podsumowanie obserwacji przebiegu konk

Warszawa, 17.07.2013
Konkurs grantowy Fundacji Solidarności Międzynarodowej „Wsparcie Demokracji 2013”
- podsumowanie obserwacji przebiegu konkursu prowadzonych przez Grupę Zagranica
PODSUMOWANIE OBSERWACJI
Organizacja pracy komisji grantowej w ramach konkursu „Wsparcie Demokracji 2013” realizowanego przez Fundację
Solidarności Międzynarodowej została oceniona pozytywnie. W opinii obserwatorów procedury określone w
regulaminie konkursu - „Zasadach opiniowania i wyboru wniosków 2013” oraz „Zasadach uczestnictwa w konkursie
grantowym 2013” - były przestrzegane. Obserwatorzy wysoko ocenili zarówno dobór ekspertów jak i sposób
przeprowadzenia – profesjonalizm - posiedzeń komisji. Przedstawione w raporcie kluczowe rekomendacje dotyczą (1)
konieczności doprecyzowania na poziomie regulaminu roli Sekretarza Komisji, (2) zaproponowania takiej formuły
oceniania, która umożliwi bardziej szczegółową dyskusję nad projektami z dużą różnicą punktową, (3) wprowadzenia
zapisu obligatoryjności zapoznawania się ekspertów ze wszystkimi wnioskami (nie tylko tymi, które są przez nich
oceniane).
Dziękujemy Zarządowi Fundacji Solidarności Międzynarodowej za umożliwienie przeprowadzenia obserwacji.
Zarząd Grupy Zagranica
WPROWADZENIE
Niniejszy raport opisuje wnioski z obserwacji pracy komisji oceniających wnioski w ramach konkursu „Wsparcie
Demokracji 2013” realizowanego przez Fundację Solidarności Międzynarodowej (dalej Fundację). Obserwacje
prowadzili reprezentanci organizacji członkowskich Grupy Zagranica oraz pracownicy Biura Grupy. Ze względu na
konflikt interesów obserwatorami nie mogły być osoby z organizacji, które złożyły wniosek w ramach niniejszego
konkursu.
1
Celem obserwacji było monitorowanie przejrzystości i przestrzegania procedur oceny i wyboru wniosków
określonych w regulaminie konkursu - „Zasadach opiniowania i wyboru wniosków 2013” oraz „Zasadach
uczestnictwa w konkursie grantowym 2013”. Raport jest upubliczniany przez rozesłanie do organizacji członkowskich
Grupy Zagranica.
Na potrzeby opracowania niniejszego raportu, w trakcie obserwacji wypełniany był formularz zawierający pytania
dot. czterech, określonych w dokumentach regulaminowych, etapów konkursu: (A) Ogłoszenia konkursu, rejestracji i
wstępnej weryfikacji wniosków, (B) Przygotowania indywidualnych rekomendacji członków komisji, (C) Posiedzenia
Komisji Grantowej, (D) Przyznania dofinansowania (cały formularz z pytaniami znajduje się w załączniku nr 1).
Elementami obserwacji są:
a. Udział obserwatorów w posiedzeniach Komisji Grantowej
b. Dostęp do dokumentów konkursowych
c. Odpowiedzi na pytania zadawane Fundacji (załączniki nr 2 i 3)
W posiedzeniach Komisji Grantowej w charakterze obserwatorów uczestniczyły 3 osoby: Marcin Wojtalik, Magdalena
Trojanek oraz Jan Bazyl. Obserwatorzy obecni byli na wszystkich czterech posiedzeniach – oceny wniosków na
realizację projektów w (1) Tunezji i Tadżykistanie, (2) Gruzji, Mołdawii i Ukrainie, (3) Białorusi oraz (4) oceny
projektów modułowych.
OBSERWACJE KONKURSU „WSPARCIE DEMOKRACJI 2013”
---
A. OGŁOSZENIE KONKURSU, REJESTRACJA I WSTĘPNA WERYFIKACJA WNIOSKÓW
Fundacja ogłosiła szczegółową informację o konkursie na swojej stronie domowej (solidarityfund.pl)
zawierającą min. (1) Zasady uczestnictwa w konkursie grantowym, (2) Zasady opiniowania i wyboru
wniosków, (3) dostęp do generatora wniosków online.
Fundacja poinformowała poszczególnych wnioskodawców o rejestracji wniosków złożonych w konkursie
przez rozesłanie na adresy e-mailowe koordynatorów projektów przekazanych przez poszczególne
organizacje
2
Zarówno w przypadku ścieżki małych i dużych grantów, jak i ścieżki projektów modułowych (dwuletnich),
został sporządzony stosowny protokół z oceny formalnej. Obserwatorzy otrzymali możliwość wglądu do
niniejszego protokołu w biurze Fundacji
B. PRZYGOTOWANIE INDYWIDUALNYCH REKOMENDACJI CZŁONKÓW KOMISJI
Zgodnie z pkt. 3.2a Zasad opiniowania i wyboru wniosków 2013, Fundacja przekazała ekspertom krótką
ocenę dotychczasowej współpracy z organizacjami ubiegającymi się o granty. Należy w tym miejscu dodać,
że zgodnie z umową dotacji na finansowanie programu „Wsparcie Demokracji” ze środków MSZ RP (czyli
umowy pomiędzy MSZ i Fundacją), Fundacja jest zobowiązana przekazać Ministerstwu listę organizacji, które
ubiegają się o granty w konkursie. MSZ ma możliwość zgłoszenia uwag do listy potencjalnych grantobiorców,
ale w tegorocznym konkursie żadnych nie zgłosiło.
Przed przystąpieniem do oceny wniosków członkowie komisji wypełnili deklarację dot. konfliktu interesów.
W trakcie posiedzeń komisji obserwatorzy stwierdzili, że – zgodnie z regulaminem - została sporządzona (na
podstawie ocen członków Komisji) lista wniosków zakwalifikowanych do drugiego etapu oceny, zawierająca
te wnioski, które otrzymały od co najmniej jednego z oceniających co najmniej 50% możliwych do uzyskania
punktów oraz jednocześnie uzyskały co najmniej 40% wszystkich możliwych do uzyskania punktów.
W trakcie posiedzeń komisji obserwatorzy stwierdzili, że – zgodnie z regulaminem - każdy wniosek został
oceniony przez co najmniej dwóch członków Komisji na podstawie kryteriów opisanych w regulaminie
konkursu w zakresie określonym w pkt. 3.2c Zasad opiniowania i wyboru wniosków 2013 (punktowa ocena
każdego z kryteriów, uwagi do wniosku, rekomendacja dotycząca przyjęcia lub odrzucenia wniosku oraz
wielkość proponowanego dofinansowania)
C. POSIEDZENIE KOMISJI GRANTOWEJ
(jeśli nie zaznaczono inaczej, poniższe obserwacje dotyczą wszystkich czterech spotkań ekspertów)
Obserwatorzy wysoko ocenili zarówno dobór ekspertów jak i sposób przeprowadzenia – profesjonalizm posiedzeń Komisji Grantowej. Jakkolwiek obserwatorzy zgodnie zwrócili uwagę na potrzebę doprecyzowania
roli Sekretarza Komisji (na poziomie regulaminu) i potrzeby odpowiedzi na pytanie czy ma być rola jedynie
moderująca dyskusję ekspertów czy także rola osoby uczestniczącej merytorycznie w dyskusji, podającego
argumenty za lub przeciw danemu projektowi, itd.
3
Zgodnie z regulaminem lista wniosków wyłączonych z dalszych prac - niespełniających warunków formalnych
określonych w regulaminie konkursu - została przedstawiona Komisji Grantowej w trakcie posiedzeń
Członkowie Komisji byli obecni podczas omawiania wniosków – z zastrzeżeniem, że dwóch ekspertów w
podkomisji zajmującej się Mołdawią, Ukrainą i Gruzją wyszło po ocenie swoich wniosków.
W ocenie obserwatorów członkowie Komisji oceniający wnioski byli dobrze przygotowani do ich omawiania.
Wątpliwości obserwatorów wzbudziły tylko takie kwestie jak:
(a) dot. podkomisji Ukraina, Mołdawia, Gruzja – dyskusja nad oceną wniosków odbywała się pod presją
czasową – zbyt duża ilość wniosków była zaplanowana na jeden dzień – zdaniem obserwatorów zasadna
byłaby dyskusja nad taką rewizją oceny zgłoszonych projektów, aby nie dyskutować zbyt długo nad tymi
wnioskami, które otrzymały niską punktację od ekspertów
(b) także w kontekście poprzedniego punktu relatywnie zbyt mało czasu poświęcono dyskusji nad
projektami z dużą różnicą punktową, otwarte pytanie: czy nie należałoby się zastanowić nad
wprowadzaniem w takich sytuacjach trzeciego eksperta? (tu jako przykład można podać konkurs
regrantingowy w obszarze edukacji globalnej realizowany przez Fundację Edukacja dla Demokracji)
(c) przypadki, kiedy eksperci omawianie wniosku zaczynali od subiektywnej oceny. Należy zwrócić uwagę,
aby w przypadku każdego wniosku najpierw dokonywano jego prezentacji, a następnie oceny.
Propozycja zapisu – pkt. 3.3, d „Zasad…”: „(…) W drugim etapie posiedzenia członkowie Komisji w
pierwszej kolejności krótko przedstawiają oceniane przez siebie wnioski, a następnie uzasadniają
przyznaną przez siebie punktację oraz odpowiadają na pytania pozostałych członków Komisji dotyczące
prezentowanych wniosków (…)”(d) sugerujemy także doprecyzowanie zapisu regulaminu „(…) Komisja
ma prawo do zalecenia modyfikacji programu i budżetu (…)”, tak, aby wnioskodawcy wiedzieli, co może a
czego nie może zasugerować komisja i w jakich sytuacjach
Mając na uwadze efektywność i skuteczność prac komisji, obserwatorów interesowało także czy jej
członkowie mieli przed samym posiedzeniem dostęp do opisu i oceny „nie swoich” wniosków, tzn. np. czy
eksperci oceniający wnioski „tunezyjskie” zapoznali się z wnioskami dotyczącymi Tadżykistanu. Obserwatorzy
otrzymali wyjaśnienie, że:
4
(1) członkowie komisji w czasie indywidualnego oceniania nie mieli dostępu do ocen dokonanych przez
pozostałych ekspertów, aby nie sugerować się opiniami innych i tym samym, aby zapewnić niezależność
indywidualnych ocen (zgodnie z sugestią zgłoszoną przez członków komisji w roku ubiegłym)
(2) członkowie komisji przez cały czas oceny on-line (czyli przed posiedzeniem komisji grantowej) mieli
podgląd do pozostałych (nieocenianych przez siebie) wniosków projektowych.
Zdaniem obserwatorów zasadne byłoby wprowadzenie na poziomie regulaminu mechanizmu
obligatoryjności zapoznawania się z „nie swoimi” wnioskami – opisami nie ocenami - przed posiedzeniem
komisji.
Podczas dyskusji ekspertów w podkomisji dot. Mołdawii, Ukrainy i Gruzji, dwukrotnie pojawił się argument
za przyznaniem większej punktacji danemu projektowi, w związku z jego korzystnym wpływem na poprawę
wizerunku Polski w kraju, w którym realizowany był projekt. Mimo, że w ocenie obserwatorów tego typu
uwagi ostatecznie nie przełożyły się na formalne decyzje o zmianie punktacji poszczególnych projektów,
pragniemy zwrócić uwagę, że powyższe kryterium „wizerunku Polski” nie znajduje się w kryteriach oceny
merytorycznej z punktu 6 regulaminu (a w szczególności w priorytetach tematycznych z punktu 4
Regulaminu, wobec których adekwatność jest przez ekspertów oceniana). Jeżeli powyższy cel projektów
szeroko rozumianej współpracy rozwojowej jest uwzględniony w konkretnych dokumentach strategicznych
sygnowanych przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych, sugerujemy, aby odwołanie do niniejszych
dokumentów znajdowało się na poziomie regulaminu konkursu, tak, aby wnioskodawca posiadał pełną
informację, jakimi kryteriami kierować się będą eksperci podczas oceny wniosków.
Zgodnie z regulaminem, na każdym z posiedzeń została ustalona - na podstawie ocen członków Komisji i
dyskusji - lista rankingowa wniosków z przydzieloną punktacją
Decyzje posiedzeń Komisji Grantowej były na bieżąco protokołowane
D. PRZYZNANIE DOFINANSOWANIA
Zgodnie z otrzymaną informacją Fundacja - na pisemny wniosek wnioskodawcy - przekazywała informację o
przyznanej liczbie punktów i kluczowych uwagach Komisji do wniosku. Łącznie udzielono odpowiedzi na 49
takich zapytań (stan na 21.05.2013 r)
5
Na stronie domowej Fundacji opublikowano listę wniosków zgłoszonych do konkursu grantowego i
wyłączonych z oceny merytorycznej ze względów formalnych oraz listę rankingową wniosków poddanych
ocenie merytorycznej wraz z punktacją.
Zarząd Fundacji podjął decyzję o niezamieszczaniu na w/w listach informacji o wnioskach wyłączonych ze
względu na szczególne warunki polityczne w kraju, do którego adresowany jest projekt (a w szczególności bezpieczeństwo beneficjentów i realizatorów projektu).
Decyzje Zarządu Fundacji o przekazaniu środków na realizację zadań były zgodne z oceną i rekomendacjami
Komisji
6
ZAŁĄCZNIK - formularz obserwacji
A. OGŁOSZENIE KONKURSU, REJESTRACJA I WSTĘPNA WERYFIKACJA WNIOSKÓW
1.1 Czy Fundacja ogłosiła szczegółową informację o konkursie na stronie domowej Fundacji (solidarityfund.pl)? TAK
1.2 Czy Fundacja poinformowała poszczególnych wnioskodawców o otrzymaniu wniosków? TAK
 NIE
 NIE
1.3 Czy został sporządzony protokół z oceny formalnej (weryfikacji podlega spełnianie warunków formalnych określonych w
ogłoszeniu/regulaminie konkursu)? TAK
 NIE
B. PRZYGOTOWANIE INDYWIDUALNYCH REKOMENDACJI CZŁONKÓW KOMISJI
2.1 Czy członkowie Komisji, co najmniej na 5 dni przed planowanym posiedzeniem Komisji, otrzymali od Sekretarza Komisji
wszystkie informacje określone w pkt. 3.2a Zasad opiniowania i wyboru wniosków 2013? TAK
 NIE
2.2 Czy przed przystąpieniem do oceny wniosków/ofert każdy członek Komisji wypełnił deklarację dot. konfliktu interesów
(zgodną z załącznikiem nr 5 do Zarządzenia nr 26 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 9 sierpnia 2011 r.)? TAK
 NIE
2.3 Czy każdy wniosek został oceniony przez co najmniej dwóch członków Komisji na podstawie kryteriów opisanych w
ogłoszeniu/regulaminie konkursu w zakresie określonym w pkt. 3.2c Zasad opiniowania i wyboru wniosków 2013 (punktowa
ocena każdego z kryteriów, uwagi do wniosku, rekomendacja dotyczącą przyjęcia lub odrzucenia wniosku oraz wielkość
proponowanego dofinansowania)? TAK
 NIE
2.4 Czy została - na podstawie ocen członków Komisji - sporządzona lista wniosków zakwalifikowanych do drugiego etapu
oceny, zawierająca te wnioski, które – zgodnie z regulaminem - otrzymały:
o od co najmniej jednego z oceniających co najmniej 50% możliwych do uzyskania punktów oraz jednocześnie
o uzyskały co najmniej 40% wszystkich możliwych do uzyskania punktów. TAK  NIE
C. POSIEDZENIE KOMISJI GRANTOWEJ
OBSERWATOR:
KRAJE DOCELOWE OCENIANYCH PROJEKTÓW:
DATA:
3.1 Czy lista wniosków wyłączonych z dalszych prac - niespełniających warunków formalnych określonych w
ogłoszeniu/regulaminie konkursu - została przedstawiona Komisji Grantowej na posiedzeniu? TAK  NIE
3.2 Czy wszyscy członkowie Komisji byli obecni podczas posiedzenia? TAK  NIE
3.3 Czy członkowie Komisji oceniający wnioski byli przygotowani do omawiania wniosków (m.in. czy odpowiadali wyczerpująco
na pytania zadawane przez pozostałych członków Komisji)? TAK  NIE
3.4 Czy została ustalona/wypracowana - na podstawie ocen członków Komisji i dyskusji - lista rankingowa wniosków (w tym
ewentualnie lista rezerwowa)? TAK  NIE
3.5 Czy decyzje posiedzenia Komisji Grantowej były na bieżąco protokołowane? TAK  NIE
3.6 Czy występowały sytuacje, w których konkretne projekty były promowane lub odrzucane z przyczyn innych niż
merytoryczne? TAK  NIE
D. PRZYZNANIE DOFINANSOWANIA
4.1 Czy decyzja Zarządu Fundacji o przekazaniu środków na realizację zadań jest zgodna z oceną i rekomendacjami Komisji?
TAK
 NIE
7
4.2 Czy na stronie domowej Fundacji opublikowano listę wniosków zgłoszonych do konkursu grantowego i wyłączonych z oceny
merytorycznej ze względów formalnych oraz lista rankingowa wniosków poddanych ocenie merytorycznej wraz z punktacją?
TAK
 NIE
4.3 Czy wnioskodawcy i/lub Sekretarz Komisji złożył wniosek o niezamieszczanie na w/w listach informacji o wnioskach
wyłączonych ze względu na szczególne warunki polityczne w kraju, do którego adresowany jest projekt (a w szczególności bezpieczeństwo beneficjentów i realizatorów projektu)? TAK
 NIE
4.4. Czy Zarząd Fundacji podjął decyzję o niezamieszczaniu na w/w listach informacji o wnioskach wyłączonych ze względu na
szczególne warunki polityczne w kraju, do którego adresowany jest projekt (a w szczególności - bezpieczeństwo beneficjentów i
realizatorów projektu)? TAK  NIE
4.3 Czy Fundacja - na pisemny wniosek wnioskodawcy - przekazywała informację o przyznanej liczbie punktów i kluczowych
uwagach Komisji do wniosku? TAK  NIE
8