Instrukcja_obsługi7 FIRMA CMYK_05.08_9.00am.cdr

Skrócona instrukcja obsługi Integra Firma 7
(logowanie do systemu - login: admin, hasło: admin)
Przyjęcie towaru na magazyn Dok. PZ [moduł MAGAZYN]
Dokumenty typu PZ Przyjęcie Zewnętrzne [Rys.1]
wystawia się w przypadku wprowadzenia na
magazyn
zakupionych
towarów.
Możliwe
jest
ręczne wprowadzenie towarów na magazyn lub
automatyczny import faktury elektronicznej.
Przycisk [Wczytaj faktury] w sekcji “Faktury
elektroniczne - offline” pozwala na automatyczny
import faktury elektronicznej. Po wyborze tego
przycisku wyświetla się standardowe okno obsługi
plików systemu operacyjnego MS Windows, gdzie
można wskazać plik z fakturą elekt. otrzymaną od
dostawcy. Aby pobrać fakturę online, w sekcji
“Faktury
elektroniczne - online” należy wybrać
Rys. 1
dostawcę z listy i przycisk [Pobierz faktury].
Po wczytaniu pliku wszystkie towary, które
były w nim
umieszczone są przyjęte na
magazyn. W przypadku przyjmowania towaru
po raz pierwszy, zostanie automatycznie
utworzona
w
programie
jego
kartoteka.
Funkcja ta jest bardzo wygodna w przypadku,
gdy jest do wczytania dużo towarów. Import
trwa kilka sekund, a rola pracownika ogranicza
się jedynie do kontroli poprawności stanów
magazynowych i zgodności towarów z dok. PZ.
Ręczne dodawanie towarów do dokumentu PZ
jest również możliwe i nie różni się niczym od
dodawania
Rys. 2
Po wciśnięciu klawisza [Dodaj] wyświetla się odpowiednia lista, z
której można dodać towary do dokumentu. Jeżeli napotkamy na
towar, którego nie mieliśmy wcześniej na magazynie, należy dodać
jego kartę towaru. Po wpisaniu nr kat. można zaimportować dane z
katalogu dostawcy (zamienniki, nr EAN), wciskając przycisk [K].
Sprzedaż części - wystawianie dokumentów sprzedaży
[moduł SPRZEDAŻ CZĘŚCI]
Bez względu na typ dokumentu sprzedaży (paragon, faktura)
sposób tworzenia tych dokumentów jest identyczny [Rys.3].
W celu wystawienia
towarów do
Sprzedaży [Rys.2].
dokumentu należy wybrać z drzewa gałąź
Dokumenty → Sprzedaży, a następnie wybrać konkretny typ
dokumentu (np. paragon, faktura) i wcisnąć przycisk [Dodaj].
Rys. 3
zleceń
lub
dok.
Zakładka Dokumenty sprzedaży
Po wyświetleniu karty dokumentu [Rys.4]
należy
wypełnić
przypadku,
dane
gdy
kontrahenta.
kontrahent
jest
W
już
zarejestrowany wystarczy wybrać przycisk
lupy w polu “Nazwa” w sekcji “Kontrahent”.
Z wyświetlonej listy kontrahentów należy
wybrać odpowiednią pozycję. W ten sposób
dane kontrahenta zostaną automatycznie
wypełnione
w
tworzonym
dokumencie
sprzedaży. Data sprzedaży i wystawienia
dokumentu
Rys. 4
są
ustawiane
samoczynnie,
chyba, że jest konieczność ich zmiany,
wówczas można zrobić to ręcznie. Formy
płatności, kwoty i terminy płatności są
przejmowane z karty kontrahenta. Sekcja “Drukowane informacje” umożliwiają wybór elementów drukowanych
na dok. sprzedaży. W polu Uwagi można wprowadzić dodatkową informację dotyczącą danego dokumentu.
Zakładka Towary / Usługi
Dodawanie towarów do dokumentu sprzedaży
odbywa się na zakładce Towary/Usługi [Rys.5].
Po wciśnięciu przycisku [Dodaj…] w sekcji na
zakładce „Towary/Usługi”, zostanie wyświetlona
lista towarów lub usług. Wybrane pozycje
dodajemy do dokumentu sprzedaży poprzez
podwójne
myszy.
W
kliknięcie
oknie
lewym
przyciskiem
pośrednim
Przycisk
[Wybór wielokrotny…] pozwala dodać
kilka
towarów/usług
naraz.
Pozycje
zaznaczone na liście lewym przyciskiem
myszy,
dodawane
są
do
dokumentu
sprzedaży po wybraniu przycisku [Zapisz]
bez wyświetlania „okna pośredniego” przy
każdym towarze.
Do programu Integra Firma 7, można
zaimportować dane
katalogowe
TecDoc
m.in. opisy techniczne, zdjęcia, rysunki,
zastosowanie w pojazdach, nr OEM np. VW,
BMW, OPEL, itp.
UWAGA!
Jeśli wciśniemy przycisk [Podgląd] trzymając wciśnięty klawisz CTRL, pojawi się nam możliwość
wydruku oryginału, kopii lub duplikatu dokumentu sprzedaży.
Podczas dodawania towaru do dokumentu sprzedaży
wyświetla się okno pośrednie, w którym należy określić
ilość. Możliwa jest również edycja ceny sprzedaży oraz
wprowadzenie
dodatkowego
rabatu.
Istnieje
również
możliwość dołączenia do sprzedawanego towaru informacji
o pracowniku, którego będziemy premiować na podstawie
sprzedaży części. W tym celu wybieramy przycisk [Dołącz]
w obszarze “Pracownicy”. Z wyświetlonej listy wybieramy
nazwisko pracownika/-ów i określamy udział procentowy.
W ten sposób informacja o udziale w sprzedaży części trafi
do raportu pracownika. Tak przygotowany dok. sprzedaży
zostanie wystawiony po wybraniu przycisku [Zapisz].
Okno pośrednie daje dodatkowo możliwość skorzystania z
Rys. 6
3 dodatkowych pól [Rys.6]:
(1) Drukuj opis w nowym wierszu - Informacja widoczna w oknie, opis zostanie wydrukowany na dokumencie sprzedaży od nowej linii.
(2) W komplecie - dodany towar zostanie automatycznie przypisany do kompletu.
(3) Nr seryjny - w przypadku, gdy towar ma na swojej karcie zaznaczone pole Numery seryjne, to można
dodając towar wprowadzić jego numer seryjny.
Rys. 7
Tworzenie dok. sprzedaży z listy towarów
Przydatną funkcją jest możliwość utworzenia dok. sprzedaży bezpośrednio z listy towarów [Rys.7]. W tym celu
wyświetlamy listę towarów, zaznaczamy wybrane towary (trzymając przycisk CTRL na klawiaturze), klikamy
prawym przyciskiem myszy na zaznaczonych pozycjach, a następnie wybieramy odpowiednią opcję z menu
podręcznego:
- Dodaj do dok. sprzedaży jeśli wybrane pozycje mają trafić do zapisanego, lecz nie wystawionego dok.
sprzedaży (dokumenty bez numeru).
- Dodaj do nowego dok. sprzedaży - jeśli wybrane pozycje mają trafić do nowego dok. sprzedaży (pojawi się
wówczas nowy dokument do edycji).
Za pomocą menu kontekstowego można także sprawdzić rotację towaru, zarezerwować go, dodać do bieżącego
lub nowego zamówienia oraz wydrukować etykiety wybierając opcję:
- Drukuj etykiety towarowe.
Podsumowanie wartości dok. sprzedaży
Rys. 8
Program umożliwia zaznaczenie na liście interesujących nas dokumentów sprzedaży i skorzystanie z funkcji
Podsumowanie wartości dokumentów [Rys.8]. Zaznaczenie dok. na liście można realizować na dwa sposoby:
1. Wykorzystując przycisk na klawiaturze Shift możemy zaznaczyć listę dokumentów występujących po sobie,
wskazując pierwszy, a następnie ostatni dokument w bloku.
2. Wykorzystując przycisk na klawiaturze CTRL możemy zaznaczać dowolne dokumenty z listy, niekoniecznie
występujące po sobie.
Zaznaczone dokumenty zostaną zsumowane z rozbiciem na wartość brutto / netto oraz towary i usługi.
Konfiguracja skrótów klawiaturowych
System zawiera ułatwienia obsługi w postaci skrótów klawiaturowych. Użytkownik ma wpływ na konfigurację
skrótów klawiaturowych wg własnych preferencji, czy przyzwyczajeń nabytych w innych programach [Rys.9].
Sposób zmiany konfiguracji:
1. Wybieramy z menu Program -> Konfiguracja klawiatury
2. Zaznaczamy wybraną funkcję na liście modułów
3. Ustawiamy kursor myszy w polu skrótu i wciskamy na klawiaturze nowy skrót. Po wprowadzeniu modyfikacji
Najczęściej wykorzystywane skróty:
Ctrl+K Nowy Kontrahent
Ctrl+P Nowy Paragon
Ctrl+F Nowa Faktura
Ctrl+D Lista Dok. Sprzedaży
Ctrl+S Nowy Raport Sprzedaży
Ctrl+P Nowy Dokument PZ
Ctrl+F Nowa Faktura Zakupu
Ctrl+Z Lista Dokumentów Zakupu
Ctrl+F Nowy Raport Finansowy
Ctrl+M Nowy Raport Magazynowy
Ctrl+N Nowe przypomnienie
Rys. 9
F11 Logowanie pracownika
Integra Firma 7/ SIF7 06-03-011 / 05-08-2011/ Druk: Orłowski
wciskamy przycisk [OK.].