ewaluacja ex-ante konkursu_Innowacyjny HR [tryb zgodności]

2011
Rozwiązania jutra w HR
Prezentacja wyników badania ex-ante
Michał Kociankowski (Synergion)
Warszawa, 10.10.2011r.
Cele projektu
Celem operacyjnym planowanego badania jest ocena załoŜeń
formalnych konkursu. Na podstawie wyników badania, zweryfikowane
zostaną zasady konkursu, przejrzystość i jednoznaczność
dokumentacji. Oceniony zostanie język dokumentów, oraz sposób
jego rozumienia przez Respondentów. Finalnie oceniona zostanie
jakość projektów generowanych na podstawie obecnej dokumentacji
konkursowej. Efektem przeprowadzenia badania będzie określenie:
•
•
•
•
załoŜeń konkursu na podstawie istniejącej dokumentacji;
zasad konkursu – stopnia zrozumienia języka dokumentów;
jakości generowanych projektów;
rekomendacji i zaleceń.
Innowacyjność HR – tło i
specyfika zjawiska
Jak się popatrzy na takie drzewo wartości w
firmie to na kaŜdym etapie jest komponent ludzki
budowania wartości. Pojawia się kwestia czy
zarząd widzi te elementy, Ŝe HR jest elementem
budowania wartości?
Inwestycja
Budowanie kapitału
ludzkiego
śeby zrealizować fajne i
potrzebne rzeczy
potrzeba pieniędzy.
Kapitał ludzki to zasób i
zysk dla firmy, a nie tylko
koszt.
Oparcie w trudnych
sytuacjach
Nie zawsze musi być miło,
ale zawsze musi być
profesjonalnie. Trudno,
Ŝeby było miło, kiedy musisz
zwolnić cały dział.
System wczesnego
ostrzegania
My musimy być takim
terapeutą do którego
moŜna przyjść z
problemami.
Funkcje
zachowawcze
CZYM
JEST HR?
Kanał
komunikacji
Komunikacja między
wszystkimi grupami
docelowymi – działami,
zarządem i klientami.
Funkcje
progresywne
Narzędzie realizacji celów
biznesowych
Dział HR dopasowany do
charakteru biznesu- musi być
elastyczny.
Lider zmian w
organizacji
Dział HR powinien być liderem
zmian. Powinien działać proaktywnie, a tylko reaktywnie.
Powinien wprowadzać zmiany
do firmy, wyznaczać ich
kierunek.
Element strategii firmy
HR powinien być istotnym
elementem zarządu, a nie istnieć
gdzieś obok. Nie chodzi o
kategorie personalne, ale o
faktyczną funkcję.
Czynniki ułatwiające funkcjonowanie HR
DUśE FIRMY
ŚREDNIE FIRMY
komunikacja działu HR z innymi
działami i zarządem
długoterminowa strategia firmy
uznanie istotności działu HR
przez organizację
wysoka jakość zespołu HR
wysoka jakość pracowników
działu HR
Inicjatywa innowacyjna działu
HR w kierunku organizacji
innowacyjny wkład działu HR w
działanie firmy
zrozumienie specyfiki HR przez
Zarząd
silna pozycja działu HR w
Zarządzie
Innowacyjny wkład w funkcjonowanie całej
organizacji jest tym, do czego dąŜą działy HR.
Innowacje i wyzwania w działaniach HR
WdraŜane
innowacje
• system staŜowy;
• program
mentorski;
• akademia
talentów;
• program
zmniejszania
absencji
pracowników;
• nowe techniki
team buildingu.
Doświadczane problemy
• brak benchmarku do oceny działań HR;
• brak systemu do zarządzania talentami;
• wypalenie pracowników;
• systemy przekazywania wiedzy
• współpraca z POKOLENIEM Y;
• narzędzia weryfikacji efektów szkoleń;
• brak ciągłości w ofercie HR dla
pracowników;
• brak spójności działań działu HR
• przełoŜenie rozwoju i kapitału ludzkiego na
biznes
Działy HR widzą „duŜe” problemy, ale realnie wdraŜają tylko
stosunkowo proste rozwiązania
• Działy HR mają silne poczucie odpowiedzialności za
•
•
wyniki firm, w których działają, oraz silne
przekonanie o wartości swojej pracy.
Stale muszą jednak udowadniać efektywność
biznesową działań HR - działy HR są nadal „na
dorobku” – nawet w duŜych firmach wciąŜ walczą o
swoją pozycję.
To powoduje ostroŜność inwestowania nie tylko
środków, ale takŜe tak podstawowych zasobów jak
własny czas. Skłania to takŜe do stopniowego
wprowadzania kolejnych prostych i sprawdzonych
rozwiązań, zamiast powaŜnych zmian.
Dokumentacja konkursowa
Generalne podejście do dokumentów konkursowych
• Rozumieją istotność umieszczania języka urzędowego
PARP w dokumentacji.
• Ogólna reakcja na dokument – „czyta się dobrze”.
• Brak silnego nawiązania do obszaru HR, dokument jest
zbyt biznesowy.
ŚREDNIE
FIRMY
DUśE FIRMY
•
•
•
•
DuŜy poziom ogólności dokumentu.
Brak konkretnych case’ów i przykładów.
Ogólna reakcja – „nie da się tego czytać, dokument odpycha”.
Dokument jest za długi, źle się go czyta.
Średnie firmy przyjęły dokument duŜo bardziej otwarcie, niŜ duŜe firmy. Przedstawiciele
duŜych firm są przyzwyczajenia do otrzymywania informacji w pigułce, nie są skłonni do
samodzielnego poszukiwania sensu dokumentów, które do nich trafiają. Zapewne w
rzeczywistości będą korzystać z doradców, ale w wypadku projektów innowacyjnych
kluczowa jest inicjatyw w ich podjęciu, która moŜe być uzaleŜniona od zdolności do
samodzielnego przejścia przez podstawowe dokumenty.
Odczucia i emocje związane z dokumentami konkursowymi
•
•
•
•
ŚREDNIE FIRMY
Radość z projektu.
Szansa.
Wyzwanie.
Ciekawość i przygoda.
•
•
•
•
DUśE FIRMY
Walka z wiatrakami.
Lanie wody.
Rutyna.
Coś, co trzeba zrobić.
RóŜnica w postrzeganiu dokumentacji projektowej, jak i całego projektu jest zasadnicza.
Dla średnich firm jest to nowość i wyzwanie, dla duŜych – rutyna. RóŜnice te widać było
wyraźnie w czasie pracy warsztatowej. DuŜe firmy pracowały z oporem, zadając ciągle
pytanie – co my z tego będziemy mieć. Średnie firmy pracowały chętnie, upatrując w
projekcie szansy biznesowej.
Wpływ dokumentów
na postawę wobec konkursu
Przy pierwszym czytaniu, podczas warsztatów, dokumenty i załoŜenia konkursowe
nie wydawały się trudne. Zespoły nie potrafiły wskazać elementów, które według nich
miały by im utrudniać napisanie dobrego wniosku. Na etapie pracy z dokumentacją
pojawiło się jednak wiele trudności...
Wytyczne
konkursowe
Generator
wniosków
Instrukcja wypełniania
wniosku
Karta oceny
merytorycznej
Wytyczne konkursowe
Dokument najbardziej przystępny ze wszystkich. „Kolorowy”, „przyjaźnie napisanym”. Prosty
język zamiast języka eksperta zachęca do korzystania z dokumentu.
Dokument dobrze prezentuje koncepcję konkursu i zachęca do udziału, ale jednocześnie zdaniem wnioskodawców - nie stanowi wsparcia na kolejnych etapach. Nie było to jego
zadaniem , ale takie pojawia się takie oczekiwanie. Nazywają go dokumentem, który nie
odpowiada na pytania, ale „pozwala zadawać pytania”.
Uczestnicy badania postulowali dodanie do wytycznych streszczenia instrukcji, która „będzie
odpowiadać na podstawowe pytania”. Wytyczne powinny zatem nie tylko prezentować ideę, ale
takŜe dawać ogólny obraz całego procesu aplikowania.
Sam dokument jest bardzo fajnie przygotowany, jest to coś nowego, jeśli chodzi o konkurs, itd. Ale my
dzisiaj się zdziwiliśmy rano, poniewaŜ dowiedzieliśmy się, Ŝe w ramach tego projektu jedną z
kluczowych części będzie jego ewaluacja. Takich informacji w tych dokumentach nie ma…
Jeśli dokument Wytyczne Konkursowe ma być swoistym przewodnikiem po
projekcie, powinien być bardziej spójny z pozostałymi dokumentami – nie tylko
zachęcać do konkursu i przedstawiać jego charakter oraz oczekiwania wobec
wniosków i kryteria ich oceny, ale takŜe techniczne etapy przygotowywania
wniosku.
Instrukcja wypełniania wniosku
Pęknięcie między informacjami zawartymi w
Instrukcji, a Wytycznymi Konkursowymi.
Brak
merytorycznych
odniesień do
projektu
innowacyjnego w
Instrukcji
powoduje, Ŝe
zagadnienie
innowacyjności
gubi się w
procesie
wypełniania
Generatora.
Brak jasno
wyjaśnionych
zagadnień typowych
dla projektu
Rozwiązania jutra w
HR: innowacja,
upowszechnianie,
ewaluacja –
powoduje, Ŝe istota
tych zagadnień zanika
w procesie
wypełniania
Generatora i
tworzenia wniosku.
Trudny język,
zupełnie inny od
języka
Wytycznych
Konkursowych.
Znaczy ona jest wprowadzająca
w błąd po części. W porównaniu
do tego dokumentu(chodzi o
Rozwiązania jutra HR) miałem
wraŜenie, tam są, miałem
wraŜenie, Ŝe w dwóch róŜnych
światach jestem. Ta instrukcja
jest wyciągiem tej standardowej
instrukcji do wszystkich innych
instrukcji, podejrzewam. (…),
ona często wprowadzała w błąd i
nie dawała odpowiedzi na jakieś
tam pytania(…).
Instrukcja wypełniania wniosku jest stworzona w oderwaniu od projektu innowacyjnego, nie zawiera
odwołań do najwaŜniejszych załoŜeń projektu – innowacji, upowszechniania i ewaluacji. Powoduje to,
Ŝe w efekcie Badani zapominają o tych najwaŜniejszych załoŜeniach, co z kolei sprawia, Ŝe wnioski
powstają w oderwaniu od załoŜeń.
Ujednolicenie dokumentacji sprawi, Ŝe Projektodawcy będą bardziej „oswojeni” z kluczowymi
pojęciami.
Karta oceny merytorycznej
UZASADNIENIE POTRZEBY REALIZACJI I CELE
PROJEKTU
Wąskie, ograniczone do organizacji rozumienie
problemu
• Respondenci podeszli do problemu typowo biznesowo, nie
uwzględniając „warstwy społecznej” problemu.
• Uzasadnienie zmiany podejścia opierało się tylko na wewnętrznym,
firmowym gruncie.
• Myślenie w kategoriach własnych korzyści.
Cel sformułowany tylko wewnątrz organizacji
• Błędne rozumienie celów - respondenci odnieśli się tylko do celu
biznesowego.
• Skupienie się na wyniku finansowym, a nie na innowacji i jej
uŜyteczności.
Bezradność wobec kwestii wskaźników
• Wskaźniki przysporzyły Badanym wiele trudności – byli przekonani Ŝe
muszą charakteryzować swój pomysł, który z załoŜenia jest
innowacyjny, czyli unikalny i nowy, poprzez jeden zestaw wskaźników
dla wszystkich.
Ryzyko niezrozumienia, ze projekt
musi odnosić się do szerzej
występującego problemu
Część wnioskodawców być moŜe
nie rozumiała, Ŝe tworzą projekt
odpowiadający na szerszą
potrzebę
Pominiecie szerokiego kontekstu
celów skutkuje fiksacją na
wewnętrznych wskaźnikach, które
trudno racjonalnie zaplanować.
Przyjęty w karcie oceny kontekst powszechnych potrzeb i szerokiej uŜyteczności wydaje się
dalece wykraczać poza granice wyobraźni wnioskodawców – znaczna część z nich nie
wykroczyła poza myślenie o projekcie jako o sposobie na sfinansowanie nietypowego
rozwiązania własnego problemu.
Karta oceny merytorycznej
INNOWACYJNOŚĆ I GRUPY DOCELOWE
Nieumiejętność opisania innowacyjności projektu
• Błędne rozumienie innowacyjności i jej roli w projekcie.
• Wynika to z niekonkretnego zdefiniowania pojęcia. Respondenci się
gubią i tworzą własne definicje zastępcze
LekcewaŜenie dla narzędzi i procesu
upowszechniania
• Pojęcie produktu finalnego nie jest interpretowane w odniesieniu do
innowacyjności.
• Brak odniesień do upowszechniania wiąŜe się z niedostatecznym
zrozumieniem specyfiki projektu.
Opisy grup docelowych ograniczone do
wewnętrznych
• Brak zrozumienia róŜnicy między Odbiorcami i UŜytkownikami wynika z
niewystarczająco precyzyjnych definicji – wnioskodawcy nie myślą
kategoriami szerszych grup i trzeba dobitnie przypominać o ich istnieniu
• Brak powiązania załoŜeń konkursu (innowacyjny projekt) z
wytworzeniem produktu do upowszechniania.
Określenie innowacyjności projektu
przez odniesienie do stanu
obecnego za pośrednictwem
wskazanych wymiarów to bardzo
trudne zadanie – wymiary nie są
rozumiane.
Dla wnioskodawców produktem
finalnym jest ich projekt, materiał do
upowszechniania to raczej
dodatkowy i niezbyt waŜny
element.
Brak myślenia w kategoriach
produktu oraz jego ostatecznych
odbiorców i uŜytkowników
Prawidłowe wypełnienie części związanych z innowacyjnością i grupami docelowymi
wymaga myślenia w kategoriach szerszych problemów i szerszej uŜyteczności. NaleŜy
spodziewać się, ze wnioskodawcy będą potrzebować bardzo wyraźnego ukierunkowania, aby
było to w ogóle moŜliwe.
Karta oceny merytorycznej
ZADANIA
Ograniczenie myślenia o zadaniach do realizacji
projektu
• Pominięcie wdraŜania, testowania, ewaluacji, upowszechniania,
włączania do praktyki
• Brak myślenia o zadaniu z poziomu strategicznego – utoŜsamianie
zadania z czynnością, nadmierna detaliczność
• LekcewaŜenie etapów dla projektów innowacyjnych.
LekcewaŜenie dla narzędzi i procesu
upowszechniania
• Pojęcie produktu finalnego nie jest interpretowane w odniesieniu do
innowacyjności.
• Brak odniesień do upowszechniania wiąŜe się z niedostatecznym
zrozumieniem specyfiki projektu.
Niezrozumienie roli i sensu ewaluacji
• Ewaluacja prawie w ogóle nie została uwzględniona w projektach.
Badani nie rozumieli zasadności jej przeprowadzania.
• Planowanie ewaluacji bardzo ogólne – brakowało wyobraŜenia o tym, co
właściwie ma być poddane ocenie.
Pojawia się zagroŜenie, Ŝe dla
wielu wnioskodawców projekt
będzie się kończył tam, gdzie dla
PARP się zaczyna – na
przygotowaniu do
upowszechniania.
Dla wnioskodawców produktem
finalnym jest ich projekt, materiał do
upowszechniania to raczej
dodatkowy i niezbyt waŜny
element.
Wnioskodawcy za miarę sukcesu
uwaŜają głównie powodzenie
projektu w ich organizacji – szersza
ewaluacja to dla nich niejasna idea
Sposób podejścia do zadań wskazuje, Ŝe znaczna część wnioskodawców nie
tworzyła projektu innowacyjnego w myśl załoŜeń PARP, ale nowatorski projekt
na swój własny uŜytek. Skala oczekiwań związanych z opisem całego procesu
zaskoczyła ich.
Karta oceny merytorycznej
ODDZIAŁYWANIE PROJEKTU
Myślenie w kategoriach projektów standardowych
• Na etapie wypełniania wniosków Badani nie zaglądali juŜ do
Wytycznych Konkursowych, dokument ten został potraktowany, jako
wstępna instrukcja wprowadzenia do projektu, ale zawarte w nim
istotne informacje szczegółowe były czasem pomijane
• Pojawiła się rozbieŜność między zasadami pracy nad projektami
innowacyjnymi , a praktyką. Badani niejako przedrukowali swoje
doświadczenia z innych projektów o standardowym charakterze,
próbując je wpisać w ramy wniosku projektu innowacyjnego, na
przykład poprzez koncentracje na szkoleniach jako formie działania
Myślenie w kategoriach
priorytetów POKL jest dla
Wnioskodawców trudnym
zadaniem - przyjęcie takiej
perspektywy, Ŝe działania firmy
mają odpowiadać na szerszy
problem nie jest naturalne.
ODDZIAŁYWANIE PROJEKTU
Myślenie w kategoriach projektów standardowych
• Brak analiz ryzyka jest spowodowany brakiem dogłębnego zrozumienia
specyfiki projektu, wraz z wszystkimi jego etapami – pomijając etapy
testowania i upowszechniania wnioskodawcy nie byli w stanie trafnie
odnieść się do kwestii ryzyka.
Niska jakość wniosków w
obszarze ryzyka takŜe wynika z
innego rozumienia specyfiki
projektu, niŜ w rzeczywistości
zakłada POKL
Projekt innowacyjny, który trzeba wymyśleć, osadzić w potrzebach szerszych grup, zaplanować,
zrealizować, ocenić, przetestować w innej organizacji, znowu ocenić, opisać, przygotować do
upowszechniania i upowszechnić to raczej za wiele dla Wnioskodawców – przystępując do pracy nie
spodziewają się takiej skali i nie są przygotowani do wypełnienia wniosku o takiej rozpiętości zadań.
Struktura dokumentów
Wytyczne konkursowe
• Generalne tło konkursu, ale nie
moŜe istnieć w oderwaniu od
pozostałych dokumentów.
Instrukcja wypełniania
wniosków
• Szczegółowe informacje o tym, jak
wypełnić wniosek, ale sprawdzą się
tylko w połączeniu z głównymi
hasłami projektu innowacyjnego.
Karta oceny
merytorycznej
• Szczegółowe informacje o kryteriach
oceny mają sens tylko w połączeniu
z pozostałymi dokumentami .
Ŝeby mieć najpierw pełen ten obraz z lotu ptaka.(…) To by się właśnie
przydało.
Struktura dokumentów nie powinna być „szkatułkowa”. Nie jest to korzystne, by w
jednym dokumencie były odniesienia do kolejnych (niezbędnych do poprawnego
wypełniania wniosku) dokumentów.
Tryb pracy nad wnioskami
Wprowadzanie pomysłu
w ramy Generatora
Czytanie dokumentacji
Wymyślanie innowacji
Tryb pracy był liniowy – wnioskodawcy przechodzili od etapu do etapu, nie powracając
do dokumentów oraz problemów. Jest to pragmatyczne, ale powoduje kumulację
błędów.
Wnioskodawcy skupiali się na wypracowaniu czegoś oryginalnego, zamiast na
poszukiwaniu czegoś nowego i uŜytecznego w szerszej perspektywie.
Myśmy zaczęli właśnie od zastanowienia się jak rozumiana jest innowacyjność przez PARP, na
tym nam zeszło pierwszych parę dni. Dopiero jak ustaliliśmy wspólną wersję, zaczęliśmy pod tą
naszą robocza definicję wymyślać rozwiązania
Mógłby być po prostu taki dokument, który poprowadzi nas od początku do końca. Od fazy burzy
mózgów do fazy kliknięcia ‘wyślij’. śeby nie trzeba było latać między tymi dokumentami. (…)
Kluczowa kwestia to wdroŜenie wnioskodawców do właściwego sposobu myślenia od
samego początku procesu. Jeśli faza kreowania rozpocznie się bez zrozumienia
specyfiki zadania, to późniejsze umieszczenie projektów w ramach generatora
wniosków będzie bardzo trudne.
Problem spójności dokumentacji
Wytyczne konkursowe były traktowane jako dokument wprowadzający do projektu.
Badani nie pracowali z nim na etapie wprowadzania pomysłu do Generatora - nie
uwzględnili praktycznych informacji zawartych w Wytycznych.
Wytyczne
konkursowe
Jak to się czyta, porównuje jedno z
drugim ma się wraŜenie, Ŝe coś jest
nie spójne i teraz do czego się
zastosować. (…)
Im bardziej szczegółowo będzie
dokument napisany, tym mniej będzie
pytań do konsultantów PARP.
Respondenci wskazywali
rozbieŜność między Wytycznymi
konkursowymi, a Instrukcją
Jeden spójny
wypełniania wniosków. Mówili o
dokument
konieczności ujednolicenia
Instrukcja
Karta oceny
zagadnień w nich zawartych.
wypełnia wniosku
merytorycznej
Karta oceny
merytorycznej - była
pominięta przez
Badanych. Pojawiał się
problem braku podanych
kryteriów oceny.
Połączenie wszystkich trzech dokumentów w jeden wydaje się najbardziej zasadne.
Zwiększy to prawdopodobieństwo, Ŝe Projektodawcy będą pracowali od początku do
końca na tych samych lub ujednoliconych pojęciach i informacjach. Dobrym
rozwiązaniem moŜe być takŜe mieszczenie w wytycznych wprowadzeń do kolejnych
dokumentów.
• Koncepcja konkursu i Wytyczne są odbierane bardzo dobrze.
Powstanie wartościowych i trafnych wniosków nie jest jednak
pewne ze względu na dwa zjawiska:
• Lektura wytycznych odbywa się z nastawieniem na
poszukiwane sposobów na uzyskanie finansowania, ale
bez świadomości o faktycznym charakterze projektów
innowacyjnych.
• Instrukcja wypełniania wniosku posługuje się dość
hermetycznym językiem. Tutaj wnioskodawcy się gubią.
• Instrukcja powinna w większym stopniu eksponować charakter
projektów i wdraŜać wnioskodawców w sposób myślenia, z
którym zetkną się w Generatorze.
Zrozumienie idei konkursu
Geneza głównych błędów Wnioskodawców
NOWE
ZJAWISKA
Nie w pełni rozumiane
zagadnienia:
• Innowacyjności
• Upowszechniania
• Testowania
• Ewaluacji
NIEJASNE
POJĘCIA
Nie w pełni rozumiane
pojęcia:
• Temat
• Cel główny
• Cele szczegółowe
• Koszty pośrednie
• Wskaźniki
• Ryzyka
• Produkt finalny
BŁĘDNE
ROZUMIENIE
Błędne
pojmowanie
pojęć
kluczowych dla
projektu.
Ja tutaj teŜ nie wiem jaka jest rola tych dokumentów, bo mamy wytyczne, mamy
instrukcje itd. I teraz dobrze by było, Ŝeby jasno powiedzieć, Ŝe instrukcja jest główna,
dokumenty są wyjaśnieniem pewnych rzeczy. A tu jakby nie wiadomo. Ta
innowacyjność była ujęta jakby uŜywana w róŜnych dokumentach, ja nie wiem, do
której mam się odnosić.
Trudności ze zrozumieniem kluczowych pojęć
INNOWACJA
POWSZECHNOŚĆ
• Nowość, niepowtarzalność
pomysłu
• Kreatywność
• Postrzeganie jako
korzyść dla siebie/dla
firmy
• Brak limitu w realizacji
• Sukces innych motywacją
do zaangaŜowania
• Swoboda rozwiązań
POTRZEBA STWORZENIA JEDNEJ
DEFINICJI INNOWACYJNOŚCI,
ŁĄCZĄCEJ W SOBIE RÓŻNE
ASPEKTY PROJEKTU
INNOWACYJNEGO.
RESPONDENCI KORZYŚCI
PŁYNĄCE Z PROJEKTU ODNOSILI
TYLKO NA GRUNT SWOJEJ FIRMY,
NIE UWZGLĘDNIAJĄC ZAŁOŻEŃ
POWSZECHNOŚCI PROJEKTU
INNOWACYJNEGO.
UśYTECZNOŚĆ
• Pomoc krok po kroku
• Przewodnik po dokumentach
• Język uŜytkownika, a nie
eksperta
BADANI OCZEKIWALI
UŻYTECZNOŚCI PŁYNĄCEJ TYLKO W
ICH STRONĘ. NIE ZAKŁADALI, ŻE ICH
PRACA I TRUD MOGĄ BYĆ
UŻYTECZNE DLA INNCYH, MNIEJ
INNOWACYJNYCH PODMIOTÓW.
POKL poszukuje rozwiązań w jakimś stopniu niestandardowych, ale
zarazem powszechnie uŜytecznych i moŜliwych do upowszechnienia.
Wnioskodawcy fiksowali się na „odkrywczym” aspekcie innowacyjności.
Innowacja
Pojęcie, które wymyka się definicjom:
NOWOŚĆ
• Coś, czego wcześniej nie było na rynku – w skali kraju.
• Rozwiązanie zastosowane po raz pierwszy – w skali
przedsiębiorstwa.
• Zwrócenie uwagi na grupy dotychczas wykluczone – w skali
grupy objętej pomocą.
SWOBODA
• Brak ograniczeń, szablonów, schematów, kreatywność.
• Eksperymenty zamiast zwykłego „kopiuj-wklej”.
• Brak moŜliwości zamknięcia innowacyjności w tradycyjnych
ramach– wniosek narzuca jakieś ramy i limity, a innowacja to
swoboda opisywania.
• Poszukiwanie innowacji jest zawodową przygodą dla działów
HR. Ta przygoda musi być jednak połączona z biznesowymi
korzyściami płynącymi do firmy – inaczej nie sposób przekonać
zarząd.
To nie jest do końca tak, Ŝe
wszystko to co tu zostało pokazane
juŜ istniej. Np. nie słyszałem o
czymś takim jak wirtualna taśma
produkcyjna, czyli stworzenia
takiego środowiska, w którym
moŜna bezpiecznie przećwiczyć
elementy produkcji.(…) Tutaj są tak
jakby takie dwa poziomy
innowacyjności moim zdaniem i
pewnie o tym naleŜałoby
podyskutować. Z jednej strony
proszę zauwaŜyć, Ŝe nasza firma
startuje z dosyć niskiego poziomu
wdroŜenia, w ogóle z jakichkolwiek
produktów, narzędzi HRowych. W
związku z tym, z naszego punktu
widzenia, kaŜda zmiany w tym
obszarze to jest innowacja(…) na
naszym podwórku.
POZIOMY
• Coś bliskiego, a nie „budowanie rakiety kosmicznej”.
• MoŜe być realizowana na róŜnych poziomach – bardziej lub
mniej radykalnie, w kontekście podejścia lub narzędzi.
Wszystkie generowane w konkursie innowacje same w sobie nie były innowacyjne. Badani uzasadniali
ich zasadność na podstawie grupy objętej pomocą, bądź złoŜoności systemu, którego dotyczyły.
Pokazuje to, Ŝe Projektodawcy są ostroŜni w wymyślaniu rzeczywistych innowacji – zdają sobie
sprawę, Ŝe zagroŜenia płynące z takich działań są bardzo duŜe, a nie spodziewają się finansowania
negatywnych skutków projektu dla organizacji.
Upowszechnianie
MoŜe się udać jedynie poprzez język korzyści
JĘZYK KORZYŚCI
• Przestawienie potencjalnych korzyści wynikających z
wzięcia udziału w projekcie
• Pokazanie wartości dodanej dla firmy – pieniądze,
wymiana wiedzy, budowanie wizerunku firmy
SUKCESY INNYCH
• Przykłady udanych (!) projektów zrealizowanych w
latach poprzednich – sukces innych motywuje do
spróbowania – „MoŜe mi teŜ się uda?”
ŚRODKI PRZEKAZU
• Napisanie ksiąŜki
• Publikacje
Jak musieli byśmy zaangaŜować
nasze zasoby Ŝeby umoŜliwić to
upowszechnianie. A z drugiej strony
nawet taka prosta rzecz- czy taka
forma upowszechniania jak
napisanie ksiąŜki, publikacji
dotyczącej tego innowacyjnego
projektu(…),nie byłem przekonany
czy to moŜna zaliczyć do
upowszednienia czy nie moŜna.
Jeśli cel główny jest taki, Ŝe mamy
to oferować innym firmom za
darmo, nie jest to dla mnie korzyść.
Problematyka upowszechniania jest zbyt wąsko wyjaśniona. Badani nie widzą w niej
korzyści dla siebie i swojej firmy. Pojawiają się pytania: „Dlaczego mamy rozdawać nasze
know-how? „Dlaczego nie moŜemy zarabiać na naszych pomysłach”.
Trzeba ubrać idee upowszechniania w atrakcyjne hasła, które do niej przekonają.
UŜyteczność
Badani zakładali, Ŝe uŜyteczność projektu będzie jednokierunkowa – tylko w ich stronę:
PRZEWODNIK KROK PO KROKU
• Pokazanie jak powinno się wypełniać wniosek krok po kroku
• GPS po dokumentach, mapa dokumentu, lista załączników – elementy ułatwiające
działanie
ELASTYCZNOŚĆ
• Pomocne i elastyczne dla uŜytkownika formy – sztywny szablon bez moŜliwości modyfikacji
sprzyja wygodnemu korzystaniu. Modyfikacje to:
• dodawanie grafik, własnych wskaźników, schematów
• dodawanie załączników
• rozmowa z osoba piszącą wniosek – lepsze zrozumienie tematu
PROSTOTA
• Język uŜytkownika, a nie eksperta piszącego program.
• Przykładowe rozwiązania
Trudno było pogodzić im się z faktem, Ŝe to oni i ich pomysły mają być w
efekcie uŜyteczne dla innych., czyli Ŝe udany projekt, to nie tylko dobrze
napisany wniosek. Udany projekt, to projekt wdroŜony i upowszechniony.
Niezrozumienie charakteru konkursu
SPECYFIKA KONKURSU
Na początku ćwiczenia sama idea konkursu była oceniania bardzo pozytywnie. Na etapie
końcowym firmy nie widziały dla siebie dostatecznych korzyści biznesowych. Wynika to z
nieprecyzyjnie określonego charakteru konkursu. Badani odnieśli się do swoich
dotychczasowych doświadczeń z projektami standardowymi.
DOKUMENTY
Jedynie w Wytycznych konkursowych pojawiają się informacje porządkujące pojęcia
niezbędne dla konkursu o charakterze innowacyjnym. Takie informacje nie są
wystarczające.
PROCES
Nie został wystarczająco zrozumiany. Badani byli przekonani, Ŝe rozumieją załoŜenia,
jednak na etapie końcowym okazało się, Ŝe nie załoŜenia nie zostały zrozumiane.
Jednak po dzisiejszym spotkaniu, po tej definicji innowacyjność i rozmowie o budŜecie,
pojawiła mi się taka obawa czy jak przyjdzie do prawdziwego wniosku, to jak to się będzie
miało do mojej organizacji, do celów, które realizujemy na co dzień. (…)
Nie moŜna nawet dodać
załącznika do wniosku, który by
lepiej aniŜeli w zamkniętej ramie
tabelki pozwalał opisać pomysł
(…).
Stopień zrozumienia charakteru i załoŜeń konkursu nie
jest wystarczający. Badani nie rozumieją jego celu
głównego, nie potrafią odnieść przewodniej idei do
specyfiki swojej firmy.
• Pozytywne reakcje na Wytyczne nie przełoŜyły się na
zrozumienie idei konkursu – badani potencjalni wnioskodawcy
pozostali na swoich biznesowych pozycjach.
• Sens udziału w projektach innowacyjnych testujących umykał
respondentom, co wskazuje, Ŝe trzeba go znacznie silniej i
prościej podkreślać w dokumentacji.
• Taka postawa respondentów wskazuje na jeszcze jedno,
szersze i powaŜniejsze zjawisko: przejście od myślenie w
kategoriach „ile dostaniemy z PARP” na myślenie „jaki
wartościowy projekt pomoŜe nam sfinansować PARP?” będzie
trudne. Sama zmiana postawy będzie wymagać wysiłku.
Wnioski i rekomendacje
Grupa docelowa konkursu
Powodzenie konkursu wymaga adresowania go do firm, które mają
jednocześnie duŜy potencjał innowacyjności i zasoby realizacyjne
Firmy stabilne
Firmy
duŜe
Innowacje z dziedzinie HR mogą
pomóc im w zabezpieczeniu silnej
pozycji, mają zasoby na
fragmentaryczne wdroŜenie
innowacji.
KORZYŚĆ: PRESTIś I SZANSA
Firmy
średnie
Zdolne do tworzenia innowacji, ale
ich testowanie i wdraŜanie musi być
moŜliwe w małej skali, inaczej nie
podejmą ryzyka dezorganizacji
firmy.
KORZYŚĆ: SZANSA NA
PRZEWAGĘ
Firmy z
problemami
Innowacje HR będą dla nich
atrakcyjne tylko gdy poprowadzą
wprost do poprawy sytuacji – nie
będą to innowacje o duŜym
poziomie ryzyka.
KORZYŚĆ: SWOBODA
POSZUKIWANIA WYJŚCIA
Innowacje HR to dla nich zbyt duŜe
ryzyko – być moŜe będą wdraŜać
innowacje produktowe, ale nie
organizacyjne.
Komunikacja
Tworząc komunikat odnoszący się do idei konkursu innowacyjnego,
trzeba mieć na uwadze:
Język korzyści – naleŜy
mówić takim językiem,
by działy HR mogły
przy jego uŜyciu
pokazać korzyści
Zarządom.
Korzyści płynące z
projektu dotykające
bezpośrednio
Projektodawców.
Uatrakcyjnienie
idei
upowszechniania i
innowacyjności.
Budowa marki
„INNOWACYJNOŚĆ”
Corporate
Cała komunikacja powinna się wywodzić od silnej marki
innowacyjności. NaleŜy dąŜyć do tego, by samo uczestnictwo w
konkursie innowacyjnym było prestiŜowe. Budowa silnej
społecznie marki „INNOWACYJNOŚĆ” wydaje się być najbardziej
obiecującym rozwiązaniem.
Konkurs
UJEDNOLICENIE DOKUMENTACJI.
Stworzenie jednego dokumentu, który będzie się składał z dokumentów, które w tej chwili są w
róŜnych wersjach i pisane róŜnym językiem.
Znaczy myślę, Ŝe ten dokument powinien być tutaj właśnie uzupełniony o tą część związana z
wypełnianiem wniosku i jeśli mimo wszystko mamy tutaj biurokratycznie polegać na generatorze
wniosków to moim zdaniem moŜna stworzyć bardzo dobra koncepcję, doskonale to opisać, a później
się przejechać na etapie wypełniania wniosków. Jeśli tutaj ocena jest na podstawie tego generatora
wniosków to mimo wszystko-albo dopasować tą instrukcję (…), albo zawrzeć jako część tego
dokumentu.
UPROSZCZENIE JĘZYKA.
Uproszczenie języka tylko i wyłącznie w Wytycznych konkursowych nie przyniesie oczekiwanych
rezultatów, jeśli pozostałe dokumenty napisane są trudnym językiem, a pomiędzy wytycznymi a
innymi elementami brak „pomostów”.
Z tego dokumentu nie wynika np. (…) czy zdania związane z projektem powinny być szczegółowo
opisane czy ogólnie,(…). Tego typu wskazówki mogłyby być zawarte, juŜ tutaj na etapie tworzenia tego
dokumentu. Analogicznie tutaj, to był projekt innowacyjny testujący, tak? Czym się w takim razie róŜni
od projektu innowacyjnego upowszechniającego?
Konkurs
WCZESNE WPROWADZNEIE PERSPEKTYWY CELÓW NADRZĘDNYCH WZGLĘDEM
INTERESU BIZNESOWEGO.
Pokazanie znaczenia wymiaru uŜyteczności na skalę kraju, zarówno dla samego
projektu, jak i dla szans na uzyskanie wsparcia. Powiązanie udziału w projekcie z
podniesieniem prestiŜu marek oraz osób.
Ja bym się odwołał jeszcze do ambicji ludzi pracujących w HR.(…), jeśli pokaŜemy, Ŝe ktoś
wystąpi na jakiejś tam konferencji, pokaŜe jakie to fantastyczne rozwiązanie wymyślił,
myślę, Ŝe dla wielu ludzi będzie to argument przekonywujący.
Jaki jest sens, Ŝe my wymyślimy coś dla kogoś?
ODNIESIENIE DO WEWNĘTRNYCH CELÓW BIZNESOWYCH FIRMY.
NaleŜy mówić językiem korzyści biznesowych. Firmy biorące udział w projekcie nie mogą
mieć poczucia, Ŝe są wykorzystywane, a ich wiedza będzie rozdawana bez ich udziału.
To skutecznie zniechęca do aktywności. NaleŜy wypracować taki model, który pozwoli
dystrybuować wypracowaną wiedzę i jednocześnie będzie dawał Projektodawcom
satysfakcję z auto promocji dzięki dominującej roli w przedsięwzięciu.
Tam decydentami są prezesi i biznes, dlatego korzyści muszą być pokazane na poziomie biznesowym.
Chcąc dotrzeć do danej grupy trzeba mówić jej językiem. (…)
Konkurs
KRYTERIA OCENY.
Innowacyjne pomysły są trudne do wpisania w ramy wniosku, szczególnie z
perspektyw wnioskodawców skierowanych na samą innowacyjność projektu. To
bardzo utrudnia prawidłową ocenę wniosków i stawia nowe zadania przed
procedurą kwalifikowania.
Cały czas mówimy o rzeczach nie realnych. No nie oszukujmy się, to się musi
zmieścić w znakach. Nie wiem czy mieliście podobne spostrzeŜenia- oceniało nas
dzisiaj kilka osób z róŜnych światów. Informacje od tych osób były róŜne. Trudno mi
powiedzieć czy jakbyśmy wysłali film czy stworzyli prezentacje w PowerPoint to czy to
byłoby rozwiązaniem.
SYSTEM APLIKOWANIA, KSZTAŁTU GENERATORA.
Generator wniosków moŜe „odcinać” elementy znacznie zwieszające ich
merytoryczną wartość. System aplikowania powinien zawierać element
bezpośredniej konfrontacji koncepcji i sposobu myślenia Wnioskodawcy z
osobami oceniającymi wniosek, przynajmniej w postaci swobodnej wypowiedzi
pisemnej.
Mi się wydaje, Ŝe moŜna by dosyć jasno oddzielić tą cześć na swobodne opisywanie
(gify, obrazki, prezentacja), od tej części formalnej. To znaczy myśmy opisali swój
pomysł i teraz opiszmy w drugim miejscu dlaczego on jest praktyczny, moŜliwy do
upowszechnienia itd. (…)
APLIKACJA
Zasadna wydaje się rozwaŜenie znacznie bardziej rozbudowanego
systemu aplikowania:
PIERWSZE POMYSŁY
Wstępny rys pomysłów
odnoszący się tylko do wymogu
innowacyjności.
PIERWSZA WERYFIKACJA
ZASADNICZA CZĘŚĆ KONKURSU
PREZENTACJA POMYSŁÓW
ROZSTRZYGNIĘCIE
Pomoc dla zespołów na
platformie internetowej (HELP
DESK).
15 minutowe prezentacje
finalnych pomysłów przed
Komisją Oceniającą Projekty.
By pieniądze zostały przeznaczone rzeczywiście na WARTOŚCIOWE
innowacje, trzeba dołoŜyć wszelkich starań, by innowacji tych nie
przeoczyć. W sytuacji, gdy interes PARP i wnioskodawcy są
zrównowaŜone, warto poszukiwać takŜe zrównowaŜonego systemu
aplikowania.
DZIĘKUJEMY ZA
UWAGĘ!
METODOLOGIA PROCESU BADAWCZEGO
PIERWSZY ETAP PROCESU BADAWCZEGO
• Rekrutacja Uczestników badania.
• Warsztat inicjujący projekt połączony z
rozlosowaniem Case study.
DRUGI ETAP PROCESU BADAWCZEGO
• Zasadnicza praca na platformie projektowej.
• Wypełnienie wniosków projektowych w
Generatorze Wniosków.
Sześć zespołów projektowych w podziale
na:
1. DuŜe firmy
2. Średnie firmy
Praca na wylosowanych Case studies. W
ciągu tej części procesu Badani mogli
korzystać z moŜliwości zadawania pytań
Konsultantowi PARP. Nad ich pracą czuwał
takŜe wirtualny Szef, a platforma projektowa
była miejscem kontaktu.
TRZECI ETAP PROCESU BADAWCZEGO
• Prezentacja pomysłów przed Komisją Oceniającą.
• FGI
• Raport końcowy i rekomendacje.
Prezentacje pomysłów przed Ekspertami
pokazały róŜnice na płaszczyźnie pomysłu i
generatora.
Zasadniczą częścią badania ewaluacyjnego była praca na platformie projektowej. Badanie zostało przeprowadzone
metodą Bulletin Board Discussion. Forma badania przypominała zamknięte forum internetowe, na którym Badani
mogli się swobodnie wypowiadać, oraz zadawać pytania Ekspertom. Z badawczego punktu widzenia, metoda
pozwoliła obserwować etapy pracy nad pomysłem i procesem wpisywania go w ramy Generatora, bez widocznej
ingerencji w proces pracy Respondentów.