ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
- informacja ogólna
1. Oferta dotyczy 2-dniowej obsługi imprezy plenerowej – „ Dni Ornety 2015” (wystąpią m.in. The
Postman, Allside, Zespół Disco-Polo, bitwa DJ ) – w zakresie gastronomii, na zasadzie wyłączności.
Miejsce i termin imprezy: - 12.06.2015 r. - plac przy MDK w Ornecie, ul. 1 Maja 45 (własny agregat)
- 13.06.2015 r. - plac przy Ośrodku Sportu i Rekreacji w Ornecie, ul. Sportowa 7
2. W ramach realizowanej usługi oferent winien zapewnić:
 miejsca siedzące za stołami pod zadaszeniem lub parasolami dla konsumentów (min. ilość 300
miejsc – plac przy hali oraz ok. 100 plac przy MDK)
 sprzedaż piwa (do 4,5%) i napojów bezalkoholowych w naczyniach plastikowych
 sprzedaż gastronomiczną z wykorzystaniem naczyń plastikowych
 wygrodzenie miejsca punktów sprzedaży i konsumpcji
 zachowanie czystości na obszarze konsumpcji i sprzedaży
3. Szczegółowe warunki konkursu na wyłączną obsługę gastronomiczną podczas imprez plenerowych
„Dni Ornety 2015” w dniach 12 i 13 czerwca 2015 roku określa załącznik do zaproszenia.
Można się z nimi również zapoznać na stronie internetowej www.orneta.pl oraz na stanowisku ds.
promocji, sportu i turystyki, pok. Nr 9 (tel. 55/2210209) w Urzędzie Miejskim w Ornecie.
4. Oferty należy składać w zamkniętych kopertach w Urzędzie Miejskim w Ornecie, Plac Wolności 26
11-130 Orneta lub za pośrednictwem Poczty na ten sam adres /decyduje data wpływu oferty do
sekretariatu UM/.
5. Oferty przyjmowane będą do dnia 21.05.2015 roku do godz. 12.00
6. Ogłoszenie o wyborze oferty zostanie podane na stronie internetowej Urzędu Miejskiego oraz przesłane
do każdego oferenta.
WARUNKI KONKURSU
na wyłączną obsługę gastronomiczną podczas imprez plenerowych „DNI ORNETY 2015", w dniach
12 i 13 czerwca 2015 roku na placu przy Miejskim Domu Kultury oraz Ośrodku Sportu i Rekreacji
w Ornecie.
I. Opis przedmiotu oferty i wymagania .
1)
Na przedmiot zamówienia składa się: Zapewnienie obsługi gastronomicznej podczas imprez
plenerowych „DNI ORNETY 2015", w dniach 12 i 13 czerwca 2015 roku.
2) Zakres rzeczowy, który musi zapewnić Wykonawca (oferent) obejmuje co najmniej:
a) 2 stoiska gastronomiczne, o zróżnicowanym asortymencie, m. in.:
- potrawy z grilla i rożna (kiełbaski, szaszłyki, karkówka, steki itp., warzywa pieczone)
- hot dogi, hamburgery, zapiekanki, itp..
- napoje bezalkoholowe
- napoje alkoholowe do 4.5% w kubkach plastikowych
b) sprzęt, towar, pracowników obsługi w ilości wystarczającej do obsługi uczestników imprez
c) miejsca konsumpcyjne na placu imprezy w ilości nie mniejszej niż dla
 300 osób (stoły, ławy pod zadaszeniem lub parasolami) – plac przy OSIR
 100 osób (stoły, ławy pod zadaszeniem lub parasolami) – plac przy MDK
2)
Zamawiający ustala opłatę za wyłączność na obsługę gastronomiczną imprezy w wysokości
minimalnej 3500 zł brutto. Wysokość zaproponowanej przez oferenta opłaty stanowi element oceny
oferty, na zasadach określonych w dalszych postanowieniach.
3) Wyłączność na usługę nie obejmuje drobnego handlu spożywczego typu: wata cukrowa, kukurydza
prażona, gofry, orzeszki, oraz lokalnych wyrobów typu ciasta, chleb ze smalcem i ogórkiem
małosolnym itp. Na sprzedaż tych produktów zgodę uzyskali również lokalni wytwórcy.
4) Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania postanowień organizatora w zakresie regulaminu
i programu imprez podczas DNI ORNETY 2015 – zwłaszcza w zakresie wymagań dotyczących
zapewnienia bezpieczeństwa i porządku.
5) Wykonawca zobowiązany jest do rozstawienia stoisk zgodnie z wytycznymi organizatora zawartymi
w regulaminie imprezy.
6) Wykonawca zobowiązuje się do ciągłej obsługi punktów gastronomicznych podczas w/w imprezy
w czasie jej trwania oraz do bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego obszaru
w trakcie i po każdym dniu imprezy,
7) Wykonawca zobowiązuje się do wydawania zakupionych posiłków w naczyniach jednorazowych
(z papieru lub plastiku).
8) Wykonawca zobowiązany jest do użytkowania w ramach świadczenia usługi sprawnych technicznie
instalacji i urządzeń.
9) Organizator nie ponosi żadnych skutków prawnych, związanych z zaistniałymi w tracie trwania imprez
warunków atmosferycznych czy też frekwencji uczestników imprez.
II. Warunki udziału Wykonawców w konkursie.
O obsługę gastronomiczna imprezy z wyłącznością mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1. Złożą oferty zgodne z wymaganiami konkursu, dostarczą informacje o posiadanym doświadczeniu
(udokumentowane referencjami, wykaz obsługiwanych imprez o podobnym charakterze) oraz
zadeklarują kwotę za wyłączność na obsługę gastronomiczną imprezy, nie mniejszą niż określoną
w pktI.2
2. Posiadają uprawnienia do wykonywania tego typu działalności gastronomicznej, poświadczone
wpisem do Centralnej Ewidencji Podmiotów Gospodarczych.
3. Jednorazowe zezwolenie na sprzedaż alkoholu do 4,5 % w miejscu imprezy , wybranemu
wykonawcy wyda Burmistrz Ornety. Zezwolenie zostanie wydane na wniosek Wykonawcy zgodnie
ze stosownymi przepisami.
III. Opis i kryteria oceny oferty:
1) Wykonawca zobowiązany jest do podania kwoty, jaką może zapłacić za uzyskanie wyłączności. Cena
musi być podana w złotych polskich cyfrowo i słownie. Cenę oferty należy podać
z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Minimalna cena wynosi : 3500 zł brutto.
2) Organizator oceni oferty w dwóch etapach:
a)
Etap I - Zamawiający oceni spełnienie warunków udziału w postępowaniu na podstawie
złożonych dokumentów (spełnienie warunków konkursu oraz ocena doświadczenia Wykonawcy).
W II etapie będą oceniani Wykonawcy, którzy zostali pozytywnie zweryfikowani w etapie I.
b)
Etap II - Przy ocenianiu ofert, w tym etapie Zamawiający będzie kierował się kwotą
zaproponowaną za wyłączność na obsługę gastronomiczną. Wygrywa oferta z najwyższą
zaproponowaną przez Wykonawcę kwotą za wyłączność.
IV. Informacje dotyczące przygotowania oferty.
1.
Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
2.
Oferta musi być sporządzona czytelnie, w języku polskim, napisana na maszynie do pisania lub
komputerze lub inną trwałą techniką oraz podpisana przez osobę/osoby uprawnione do
reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z dokumentem rejestracyjnym i wymogami ustawowymi oraz
opatrzona pieczątkami imiennymi. Oferta musi zawierać numer telefonu oferenta.
3.
Oferta musi zawierać wszystkie dokumenty poświadczające spełnienie wymagań określonych
w pkt. II
4.
W przypadku podpisania oferty przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, do oferty powinno
być załączone upoważnienie do podpisywania oferty.
5. Jeśli wykonawcą jest spółka cywilna lub jawna oferta musi być podpisana przez wszystkich
wspólników tej spółki a do oferty powinna być dołączona umowa spółki.
6. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, zabezpieczonej w sposób gwarantujący zachowanie
poufności jej treści. Oferta powinna być zaadresowana w sposób następujący:
Urząd Miejski w Ornecie, Plac Wolności 26, 11-130 Orneta
Z dopiskiem:
Oferta na zapewnienie obsługi gastronomicznej
podczas imprez plenerowych „DNI ORNETY 2015"
Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała wymagań Zamawiającego, zastrzega on sobie możliwość
zamknięcia konkursu bez wybrania oferty i zawarcia umowy z dowolnie wybranym przez siebie
podmiotem, lub ogłoszenie nowego konkursu. O zamknięciu konkursu bez wybrania oferty
zamawiający powiadomi pisemnie uczestników.
V. Termin związania ofertą.
Termin związania ofertą mija po 30 dniach od upływu terminu składania ofert.
VI. Wymagany termin realizacji zamówienia: 12 i 13.06.2015 r.
Szczegółowych informacji udziela inspektor ds. promocji, turystyki i sportu Urzędu Miejskiego
w Ornecie - p. Justyna Podleś tel. 55/2210209
VII. Składanie i otwieranie ofert.
1. Oferty przyjmowane będą do dnia 21.05.2015roku do godz. 12.00
2. Otwarcie ofert nastąpi do dnia 22.05.2014 r. w Urzędzie Miejskim w Ornecie.
3. Ogłoszenie o wyborze oferty zostanie podane na stronie internetowej Urzędu Miejskiego oraz przesłane
do każdego oferenta.
VIII. Zawarcie umowy.
1. Zamawiający pisemnie powiadomi Wykonawcę o wyborze jego oferty, miejscu i terminie podpisania
umowy w terminie nie krótszym niż 4 dni od daty ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej
oferty.
2. Zamawiający dopuszcza możliwość podpisania umowy z Wykonawcą w formie korespondencyjnej.
3. Zamawiający informuje i zastrzega, iż wyłączność na obsługę gastronomiczną dotyczy ogrodzonego
terenu imprezy masowej na placu Ośrodka Sportu i Rekreacji w Ornecie, oraz imprezy na placu przy MDK
w Ornecie.
6.