Opis przedmiotu zamówienia Usługa konferencyjna związana ze

Opis przedmiotu zamówienia
Usługa konferencyjna związana ze szkoleniem dotyczącym Programu Operacyjnego Inteligentny
Rozwój 2014-2020 dla członków Komitetu Monitorującego Programu Operacyjnego Inteligentny
Rozwój 2014-2020.
Opis zamówienia:
Zapewnienie usługi konferencyjnej w związku z organizacją szkolenia dotyczącego Programu
Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020 dla członków Komitetu Monitorującego Programu
Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020. Liczba uczestników szkolenia szacowana
jest na maksimum 55 osób.
Termin spotkania:
22 października 2015 r.
Miejsce spotkania:
Hotel lub sala szkoleniowa / konferencyjna (standard co najmniej 3 – gwiazdkowy) w centrum
Warszawy. Sala o wysokim standardzie zapewniająca odpowiednie warunki pracy oraz
posiadająca stosowne wyposażenie techniczne.
Czas trwania szkolenia:
9:45 – 10:00 Rejestracja uczestników / powitalna kawa
10:00 –11:00 Blok szkoleniowy I
11:00 –11:15 Przerwa kawowa
11:15 – 12:45 Blok szkoleniowy II
12:45 –13:00 Przerwa kawowa
13:00 –15:00 Blok szkoleniowy III
15:00 - 15:30 Obiad / lunch
Finansowanie:
Spotkanie finansowane będzie ze środków pomocy technicznej Programu Operacyjnego
Innowacyjna Gospodarka 2007-2013.
Obowiązki wykonawcy:
1. Zapewnienie klimatyzowanej sali dla uczestników (łącznie dla maksimum 55 osób)
z uwzględnieniem stołu prezydialnego (dla 6 osób).
2. Zapewnienie wyposażenia sali konferencyjnej w sprzęt niezbędny dla przeprowadzenia
szkolenia: rzutnik, ekran, laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point),
mikrofon, multifony na stołach (jeden multifon na dwie osoby), dostęp do Internetu oraz
obsługa techniczna.
3. Przygotowanie i umieszczenie na drzwiach sali konferencyjnej informacji, iż szkolenie jest
współfinansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu
Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 wraz logo PO IG, Ministerstwa
Infrastruktury i Rozwoju oraz Unii Europejskiej [zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej
Narodowej Strategii Spójności (NSS), będącą załącznikiem do tzw. Strategii komunikacji,
dostępnej
do
pobrania
pod
adresem
strony
internetowej:
http://www.funduszeeuropejskie.20072013.gov.pl/ZPFE/Documents/Ksiega_identyfikacji_wizualnej_NSS_16012012.pdf
4. Zapewnienie obsługi cateringowej w miejscu, w którym odbywać się będzie szkolenie:
a) obiad/lunch dla 55 uczestników – menu, składające się z: zupy, dania głównego
(mięso, dodatki skrobiowe, dodatki warzywne; z możliwością zamiany na danie
wegetariańskie), napojów do obiadu (herbata, kawa, soki owocowe, woda mineralna,
dodatki – śmietanka, cukier, cytryna);
b) łącznie trzech przerw kawowych z poczęstunkiem dla 55 uczestników (kawa powitalna
oraz dwie przerwy w trakcie szkolenia). Przerwa kawowa będzie zawierać: herbatę,
kawę, wodę mineralną, soki, śmietankę, cukier, ciastka, owoce.
5. Załączenie dwóch propozycji menu – oba zaproponowane menu powinny być w jednakowej
cenie;
Obowiązki Zamawiającego:
1. Przygotowanie umowy wraz z załącznikami.
2. Nabór uczestników i bieżące informowanie w zakresie organizacji szkolenia.
Dodatkowe informacje:
1. Wskazana liczba uczestników jest liczbą maksymalną.
2. Dopuszcza się zmniejszenie wskazanej liczby uczestników szkolenia maksymalnie o 20%,
nie później niż dwa dni robocze przed terminem rozpoczęcia szkolenia. Zamawiający poniesie
wydatki zgodne z faktyczną liczbą uczestników szkolenia.
Warunki wyboru Wykonawcy
1. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę i do negocjacji
warunków po wyborze oferty, a także rezygnacji z zamówienia bez podania przyczyny.
3. Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów
stosowanych w Ministerstwie.
4. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych i nie jest zaproszeniem
do zawarcia umowy.
5. Podczas opracowywania oferty oraz kalkulacji cenowej prosimy o zapoznanie się
z załączonymi dokumentami (zał. 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia, zał. 2 - formularz kalkulacji
cenowej).
6. Uwzględnienie całościowej kwoty realizacji zamówienia z podaniem szczegółowego
kosztorysu poszczególnych elementów zadania w podziale na koszty netto i brutto poprzez
wypełnienie formularza kalkulacji cenowej znajdującego się w załączniku nr 2.
7. Całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy o dostępie
do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez Oferenta jako tajemnicy
przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.
8. Przy wyborze Wykonawcy oprócz ceny pod uwagę brana będzie również atrakcyjność miejsca
w którym odbędzie się szkolenie, kompleksowość przedstawionej oferty oraz dogodność
dojazdu.
Osoba do kontaktu
Wszelkich niezbędnych informacji udziela:
Piotr Patryk Brzozowski
Departament Konkurencyjności i Innowacyjności
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju
tel. (22) 273 80 66; fax. (22) 273 89 21
e-mail: [email protected]
Termin i forma składania ofert
Oferty należy przesyłać wyłącznie w wersji elektronicznej, do 9 października 2015 r., do końca
dnia na adres: [email protected]