Zapytanie - Ksiegowosc

Szczecin, 20.03.2013 r.
Burda Sp. z o.o.
ul. Piłsudskiego 20 /2
70-462 Szczecin
(Zamawiający)
(Oferent)
ZAPYTANIE OFERTOWE
W związku z realizacją przez Zamawiającego – firmę Burda Sp. z o.o. projektu pt. „WebTaxOffice Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.”, który otrzymał dofinansowanie w ramach
Poddziałania 1.1.3 RPO WZ – Inwestycje MSP w nowe technologie z Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2007-2013 – zwracamy się z prośbą o złożenie
oferty, w odpowiedzi na poniższe zapytanie.
1. Stosowane pojęcia
 Zamawiający – firma Burda Sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Piłsudskiego 20/2, 70-462 Szczecin,
 Oferent – firma składająca ofertę będącą odpowiedzią na Zapytanie Ofertowe,
 Zapytanie Ofertowe – niniejsze zapytanie wraz ze wszystkimi załącznikami,
 Specyfikacja – specyfikacja techniczna Oprogramowania (załącznik nr 4),
 Oprogramowanie – oprogramowanie „WebTaxOffice - Hybrydowy System Księgowy” zgodne
ze Specyfikacją,
 Harmonogram Projektu – harmonogram realizacji projektu pn. „WebTaxOffice - Hybrydowy
System Księgowy Burda Sp. z o.o.” (załącznik nr 5), uwzględniający wykonane etapy (I, II i III),
a także etapy do wykonania przez Oferenta (IV, V i VI),
 NDA – podpisywana przez Oferenta umowa o poufności (załącznik nr 2),
 Umowa – niepodlegający negocjacjom wzór umowy jaką Zamawiający zawrze z wyłonionym
w ramach procedury zbierania i wyboru ofert Oferentem, na mocy której Oferent
dostarczy/wykona Przedmiot Zamówienia (załącznik nr 3),
 Aktualny Stan Oprogramowania – wersja Oprogramowania zawierająca wszystkie
postanowienia etapów I, II i III (opisanych Harmonogramem Projektu) w postaci w pełni
umożliwiającej realizację dalszych etapów IV, V i VI, do której Zamawiający posiada pełne
prawa. Zamawiający udostępnia Wykonawcy Aktualny Stan Oprogramowania w celu realizacji
Przedmiotu Zamówienia,
 Przedmiot Zamówienia - przedmiot określony w punkcie 2 Zapytania Ofertowego.
2. Przedmiot Zamówienia
Nabycie przez Zamawiającego wyłącznej licencji na Oprogramowanie wraz z jego instalacją, zgodnie
z Harmonogramem Projektu – Kontynuacja prac od etapu IV włącznie.
„WebTaxOffice – Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013”
3. Warunki
1. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
2. W razie jakichkolwiek nieprawidłowości lub braków formalnych złożonej oferty, Zamawiający
taką ofertę odrzuca i informuje o tym fakcie Oferenta. W takim wypadku Oferent ma prawo
złożyć poprawioną ofertę jeszcze raz, jednak w terminie zgodnym z Zapytaniem Ofertowym.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferta nie zawierająca pełnego
zakresu przedmiotu zapytania zostanie odrzucona.
4. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę (wyjątkiem jest sytuacja opisana w punkcie 2 powyżej).
Ofertę pod rygorem nieważności należy złożyć w formie pisemnej (dopuszcza się formę
elektroniczną e-mail w formie podpisanych skanów).
5. Oferent wypełnia wszystkie pola w szablonie oferty (wzór – załącznik nr.1),
6. Oferent, który zostanie wyłoniony jako pierwszy na liście rankingowej zobowiązuje się do
stawienia w siedzibie Zamawiającego w wyznaczonym terminie w celu podpisania umowy na
wykonanie Przedmiotu Zamówienia, przy następujących założeniach:
a) Termin podpisania i dostarczenia Umowy wraz z ew. wymaganymi załącznikami do
siedziby Zamawiającego nie może przekroczyć 2 dni roboczych od daty otrzymania
pisemnej informacji o wyborze oferty Oferenta przez Zamawiającego.
b) Zamawiający poinformuje Oferenta o wyborze przedstawionej przez niego oferty za
pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) na adres e-mail Oferenta podany w
złożonej przez niego ofercie. Wysłany e-mail zawierał będzie również propozycję
terminu podpisania Umowy, przy stałym założeniu, że Umowa zostanie podpisana w
siedzibie Zamawiającego, w dni robocze w godzinach 8-16, w terminie nie
przekraczającym założeń punktu 3.6.a).
c) Oferent powinien potwierdzić zaproponowany termin (o którym mowa w 3.6.b)), lub
ewentualnie zaproponować inny, mieszczący się w założeniach punktu 3.6.a) również
e-mailowo na adres [email protected], najpóźniej do godziny 18:00
następnego dnia roboczego od daty otrzymania pisemnej informacji o wyborze jego
oferty przez Zamawiającego. W innym wypadku za termin podpisania Umowy uznaje
się termin zaproponowany przez Zamawiającego, zgodnie z zapisami punktu 3.6.b).
d) W wypadku niedotrzymania przez wybranego Oferenta terminu określonego w
punkcie 3.6.a), przy jednoczesnym zachowaniu postanowień punktu 3.6.b) przez
Zamawiającego, przyjmuje się, że Oferent automatycznie rezygnuje z podpisania
umowy dotyczącej złożonej wcześniej Oferty na niniejsze Zapytanie Ofertowe. W
takim wypadku nastąpi wyznaczenie oraz poinformowanie nowego – kolejnego na
liście Oferenta, zgodnie ze sporządzoną wcześniej listą rankingową.
e) Kolejnego – nowego Oferenta obowiązują wszystkie zasady przedstawione niniejszym
Zapytaniem Ofertowym, włączając w to postanowienia punktu 3.6. Jednocześnie
wszystkie daty podpisania Umowy wymienione w tym punkcie zostaną przesunięte w
czasie o taki sam okres, o jaki przesunął się wybór kolejnego – nowego Oferenta.
7. Zamawiający zastrzega możliwość przedłużenia terminu składania ofert, powtórzenia
konkursu jak również przeprowadzenia dodatkowych negocjacji w zakresie ostatecznej ceny z
wybranym Oferentem przed zawarciem Umowy.
8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego
oraz załączników, przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu
zmiany lub uzupełnieniu treści Zapytania Ofertowego zostanie przekazana Oferentom
niezwłocznie w formie pisemnej (e-mail), jak również zostanie opublikowana na stronie
Zamawiającego. Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego
będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas
potrzebny na dokonanie zmian w ofercie, jednak nie dłuższy niż ilość dni, które minęły od
czasu publikacji Zapytania Ofertowego do czasu wprowadzenia zmiany.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia Zapytania Ofertowego w przypadku
przekroczenia ceny założonej w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu.
10. Oferent na dokumencie sprzedaży (np. Fakturze) w sposób klarowny oznacza pozycję
dotyczącą Przedmiotu Zamówienia wraz z jej kosztem, lub dostarcza stosowne oświadczenie.
11. Oferent oświadcza, że:
a) posiada uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności obejmujących
Przedmiot Zamówienia
„WebTaxOffice – Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013”
b) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie
Przedmiotu Zamówienia zgodnie ze wszystkimi warunkami przedstawionymi w
niniejszym Zapytaniu Ofertowym.
12. Umowa zostanie opublikowana pod adresem www.ksiegowosc-burda.pl do dnia 21.03.2014r.
do godziny 15:00. Wzór Umowy można odebrać również osobiście w siedzibie
Zamawiającego, od podanego wyżej terminu do terminu Rozpatrzenia ofert (o którym mowa w
punkcie 6).
13. Specyfikacja, Harmonogram Projektu i Aktualny Stan Oprogramowania (włączając w to kody
źródłowe) udostępnione zostaną po dostarczeniu oryginału podpisanej NDA (załącznik 2) do
siedziby Zamawiającego w dniach 20.03.2014 - 28.03.2014 od godziny 9:00 do 16:00.
14. Termin zakończenia realizacji Przedmiotu Zamówienia zgodny z Harmonogramem Projektu
(załącznik nr.5)
4. Kryteria wyboru / oceny oferty:
a) Kryteria formalne:
1. Oferta wpłynęła w wyznaczonym terminie, na szablonie oferty (wzór – załącznik nr.1),
2. Cena obejmuje cały zakres zlecenia, przedstawiony w p.1 „Przedmiot zamówienia”,
3. Oferta jest zgodna ze wszystkimi warunkami / założeniami określonymi niniejszym zapytaniem
Ofertowym.
b) Kryteria wyboru oferty:
1. Cena łączna oferty (netto, bez podatku VAT) – maksymalna liczba punktów wynosi 90
Dla kryterium „Cena łączna oferty” maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca
najniższą cenę za wykonanie całości zamówienia. Liczba punktów dla każdej następnej Oferty
zostanie obliczona w następujący sposób:
Liczba punktów = (cena najniższa / cena oferty ocenianej) * 90.
Do wyliczenia punktów zostanie przyjęta łączna cena netto całości zamówienia zawarta w
Ofercie, a punkty wyliczone zostaną z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
2. Certyfikaty / kompetencje – maksymalna liczba punktów wynosi 10
a) Oferent posiada kompetencję Microsoft Partner Network typu Application Development
(https://mspartner.microsoft.com/pl/pl/pages/membership/application-developmentcompetency.aspx) na poziomie minimum Silver – 5 punktów
b) Oferent posiada certyfikat ISO 27001 – 5 punktów
c) Inne lub Brak – 0 punktów
Punkty w obrębie powyższej listy należy sumować.
Na podstawie niniejszych kryteriów wyboru zostanie ułożona lista rankingowa uporządkowana od
największej liczby uzyskanych punktów łącznie (najkorzystniejsza Oferta) do najmniejszej liczby
uzyskanych punktów łącznie (najmniej korzystna Oferta). Do podpisania Umowy zostanie zaproszony
Oferent, który łącznie uzyskał największą liczbę punktów. W przypadku rezygnacji z podpisania
Umowy przez wybranego Oferenta, Zamawiający ma prawo zaprosić do podpisania Umowy kolejnego
Oferenta z listy rankingowej bez konieczności powtarzania konkursu. W przypadku uzyskania 2
równych sobie wyników o największej liczbie uzyskanych punktów do podpisania Umowy zostanie
zaproszony Oferent, który złożył Ofertę we wcześniejszym terminie.
„WebTaxOffice – Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013”
5. Termin i sposób złożenia oferty:
1. Ofertę w języku polskim proszę dostarczyć osobiście, pocztą elektroniczną (w formie
podpisanych skanów) lub przesłać pocztą tradycyjną w zamkniętej, podpisanej kopercie na
formularzu ofertowym wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zaproszenia na adres:
Burda Sp. z o.o.
ul. Piłsudskiego 20/2
70-462 Szczecin
e-mail: [email protected]
w terminie – do dnia 31.03.2014 r. do godziny 15:00.
2. Dla ofert przesyłanych pocztą tradycyjną decyduje data dostarczenia listu do siedziby
Zamawiającego, lub data pozostawienia Awizo.
3. Termin związania z Ofertą upływa 14 dnia od dnia upływu terminu składania ofert
(określonego w punkcie 5.1).
6. Rozpatrzenie ofert i powiadomienie Oferenta:
1. Rozpatrzenie ofert nastąpi w dniu 31.03.2014 r. do godziny 17:00. Na jego podstawie
powstanie lista rankingowa zawierająca oferentów w kolejności zgodnej z obranymi kryteriami
przedstawionymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym (punkt 4).
2. Powiadomienie Oferenta, który złożył najkorzystniejszą Ofertę zostanie wysłane przez
Zamawiającego tego samego dnia, do godziny 17:30, na piśmie za pośrednictwem poczty
elektronicznej e-mail, wraz z proponowanym terminem podpisania Umowy, na adres Oferenta
wskazany w złożonej przez niego ofercie.
7. Informacje dodatkowe
Niniejsze zapytanie ofertowe jest dostępne również na stronie internetowej Zamawiającego, pod
adresem: www.ksiegowosc-burda.pl
W razie pytań informacji udziela:
Elżbieta Burda – tel. 602 473942; e-mail: [email protected]
Załączniki:
1.
2.
3.
4.
5.
Wzór formularza ofertowego
NDA
Umowa**
Specyfikacja*
Harmonogram Projektu*
* Zgodnie z zapisem umieszczonym w punkcie 3.13
** Zgodnie z zapisem umieszczonym w punkcie 3.12
„WebTaxOffice – Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013”