tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi
do Wójta Gminy Nowosolna, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki
finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4
lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji
publicznej.
Łódź, dnia 22 stycznia 2010 roku
Pan
Tomasz Bystroński
Wójt Gminy Nowosolna
WK – 602/2/2010
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku
o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55,
poz. 577 ze zm.) informuję Pana Wójta, Ŝe Regionalna Izba Obrachunkowa
w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień
publicznych w Gminie Nowosolna. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2006
- 2009 roku dotyczące przede wszystkim: kontroli finansowej; prowadzenia
rachunkowości; sporządzania sprawozdań finansowych; gospodarki kasowej;
realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku;
udzielania zamówień publicznych; wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji
i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych
nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieprzestrzegania
obowiązujących przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa
jednostki oraz naruszania procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane
uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:
W zakresie spraw organizacyjnych i funkcjonowania kontroli finansowej
1.
Ustalono, Ŝe jeden z pracowników Urzędu Gminy - osoba zajmująca
stanowisko ds. księgowości jednostek organizacyjnych, wykonywał takŜe
inne czynności niŜ wynikało to z jego zakresu czynności. RównieŜ w jednym
przypadku stwierdzono, Ŝe zakres czynności oraz faktycznie wykonywane
1
czynności przez osobę zajmującą stanowisko ds. księgowości podatkowej
odbiegały od postanowień zawartych w Regulaminie organizacyjnym Urzędu
Gminy Nowosolna.
2.
Inspektor ds. księgowości jednostek organizacyjnych prowadził księgowość
Gminnej Biblioteki Publicznej, co zostało mu powierzone na podstawie
zakresu czynności oraz na mocy postanowień Regulaminu organizacyjnego.
W związku z powyŜszym ustaleniem wskazać naleŜy, Ŝe zgodnie
z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst
jednolity z 2009 roku, Dz. U. nr 152, poz. 1223 ze zm.) urząd gminy
nie moŜe prowadzić ksiąg rachunkowych instytucji kultury. Instytucje te
mogą prowadzić księgi rachunkowe w swojej siedzibie, albo mogą
zlecić prowadzenie ksiąg odpowiednim podmiotom (zob. art.11 ustawy
o rachunkowości).
3.
Kierownik jednostki nie powierzył Skarbnikowi Gminy obowiązków
i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia rachunkowości, w oparciu
o art. 45 ust. 1 pkt 1 ustawy z 30 czerwca 2005 roku o finansach
publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.). Stosownie do powołanego
unormowania - głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych
jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki
i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki.
4.
Stwierdzono, Ŝe plan kontroli jednostek organizacyjnych Gminy Nowosolna
dotyczący 2007 roku nie został wykonany w stosunku do większości objętych
tym planem jednostek.
5.
Unormowania wewnętrzne ustalające przyjętą w Urzędzie Gminy Nowosolna
politykę rachunkowości nie zawierały określenia wersji oprogramowania
księgowego i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, co było wymagane przez
art. 10 ust. 1 pkt 3 lit „c” ustawy o rachunkowości.
W zakresie księgowości i sprawozdawczości budŜetowej
1.
W jednym przypadku na zewnętrznym dokumencie źródłowym nie została
odnotowana data wpływu, natomiast niektóre dokumenty nie zostały ujęte
w ewidencji wpływu korespondencji, co naruszało postanowienia zawarte
w Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych.
2.
W informacji o stanie mienia komunalnego sporządzonej na dzień 30 czerwca
2008 roku, stanowiącej załącznik do projektu uchwały budŜetowej na
2009 rok, nie wyszczególniono akcji posiadanych przez Gminę, o łącznej
wartości nominalnej 1.000,00 zł. Ustalono ponadto, Ŝe wykazana
w przedmiotowej informacji wartość gruntów odbiegała od wartości gruntów
będących na stanie Gminy według stanu na dzień 30 czerwca 2008 roku,
wynikającego z analitycznej ewidencji księgowej konta 011 (księga
inwentarzowa). RóŜnica stanowiła kwotę 1.610.895,00 zł. PowyŜsze świadczy
o braku rzetelności przy sporządzaniu ww. informacji.
3.
Stwierdzono przypadki, w których ewidencji księgowej dokumentów
źródłowych dokonywano pod datą dokonania przelewu (datą zapłaty),
pomimo Ŝe data wpływu do Urzędu dokumentów była wcześniejsza.
PowyŜsze wskazuje na niesystematyczne i niechronologiczne prowadzenie
ksiąg rachunkowych, niezgodnie z wymogiem określonym w art. 14 ust. 1,
art. 15 ust. 2 ww. ustawy. Stwierdzono równieŜ sytuacje, w których
ewidencji na koncie 201 dokonywano z opóźnieniem, z naruszeniem art. 20
ust. 1 ustawy o rachunkowości, stosownie do którego - do ksiąg
2
rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŜy wprowadzić, w postaci
zapisu, kaŜde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
4.
Stwierdzono,
Ŝe
w
wyniku
nieprawidłowej
ewidencji
wydatków
niewygasających na koncie 908 – wydatki z funduszy pomocowych, wydatki
wykazane w sprawozdaniu Rb-28S - z wykonania planu wydatków
budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego, sporządzonym za okres od
początku roku do dnia 31 grudnia 2008 roku, nie odpowiadały sumie obrotów
kont 902 – wydatki budŜetu i 903 – niewykonane wydatki oraz 908. RóŜnica
pomiędzy wydatkami wykazanymi w sprawozdaniu a sumą sald
ww. kont wynosiła kwotę 46.971,55 zł. Nieprawidłowa ewidencja świadczyła
o nieprzestrzeganiu przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego
oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142,
poz. 1020 ze zm.).
5.
W bilansie sporządzonym dla Urzędu Gminy Nowosolna, jako jednostki
budŜetowej, na dzień 31 grudnia 2008 roku, w pozycji „Urządzenia
techniczne i maszyny” wykazana została kwota 129.718,37 zł, na którą
składała się suma sald ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 011,
grupy 3-6 i 8 minus umorzenie środków trwałych ujętych w tych grupach,
zamiast sumy sald ewidencji analitycznej do konta 011, grupy 3-6 minus
umorzenie tych środków trwałych. Wartość środków trwałych ujętych
w grupie 8 powinna zostać wykazana w pozycji „Inne środki trwałe” (kwota
19.342,27 zł). Analogiczna nieprawidłowość stwierdzona została w przypadku
pozycji „Pozostałe naleŜności”, gdzie wykazano kwotę 723.224,40 zł, która to
kwota stanowiła sumę sald po stronie Wn kont 221 i 224. Prawidłowo saldo
konta 224 po stronie Wn powinno zostać wykazane w pozycji „Rozliczenia
z tytułu środków na wydatki budŜetowe i z tytułu dochodów budŜetowych”
(kwota 3.776,05 zł). Łącznie w nieprawidłowych pozycjach bilansu wykazano
kwotę w wysokości 23.118,32 zł.
PowyŜsze uchybienia nie miały wpływu na sumę bilansową, natomiast
naruszały art. 46 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym wskazana w aktywach bilansu wartość poszczególnych grup składników
aktywów powinna wynikać z ich wartości księgowej.
6.
W pasywach bilansu jednostki w pozycji „Zobowiązania z tytułu dostaw
i usług” wykazana została wartość 54.262,03 zł, zamiast kwoty 54.262,09 zł
(saldo po stronie Ma konta 201). Pomimo błędnego wpisania wartości do tej
pozycji bilansu suma zobowiązań krótkoterminowych została wyliczona tak
jakby wartość w pozycji „Zobowiązania z tytułu dostaw i usług” została
wprowadzona prawidłowo.
7.
W bilansie Urzędu Gminy Nowosolna, sporządzonym na dzień 31 grudnia
2008 roku, nie zostały wykazane zobowiązania wobec pracowników za
2008 rok, w szczególności wynikające z naliczenia dodatkowego
wynagrodzenia rocznego dla pracowników Urzędu, co świadczyło
o naruszeniu art. 6 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - w księgach
rachunkowych jednostki naleŜy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na
jej rzecz przychody i obciąŜające ją koszty związane z tymi przychodami
dotyczące danego roku obrotowego, niezaleŜnie od terminu ich zapłaty. Dla
zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do
aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane powinny
być koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające
na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.
3
8.
Wszystkie zapisy dokonywane w księgach rachunkowych w 2007 roku oraz
niektóre dokonywane w 2008 roku nie zawierały dat dowodów księgowych,
jeŜeli
daty
dowodów
róŜniły
się
od
dat
dokonania
operacji.
Stosownie do art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości - zapis księgowy
powinien zawierać, m.in., datę dowodu księgowego, jeŜeli róŜni się ona od
daty dokonania operacji.
9.
Ewidencję księgową operacji dotyczących wypłaty diet dla sołtysów i radnych
prowadzono na koncie 231, zamiast na koncie 240, co naruszało przepisy
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa,
budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek
sektora finansów publicznych oraz postanowienia zakładowego planu kont.
Stwierdzono równieŜ, Ŝe ewidencję wypłat wynagrodzeń dla pracowników
dokonywanych w kasie banku prowadzono na koncie 231, a ewidencję
wypłat wynagrodzeń przelewami na rachunki bankowe pracowników
prowadzono
na
koncie
240,
co
było
niezgodne
z
przepisami
ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych oraz z postanowieniami zakładowego planu kont, które nie
róŜnicowały ewidencji z uwagi na formę wypłaty wynagrodzenia (gotówka,
przelew).
10.
Stwierdzono, Ŝe w sprawozdaniach budŜetowych Rb-27S oraz Rb-PDP,
sporządzonych za okres od dnia 1 stycznia 2007 roku do dnia 31 grudnia
2007 roku oraz za okres od dnia 1 stycznia 2008 roku do dnia 31 grudnia
2008 roku, nie wykazano skutków finansowych zwolnień wynikających
z uchwały nr III/12/2002 Rady Gminy Nowosolna dnia 10 grudnia 2002 roku
w sprawie zwolnień z podatku od nieruchomości i z podatku od środków
transportowych. Ze zwolnień wprowadzonych powołana uchwałą korzystał,
m.in., podatnik, który przedkładał corocznie deklaracje podatkowe.
Niewykazane w sprawozdaniach za 2007 i 2008 rok kwoty skutków
finansowych wynosiły odpowiednio 82.329,00 zł oraz 83.042,00 zł. Pozostałe
podmioty, które objęte zostały zwolnieniami wskazanymi w uchwale nie
składały deklaracji. Dotyczyło to, m.in., podatników władających
nieruchomościami zajętymi na cele ochrony przeciwpoŜarowej. Obowiązek
składania deklaracji na podatek od nieruchomości przez podmioty
korzystające ze zwolnień wynikał z art. 6 ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia
1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2006 r., Dz. U.
nr 121, poz. 844 ze zm.).
11.
W wyniku sprawdzenia rzetelności wykazanych kwot skutków finansowych
udzielonych ulg, przyznanych w drodze decyzji organu podatkowego (lata
2007-2008) stwierdzono:
−
w sprawozdaniu Rb-PDP, sporządzonym za 2007 rok, zawyŜono skutki
finansowe wynikające z decyzji odraczających płatność podatku lub
rozkładających płatność naleŜności podatkowych na raty o kwotę 31,00 zł.
PowyŜsze wynikało z faktu, Ŝe w kwocie skutków uwzględniono odsetki, które
wraz z naleŜnością główną zostały rozłoŜone na raty na mocy decyzji 31136/07 z dnia 17 lipca 2007 roku. Odsetki te winno się wykazać w wierszu - dział
756 rozdział 75616 (osoby fizyczne) § 0910 w sprawozdaniu Rb-27S,
−
nie wykazano kwot umorzonych odsetek w sprawozdaniu Rb-27S za 2007 rok
w wierszu dział 756 rozdział 75616 (osoby fizyczne) § 0910 (kwota
1.805,00 zł). Dotyczyło następujących decyzji podatkowych: nr 3113-1/07
4
z dnia 14 marca 2007 roku – 427,00 zł; nr 3110-2/07 z dnia 2 lipca 2007 roku
– 63,00 zł; nr 3113-7/07 z dnia 21 września 2007 roku - 1.027,00 zł;
nr 3110-3/07 z dnia 4 grudnia 2007 roku - 288,00 zł. W 2008 roku
w sprawozdaniu Rb-27S odsetki zostały wykazane w prawidłowej wysokości.
Wskazane nieprawidłowości wynikały z nieprzestrzegania przez jednostkę
zasad sporządzania sprawozdań budŜetowych określonych w Instrukcji
sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek
samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 34 do rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości
budŜetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781 ze zm.).
W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych
1.
W rezultacie kontroli terminowości rozliczania się inkasentów z pobranego
podatku z tytułu III raty za 2007 rok oraz za 2008 rok (4 sołectwa)
stwierdzono, Ŝe w dwóch przypadkach rozliczenie nastąpiło z jednodniowym
opóźnieniem. Stanowiło to naruszenie art. 47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia
1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8,
poz. 60 ze zm.). Stosownie do powołanego przepisu - terminem płatności dla
inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym, zgodnie
z przepisami prawa podatkowego, wpłata podatku powinna nastąpić, chyba
Ŝe organ stanowiący właściwej jednostki samorządu terytorialnego wyznaczył
termin późniejszy. W związku z nieterminowym dokonaniem rozliczenia przez
dwóch inkasentów wynagrodzenie za inkaso im nie przysługiwało, co
wynikało z uchwały Rady Gminy. Organ podatkowy wypłacił nienaleŜnie
z powyŜszego tytułu wynagrodzenie w łącznej kwocie 291,45 zł.
2.
Uchwałą nr XXII/163/04 Rady Gminy Nowosolna z dnia 14 września
2004 roku w sprawie udzielania pomocy de minimis dla przedsiębiorców na
terenie Gminy Nowosolna wprowadzono zwolnienia w podatku od
nieruchomości. Zwolnienia z podatku obejmowało:
−
nowowybudowane budynki i budowle oraz nowo nabyte grunty, budynki
i budowle, przeznaczone do prowadzenia działalności gospodarczej
produkcyjnej lub usługowej, pod warunkiem wykorzystania ich do tej
działalności oraz utworzenia przez przedsiębiorcę miejsc pracy. Wysokość
uzaleŜniona była od ilości utworzonych miejsc pracy,
−
grunty, budynki i budowle słuŜące działalności gospodarczej, pod warunkiem
zainwestowania przez przedsiębiorcę, prowadzącego działalność gospodarczą
na tych nieruchomościach, w urządzenia infrastruktury gminnej kwoty
przekraczającej 100 tys. złotych. Wysokość zwolnienia uzaleŜniona była od
zainwestowanej kwoty.
Na mocy wskazanych postanowień ww. uchwały udzielono ulg 2 podatnikom:
- decyzja nr Fn. 3110/1/05 z dnia 8 września 2005 roku - zwolnienie na
okres dwóch i pół roku w wysokości 50% rocznego wymiaru podatku kwota zainwestowana w infrastrukturę wyniosła 763.281,00 zł. W sumie
pomoc wyniosła 249.585,50 zł,
- decyzja nr Fn. 3110/1/07 z dnia 10 marca 2007 roku - zwolnienie na
okres półtora roku, w wysokości 25% rocznego wymiaru podatku – kwota
zainwestowana w infrastrukturę wyniosła 276.590,99 zł. W sumie pomoc
wyniosła 24.742,00 zł.
Stosownie do brzmienia § 8 ust. 1-3 ww. uchwały - podatnik korzystający ze
zwolnień zobowiązany był przedłoŜyć Wójtowi Gminy Nowosolna informacje
5
dotyczące: [1] wielkości poniesionych nakładów inwestycyjnych, [2] poziomu
i wzrostu zatrudnienia, [3] kosztów wynagrodzenia pracowników,
[4] wielkości oraz przeznaczenia pomocy publicznej uzyskanej przez
przedsiębiorcę w ciągu ostatnich, kolejnych trzech lat (ust. 1). Podatnicy,
którzy korzystają ze zwolnienia zobowiązani zostali do przekazywania
Wójtowi Gminy Nowosolna kwartalnych zestawień zawierających informację
na temat skumulowanej wartości pomocy de minimis przyznanej podatnikowi
oraz
wartości
pomocy
de
minimis
uzyskanej
przez
podatnika
z poszczególnych źródeł, w okresie trzech lat poprzedzających koniec danego
kwartału, za który składana jest informacja (ust. 2). Informacje określone
w ustępie 1 i 2 naleŜało przekazywać kwartalnie, w terminach odpowiednio
do 15 dnia po ostatnim dniu danego kwartału (ust. 3). Takie sformułowania
§ 8 powołanej uchwały nakładały obowiązki, które nie zostały spełnione
przez beneficjentów. Podatnicy przedkładali jedynie kwartalne zestawienia
zawierające informację na temat skumulowanej wartości pomocy de minimis
przyznanej podatnikowi. Stosownie do § 8 ust 7 powołanej uchwały
podatnik, który nie dopełnił obowiązków określonych w ust. 1-6 traci prawo
do zwolnienia od początku roku podatkowego, w którym wystąpiły
okoliczności powodujące utratę tego prawa.
3.
Stwierdzono przypadki braku odnotowania daty wpływu deklaracji do organu
podatkowego. PowyŜsze naruszało § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej
zawartej w załączniku do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin
i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.), zgodnie
z którym - na kaŜdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji
umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji
przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę
wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny
z rejestru kancelaryjnego.
4.
Decyzje ustalające wymiar podatku od nieruchomości w jednym przypadku
w 2008 roku oraz w jednym przypadku w 2009 roku (dotyczyło tego samego
podatnika) doręczono bez zachowania 14-dniowego terminu pozwalającego
podatnikom na zapłatę I raty podatku w ustawowym terminie, tj. do dnia
15 marca – stosownie do art. 6 ust. 7 ustawy o podatkach i opłatach
lokalnych.
5.
(….)1.
W związku z powyŜszymi ustaleniami naleŜy wskazać, Ŝe problem
opodatkowania linii kablowych umieszczonych w kanalizacji kablowej był
przedmiotem orzeczeń sądów administracyjnych, które zasadniczo nie
podzieliły interpretacji przepisów przez firmy telekomunikacyjne, co do
znaczenia pojęcia „budowla”. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie
w wyroku z dnia 2 kwietnia 2008 roku (sygn. akt I SA/Sz 734/07) powołał
się na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 27 stycznia
2006 roku (sygn. akt FSK 2316/06) stwierdzając, Ŝe „pojęcie budowli
podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości naleŜy ustalać na
1
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych
dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli
RIO w Łodzi Piotr Walczak.
6
podstawie przepisów art. 1a ust. 1 pkt 2 u.p.o.l. z uwzględnieniem regulacji
zawartych w art. 3 pkt 3 i 9 Prawa budowlanego oraz, Ŝe z przepisów tych
wynika, Ŝe linie (sieci) telekomunikacyjne są budowlą stanowiącą przedmiot
opodatkowania tym podatkiem, a takŜe, Ŝe na budowlę tę składają się
zarówno podziemne kanały kanalizacyjne jak i kable stanowiące część
składową tej budowli. Naczelny Sąd Administracyjny wyraził pogląd, Ŝe
powołane przepisy były wystarczające do wyjaśnienia przedmiotu
opodatkowania budowli podatkiem od nieruchomości, oraz Ŝe nie było
podstaw ani takiej potrzeby, aby dla rozstrzygnięcia sporu odwoływać się do
innych przepisów, bowiem art. 2 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 1a ust. 1 pkt 2
u.p.o.l. nie stwarza tego rodzaju podstawy”. Ponadto, Sąd zwaŜył, Ŝe
„bezzasadne [jest] odwoływanie się skarŜącej Spółki do postanowień
rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 26 października 2005 r. Jest to
bowiem rozporządzenie wykonawcze do Prawa budowlanego wyłącznie na
uŜytek procesu budowlanego, a nie dla celów podatkowych, RównieŜ
bezzasadne jest odwoływanie się do pojęcia budowli w znaczeniu
słownikowym, gdyŜ - jak juŜ wyŜej wyjaśniono- znaczenie tego pojęcia
wyjaśnia wystarczająco definicja z art. 3 pkt 3 i 9 Prawa budowlanego, do
którego odsyła art. 1 ust. 1 pkt 2 u.p.o.l”.
Warto równieŜ zwrócić uwagę na fakt, Ŝe spór między podatnikiem
a organem podatkowym nie dotyczył faktycznie wartości wykazywanej
budowli, a kwestii interpretacji przepisów prawa w zakresie uznania linii
kablowych, znajdujących się w kanalizacji kablowej, za budowle. WSA
w powołanym orzeczeniu wskazał, Ŝe „organy podatkowe nie miały
obowiązku przeprowadzenia postępowania dowodowego w celu ustalenia
wartości telekomunikacyjnych linii kablowych, skoro wartość tych linii
wynikała z porównywania danych wykazanych przez Spółkę w pierwotnej
deklaracji na 2007 rok z danymi wynikającymi z późniejszej korekty jako
róŜnica pomiędzy wartością budowli kanalizacji wraz z umieszczonymi w niej
liniami telekomunikacyjnymi [...], a wartością samej kanalizacji [...], które
to dane nie budziły wątpliwości organów co do zgodności z rzeczywistością
i nie były kwestionowane takŜe przez Spółkę”.
(….).2
6.
(….)3. Stosownie do art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach
i opłatach lokalnych - za grunty, budynki i budowle związane
z prowadzeniem działalności gospodarczej uwaŜa się grunty, budynki
i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu
prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych
oraz gruntów związanych z tymi budynkami.
2
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych
dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli
RIO w Łodzi Piotr Walczak.
3
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych
dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli
RIO w Łodzi Piotr Walczak.
7
7.
(….)4 Mając na względzie powyŜsze ustalenia naleŜy wskazać, Ŝe stosownie
do art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - za grunty
związane z prowadzeniem działalności gospodarczej naleŜy uznać grunty
będące w posiadaniu przedsiębiorcy, chyba Ŝe przedmiot opodatkowania nie
jest i nie moŜe być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze
względów technicznych. Organ podatkowy powinien wyjaśnić w danym stanie
faktycznym, czy zaistniała okoliczność pozwalająca opodatkować grunty,
które zostały sklasyfikowane w ewidencji gruntów, jako budowlane, stawką
podatku przewidzianą dla gruntów pozostałych.
8.
(….)5.
9.
(….)6.
10.
(….)7.
11.
W zakresie opodatkowania podatkiem od środków transportowych
stwierdzono nieprawidłowości dotyczące następujących podatników:
(….)8
Opisane powyŜej nieprawidłowości spowodowane były uchybieniami
w zakresie przeprowadzania czynności sprawdzających, o których mowa
w art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa. Powołany przepis nakładał na
organ podatkowy obowiązek dokonywania czynności sprawdzających,
mających na celu sprawdzenie terminowości składania deklaracji oraz
4
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych
dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli
RIO w Łodzi Piotr Walczak.
5
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych
dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli
RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia
art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z
art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej)
ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik
Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
6
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 2 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w aktach dokumentujących czynności
sprawdzające). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
7
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych
dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli
RIO w Łodzi Piotr Walczak.
8
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych
dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli
RIO w Łodzi Piotr Walczak.
8
wpłacania zadeklarowanych podatków, w tym równieŜ pobieranych przez
płatników
oraz
inkasentów;
stwierdzania
formalnej
poprawności
ww. dokumentów oraz ustalania stanu faktycznego w zakresie niezbędnym
do
stwierdzenia
zgodności
z
przedstawionymi
dokumentami.
Nieprawidłowości wynikały takŜe z nierzetelnej weryfikacji informacji
podatkowych otrzymywanych przez organ podatkowy ze Starostwa
Powiatowego Łódź Wschód. NaleŜy jednak podkreślić, Ŝe w toku kontroli RIO
w Łodzi podatnicy dokonali korekt złoŜonych nieprawidłowo deklaracji,
a ponadto - w większości - dokonali zapłaty zaległego podatku wraz
z odsetkami.
12.
Ustalono, Ŝe umorzenia postępowania w sprawie określenia wysokości
zobowiązania podatkowego dokonywano w formie postanowienia, a nie
w drodze decyzji, co stanowiło naruszenie art. 208 § 1 ustawy Ordynacja
podatkowa. Zgodnie z powołanym przepisem - jeŜeli postępowanie
z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe, w szczególności
w razie przedawnienia zobowiązania podatkowego, organ podatkowy wydaje
decyzję o umorzeniu postępowania.
13.
Stwierdzono, Ŝe organ podatkowy udzielając ulg w zapłacie podatku od
środków transportowych (decyzje: FN VII/3114/2/07 z dnia 8 października
2007 roku w sprawie odroczenia płatności II raty za 2007 rok w kwocie
15.913,00 zł do dnia 15 grudnia 2007 roku; FN VII/3114/2/2008 z dnia
15 września 2008 roku w sprawie rozłoŜenia na raty naleŜności w kwocie
20.192,00 zł (II rata za 2008 rok) na 4 raty płatne ostatniego dnia miesiąca
poczynając od września 2008 roku, FN VII/3114/1/2009 z dnia 2 marca
2009 roku w sprawie odroczenia płatności I raty za 2009 rok w kwocie
22.574,00 zł do dnia 15 marca 2009 roku, naruszył przepisy zawarte
w art. 122 i 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art. 122
ustawy - organ podatkowy w toku postępowania podejmuje wszelkie
niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego.
Ponadto, organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący
rozpatrzyć cały materiał dowodowy (art. 187 ustawy).
14.
Uchwały określające wysokość stawek opłaty targowej nie zawierały terminu
płatności opłaty, wskazywały wyłącznie dzienną wysokość stawki. Zgodnie
z art. 19 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych – rada gminy określa
w drodze uchwały zasady ustalania i poboru oraz terminy płatności
i wysokość stawek opłat określonych w ustawie.
15.
W zakresie windykacji naleŜności podatkowych stwierdzono przypadki
nieterminowego wystawiania przez organ podatkowy tytułów wykonawczych.
Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy
o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541) wierzyciel jest obowiązany do systematycznej kontroli terminowości zapłaty
zobowiązań pienięŜnych. JeŜeli naleŜność nie zostanie zapłacona w terminie
określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel wysyła
do zobowiązanego upomnienie, z zagroŜeniem wszczęcia egzekucji po
upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym
upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel wystawia tytuł
wykonawczy.
W zakresie dochodów z mienia
1.
Kontrolujący ustalili, Ŝe osób ustalonych, jako nabywcy nieruchomości nie
informowano o terminie podpisania aktu notarialnego w trybie
9
przewidzianym w art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku
o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261,
poz. 2603 ze zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - organizator przetargu
jest zobowiązany zawiadomić osobę ustaloną, jako nabywca nieruchomości
o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaŜy lub oddania w uŜytkowanie
wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia
przetargu. Wyznaczony termin nie moŜe być krótszy niŜ 7 dni od dnia
doręczenia zawiadomienia.
2.
Stwierdzono, Ŝe uŜytkownik wieczysty działek nr nr 5/2 i 5/3, obręb Lipiny,
o łącznej powierzchni 5.913 m2, opłaty rocznej za 2008 rok w kwocie
22.000,00 zł (po ugodzie zatwierdzonej przez Samorządowe Kolegium
Odwoławcze) dokonał w dniu 21 kwietnia 2008 roku (w dniu podpisania
ugody). Stosownie do brzmienia art. 78 ust. 4 ustawy o gospodarce
nieruchomościami - złoŜenie wniosku do SKO o ustalenie, Ŝe aktualizacja
opłaty jest nieuzasadniona albo jest uzasadniona w innej wysokości
(odwołania) nie zwalnia z obowiązku uiszczania opłat w dotychczasowej
wysokości. W 2009 roku uŜytkownik wieczysty nie dokonał wpłaty w ogóle.
W dniu 23 kwietnia 2009 roku bezskutecznie wezwano uŜytkownika
wieczystego do uiszczenia opłaty.
3.
Kontrolujący stwierdzili, Ŝe Zakład Gospodarki Komunalnej - podmiot na
rzecz którego ustanowiono trwały zarząd, na podstawie 6 decyzji z dnia
13 września 2001 roku (decyzje stały się ostateczne w dniu 28 września
2001 roku) nie dokonywał wpłat z powyŜszego tytułu. Wysokość
niepobranych dochodów wyniosła kwotę 37.483,20 zł - naleŜność główna
oraz 19.022,71 zł - odsetki (stan na dzień 30 września 2009 roku). Razem –
56.505,91 zł. NaleŜności te nie były windykowane, ani teŜ nie udzielono ulg
w ich zapłacie.
4.
Nie zachowano procedury oddania nieruchomości w dzierŜawę lub najem
w zakresie obowiązku opublikowania wykazu nieruchomości przeznaczonych
do oddania w najem lub dzierŜawę, stosownie do art. 35 ust. 1 ustawy
o gospodarce nieruchomościami.
5.
Ustalono, Ŝe w dniu 3 listopada 2008 roku zawarto umowę najmu lokalu
uŜytkowego w miejscowości Kalonka o powierzchni 48 m2, na okres od dnia
1 listopada 2008 roku do dnia 30 października 2009 roku. Stwierdzono, Ŝe ta
sama osoba wynajmowała przedmiotowy lokal w okresie od dnia
31 października 2005 roku do dnia 30 października 2008 roku (umowa z dnia
31 października 2005 roku). NaleŜy wskazać, Ŝe ustawa z dnia 24 sierpnia
2007 roku o zmianie ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz o zmianie
niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 173, poz. 1218), która weszła w Ŝycie
z dniem 22 października 2007 roku, wprowadziła równieŜ zmiany w art. 18
ust. 2 pkt 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie
gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.). Nowe
brzmienie powoływanego przepisu stanowi, Ŝe uchwała rady gminy jest
wymagana równieŜ w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas
oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem
jest ta sama nieruchomość. W dniu 28 listopada 2008 roku (z mocą od dnia
1 grudnia 2008 roku) omawiana umowa została rozwiązana za
porozumieniem stron.
W zakresie wydatków i rozchodów
1.
W 2008 roku Gmina Nowosolna ogłosiła otwarty konkurs ofert na realizację
zadań publicznych w zakresie kultury fizycznej i sportu oraz szeroko
10
rozumianej
kultury,
bez
zachowania
trzydziestodniowego
okresu
przewidzianego na składanie ofert, o którym mowa w art. 13 ust. 1 ustawy
z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności poŜytku publicznego
i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 ze zm.). Ponadto stwierdzono, Ŝe
ogłoszenie nie zawierało: terminów i warunków realizacji zadania oraz
informacji o zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku
ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach
publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztach, co było
wymagane art. 13 ust. 2 pkt 4 i 7 ww. ustawy.
2.
W ofercie złoŜonej przez Ludowy Klub Sportowy Byszewy na realizację
zadania z zakresu kultury, oferent nie oświadczył czy przewiduje pobieranie
lub
niepobieranie
opłat
od
uczestników
projektu,
nie
wskazał
dotychczasowego doświadczenia w realizacji podobnych zadań we
współpracy z administracją publiczną. Oferent złoŜył oświadczenie, Ŝe jest
związany ofertą do dnia 31 grudnia 2007 roku, a do oferty nie załączył
deklaracji o zamiarze odpłatnego lub nieodpłatnego wykonania zadania oraz
aktualnego odpisu z rejestru lub odpowiedniego wyciągu z ewidencji lub
innego dokumentu potwierdzającego status prawny oferenta i umocowanie
osób go reprezentujących, jak równieŜ sprawozdania merytorycznego
i finansowego za ostatni rok. Klub w ofercie złoŜonej na zadania z zakresu
kultury fizycznej i sportu wskazał, Ŝe jest związany ofertą do dnia 31 grudnia
2007 roku, a do oferty nie dołączył dokumentu potwierdzającego status
prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących do występowania
w imieniu Klubu oraz sprawozdania merytorycznego i finansowego za ostatni
rok. LKS Byszewy w złoŜonych ofertach na ww. zadania wskazał, Ŝe mają
one być realizowane w okresie od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia
2008 roku, podczas gdy same oferty sporządzone zostały w dniu
5 marca 2008 roku, co oznaczało, Ŝe powyŜsze było niemoŜliwe do
spełnienia.
Uczniowski Parafialny Klub Sportowy Bula w Kalonce, który złoŜył ofertę na
realizację zadania z zakresu kultury fizycznej i sportu, do oferty nie dołączył
dokumentu potwierdzającego status prawny oferenta i umocowanie osób go
reprezentujących do występowania w imieniu Klubu, sprawozdania
merytorycznego i finansowego za ostatni rok oraz deklaracji o zamiarze
odpłatnego lub nieodpłatnego wykonania zadania. Klub nie złoŜył
oświadczenia, do kiedy związany jest ofertą. W harmonogramie planowanych
działań Klub nie określił skali działań oraz nie podał Ŝadnych terminów ich
rozpoczęcia i zakończenia, natomiast w szczegółowym opisie zadania
przewidywał, m.in., budowę „bulodromu” – dwóch – czterech boisk do gry
w Kalonce oraz uruchomienie przy „bulodromie” wypoŜyczalni sprzętu, co nie
było spójne z kosztorysem, który nie przewidywał Ŝadnych wydatków w tym
zakresie.
Pomimo tych nieprawidłowości Wójt Gminy zawarł w dniu 21 kwietnia
2008 roku z oferentami umowy na realizację zadań publicznych, na łączną
kwotę 26.500,00 zł.
3.
Obie poddane kontroli oferty, zawarte umowy i wszystkie sprawozdania
dotyczące realizacji zadań z zakresu kultury oraz kultury fizycznej i sportu,
zostały podpisane ze strony Klubu LKS Byszewy tylko przez prezesa. W myśl
postanowień § 30 Statutu Klubu - do waŜności oświadczeń dotyczących praw
i obowiązków majątkowych wymagane było współdziałanie dwóch osób:
prezesa lub wiceprezesa oraz sekretarza, księgowego, względnie osób przez
nich upowaŜnionych spośród członków Zarządu. PowyŜsze wskazuje, Ŝe
11
wymienione dokumenty nie zostały podpisane ze strony Klubu przez
umocowane w tym zakresie osoby.
4.
Kontrolujący stwierdzili, Ŝe LKS Byszewy złoŜył dwa sprawozdania
z wykonania zadania z zakresu kultury. Na jednym odnotowano datę wpływu
do Urzędu w dniu 30 stycznia 2009 roku, na drugim brak było określenia tej
daty.
W sprawozdaniu z określoną datą wpływu wskazano, Ŝe z dotacji
wydatkowano na wynagrodzenia instruktorów kwotę 5.490,00 zł oraz na
zakup nagród i upominków 1.510,00 zł, z planowanej w ofercie kwoty
7.000,00 zł, która miała zostać wydatkowana w całości wyłącznie na
wynagrodzenia dla instruktorów. W sprawozdaniu nie wypełniono pozycji
dotyczących rozliczenia ze względu na źródła finansowania oraz zestawienia
faktur (rachunków) potwierdzających poniesione wydatki. W wyniku prośby
pracownika Urzędu dotyczącej uzupełnienia zestawienia faktur, LKS Byszewy
złoŜył kolejne sprawozdanie (brak było na nim określenia daty wpływu),
w którym ujęto inne dane w zakresie rozliczenia ze względu na rodzaj
kosztów, niŜ w pierwszym omówionym sprawozdaniu. W sprawozdaniu tym
wskazano, Ŝe z dotacji wydatkowano tylko kwotę 3.223,95 zł, z czego na
wynagrodzenia instruktorów 1.590,00 zł, na zakup materiałów 1.452,30 zł
oraz na zakup nagród i upominków 181,65 zł, co zostało potwierdzone przez
Klub wykazem dokumentów źródłowych. Gmina Nowosolna uznała drugie
sprawozdanie za złoŜone poprawnie i wyegzekwowała od LKS Byszewy zwrot
kwoty 3.776,05 zł wraz z odsetkami od zaległości.
Przyjmując tak jak Gmina, Ŝe drugie sprawozdanie zostało złoŜone
prawidłowo, w odniesieniu do oferty złoŜonej przez Klub naleŜy stwierdzić, Ŝe
kwota, która kwalifikowała się do sfinansowania ze środków dotacji wynosiła
1.590,00 zł, natomiast pozostała kwota podlegałaby zwrotowi na rachunek
Gminy.
JeŜeli drugie sprawozdanie miało być złoŜone w celu uzupełnienia braków
pierwszego, to część rozliczenia ze względu na rodzaj kosztów nie powinna
ulec zmianie. Faktycznie jednak było odwrotnie, co w momencie porównania
obu sprawozdań powinno wzbudzić wątpliwości pracowników Urzędu Gminy
odnośnie prawidłowości wydatkowania środków, jak i wykonania całego
zadania. Sprawozdanie zostało jednakŜe przyjęte, jako ostateczne
i prawidłowe.
5.
Sprawozdania z wykonania zadania z zakresu upowszechniania kultury
fizycznej i sportu złoŜone przez LKS Byszewy i UPKS Bula zawierały błędy
formalne, a dotacje rozliczono niezgodnie z postanowieniami zawartych
z Gminą umów. W szczególności, LKS Byszewy rozszerzył zadanie,
w stosunku do treści oferty, o prowadzenie druŜyny siatkówki chłopców.
Zgodnie z zawartą umową wydatkowana została kwota 8.000,00 zł,
w pozostałym zakresie kwota dotacji została przeznaczona na wydatki,
których nie ujęto w ofercie. Natomiast w sprawozdaniu UPKS Bula
stwierdzono brak spójności pozycji dotyczącej rozliczenia ze względu na
rodzaj kosztów w stosunku do zestawienia faktur, a niezgodnie z zawartą
umową wydatkowano kwotę 146,15 zł. Pracownicy Urzędu Gminy Nowosolna
przyjęli oba sprawozdania nie stwierdzając uchybień i nieprawidłowości.
PowyŜsze ustalenia wskazują na naruszenie przez organ wykonawczy art.17
ustawy o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie, zgodnie
z którym - organ administracji publicznej zlecający zadanie publiczne
dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania, a w szczególności: 1) stanu
realizacji zadania; 2) efektywności, rzetelności i jakości wykonania
12
zadania; 3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych
na realizację zadania; 4) prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach
prawa i w postanowieniach umowy.
6.
Brak odnotowania daty wpływu na sprawozdaniu z wykonania zadania
z zakresu kultury przez LKS Byszewy naruszał § 6 ust. 11 Instrukcji
kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej
załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia
1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków
międzygminnych.
Naruszenie
ww.
przepisu
stwierdzono
równieŜ
w odniesieniu do złoŜonych przez wykonawców w Urzędzie Gminy Nowosolna
ofert na wykonanie remontu mieszkania komunalnego w Byszewach
w 2008 roku.
7.
W protokole z otwarcia i rozpatrzenia ofert oraz w uzasadnieniu ich wyboru,
kontrolowana jednostka nie ustosunkowała się do spełniania przez oferentów
wymogów określonych w ustawie oraz w ogłoszeniu, co było wymagane
przez art. 15 ust. 3 ustawy o działalności poŜytku publicznego
i o wolontariacie. Powołana przez Wójta Gminy komisja konkursowa
stwierdziła natomiast, Ŝe wszystkie oferty zawierały uchybienia formalne,
a przedstawiciele poszczególnych organizacji pozarządowych zostali wezwani
do dokonania niezbędnych korekt i uzupełnienia brakujących dokumentów.
Nie określono natomiast, jakie dokładnie uchybienia stwierdziła komisja
konkursowa, a oferenci nie zostali poinformowani w formie pisemnej
o konieczności złoŜenia korekt i uzupełnienia brakujących dokumentów.
śaden z oferentów nie złoŜył korekty oraz nie uzupełnił oferty.
8.
W 2008 roku Gmina Nowosolna poniosła wydatki w łącznej wysokości
10.004,00 zł na wykonanie koncepcji przejścia dla pieszych na mostku
w miejscowości Stare Skoszewy oraz na wykonanie mapy do celów
projektowych gminy Nowosolna Stare Skoszewy dr 143 (budowa kładki),
które to wydatki zostały ujęte w klasyfikacji budŜetowej w dziale 600
Transport i łączność, rozdziale 60016 – drogi publiczne gminne, § 4300 –
zakup usług pozostałych. Kontrolujący stwierdzili, Ŝe przedmiotowe wydatki
związane były z wykonaniem dokumentacji technicznej budowy mostku nad
drogą powiatową w Starych Skoszewach. W związku z powyŜszym naleŜy
wskazać, Ŝe zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 2 ustawy o samorządzie gminnym,
zadania własne gminy obejmują sprawy gminnych dróg, ulic, mostów,
placów oraz organizacji ruchu drogowego. Poniesienie ww. wydatków nie
było zatem, związane z realizacją zadań gminy. Poniesienie omawianych
wydatków przez Gminę byłoby moŜliwe, przykładowo w oparciu o formułę
pomocy rzeczowej dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego (do którego naleŜała
przedmiotowa droga), stosownie do postanowień art. 167 ust. 2 pkt 5
ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, zgodnie
z którym to przepisem - wydatki budŜetów jednostek samorządu
terytorialnego są przeznaczane, m.in., na pomoc rzeczową lub finansową dla
innych jednostek samorządu terytorialnego, określoną przez organ
stanowiący jednostki samorządu terytorialnego odrębną uchwałą.
W zakresie wydatków osobowych
1.
Kontrolujący stwierdzili, Ŝe na dzień 31 maja i na dzień 30 września
2008 roku wyliczenia kwoty odprowadzonych odpisów na rzecz zakładowego
funduszu świadczeń socjalnych dokonano na podstawie danych dotyczących
przeciętnego zatrudnienia na poziomie: liczba emerytów i rencistów 12 osób i liczba etatów – 31,67. Na koniec 2008 roku nie dokonano korekty
13
odpisu, co było niezgodne z § 1 rozporządzenia z dnia 14 marca 1994 roku
Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej
liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz
świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz. 168 ze zm.). Wskutek powyŜszego
nie przekazano na rachunek funduszu róŜnicy między kwotą odpisu
przekazanego, a kwotą odpisu, jaka winna zostać przekazana po korekcie,
w wysokości 1.888,77 zł.
2.
W części II pkt 4 Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych,
stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 38/0151/2006 Wójta Gminy
Nowosolna z dnia 6 listopada 2006 roku, wprowadzono regulacje
wewnętrzne, zgodnie z którymi - rozliczenie kosztów podróŜy słuŜbowej
środkami PKP nie musiało być udokumentowane rachunkami. PowyŜsze było
niezgodne z obowiązującymi od dnia 1 stycznia 2007 roku przepisami
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia
2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŜności
przysługujących
pracownikowi
zatrudnionemu
w
państwowej
lub
samorządowej jednostce sfery budŜetowej z tytułu podróŜy słuŜbowej na
obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.). W § 8 ust. 3
ww. rozporządzenia wskazano, Ŝe do rozliczenia kosztów podróŜy pracownik
załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki (nie
dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami). Ustawodawca nie
przewidział moŜliwości ustalania przez kierowników jednostek odrębnych
zasad dotyczących przedkładania dokumentów potwierdzających poniesione
wydatki.
3.
Dokonano wypłaty diety w wysokości 69,00 zł na rzecz sołtysa sołectwa
Kopanka, na podstawie listy płac „Lista diet sołtysów za luty 2009 r.”, za
udział w sesji XXVIII Rady Gminy Nowosolna w dniu 10 lutego 2009 roku,
mimo braku obecności sołtysa na tej sesji. Wypłata diety w powyŜszej
sytuacji naruszała postanowienia uchwały nr V/35/99 Rady Gminy
Nowosolna z dnia 30 marca 1999 roku w sprawie przyznania diet sołtysom.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1.
W postępowaniu przetargowym na usługi bieŜącego utrzymania dróg
gminnych w okresie zimowym 2008/2009 biorący udział w postępowaniu
w imieniu zamawiającego inspektor ds. drogownictwa, spraw gospodarczych
Urzędu oraz Wójt Gminy Nowosolna, nie złoŜyli pisemnych oświadczeń
o istnieniu lub braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania
o udzielenie zamówienia, na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy z dnia
29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity
z 2007 r., Dz. U. nr 223, poz. 1655 ze zm.).
2.
Stwierdzono,
Ŝe
udzielając
zamówień
publicznych
na
wykonanie
dokumentacji projektowo-kosztorysowej parkingu (Kalonka) oraz chodnika
(Natolin), o wartości przedmiotu zamówienia w wysokości 32.786,89 zł,
zastosowano przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. W związku
z powyŜszym naleŜy zwrócić uwagę, Ŝe stosownie do art. 4 pkt 8 powołanej
ustawy - jeŜeli wartość zamówienia nie przekracza wyraŜonej w złotych
równowartości 14.000 euro, nie stosuje się ustawy Prawo zamówień
publicznych. Ponadto stwierdzono, Ŝe umowa na wykonanie ww. usługi nie
została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. PowyŜsze stanowiło
naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym
- jeŜeli czynność prawna moŜe spowodować powstanie zobowiązań
14
pienięŜnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika
gminy (głównego księgowego budŜetu) lub osoby przez niego upowaŜnionej.
W
odniesieniu
do
zamówienia
publicznego
dotyczącego
robót
budowlanych polegających na przebudowie nawierzchni drogi gminnej
w miejscowości Dobieszków w Gminie Nowosolna, stwierdzono:
1.
Nie dokonano zwrotu zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy
71/IZP/2222/12/2007 z dnia 15 grudnia 2007 roku zawartej z firmą
DROGMAR sp. z o.o. na wykonanie dokumentacji modernizacji nawierzchni
dróg gminnych w miejscowości Dobieszków. Stosownie do zapisów
umownych - zabezpieczenie winno być zwrócone niezwłocznie od dnia
przekazania protokołu odbioru. Taka sama sytuacja dotyczyła teŜ umowy
nr 62/IZP/2222/7/2007 z dnia 15 listopada 2007 roku (aneks
nr 7/IZP/2222/1/2008 z dnia 11 stycznia 2008 roku) z tym samym
wykonawcą. Umowa dotyczyła wykonania dokumentacji modernizacji dróg
w miejscowości Boginia. Łączna kwota niezwróconego zabezpieczenia
naleŜytego wykonania umowy wynosiła 3.989,40 zł.
2.
Wartość kosztorysową robót ustalono na kwotę 522.417,23 zł (zgodnie
z kosztorysem inwestorskim). Z protokołu postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego wynikało, Ŝe wartość zamówienia została ustalona
w dniu 4 sierpnia 2008 roku, na podstawie kosztorysu inwestorskiego
i wynosiła 245.901,64 zł. PowyŜsze stanowiło naruszenie art. 33 ust. 1 pkt 1
ustawy Prawo zamówień publicznych, który stanowił, Ŝe wartość zamówienia
na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego
sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej.
W odniesieniu do zamówienia publicznego dotyczącego przebudowy
i adaptacji dawnego budynku podworskiego „Gorzelni” na świetlicę
środowiskową we wsi Byszewy, stwierdzono:
1.
W toku przygotowań do realizacji przedmiotowej inwestycji Pracownia
projektowa MARCOJAN, w marcu 2005 roku, sporządziła opinię techniczną
odnoszącą się do stanu technicznego budynku „Gorzelni” i moŜliwości jego
przebudowy. Kontrolującym nie przedłoŜono ani umowy na wykonanie
ww. opinii, ani dowodu zapłaty. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotowej
opinii nie zostało wliczone w koszt inwestycji.
W dniu 3 stycznia 2006 roku Gmina zawarła umowę nr 10/2006 z Ośrodkiem
Rzeczoznawstwa i Konsultingu SIMP-ZORPOT dotyczącą opracowania sześciu
wniosków wraz z weryfikacją merytoryczną kosztorysów o dofinansowanie
realizacji projektów w ramach Działania 2.3 Odnowa wsi oraz zachowanie
i ochrona dziedzictwa kulturowego. Jeden z wniosków dotyczyć miał
przebudowy i adaptacji dawnego budynku podworskiego „Gorzelni” na
świetlicę środowiskową we wsi Byszewy. Za wykonanie ww. zadania ustalono
wynagrodzenie w kwocie 12.200,00 zł brutto.
2.
W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na realizację
inwestycji ofertę złoŜył tylko jeden wykonawca - PPHU HEROS-VAN.
Wykonawca zaproponował cenę w wysokości 279.990,00 zł. Było to drugie
postępowanie na realizację przedmiotowej inwestycji. Pierwsze zostało
15
uniewaŜnione na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień
publicznych z uwagi na fakt, Ŝe cena najkorzystniejszej oferty przewyŜszała
kwotę, jaką zamawiający mógł przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
NaleŜy podkreślić, Ŝe w złoŜonej ofercie na stronie 4 wykonawca wskazał,
personel kierowniczy przewidziany do realizacji zadania oraz wykaz
zrealizowanych robót. Następne 3 strony zawierające referencje nie zostały
ponumerowane, ani zaparafowane. Kolejna strona oznaczona, jako 4a
(numer strony oraz parafka zostały napisane innym kolorem) zawierała
wykaz pracowników, którzy będą wykonywać prace budowlane. Strona 5
i następne strony zostały ponumerowane i zaparafowane.
W punkcie 8 specyfikacji istotnych warunków zamówienia, dotyczącym opisu
warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu oceny spełnienia tych
warunków, zamawiający wskazał, Ŝe wymaga by wykonawca:
−
wykazał się realizacją minimum dwóch robót budowlanych w okresie
ostatnich 5 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie
zamówienia, a jeŜeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym
okresie, odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym
stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości oraz daty
i miejsc wykonania,
−
załączył dokumenty
naleŜycie.
potwierdzające,
Ŝe
roboty
te
zostały
wykonane
Wykonawca przedłoŜył wykaz następujących robót budowlanych:
Lp.
Zamawiający
Budowa
Wartość
Okres realizacji
1.
Firma handlowa A&A ZPCh
Roboty
budowlane,
89.000 zł
Grudzień 2003 –
styczeń 2004
140.000 zł
Sierpień 2004 –
grudzień 2004
150.000 zł
Lipiec 2003 –
grudzień 2005
373.000 zł
Październik 2005
– lipiec 2007
ul. Łagiewnicka
2.
Firma handlowa A&A ZPCh
Roboty
budowlane,
ul. Piłsudskiego
3.
Firma handlowa A&A ZPCh
Roboty
budowlane,
ul. Piłsudskiego
4.
Gmina Nowosolna
Budowa chodnika
St. Skoszewy
Jednocześnie dokumenty potwierdzające naleŜyte wykonanie robót odnosiły
się do następujących prac:
Lp.
1.
Podmiot wystawiający
referencje
Gmina Nowosolna
Data wydania
Opis
02.02.2005
Wykonanie zadania pn. Budowa drogi
16
2.
Elektryk Sp.J.
12.07.2007
3.
Firma handlowa
A&Nowosolna ZPCh
20.07.2007
gminnej w miejscowości Kalonka”,
zadanie realizowano w listopadzie 2004
roku, wykonanie terminowo i zgodnie
ze sztuką budowlaną
Wskazano, Ŝe spółka jawna Elektryk
współpracuje z HEROS-VAN od 1999
roku w zakresie odbudowy chodników,
dróg po robotach
elektroenergetycznych-kablowych
Wskazano, Ŝe firma HEROS-VAN
ułoŜyła parking z kostki brukowej,
powierzchnia 3000 m2
Zamawiający wymagał, aby wykonawca wykazał się realizacją minimum
2 robót budowlanych odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom
budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia. W zakresie pojęcia roboty
budowlane ustawa Prawo zamówień publicznych odsyła w art. 2 pkt 8 do
ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2006 r.,
Dz. U. nr 156, poz. 1118 ze zm.). Stosownie do art. 3 pkt 7 ustawy Prawo
budowlane - przez roboty budowlane naleŜy rozumieć budowę, a takŜe prace
polegające na przebudowie, montaŜu, remoncie lub rozbiórce obiektu
budowlanego. Uwzględniając przedmiot zamówienia wskazany w specyfikacji
istotnych warunków zamówienia, moŜna stwierdzić, Ŝe przedmiot
zamówienia dotyczył w głównej mierze przebudowy i remontu. Przez
przebudowę (art. 3 pkt 7a ustawy Prawo budowlane) naleŜy rozumieć
wykonywanie robót budowlanych, w wyniku których następuje zmiana
parametrów uŜytkowych lub technicznych istniejącego obiektu budowlanego,
z wyjątkiem charakterystycznych parametrów, takich jak: kubatura,
powierzchnia zabudowy, wysokość, długość, szerokość bądź liczba
kondygnacji; w przypadku dróg są dopuszczalne zmiany charakterystycznych
parametrów w zakresie niewymagającym zmiany granic pasa drogowego.
Przez remont naleŜy rozumieć wykonywanie w istniejącym obiekcie
budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu
pierwotnego, a niestanowiących bieŜącej konserwacji, przy czym dopuszcza
się stosowanie wyrobów budowlanych innych niŜ uŜyto w stanie pierwotnym
(art. 3 pkt 8 ww. ustawy).
Wykonawca wskazał w ofercie roboty budowlane, które wykonał na rzecz
Gminy Nowosolna – budowa chodnika - jednakŜe nie przedłoŜył dokumentu
potwierdzającego, Ŝe roboty te zostały wykonane naleŜycie. Załączone
referencje wystawione przez Gminę Nowosolna dotyczyły innego zadania.
W przypadku robót wykonanych na rzecz A&A ZPCH wykonawca wskazał
roboty budowlane. JednakŜe w przedłoŜonych referencjach mowa była
jedynie o wykonaniu parkingu z kostki brukowej, co nie odpowiadało
rodzajowi robót budowlanych będących przedmiotem zamówienia. Co do
referencji udzielonych przez Elektryk Sp. J. to naleŜy podkreślić, Ŝe dotyczyły
one współpracy, a nie wykonania na rzecz tego podmiotu określonego
przedsięwzięcia inwestycyjnego. Poza tym, wykonawca w wykazie robót nie
wskazał, by na rzecz firmy Elektryk Sp.J. wykonywał roboty budowlane
odpowiadające rodzajem i wartością robotom będącym przedmiotem
zamówienia.
W ofercie złoŜonej w postępowaniu, które zostało uniewaŜnione, firma
HEROS-VAN nie przedłoŜyła Ŝadnych referencji. Pomimo tego, jak wynikało
z protokołu postępowania, zamawiający ocenił, ze firma ta spełniała warunki
udziału w postępowaniu.
17
Stosownie do art. 22 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych o udzielenie zamówienia publicznego mogli ubiegać się wykonawcy, którzy
posiadali niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponowali potencjałem
technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. W celu
potwierdzenia opisanego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia
warunku posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia, zamawiający zaŜądał
od wykonawców przedłoŜenia wykazu wykonanych robót budowlanych
w okresie ostatnich pięciu lat przed dniem wszczęcia postępowania
o udzielenie zamówienia, a jeŜeli okres prowadzenia działalności był krótszy w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom
budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości
oraz daty i miejsca wykonania, jak równieŜ załączenia dokumentów
potwierdzających, Ŝe roboty te zostały wykonane naleŜycie.
Zdaniem kontrolujących przedłoŜona przez wykonawcę wraz z ofertą
dokumentacja nie dawała podstaw, by uznać, Ŝe spełnia on omawiany
warunek udziału w postępowaniu. PowyŜsze oznaczało, Ŝe wykonawca winien
zostać wykluczony z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 10
ustawy, z zastrzeŜeniem art.26 ust.3 ustawy.
W dniu 25 października 2007 roku Wójt Gminy podpisał umowę
nr 44/IZP/2/2222/2007 dotyczącą realizacji przedmiotowego zadania
z firmą PPHU HEROS-VAN. Stosownie do postanowień umowy wykonawca
zobowiązał się do rozpoczęcia I etapu w dniu 1 października 2007 roku –
a zakończenia do dnia 30 października 2007 roku. Drugi etap miał się
rozpocząć „po zakończeniu etapu I” i zakończyć z dniem 30 marca
2008 roku.
Etap I obejmował następujące roboty: [1] dobudowa klatki schodowej
i schodów zewnętrznych; [2] wymiana i montaŜ stolarki okiennej (okna
drewniane) i drzwi zewnętrznych; [3] wykonanie elewacji budynku
z ociepleniem ścian zewnętrznych; [4] wzmocnienie elementów więźby
dachowej i ułoŜenie nowego pokrycia; [5] montaŜ ściągów.
Etap II obejmował: [1] rozebranie i uzupełnienie stropu nad parterem;
[2] obudowę kanałów wentylacyjnych; [3] wykonanie ścian działowych z płyt
K-G; [4] montaŜ wewnętrznej instalacji wodno-kanalizacyjnej; [5] montaŜ
instalacji elektrycznej; [6] wykonanie posadzek; [7] malowanie ścian
i sufitów; [8] wykonanie sufitów z płyt K-G; [9] wyłoŜenie ścian płytkami
ceramicznymi i wykonanie tynków wewnętrznych.
W dniu 25 października 2007 roku spisany został protokół przekazania
terenu i placu budowy. Stronę przekazującą reprezentował Pan Janusz
Pacewicki – inspektor Urzędu Gminy Nowosolna. W dzienniku budowy
nr 102/2007, pod datą 26 października 2007 roku (strona 2), wpisu dokonał
kierownik budowy o treści: „W dniu dzisiejszym przyjąłem obowiązki
kierownika budowy”. Na stronie 3 po wpisie datowanym na dzień
31 października 2007 roku, dokonanym przez kierownika budowy,
znajdowało się szereg wpisów datowanych od dnia 5 października do dnia
25 października 2007 roku, czyli w okresie przed podpisaniem umowy
z wykonawcą.
Wpisy te dotyczyły:
- 5 października 2007 roku – „Wykonano izolację pionową fundamentów
1 x papa na lepiku. Wykonano wzmocnienie naroŜników budynku od
strony wschodniej poprzez wykonanie poszerzenia ławy betonowej na
18
naroŜnikach. Wykonano wzmocnienie więźby dachowej i pokrycie dachu
papą wierzchnią”,
- 7 października 2007 roku – „Wykonano impregnację więźby dachowej
środkiem
grzybobójczym
i
ognioochr…[nieczytelne
–
przyp.
kontrolujących] oraz belek sufitowych stropu nad parterem. Przystąpiono
do uporządkowania pomieszczeń piwnicy – odkopanie piwnic poprzez
zebranie warstwy nagromadzonej ziemi ok. 50 cm na całości pomieszczeń
piwnic”,
- 10 października 2007 roku – „Wykonano wzmocnienie nadproŜy w trzech
otworach piwnic poprzez zamontowanie belek stalowych. Przystąpiono do
wykonania wykopów pod ławy fundamentowe nowej klatki schodowej
zewnętrznej. Wykonano ławy betonowe pod filar wzmacniający
w piwnicy”,
- 14 października 2007 roku – „Wykonano ławy Ŝelbetonowe pod ściany
schodów zewnętrznych. Przystąpiono do wykonania murowych ścian klatki
schodowej zewnętrznej. Wykonano mury filarów wzmacniających
w piwnicy. Wykonano naprawę nadproŜy łukowych – wymiana cegieł
luźnych + tynk z zaprawy cementowej”,
- 14 października 2007 roku – „Wykonano izolację poziomą 2 x papa na
lepiku oraz mury zewnętrznej klatki schodowej. Przystąpiono do
wykonania schodów Ŝelbetonowych”,
- 16 października 2007 roku – „Wykonano zbrojenie schodów zewnętrznych
zgodnie z dokumentacją”,
- 21 października 2007 roku – „Wykonano betonowania schodów
zewnętrznych do piwnic oraz posadzki cement. zbrojone mat.
zgrzewanymi”.
Wskazać naleŜy, Ŝe stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra
Infrastruktury z dnia 26 czerwca 2002 roku w sprawie dziennika budowy,
montaŜu i rozbiórki, tablicy informacyjnej oraz ogłoszenia zawierającego
dane dotyczące bezpieczeństwa pracy i ochrony zdrowia(Dz. U. nr 108, poz.
953 ze zm.) - dziennik budowy winien być prowadzony w sposób
chronologiczny.
Wójt Gminy nie wyjaśnił kontrolującym, dlaczego w dzienniku budowy
znajdowały się wpisy sprzed dnia podpisania umowy z wykonawcą.
Kontrolującym
przedłoŜono
natomiast
pismo
datowane na
dzień
30 października 2007 roku, sporządzone przez wykonawcę – PPHU HEROSVAN, w którym zgłosił gotowość odbioru I etapu robót.
Protokół częściowego odbioru robót sporządzono w dniu 12 listopada
2007 roku. Ze strony zamawiającego udział w odbiorze wzięli Pan Janusz
Pacewicki oraz Pan Janusz Kuc. Protokołu nie podpisał inspektor nadzoru,
pomimo wskazania, Ŝe był obecny podczas odbioru I etapu robót. Do
protokołu
załączono
wykaz
wykonanych
prac,
który
obejmował:
[1] dobudowę schodów zewnętrznych zintegrowanych [2] wymianę i montaŜ
stolarki okiennej i drzwiowej, [3] elewację – docieplenie, [4] wzmocnienie
elementów więźby dachowej i nowe pokrycie dachowe, [5] montaŜ ściągów.
W powoływanym dzienniku budowy, pod datą 31 października 2007 roku
(strona 3) kierownik budowy – dokonał wpisu, cyt.: „Wykonano montaŜ
ściągów stalowych zgodnie z dokumentacją”. Pod datą 10 listopada
2007 roku (strona 6) kierownik budowy dokonał wpisu cyt.: ”Wykonano
19
pokrycie dachu – papa podkładowa + nawierzchniowa termozgrzewalna wraz
z obróbkami blacharskimi i montaŜem rynna + rury stalowe. Zamontowano
wentylatory dachowe i wywietrzniki”.
Ponadto kierownik budowy dokonał teŜ nw. wpisów pod datą:
- 21 listopada 2007 roku (strona 6), cyt.: „Wykonano docieplenie ścian
zewnętrznych, styropian 10 cm, siatka zatopiona, tynk zewnętrzny Atlas”,
- 25 listopada 2007 roku (strona 6), cyt.: „Wykonano ocieplenie
podmurowań, strefa piwnic styropian 2 cm + wyprawa. Przystąpiono do
wykonania ocieplenia stropów nad piwnicami – styropian 5 cm, wylewka
z zatopioną siatką stalową, drut Ф 3 mm – maty zgrzewalne”,
- 24 grudnia 2007 roku (strona 7), cyt.: „Zamontowano stolarkę okienną na
parterze. Przystąpiono do wykonania ścian działowych parteru
w technologii G-K”.
Wobec powyŜszych zapisów dokonanych przez kierownika budowy moŜna
stwierdzić, Ŝe wykonawca wnosząc o odbiór I etapu prac faktycznie nie
skończył jeszcze robót nim objętych. Wpisy w dzienniku budowy są takŜe
sprzeczne z zapisami zawartymi w protokole odbioru I etapu. Fakt odbioru
I etapu nie został odnotowany w dzienniku budowy.
W dniu 28 marca 2008 roku wykonawca zgłosił gotowość do odbioru robót
wykonanych w II etapie. Protokół odbioru sporządzono tego samego dnia. Do
dnia 10 kwietnia 2008 roku zobowiązano wykonawcę do dostarczenia:
[1] protokołu z przeglądu przewodów wentylacyjnych; [2] protokołu z próby
szczelności instalacji wewnętrznej kanalizacji; [3] protokołu z próby
ciśnieniowej przyłącza wodociągowego wraz z instalacją wewnętrzną.
Protokoły, o których mowa powyŜej zostały doręczone do dnia wskazanego
w protokole odbioru. Protokół podpisał takŜe inspektor nadzoru.
Ponadto, w protokole wskazano, Ŝe jego załącznikiem jest karta gwarancyjna
zawierająca warunki odpowiedzialności gwarancyjnej (zakres i rodzaj
obowiązków gwaranta) i terminy, na jakie udzielono gwarancji jakości (wraz
z terminami wykonywania świadczeń gwarancyjnych). Egzemplarz protokołu,
który przedłoŜono kontrolującym nie zawierał karty gwarancyjnej, o której
była mowa powyŜej.
Ponadto stwierdzono, Ŝe w dniu 25 października 2007 roku, na podstawie
oględzin stropu nad piwnicą, inspektor nadzoru dokonał wpisu w dzienniku
budowy, w którym stwierdził, Ŝe „jego [stropu] stan wskazuje na
konieczność przeprowadzenia ekspertyzy technicznej (…).” Inspektor
nadzoru poprosił inwestora o zlecenie wykonania badań ustalających
faktyczny stan stropu. PowyŜszy wpis potwierdza teŜ tezę, Ŝe roboty
budowlane zostały rozpoczęte przed dniem podpisania umowy z wykonawcą.
Opinia techniczna dotycząca stanu stropu została sporządzona w listopadzie
2007 roku przez Pracownię projektową MARCOJAN na podstawie umowy
nr IZP/2211/1/2007 z dnia 12 listopada 2007 roku, za wynagrodzeniem
ustalonym w wysokości 2.440,00 zł brutto. Wydatek ten nie został zaliczony
w koszt przedmiotowej inwestycji.
Sporządzający opinię zalecił wykonanie prac remontowo-naprawczych
w piwnicach budynku, które miały dotyczyć, m.in.: uzupełnienia wszystkich
ubytków płyty ceramicznej stropu odcinkowego, stosując cegłę pełną lub
beton monolityczny; wzmocnienia łuków podporowych poprzez ich wsparcie
słupami; osuszenia i zaizolowania zewnętrznych ścian piwnic; uzupełnienia
20
wszystkich ubytków ścian wewnętrznych i zewnętrznych;
elementów wykończenia wewnętrznego pomieszczeń.
wykonania
W dniu 22 stycznia 2008 roku (nr sprawy IZP/WR/1/2008) zamawiający
zaprosił wykonawcę zadania głównego do udziału w negocjacjach
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie zamówienia
z wolnej ręki, na wykonanie uzupełniających robót budowlanych koniecznych
z uwagi na wykonaną ekspertyzę stanu stropu ceramicznego piwnic budynku
oraz innych prac niezbędnych do pozytywnego zakończenia zadania. Jako
podstawę prawną udzielenia zamówienia podano art. 67 ust. 1 pkt 5 lit. a)
i b) ustawy Prawo zamówień publicznych, dotyczący zamówień dodatkowych.
Powołane przepisy stanowiły, Ŝe zamawiający mógł udzielić zamówienia
z wolnej ręki w przypadku udzielania dotychczasowemu wykonawcy usług
lub robót budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem
podstawowym i nieprzekraczających łącznie 50% wartości realizowanego
zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których
wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemoŜliwej wcześniej do
przewidzenia, jeŜeli a) z przyczyn technicznych lub gospodarczych
oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego
wymagałoby
poniesienia
niewspółmiernie
wysokich
kosztów
lub
b) wykonanie zamówienia podstawowego jest uzaleŜnione od wykonania
zamówienia dodatkowego.
W odniesieniu do omawianego postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki, kontrolującym przedłoŜono
kosztorys nakładczy (31 pozycji), który dotyczył wykonania, w szczególności
następujących robót:
- wymiana elementów konstrukcyjnych dachu,
- wykonanie robót, o których mowa w opinii technicznej z listopada
2007 roku (zakres tych robót pokrywał się w znacznej mierze ze
wskazaniami sporządzającego przedmiotową opinię),
- wykonanie robót na parterze: posadzki cementowe wraz z cokolikami –
dopłata za zbrojenie siatką stalową, wykonanie przesklepień otworów
w ścianach z cegieł z wykuciem bruzd dla belek,
- wykonanie ogrodzenia.
W dniu 4 lutego 2008 roku spisano protokół z negocjacji. Roboty zostały
przez przystępującego do negocjacji wycenione na 81.797,41 zł, lecz
w trakcie negocjacji strony ustaliły, Ŝe wykonawca udzieli zamawiającemu
rabatu i obniŜy wartość wynagrodzenia ryczałtowego do kwoty 80.000,00 zł.
Wykonawca nie przedłoŜył zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności
gospodarczej, co było wymagane w zaproszeniu do udziału w negocjacjach.
PowyŜsze potwierdził takŜe Wójt Gminy, jednocześnie wyjaśniając, Ŝe
wykonawca „wezwany podczas negocjacji ustnie zobowiązał się do jego
dostarczenia i to uzupełnił”. Wymienione zaświadczenie datowane jest na
dzień 21 lutego 2008 roku.
Umowa nr 46B/IZP/2222/11a/2008 dotycząca wykonania uzupełniających
robót budowlanych w ramach realizacji zadania pn. Wykonanie przebudowy
i adaptacji dawnego budynku podworskiego „Gorzelni” na świetlicę
środowiskową we wsi Byszewy zawarta została w dniu 23 maja 2008 roku.
Przedmiot zamówienia miał zostać wykonany do dnia 31 maja 2008 roku. Na
podstawie umowy zamawiający zobowiązał się do wykonania na rzecz
zamawiającego prac wyszczególnionych w kosztorysie ofertowym (umowa
odsyła wprost do kosztorysu), stanowiącym załącznik do umowy i zgodnie
21
z warunkami zawartymi w umowie oraz opinią techniczną na temat stanu
stropu ceramicznego piwnic remontowanego budynku, opracowaną przez
Pracownię Projektową MARCOJAN. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
opublikowano w dniu 5 sierpnia 2008 roku.
W dniu 15 września 2009 roku kontrolujący zwrócili się pisemnie do Wójta
Gminy o podanie powodu udzielenia zamówienia z wolnej ręki w zakresie
wymiany elementów konstrukcyjnych dachu, która były juŜ przedmiotem
zamówienia głównego (podstawowego) oraz wykonania ogrodzenia. Wójt
Gminy wyjaśnił, Ŝe „nie było intencją zamawiającego udzielenie zamówienia
uzupełniającego z pominięciem procedur udzielania zamówień publicznych,
czy teŜ jakiegokolwiek jego podziału. Główną przesłanką udzielenia
zamówienia z wolnej ręki była konieczność wzmocnienia stropów zgodnie
z wykonaną ekspertyzą, aby zapobiec katastrofie budowlanej tzn. zawalenia
się stropu podczas prac remontowych. Natomiast, jeśli chodzi o wymianę
elementów konstrukcyjnych dachu to naleŜy wskazać, Ŝe dopiero zdjęcie
papy pozwoliło na dokładne określenie stanu belek nośnych dachu i po jego
ocenie stwierdzono konieczność ich wymiany. Jeśli zaś chodzi o wykonanie
ogrodzenia to konieczność jego wykonania zaszła w wyniku pojawiających się
dewastacji zamontowanego orynnowania i elewacji frontowej budynku”.
NaleŜy wskazać, Ŝe w odniesieniu do omawianego zamówienia publicznego
zamawiający posługiwał się pojęciem zamówień uzupełniających, przy czym
jako podstawę udzielenia przedmiotowego zamówienia wskazał przepis
dotyczący zamówień dodatkowych. Zamówienie uzupełniające to powtarzane
zamówienie tego samego
rodzaju, jak
zamówienie podstawowe,
(zamawiający wykluczył w specyfikacji istotnych warunków zamówienia
moŜliwość udzielenia zamówień uzupełniających). Zamówienie dodatkowe to
natomiast zamówienie nieprzewidziane w specyfikacji, które jest niezbędne
do prawidłowego wykonania zamówienia podstawowego. Konieczność
udzielenia takiego zamówienia musi być obiektywnie nieprzewidywalna.
W ocenie kontrolujących, jedynie w stosunku do robót, które zostały
zalecone przez sporządzającego opinie techniczną (listopad 2007 roku)
moŜna uznać, Ŝe były one obiektywnie konieczne. W przypadku wymiany
elementów konstrukcyjnych dachu, jak i wykonania ogrodzenia, a takŜe do
wykonania prac na parterze istnieją uzasadnione wątpliwości.
W zakresie prac objętych przedmiotowym zamówieniem z wolnej ręki,
w dzienniku budowy stwierdzono następujące wpisy: pod datą 7 października
2007 roku – „Przystąpiono do uporządkowania pomieszczeń piwnicy –
odkopanie piwnic poprzez zebranie warstwy nagromadzonej ziemi ok. 50 cm
na całości pomieszczeń piwnic”. Odnośnie dachu wpisy w dzienniku budowy
dokonane przez kierownika budowy dotyczyły: 5 października 2007 roku
„Wykonano wzmocnienie więźby dachowej i pokrycie dachu papą”;
7 października 2007 roku „wykonano impregnacje więźby dachowej środkiem
grzybobójczym i ognioochr.”; 10 listopada 2007 roku „wykonano pokrycie
dachu – papa podkładowa + nawierzchniowa termozgrzewalna wraz
z obróbkami blacharskimi i montaŜem rynna + rury spustowe. Zamontowano
wentylatory dachowe i wywietrzniki”. Brak było w dzienniku budowy wpisów
dotyczących budowy ogrodzenia.
Analiza dziennika budowy wskazuje na fakt wykonania części zamówienia
udzielonego z wolnej ręki przed podpisaniem umowy z firmą HEROS-VAN. Na
podstawie przytoczonych powyŜej zapisów dziennika budowy moŜna
stwierdzić, Ŝe niektóre czynności objęte zamówieniem z wolnej ręki
wykonano juŜ podczas realizacji zamówienia podstawowego.
22
W odniesieniu do zamówienia publicznego dotyczącego budowy chodnika
przy drodze powiatowej nr 1150E, udzielonego w trybie przetargu
nieograniczonego, stwierdzono:
1.
Ogłoszenie o zamówieniu nie zostało opublikowane w miejscu powszechnie
dostępnym oraz na stronie internetowej, co naruszało postanowienia art. 40
ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
2.
Na umowach: nr 1/2005 z dnia 15 maja 2005 roku i nr 1/2006 z dnia
6 stycznia 2006 roku dotyczących pełnienia funkcji inspektora nadzoru na
robotach budowlanych na drogach i chodnikach mieszczących się na terenie
gminy Nowosolna, stwierdzono brak kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co
stanowiło naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
3.
W dniu 30 czerwca 2004 roku zawarte zostało porozumienie między Gminą
Nowosolna, reprezentowaną przez Wójta Gminy, a Powiatem Łódzkim
Wschodnim, w sprawie współfinansowania inwestycji budowy chodników przy
drogach powiatowych: nr 1148E przy ul. Głównej w Kopance, nr 1156E
w Skoszewach na odcinku 5+000 do 6+000 km – długości 1.000 m”, nr
1151E przy ul. Wiączyńskiej w Wiączyniu Dolnym. W porozumieniu Gmina
Nowosolna zobowiązała się wykonać z własnych środków finansowych
i z udziałem własnego wykonawcy naniesienia na ww. drogach powiatowych
w postaci jednostronnych chodników, zgodnie z projektami budowy
chodników, sporządzonymi i sfinansowanymi przez Powiat Łódzki Wschodni.
Powiat zobowiązał się przeznaczyć na wykonanie projektów budowlanych
kwotę 40.000,00 zł, zabezpieczonych w jego budŜecie na 2004 rok.
Porozumienie zostało zawarte na czas określony do 31 grudnia 2006 roku.
Rada Gminy Nowosolna uchwałą nr XIX/151/04 z dnia 30 czerwca 2004 roku
w sprawie stanowiska Rady Gminy w przedmiocie udzielenia pomocy
Powiatowi Łódzkiemu Wschodniemu wyraziła wolę współdziałania pomiędzy
jednostkami samorządu terytorialnego w zakresie związanym z budową
i utrzymaniem dróg publicznych oraz zadeklarowała udzielenie pomocy
z budŜetu Gminy Nowosolna na 2005 rok w wysokości 270.000,00 zł,
z przeznaczeniem na dofinansowanie ww. inwestycji.
W wyniku przetargu nieograniczonego, w dniu 28 października 2005 roku
Gmina Nowosolna, reprezentowana przez Wójta Gminy, zawarła umowę
nr IZP/9/2005 z P.P.H.U. Heros-Van na wykonanie inwestycji pn.: „Budowa
chodnika przy drodze powiatowej nr 1150E na odcinku od km 4+722 do km
5+778 w Starych Skoszewach”. Termin wykonania umowy ustalony został
dla trzech etapów do dnia 30 października poszczególnych lat 2005, 2006
i 2007. Przekazanie terenu budowy miało nastąpić w terminie do pięciu dni
od daty podpisania umowy, a rozpoczęcie budowy w ciągu 7 dni od daty
zgłoszenia przez zamawiającego rozpoczęcia robót. Uzyskanie niezbędnych
pozwoleń i uzgodnień, w tym zgody na uŜytkowanie obiektu, wykonanie
inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej, podpisanie protokołu odbioru
końcowego inwestycji miało nastąpić do dnia 30 października 2007 roku.
Wynagrodzenie dla wykonawcy zostało ustalone w wysokości 373.283,40 zł,
które miało być płatne po wykonaniu kaŜdego etapu osobno.
W wyniku analizy dokumentacji przedstawionej kontrolującym stwierdzono
szereg rozbieŜności i nieprawidłowości. Uchybienia te zostały wymienione
poniŜej:
23
−
w porozumieniu zawartym z Powiatem Łódzkim Wschodnim określono,
Ŝe chodnik zostanie wykonany na odcinku od 5+000 do 6+000 km,
natomiast chodnik został wykonany na odcinku od km 4+722 do km
5+778. Gmina nie miała prawa finansować odcinka poniŜej 5 kilometra
z uwagi na fakt, Ŝe nie obejmowało tego porozumienie, a wydatki na tym
odcinku powinny zostać poniesione przez Powiat,
−
kontrolującym nie przedstawiono protokołu z przekazania wykonawcy
terenu objętego inwestycją, który był wymagany postanowieniami
zawartymi w umowie nr IZP/9/2005 z dnia 28 października 2005 roku.
Zgodnie z dziennikiem budowy plac budowy został przekazany
wykonawcy w dniu 11 października 2005 roku, a zakończenie prac
I etapu nastąpiło w dniu 14 października 2005 roku. Protokół odbioru
został podpisany w dniu 15 października 2005 roku. Jak wynikało
z powyŜszego prace objęte I etapem zostały wykonane jeszcze przed
podpisaniem umowy,
−
z dziennika budowy wynikało, Ŝe w kwietniu 2006 roku realizowany był
II etap robót, a w maju 2007 roku III etap, przy czym prace prowadzone
były na tym samym odcinku tj. od 5+448 do 4+721 km. W oparciu
o dziennik budowy nie moŜna jednoznacznie ustalić, czy ww. odcinek
drogi dotyczył II czy III etapu,
−
w dzienniku budowy pod datą 28 maja 2007 roku kierownik budowy
dokonał wpisu o treści „WzmoŜone prace związane z realizacją III etapu
5+448 – 4+721”, natomiast na kopii tego samego wpisu odnotowano
tylko „WzmoŜone prace z realizacją III etapu”. Zgodnie z § 5 ust. 1
rozporządzenia z dnia 26 czerwca 2002 roku w sprawie dziennika
budowy, montaŜu i rozbiórki, tablicy informacyjnej oraz ogłoszenia
zawierającego dane dotyczące bezpieczeństwa pracy i ochrony zdrowia strony dziennika budowy przeznaczone do wpisów są podwójne oryginał i kopia z perforacją umoŜliwiającą łatwe jej wyrywanie. Kopia
powinna być odbiciem oryginału, jednak w przedmiotowej sprawie
występuje rozbieŜność przy ww. wpisie,
−
zgodnie z ww. porozumieniem z dnia 30 czerwca 2004 roku Gmina miała
wykonać ze środków własnych, m.in., jednostronny chodnik przy drodze
powiatowej nr 1156E cyt.: „w Skoszewach na odcinku 5+000 do 6+000
km – długości 1.000 m” w terminie do dnia 31 grudnia 2006 roku.
Faktycznie jednak Gmina wykonała inwestycje na odcinku od 4+721 do
5+778, przy czym na odcinku o długości 130 metrów chodnik był
połoŜony po dwóch stronach drogi. Trzeci etap robót zrealizowany został
w 2007 roku, pomimo Ŝe porozumienie zostało zawarte do końca
2006 roku. Łącznie Gmina wydatkowała w 2007 roku na realizację
przedmiotowej inwestycji kwotę 145.155,41 zł, z czego za wykonanie
III etapu - 143.289,00 zł i za usługi inspektora nadzoru – 1.866,41 zł
(obliczone proporcjonalnie za dwie inwestycje i dwa lata – zgodnie z
umową). Wydatki te zostały dokonane po upływie obowiązywania
porozumienia.
W zakresie ewidencji majątku gminy i inwentaryzacji
1.
Ewidencja księgowa na koncie 011 w grupie 0 – grunty, prowadzona była
nierzetelnie, błędnie, niesprawdzalnie i niebieŜąco, czyli niezgodnie
z wymogami określonymi w art. 24 ustawy o rachunkowości. PowyŜsze
wynikało, m.in., z ujęcia w ewidencji prowadzonej komputerowo działki
24
o wartości 2.060,00 zł, bez odnotowania tego faktu w księdze inwentarzowej,
niewprowadzenia w ogóle do ewidencji księgowej w pierwszej połowie
2009 roku działki o wartości 10.000,00 zł oraz niewyksięgowania
w 2008 roku działek o wartości 5.731,00 zł.
2.
Na koncie 011 w pierwszej połowie 2009 roku nie wykazano Ŝadnych
obrotów, pomimo Ŝe w dniu 9 stycznia 2009 roku Gminie Nowosolna została
przekazana działka nr 80/36 o powierzchni 628 m2, o wartości 10.000,00 zł,
na podstawie aktu notarialnego Rep. A nr 47/2009. Kontrolujący ustalili, Ŝe
powodem powyŜszego był brak przekazania informacji o zaistniałym fakcie
przez pracownika zatrudnionego na stanowisku merytorycznym (samodzielne
stanowisko ds. gospodarki gruntami i nieruchomościami) do Referatu
Finansowego. Świadczyło to o braku właściwego przepływu informacji między
komórkami organizacyjnymi w Urzędzie Gminy Nowosolna.
3.
Stwierdzono, Ŝe inwentaryzacja gruntów w kontrolowanej jednostce, według
stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku, przeprowadzona została nierzetelnie
oraz nie została prawidłowo udokumentowana, co naruszało art. 26 i art. 27
ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ujawnione nieprawidłowości dotyczyły
wykazania na dzień 31 grudnia 2008 roku w arkuszach spisu z natury działek
nr nr 17/1 i 50 w Głogowcu, przejętych pod budowę autostrady w 2008 roku,
o wartości ewidencyjnej 4.331,00 zł i działek o numerach 285 i 286
w Starych Skoszewach, sprzedanych przez Gminę równieŜ w 2008 roku,
o wartości ewidencyjnej 1.400,00 zł. Stwierdzone przez kontrolujących
nieprawidłowości, opisane w protokole kontroli, dotyczyły równieŜ
inwentaryzacji środków trwałych trudno dostępnych oglądowi, wartości
niematerialnych i prawnych, środków finansowych zgromadzonych na
rachunkach bankowych, papierów wartościowych, inwestycji rozpoczętych,
funduszu
jednostki,
rozliczeń
międzyokresowych,
rozrachunków
z dostawcami, funduszu socjalnego, magazynu.
4.
W polityce rachunkowości, jak równieŜ w Ŝadnym innym akcie wewnętrznym
nie ustalono stawek amortyzacyjnych dla poszczególnych wartości
niematerialnych i prawnych na cały okres amortyzacji przed rozpoczęciem
dokonywania odpisów amortyzacyjnych, czym naruszono postanowienia
art. 16m ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym
od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 ze zm.).
5.
Ewidencja analityczna środków trwałych - grupy 1-8, pozostałych środków
trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzona była
niesystematycznie i niechronologicznie, błędnie i niesprawdzalnie. śadna
z ewidencji nie była podsumowana na koniec okresów sprawozdawczych,
a ewidencja na koncie 020 nie była prowadzona z jednoczesnym
grupowaniem w przekrojach niezbędnych do ustalenia umorzenia
podstawowych i pozostałych wartości niematerialnych i prawnych.
6.
W ewidencji analitycznej konta 011 ujęte były, m.in., środki trwale, których
wartość nabycia nie przekraczała kwoty 3.500,00 zł, a których nie moŜna
zaliczyć do sprzętu komputerowego, natomiast w ewidencji analitycznej
konta 013 ujęty był komputer o wartości niŜszej niŜ 3.500,00 zł. PowyŜsze
księgowania naruszały regulacje zawarte w polityce rachunkowości, w myśl
których - do środków trwałych zalicza się sprzęt komputerowy bez względu
na wartość oraz inny sprzęt o wartości powyŜej 3.500,00 zł, natomiast
ewidencja ilościowo-wartościowa powinna być prowadzona dla środków
o wartości od 100,00 zł do 3.500,00 zł.
7.
Ewidencja na koncie 310 - Materiały prowadzona była z naruszeniem art. 24
ust. 1 w zw. z art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, tj. nierzetelnie,
25
poniewaŜ zapisy na tym koncie nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego na
koniec roku obrachunkowego. Nieprawidłowość ta wynikała z niedopełnienia
czynności słuŜbowych przez pracownika merytorycznego.
Odpowiedzialność za stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości ponoszą Wójt
Gminy Nowosolna oraz Skarbnik Gminy, jak równieŜ pracownicy Urzędu Gminy,
zgodnie z zakresem wykonywanych obowiązków, szczegółowo opisanym
w protokole kontroli.
Przekazując informacje o powyŜszych nieprawidłowościach stwierdzonych
w wyniku kontroli proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz
zapobieŜenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje
następujące wnioski pokontrolne:
1.
Dokonać analizy zakresów czynności pracowników Urzędu, mając na uwadze
postanowienia Regulaminu organizacyjnego oraz faktycznie wykonywane
przez pracowników zadania, wprowadzając w tych zakresach niezbędne
zmiany.
2.
Zaprzestać prowadzenia ksiąg rachunkowych gminnej instytucji kultury.
3.
Powierzyć Skarbnikowi Gminy obowiązki i odpowiedzialność w zakresie
określonym w art. 54 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku
o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240).
4.
Uzupełnić
dokumentację
opisującą
przyjęte
zasady
rachunkowości
o określenie wersji programów komputerowych oraz daty rozpoczęcia ich
eksploatacji, w myśl art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „c” ustawy dnia 29 września
1994 roku o rachunkowości.
5.
Na wpływających do Urzędu Gminy dokumentach dokonywać adnotacji
o dacie wpływu oraz ujmować dokumenty w ewidencji wpływu dokumentów,
zgodnie z postanowieniami zawartymi w Instrukcji obiegu dokumentów
finansowo-księgowych oraz stosownie do § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej
dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku
w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków
międzygminnych.
6.
W informacji o stanie mienia komunalnego zawierać wszystkie dane
wymagane przez art. 267 ust 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia
2009 roku o finansach publicznych, jak równieŜ zapewnić, by sporządzać ją
z uwzględnieniem danych wynikających z ewidencji księgowej.
7.
Zapewnić bieŜące, rzetelne, sprawdzalne i bezbłędne prowadzenie ksiąg
rachunkowych, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, ze
szczególnym uwzględnieniem prawidłowego prowadzenia ewidencji środków
trwałych.
8.
Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać w porządku systematycznym
i chronologicznym, z określeniem dat dowodów księgowych, jeŜeli róŜnią się
one od dat dokonania operacji oraz w okresie sprawozdawczym, w którym
nastąpiło dane zdarzenie gospodarcze, w myśl przepisów zawartych
26
w art. 14 ust. 1, art. 15 ust. 1 i 2, art. 16 ust. 1, art. 20 ust. 1, art. 23 ust. 2
pkt 2 ustawy o rachunkowości.
9.
Ewidencję księgową prowadzić zgodnie z postanowieniami zakładowego
planu kont, polityką rachunkowości oraz z przepisami rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych.
10.
W sprawozdaniu finansowym – bilansie - poszczególne składniki aktywów
wykazywać w prawidłowych pozycjach bilansu w wysokościach wynikających
z ich wartości księgowej, zgodnie z art. 46 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
11.
W księgach rachunkowych jednostki ujmować wszystkie osiągnięte,
przypadające na jej rzecz przychody i obciąŜające ją koszty związane z tymi
przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezaleŜnie od terminu ich
zapłaty. W ewidencji księgowej oraz w sprawozdaniach finansowych
wykazywać koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz
przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały
poniesione, zgodnie z postanowieniami art. 6 ustawy o rachunkowości.
12.
Zapewnić właściwy obieg informacji i dokumentów dotyczących zmian
w stanie nieruchomości gminnych, w ramach komórek organizacyjnych
Urzędu Gminy, w celu terminowego ujmowania w ewidencji księgowej
zachodzących w powyŜszym zakresie operacji gospodarczych.
13.
Dokonać korekty sprawozdań budŜetowych Rb–PDP z wykonania
podstawowych dochodów podatkowych i Rb-27S z wykonania planu
dochodów budŜetowych, sporządzonych za okres od dnia 1 stycznia do dnia
31 grudnia 2007 roku oraz za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia
2008 roku, w związku z nieprawidłowym wykazaniem skutków finansowych
udzielonych ulg i zwolnień podatkowych. Poprawione sprawozdania
przekazać do RIO w Łodzi, wskazując przyczynę korekty.
14.
Zapewnić prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach budŜetowych Rb–PDP
i Rb–27S danych dotyczących skutków finansowych z tytułu udzielonych ulg
i zwolnień, zgodnie z przepisami zawartymi w Instrukcji sporządzania
sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu
terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 34 do rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości
budŜetowej.
15.
Egzekwować składanie deklaracji na podatek od nieruchomości przez
podmioty korzystające ze zwolnień, stosownie do dyspozycji wynikającej
z art. 6 ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach
lokalnych.
16.
Zapewnić przestrzeganie zapisów uchwał Rady Gminy dotyczących inkasa
podatków, które warunkują wypłatę wynagrodzenia od terminowego
rozliczenia pobranego podatku. Dokonywać zaokrągleń wypłacanego
wynagrodzenia zgodnie z art. 63 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
17.
Zapewnić przestrzeganie § 8 uchwały nr XXII/163/04 Rady Gminy
Nowosolna z dnia 14 września 2004 roku w sprawie udzielania pomocy de
minimis dla przedsiębiorców na terenie Gminy Nowosolna.
18.
Decyzje ustalające wysokość zobowiązania podatkowego w podatku od
nieruchomości doręczać z zachowaniem 14–dniowego terminu pozwalającego
27
podatnikowi na zapłatę I raty podatku w ustawowym terminie płatności,
tj. do dnia 15 marca.
19.
Podjąć działania mające na celu wyjaśnienie prawidłowości opodatkowania
podatników podatku od nieruchomości wskazanych w pierwszej części
wystąpienia pokontrolnego, uwzględniając uwagi tam zawarte, dotyczące,
m.in., pojęcia gruntów i budynków związanych z prowadzeniem działalności
gospodarczej, jak równieŜ wyjaśnienie prawidłowości opodatkowania
podatników podatku od środków transportowych wskazanych w pierwszej
części wystąpienia.
20.
Dokonywać czynności sprawdzających w zakresie podatku od środków
transportowych, na podstawie art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa
oraz zapewnić analizę informacji dotyczących środków transportowych
przesyłanych przez Starostwo Powiatu Łódzkiego Wschodniego.
21.
Postępowania w sprawie określenia zobowiązania podatkowego umarzać w
drodze decyzji organu podatkowego.
22.
Decyzje w sprawach ulg w zapłacie podatku wydawać po dokładnym
wyjaśnieniu stanu faktycznego, do czego zobowiązują organ podatkowy
art. 122 i art. 187 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku
przeprowadzonego postępowania podatkowego naleŜy ustalić, czy istnieją
ustawowo
określone
przesłanki
warunkujące
podjęcie
danego
rozstrzygnięcia.
23.
Podjąć czynności w celu ustalenia przez Radę Gminy terminu płatności opłaty
targowej.
24.
Zapewnić przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku
o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2005 r.,
Dz. U. nr 229, poz. 1954 ze zm.) oraz przepisów rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych
przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
25.
Informować osoby ustalone, jako nabywcy nieruchomości o terminie
podpisania aktu notarialnego w sposób wskazany w art. 41 ust. 1 ustawy
z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
26.
Podjąć czynności w celu wyegzekwowania od uŜytkownika wieczystego
działek nr 5/2 i 5/3 (obręb Lipiny) opłaty rocznej za 2009 rok.
27.
Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie od Zakładu Gospodarki
Komunalnej zaległych opłat z tytułu trwałego zarządu wraz z odsetkami
ustawowymi.
28.
Zapewnić przestrzeganie art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce
nieruchomościami, w zakresie obowiązku podania do publicznej wiadomości
wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub w dzierŜawę.
29.
Zlecać zadania publiczne i udzielać dotacji na rzecz organizacji
pozarządowych z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia
2003 roku o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie.
30.
Zapewnić naleŜyte rozpatrywanie, przez właściwych rzeczowo pracowników,
ofert składanych przez organizacje pozarządowe w zorganizowanych
postępowaniach konkursowych. Zapewnić przeprowadzanie naleŜytej kontroli
w zakresie składanych przez te organizacje sprawozdań z wykonania zadania
publicznego i wykorzystania dotacji.
28
31.
Podjąć czynności w celu wyjaśnienia związku wydatków poniesionych przez
wykonawców
powierzonych
im
zadań
publicznych,
nie
ujętych
w kosztorysach załączonych do ofert, z realizacją zadania publicznego
zleconego w zawartych umowach. W przypadku braku takiego związku lub
braku akceptacji ze strony Gminy dla wskazanych wydatków, podjąć
czynności w celu wyegzekwowania zwrotu odpowiedniej części dotacji do
budŜetu Gminy.
32.
Przeprowadzać kontrole i ocenę realizowanych zadań publicznych przez
organizacje pozarządowe w myśl postanowień art. 17 ustawy o działalności
poŜytku publicznego i o wolontariacie.
33.
Dokonać korekty odpisu na zakładowy funduszu świadczeń socjalnych za
2008 rok i przekazać kwotę 1.888,77 zł na rachunek funduszu.
34.
Dokonać zmiany treści Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych,
stanowiącej załącznik do zarządzenie nr 38/0151/2006 Wójta Gminy
Nowosolna z dnia 6 listopada 2006 roku, w zakresie postanowień
dotyczących rozliczania kosztów podróŜy słuŜbowych, tak aby była ona
zgodna z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania
naleŜności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budŜetowej z tytułu podróŜy słuŜbowej na
obszarze kraju.
35.
Zapewnić wypłatę diet dla sołtysów zgodnie z zasadami ustalonymi przez
Radę Gminy Nowosolna.
36.
W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
37.
Zapewnić naleŜyty nadzór właściwych rzeczowo pracowników nad realizacją
zadań inwestycyjnych.
38.
Dokonać
zwrotu
zabezpieczenia
naleŜytego
71/IZP/2222/12/2007
z
dnia
15
grudnia
62/IZP/2222/7/2007 z dnia 15 listopada 2007 roku.
39.
Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego
upowaŜnioną umów mogących spowodować powstanie zobowiązań
pienięŜnych, zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku
o samorządzie gminnym.
40.
Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej na kontach 011, 013, 020 i 310
zgodnie z przyjętymi zasadami, opisanymi w polityce rachunkowości oraz
zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.
41.
Zapewnić inwentaryzowanie i rozliczanie inwentaryzacji składników
majątkowych, w szczególności gruntów, zgodnie z art.26 ust.1 pkt 3 i art.27
ustawy o rachunkowości.
wykonania
umów:
2007
roku
oraz
Podając powyŜsze do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia
7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana
Wójta o przesłanie informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych lub przyczynach
ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.
29
Jednocześnie informuję, Ŝe stosownie do art. 9 ust. 4 ww. ustawy do wniosków
zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeŜeń
do Kolegium Izby.
ZastrzeŜenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od
otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą
zgłoszenia zastrzeŜenia moŜe być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyŜej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia
zastrzeŜeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeŜeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Nowosolnej
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Nowosolnej
3. aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisane zostało przez Zastępcę Prezesa RIO w Łodzi
Panią dr Jadwigę Chwiałkowską.
30