 marca 2016 r. obejmująca:
•
usługi hotelowe w tym:
a) nocleg dla grupy max. 60 osób,
b) zapewnienie 1 sali konferencyjnej dla max. 60 osób w dniu 21 marca 2016 r.
c) zapewnienie 2 sal konferencyjnych dla max. 30 osób każda w dniu 22 marca 2016 r.
•
usługi transportowe na trasie Warszawa – miejsce organizacji spotkania – Warszawa dla max
1
50 osób ,
•
usługi gastronomiczno-restauracyjne (przerwy kawowe, obiad, kolacja),
ZAKRES ZAMÓWIENIA
USŁUGI HOTELOWE:
Nocleg w hotelu/ośrodku o standardzie nie mniejszym niż 3*, położonym maksymalnie do 1,5 godziny
drogi autokarem od granic Warszawy dla maks. 60 osób w dniach 25-26 lutego 2016 r. (1 doba
hotelowa):
•
pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania,
•
w cenę pokoju powinno być wliczone śniadanie w formie bufetu,
•
wszystkie pokoje, sala, w której będą podawane posiłki, miejsce, w którym będzie
organizowana przerwa kawowa oraz sale konferencyjne muszą znajdować się w jednym
kompleksie hotelowym,
•
30 noclegów zostanie opłaconych za pośrednictwem firmy Why Not Travel (liczba opłaconych
noclegów może ulec zmianie – może zostać zwiększona lub zmniejszona), pozostałe zostaną
opłacone w ramach zawartej umowy,
SALE KONFERENCYJNE:
Zapewnienie w dniu 21 marca 2015 r. sali konferencyjnej dla max. 60 osób wraz z pełnym
2
wyposażeniem, w godzinach 14:30/15:00 -20:00:
1
2
•
stół prezydialny dla maksymalnie 5 osób,
•
ustawienie stołu w literę U, umożliwiające uczestnikom śledzenie prezentacji
•
krzesła dla wszystkich uczestników,
•
ekran,
•
projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem,
•
mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu,
•
laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point),
•
pilot do zmieniania slajdów,
•
multifony dla prelegentów oraz słuchaczy (1 multifon dla maksymalnie 5 osób) lub mikrofony
bezprzewodowe (2 dla prelegentów i 6 dla uczestników spotkania),
część uczestników może przyjechać prywatnymi samochodami,
godzina rozpoczęcia spotkania uzależniona będzie od przyjazdu uczestników do hotelu/ośrodka,
1
•
sprzęt nagłaśniający,
•
bezprzewodowy dostęp do Internetu,
•
zapewnienie obsługi technicznej sprzętu podczas spotkania
Zapewnienie w dniu 22 marca 2015 r. 2 sal konferencyjnych dla max. 30 osób każda wraz z pełnym
wyposażeniem w godzinach 9:00-14:00:
•
stół prezydialny dla maksymalnie 2 osób,
•
ustawienie stołu w literę U, umożliwiające uczestnikom śledzenie prezentacji
•
krzesła dla wszystkich uczestników,
•
ekran,
•
projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem,
•
mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu,
•
laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point),
•
pilot do zmieniania slajdów,
•
multifony dla prelegentów oraz słuchaczy (1 multifon dla maksymalnie 5 osób) lub mikrofony
bezprzewodowe (2 dla prelegentów i 4 dla uczestników spotkania),
•
sprzęt nagłaśniający,
•
bezprzewodowy dostęp do Internetu,
•
zapewnienie obsługi technicznej sprzętu podczas spotkania
USŁUGI TRANSPORTOWE:
1. transport z siedziby MR (Warszawa, ul. Wspólna 2/4 – parking przed Ministerstwem)
do hotelu/ośrodka dla maks. 50 osób w dniu 21 marca 2016 r. ok. godz. 13.30,
2. transport z hotelu/ośrodka do siedziby MR (Warszawa, ul. Wspólna 2/4 - parking przed
Ministerstwem) dla maks. 50 osób w dniu 22 marca 2016 r. ok. godz. 15.30,
3. środki transportu (autokary, busy) nie starsze niż 5 lat, z ważną polisą ubezpieczeniową.
Wykonawca, bądź podmiot świadczący usługę transportu na rzecz Wykonawcy, musi
posiadać licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób.
USŁUGI GASTRONOMICZNO-RESTAURACYJNE:
21 marca 2016 r.:
3
•
przerwa kawowa ciągła dla grupy maks. 60 osób w godz. 14:30/15:00 -20:00, w formie bufetu
składającego się z kawy z ekspresu ciśnieniowego, kilku odmian herbaty, dodatków, wody
gazowanej i niegazowanej, soków owocowych, kanapek bankietowych na pieczywie jasnym,
ciemnym i ziarnistym (z uwzględnieniem produktów wegetariańskich), co najmniej trzech
rodzajów ciastek typu rogaliki, babeczki lub mini drożdżówki, serwis gastronomiczny (zastawa
porcelanowa i szklana), obsługa, przerwa kawowa powinna być podawana obok sali, w której
będzie spotkanie;
•
kolacja (w formie bufetu) dla maks. 60 osób ok. godz. 20:30, składająca się z przystawek,
zupy, dwóch dań głównych do wyboru, dwóch dań zimnych do wyboru (np. deska serów i/lub
pieczonych mięs), deseru oraz napojów (w tym soki owocowe, woda stołowa, kawa, herbata
wraz z dodatkami) – z uwzględnieniem potraw mięsnych oraz wegetariańskich;
3
godzina rozpoczęcia spotkania uzależniona będzie od godziny przyjazdu do hotelu/ośrodka.
2
•
kolacja dla grupy powinna być podawane w wydzielonej sali;
22 marca 2016 r.:
•
przerwa kawowa ciągła dla grupy maks. 60 osób w dniu 22 marca 2016 r. w godz. 9:00-14:00,
w formie bufetu składającego się z kawy z ekspresu ciśnieniowego, kilku odmian herbaty,
dodatków, wody gazowanej i niegazowanej, soków owocowych, kanapek bankietowych na
pieczywie jasnym, ciemnym i ziarnistym (z uwzględnieniem produktów wegetariańskich), co
najmniej trzech rodzajów ciastek typu rogaliki, babeczki lub mini drożdżówki, serwis
gastronomiczny (zastawa porcelanowa i szklana), obsługa; przerwa kawowa powinna być
podawana w miejscu znajdującym się blisko dwóch sal, w których będą spotkania.
•
Obiad (w formie bufetu) dla max. 60 osób ok. godz. 14:30, składający się z przystawek, zupy,
dwóch dań głównych do wyboru, dwóch dań zimnych do wyboru (np. deska serów i/lub
pieczonych mięs), deseru oraz napojów (w tym soki owocowe, woda stołowa, kawa, herbata
wraz z dodatkami) – z uwzględnieniem potraw mięsnych oraz wegetariańskich;
•
proszę o dołączenie do oferty propozycji menu.
DODATKOWE INFORMACJE DLA WYKONAWCY
Wyznaczenie opiekuna grupy na miejscu będzie mile widziane.
W każdej z ofert należy uwzględnić całościową kwotę netto i brutto realizacji zamówienia z podaniem
szczegółowego kosztorysu poszczególnych elementów zadania w podziale na koszty netto i brutto.
Dodatkowo do każdej z ofert, należy załączyć kalkulację powyższej kwoty w podziale na koszty stałe
i koszty osobowe przy założeniu pobytu maksymalnie 60 osób.
Menu będzie ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę.
Wszystkie posiłki (z wyjątkiem śniadania) oraz przerwy kawowe powinny być zorganizowane w
pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania.
Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy najpóźniej na 4 dni
przed terminem spotkania. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie zgłoszonej liczby
uczestników, uwzględniając podane przez Wykonawcę koszty stałe i koszty osobowe.
W momencie finalizowana umowy, Zamawiający poda liczbę noclegów, które będą opłacone za
pośrednictwem firmy Why Not Travel.
Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej do 7 marca 2016 r. do końca dnia na adres
e-mail: [email protected] z tematem wiadomości „Zapytanie ofertowe – składanie ofert
na organizację spotkania w dn. 21-22 marca 2016 r.”
WARUNKI WYBORU WYKONAWCY
1. Główne kryterium oceny ofert stanowić będzie cena – 80%. Pozostałym kryterium oceny ofert
będzie lokalizacja obiektu (dojazd innym pojazdem niż autokar – samochód osobowy) 20%.
2. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej rezygnacji z realizacji Zamówienia
bez podania przyczyny.
5. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków Zamówienia.
6. Ministerstwo Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w
Ministerstwie.
7. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
3
8. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną
w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej
przez Oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy Oferta zostanie
odrzucona.
9. Zamawiający nie wpłaca zaliczek za realizację zadania. Płatność dokonywana jest po
wykonaniu usługi.
OSOBA DO KONTAKTU
Monika Piętka
Wydział Wspierania Zarządzania i Projektów Własnych
Departament Rozwoju Strategii
Ministerstwo Rozwoju
tel.: 22 273 76 24
e-mail: [email protected]
4