Opis przedmiotu zamówienia na zaprojektowanie, wykonanie i

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Załącznik Nr 1do SIWZ
Opis przedmiotu zamówienia na
zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie systemu
informatycznego wspierającego Beneficjenta Systemowego
w realizacji projektu systemowego
„Kształcenie zawodowe pielęgniarek i położnych w ramach
studiów pomostowych”, współfinansowanego
z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki.
1 Wprowadzenie
Minister właściwy do spraw zdrowia - Departament Pielęgniarek i Położnych pełni rolę
Beneficjenta Systemowego dla projektu systemowego pn. „Kształcenie zawodowe pielęgniarek
i położnych w ramach studiów pomostowych”, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu
Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Działania 2.3 Wzmocnienie
potencjału zdrowia osób pracujących oraz poprawa jakości funkcjonowania systemu ochrony
zdrowia.
Zadaniem systemu informatycznego, będącego przedmiotem niniejszego zamówienia, będzie
wsparcie pracowników Departamentu Pielęgniarek i Położnych w prawidłowej i efektywnej
realizacji zadań związanych z realizacją ww. projektu.
System informatyczny ma zapewnić pełną kontrolę i monitoring procesów związanych
z realizacją w/w projektu dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej, w tym nad realizacją
studiów pomostowych, zarządzaniem projektem oraz promocją i informacją, aż po zakończenie
realizacji projektu i sporządzenie raportów z osiągniętych efektów.
1.1 Zawartość dokumentu
Rozdział 2 opisuje procesy biznesowe związane z realizacją w/w projektu systemowego, które
będą wspierane przez system informatyczny. W rozdziale 3 jest przedstawiony zarys koncepcji
funkcjonalnej systemu informatycznego. Zawiera on ogólne założenia odnośnie funkcjonalności
systemu informatycznego. Założenia te są uszczegółowione w rozdziałach 4 - 6, zawierających
szczegółowe wymagania odnośnie przedmiotu zamówienia. Każde wymaganie jest przypisane
do jednej z kategorii:
• kluczowe,
• opcjonalne.
Oferty nie spełniające wymagań kluczowych zostaną odrzucone na etapie oceny ofert, jako
oferty których treść nie odpowiada treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.
Dopuszczalne jest składanie ofert nie spełniających wszystkich lub niektórych wymagań
opcjonalnych. Zaoferowanie systemu informatycznego spełniającego poszczególne wymagania
opcjonalne skutkować będzie przyznaniem ofercie, w toku oceny ofert, dodatkowych punktów,
w oparciu o kryterium „parametry techniczne”, wg zasad opisanych szczegółowo w Rozdziale 5
SIWZ.
1.2 Stosowane skróty i oznaczenia
BS – Beneficjent Systemowy (Minister właściwy do spraw zdrowia - Departament Pielęgniarek
i Położnych);
EFS – Europejski Fundusz Społeczny;
GWA PO KL – Generator Wniosków Aplikacyjnych dla Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki v 5.3.5 (z aktualizacjami);
GWP PO KL – Generator Wniosków Płatniczych dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
v 2.1.6 (z aktualizacjami);
IW/IP II – Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca II stopnia (Departament Funduszy
Europejskich w Ministerstwie Zdrowia);
PEFS 2007 – Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego na lata 2007 –
2013 v 2.0 (z aktualizacjami);
Oprogramowanie bazowe – oprogramowanie stanowiące środowisko pracy systemu (np. systemy
operacyjne, serwery baz danych, serwery aplikacyjne, serwery webowe), udostępnione przez
zamawiającego na potrzeby SI;
Oprogramowanie dedykowane – oprogramowanie wytworzone przez wykonawcę na potrzeby SI;
Oprogramowanie podstawowe – oprogramowanie wchodzące w skład SI lub będące podstawą
budowy SI (np. platformy do budowy aplikacji, standardowe moduły funkcjonalne), wytworzone
przez wykonawcę lub inny podmiot przed dniem zawarcia umowy;
2
OPZ - niniejszy dokument (Opis przedmiotu zamówienia, stanowiący Załącznik Nr 1 do
SIWZ);
PO KL – Program Operacyjny Kapitał Ludzki na lata 2007-2013;
SI – system informatyczny będący przedmiotem niniejszego zamówienia;
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia obowiązująca w niniejszym
postępowaniu o udzielenie zamówienia;
Zamawiający – Zakład Zamówień Publicznych przy Ministrze Zdrowia (zadania wynikające
z realizacji przedmiotu zamówienia będzie wykonywał BS).
2 Procesy biznesowe związane z realizacją projektu
2.1 Realizacja studiów pomostowych dla pielęgniarek i położnych – zadanie zlecone
wykonawcom (uczelniom)
Instytucjami zaangażowanymi w realizację projektu są uczelnie wyższe kształcące na kierunku
pielęgniarstwo/położnictwo, wybrane w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych.
Corocznie z uczelniami wybranymi w dwuetapowym postępowaniu przetargowym, zawierana
jest umowa ramowa (etap I), a następnie umowy wykonawcze o dofinansowanie studiów
pomostowych w ramach projektu (etap II). Studia pomostowe uruchamiane są dwa razy w roku
kalendarzowym – nabór wiosenny oraz nabór jesienny.
Aktualnie kształcenie na studiach pomostowych w ramach projektu realizuje 57 uczelni
wyższych na terenie całej Polski. Na poziomie uczelni prowadzona jest tzw. obsługa
administracyjna projektu, polegająca m.in. na:
− rekrutacji kandydatów na studia pomostowe realizowane w ramach projektu;
− podpisywaniu umów ze studentami, dotyczących udziału w studiach pomostowych
realizowanych w ramach projektu (tzw. umowy uczestnictwa);
− pozyskiwaniu danych osobowych uczestników studiów pomostowych wraz
z oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie tych danych w ramach projektu.
Zakres gromadzonych i przetwarzanych danych osobowych uczestników studiów pomostowych
określa załącznik do umowy uczestnictwa, stanowiący jednocześnie załącznik nr 1 do
przedmiotowego dokumentu.
Zebrane na poziomie uczelni dane osobowe uczestników projektu gromadzone są w formie
plików MS Excel, na podstawie których następnie możliwe jest wprowadzanie danych do
formularza PEFS 2007.
Na poziomie uczelni również wykonywana jest ankietyzacja uczestników studiów
pomostowych, którzy ukończyli kształcenie w ramach przedmiotowego projektu. Wypełnione
ankiety w wersji papierowej uczelnia przesyła do BS, gdzie opracowywane są wyniki ankiet.
2.2 Zarządzanie projektem
W ramach zarządzania projektem Kierownik projektu koordynuje realizację zadań określonych
we wniosku o dofinansowanie projektu, dotyczących m.in. realizacji kształcenia
podyplomowego, prowadzonych działań informacyjno – promocyjnych, rozliczeń finansowych
projektu (przygotowanie wniosków o płatność), zakupów dokonywanych w ramach projektu,
w tym systemu informatycznego i wyposażenia Wydziału Wdrażania Projektu Systemowego,
szkoleń kadry zarządzającej projektem, archiwizacji dokumentów, w oparciu o harmonogram
i budżet projektu.
BS na bieżąco monitoruje realizację projektu w uczelniach m.in. poprzez weryfikację sprawozdań
oraz kontrole wykonawców. Wyniki kontroli przedstawiane są wykonawcom w formie
informacji pokontrolnej.
Obowiązki BS w zakresie sprawozdawczości określa decyzja w sprawie dofinansowania
projektu systemowego. Informacje sprawozdawcze BS przekazuje do IW/IPII w części
sprawozdawczej wniosku o płatność. Wniosek o płatność łączy informacje nt. wydatków
poniesionych w ramach projektu z opisem zadań, w związku, z którymi wydatki te zostały
3
poniesione. Połączenie postępu rzeczowego z finansowym pozwala na rzetelne monitorowanie
realizacji projektu. Szczegółowe wytyczne dotyczące sporządzania wniosku o płatność
określone są w dokumencie pn. Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
BS sporządza i przekazuje do IW/IP II wniosek o płatność zgodnie z harmonogramem,
stanowiącym załącznik do decyzji w sprawie dofinansowania projektu systemowego, co do
zasady nie rzadziej niż raz na trzy miesiące oraz w przypadku wniosku o płatność końcową
zgodnie z terminem określonym w decyzji w sprawie dofinansowania projektu systemowego.
BS jest zobowiązany do przedkładania wraz z wnioskiem o płatność informacji finansowej –
zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem (załącznik nr
1 do wniosku o płatność) oraz informacji o wszystkich uczestnikach projektu (załącznik nr 2 do
wniosku o płatność).
Wniosek o płatność wraz z załącznikiem nr 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego
wsparcia należy przygotować w GWP PO KL.
Wnioski o płatność poddawane są w IW/IP II ocenie formalnej, a następnie są weryfikowane
pod kątem postępu rzeczowego i finansowego, zgodnie z procedurami wewnętrznymi
obowiązującymi w IW/IPII.
2.3 Promocja i informacja
W ramach realizacji przedmiotowego zadania przygotowywane są i dystrybuowane graficzne
materiały informacyjno – promocyjne (plakaty, ulotki, broszury, kalendarze, banery, pakiety
startowe) w uczelniach, zakładach opieki zdrowotnej. Prowadzona jest kampania informacyjno –
promocyjna w Internecie, radiu, czasopismach branżowych. Organizowane są konferencje,
spotkania z udziałem m.in. przedstawicieli uczelni realizujących studia pomostowe w ramach
projektu, mediów oraz środowiska zawodowego pielęgniarek i położnych. BS jest zobowiązany do
przedkładania raportów z osiągniętych efektów podejmowanych działań. Osiągnięte rezultaty
projektu przedstawione zostaną w raportach informacyjnych prezentowanych np. w formie broszur,
audycji radiowych i TV, artykułów prasowych. W celu badania zmian postaw i zachowań oraz
oceny efektywności projektu, wśród absolwentów studiów pomostowych przeprowadzane są
ankiety ewaluacyjne.
3 Koncepcja funkcjonalna systemu informatycznego
System informatyczny umożliwia sprawne zarządzanie projektem poprzez gromadzenie,
przetwarzanie i analizę danych o działaniach związanych z projektem. System informatyczny
usprawnia proces monitoringu i sprawozdawczości projektu.
3.1 Użytkownicy SI
Użytkownikami SI będą pracownicy Departamentu Pielęgniarek i Położnych, uprawnieni
przedstawiciele wykonawców (uczelni realizujących studia pomostowe). Dodatkowo
przewiduje się udostępnienie SI upoważnionym przedstawicielom IW/IP2.
3.2 Ewidencja uczestników projektu
System informatyczny musi umożliwiać pozyskiwanie informacji o uczestnikach studiów
pomostowych realizowanych w ramach projektu „Kształcenie zawodowe pielęgniarek
i położnych w ramach studiów pomostowych”, współfinansowanego z EFS w ramach Priorytetu
II, Działania 2.3, Poddziałania 2.3.2 PO KL.
3.3 Rejestrowanie i przechowywanie dokumentów
Dokumenty wykorzystywane w procesach związanych z realizacją dofinansowanego projektu
zawierające informacje kluczowe z punktu widzenia logiki działania SI, powinny być
wprowadzane do SI w formie strukturalnej, przy pomocy formularzy zawierających
odpowiednie pola edycyjne, lub przy pomocy automatycznego mechanizmu ładującego
zawartość dokumentów o określonej strukturze informacyjnej. Pozostałe dokumenty,
4
niezawierające informacji kluczowych z punktu widzenia logiki SI, będą ładowane do SI
w formie plików binarnych (np. dokumentów w formacie Word, PDF lub skanów) i opatrywane
metryczką zawierającą podstawowe dane dokumentu.
Podstawowymi dokumentami rejestrowanymi w SI będą:
− wniosek o dofinansowanie projektu,
− umowy z wykonawcami wraz z załącznikami,
− faktury VAT za usługi/towary wykonane/zakupione w trakcie realizacji projektu,
− inne dokumenty pojawiające się podczas realizacji projektu – zarówno otrzymywane od
wykonawców, jak i tworzone u BS.
3.4 Wymiana danych z innymi aplikacjami
System informatyczny musi współpracować z aplikacjami takimi jak: PEFS 2007 v 2.0
(z aktualizacjami), GWA PO KL v 5.3.5 (z aktualizacjami), MS Excel.
Kryteria współpracy SI z narzędziami wymaganymi w PO KL:
− Import/Export pliku GWA PO KL v 5.3.5 (z aktualizacjami) do/z aplikacji,
− Import/Export załącznika nr 1 do Wniosku o płatność PO KL do/z pliku MS Excel,
− Import/Export załącznika nr 2 do Wniosku o płatność PO KL do/z pliku MS Excel,
− Import/Export formularza PEFS 2007 v 2.0 (z aktualizacjami) do/z aplikacji.
System informatyczny musi pozwalać na współpracę z MS Excel oraz edytorami plików
formatu PDF.
Dane w postaci plików importowanych/eksportowanych powinny mieć format XML oraz MS
Excel.
3.5 Monitorowanie i sprawozdawczość
System informatyczny musi monitorować postęp finansowy, postęp rzeczowy realizowanego
projektu, przepływy uczestników projektu oraz wykonawców – uczelni realizujących
kształcenie.
System informatyczny musi generować raporty i zestawienia według określonych wzorów na
podstawie danych wprowadzanych do SI. Raporty i zestawienia będą generowane i zapisywane
w SI. System informatyczny musi umożliwiać eksport raportów i zestawień do formatu MS
Excel i PDF.
Dokumenty wygenerowane przez SI muszą zawierać logo PO KL z hasłem PO KL:
„CZŁOWIEK – NAJLEPSZA INWESTYCJA”, godło Unii Europejskiej z odniesieniem
słownym do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego, logo Ministerstwa
Zdrowia oraz informację: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego.
3.6 Ankiety dla uczestników projektu
System informatyczny musi umożliwiać ankietowanie uczestników projektu w sposób
anonimowy, polegający na wypełnianiu anonimowych ankiet w części publicznej SI, dostępnej
za pomocą przeglądarki internetowej. System informatyczny musi umożliwiać przetwarzanie
pozyskanych informacji z ankiet wypełnionych przez uczestników projektu.
3.7 Możliwości konfiguracyjne
Elementy takie jak:
− struktury dokumentów wprowadzanych do SI w postaci formularzy,
− struktury danych eksportowanych do innych aplikacji (PEFS 2007, GWA PO KL, MS
Excel),
5
− szablony raportów i zestawień generowanych w systemie,
mogą po wdrożeniu SI ulegać okresowym zmianom. Konieczne jest zatem zaprojektowanie SI
w taki sposób, aby uwzględnienie tych zmian było możliwe i jak najprostsze. Preferowane będą
rozwiązania, które pozwolą na uwzględnienie tych zmian bez konieczności przebudowy SI
i wdrażania jego nowej wersji, jedynie poprzez operacje administracyjne (np. poprzez zmiany
w plikach konfiguracyjnych).
4 Wymagania funkcjonalne
4.1 Wymagania ogólne
WF-WO01 Zgodność z przepisami prawa i obowiązującymi wytycznymi
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi być zgodny z następującymi przepisami prawa:
• ustawą z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U.06.
nr 227, poz. 1658, z późn. zm.),
• rozporządzeniem rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym
przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającym
rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej z dnia
31.7.2006),
• ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r.,
Nr 101, poz.926, ze zm.),
• rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004
r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków
technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy
informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024),
• ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz.
1240 ze zm.),
• rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej
klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków
pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 38, poz. 207).
System informatyczny musi być zgodny z dokumentami programowymi PO KL oraz
właściwymi wytycznymi wydanymi przez Ministra Rozwoju Regionalnego na podstawie
ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, w szczególności z następującymi
dokumentami:
• Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - wersja obowiązująca od
1 stycznia 2010 r.,
• Zasady systemu sprawozdawczości Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 wersja obowiązująca od 6 stycznia 2010 r.,
• Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007-2013. Wytyczne w zakresie warunków
gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej z dnia 10 stycznia 2008 r.,
• Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki z dnia 4 lutego 2009 r. stanowiące załącznik do Planu komunikacji Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013,
• Księga Identyfikacji Wizualnej 2007/2008, stanowiąca załącznik Strategii komunikacji
Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 20072013.
WF-WO02 Numerowanie dokumentów
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi nadawać dokumentom i obiektom informacyjnym tworzonym w SI
6
jednolite identyfikatory dokumentów, które Wykonawca określi, zaś Zamawiający zatwierdzi:
− listę typów dokumentów i obiektów informacyjnych, które będą podlegały
automatycznej numeracji,
− schematy numeracji stosowane dla tych dokumentów i obiektów informacyjnych.
WF-WO03 Zakres informacji gromadzonych w SI
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi przechowywać wniosek o dofinansowanie projektu wraz
z kolejnymi jego wersjami (po zmianach).
System informatyczny musi gromadzić informacje o:
- uczestnikach projektu (pielęgniarki i położne),
- wykonawcach (uczelniach),
- planach i wydatkach środków finansowych w ramach projektu,
- działaniach informacyjno – promocyjnych oraz innych związanych z realizacją projektu.
WF-WO04 Weryfikacja poprawności danych
Rodzaj: kluczowe
Przed zapisaniem nowego obiektu informacyjnego lub zakończeniem edycji istniejącego
obiektu, SI musi przeprowadzić weryfikację poprawności wprowadzonych danych według
ustalonych reguł biznesowych, obejmujących:
• typ i format danych, jakie mogą być wprowadzone w poszczególne pola,
• wymagalność pól (tzn. czy pole musi być wypełnione, czy może być puste),
• reguły poprawności (zależności pomiędzy polami wprowadzanego lub edytowanego
obiektu oraz innymi danymi przechowywanymi w systemie),
• zgodność SI dla DUŻE, małe litery i cyfry.
Obiekt może zostać zapisany jedynie wtedy, gdy spełnione są wszystkie reguły biznesowe.
W przypadku niespełnienia reguł biznesowych, SI musi wyświetlić stosowny komunikat,
pozostawiając obiekt informacyjny w trybie edycji i umożliwiając jego poprawienie.
W trakcie analizy Wykonawca określi i udokumentuje, zaś Zamawiający zatwierdzi reguły
biznesowe, które będą wykorzystane przy sprawdzaniu poprawności obiektów poszczególnych
typów.
WF-WO05 Zapisanie wersji roboczej obiektu
Rodzaj: opcjonalne
Podczas wprowadzania nowego obiektu informacyjnego o dużej objętości (np. formularza PEFS,
wniosku o dofinansowanie, wniosku o płatność), SI powinien umożliwiać zapisanie obiektu
w wersji roboczej także wtedy, gdy nie są spełnione reguły biznesowe, o których mowa
w wymaganiu WF-WO04, w celu późniejszego jego otwarcia i uzupełnienia. Obiekty
informacyjne w wersji roboczej nie mogą uczestniczyć w logice biznesowej SI, a dane w nich
zapisane nie mogą być eksportowane do PEFS 2007 ani uwzględniane w sprawozdawczości.
WF-WO06 Historia obiektów
Rodzaj: kluczowe
Dla typów obiektów informacyjnych przechowywanych w SI, o których mowa w wymaganiu
WF-ZK01, WF-ZK02, WF-ZK03, WF-ZF02 i WF-IP01, SI musi umożliwiać wyświetlenie
historii operacji dotyczących obiektu, zawierającej w szczególności:
− operacje edycji danych obiektu,
− zmiany statusu obiektu,
− operacje dołączenia do obiektu innych dokumentów (np. załączników), zmiany lub
usunięcia dokumentów dołączonych do obiektu.
Każdy wpis w historii musi być opatrzony datą i godziną wykonania operacji, adresem IP
komputera, nazwą użytkownika, który wykonał operację oraz opcjonalnym komentarzem.
7
WF-WO07 Dołączanie dokumentów
Rodzaj: kluczowe
Dla wybranych typów obiektów informacyjnych przechowywanych w systemie
informatycznym, SI musi umożliwiać dołączanie dokumentów (np. faktur VAT, protokołów
rekrutacji, umów) w postaci plików binarnych. System informatyczny musi umożliwiać opisanie
każdego dołączanego dokumentu przy pomocy metryczki.
Wykonawca w trakcie analizy określi, zaś Zamawiający zatwierdzi listę typów obiektów
informacyjnych, dla których będzie możliwe dołączanie dokumentów.
WF-WO08 Wgląd do SI w trybie READ ONLY dla uprawnionych organów kontrolnych
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi posiadać mechanizm zapewniający wgląd w trybie on-line dla
uprawnionych organów kontrolnych do każdego elementu projektu realizowanego przy pomocy
aplikacji w trybie READ ONLY.
4.2 Zarządzanie kształceniem
System informatyczny musi posiadać mechanizm wprowadzania i aktualizowania/edytowania
informacji dotyczących kształcenia realizowanego w ramach projektu w poszczególnych
uczelniach w podziale na kategorie dla każdej z nich:
- dane o uczelni,
- informacja o prowadzonym kształceniu,
- ewidencja danych o uczestnikach.
WF-ZK01 Dane o uczelni
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi posiadać mechanizm wprowadzania i aktualizowania informacji
dotyczących uczelni realizujących studia pomostowe w ramach projektu takich jak:
− dane identyfikacyjne uczelni (adres, NIP, REGON, nr konta bankowego niezbędny do
podpisania umowy telefon, fax, imię i nazwisko rektora, kanclerza oraz kwestora uczelni,
imię i nazwisko osoby do kontaktów w sprawach projektu wraz z jej adresem e-mail).
− czas obowiązywania akredytacji uczelni realizującej projekt,
− przyznane limity miejsc na dany rok akademicki,
− wykorzystane limity miejsc w podziale na źródło finansowania.
WF-ZK02 Informacja o prowadzonych studiach
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi posiadać mechanizm wprowadzania i aktualizowania informacji
dotyczących prowadzonych studiów przez uczelnie (w podziale na nabory) w formie skanów
dokumentów, takich jak:
− umowa o dofinansowanie,
− aneksy do umowy,
−
−
−
−
harmonogram realizowanych studiów pomostowych,
harmonogram zjazdów,
sprawozdania okresowe i końcowe,
inne.
WF-ZK03 Dane o uczestnikach
8
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi gromadzić kompleksowe dane o każdym uczestniku projektu.
Zakres danych uczestnika gromadzonych w SI, określa załącznik nr 1 do OPZ. Dane
o uczestnikach będą pozyskiwane i wprowadzane na poziomie wykonawców (uczelni) przez
osoby uprawnione oraz na poziomie Beneficjenta Systemowego.
System informatyczny musi umożliwiać import danych historycznych zawierających informacje
o uczestnikach projektu z plików MS Excel o strukturze określonej w załączniku nr 1 do OPZ.
System informatyczny musi umożliwiać dodawanie informacji dotyczących poszczególnych
uczestników w postaci załączników binarnych.
Dla danych o uczestnikach zgromadzonych w SI wymagana jest opcja filtrowania wg
określonych kategorii. Katalog kategorii określony został w załączniku nr 1 do OPZ.
Dla danych o uczestnikach zgromadzonych w SI wymagana opcja „wyszukaj” wg określonych
kategorii. Katalog kategorii określony został w załączniku nr 1 do OPZ.
4.3 Zarządzanie finansami
WF-ZF01 Budżet projektu
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi posiadać możliwość importu/exportu danych z/do GWA PO KL,
dotyczących aktualnego wniosku o dofinansowanie w formacie XML, w zakresie dotyczącym
szczegółowego budżetu projektu (możliwość wprowadzenia planu finansowego i nanoszenia
zmian w podziale na lata).
Ze względu na fakt występowania zmian limitów wydatków określonych w szczegółowym budżecie
projektu, SI musi posiadać możliwość pełnej modyfikacji budżetu.
System informatyczny musi umożliwiać wprowadzanie planu wydatków ze wskazaniem na kwoty
wydatków, w oparciu o obowiązujące przepisy w tym zakresie, tj. z uwzględnieniem zasad
planowania i uchwalania budżetu państwa wynikających z przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009
r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z pózn. zm.) oraz z uwzględnieniem
szczegółowej klasyfikacji budżetowej.
System informatyczny musi mieć możliwość monitorowania planu finansowego wykazanego
we wniosku o dofinansowanie z bieżącym postępem realizacji projektu (z wydatkami
dokonanymi w wybranych ramach czasowych). System informatyczny musi mieć możliwość
porównania planu finansowego projektu określonego w ustawie budżetowej z wydatkami
dokonanymi w danym roku budżetowym, z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej. Powyższe
dane będą miały możliwość eksportu do plików w formacie PDF oraz wydruku.
WF-ZF02 Ewidencja dokumentów księgowych
Rodzaj: kluczowe
Struktura wprowadzanych do SI danych, dotyczących dokumentów księgowych musi być
odpowiednia dla sporządzenia załącznika nr 1 do Wniosku o płatność w ramach PO KL, tj. musi
być taka sama jak w przedmiotowym załączniku.
System informatyczny musi ewidencjonować dokumenty księgowe z uwzględnieniem:
- potrzeb informacyjnych związanych ze sprawozdawczością w zakresie wydatków
kwalifikowanych w projekcie (t.j. podział kosztów na odpowiednie kategorie zgodnie
z zatwierdzonym budżetem projektu, określonym we wniosku o dofinansowanie projektu),
- przepisów z zakresu szczegółowej klasyfikacji budżetowej obowiązujących w jednostkach
finansów publicznych.
Ewidencja musi być prowadzona w podziale na zadania określone we wniosku
o dofinansowanie projektu.
Ewidencjonowanie odbywa się poprzez wprowadzanie dokumentów (FV, list płac lub innych),
przypisywanie ich do kategorii wydatków, zgodnych z aktualnym wnioskiem o dofinansowanie
oraz klasyfikacją budżetową. Ilość wprowadzanych dokumentów jest nieograniczona.
Prawidłowo zarejestrowany dokument powinien zawierać informacje:
9
- niezbędne do wygenerowania załącznika nr 1 do Wniosku o płatność w ramach PO KL,
- dotyczące kategorii szczegółowego budżetu projektu w ramach, której został dokonany
wydatek,
- dotyczące klasyfikacji budżetowej wydatku,
- dotyczące wykonawcy,
- dotyczące umowy w ramach której dokonana została płatność,
- dotyczące naboru, kierunku i ścieżki kształcenia.
System informatyczny musi pozwalać na wprowadzenie dowolnej liczby dat zapłaty płatności
cząstkowych dokumentu księgowego.
System informatyczny musi umożliwiać bieżące załączanie i zapisywanie wprowadzanych
dokumentów księgowych w formie skanów.
Do dokumentów finansowych wprowadzonych do SI (poza listami płac), SI musi mieć
możliwość wygenerowania opisu dokumentu księgowego, zgodnie z wytycznymi
obowiązującymi w tym zakresie, w rozbiciu na zadania oraz budżet środków krajowych i budżet
środków europejskich. Wzór opisu dokumentu księgowego stanowi załącznik nr 2 do OPZ.
Systematyczne wprowadzanie dokumentów księgowych oraz powiązanie ich z odpowiednimi
kategoriami budżetu umożliwia na bieżąco monitorowanie stopnia wykorzystania środków
w ramach limitów określonych dla poszczególnych kategorii budżetu.
W celu uproszczenia procesu wprowadzania dokumentów księgowych, system musi posiadać
odpowiedni katalog słowników.
WF-ZF03 Koszty niekwalifikowane i korekty finansowe
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi umożliwiać ewidencję oraz monitorowanie kwot kosztów
niekwalifikowanych w ramach projektu oraz dokonanych korekt finansowych, w układzie
określonym we Wniosku o płatność w ramach PO KL.
4.4 Zarządzanie ankietami
WF-ZA01 Tworzenie ankiet ewaluacyjnych
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi posiadać mechanizm tworzenia dowolnej liczby szablonów ankiet
ewaluacyjnych dla uczestników projektu w systemie on-line składających się z dowolnej
kombinacji pytań typu:
− pytania jednokrotnego wyboru
− pytania wielokrotnego wyboru
− pytania zawierające odpowiedź jako dowolny tekst
− pytania zawierające odpowiedź jako wartość z definiowanego przedziału
Wzór podstawowego szablonu ankiety stanowi załącznik nr 3 do niniejszego dokumentu.
WF-ZA02 Wypełnianie ankiet ewaluacyjnych
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi posiadać mechanizm wypełniania wybranej z zestawu ankiety
zawierający następujące cechy:
− ankieta anonimowa z mechanizmem weryfikacji uczestnika projektu,
− każdą ankietę (jednego typu) może wypełnić tylko określona przez liczba uczestników
z danej uczelni,
10
− walidacja wypełnienia wszystkich pól ankiety przed jej wysłaniem przez uczestnika
projektu,
− ankieta powinna być wypełniona przez uczestników projektu on-line, zgodnie
z przyjętym harmonogramem ankietyzowania,
4.5 Informacja i promocja
WF-IP01 Działania informacyjno - promocyjne
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi posiadać mechanizm zbierania i edycji informacji dotyczących
realizowanych zadań dotyczących poszczególnych działań informacyjno-promocyjnych zgodnie
z obowiązującym wnioskiem o dofinansowanie projektu w podziale na:
− lata realizacji projektu,
− realizowane zadania,
− jednostka miary (np. sztuka, usługa, emisja, edycja),
− ilości materiałów informacyjno-promocyjnych,
− wartość materiałów informacyjno-promocyjnych,
− dystrybucja – ilość odbiorców materiałów informacyjno-promocyjnych.
WF-IP02 Ewidencja umów
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi posiadać mechanizm zbierania i edycji informacji dotyczących
zawartych umów z wykonawcami, dotyczących zrealizowanych zadań informacyjno –
promocyjnych uwzględniających:
− numer,
− datę,
− kwotę,
− wykonawcę,
− rodzaj zadania.
4.6 Sprawozdawczość i raporty
Na podstawie danych gromadzonych i przechowywanych w systemie, SI musi umożliwiać
generowanie raportów sprawozdawczych, takich jak: PEFS 2007, załącznik nr 1 i nr 2 do
wniosku o płatność, raport o uczestnikach projektu, finansowy, ankietowy i zadaniowy.
Dokumenty muszą być generowane w postaci plików w formacie programu MS Excel i pliku
PDF, z możliwością wydruku. System informatyczny musi zapisywać wygenerowane
dokumenty. Wraz z raportem musi zapisywać się informacja o dacie jego wygenerowania oraz
o użytkowniku, który go wygenerował. System informatyczny musi umożliwiać dostęp do
uprzednio zapisanych raportów.
Dokumenty wygenerowane przez system informatyczny muszą zawierać logo PO KL z hasłem
PO KL: człowiek – najlepsza inwestycja, godło Unii Europejskiej z odniesieniem słownym do
Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego, logo Ministerstwa Zdrowia oraz
informację: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego
11
Funduszu Społecznego.
WF-SR01 Formularz PEFS 2007
Rodzaj: kluczowe
System musi umożliwiać eksport/import danych o uczestnikach projektu zgromadzonych w SI
do PEFS 2007 za pomocą pliku tekstowego.
Formularz PEFS 2007 musi być generowany na podstawie danych z przedziału czasowego
wybranego przez użytkownika.
WF-SR02 Załącznik nr 1 do wniosku o płatność w ramach PO KL
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi generować, na podstawie gromadzonych danych finansowych,
załącznik nr 1 do wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO KL pn. Informacja finansowa.
Wzór załącznika nr 1 do wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO KL określony jest
w dokumencie pn. Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
Załącznik nr 1 do wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO KL musi być generowany na
podstawie danych z przedziału czasowego wybranego przez użytkownika (filtr - data płatności
dokumentu księgowego).
System informatyczny musi pozwalać na import/export danych z/do pliku programu MS Excel
w zakresie określonym w załączniku nr 1 do Wniosku o płatność.
WF-SR03 Załącznik nr 2 do wniosku o płatność w ramach PO KL
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi generować, na podstawie gromadzonych danych, informację
o uczestnikach projektu w postaci załącznika nr 2 do wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO
KL pn. Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia.
Wzór załącznika nr 2 do wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO KL określony jest
w dokumencie pn. Zasady systemu sprawozdawczości 2007 – 2013.
Załącznik nr 2 do wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO KL pn. Szczegółowa
charakterystyka udzielonego wsparcia musi być generowany na podstawie danych z przedziału
czasowego wybranego przez użytkownika.
WF-SR04 Raport o uczestnikach projektu
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi umożliwiać wygenerowanie, na podstawie danych gromadzonych
w SI, raportów według wybranego przez użytkownika kryterium wyboru, określonego poniżej:
− uczelnia,
−
nabór,
−
kierunek kształcenia,
−
ścieżka kształcenia,
−
wiek uczestnika,
−
płeć,
−
województwo,
−
powiat,
12
−
obszar,
−
wykształcenie,
−
opieka nad dziećmi,
−
status na rynku pracy,
−
szczegóły statusu na rynku pracy,
−
przepływ uczestników projektu,
W momencie dokonywania przez użytkownika wyboru kryterium, muszą być dostępne pola
wyboru w w/w kategoriach.
System informatyczny musi mieć możliwość rozszerzenia listy pól stanowiących kryterium
wyboru. Aplikacja musi posiadać mechanizm definiowania przez Zamawiającego dowolnego
zestawu informacji o uczestnikach studiów w dowolnym momencie realizacji projektu.
WF-SR05 Raport finansowy
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi pozwalać na bieżące monitorowanie wydatków poprzez generowanie
raportów z wydatków poniesionych w ramach projektu, w ujęciu rocznym, półrocznym, kwartalnym
i miesięcznym, w rozbiciu na:
− koszty ogółem,
− koszty bezpośrednie, w tym:
• zadania, w tym:
− kategorie wydatków określone w szczegółowym budżecie projektu,
− szczegółową klasyfikacje budżetową,
− koszty pośrednie,
− cross-financing.
Raporty z wydatków poniesionych na kształcenie na studiach pomostowych muszą być ujęte
w podziale na:
− uczelnie,
− nabory,
− umowy,
− kierunki kształcenia,
− ścieżki kształcenia.
Raporty z wydatków poniesionych na wynagrodzenia personelu muszą być ujęte w podziale na:
− listę płac,
− pracownika,
− składniki wynagrodzenia ( wynagrodzenie brutto, składki ZUS pracownika, PDOF, składki
na ubezpieczenie zdrowotne, wynagrodzenie netto, składki ZUS pracodawcy, składki na
Fundusz Pracy).
System informatyczny musi umożliwiać generowanie raportu z poniesionych wydatków
w dowolnym przedziale czasu.
System informatyczny musi monitorować postęp finansowy projektu w rozbiciu na wnioski
o płatność z wyszczególnieniem wydatków niekwalifikowanych oraz korekt finansowych.
System informatyczny musi posiadać możliwość generowania raportów dotyczących
wydatkowania środków projektu w rozbiciu na:
− wnioski o płatność,
13
− wykonawców/ zawarte umowy,
− wynagrodzenia pracowników,
− zadania realizowane w ramach projektu,
− kategorie kosztów wykazanych w szczegółowym budżecie projektu, określone we
wniosku o dofinansowanie.
WF-SR06 Raport ankietowy
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi posiadać mechanizm analizowania wypełnionych ankiet (liczbowo
i procentowo), zgodnie z wybranym kryterium. Kryteria wyboru określone zostaną
w szablonach ankiet.
WF-SR07 Raport z działań informacyjno - promocyjnych
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi posiadać mechanizm generowania raportów w zakresie informacji
i promocji w podziale na:
−
−
zrealizowane działania z zakresu informacji i promocji (zgodnie z aktualnym wnioskiem
o dofinansowanie), w tym:
•
ilość materiałów informacyjno-promocyjnych,
•
wartość materiałów informacyjno-promocyjnych,
•
dystrybucja – ilość odbiorców materiałów informacyjno-promocyjnych
umowy dotyczące poszczególnych działań z zakresu informacji i promocji.
4.7 Przechowywanie dokumentów
WF-PD01 Biblioteka dokumentów
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi umożliwiać ładowanie, przechowywanie i aktualizowanie
(ładowanie nowych wersji) dowolnych dokumentów. Dokumenty będą tworzone poza SI
i przechowywane w SI w formie plików binarnych. System informatyczny musi udostępniać
hierarchiczną strukturę folderów, w których będą umieszczane dokumenty.
4.8 Administracja i konfiguracja
WF-AD01 Użytkownicy i uprawnienia
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi umożliwiać zarządzanie kontami użytkowników, tzn. tworzenie,
edycję i dezaktywowanie i usuwanie kont użytkowników oraz przydzielanie uprawnień
użytkownikom. System informatyczny musi posiadać możliwość grupowania uprawnień w role
oraz definiowania nowych ról.
WF-AD02 Konfiguracja struktury obiektów informacyjnych
Rodzaj: opcjonalne
System informatyczny powinien umożliwiać konfigurowanie struktury obiektów
informacyjnych, które będą wprowadzane do systemu przy pomocy formularzy. Szablon
obiektu informacyjnego powinien obejmować:
− hierarchiczną budowę obiektu informacyjnego (sekcje, pola),
14
− typy i dopuszczalne wartości pól (w tym określenie słowników dla pól wyboru),
− reguły biznesowe weryfikujące poprawność treści dokumentu,
− sposób wyświetlania dokumentu w trybie do odczytu oraz w postaci formularza edycyjnego
(w tym etykiety ekranowe pól).
WF-AD03 Zmiany w konfiguracji struktury obiektów informacyjnych
Rodzaj: opcjonalne
System informatyczny powinien umożliwiać wprowadzanie zmian w szablonach obiektów
informacyjnych. Taka zmiana nie powinna powodować konieczności przebudowy SI i nie
powinna wpływać na strukturę i sposób wyświetlania obiektów utworzonych przed
wprowadzeniem zmiany.
WF-AD04 Zmiany formatu danych eksportowanych do Generatora Wniosków Płatniczych
PO KL
Rodzaj: opcjonalne
W przypadku zmiany formatu danych przekazywanych do GWP PO KL (tj. opublikowania
nowych wersji Schematów XML), SI powinien umożliwiać dostosowanie struktury danych
eksportowanych z SI do zmienionego formatu GWP PO KL. Takie dostosowanie nie powinno
powodować konieczności przebudowy SI.
WF-AD05 Konfiguracja raportów sprawozdawczych
Rodzaj: opcjonalne
Mechanizm generowania raportów sprawozdawczych powinien być mechanizmem
uniwersalnym, opartym na szablonach raportów. Szablon raportu powinien obejmować:
− parametry raportu,
− strukturę i wygląd raportu,
− sposób pobierania z systemu danych umieszczanych w raporcie.
System informatyczny powinien umożliwiać konfigurowanie nowych szablonów raportów
oraz modyfikowanie istniejących szablonów raportów.
5 Wymagania niefunkcjonalne
5.1 Architektura systemu
WN-AR01 Architektura trójwarstwowa
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi być zaimplementowany w architekturze trójwarstwowej, złożonej
z następujących warstw:
− bazy danych,
− warstwy logiki aplikacji,
− warstwy prezentacji.
WN-AR02 Przeglądarka internetowa
Rodzaj: kluczowe
Obsługa systemu informatycznego musi się odbywać przy pomocy przeglądarki internetowej.
System informatyczny musi umożliwiać poprawną obsługę za pośrednictwem następujących
przeglądarek internetowych:
− Internet Explorer w wersjach od 7.0 wzwyż,
− Mozilla Firefox w wersjach od 3.0 wzwyż,
− Opera w wersjach od 9.0 wzwyż.
5.2
Interfejs użytkownika
15
WN-IU01 Ergonomia interfejsu użytkownika
Rodzaj: kluczowe
Interfejs użytkownika musi być zgodny z przyjętymi zasadami ergonomii i musi pozwalać na
efektywne i ergonomiczne korzystanie z systemu informatycznego.
WN-IU02 Język interfejsu użytkownika
Rodzaj: kluczowe
Interfejs użytkownika musi prezentować informacje w języku polskim.
WN-IU03 Prezentacja obiektów informacyjnych
Rodzaj: kluczowe
Obiekty informacyjne dostępne w SI muszą być wyświetlane w formie listy obiektów. Dla
każdego rodzaju obiektów wyświetlanych w formie listy, Wykonawca podczas analizy określi,
zaś Zamawiający zatwierdzi zbiór kluczowych własności obiektu, które będą wyświetlane jako
kolumny na liście.
Listy obiektów muszą być stronicowane oraz muszą umożliwiać sortowanie obiektów wg
dowolnej wybranej kolumny.
System informatyczny musi posiadać możliwość filtrowania obiektów, dzięki którym będzie
można ograniczyć ilość wyświetlanych obiektów na liście.
WN-IU04 Wyszukiwanie
Rodzaj: kluczowe
Dla każdego rodzaju obiektów dostępnych w SI w formie listy obiektów, SI musi umożliwiać
wyszukiwanie:
− pełnotekstowe (we wszystkich atrybutach obiektu),
− wg kluczowych własności, wyświetlanych jako kolumny na liście obiektów.
WN-IU05 Przeglądanie i edycja dużych dokumentów
Rodzaj: opcjonalne
W celu ułatwienia przeglądania i edycji dużych dokumentów, SI powinien wyświetlać
dokument w postaci podzielonej na sekcje (np. przy pomocy drzewa nawigacyjnego lub
zakładek) i umożliwiać wybór aktualnie wyświetlanej lub edytowanej sekcji.
WN-IU06 Korzystanie z klawisza Tab
Rodzaj: kluczowe
W trakcie edycji danych na formularzach ekranowych, SI musi umożliwiać przechodzenie
pomiędzy kolejnymi polami formularza przy użyciu klawisza Tab.
5.3
Bezpieczeństwo
WN-BE01 Logowanie
Rodzaj: kluczowe
Dostęp do SI będzie możliwy po zalogowaniu przy pomocy identyfikatora i hasła oraz
wydzielona jego część dla użytkowników anonimowych.
WN-BE02 Hasła użytkowników
Rodzaj: kluczowe
Hasło musi odpowiadać wymogom Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych
oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia
i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.
Hasła użytkowników muszą być przechowywane w SI w formie niepozwalającej na jego
ujawnienie.
16
Hasła do SI muszą być przekazywane za pomocą SSL.
WN-BE03 Rejestrowanie zdarzeń systemowych
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi rejestrować zdarzenia systemowe w zakresie pozwalającym na
przypisanie odpowiedzialności użytkowników za wykonane operacje. Rejestrowane muszą być
co najmniej następujące zdarzenia:
− prawidłowe logowanie użytkownika,
− błąd logowania użytkownika,
− uzyskanie dostępu do funkcji SI pozwalających na dostęp do danych lub operacje na danych
(wprowadzenie/zmiana/usunięcie),
− eksport danych do pliku XML.
Rejestrowanie zdarzeń systemowych musi obejmować, co najmniej następujące informacje:
− datę i godzinę operacji,
− identyfikator użytkownika,
− adres IP komputera użytkownika.
5.4
Wydajność
WN-WY01 Liczba jednoczesnych użytkowników
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi umożliwiać jednoczesną pracę, co najmniej 60 użytkowników.
WN-WY02 Czas reakcji systemu
Rodzaj: kluczowe
Przy 20 jednocześnie pracujących użytkownikach, z których każdy generuje zapytanie do
systemu po 30 sekundach od uzyskania odpowiedzi na poprzednie zapytanie, czas odpowiedzi
SI dla 95% zapytań musi nie przekraczać 5 sekund.
5.5
Sprzęt i infrastruktura techniczna
WN-SP01 Zasoby sprzętowe
Rodzaj: kluczowe
Zamawiający udostępni na potrzeby SI następujące zasoby sprzętowe:
− serwer produkcyjny o następujących parametrach:
• Procesor: Quad Core Xeon X5460 (3.16GHz, 2x6MB, 1333MHz FSB)
• Pamieć: 16GB (4x4GB Dual Rank DIMMs) 667MHz
• Dyski: 450GB SAS 15k 3.5" HD Hot Plug x 2
• Kontroler: SAS 6i/R Internal Controller RAID PCIe
• DVD-ROM Drive SATA
• Obudowa: 1U Rack Chassis, Hot-Plug HD Cage, Redundant PSU
Na serwerze produkcyjnym będzie uruchomiony zarówno serwer aplikacyjny, jak i serwer
bazodanowy.
Zamawiający nie przewiduje udostępnienia osobnego serwera na potrzeby bazy danych.
Wykonawcy są zobowiązani do wykorzystania udostępnionego sprzętu.
WN-SP02 Oprogramowanie bazowe
Rodzaj: kluczowe
Zamawiający udostępni na potrzeby SI oprogramowanie bazowe Debian 5.
Wykonawcy nie są zobowiązani do wykorzystania udostępnionych licencji. Wykonawcy mogą
zaproponować wykorzystanie innego niż wymienione oprogramowania bazowego, lub
dodatkowego oprogramowania bazowego poza wymienionym, pod warunkiem, iż będzie to
oprogramowanie open-source.
17
6 Wymagania dotyczące procesu wdrożenia SI
6.1 Wymagania formalne
WP-FO01 Termin wdrożenia systemu informatycznego
Rodzaj: kluczowe
System informatyczny musi być wdrożony w terminie do 60 dni od dnia podpisania umowy.
SI będzie uznany za wdrożony po podpisaniu przez Zamawiającego i Wykonawcę bez
zastrzeżeń protokołu odbioru SI.
WP-FO02 Prawa autorskie i licencja
Rodzaj: kluczowe
Wykonawca przenosi, w ramach wynagrodzenia należnego za realizację całego przedmiotu
umowy, na zasadzie wyłączności na Zamawiającego a Zamawiający nabywa całość autorskich
praw majątkowych do nieograniczonego w czasie i ilości korzystania z oprogramowania
dedykowanego, dokumentacji SI i kodów źródłowych.
Wykonawca po podpisaniu bez zastrzeżeń protokołu odbioru SI, przeniesie na Zamawiającego
wszystkie autorskie prawa majątkowe do oprogramowania dedykowanego, wraz z jego kodami
źródłowymi i dokumentacji SI na zasadach określonych w Załączniku Nr 2 do SIWZ.
W przypadku, gdy do budowy SI zostanie wykorzystane oprogramowanie podstawowe,
Wykonawca udzieli lub przekaże Zamawiającemu licencje na to oprogramowanie na zasadach
określonych w Załączniku Nr 2 do SIWZ.
WP-FO03 Zatwierdzanie dokumentów
Rodzaj: kluczowe
Ilekroć w OPZ jest mowa o zatwierdzaniu dokumentów przez Zamawiającego, zatwierdzenie
takie odbędzie się z zastosowaniem następującej procedury:
− Wykonawca przekaże Zamawiającemu dokument podlegający zatwierdzeniu,
− Zamawiający zaakceptuje dokument przekazany przez Wykonawcę, lub zgłosi do niego
uwagi w terminie 2 tygodnia od dnia jego otrzymania; nie zgłoszenie Wykonawcy uwag
w tym terminie oznaczać będzie zatwierdzenie dokumentu,
− w przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego, Wykonawca w terminie 1 tygodnia
od dnia otrzymania uwag dokona niezbędnych poprawek i ponownie przekaże
Zamawiającemu dokumenty do zatwierdzenia,
− do ponownego zatwierdzenia ma zastosowanie procedura opisana powyżej.
6.2 Zarządzanie projektem
WP-ZP01 Plan projektu
Rodzaj: kluczowe
Po podpisaniu przez Zamawiającego z Wykonawcą umowy na wdrożenie SI, Wykonawca
przedstawi plan projektu, obejmujący co najmniej:
− strukturę organizacyjną projektu, z uwzględnieniem zadań i odpowiedzialności zespołów
roboczych i osób funkcyjnych, wraz z obsadą personalną,
− plan jakości projektu, zawierający procedury zapewnienia jakości poszczególnych
produktów projektowych,
− bazowy harmonogram projektu,
− procedury akceptacyjne i wzory protokołów odbioru produktów projektu,
− wzory dokumentów projektowych,
− reguły zarządzania problemami i zmianami oraz zasady komunikacji.
Plan projektu będzie podlegał zatwierdzeniu przez Zamawiającego.
WP-ZP02 Zarządzanie projektem
18
Rodzaj: kluczowe
Wykonawca powoła kierownika projektu, który – we współpracy z koordynatorem projektu po
stronie Zamawiającego – będzie zarządzał projektem w sposób profesjonalny, zgodnie
z przyjętymi zasadami i dobrymi praktykami.
WP-ZP03 Spotkania projektowe
Rodzaj: kluczowe
Kierownik projektu po stronie Wykonawcy będzie brał udział w cyklicznych spotkaniach
projektowych, służących:
− bieżącemu zarządzaniu projektem,
− omówieniu aktualnego stanu projektu,
− zidentyfikowaniu problemów i wskazaniu sposobów ich rozwiązania.
6.3 Analiza i projekt systemu
WP-AP01 Analiza systemowa
Rodzaj: kluczowe
Przed rozpoczęciem implementacji SI, Wykonawca przeprowadzi analizę systemową w celu
wyspecyfikowania funkcjonalności SI. Na potrzeby wykonania analizy systemowej przez
Wykonawcę, Zamawiający umożliwi prowadzenie spotkań analitycznych ze wskazanymi
pracownikami Zamawiającego.
WP-AP02 Projekt funkcjonalny systemu
Rodzaj: kluczowe
Po przeprowadzeniu analizy systemowej, Wykonawca przedstawi projekt funkcjonalny SI,
zawierający co najmniej następujące elementy:
− model przypadków użycia realizowanych przez SI, złożony z:
• diagramu (diagramów) przypadków użycia w języku UML,
• opisów przypadków użycia, zawierających co najmniej: nazwę przypadku użycia,
priorytet, warunki początkowe, scenariusz podstawowy, scenariusze alternatywne
i wyjątkowe;
− model dziedziny biznesowej w postaci diagramu (diagramów) klas w języku UML,
− diagramy stanów w języku UML dla: konkursu, wniosku o dofinansowanie, umowy
o dofinansowanie, wniosku o płatność, protestu, kontroli i nieprawidłowości,
− reguły biznesowe, które będą wykorzystane przy sprawdzaniu poprawności
obiektów informacyjnych wprowadzanych do SI.
Projekt funkcjonalny SI będzie podlegał zatwierdzeniu przez Zamawiającego. W terminie do 7
dni po zatwierdzeniu projektu funkcjonalnego SI zamawiający sporządzi protokół odbioru
projektu funkcjonalnego SI, który zostanie podpisany przez Zamawiającego i Wykonawcę.
WP-AP03 Przedstawienie projektu technicznego systemu
Rodzaj: kluczowe
Na podstawie wyników przeprowadzonej analizy, Wykonawca opracuje projekt techniczny SI,
opisujący co najmniej:
− architekturę systemu,
− podział systemu na moduły,
− wykorzystanie ogólnodostępnych standardowych narzędzi, bibliotek i platform
programistycznych,
− wykorzystanie narzędzi, bibliotek i platform programistycznych opracowanych we
własnym zakresie przez wykonawcę.
Projekt techniczny SI będzie podlegał zatwierdzeniu przez Zamawiającego.
19
6.4 Testy i wdrożenie
WP-TW01 Przedstawienie planu testów funkcjonalnych
Rodzaj: kluczowe
Na podstawie zatwierdzonego projektu funkcjonalnego SI, Wykonawca opracuje plan testów
funkcjonalnych SI, składający się ze scenariuszy testowych weryfikujących spełnienie wymagań
funkcjonalnych przedstawionych w rozdziale 4. Plan testów funkcjonalnych będzie podlegał
zatwierdzeniu przez Zamawiającego.
WP-TW02 Opracowanie metodyki testów wydajnościowych
Rodzaj: kluczowe
Wykonawca opracuje i przedstawi metodykę przeprowadzenia testów wydajnościowych,
weryfikujących spełnienie wymagań wydajnościowych opisanych w punkcie 5.4. Metodyka ta
powinna obejmować co najmniej:
− wybór narzędzia do przeprowadzenia testów,
− scenariusz testów.
Metodyka testów wydajnościowych będzie podlegała zatwierdzeniu przez Zamawiającego.
WP-TW03 Konfiguracja
Rodzaj: kluczowe
Wykonawca dokona pełnej konfiguracji SI w sposób umożliwiający rozpoczęcie pracy
produkcyjnej z SI. Konfiguracja obejmie w szczególności:
− dostępne w SI słowniki danych,
− standardowe wskaźniku produktu i wskaźniki rezultatu,
− szablony dokumentów i obiektów informacyjnych (jeśli podlegają konfiguracji),
− mechanizm eksportu danych do PEFS 2007, MS Excel, GWA PO KL (jeśli podlega
konfiguracji),
− szablony raportów (jeśli podlegają konfiguracji).
WP-TW04 Testy akceptacyjne
Rodzaj: kluczowe
Wykonawca przeprowadzi testy akceptacyjne SI przekazanego do odbioru. Testy akceptacyjne
będą obejmowały co najmniej:
− testy funkcjonalne zgodnie z zatwierdzonym planem testów funkcjonalnych,
− testy wydajnościowe zgodnie z zatwierdzoną metodyką testów wydajnościowych,
− testy integracji systemu z innymi aplikacjami (PEFS 2007, GWA PO KL, MS Excel).
Zamawiający zastrzega sobie prawo wykonania we własnym zakresie dodatkowych testów
funkcjonalnych, nie objętych planem testów.
Podpisanie protokołu odbioru SI nastąpi po wykonaniu testów akceptacyjnych, o ile nie zostaną
stwierdzone negatywne rezultaty testów.
6.5 Szkolenia i dokumentacja
WP-SD01 Szkolenia
Rodzaj: kluczowe
Wykonawca przeprowadzi następujące szkolenia:
− szkolenie dla użytkowników SI (90 osób) - pracowników uczelni realizujących kształcenie
w ramach realizowanego projektu,
− szkolenie dla pracowników Zamawiającego (10 osób),
− szkolenie dla administratorów SI (5 osób), obejmujące administrację i konfigurację SI.
Jedna grupa szkoleniowa może liczyć maksymalnie 10 osób, czas trwania szkolenia – minimum
6 osobogodzin trenera/dzień.
Szkolenia zostaną przeprowadzone w terminach uzgodnionych przez Wykonawcę
20
i Zamawiającego, w terminie do 30 dni od dnia podpisania bez zastrzeżeń protokołu odbioru SI.
WP-SD02 Dokumentacja SI
Rodzaj: kluczowe
Wykonawca wraz z przekazaniem SI do odbioru przekaże dokumentację SI, w skład której będą
wchodzić co najmniej:
− podręcznik użytkownika SI,
− dokumentacja powykonawcza SI,
− instrukcja administratora, opisująca procedury administracyjne (w szczególności instalację
i konfigurację SI, procedurę instalacji i uruchomienia SI na nowym serwerze po awarii,
uruchamianie i zatrzymywanie SI, czyszczenie logów, wykonywanie kopii zapasowych,
procedury odtwarzania SI).
6.6 Gwarancja i wsparcie
WP-GW01 Gwarancja i serwis techniczny
Rodzaj: kluczowe
Wykonawca udzieli gwarancji na prawidłowe, wolne od wad i nieprzerwane działanie
dostarczonego oprogramowania na okres 1 roku od dnia podpisania przez Wykonawcę
i Zamawiającego bez zastrzeżeń protokołu odbioru SI.
W okresie ważności gwarancji Wykonawca zobowiązuje się usuwać na własny koszt wszelkie
dostrzeżone usterki, awarie i wady dotyczące SI.
Wykonawca w ramach serwisu gwarancyjnego zapewni:
− dostarczenie i instalację korekt oprogramowania w przypadku wystąpienia wad
w oprogramowaniu,
− rozwiązywanie bieżących problemów i usuwanie stwierdzonych wad w oprogramowaniu.
WP-GW02 Wsparcie techniczne (asysta techniczna)
Rodzaj: kluczowe
Wykonawca w ramach wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania przedmiotu umowy będzie
świadczył wsparcie techniczne (asysta techniczna), dla Zamawiającego obejmujące:
− pomoc dla użytkowników i administratorów SI oraz pracowników Zamawiającego,
− dokonywanie modyfikacji SI,
− implementacją i wdrażanie zmian funkcjonalności objętych SIWZ.
Wykonawca będzie świadczył wsparcie w wymiarze 250 osobo-godzin, które Zamawiający
może wykorzystać przez okres 1 roku od dnia podpisania przez Wykonawcę i Zamawiającego
bez zastrzeżeń protokołu odbioru SI.
Wykonawca zobowiązuje się przekazać Zamawiającemu comiesięczne zestawienia
świadczonych godzin wsparcia technicznego, ze wskazaniem daty usługi, przedmiotu usługi
oraz liczby godzin. Zestawienia podlegać będą akceptacji przez Zamawiającego, w terminie
wskazanym przez niego.
21