Zanim zadzwonisz do Serwisu
Transkrypt
Zanim zadzwonisz do Serwisu
Zanim zadzwonisz do Serwisu Numer 6 (64) Czerwca 2009 NIUANSE OPERACJI "KONTROLA ROZLICZENIA UMOWY" JAK POPRAWNIE WYKONAĆ OPERACJĘ CZY WYSTARCZY SPRAWDZIĆ TYLKO ROZLICZENIA UMOWY OBRACHUNKOWYM? POCZĄTKU ROKU? BILANS KONTROLI ROZLICZENIA UMOWY W MODULE ROZRACHUNKI? OTWARCIA KONTA CO I RCT? MA WSPÓLNEGO Z KONTROLĄ ZAPISY W I DLACZEGO PROBLEM Z TĄ OPERACJĄ POJAWIA NA TE I WIELE INNYCH PYTAŃ ODPOWIADA BIEśĄCYM ROKU SIĘ ZAWSZE NA NASZ DYSPONUJĄCY OGROMNĄ WIEDZĄ I DOŚWIADCZENIEM W PRACY Z SYSTEMEM EKSPERT, LEO – PAN ADAM KOPACZ. W poprzednim miesiącu w dziale Zanim zadzwonisz do Serwisu przełamaliśmy strukturę tematycznego BIL-a, poniewaŜ pojawiła się paląca kwestia nowego pola ‘Data do PŚT’, znacząco wpływająca na działanie modułu podatku drogowego. Uznaliśmy, Ŝe ten bieŜący temat będzie dla Państwa bardzo interesujący. W związku z tym w bieŜącym numerze dla odmiany powrócimy do przewodniego tematu poprzedniego miesiąca, jakim był moduł Regularnego kończenia umów (RCT). Artykuły do kącika Zanim zadzwonisz do Serwisu zawsze przygotowujemy, kierując się zasadą, Ŝeby opisywać problemy powtarzalne i na tyle ogólne, aby przygotowane przez nas opisy były przydatne dla kaŜdej osoby pracującej na co dzień z danym modułem Systemu LEO. Nie inaczej jest w dzisiejszym artykule. Bohaterem dzisiejszego odcinka jest operacja Kontrola rozliczenia umowy w module Regularnego kończenia umów, a dokładniej jedna ze składowych tej kontroli, czyli Sprawdzanie salda na kontach umów. ZauwaŜyłem, Ŝe co roku zgłaszają Państwo do Działu Serwisu ten sam problem. Dzieje się to zawsze na początku roku obrachunkowego, co w większości przypadków pokrywa się z początkiem roku kalendarzowego. PoniŜej przedstawiam jak mniej więcej formułują Państwo problem. Dana umowa nie chce przejść kontroli rozliczenia w części sprawdzenia salda na kontach umów, mimo Ŝe sprawdzaliśmy, iŜ dany kontrahent ma wszystkie rozrachunki rozliczone i nadpłatę za proformę. Rzeczywiście, jeŜeli kontrahent ma wszystkie rozrachunki rozliczone, dodatkowo istnieje rozrachunek z zapłatą za proformę, to oczywiście umowa taka powinna przejść kontrolę rozliczenia. Jest tylko jedno małe ale, zmieniające całkowicie sens Państwa problemu. Mianowice, zgodnie z załoŜeniami przyjętymi przy tworzeniu modułu Kończenia umów, podczas sprawdzania salda na koncie nie są sprawdzane rozrachunki, lecz bilans otwarcia danego konta i zapisy w bieŜącym roku obrachunkowym. Sprawdzanie BO plus zapisów z danego roku jest bezpieczniejsze niŜ sprawdzanie samych rozrachunków, gdyŜ rozrachunki mogą nie być jeszcze rozliczone w całości, moŜe takŜe zaistnieć sytuacja, Ŝe do danego zapisu nie został wygenerowany rozrachunek. Dopiero dysponując taką wiedzą, mogą Państwo zmierzyć się z tym problemem. Dlaczego napisałem, Ŝe problem pojawia się zawsze na początku roku obrachunkowego, a nie np. w połowie roku? Pewnie większość z Państwa juŜ się domyśla. Chodzi o bilans otwarcia danego konta. Wyobraźmy sobie taką sytuację. Klient ma umowę o numerze XYZ, zapłacone wszystkie faktury, wykonał nadpłatę za proformę, to wszystko zrobił pod koniec 2009 roku. Sytuacja jasna i klarowna, wszystko jest w porządku. Mamy 2 stycznia 2010 roku, kryzys pewnie juŜ minął, część z Państwa odsypia Sylwestra, część jeździ na nartach, a jedna z osób chce przeprowadzić kontrolę rozliczenia dla umowy XYZ i niestety nie moŜe, gdyŜ otrzymuje komunikat o zbyt małej kwocie wpłat na kontach umowy. Osoba ta jest zdziwiona, bo przecieŜ sprawdziła rozrachunki tego klienta i wszystko jest w jak największym porządku. Chwyta więc za telefon i dzwoni do naszego Serwisu, bądź wysyła maila, wprowadza zgłoszenia do TT (preferowana przez nas metoda), z informacją, Ŝe w naszym Systemie jest błąd. A co by było gdyby ta osoba przeczytała ten artykuł i miała wiedzę jak przebiega kontrola rozliczenia? OtóŜ sprawdziłaby zapisy na odpowiednich kontach klienta w bieŜącym roku. Odkryłaby zapewne, Ŝe nie ma Ŝadnych zapisów, weszłaby do bilansu otwarcia danego konta i stwierdziłaby ze zdziwieniem, Ŝe na tym koncie jest saldo zero, a powinna być wpłata za proformę. Następnie pomyślałaby, Ŝe jest początek roku obrachunkowego i osoba odpowiedzialna za bilans otwarcia nie dokonała jeszcze przeniesienia danych z roku poprzedniego. Po czym poprosiłaby tę osobę o szybkie uzupełnienie danych w bilansie otwarcia i bez problemu, szczęśliwa, mogłaby wykonać kontrolę rozliczenia. Mam nadzieję, Ŝe niniejszy artykuł przyczyni się do tego, Ŝe początek przyszłego roku dla osób pracujących z modułem Regularnego kończenia umów będzie mniej stresujący i przyczyni się do bezproblemowej pracy z modułem, czego Ŝyczę i Państwu i sobie. Rys 1. Okno kontroli rozliczenia w module Regularnego kończenia umów (RCT) Przypominam, Ŝe kaŜdy artykuł opisany w tym dziale, ma swój odpowiednik na naszym Forum (FAQ) Systemu LEO, dostępnym pod adresem www.adh.com.pl/forum. Oczywiście znajdą tam Państwo takŜe wiele innych waŜnych zagadnień dotyczących pracy w systemach i aplikacjach ADH. KaŜda osoba mogąca się zalogować do naszego Systemu obsługi zgłoszeń serwisowych TestTrack, moŜe zalogować się takŜe do Forum (FAQ), uŜywając tych samych danych. Natomiast osoby, które nie mają kont w TestTracku, a są naszymi Klientami, mogą równieŜ korzystać z forum, wystarczy, Ŝe zwrócą się do nas z taką prośbą, przesyłając email na adres: [email protected] Adam Kopacz (napisz do autora)