Gmina Miejska

Gmina Miejska
Rynek 1, 58-200 Dzierżoniów
tel.: +48 74 645 0800, fax: +48 074 6415530
http://www.dzierzoniow.pl
e-mail:[email protected]
Wydział Rozwoju Gospodarczego
BA-2.271.8.2014
tel.: +48 74 645 08 19
e-mail:[email protected]
Dzierżoniów, 29 października 2014r.
ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY CENOWEJ NA USŁUGĘ WYNAJMU SAL KONFERENCYJNYCH
WRAZ Z USŁUGĄ CATERINGOWĄ W CELU PRZEPROWADZENIA KONSULTACJI SPOŁECZNYCH
W RAMACH REALIZACJI PROJEKTU PN.” „PARTNERSTWO JST ZIEMI DZIERŻONIOWSKIEJ WSPÓLNIE W STRONĘ ZRÓWNOWAŻONEGO ROZWOJU” WSPÓŁFINANSOWANEGO ZE ŚRODKÓW
UNII EUROPEJSKIEJ W RAMACH KONKURSU NA DZIAŁANIA WSPIERAJĄCE JEDNOSTKI SAMORZĄDU
TERYTORIALNEGO W ZAKRESIE PLANOWANIA WSPÓŁPRACY W RAMACH MIEJSKICH OBSZARÓW
FUNKCJONALNYCH (EDYCJA 2) Z PROGRAMU OPERACYJNEGO POMOC TECHNICZNA 2007 – 2013.
Zapraszam do złożenia oferty cenowej na usługę wynajmu sześciu sal konferencyjnych
wraz z usługą cateringową w celu przeprowadzenia konsultacji społecznych w ramach
projektu pn. „Partnerstwo JST
Ziemi Dzierżoniowskiej
- wspólnie
w stronę
zrównoważonego rozwoju”, prowadzonym w postępowaniu poniżej 30 000 euro na
podstawie § 21 Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych
Urzędu
Miasta
w Dzierżoniowie, wprowadzonego Zarządzeniem Burmistrza Miasta Dzierżoniowa
Nr 249/2014 z dnia 30 kwietnia 2014r.
Regulamin dostępny jest na stronie www.bip.um.dzierzoniow.pl.
1. Zamawiający:
Gmina Miejska Dzierżoniów, Rynek 1, 58-200 Dzierżoniów, NIP:882-10-00-034,
REGON 890717830.
2. Opis przedmiotu zamówienia: wynajem sześciu sal konferencyjnych wraz z usługą
cateringową na potrzeby przeprowadzenia konsultacji społecznych dla grupy
maksymalnie po 50 uczestników na terenie miast: Dzierżoniów, Bielawa, Pieszyce, Piława
Górna, Niemcza i Łagiewniki.
a) usługa wynajmu sali wyposażonej w tablicę typu flipchard, papier do flipcharta, markery,
stanowisko komputerowe, rzutnik z ekranem lub opcjonalnie
inną powierzchnię do
wyświetlania treści.
Wykonawca zabezpiecza obsługę techniczną sali i sprzętu oraz zobowiązany jest do
interwencji w ciągu maksymalnie 10 minut od momentu zgłoszenia problemu.
Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić:
miejsca siedzące w odpowiedniej ilości do liczby uczestników konsultacji;
stół prezydialny z miejscem siedzącym dla osób prowadzących konsultacje
(prowadzący widoczny dla każdego uczestnika konsultacji z każdego miejsca sali);
sala powinna być klimatyzowana z możliwością zaciemnienia i zapewnienia
oświetlenia sztucznego;
Wykonawca zapewni bezpłatne miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej
i nadzór nad pozostawioną odzieżą;
Wykonawca zobowiązuję się do umieszczenia w widocznym miejscu (na drzwiach
wejściowych, sali konferencyjnej) informacji o przeprowadzanych konsultacjach
społecznych zgodnie z wzorem dostarczonym przez Zleceniodawcę.
Kod CPV: 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne.
Wymagania dot. obsługi cateringowej
b)
usługa cateringowa dla uczestników sześciu konsultacji społecznych
Usługa cateringowa w formie szwedzkiego stołu, w pomieszczeniu, w którym odbywać się
będzie konsultacja, lub pomieszczeniu przyległym, powinna być zróżnicowana i obejmować
napoje gorące (kawa, herbata), zimne (woda mineralna gazowana, niegazowana), dodatki śmietanka, cukier, cytryna, trzy rodzaje ciastek kruchych, oraz w przerwie konsultacji danie
ciepłe ( II danie)
Dopuszcza się podania dania ciepłego w pojemnikach jednorazowego użytku.
Catering przewidziany jest dla grupy maksymalnie 50 osób na jedną konsultacje i musi być
dostarczony zgodnie z harmonogramem przygotowanym przez Zamawiającego.
Wstępny harmonogram:
- catering dla grupy maksymalnie 50 osób, szwedzki stół dostępny w czasie trwania
konsultacji społecznych, od godz. 10.00 do godz. 15.00
- danie ciepłe w przerwie, godz. 13.00
Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia i przygotowania w miejscu realizacji
przedmiotu zamówienia:
termosów na kawę, wrzątek (na herbatę),
serwetek, sztućców oraz innych przedmiotów niezbędnych do prawidłowego
zrealizowania przedmiotu zamówienia,
bieżącej obsługi stołu szwedzkiego podczas trwania konsultacji,
2
serwisu gastronomicznego (przygotowanie, nakrycie stołów/obrusy, zastawa szklana,
zebrania naczyń i uprzątnięcia stołów, usunięcia odpadków i śmieci po wykonanej
usłudze ).
Wykonawca odpowiada za transport przedmiotu zamówienia (catering) oraz podanie go
zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i wyżywienia zbiorowego.
Kod CPV: 55321000-6 Usługi przygotowania posiłków, 55520000-1 Usługi dostarczenia
posiłków.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
3. Termin realizacji zamówienia
Usługa cateringowa i wynajem sali będzie wymagana na konsultacjach społecznych
przeprowadzanych w terminach:
5 konsultacji społecznych na przełomie listopad/grudzień 2014r.,
1 konsultacja społeczna do końca stycznia 2015r.
Szczegółowy harmonogram konsultacji zostanie przekazany na 7 dni przed pierwszą
konsultacją.
4. Miejsce, termin i sposób składania ofert
Wykonawca składa ofertę na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do
zaproszenia. Oferta powinna być napisana w języku polskim, trwałą i czytelną techniką,
podpisana przez osobę upoważnioną. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty
muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę.
Ofertę można złożyć do dnia 06.11.2014r. do godz. 10.00:
a) drogą e-mailową na adres: [email protected] - przygotowaną
ofertę należy zeskanować (o przesłaniu oferty tą drogą należy poinformować
telefonicznie osobę do kontaktu wskazaną w pkt. 8 zaproszenia),
b) za pośrednictwem poczty, kuriera lub osobiście w siedzibie Zamawiającego tj.
w Urzędzie Miasta w Dzierżoniowie, Rynek 1, 58-200 Dzierżoniów w Biurze
Obsługi Klienta na
stanowisku „A - Informacja” z dopiskiem:<” Oferta
w postępowaniu na wynajem sal konferencyjnych wraz z usługą cateringową
w celu zorganizowania konsultacji
społecznych w ramach projektu pn.
„Partnerstwo JST Ziemi Dzierżoniowskiej – wspólnie w stronę zrównoważonego
rozwoju” >
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 06.11.2014r. o godz. 10.15 w siedzibie Zamawiającego,
pokój nr 4.
Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie składania ofert nie będą rozpatrywane.
Oferty muszą posiadać ceny brutto uwzględniające wszystkie koszty Wykonawcy.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wszystkie
podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie drogą e-mailową oraz zamieści
ogłoszenie na swojej stronie internetowej.
3
5. Pozostałe informacje istotne dla Wykonawców
1) Przy obiekcie, w którym realizowane bedą konsultacje powiny znajdować się
miejsca parkingowe.
2) Wykonawca obowiązany będzie do oznaczenia sali informacjami promocyjnymi,
dotyczącymi projektu (informacja o dofinansowaniu z Unii Europejskie) w ramach
którego przeprowadzane będą konsultacje.
3) Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania konsultacji. W takiej sytuacji
zobowiązuje się poinformować Wykonawcę o odwołaniu nie później niż na 3 dni
przed odwoływanym terminem. W takiej sytuacji strony uzgadniają inny, zamienny
termin przeprowadzenia szkolenia.
6. Warunki udziału w postępowaniu.
O zamówienie może ubiegać się Wykonawca, który:
a) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności,
jeżeli przepisy prawne nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
b) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny,
a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
c) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonania
zamówienia.
d) nie zalega z opłacaniem podatków ani z opłacaniem składek na ubezpieczenie
zdrowotne i społeczne,
e) dysponuje potencjałem technicznym organizacyjnym i merytorycznym
niezbędnym do wykonania usługi.
7. Kryteria wyboru ofert
1) Jedynym kryterium oceny ofert będzie ich cena brutto. Zamówienie zostanie
udzielone Wykonawcy, który zaproponuje najniższą cenę brutto.
Szczegółowa kalkulacja kosztów przedstawia się następująco:
Wyszczególnienie
Liczba dni
zł brutto/dzień
Suma
(1)
(2)
(3)
( 2 x 3)
Wynajem sali
6
..……..
………
Wyszczególnienie
Liczba osób
zł brutto/osobę
Suma
(1)
(2)
(3)
( 2x 3)
Catering
300
..……..
………
4
2) Cena oferty musi obejmować w kalkulacji wszystkie koszty i składniki, niezbędne
do wykonania przedmiotu zamówienia.
3) Cena musi być podana w złotych polskich. Cena zostanie ustalona na okres
obowiązywania umowy i nie będzie podlegać zmianom
8. Osoba uprawniona do kontaktu
Anetta Skowrońska, nr tel: 601-846-900 ; e-mail: [email protected]
9.Sposób płatności za wykonanie usług – płatność po zrealizowaniu usługi cateringowej, po
przeprowadzeniu konsultacji, na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę,
w ciągu 30 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego.
Na fakturze w opisie powinien znaleźć się zapis, że płatność dotyczy projektu
pn. „Partnerstwo JST Ziemi Dzierżoniowskiej - wspólnie w stronę zrównoważonego
rozwoju”.
Załączniki do ogłoszenia:
1. Formularz „Oferta Wykonawcy”– załącznik nr 1.
2. Projekt zlecenia- załącznik nr 2.
Zastępca Burmistrza
Wanda Ostrowska
5