administrator 11-2007.qxd

INFORMATYKA
SATYSFAKCJA KLIENTA WAŻNIEJSZA NIŻ NAJLEPSZE
SLAJDY Z PREZENTACJĄ OPROGRAMOWANIA
Firma Akces Obsługa Nieruchomościami z Katowic zarządza ponad 500 wspólnotami mieszkaniowymi. Oznacza to tysiące dokumentów miesięcznie, które pracownicy muszą analizować, przetwarzać i archiwizować. Z drugiej strony, stwarza to możliwość różnorodnych rozwiązań księgowych pomiędzy dostawcami usług budowlanych, zarządcą i wspólnotami.
W skali roku to kilkadziesiąt tysięcy dokumentów finansowych. Tak znacząca liczba nieruchomości i dokumentów powoduje, że oczekujemy od oprogramowania maksymalnej
automatyzacji wielu prac i przepływu danych pomiędzy księgowością naszej spółki, a ewidencją księgową wspólnot
– mówi Zenon Żelawski prezes zarządu. Na zarządcy spoczywa także obowiązek przygotowania
korespondencji związanej z zebraniami i uchwałami podejmowanymi przez wspólnoty mieszkaniowe. System Łatwej Obsługi Nieruchomości udostępnia
taką funkcjonalność – nie jest
już konieczne sięganie po typowe oprogramowanie biurowe.
Co więcej, wszelka korespondencja dla właścicieli sięga do zawsze aktualnych danych. Naszą
działalność prowadzimy w kilku
biurach na terenie miasta, nasi
pracownicy korzystają w nich z jednej, wspólnej bazy danych. Pozwala to na optymalny podział kompetencji, a upoważnionym pracownikom umożliwia wgląd w zgromadzone przez system informatyczny,
kluczowe informacje dotyczące
wspólnot. Oprogramowanie ma wspomagać nas w zagwarantowaniu naszym
klientom, iż wszelkie operacje są realizowane zgodnie z obowiązującym prawem – dodaje.
W firmie Akces poza obsługą księgowości spółki oraz
wspólnot mieszkaniowych, wdrażany jest także moduł
Technicznej Obsługi Nieruchomości. Dzięki temu każdy
wydatek wspólnoty poniesiony na utrzymanie nierucho-
20
mości jest udokumentowany. Każde zgłoszenie usterki jest
ewidencjonowane, zarządca dysponuje historią zleceń,
może kontrolować własnych konserwatorów oraz firmy zewnętrzne świadczące specjalistyczne usługi budowlane. Na
wybór firmy Mieszczanin jako dostawcy rozwiązań informatycznych zdecydowaliśmy się wiedząc, że ich oprogramowanie było tworzone od wielu lat na potrzeby zarządzania zasobem mieszkaniowym przy współpracy z doświadczonymi zarządcami i administratorami. Nie bez znaczenia były także
rekomendacje zaprzyjaźnionych z nami administratorów –
komentuje Zenon Żelawski.
Podobnego zdania jest
Teresa Wojciechowska, prezes firmy DOMUS
Zarządzanie
Nieruchomościami
z Wrocławia obsługującej ponad 60 wspólnot –
firma Mieszczanin została nam zarekomendowana przez zarządców nieruchomości, z którymi utrzymujemy przyjazne stosunki, jako dostawca cieszący
się zaufaniem wielu z nich.
Nasze oczekiwania pod adresem informatyki można
streścić w jednym słowie –
funkcjonalność. Rzecz banalna jednak niesłychanie
rzadko spotykana w dzisiejszym oprogramowaniu, szczególnie tym przeznaczonym dla
obsługi wspólnot. Sprawy bardzo istotne to prawidłowe rozliczanie zaliczek na utrzymanie nieruchomości, ze szczególnym naciskiem na rozliczanie opłat za media. Na kilkunastu komputerach w firmie DOMUS wdrażany jest także
moduł Zarządzania Obiegiem Dokumentów. Jego celem
jest zapanowanie nad tysiącami notatek, pism i odpowiedzi, ma on wspomagać utrzymanie wysokiej jakości w obsłudze powierzonych do zarządzania zasobów.
Adam Jabłoński
ADMINISTRATOR 11/2007