Main Rules for selling-stand exposition at the

Zasady uczestnictwa punktów handlowych
w Miasteczku Festiwalowym na terenie Open’er Festival 2015
ZGŁOSZENIE PUKTU HANDLOWEGO
1.
W celu wzięcia udziału w procesie rekrutacji do Miasteczka Festiwalowego na terenie
Festiwalu, każdy Wystawca musi prawidłowo wypełnić formularz zgłoszeniowy dostępny na
stronie www.opener.pl – zakładka Formularze Zgłoszeniowe - Miasteczko.
2.
W naborze mogą wziąć udział wyłącznie spółki oraz firmy prowadzące działalność
gospodarczą.
3.
Przy wyborze wystawców zwracamy uwagę na różnorodność oferty oraz projekt
i estetykę wykonania stoiska. Szczególna uwagę zwracamy na firmy specjalizujące się
w kuchniach: orientalna, wegetariańska, kuchnie narodowe. Szukamy również gastronomów
oferujących menu dziecięce. Prosimy o uwzględnienie takiego menu w opisie stoiska.
4.
Przy rekrutacji przewidujemy dodatkową gratyfikację dla wystawców, którzy decydują się na
produkty lokalne i certyfikowaną żywność organiczną, wprowadzają w życie zasady fair-trade
i slow food oraz korzystają z opakowań ekologicznych i biodegradowalnych. Istotne jest też
doświadczenie w obsłudze cateringowej wydarzeń masowych.
5.
Rekrutacja trwa do 31 marca 2015, a o zakwalifikowaniu się poinformujemy wybrane firmy do
20 kwietnia 2015 roku. Zastrzegamy sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybrane zgłoszenia.
IDENTYFIKACJA PRACOWNIKÓW PUNKTÓW HANDLOWYCH I SAMOCHODÓW, NOCLEG NA POLU
NAMIOTOWYM
6.
Każde auta wjeżdżające na teren Festiwalu (w tym: osobowe, dostawcze, food trucki
i auta chłodnicze, auta tylko na montaż / demontaż) muszą zostać zgłoszone przez Wystawcę
w postaci specjalnej listy zawierającej dane kierowcy (imię i nazwisko) markę samochodu,
numer rejestracyjny i numer telefonu.
7.
W przypadku samochodów wjeżdżających „jednorazowo” w dniu montażu / demontażu np.
firmy, która montuje / demontuje stoisko, czy food trucki i auta chłodnicze, które nie
zmieniają swojego miejsca przez cały czas trwania Festiwalu, kierowca wjeżdżający na teren
Festiwalu otrzymuje przy bramie technicznej jednorazową przepustkę.
8.
W przypadku pozostałych samochodów (osobowe i dostawcze), które chcą wjeżdżać
i parkować na terenie Festiwalu w dniach 1 – 4 lipca 2015, wymagany jest Car Pass wydawany
wraz z Identyfikatorem, przy pierwszym wjeździe na Teren Festiwalu.
9.
Na każdy punkt handlowy przypada ograniczona i ustalona z Organizatorem ilość
samochodów, które mogą wjechać i korzystać z parkingu na terenie Festiwalu.
10.
Wszyscy pracownicy punktów handlowych podlegają identyfikacji i muszą uprzednio zostać
zgłoszeni przez Wystawcę w postaci specjalnej listy imiennej.
11.
Liczba pracowników jednego stoiska jest ograniczona i akceptowana przez Organizatora.
W przypadku punktów gastronomicznych liczba ta jest ustalana indywidualnie w zależności od
specyfiki punktu. Dla Wystawców poza-gastronomicznych do 3 pracowników na jedno stoisko
sprzedażowe.
12.
Przy pierwszym wejściu na teren Festiwalu, na podstawie w w. listy imiennej, w punkcie
„Identyfikatorownia” mieszczącym się przy bramie wjazdowej (technicznej) na teren,
otrzymują opaskę i imienny identyfikator. W dniu montażu i pierwszego dnia Festiwalu, czas
wydawania opasek i identyfikatorów może się wydłużyć i trwać około 1 godziny.
13.
Przekazanie identyfikatora innej osobie jest równoznaczne z obciążeniem właściciela
identyfikatora opłatą w wysokości równej wartości 4-dniowego karnetu wstępu na Imprezę.
14.
Opłata za zgubienie identyfikatora wynosi 50 pln brutto.
15.
Formularz zgłoszenia pracowników i samochodów zostanie przekazany Wystawcy wraz
z umową w mailu potwierdzającym zakwalifikowanie się do Miasteczka Festiwalowego.
16.
Lista pracowników i samochodów powinna być wysłana e-mailem najpóźniej w dniu 26
czerwca 2015 do godziny 17:00 na adres: [email protected]. Po ww. terminie nie ma
możliwości nadsyłania i edytowania imion, nazwisk, czy liczby pracowników.
17.
Wystawca może korzystać z noclegu na Polu Namiotowym – nocleg jest odpłatny, koszt 80 pln
brutto od osoby.
18.
Ze względu na ograniczoną liczbę miejsc, rezerwacja płatnego Pola Namiotowego musi być
złożona wraz z umową do 15 maja 2015.
19.
Pracownicy śpiący na Polu Namiotowym podlegają identyfikacji (dodatkowej opaski)
umożliwiającej wejście na teren Pola Namiotowego. Opaska wydawana jest wraz
identyfikatorem ogólnym.
MONTAŻ i DEMONTAŻ STOISK
20.
Montaż punktów handlowych następuje dwa dni przed rozpoczęciem festiwalu tj. 29 czerwca
2015 w godzinach od 8:00 do 20:00. Godzina montażu jest umawiana indywidualnie
z Organizatorem.
21.
O miejscu ustawienia standu sprzedażowego Wystawcy decyduje wyłącznie Organizator.
22.
Wystawca zobowiązany jest do przesłania do Organizatora informacji o zapotrzebowaniu na
przyłącze elektryczne do dnia 30 kwietnia 2014. Informacja ta powinna zostać przesłana drogą
mailową na adres: [email protected].
23.
Każdy punkt handlowy otrzymuje przyłącze elektryczne o uprzednio zgłoszonej mocy, przy
czym :

Jedno przyłącze 230V z możliwym poborem do 3kW jest darmowe.


Każde kolejne przyłącze 230V (dodatkowe 3kW) - płatne 500 pln netto za cały okres
Imprezy.
Przyłącze siłowe (400V) 3x32A z możliwym poborem do 20kW – płatne 3200 pln netto za
cały okres festiwal.
24.
Wszelkie zmiany zapotrzebowania na prąd zgłoszone w trakcie montażu, płatne dwukrotność
ceny podanej w punkcie 23.
25.
Organizator zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia kontroli przyłączonych urządzeń
elektrycznych w trakcie trwania Imprezy.
26.
Rozprowadzenie prądu wewnątrz stoiska należy zorganizować we własnym zakresie.
27.
Podpięcie do prądu wszystkich punktów handlowych nastąpi do końca dnia 30 czerwca 2015.
28.
Wystawca gastronomiczny jest zobowiązany do uprzedniego zgłoszenia Organizatorowi jeśli
posiada auto chłodnicze, które wymaga niezwłocznego podłączenia do prądu. W tym celu
zostaną wyznaczone strefy z dostępem do stałego prądu w dniach 29 i 30 czerwca 2015.
29.
Każdy Wystawca ma obowiązek zabezpieczyć swoje stoisko przez ewentualnymi wyciekami
olejów gastronomicznych. W przypadku zniszczenia/zanieczyszczenia podłoża, Wystawca jest
zobowiązany pokryć koszty usunięcia szkody.
30.
Najpóźniejszy termin przyjazdu na teren Festiwalu w celu montażu stoiska to 29 czerwca
(poniedziałek). Nie ma możliwości montażu stoiska we wtorek, 30 czerwca. W dniu 30 czerwca
obowiązuje pełna gotowość i finalne podłączanie prądu oraz terminali.
31.
Demontaż zaczyna się 4 lipca 2015 od godziny 4:00 (po zakończeniu Imprezy).
32.
Wystawca zobowiązuje się do należytego uporządkowania zwracanej i wykorzystywanej
w czasie Imprezy powierzchni co zostanie potwierdzone w formie protokołu zdawczo odbiorczego podpisanego przez upoważnionych przedstawicieli obu Stron.
33.
Wszelkie śmieci wielkogabarytowe (typu lodówka, lada bądź jej pozostałości, scenografia
stoiska itd.) muszą zostać usunięte w czasie demontażu stoiska przez. Porzucone śmieci
wielkogabarytowe zostaną usunięte przez Organizatora na koszt Wystawcy, do którego
należały.
34.
Wystawca ma obowiązek podpisać protokołu i zdać identyfikator Organizatorowi przed
opuszczeniem terenu Imprezy.
FUNKCJONOWANIE STOISK W DNIACH FESTIWALU
35.
Wszystkie osoby przebywające na terenie Festiwalu zobowiązane są do przestrzegania
Regulaminu Imprezy oraz poleceń przedstawicieli organizatora (PROMOTER) i służb
informacyjno – porządkowych (Ochrona).
36.
Punkty sprzedaży w dniach festiwalowych otwierane są przez Wystawcę nie później niż
o godzinie 14:45 (czyli 15 minut przed otwarciem bram Festiwalu). Czas zakończenia sprzedaży
przewidziany jest na godzinę nie później niż 3:30 (pół godziny przed zamknięciem terenu
Festiwalu). Inne terminy działania punktów handlowych muszą być potwierdzane
z Organizatorem.
37.
Samochody (osobowe i dostawcze) mogą się poruszać po terenie Miasteczka Festiwalowego
wyłącznie w godzinach 10:00 – 13:00.
38.
Po godz. 13:00 wszystkie samochody (poza food truckami i chłodniami) zobowiązane są
opuścić teren Miasteczka Festiwalowego i do zakończenia Festiwalu (04:00) obowiązuje
całkowity zakaz poruszania sie pojazdów po terenie Festiwalu (w tym po drodze technicznej).
39.
Na terenie Imprezy obowiązuje ograniczenie prędkości do 30 km/h.
40.
Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów BHP, p.poż, przepisów sanitarnych
oraz innych regulacji odnoszących się do prowadzenia jego działalności.
41.
Wystawca zobowiązuje się zapewnić sprzęt p.poż (np. gaśnica samochodowa) na swoim
stoisku.
42.
Wystawca zobowiązuje się do posiadania aktualnych atestów potwierdzających wykonanie
stoiska sprzedażowego z materiałów trudnopalnych / niepalnych lub atestów
potwierdzających zabezpieczenie stoiska produktami trudnopalnymi.
43.
Zabrania się spożywania alkoholu oraz środków odurzających przez pracowników punktów
handlowych na terenie Festiwalu pod rygorem odebrania identyfikatora i usunięcia z terenu.
44.
Zabrania się puszczania muzyki w punktach handlowych w godzinach trwania Festiwalu.
45.
W przypadku podejrzenia łamania regulaminu Imprezy w tym wnoszenie alkoholu i środków
odurzających na teren Imprezy, Organizator zastrzega sobie prawo do rewizji aut Wystawcy
przez przedstawicieli organizatora (PROMOTER) i służb informacyjno – porządkowych.
46.
Pełna odpowiedzialność za bezpieczeństwo punktów handlowych w godzinach trwania
festiwalu leży po stronie Wystawcy.
SANEPID, HIGIENA i EKOLOGIA
47.
Zgłoszenie działalności i uzyskanie zgody na prowadzenie ww. działalności w Stacji Sanitarno Epidemiologicznej leży po stronie Organizatora w imieniu i na rzecz wszystkich Wystawców.
Jednak każdy Wystawca indywidualnie zobowiązany jest do zachowywania zasad higieny:
odpowiednie PKWiU, prawidłowe przechowywanie żywności (chłodnie/lodówki); zakup
towarów licencjonowanych, książeczki sanepidowskie pracowników i wszelkie pozostałe
wymogi Sanepidu.
48.
Na terenie miasteczka nie ma swobodnego dostępu do wody pitnej. Istnieją hydrantowe
ujęcia wody, dostępne dla wszystkich Wystawców. Dystrybucja wody do punktów handlowych
w zakresie Wystawcy.
49.
Na zapleczach stoisk gastronomicznych ustawione są przenośne toalety (dostępne wyłącznie
dla obsługi stoisk) oraz umywalki typu TOI TOI (woda przeznaczona wyłącznie do mycia rąk,
nie do celów spożywczych).
50.
Na terenie Festiwalu ustawione są specjalnie przygotowane pojemniki na zużyty olej
gastronomiczny i nieczystość (zlewki). Korzystanie z nich jest nieodpłatne, a szczegółowa
lokalizacja zostanie wskazana przez Organizatora w pierwszym dniu Festiwalu.
51.
Zachęca się Wystawców do segregacji śmieci na: czysta folia, czysty papier
i karton. Odpady segregowane umieszczone w przezroczystych workach należy pozostawić
przed stoiskiem każdorazowo po godzinie zamknięcia Festiwalu (godzina 4:00).
52.
Odpady zmieszane lub nieposegregowane należy pozostawić w kontenerach na śmieci.
W przypadku braku miejsca w kontenerze, pozostawić obok kontenera.
53.
Wyrzucanie jakichkolwiek śmieci, nieczystości poza miejsca wyznaczone jest zabronione
i podlega karze pieniężnej.
ZASADY ROZLICZEŃ i OPŁATA STOISKOWA
54.
Na terenie Festiwalu obowiązuje wewnętrzny system rozliczeń, oparty na festiwalowych
bonach towarowych oraz – równolegle – na kartach płatniczych typu pay-pass. Nie ma
możliwości sprzedaży towarów za gotówkę, a takie postępowanie będzie karane.
55.
Ceny wszelkich sprzedawanych towarów muszą być ustalane jako wielokrotność wartości
bonu, niezależnie od tego, czy faktyczna sprzedaż dokonywana jest w obrocie bonowym, czy
też za pomocą kart paypass.
56.
Bony mają zabezpieczenia (między innymi znak wodny i zabezpieczenia UV). Należy zaopatrzyć
się w lampę UV do sprawdzania autentyczności. Zniszczone i podrobione bony nie będą
honorowane w rozliczeniu.
57.
Na terenie Festiwalu ustawione są kasy, w których festiwalowicze wymieniają gotówkę na
bony towarowe lub zasilają karty paypassowe. Ponadto na terenie Festiwalu znajduje się kilka
bankomatów.
58.
Każdy punkt handlowy zostanie nieodpłatnie wyposażony w terminal do obsługi kart
paypassowych. Na miejscu w dniu 30 czerwca 2015, prowadzone będą szkolenia z obsługi w/w
terminala. Honorowane są tylko określone karty paypassowe. Pozostałe karty debetowe,
kredytowe i płatnicze nie są honorowane.
59.
Z tytułu prowadzonej działalności na terenie festiwalu Organizator pobiera od Wystawcy
Opłatę Stoiskową liczoną jako 20% od obrotu Wystawcy (20% jest to juz kwota brutto).
60.
Obrót zrealizowany w postaci festiwalowych bonów towarowych rozliczany jest
systematycznie w ciągu trwania festiwalu w punkcie „Wymiany Bonów” mieszczącym się w
budynku Lotniczej Straży Pożarnej. Organizator wypłaca Wystawcy 80% obrotu w gotówce
podczas festiwalu w ciągu 26 dni po Festiwalu Organizator wysyła drogą elektroniczną fakturę
gotówkową na potrącone 20%).
61.
Obrót zrealizowany poprzez karty paypassowe rozliczony jest w ciągu 26 dni od zakończenia
festiwalu. Wystawca otrzymuje przelewem na wskazane konto 80% obrotu paypassowego, a
na potrącone 20% otrzymuje drogą elektroniczną fakturę kompensacyjną wraz z zestawieniem
transakcji wykonanych na przypisanym do swojego punktu handlowego terminalu.
62.
Ewentualne dodatkowe koszty eksploatacyjne (dodatkowy pobór energii/miejsce noclegowe
na Polu Namiotowym etc.) zostaną rozliczone razem z obrotem zrealizowanym poprzez karty
pay passowe – należna kwota zostanie potrącona od 80% obrotu paypassowego, a na kwotę
tę dodatkowo zostanie wystawiona faktura.
63.
Każdy terminal posiada swój unikalny numer, który zostanie przypisany do Wystawcy. Po tym
numerze będą rozpoznawane i rozliczane kwoty z utargu. Należy zrobić i zachować
podsumowanie każdego dnia sprzedażowego na czytnikach, będzie to podstawa do rozliczeń
i ewentualnych reklamacji.
UMOWA
64.
Wystawca podpisuje z Organizatorem umowę regulującą wzajemne rozliczenia, obowiązki
i odpowiedzialność stron. Termin odesłania podpisanej umowy upływa 15 maja 2015 roku.
65.
Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania zasad poufności:

Każdorazowe udzielenie wywiadu musi być uzgodnione z organizatorem –
departamentem mediów lub opiekunem stref gastronomicznych.

Zabrania się wykonywania zdjęć / filmowania podczas montażu. Aparaty dopuszczone
do użytku nie mogą przekraczać 5 Mpix.
66.
Sprzedaż za gotówkę jest zabroniona i podlega karze.
67.
Ze względu na wiążące Organizatora umowy brandingowe, NIE MA MOŻLIWOŚCI sprzedaży:
napojów zimnych (gazowanych i niegazowanych), kawy, papierosów, dań typu instant, piwa,
innego alkoholu, lodów i ew. innych określonych przez Organizatora towarów.
68.
Ze względu na wiążące Organizatora umowy brandingowe, Wystawca jest zobowiązany do
zakrycia wszelkich znaków reklamowych i logotypów partnerów z nim współpracujących.
69.
Wszystkie zawarte w regulaminie ustalenia obowiązują przez cały Festiwal, wszystkie
ewentualne zmiany ustalane są indywidualne i wyłącznie z Organizatorem.