Zapytanie ofertowe wzór na konkurencję

ZAPYTANIE OFERTOWE
I.
WPROWADZENIE
Air Res Aviation Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością przygotowując się do
przedsięwzięcia projektowego zaprasza do składania ofert na przeprowadzenie audytu wzorniczego
i opracowanie strategii wzorniczej rozumianej jako raport z przeprowadzonego audytu wzorniczego
w ramach projektu „Wzmocnienie konkurencyjności przedsiębiorstwa Air Res Aviation poprzez
modyfikację produktów zgodnie z trendami rynku” współfinansowanego przez Unię Europejską
w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014-2020, Oś Priorytetowa I: Przedsiębiorcza
Polska Wschodnia, Działanie 1.4 Wzór na konkurencję I Etap.
Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego z zachowaniem
zasady konkurencyjności i równego traktowania Wykonawców w rozumieniu obowiązujących
Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
II.
INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM:
Dane teleadresowe:
Air Res Aviation Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Jasionka-Lotnisko
35-002 Jasionka
NIP: 517-031-16-29
REGON: 180507860
Tel. +48 17 77 23 345
e-mail: [email protected]
Firma Air Res Aviation Sp. z o.o. powstała w 2010 roku. Przedmiotem jej działania są:
a) szkolenia lotnicze;
b) serwis maszyn;
c) zarządzanie ciągłą zdatnością do lotu;
1
d) produkcja samolotów historycznych.
Przedsiębiorstwo zatrudnia 17 osób. Air Res Aviation jest organizacją obsługową
certyfikowaną zgodnie z przepisami PART M/F nr PL.MF.049 Posiadany certyfikat jest
potwierdzeniem kwalifikacji personelu obsługowego oraz posiadanego zaplecza technicznego
niezbędnych do prowadzenia obsługi technicznej samolotów będących w zakresie zatwierdzenia.
Organizacja podlega ciągłej kontroli audytora wewnętrznego oraz okresowym audytom Urzędu
Lotnictwa Cywilnego.
Oferta produktowa stanowiąca przedmiot audytu wzorniczego firmy obejmuje technologię
produkcji samolotu Bucker Jungmann. Samolot Bucker Jungmann
jest wierną latającą repliką
samolotu szkoleniowego Luftwaffe z roku 1933. Jest w znacznej części wykonany z drewna i płótna.
Zastosowane są też nowoczesne rozwiązania zwiększające komfort i bezpieczeństwo. W produkcji
takiego samolotu – repliki bardzo istotna jest estetyka elementów, wykończenie detali i proporcje
stosowanych rozwiązań współczesnych.
Firma chciałaby zwiększyć
produkcję zastosowawszy
uprzednio pewne modyfikacje wzornicze w zakresie ograniczonym ze względu na odzwierciedlenie
historycznego oryginału. Firma rozważa również wprowadzenie w doku 2016 lub 2017 na rynek
innowacji produktowej na skalę światową: wersji „kit” samolotu Jungmann (do samodzielnego
montażu).
Dotychczas wersje „kit” stosowane były do standardowych często kompozytowych
nowoczesnych samolotów – nigdy zaś do samolotów historycznych. Niezbędne jest określenie
wymogów wzorniczych nowego produktu równolegle do rozstrzyganych przez firmę kwestii
technologicznych.
Za działania wzornicze odpowiada Radosław Bocheński – główny inżynier procesu.
III.
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79212000-3 - Usługi audytu
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu wzorniczego i opracowanie strategii
wzorniczej rozumianej jako raport z przeprowadzonego audytu wzorniczego.
Przy czym użyte w niniejszym dokumencie określenia oznaczają:
1)
audyt wzorniczy – analiza działalności przedsiębiorcy pod względem potencjału i potrzeb
wzorniczych, której wynikiem jest strategia wzornicza. Audyt obejmuje m.in.: analizę wzorniczą
beneficjenta w zakresie oferty produktowej, modelu biznesowego, technologii, struktury
organizacyjnej, procesów komunikacji, strategii marketingowej, zdefiniowania i charakterystyki
2
klientów i konkurencji oraz kluczowych w kontekście beneficjenta trendów branżowych, analizę
potrzeb beneficjenta w zakresie zarządzania wzornictwem, analizę oferty pod kątem
wykorzystania wzornictwa i potencjału rynkowego beneficjenta;
2)
strategia wzornicza – raport z przeprowadzonego audytu wzorniczego zawierający co najmniej
następujące elementy:
a) ogólną charakterystykę firmy zawierającą analizę wzorniczą przedsiębiorstwa w zakresie
produktów, technologii, struktury organizacyjnej, procesów komunikacji z klientem, strategii
marketingowej;
b) ogólny opis otoczenia firmy w zakresie designu zawierający co najmniej informacje odnośnie
charakterystyki klientów, opis głównych konkurentów, opis trendów rynkowych;
c) określenie kluczowych w kontekście beneficjenta trendów branżowych, społecznych
i technologicznych o dużym potencjale wpływu na rynek beneficjenta;
d) ocenę poziomu wykorzystania wzornictwa w firmie oraz jej potencjału w tym zakresie;
e) zdefiniowanie problemów wzorniczych w firmie, przy czym problemy te mogą dotyczyć
zarówno produktu, jak i innych procesów biznesowych w firmie;
f) rekomendacje dalszych szczegółowych działań dla firmy;
Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) Przeprowadzenie analizy stosowanego i realizowanego przez Zamawiającego wzornictwa
w odniesieniu do produkcji samolotu Bucker Jungmann pod względem preferencji nabywców oraz
zachodzących trendów na rynkach krajowych i światowych, jak również oceny kierunków działań
konkurencji;
2) Przeprowadzenie analizy potrzeb Zamawiającego w zakresie rozwoju wzornictwa i zarządzania
procesami tworzenia i rozwoju wzornictwa;
3) Przeprowadzenie analizy dotychczasowej oferty Zamawiającego pod kątem wykorzystania
wzornictwa do podniesienia atrakcyjności sprzedażowej asortymentu;
4) Przeprowadzenie analizy potrzeb przedsiębiorstwa w zakresie zarządzania wzornictwem;
5) Opracowanie strategii wzorniczej służącej przeprowadzeniu działań z wykorzystaniem procesów
projektowania, których końcowym rezultatem będzie wprowadzenie na rynek innowacji
produktowej;
6) Dostarczenie strategii wzorniczej w wersji elektronicznej (płyta DVD/CD) oraz papierowej;
7) Analiza/audyt odbywać się będzie w dni robocze (poniedziałek-piątek), w godzinach od 8.0016.00;
3
8) Zamawiający zastrzega sobie możliwość prowadzenia bieżącego nadzoru na każdym etapie
realizacji zamówienia;
9) Oferent zobowiązuje się do wykonania innych działań wynikających z wymogów realizacji usług
na rzecz projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020,
w tym w szczególności takich jak:

oznaczenie strategii wzorniczej zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów
w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, przy czym stosowne oznaczenia
zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
 dostarczenie Zamawiającemu kompletnej dokumentacji dotyczącej wykonanych działań;
 archiwizowanie dokumentacji związanej z realizacją usługi w ramach projektu (m.in.: umowa na
realizację usługi, dokumentacja finansowa) do dnia 31 grudnia 2027 r. w sposób zapewniający
dostępność, poufność i bezpieczeństwo;
 umożliwienie
Zamawiającemu,
Polskiej
Agencji
Rozwoju
Przedsiębiorczości
i
innym
upoważnionym instytucjom wglądu do dokumentów związanych z realizacją usług w ramach
projektu, w tym do dokumentów finansowych.
IV.
WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
Warunkiem udziału w postępowaniu jest spełnianie przez Oferentów następujących kryteriów:
1)
Oferent posiada udokumentowane doświadczenie w projektowaniu strategii rozwoju
produktów (wyrobów lub usług), tj. przeprowadził co najmniej trzy projekty w tym zakresie wraz
z wdrożeniem na rynek w ostatnich pięciu latach.
Dokumentacją potwierdzającą doświadczenie są poświadczenia w postaci szczegółowych
referencji odbiorców usług, przedstawiające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi
efektami.
2)
Oferent posiada doświadczenie w projektowaniu oraz wdrażaniu produktów w trzech różnych
branżach gospodarki. W przypadku, gdy oferent posiada doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu
produktów tylko w jednej branży, może być wykonawcą w projektach dotyczących branży
gospodarki, w której posiada doświadczenie.
Dokumentacją potwierdzającą doświadczenie są: szczegółowy opis projektów oraz sposobu
i efektów ich wdrożenia(wg. wzoru w załączniku nr 2: szczegółowy wykaz projektów), a także
4
szczegółowe referencje odbiorców usług, przedstawiające zakres zrealizowanych prac wraz
z osiągniętymi efektami.
3)
Oferent dysponuje/będzie dysponował i oddeleguje do realizacji audytu co najmniej dwóch
ekspertów, z których każdy posiada doświadczenie w realizacji co najmniej trzech projektów
w zakresie projektowania strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) tj. przeprowadził
co najmniej trzy projekty w tym zakresie wraz z wdrożeniem na rynek w ostatnich pięciu latach.
Eksperci, o których mowa posiadają doświadczenie w projektowaniu oraz wdrażaniu produktów
w różnych branżach gospodarki.
Udział w realizacji przedsięwzięcia poszczególnych osób uzależniony będzie od
doświadczenia i posiadanych kompetencji
bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę,
pochodzenie etniczne, wyznawaną religię, światopogląd czy orientację seksualną.
Dokumentacją potwierdzającą doświadczenie jest: szczegółowy opis projektów oraz sposobu
i efektów ich wdrożenia, a także szczegółowe referencje odbiorców usług, przedstawiające zakres
zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami oraz CV poszczególnych osób.
4)
Oferent posiada stacje robocze z odpowiednim, licencjonowanym oprogramowaniem w ilości
wystarczającej dla ekspertów (i ewentualnych innych pracowników) wyznaczonych do realizacji
umowy.
5)
W przypadku, gdy Oferent jest wskazany jako wykonawca w innych projektach w ramach
Działania 1.4 Wzór na konkurencję I Etap, oświadcza iż posiada możliwości do zrealizowania usług
w ramach wszystkich zgłoszonych projektów w sposób rzetelny, dokładny, zgodny z zakresem
umowy (załącznik nr 6).
6)
Oferent wyraża zgodę na obecność w zespole dokonującym audytu (i opracowującym
strategię) osób wyznaczonych przez zarząd Air Res Aviation.
7)
Oferent nie podlegania wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia z powodu:
a) otwarcia w stosunku do Oferenta postępowania likwidacyjnego lub ogłoszenia upadłości;
b) zalegania z uiszczeniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne,
z wyjątkiem przypadków, kiedy uzyskane zostało przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie,
rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego
organu;
c) złożenia nieprawdziwych informacji mających wpływ na wynik prowadzonego postępowania.
8)
Między Zamawiającym a Oferentem nie występują powiązania kapitałowe lub osobowe
Oferenta z Zamawiającym, osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu
Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane
5
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające w szczególności
na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 5 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione
wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie
w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,
pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku
przysposobienia, opieki lub kurateli.
9) W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia Oferenta z postępowania o udzielenie
zamówienia zamawiający żąda następujących dokumentów:
a) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności
gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie
wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
V.
PLANOWANY OKRES REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Przeprowadzenie audytu wzorniczego i opracowanie strategii wzorniczej planowane jest na II/III
kwartał 2016 r. i uzależnione od uzyskania dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014-2020 na
powyższe działania.
VI.
MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Audyt przeprowadzany będzie w (siedzibie i miejscu produkcji):
Air Res Aviation Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Jasionka-Lotnisko
35-002 Jasionka
VII.
OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT
1)
Przedstawione oferty odpowiadają na szczegółowy zakres zamówienia
6
2)
Oferty należy składać zgodnie ze wzorem Formularza oferty, stanowiący załącznik nr 1
do niniejszego zapytania.
3)
Oferty muszą być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta lub
pełnomocnika, przy czym w tym wypadku wymagane jest także złożenie stosownego
pełnomocnictwa.
4)
Oferta powinna być napisana w języku polskim w sposób czytelny.
5)
Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane i podpisane przez osobę uprawnioną do
reprezentowania Oferenta.
6)
Wszystkie strony dokumentów, składające się na ofertę powinny być w sposób trwały ze sobą
połączone (np. zszyte, zbindowane), a strona tytułowa powinna zawierać następujące informacje:
- nazwę, adres siedziby firmy,
- adres do korespondencji Oferenta, (jeżeli jest inny niż adres siedziby),
- numer telefonu, numer faksu,
- numer NIP.
7)
Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami powinna być umieszczona w zaklejonej kopercie,
w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jej zawartością przed upływem terminu otwarcia ofert.
8)
Każdy oferent przedłoży tylko jedną ofertę. Oferta wykonawcy, który przedłoży więcej niż
jedną ofertę, zostanie odrzucona,
9)
Oferta ma obejmować całość zamówienia.
10)
Do formularza oferty załączyć należy:
a) opis doświadczenia: szczegółowy wykaz projektów oraz sposobu i efektów ich wdrożenia
wraz
ze
szczegółowymi
referencjami
odbiorców
usług,
przedstawiające
zakres
zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami. Opisu należy dokonać wg wzoru
załącznika nr 2 niniejszego zapytania.
b) wykaz ekspertów oddelegowanych do realizacji zamówienia wraz z CV oraz dokumentami
potwierdzającymi doświadczenie (kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem)
c) oświadczenie Oferenta o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Air Res Aviation
Sp. z o.o. – załącznik nr 3,
d) aktualny wydruk KRS lub z CEIDG.
Powyższe załączniki należy przedstawić w oryginale lub poświadczyć za zgodność z oryginałem,
obić pieczęcią firmową, pieczęcią imienną wraz z podpisem oraz opatrzyć aktualną datą. Powyższy
sposób poświadczenia zgodności dotyczy każdej strony dokumentu osobno, przedstawionego jako
kserokopia. Potwierdzenia za zgodność dokonuje osoba do tego upoważniona, która podpisuje ofertę.
7
W przypadku przedstawienia kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem wybrany Oferent
będzie zobowiązany przed podpisaniem umowy do przedstawienia oryginałów tych dokumentów.
W toku badania i oceny Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści
złożonych ofert.
W toku postępowania Zamawiający może przeprowadzić dodatkowe czynności nie przewidziane
w treści niniejszego zapytania do złożenia oferty.
Zamawiający z Oferentami może porozumiewać się pisemnie, telefonicznie, faxem lub
elektronicznie.
Jeżeli firma/instytucja, której oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający
może wybrać najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.
VIII.
KRYTERIUM WYBORU OFERT
Ocena ofert obejmuje:
- ocenę formalną
- ocenę merytoryczną
Podczas oceny formalnej zostaną odrzucone oferty:
a. nieczytelne
b. nie złożone w wyznaczonym terminie
c. niekompletne: braki formalne, brak załączników, brak podpisu, brak parafki Oferenta na ofercie
i załącznikach, brak ponumerowanych stron;
d. nie spełniające wymagań wskazanych w ogłoszeniu i zaproszeniu.
Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków formalnych udziału w postępowaniu przez
zastosowanie kryterium spełnia/nie spełnia tj. zgodnie z zasadą czy wymagane dokumenty zostały
dołączone
do
oferty
i
czy
spełniają
określone
w
zapytaniu
ofertowym
wymagania.
Brak któregokolwiek z wymaganych oświadczeń, dokumentów, załączników, załączenie ich
w niewłaściwej formie lub niezgodne z wymaganiami określonymi w niniejszym zapytaniu
ofertowym będzie skutkowało wykluczeniem Oferenta z udziału w postępowaniu.
8
Ocena merytoryczna prowadzona będzie w oparciu o następujące kryteria:
a) Doświadczenie Oferenta (D) – waga 40%
Oferent wykazuje posiadane doświadczenie (doświadczenie w projektowaniu strategii rozwoju
produktów) w realizacji podobnych usług poprzez szczegółowy wykaz projektów oraz sposobu
i efektów ich wdrożenia wraz z referencjami odbiorców usług, przedstawiające zakres zrealizowanych
prac wraz z osiągniętymi efektami, zdobyte w ciągu ostatnich 5 lat.
Ocena ofert dokonywana będzie według następującej punktacji:
ilość projektów oferty badanej
D = --------------------------------------------------------------------- x 40 pkt.
najwyższa ilość projektów z przedstawionych ofert
b)
Cena oferty (C) – waga 60%
Oferent określa cenę
realizacji zamówienia poprzez wskazanie ceny brutto obejmującej kwotę
podatku VAT i wszelkie inne koszty, których poniesienie okaże się konieczne w celu należytego
wykonania przedmiotu zamówienia. Ocena ofert dokonywana będzie według następującego wzoru:
najniższa cena ofertowa
C = ------------------------------------------- x 60 pkt.
cena oferty badanej
Cena oferty winna obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Oferent przy realizacji zamówienia
tj. koszt przeprowadzenia analizy, koszt przygotowywania strategii, koszt dojazdu do przedsiębiorcy
i inne.
W przypadku otrzymania tylko jednej oferty spełniającej warunki zamówienia i jednoczesnym
przekroczeniu kwoty założonej w budżecie Zamawiający zastrzega możliwość negocjacji.
9
Wartość punktowa (W) przyznana dla każdej oferty to: suma punktów uzyskanych w kryterium
„cena” – (C) i doświadczenie – (D) czyli: W= C + D
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ocenę końcową.
Maksymalna ilość punktów do uzyskania 100.
IX.
INFORMACJA O UPUBLICZNIENIU ORAZ WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ
OFERTY
Informacja o niniejszym zapytaniu zamieszczona została na stronie internetowej przedsiębiorstwa
www.air-res.pl.
Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczona na stronie internetowej
przedsiębiorstwa oraz przesłana drogą e-mailową do podmiotów biorących udział w postępowaniu.
Zamawiający sporządzi pisemny protokół z wyboru najkorzystniejszej oferty.
X.
SPOSÓB
UZYSKANIA
INFORMACJI
DOTYCZĄCYCH
PRZEDMIOTU
ZAMÓWIENIA
Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia można uzyskać osobiście w siedzibie
firmy od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00- 15.00 bądź pod nr telefonu: +48 17 77 23 345.
Osoba upoważniona do udzielania informacji o postępowaniu – Agnieszka Grabek +48 17 77 23 345
XI.
MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT
Ofertę należy dostarczyć w zamkniętej kopercie na adres:
AIR RES AVIATION SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Jasionka-Lotnisko
35-002 Jasionka
ZAPYTANIE OFERTOWE
„WZMOCNIENIE KONKURENCYJNOŚCI PRZEDSIĘBIORSTWA AIR RES AVIATION
POPRZEZ MODYFIKACJĘ PRODUKTÓW ZGODNIE Z TRENDAMI RYNKU”
10
„NIE OTWIERAĆ PRZED TERMINEM OTWARCIA OFERT”
Oferty należy składać w terminie od 05.11.2015 roku do 15.11.2015 roku , do godziny 14.30
Termin otwarcia ofert: 15.11.2015 godz. 15.00
XII.
WARUNKI REALIZACJI USŁUGI W RAMACH ZAMÓWIENIA
Z wybranym Oferentem AIR RES AVIATION zawrze umowę warunkową, której realizacja zależeć
będzie od uzyskania dofinansowania w ramach działania 1.4 I Osi priorytetowej ,,Przedsiębiorcza
Polska Wschodnia" POPW 2014-2020. Wzór umowy warunkowej na realizację audytu wzorniczego
znajduję się w załączniku nr 4.
XIII.
1.
2.
3.
4.
ZAŁĄCZNIKI
Załącznik nr 1: FORMULARZ OFERTY
Załącznik nr 2: OPIS DOŚWIADCZENIA
Załącznik nr 3: OŚWIADCZENIE OFERENTA O BRAKU POWIĄZAŃ Z AIR RES AVIATION
Załącznik nr 4: WZÓR UMOWY
11