URZĄD MIASTA JELENIA GÓRA 1 Egzemplarz Nr 1 IMIĘ I

URZĄD MIASTA JELENIA GÓRA
EDYCJA:
B
PROCEDURA AUDITU
WEWNĘTRZNEGO
INDEX:
Ps-3
STRONA:
1
Egzemplarz Nr 1
IMIĘ I NAZWISKO
OPRACOWAŁ:
PODPIS
PEŁNOMOCNIK
ZATWIERDZIŁ:
PREZYDENT
DATA WEJŚCIA
W śYCIE
Numer
zmiany
Numer
strony
Data
Podpis
Numer
zmiany
Numer
strony
Data
Podpis
UWAGA:
Zabrania się kopiowania tego dokumentu. Prośby o wydanie
egzemplarza dokumentu winny być kierowane do Pełnomocnika ds.
Systemu Zarządzania Jakością
Procedura obejmuje : stron 5 oraz 5 załączników
Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie iso.jeleniagora.pl. Dokument jest aktualny w dniu wydruku.
UŜytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po terminie wydruku.
URZĄD MIASTA JELENIA GÓRA
PROCEDURA AUDITU
WEWNĘTRZNEGO
EDYCJA:
B
INDEX:
Ps-3
STRONA:
2
Spis treści
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Przedmiot i zakres działania.
Polityka i cel.
Odpowiedzialność.
Terminologia.
Audit wewnętrzny - opis postępowania.
Zapisy.
Załączniki.
1. Przedmiot i zakres działania.
Niniejsza procedura
reguluje tryb planowania i przeprowadzania auditów
wewnętrznych funkcjonującego systemu zarządzania jakością. Procedura dotyczy
działalności całego Urzędu Miasta, za wyjątkiem stanowisk wyłączonych z SZJ.
2. Polityka i cel.
Prezydent pragnie budować wizerunek Urzędu przyjaznego klientowi zewnętrznemu,
konsekwentnie dbając o jego interesy. Podstawowym warunkiem spełnienia tego celu
jest zapewnienie stosowania w praktyce ustalonych wymagań systemu zarządzania
jakością, a w przypadku pojawienia się niezgodności, usuwania ich przyczyn. WaŜnym
narzędziem dla osiągnięcia tego celu jest system auditów wewnętrznych, które stanowią
podstawowe źródło ujawniania niezgodności systemowych w praktyce działania
Urzędu.
3. Odpowiedzialność.
3.1. Pełnomocnik jest odpowiedzialny za:
• zapewnienie wystarczającej liczby auditorów wewnętrznych o odpowiednich
kwalifikacjach,
• planowanie auditów wewnętrznych i nadzór nad ich wykonaniem,
• analizę wyników auditów wewnętrznych w ramach sporządzanego
Sprawozdania na przegląd systemu zarządzania jakością.
3.2. Auditorzy wewnętrzni są odpowiedzialni za wykonanie powierzonych im auditów
w sposób opisany w normie PN-ISO 19011: 2003 oraz niniejszej procedurze.
3.3. Auditowani – naczelnicy, kierownicy oraz pracownicy stanowisk samodzielnych
odpowiedzialni są za :
• udostępnienie auditorom Ŝądanych dowodów spełnienia wymagań,
• usuwanie stwierdzonych nieprawidłowości.
Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie iso.jeleniagora.pl. Dokument jest aktualny w dniu wydruku.
UŜytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po terminie wydruku.
URZĄD MIASTA JELENIA GÓRA
PROCEDURA AUDITU
WEWNĘTRZNEGO
EDYCJA:
B
INDEX:
Ps-3
STRONA:
3
4. Terminologia.
W procedurze zastosowano terminologię i definicje zawarte w serii norm PN-EN ISO
9000:2001 oraz przyjętą w Księdze Jakości.
Komórka organizacyjna- to zespoły ludzkie kierowane przez Naczelników,
Kierowników oraz pracowników stanowisk samodzielnych, ujęte w strukturze
organizacyjnej Urzędu Miasta.
5..Audit wewnętrzny – opis postępowania.
5.1. Pełnomocnik planuje audity wewnętrzne w taki sposób, aby objąć nimi wszystkie
stanowiska samodzielne i całą działalność w obszarze systemu jakości.
5.2. Pełnomocnik sporządza Grafik planu auditów na formularzu 1/Ps-3 na dany rok.
Zakres auditu na poszczególnych stanowiskach ustala w taki sposób, aby uwzględnić w
nim:
• wagę poszczególnych elementów systemu dla celów Urzędu Miasta,
• problemy jakościowe występujące w praktyce działania Urzędu Miasta w
obszarze poszczególnych elementów systemu.
5.3. Na podstawie Grafiku planu auditów, Pełnomocnik sporządza na formularzu 2/Ps-3
Program auditów wewnętrznych na rok planowany, w terminie do 31 grudnia roku
poprzedzającego. Na kaŜdym stanowisku samodzielnym wykonywany jest co najmniej
jeden audit rocznie, jednakŜe Pełnomocnik moŜe ustalić dla kaŜdego stanowiska
samodzielnego ich większą ilość, biorąc pod uwagę:
• złoŜoność zadań komórki,
• znaczenie działalności komórki dla wyników Urzędu Miasta,
• stan dyscypliny realizacji ustalonych wymagań na dany stanowisku pracy.
5.4. Program auditów podlega przeglądowi przez Prezydenta Miasta i jego akceptacji.
5.5. Nie później niŜ 7 dni przed planowanym auditem w danej komórce, Pełnomocnik
poleca auditorowi wewnętrznemu przeprowadzenie auditu poprzez wystawienia
formularza 5/Ps-3 oraz wystawia Kartę auditu, formularz 3/Ps-3, w której:
• wyznacza auditowaną komórkę,
• ustala zakres i termin auditu,
• wyznacza auditora wewnętrznego.
5.6. Nie później niŜ 7 dni przed planowanym auditem w danej komórce, Pełnomocnik
powiadamia auditowanego o swoich decyzjach poprzez przesłanie kopii formularza
5/Ps-3.
5.7. Audit wewnętrzny moŜe przeprowadzić:
• Pełnomocnik osobiście,
• wyznaczony pracownik Urzędu Miasta, posiadający odpowiednie,
udokumentowane kwalifikacje auditora, nie powiązany bezpośrednio z
przedmiotem auditu,
Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie iso.jeleniagora.pl. Dokument jest aktualny w dniu wydruku.
UŜytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po terminie wydruku.
URZĄD MIASTA JELENIA GÓRA
EDYCJA:
B
PROCEDURA AUDITU
WEWNĘTRZNEGO
•
INDEX:
Ps-3
STRONA:
4
auditor zewnętrzny, o odpowiednich kwalifikacjach, zgodnych z wymogami
normy PN - EN ISO 19011: 2003.
5.8. Wyznaczony auditor sporządza listę pytań kontrolnych na formularzu 4/Ps-3,
obejmującą pełny zakres auditu ( wyznaczone w Karcie auditu obszary Księgi Jakości,
procedury i inne dokumenty ). Listę przedstawia do oceny Pełnomocnikowi, na jego
Ŝądanie.
5.9. Auditor przeprowadza audit zbierając obiektywne dowody, potwierdzające
zgodność lub niezgodność praktyki postępowania z wymaganiami. Notatki sporządza na
odwrocie Listy pytań, formularz 4/Ps-3- strona druga.
5.10. Auditor formułuje stwierdzone niezgodności na Karcie auditu, omawiając je z
auditowanym i uzyskując jego pisemne potwierdzenie na Karcie auditu.
W przypadku odmowy potwierdzenia spostrzeŜeń, auditowany sporządza w trakcie
auditu notatkę urzędową, którą podpisuje i wręcza ją auditorowi celem dołączenia do
Karty auditu.
5.11. W przypadku stwierdzenia niezgodności auditowany niezwłocznie je usuwa, o ile
są naprawialne.
5.12. Niezwłocznie po zakończeniu auditu, auditor przekazuje Pełnomocnikowi Kartę
auditu wraz z Listą pytań i ewentualnymi notatkami oraz omawia z Pełnomocnikiem
wynik auditu.
5.13. Pełnomocnik dokonuje przeglądu zapisów w Karcie auditu i związanej z nią
dokumentacji auditowej, a następnie podejmuje decyzję w sprawie podjęcia działań
korygujących, jeŜeli uzna, Ŝe ich nie podjęcie spowoduje powtórzenie się niezgodności.
5.14. Po zakończeniu prac auditu wewnętrznego i stwierdzeniu nieprawidłowości w
auditowanych komórkach zostaje wdroŜone działanie korygujące określone w
procedurze Ps-5 „ Procedura działań korygujących”.
6. Wykaz zapisów dotyczących jakości.
Nazwa zapisu
Oznaczenie Forma Osoba realizująca
zapisu
zapisu
dany zapis
( imię i nazwisko)
Osoba odpowiedzialna za
przechowywanie zapisu
miejsce
Podpis Prezydenta i data
1
D
Prezydent
Podpis auditowanego
potwierdzający stwierdzone
niezgodności
2
D
Auditowany
czas
Pełnomocnik
2 lata
Pełnomocnik
2 lata
Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie iso.jeleniagora.pl. Dokument jest aktualny w dniu wydruku.
UŜytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po terminie wydruku.
URZĄD MIASTA JELENIA GÓRA
PROCEDURA AUDITU
WEWNĘTRZNEGO
Podpis auditowanego na
notatce wyjaśniającej
3
D
EDYCJA:
B
Auditowany
INDEX:
Ps-3
Pełnomocnik
STRONA:
5
2 lata
Symbole form zapisu:
F- formularz ,
R- raport, sprawozdanie,
D- zapis dokonany na dokumencie źródłowym,
N- inne formy zapisu
7. Załączniki.
7.1. Formularz -1/Ps-3 – Grafik planu auditów wewnętrznych
7.2. Formularz - 2/Ps-3 – Program auditów wewnętrznych
7.3. Formularz - 3/Ps-3 – Karta auditu wewnętrznego
7.4. Formularz - 4/Ps-3 – Lista pytań kontrolnych.
7.5. Formularz – 5/Ps-3- Polecenie przeprowadzenia auditu
Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie iso.jeleniagora.pl. Dokument jest aktualny w dniu wydruku.
UŜytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po terminie wydruku.