Wymagania stawiane Systemowi Informatycznemu Czynsze
Transkrypt
Wymagania stawiane Systemowi Informatycznemu Czynsze
Załącznik nr 2 pieczątka firmowa Wykonawcy) Tel. ………………………… e-mail: .............................. SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA FUNKCJONALNE DO ZSI do oferty na dostawę i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego, wspierającego pracę wszystkich działów firmy AN Łódź-Śródmieście „Centrum II” w Łodzi . Wymagania ogólne do ZSI Wymagania stawiane Systemowi Informatycznemu Czynsze, rozliczanie mediów, windykacja, obsługa wspólnot mieszkaniowych, remonty (dział techniczny), serwis www dla lokatorów Pełna współpraca z systemem FK Definiowanie zasobów w podziale na nieruchomość, budynek, lokal Możliwość definiowania stawek dla składników naliczeń z poziomu nieruchomości, lokalu Możliwość modyfikacji kartoteki zasobów (dodawanie nowych pól, modyfikacja istniejących danych) Ewidencja różnych typów i własności lokali Możliwość pracy na wielu otwartych miesiącach Automatyczne naliczanie i rozliczanie z podziałem na lokal, budynek i nieruchomość Automatyczne generowanie faktur za lokale użytkowe Tworzenie szablonów pism masowych oraz ich seryjny wydruk Obsługa dodatków mieszkaniowych Przypisanie jednemu najemcy lub właścicielowi wielu lokali Podgląd oraz wydruk historii finansowej lokatora/właściciela za dowolny okres czasu Podgląd oraz wydruk historii finansowej lokalu za dowolny okres czasu Możliwość przeglądania salda lokalu z pełną historią wpłat, naliczeń i odsetek Możliwość przeglądania salda lokatora z pełną historią wpłat, naliczeń i odsetek Ewidencja udziałów w prawie do lokalu Definiowanie, rejestrację i rozliczanie liczników dla różnych mediów Prowadzenie i rozliczanie lokali gminnych Naliczanie odsetek za zwłokę według zdefiniowanych modeli odsetkowych Możliwość anulowania odsetek Możliwość przesuwania terminu płatności za konkretne naliczenie Możliwość tworzenia raportów definiowanych przez użytkownika Automatyczne prowadzenie windykacji – od wezwań do zapłaty po wyrok o eksmisję Rejestrację i rozbudowaną obsługę porozumień ratalnych Wykaz spraw windykacyjnych, rozpraw sądowych, egzekucji Obsługa funduszu remontowego Import wpłat lokatorów wpłacających na konta wirtualne - pliku w formacie ELIXIR Generowanie nowych kont wirtualnych zgodnie z podanym wzorcem Internetowy dostęp do rozrachunków mieszkańców Spełnia X Tworzenie dowolnych modeli rozliczeń kosztów Automatyczne generowanie nadpłat lub niedopłat na koncie lokalu po rozliczeniu Oznaczanie odczytów jako realne i prognozowane Masowe wstawianie nowych norm za media Zbiorowy wydruk rozliczeń mediów dla danej nieruchomości Rozliczanie poszczególnych właścicieli i wspólnot za podany okres Możliwość wygenerowania kosztów i przychodów z dokładnością do wspólnoty Obsługa zebrań wspólnot mieszkaniowych Ewidencja przeglądów i remontów z dokładnością do budynku i lokalu Ewidencja gruntów ich powierzchni oraz stanu prawnego Prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego Możliwość umieszczenia w systemie zdjęcia, zrzutu lokalu budynku i nieruchomości Możliwość szybkiego nadania użytkownikom biernych uprawnień, aby nie mogli dokonywać zmian w trakcie zamykania miesiąca lub inne równoważne zabezpieczenie Kontrola błędów przy zamykaniu miesiąca w systemie czynszowym Możliwość podpinania do karty lokalu bądź lokatora dokumentów zewnętrznych wytworzonych w innych programach Finanse-Księgowość, sprawozdawczość finansową oraz pozostała sprzedaż Automatyczne tworzenie bilansu otwarcia na podstawie zamknięcia roku obrachunkowego Możliwość próbnego zamknięcia roku Możliwość stosowania powtarzalnych schematów księgowań/dekretacji Automatyczne tworzenie bilansu, zestawień sald i obrotów oraz innych raportów finansowych Tworzenie dowolnej liczby rejestrów VAT Możliwość pracy w miesiącu grudniu roku poprzedniego Tworzenie sprawozdań bez konieczności zamykania miesiąca i na dokumentach nie zatwierdzonych Wydruk raportów dziennych na wybranym koncie Wydruk zaksięgowanych dekretów na wybrane konta Modyfikacja i przeglądanie niezaksięgowanych dowodów Modyfikacja i przeglądanie rejestru zobowiązań i należności Wydruk i przeglądanie kosztów, przychodów według zleceń Wydruk rejestrów VAT Drukowanie potwierdzeń sald Prowadzenie wielu raportów bankowych z nieograniczoną ilością pozycji w raporcie dziennym Obsługa odsetek ustawowych oraz umownych Obsługa korekty podatku VAT Przeglądanie oraz wydruk rozrachunków z kontrahentami Zestawienie bieżących i zaksięgowanych rozrachunków z kontrahentami Możliwość przeszukiwania Księgi Głównej wg dowolnie zdefiniowanych parametrów Podgląd oraz wydruk historii finansowej klienta za dowolny okres czasu Możliwość prowadzenia wielu kont rozrachunkowych dla jednego kontrahenta Prowadzenie kosztów i przychodów z dokładnością do nieruchomości Możliwość dostosowania programu do każdej usługi Home Banking Automatyczne generowanie sprawozdań finansowych Automatyczne generowanie danych do sprawozdania ZiN2a Automatyczne generowanie danych do sprawozdania Rb-27S i Rb-28S Automatyczne generowanie sprawozdań GUS x Automatyczne generowanie sprawozdań podatkowych Definiowanie dowolnej analizy finansowej Wykorzystanie funkcji finansowych opartych o dane zaksięgowane i wstępnie zaksięgowane w systemie Możliwość tworzenia okazjonalnych dokumentów sprzedaży bez powiązania z zasobami lokalowymi Możliwość eksportu danych/wydruków do programów takich jak Office czy IPS Kadry i Płace x Możliwość gromadzenia dużej ilości danych na temat danego pracownika Definiowanie własnych formularzy zawierających dane pracownika Sporządzanie raportów stanu zatrudnienia i średniego zatrudnienia w różnych układach Sporządzanie stanu urlopów zaległych i bieżących na dany dzień Sporządzanie sprawozdań na potrzeby GUS Możliwość równoczesnej pracy z wieloma listami płac Sporządzanie list płac funduszu bezosobowego tj. dotyczących umów zleceń, umów o dzieło, wypłaty dla emerytów z funduszu socjalnego Drukowanie zaświadczeń o zarobkach Zbieranie, edycja i wydruk PIT-ów Zbiorcze wydruki z wielu list płac Majątek Trwały x Rejestracja operacji ewidencyjnych i wartościowych na środkach trwałych, wartościach niematerialnych i prawnych, inwestycji długoterminowych Naliczanie amortyzacji i umorzeń wg obowiązujących przepisów, wg planu rocznego Możliwość generowania dowolnych raportów, celem sporządzania sprawozdań/informacji wymaganych ustawą o finansach publicznych Możliwość generowania sprawozdań rocznych przekazywanych do GUS Możliwość wyliczenia amortyzacji środków trwałych różnymi metodami (Liniową, Degresywną, itp. ) Możliwość korygowania operacji na środkach trwałych, w tym korekta amortyzacji Eksport XML x Możliwość wysyłania zarówno danych wymaganych jak i dodatkowych Możliwość sprawdzania błędów w plikach XML porównywanie ich ze schematami i raportowanie z dokładnością do lokalu, budynku lub nieruchomości w którym miejscu wystąpił błąd Wykluczenie z wysyłki pustych kart lokali, budynków orz nieruchomości Dodatkowe wymagania wobec Wykonawcy x Firma posiada oddział lub filie w Łodzi lub okolicach (nie dalej niż 30 km od siedziby Zamawiającego) Bezpłatne doradztwo telefoniczne Możliwość szybkiego przyjazdu do siedziby zamawiającego lub podjęcie zdalnej pracy w sytuacjach alarmowych nie później niż 24 h od zgłoszonego problemu (wliczając tylko dni robocze) Brak opłaty miesięcznej licencyjnej (jedynie opłata serwisowa dobrowolna) …………………..…., dnia .................................. .............................................................. (podpis z pieczątką imienną lub Podpis czytelny osoby uprawnionej do reprezentowania wykonawcy)