Elektroniczne narzędzia w systemie sprawozdawczości zamówień

ELEKTRONICZNE NARZDZIA W SYSTEMIE SPRAWOZDAWCZOCI
ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
WACŁAWA STARZYŃSKA, MAGDALENA SOBOCIŃSKA
Streszczenie
Ogłoszenia o zamówieniach publicznych o wartoci poniej tzw. progów unijnych s rejestrowane na platformie elektronicznej Urzdu Zamówie Publicznych w postaci Biuletynu Zamówie Publicznych (BZP).
Dla potrzeb analizy rynku zamówie publicznych na podstawie danych rejestrowanych przez BZP, pojawia si konieczno stworzenia przejrzystego systemu
sprawozdawczoci tych zamówie.
Jak dotychczas utrudnione jest opracowanie i analiza danych pochodzcych
z Biuletynu Zamówie Publicznych, bowiem rejestrowane dane, które s powszechnie dostpne, maj posta tekstow lub posta plików xml, które nie tworz jednej,
uporzdkowanej bazy danych. Zdarza si take, e wprowadzane przez zamawiajcych dane w ogłoszeniach maj błdny format lub wystpuje w nich brak informacji.
Niedokładno danych zawartych w Biuletynie Zamówie Publicznych wywołuje
błdn ocen analizowanego rynku.
Zatem naley utworzy taki system sprawozdawczoci zamówie publicznych,
aby błdy popełniane przez zamawiajcych podczas wprowadzania danych ograniczy do minimum. Wie si to z koniecznoci ujednolicenia systemu wprowadzania
danych, który tworzyłby uporzdkowan struktur bazy.
Propozycja autorów polega na tym, aby zamawiajcy budowali bazy danych,
wprowadzajc informacje za pomoc specjalnie zbudowanego formularza, umoliwiajc zapisywanie informacji zarówno w postaci obecnej (tekstowej), jak
I w postaci pliku xml, które tworzyłyby jednolit baz danych.
Bazy danych mogłyby by wówczas dowolnie sortowane wg rónych kryteriów,
np.: nazwa i adres zamawiajcego, nazwa i adres wykonawcy, kod CPV, rodzaj
przetargu, województwo.
Uytkownik mógłby budowa róne zestawienia danych według własnego uznania. Ujednolicony system sprawozdawczoci pomógłby lepiej rozpozna rynek zamówie publicznych, ułatwi jego kontrol i analiz zarówno przez Urzd Zamówie
Publicznych, jak i inne uprawnione do tego instytucje.
Słowa kluczowe: zamówienia publiczne, elektroniczne narzdzia, Biuletyn Zamówie
Publicznych, sprawozdawczo
136
Wacława Starzyska, Magdalena Sobociska
Elektroniczne narzdzia w systemie sprawozdawczoci zamówie publicznych
1. Wprowadzenie
Urzd Zamówie Publicznych (UZP) w lutym 2012 roku przedstawił „Propozycje zmian
w ustawie Pzp”. Jednym z celów proponowanych zmian w Prawie Zamówie Publicznych jest
elektronizacja zamówie publicznych i umoliwienie zamawiajcym przeprowadzania postpowania o udzielenie zamówienia publicznego, od jego wszczcia a do wyboru oferty najkorzystniejszej, wyłcznie z zastosowaniem formy elektronicznej, poprzez usuwanie barier utrudniajcych
bd uniemoliwiajcych takie działania.
Elektronizacja procesu zamówie publicznych moe przynosi korzyci zarówno zamawiajcym, jak i wykonawcom. Wród korzyci mona wymieni przyspieszenie i uproszczenie postpowa o udzielenie zamówienia publicznego, dziki szybszemu udzielaniu odpowiedzi na pytania
wykonawców. Kolejnym atutem jest zwikszenie dostpnoci dla wykonawców funkcjonujcych
w znacznych odległociach od siedziby zamawiajcego. Ponadto elektronizacja zamówie publicznych umoliwia zwikszenie przejrzystoci i konkurencyjnoci poprzez ograniczenie bezporedniego kontaktu wykonawców z zamawiajcym. [12, 19–20]. Jako zalety wskazuje si równie
obnienie kosztów udziału wykonawców i zamawiajcych w postpowaniu oraz łatwy i szybki
dostp do informacji. [2,21–22;5,49]
Urzd Zamówie Publicznych za porednictwem Internetu udostpnia Portal centralny, czyli
serwis informacyjny dotyczcy rynku zamówie publicznych. Na Portalu mona znale informacje o funkcjonowaniu UZP, akty wykonawcze, opinie prawne, rekomendacje, wytyczne, informacje z prowadzonych przez Prezesa Urzdu kontroli, informacje dotyczce współpracy midzynarodowej (w tym w ramach UE), informacje o szkoleniach i materiałach edukacyjnych, publikacjach, wyszukiwark orzecze Krajowej Izby Odwoławczej (KIO), wokandy, informacje
o zamieszczonych ogłoszeniach w Biuletynie Zamówie Publicznych, forum internetowe dla
uytkowników systemu zamówie publicznych, platform aukcji i licytacji elektronicznych, Elektroniczn Skrzynk Podawcz Urzdu i KIO uruchomion za porednictwem platformy ePuap.
Ponadto Portal posiada narzdzie do nawigacji po katalogu kodów CPV (Common Procurement
Vocabulary – Wspólny Słownik Zamówie) i CPC (Central Product Classification – Centralna
Klasyfikacja Produktów) [13,55]. Wspólny Słownik Zamówie stanowi jednolity system klasyfikacji udzielanych zamówie publicznych, którego celem jest standaryzacja terminologii wykorzystywanej przy dokonywaniu opisu przedmiotu zamówienia przez instytucje zamawiajce. Obowizek posługiwania si słownikiem w procesie opisu przedmiotu zamówienia publicznego wynika
z ustawy Prawo zamówie publicznych (Pzp). Wyszukiwarka uwzgldnia równie Centraln Klasyfikacj Produktów oraz zbienoci pomidzy tymi dwoma klasyfikacjami.
UZP planuje stworzenie centralnego systemu informatycznego zamówie publicznych, który
zapewniłby kompleksowa obsług całego procesu udzielania zamówienia publicznego we wszystkich jego etapach, od przygotowania dokumentacji postpowania i publikacji ogłoszenia o zamówieniu do udzielenia zamówienia i publikacji ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.[11, 53]
Elektronizacja zamówie publicznych powinna wiza si ze stworzeniem elektronicznego
systemu sprawozdawczoci zamówie publicznych. Obecnie sprawozdania z funkcjonowania
systemu zamówie publicznych opracowywane s na podstawie informacji zawartych
w oficjalnych dokumentach i publikacjach urzdowych, a take w raportach i analizach z zakresu
zamówie publicznych, które s w posiadaniu Urzdu Zamówie Publicznych. Chodzi tu w szczególnoci o:
137
Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management
Nr 62, 2012
1) roczne sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych, do których przekazywania zobowizuje zamawiajcych Prawo zamówie publicznych;
2) ogłoszenia publikowane w Biuletynie Zamówie publicznych, dotyczce zamówie poniej progów unijnych;
3) ogłoszenia publikowane w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej, dotyczce zamówie powyej progów unijnych;
4) dokumentacj dotyczc wydanych decyzji administracyjnych;
5) zawiadomienia skierowane do Prezesa Urzdu o wszczciu postpowania w trybie
z wolnej rki i negocjacjach bez ogłoszenia;
6) dokumentacj przeprowadzonych kontroli postpowa;
7) dokumentacj spraw odwoławczych i sdowych [13, 5]
Dostpnym dla wszystkich uytkowników ródłem informacji s ogłoszenia w Biuletynie
Zamówie Publicznych (BZP) i Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej, w zalenoci od wartoci zamówienia publicznego. Pierwszy dotyczy zamówie poniej tzw. progów unijnych, drugi
natomiast zamówie o wartoci równej lub wikszej od progów unijnych. [7]
Opracowywanie i analizowanie danych na podstawie Biuletynu Zamówie Publicznych jest
utrudnione ze wzgldu na błdy wynikajce z wprowadzania przez zamawiajcych danych
w ogłoszeniach, które czsto maj niewłaciwy format lub nie posiadaj w ogóle informacji. Ponadto wprowadzane dane do ogłosze, które s powszechnie dostpne, maj ostateczn posta
tekstow.
Brak jest w Polsce ujednoliconego i przejrzystego systemu sprawozdawczoci zamówie publicznych, który ograniczyłby moliwo popełnianych błdów przez zamawiajcych przy wprowadzaniu danych do BZP i ułatwiłby analiz tego rynku.
Celem niniejszej pracy jest próba oceny istniejcego systemu informacji o zamówieniach publicznych rejestrowanych w BZP oraz propozycja stworzenia ujednoliconego systemu sprawozdawczoci zamówie publicznych o wartoci poniej progów unijnych.
2. Sprawozdawczo
Urzdu Zamówie Publicznych
UZP, poza pełnieniem istotnej funkcji jak jest kontrola systemu zamówie publicznych, zajmuje si take zbieraniem i przetwarzaniem informacji dotyczcych funkcjonowania systemu
zamówie publicznych w Polsce. Zadanie to jest realizowane przez Departament Informacji, Edukacji i Analiz Systemowych.
UZP udostpnia swoje analizy na temat rynku zamówie publicznych w Polsce w formie
sprawozdania rocznego z funkcjonowania systemu zamówie publicznych oraz miesicznego
biuletynu informacyjnego.
Podstawowym ródłem informacji na temat realizowanych zamówie publicznych,
a zwłaszcza na temat iloci, wartoci udzielonych zamówie publicznych, trybów udzielania zamówie oraz przedmiotu zamówie jest Biuletyn Zamówie Publicznych.
BZP udostpniony jest na portalu internetowym UZP. Po nowelizacji ustawy Pzp z 2007 r.
zamawiajcy samodzielnie zamieszcza ogłoszenia w BZP, uprzednio uzyskuje login – BZP i hasło
– BZP, niezbdne do zalogowania na tym portalu. Obowizek publikacji dotyczy zamówie, których warto wynosi co najmniej 14 tys. euro i nie przekracza tzw. progów unijnych, które wynosz obecnie: dla dostaw lub usług od 130 tys euro poprzez 200 tys. euro do 400 tys euro
138
Wacława Starzyska, Magdalena Sobociska
Elektroniczne narzdzia w systemie sprawozdawczoci zamówie publicznych
w zalenoci od rodzaju zamawiajcego, a dla robót budowlanych 5 mln euro bez wzgldu na
rodzaj zamawiajcego. [7] Obecnie redni kurs złotego w stosunku do euro stanowicy podstaw
przeliczenia wartoci zamówie publicznych wynosi 4,0196. [8]
Elektroniczna forma publikacji ogłosze poprzez wypełnienie odpowiednich formularzy, dostpnych na stronie portalu, jest jedyn moliw form publikacji ogłosze (wyjtek stanowi
zamówienia o wartoci równej lub przekraczajcej tzw. progi unijne, gdzie istnieje obowizek
publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej).
Z formularzy, które musi wypełni zamawiajcy mona uzyska nastpujce informacje:
− rodzaj ogłoszenia;
− tryb udzielenia zamówienia;
− rodzaj i przedmiot zamówienia;
− kryteria oceny ofert;
− warto udzielonych zamówie;
− miejsce (województwo) udzielenia zamówienia;
− kategorie zamawiajcych.
TED (Tender Electronic Dairy) jest internetow form „Suplementu do Dziennika Urzdowego Unii Europejskiej” dotyczcego europejskich zamówie publicznych. W TED zamieszczane s
ogłoszenia o zamówieniach publicznych z Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego, ale take spoza tych organizacji. Informacje o dokumentach umieszczanych w TED publikowane s w jzykach pastw członkowskich Unii Europejskiej. [14] Jak wynika z ustawy Pzp
w Polsce obowizek zamawiajcego dotyczy przekazywania ogłoszenia Urzdowi Oficjalnych
Publikacji Wspólnot Europejskich, jeeli warto zamówienia jest równa lub przekracza równowarto kwoty okrelonej w odpowiednich rozporzdzeniach Prezesa Rady Ministrów. Ogłoszenie
musi by przekazywane pisemnie, faksem lub drog elektroniczn. [15] TED pełni take funkcj
bazy danych, poniewa stwarza moliwo bezpłatnego dostpu do biecych i archiwalnych
przetargów.
Zielona Ksiga w sprawie szerszego stosowania e-zamówie opisuje stworzenie TED jako jeden z sukcesów planu działania opublikowanego przez Komisj Europejsk w grudniu 2004 r.
System TED jest rozwizaniem wielokrotnego uytku, poniewa wykorzystuje informacje przedstawiane we wspólnym formacie. Aby ułatwi połczenie i interoperacyjno otoczeniu
e-zamówie, komisja zachca równie do normalizacji podej i formatów najczciej wystpujcych procesów e- zamówie, co zapewniłoby wielokrotne korzystanie z danych. [3, 16–17]
Kolejnym ródłem informacji UZP jest dokumentacja z kontroli zamówie publicznych przeprowadzanej przez Prezesa UZP. Chodzi tutaj o kontrol uprzedni, nastpcz i doran. Celem
kontroli jest sprawdzenie zgodnoci postpowania o udzielenie zamówienia z przepisami Pzp. [4,
65] Szczegółowe wyniki kontroli w postaci tabelarycznej i graficznej znajduj si w rocznym
sprawozdaniu z funkcjonowania Systemu Zamówie Publicznych i dotycz liczby kontroli
w odniesieniu do zamówie:
− w stosunku do których nie stosuje si ustawy Pzp;
− nie stwierdzajcych narusze ustawy Pzp;
− stwierdzajcych naruszenia ustawy Pzp.
Kolejnym istotnym ródłem informacji dla potrzeb sporzdzania sprawozda UZP
z funkcjonowania systemu zamówie publicznych s sprawozdania podmiotów zamawiajcych.
139
Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management
Nr 62, 2012
Po raz pierwszy obowizek sprawozdania typu ZP-S objto podmioty zamawiajce w 2005 r.
Nowelizacje ustawy z 2007 r. spowodowała istotne zmiany w sprawozdawczoci podmiotów zamawiajcych, poprzez obowizek wypełniania rozszerzonych w stosunku do lat poprzednich formularzy ZP-SR1 i ZP-SR2. Sprawozdanie ZP-SR1 dotyczy zamówie publicznych, natomiast
sprawozdanie ZP-SR2 dotyczy zamówie sektorowych.
Niestety dane z lat 2004–2011 nie s w pełni porównywalne ze wzgldu na pojawianie si dodatkowych informacji wczeniej niewystpujcych, jak te zmiany w klasyfikacji i wartoci obowizujcych progów (np. wczeniej 6 tys. euro, obecnie 14 tys. euro).
Przekazywanie sprawozda rocznych o udzielonych zamówieniach publicznych jest obowizkowe w przypadku zamówie o wartoci równej lub przewyszajcej 14 tys. euro. Zamawiajcy
przekazuje sprawozdanie wyłcznie drog elektroniczn za pomoc formularza zamieszczonego
na stronie portalu internetowego Uzp, dziki czemu zapewnia si ujednolicenie danych i eliminacj błdów, które czsto pojawiaj si przy tradycyjnych formach wypełniania sprawozda. [16,
210]
Zakres informacji zawartych w rocznych sprawozdaniach o udzielanych zamówieniach jest
regulowany rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów. Zawiera ono m. in.: liczb postpowa
zakoczonych udzieleniem zamówienia bd zawarciem umowy ramowej i jej wartoci.
W przypadku postpowa zakoczonych udzieleniem zamówienia publicznego naley poda numer ogłoszenia, rodzaj ogłoszenia, rodzaj zamówienia, przedmiot zamówienia, tryb udzielenia
zamówienia, uzasadnienie w przypadku wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia
z wolnej rki, kraj pochodzenia wybranego wykonawcy oraz warto zawartych umów bez podatku od towarów i usług. Tak szczegółowe przekazanie informacji w rocznym sprawozdaniu obowizuje dopiero od 2006 r. [6]
3. Ujednolicony system sprawozdawczoci zamówie publicznych
o wartoci poniej progów unijnych
System sprawozdawczoci zamówie publicznych powinien umoliwia tworzenie baz danych, czyli zbioru danych zorganizowanych w pewien logiczny i zapewniajcy porównywalno
sposób. Zbiór narzdzi pozwalajcy na dostp do baz danych i zarzdzanie nimi to System Zarzdzania Baz Danych. Pozwala on na takie operacje, jak: przechowywanie danych, tworzenie
i utrzymywanie struktur danych, umoliwienie równoczesnego dostpu wielu uytkownikom,
wprowadzanie mechanizmu bezpieczestwa i prywatnoci, odzyskiwanie danych i operowanie na
przechowywanych danych, wprowadzanie i ładowanie danych, udostpnienie wydajnych mechanizmów indeksowania pozwalajcych na szybkie znalezienie wybranych danych, zapewnienie
spójnoci rónych rekordów, ochrona przechowywanych danych przed utrat za pomoc kopii
bezpieczestwa i procedur odtwarzania. [1, 14–15]
Aby zdefiniowa baz danych przechowujc informacje zwizane z przeprowadzeniem postpowania o zamówienie publiczne naley wskaza na zjawiska zachodzce w tym obszarze. S
to midzy innymi:
1) rejestracja zamawiajcego i jego danych teleadresowych;
2) rejestracja ogłoszenia wraz z danymi niezbdnymi do rozpoczcia i przeprowadzenia postpowania o udzielenie zamówienia publicznego;
3) rejestracja wykonawcy i jego danych teleadresowych;
140
Wacława Starzyska, Magdalena Sobociska
Elektroniczne narzdzia w systemie sprawozdawczoci zamówie publicznych
4) rejestracja ofert wykonawcy wraz z cenami;
5) wybór, wyszukiwanie odpowiednich ogłosze według rónych kryteriów;
6) generowanie rónego rodzaju raportów, wspomagajcych podejmowanie odpowiednich
decyzji dotyczcych postpowania.
Budowanie baz danych powinno rozpoczyna si od analizy rodzaju zamówienia (dostawy,
usługi, roboty budowlane), trybów przetargowych (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony,
negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, negocjacje bez ogłoszenia, zamówienie z wolnej
rki, zapytanie o cen, licytacja elektroniczna) oraz rodzajów ogłosze zamieszczanych w Biuletynie Zamówie Publicznych (ogłoszenie o zamówieniu, uproszczone ogłoszenie – dynamiczny
system zakupów (DSZ), ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy, ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, ogłoszenie o konkursie, ogłoszenie o wynikach konkursu, ogłoszenie o zmianie ogłoszenia, ogłoszenie o koncesji na usługi).
Kolejnym krokiem byłoby wypełnienie przez zamawiajcego specjalnego formularza. Formularz ten składałby si z odpowiednich dla danego trybu przetargowego i rodzaju ogłoszenia pól.
Nieuzupełnienie choby jednego pola formularza lub uzupełnienie w nieodpowiedni sposób (np.
błdny format ceny oferty najkorzystniejszej) powinno blokowa dalsz prac z Biuletynem Zamówie Publicznych.
Kady zamawiajcy ma swój profil w BZP, dlatego te jego identyfikacja jest ułatwiona. Analizujc ogłoszenia zawarte w BZP mona zauway jednak pewn dowolno przy wprowadzaniu
danych wykonawcy. Dane tego samego wykonawcy w kilku ogłoszeniach róni si kolejnoci w
nazwach dwuczłonowych firm wykonawców. Zdarzaj si równie „literówki”, a take braki w
nazwach firm. Takie błdy uniemoliwiaj w póniejszym etapie bada sortowanie danych. Naley wic zaproponowa budow bazy wykonawców wraz z wyszukiwark według rónych kryteriów, co ograniczy moliwo popełniania takich błdów.
Dane z okrelonych pól formularza trafiałyby zarówno do podstrony dotyczcej danego ogłoszenia (w formie tekstowej), jak i do bazy danych (rysunek 1).
Odpowiednio utworzony formularz umoliwi budow ujednoliconej bazy danych (por. rys. 1).
Wprowadzane dane powinny by trwale powizane, tzn. ogłoszenie o zamówieniu powinno
posiada odnonik (hiperłcze) w np. ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia i odwrotnie. Powizania
te powinny by widoczne dla wszystkich uytkowników BZP. Dziki takiemu rozwizaniu dokumenty pozostajce ze sob w logicznym zwizku stworz histori postpowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Przykładowe powizania midzy etapami postpowania o udzielenie zamówienia publicznego
przedstawia rysunek 2.
System sprawozdawczoci zamówie publicznych powinien umoliwia sortowanie wszystkich zarejestrowanych danych.
141
Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management
Nr 62, 2012
ANALIZA
wybór rodzaju zamówienia
wybór trybu przetargowego
wybór ogłoszenia
odpowiedni formularz
ogłoszenie
baza danych
Rysunek 1. Schemat definiowania bazy danych systemu sprawozdawczoci
zamówie publicznych
ródło: opracowanie własne na podstawie analizy funkcjonowania Biuletynu Zamówie
Publicznych.
Obecnie ogłoszenia dostpne s w postaci tekstowej oraz w postaci plików xml, lecz nie tworz one uporzdkowanej, jednolitej bazy danych. Urzd Zamówie Publicznych umoliwił ich
pobranie w tej postaci, umieszczajc je na serwerze FTP. Ich zapisanie, odtworzenie i analiza s
czasochłonne, bowiem istnieje jedynie moliwo pobrania danych z kadego dnia i z kadego
ogłoszenia z osobna.
Istotnym problemem jest rejestrowanie szczegółowych danych, takich jak dokładna specyfikacja przedmiotu przetargu. [10, 66] Zamawiajcy wprowadzajc dane do formularza ogłoszenia
niekonsekwentnie wybieraj kody CPV. Istniejcy system pozwala na wybranie głównej grupy
kodu CPV bez koniecznoci uszczegółowienia przedmiotu zamówienia, co umoliwia w konsekwencji jedynie analiz danego sektora w stopniu ogólnym.
Powysze problemy zmuszaj uytkownika do pracochłonnej analizy kadego ogłoszenia
i samodzielnego tworzenia bazy danych.
Operowanie na informacjach przechowywanych w bazie danych mogłoby odbywa si za
pomoc budowania tabel z okrelonymi przez uytkownika rejestrami. Piszc o rejestrach mamy
na myli zbiory danych, utworzone na podstawie kolejno dodawanych informacji w ogłoszeniach
(np. zbiór danych dotyczcych wykonawców biorcych udział w zamówieniach publicznych, zbiór
danych dotyczcych rodzajów zamówie, zbiór danych dotyczcych zamówie według okrelonego kodu CPV itp.), które trafiaj do cile okrelonych miejsc w bazie.
142
Wacława Starzyska, Magdalena Sobociska
Elektroniczne narzdzia w systemie sprawozdawczoci zamówie publicznych
Rozwizanie to mona przedstawi za pomoc nastpujcego schematu (rysunek 3).
ogłoszenie o
zamówieniu
ogłoszenie o
zmianie
ogłoszenia
ogłoszenie o
udzieleniu
zamówienia
odwołanie
skarga do
sdu
wyrok sdu
Rysunek 2. Schemat powiza pomidzy ogłoszeniami
ródło: opracowanie własne na podstawie analizy Biuletynu Zamówie Publicznych.
TABELA
Rejestr
Wykonawca
Rejestr
Zamawiajcy
Rejestr
KOD CPV
Rejestr
Cena oferty
najkorzystniejszej
Rejestr
Nr ogłoszenia
Rysunek 3. Przykładowa tabela z wybranymi przez uytkownika informacjami,
pobranymi z bazy danych
ródło: opracowanie własne.
Tak zbudowana tabela w formie pliku bazowego, mogłaby by eksportowana do programu
obsługujcego takie pliki. Dziki temu tabela z danymi byłaby całkowicie edytowalna, tzn. uytkownik miałby moliwo pracy z wybranymi przez siebie danymi. Na przykład program OpenOffice. Org Calc (obsługujcy wspomniane pliki) umoliwia midzy innymi sortowanie danych czy
filtrowanie według okrelonych przez uytkownika kryteriów.
System sprawozdawczoci zamówie publicznych nie powinien ogranicza si jedynie do rejestrowania i pobierania danych przez uytkowników. Powinien on stanowi równie platform,
dziki której moliwy byłby kontakt midzy wykonawc a zamawiajcym. Informatyzacja zamówie publicznych jest bardzo wanym procesem, którego prawidłowe zastosowanie moe w istotny sposób usprawni i przyspieszy, a co z tym si wie, obniy koszty postpowania. [9, 203]
Takie rozwizanie pozwoliłoby osign jeden z podstawowych celów opisanych w „Propozycjach zmian w ustawie Pzp” polegajcy na przeprowadzaniu postpowania o udzielenie zamówienia publicznego, od jego wszczcia a do wyboru oferty najkorzystniejszej, wyłcznie
z zastosowaniem formy elektronicznej. Zamawiajcy mogliby przekazywa t drog zarówno
wiadomoci, jak i dokumentacj niezbdn do udziału w postpowaniu o udzielenie zamówienia
publicznego, jak równie rozwiewa wtpliwoci dotyczce okrelonych postpowa odpowiadajc na pytania wykonawców korzystajc z narzdzi elektronicznych.
143
Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management
Nr 62, 2012
Kady uytkownik systemu sprawozdawczoci zamówie publicznych powinien posiada odpowiednie uprawnienia do korzystania z bazy danych, czyli posiada indywidualne konto zabezpieczone hasłem. Konta zamawiajcych powinny róni si od kont wykonawców, czy kont instytucji kontrolujcych rynek zamówie publicznych. Działanie takie słuy zabezpieczeniu przed
niepowołanym dostpem nieuprawnionych osób do okrelonych danych.
Konta zamawiajcych powinny by tworzone dla kadej jednostki przez Urzd Zamówie
Publicznych i powinny obejmowa m.in. uprawnienia do zamieszczania rónego rodzaju ogłosze,
okrelonych modyfikacji oraz uprawnienia do przesyłania plików i informacji.
Konta wykonawców, czyli uytkowników wykazujcych zainteresowanie udziałem
w postpowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, powinny umoliwia przegldanie danych rejestrowanych przez zamawiajcego, wysyłanie plików i informacji do zamawiajcych oraz
pobieranie okrelonych informacji z bazy danych, wyłczajc moliwo tworzenia i modyfikacji
zapisanych przez zamawiajcego danych.
Konta instytucji kontrolujcych rynek zamówie publicznych powinny mie dostp do
wszystkich danych znajdujcych si na serwerze, co umoliwi kontrol kadego postpowania
o zamówienie publiczne. Ponadto uprawnieni pracownicy administracji publicznej mogliby generowa raporty i sprawozdania uyteczne dla Urzdu Zamówie Publicznych.
Pozostali interesariusze (np. kadra naukowo-badawcza) powinni mie moliwo przegldania oraz zapisywania podstawowych informacji z bazy danych. Nie mog jednak tworzy czy
usuwa informacje z bazy (moliwo taka istniałaby dopiero po wygenerowaniu pliku bazowego).
System sprawozdawczoci zamówie publicznych powinien charakteryzowa si ogóln dostpnoci. Tak stworzony system mógłby stanowi doskonałe ródło informacji statystycznej na
temat rynku zamówie publicznych.
Wane jest równie, aby budowa systemu była zrozumiała dla uytkownika. Wskazane jest
nawet, aby podczas wprowadzania, modyfikowania i przegldania danych pojawiały si moliwoci tego systemu, np. w postaci wskazówek.
4. Podsumowanie
Jak ju wspomniano, System Zarzdzania Bazami Danych pozwala midzy innymi na zarzdzanie plikami, wyszukiwanie informacji oraz zarzdzanie cał baz danych. Idealna baza danych
charakteryzuje si nastpujcymi właciwociami:
− współdzielenie danych, która okrela moliwo korzystania przez wielu uytkowników
w tym samym czasie z tych samych danych;
− integracja danych, czyli utrzymywanie i administrowanie baz nie zawierajc zbdnych
danych;
− integralno danych, co oznacza, e istnieje odpowiednio midzy faktami przechowywanymi w bazie a modelem rzeczywistym i kada zmiana wystpujca, które wystpuje
w modelu rzeczywistym musi by wprowadzona w bazie opisujcej ten model;
− bezpieczestwo danych, czyli ograniczenie dostpu dla zapewnienia integralnoci bazy;
− abstrakcja danych, która daje moliwo przechowywania pewnych istotnych właciwoci obiektów i zwizków midzy nimi.
Stworzenie systemu sprawozdawczoci zamówie publicznych opierajcego si na budowie
144
Wacława Starzyska, Magdalena Sobociska
Elektroniczne narzdzia w systemie sprawozdawczoci zamówie publicznych
baz danych, niesie ze sob duo korzyci dla wszystkich interesariuszy rynku zamówie publicznych. S to przede wszystkim: dostpno danych dla wielu uytkowników w tym samym momencie, prosta i wygodna obsługa danych, wysoka jako danych oraz istnienie powiza midzy
danymi.
Urzd Zamówie Publicznych zyskałby w ten sposób baz danych, na podstawie której mógłby opracowywa raporty, zestawienia oraz sprawozdania dotyczce rynku zamówie publicznych
w nawet tak szczegółowym podziale jak kryterium kodu CPV. Dziki uporzdkowanej bazie istniałaby moliwo tworzenia „statystyki rynku zamówie publicznych”. Ponadto UZP i KIO mogłyby kontrolowa na bieco postpowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Importowanie danych dotyczcych własnych zamówie zamawiajcych umoliwiłoby midzy
innymi planowanie zamówie w przyszłoci. Ponadto zamawiajcy mogliby mie dostp do przejrzystej bazy potencjalnych wykonawców, co sprzyja w duej mierze poprawie konkurencyjnoci
rynku zamówie publicznych. Innym atutem dla zamawiajcych jest opracowanie w formie syntetycznej własnych, udzielonych zamówie publicznych, co ułatwiłoby wypełnianie rocznych sprawozda składanych do UZP.
Dziki powizaniu istniejcej subskrypcji ogłosze zamieszczonych w BZP z uporzdkowanym systemem sprawozdawczoci zamówie publicznych, wykonawcy byliby informowani
o poczynaniach konkurencji, co miałoby znaczcy wpływ na mechanizmy rynkowe zamówie
publicznych.
System sprawozdawczoci zamówie publicznych miałby szczególne znaczenie dla kadry naukowo-badawczej. Moliwo dostpu do obszernej bazy danych pozwoliłaby na przeprowadzenie
wielu analiz, przydatnych równie dla Urzdu Zamówie Publicznych (np. badanie dotyczce
wpływu zmian legislacyjnych na udział wykonawców w postpowaniach o udzielenie zamówienia
publicznego, innowacyjno zamówie publicznych, dostp sektora MSP do rynku zamówie
publicznych).
Niezbdne jest zatem stworzenie przejrzystego, jednolitego systemu sprawozdawczoci zamówie publicznych, który bdzie si charakteryzowa uporzdkowan baz danych. Dziki temu
uytkownicy bd mogli wybiera potrzebne dla nich informacje w dogodny i prosty sposób. Ponadto baza danych bdzie si charakteryzowa si wysok jakoci przechowywanych danych,
dziki odpowiednio stworzonemu formularzowi wprowadzania danych. Pojawiajce si obecnie
błdy popełniane przez zamawiajcych zostałyby w znacznym stopniu wyeliminowane, co umoliwiłoby dokonywanie poprawnych analiz rynku zamówie publicznych.
Bibliografia
[1]
[2]
[3]
[4]
Chałon M., Systemy baz danych. Wprowadzenie, Oficyna Wydawnicza Politechniki
Wrocławskiej, Wrocław 2001.
Commission Staff Working Document Annual Public Procurement Implementation Review
2012, (15.09.2012), [Online], Dostpne: ec.europa.eu.
Komisja Europejska, (14.08.2012), Zielona Ksiga w sprawie szerszego stosowania
e-zamówie w UE, Bruksela 2010, [Online] Dostpne: uzp.gov.pl.
Pokrzywniak J., Baehr J, Kwieciski T., (4.09.2012), Wprowadzenie do systemu zamówie
publicznych, Urzd Zamówie Publicznych, Warszawa 2006, [Online], Dostpne:
uzp.gov.pl.
145
Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management
Nr 62, 2012
[5]
[6]
[7]
[8]
[9]
[10]
[11]
[12]
[13]
[14]
[15]
[16]
Polska Agencja Rozwoju Przedsibiorczoci, (23.08.2012), Elektroniczne zamówienia
publiczne w Polsce – ekspertyza, Warszawa 2011, [Online], Dostpne: parp.gov.pl.
Rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 wrzenia 2007 r. zmieniajce
rozporzdzenie w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu
o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania.
Rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie kwot
wartoci zamówie oraz konkursów, od których jest uzaleniony obowizek przekazywania
ogłosze Urzdowi Publikacji Unii Europejskiej.
Rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie redniego
kursu złotego w stosunku do euro stanowicego podstaw przeliczania wartoci zamówie
publicznych.
Starzyska W., Ocena narzdzi informatyzujcych zamówienia publiczne w Polsce przez
podmioty zamawiajce na podstawie bada ankietowych, [w:] XV-Lecie Systemu
Zamówie Publicznych W Polsce, (red.) H. Nowicki, J. Sadowy, Toru-Warszawa 2009.
Starzyska W., Rynek zamówie publicznych w procesie integracji z Uni Europejsk.
Analiza sektorowa dostaw, Difin, Warszawa 2003.
Urzd Zamówie Publicznych (5.09.2012), Plan informatyzacji Zamówie Publicznych
w Polsce, [Online], Dostpne: uzp.gov.pl.
Urzd Zamówie Publicznych, (15.12.2011), Propozycje zmian w ustawie Pzp, Warszawa,
[Online], Dostpne: uzp.gov.pl.
Urzd Zamówie Publicznych, (10.05.2012), Sprawozdanie Prezesa Urzdu Zamówie
Publicznych o funkcjonowaniu systemu zamówie publicznych w 2011 roku, Warszawa,
[Online], Dostpne: uzp.gov.pl.
Urzd Zamówie Publicznych, (14.08.2012), [Online], Dostpne: www.uzp.gov.pl.
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówie publicznych (Dz. U. z 2012 r. poz.
769).
Zrobek J., Roszko E., (14.08.2012), Dostpno rynku zamówie publicznych dla sektora
MP – dowiadczenia polskie na tle pozostałych krajów UE, [w:] Ekonomiczne i prawne
zagadnienia zamówie publicznych. Polska na tle Unii Europejskiej, (red.) Borowicz A.,
Królikowska-Olczak M, Sadowy J., Starzyska W., Urzd Zamówie Publicznych, Łód
2010, [Online], Dostpne: uzp.gov.pl.
146
Wacława Starzyska, Magdalena Sobociska
Elektroniczne narzdzia w systemie sprawozdawczoci zamówie publicznych
ELECTRONIC IMPLEMENTS IN THE REPORTING SYSTEM
OF PUBLIC PROCUREMENT
Summary
Notices of public procurement with a value below the EU thresholds are recorded on the electronic platform of the Public Procurement Office by means of the
Public Procurement Bulletin.
For the analysis of public procurement based on data recorded by Public Procurement Bulletin, there is a need for a creation of transparent system for reporting
of these contracts.
It is difficult to develop and analyze the data from the Public Procurement Bulletin, because the recorded data have the form of a text or xml form which create unstructured database. It also happens that the data entered by the contractors in the
notices are invalid format or there is sometimes lack of information.
The inaccuracy of the data contained in the Public Procurement Bulletin causes
an incorrect assessment of the analyzed market.
Therefore, we should create a reporting system of public procurement to eliminate the mistakes made by authorities during the data entry. This is connected with
the necessity of a standardized system of data entry, which would create an orderly
structure of the database.
For this purpose, the contractors building a database, entering data, using
a specially constructed form, allowing to save information on both form: a current
(text) as well as a xml file. It would allow to create the structured database.
The database could then be freely sorted by various criteria, such as: name, address, codes of CPV, the procedure of procurement, province, etc.
In this way we could present data by different criteria. The created system of reporting of public procurement would help to better identify public procurement markets, facilitate control and analyze by both the Public Procurement Office and other
stakeholders of this market.
Keywords: public procurement, electronic tools, Public Procurement Bulletin, public procurement
reports
Wacława Starzyska
Magdalena Sobociska
Katedra Statystyki Społecznej i Ekonomicznej
Wydział Ekonomiczno-Socjologiczny
Uniwersytet Łódzki
ul. P.O.W. 3/5, 90-255 Łód
e-mail: [email protected]