zapytanie ofertowe - Starostwo Powiatowe w Krotoszynie

POWIAT KROTOSZYŃSKI
ul. 56 Pułku Piechoty Wlkp. 10
63-700 Krotoszyn
Krotoszyn, dnia 24.11.2015 r.
Or. ZO 272.9.2015
ZAPYTANIE OFERTOWE
I.
PODSTAWA PRAWNA
Na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U z 2013 r. poz. 907 ze
zmianami) oraz na podstawie art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, zwracamy się z
zapytaniem ofertowym.
II.
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA ORAZ ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA
2.1. Nazwa i kod wg Wspólnego Słownika Zamówień publicznych
74700000-6 Usługi sprzątania
74750000-1 – Usługi sprzątania biur
74722000-6 – Usługi czyszczenia okien
74740000-8- Różne usługi sprzątania
2.2. Celem niniejszego zapytania jest: sprzątanie pomieszczeń w budynkach Nr 1,2,3
Starostwa Powiatowego w Krotoszynie, mieszącego się przy ul. 56 Pułku Piechoty Wlkp.
8,10 i 10 a.
a) Usługą sprzątania objęte zostaną kondygnacje budynków określone w załączniku
Nr 2 do niniejszego zapytania.
b) Jedno z pomieszczeń biurowych na parterze budynku Nr 3 (ul. 56 Pułku Piechoty
Wlkp. 10 a), zajęte jest pod potrzeby Wielkopolskiej Izby Rolniczej i pomieszczenie
to, nie jest objęte usługą sprzątania, jego powierzchnia nie została również wykazana
w załączniku Nr 2
c) I piętro budynku Nr 3 (ul. 56 Pułku Piechoty Wlkp. 10 a) zajęte jest pod potrzeby
Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego i pomieszczenia te nie są objęte
usługą sprzątania, z wyjątkiem powierzchni określonych w załączniku Nr 2 (klatka
schodowa).
2.3. Usługa sprzątania będzie obejmowała pomieszczenia biurowe, archiwum, toalety, ciągi
komunikacyjne, klatki schodowe, wejścia do budynków, mycie okien oraz pranie –
czyszczenie mechaniczne na mokro dywanów i wykładzin dywanowych, obić
tapicerowanych.
Usługi codziennego sprzątania
będą obejmowały również sytuacje sprzątania
pomieszczeń po wykonanych remontach oraz w przypadku wystąpienia awarii.
Zamawiający nie obniży wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku tymczasowego
wyłączenia ze sprzątania pomieszczeń w czasie remontu.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz częstotliwość wykonywania prac zawiera
załącznik Nr 1 do niniejszego zapytania.
2.4. Całość prac związanych wykonywaniem przedmiotu zamówienia odbywać się będzie
przy pomocy własnego personelu, użyciu przez wykonawcę własnego sprzętu,
narzędzi i środków czyszczących.
2.5. Wykonawca zobowiązany jest zatrudnić taką ilości pracowników, która zagwarantuje
prawidłową, profesjonalną i nieprzerwaną realizację usług.
a) Osoby wykonujące przedmiotowe usługi powinny posiadać
wymagane
przepisami prawa uprawnienia w zakresie wykonywanych czynności.
b) Usługi sprzątania wykonywane będą przez Wykonawcę profesjonalnym sprzętem,
właściwym do danego rodzaju prac i powierzchni gwarantującym wysoką jakość
świadczonych usług.
2.6. Wykonawca zapewni na własny koszt (na bieżąco) materiały, narzędzia i środki
czyszczące, dezynfekujące, zapachowe (kostki toaletowe, odświeżacze powietrza),
worki na śmieci (z wyjątkiem worków do segregacji), odzież ochronną
i inne
niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia. Wykonawca będzie
używał środków czyszczących i środków higieniczno-sanitarnych o dobrej jakości,
posiadających atest PZH do powszechnego stosowania.
2.7. Wykonawca jest obowiązany do prowadzenia segregacji odpadów zgodnie z
przyjętymi u Zamawiającego zasadami.
Pojemniki do segregacji znajdują się na korytarzach, na każdej kondygnacji, wszystkich
budynków. Wykonawca zobowiązany będzie do opróżniania pojemników do segregacji
wg potrzeb i
założenia nowych worków dostarczonych przez Zamawiającego. Pełne
worki składowane będą w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
2.8. Wykonawca zobowiązany jest w czasie wykonywania usług zapewnić na terenie objętym
umową należyty ład i porządek, a prace wykonywać w sposób najmniej uciążliwy dla
użytkowanego obiektu.
Wykonawca będzie przestrzegał przepisów BHP i P.Poż w zakresie czynności zgodnych z
opisem przedmiotu zamówienia i odpowiadać za przestrzeganie tych przepisów.
2.9. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego zgłaszania wszelkich uwag o usterkach
wymagających napraw, których nie jest w stanie usunąć, np. zepsute zamki drzwiowe,
niedrożne umywalki, sedesy, zauważone uszkodzenia sieci wodno-kanalizacyjnej osobie
upoważnionej – Kierownik Referatu Gospodarczego.
2.10 Wykonawca niezwłocznie (w ciągu 2 dni) po podpisaniu umowy zobowiązany jest do
przedstawienia zamawiającemu na piśmie informacji o pracownikach – nie karanych wyznaczonych
do
realizacji
zamówienia
oraz
wyznaczenie
pracownika
odpowiedzialnego za sprawowanie nadzoru i kontroli nad wykonywaniem przedmiotu
umowy.
a) Lista winna zawierać imię, nazwisko adres zamieszkania oraz numer dowodu
osobistego. W stosunku do osoby wyznaczonej do kontroli i nadzoru oprócz
imienia, nazwiska, adresu zamieszkania i nr dowodu osobistego należy wskazać
numer telefonu, pod którym zgłaszane będą niezbędne informacje, zastrzeżenia do
wykonywanej pracy itp.
b) Wykonawca zobowiązany jest pisemnie informować zamawiającego o każdej
zmianie w obsadzie pracowników wyznaczonych do realizacji zamówienia
przynajmniej na jeden dzień przed zaistnieniem przedmiotowej sytuacji. W
przypadkach uzasadnionych (np. niestawienie się pracownika do pracy) doraźnie
ze wskazaniem z imienia i nazwiska, adresu zamieszkania i nr dowodu osobistego
osoby wyznaczonej na zastępstwo.
Osoba, której dane nie zostały przekazane na piśmie zamawiającemu nie
zostanie wpuszczona na teren obiektu.
c) Wykonawca przyjmie od pracowników przeznaczonych do realizacji zamówienia,
oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących
Zamawiającego, powziętych w związku z
wykonywaniem prac objętych umową,
a uwierzytelnione kopie oświadczeń przedłoży Zamawiającemu.
d) Osoby sprzątające winny
być wyposażone w
identyfikatory z imieniem i
nazwiskiem
2.11. Zamawiający będzie rozliczał Wykonawcę nie tylko z zakresu wykonanej usługi, ale również z jej
efektu. W związku z powyższym Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w ofercie również
jakość i ilość zastosowanych środków czyszczących i nabłyszczających dostosowując ich rodzaj
(skład chemiczny) do materiału, z jakiego wykonane są czyszczone powierzchnie.
2.12 Na koniec każdego miesiąca, jakość wykonania usługi potwierdzona zostanie protokołem
odbioru prac. Osoba wyznaczona przez Zamawiającego będzie wpisywała uwagi co do
wykonania przedmiotu umowy lub zastosowany zostanie zapis "bez uwag".
W przypadku zastrzeżeń, co do jakości (należytości) wykonanej usługi zamawiający zastosuje
kary umowne, o których mowa w projekcie umowy.
2.13. Wykonawca oraz pracownicy zobowiązani są do zachowania w
tajemnicy wszelkich
informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem usług.
2.14. Wykonawca zobowiązany jest do utrzymywania stałego kontaktu z osobą
upoważnioną
przez Zamawiającego – Kierownik Referatu Gospodarczego
2.15.
Osoby sprzątające zobowiązane są
po zakończeniu pracy do zamknięcia
budynków i
zdania kluczy w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
2.16. Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania usługi 5 dni w tygodniu, od poniedziałku
do piątku. Sprzątanie odbywać się będzie w następujących godzinach:
a)
pomieszczenia plombowane
w godzinach pracy zamawiającego w obecności
pracownika zamawiającego w godzinach od 14.00 do 15.10 (od wtorku do piątku)
od 15.00 do 16.00 (w poniedziałki)
Powierzchnia pomieszczeń plombowanych wynosi odpowiednio:
•
budynek Nr 1 – 133 m2
•
budynek Nr 2 – 122 m2
b) Pozostałe pomieszczenia:
− w poniedziałki nie wcześniej niż od 15.00 do nie później niż do godz.
20.00
− od wtorku do piątku nie wcześniej niż od 14.00 do nie później niż do
godz. 20.00
2.17. Podczas pracy, każda z osób sprzątających otwiera tylko to pomieszczenie, które aktualnie
sprząta. Drzwi pozostałych pomieszczeń powinny być w tym czasie zamknięte na klucz.
2.18. Po zakończeniu pracy w danym pomieszczeniu osoba sprzątająca zobowiązana jest do
sprawdzenia zamknięcia okien oraz odłączenia sprzętu elektrycznego z wyjątkiem sprzętu
komputerowego, telekomunikacyjnego.
2.19. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe w związku z nieprawidłową
realizacją usług oraz w skutek innych działań pracowników.
Wykonawca zobowiązany jest do :
a)
usunięcia usterek spowodowanych niewłaściwą eksploatacją sieci elektrycznej,
wodno-kanalizacyjnej
b) pokrycia szkód spowodowanych niewłaściwie wykonaną usługą, użyciem
nieodpowiednich środków piorących i czyszczących, w wyniku których
spowoduje zniszczenie lub nieprzydatność do dalszego użytkowania
2.20. W przypadku gdy u Zamawiającego będzie wyznaczony jako dzień wolny od pracy, dzień
powszedni, Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę,
z co najmniej
trzydniowym wyprzedzeniem, a Wykonawca nie jest zobowiązany w takim dniu do
świadczenia usługi.
2.21. Wskazane jest aby wykonawcy przed opracowaniem oferty dokonali wizji lokalnej w
obiektach dotyczących sprzątania.
2.22. Zamawiający udostępni nieodpłatnie do realizacji zamówienia:
−
energię elektryczną,
−
ciepłą i zimną wodę,
−
miejsca do przechowywania sprzętu i środków czystości.
2.23. Zamawiający zapewni dostęp do pomieszczeń socjalnych i sanitarnych dla personelu
Wykonawcy.
2.24. Zaopatrzenie w papier toaletowy i mydło leży po stronie zamawiającego.
2.25. Miejsce wykonywania usług:
Starostwo Powiatowe
63-700 Krotoszyn
Ul. 56 Pułku Piechoty Wlkp. 8,10 i 10 a
2.26. Powierzchnia i jej rodzaj przewidziana do sprzątania określona została w załączniku Nr 2
do SIWZ.
3. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Zamówienie musi być zrealizowane (termin wymagan y) od dnia 04.01.2016 r.
do dnia 31.12.2018 r.
4. WARUNKI PŁATNOŚCI
W ciągu 14 dni, od dnia otrzymania faktury od Wykonawcy.
5. OFERTY CZĘSCIOWE I WARIANTOWE
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych
Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych
6. Rozliczenia prowadzone będą w walucie PLN. Zamawiający nie przewiduje
rozliczania w
walutach obcych.
III.
DOKUMENTY WYMAGANE OD WYKONAWCY
1. Wypełniony formularz ofertowy.
2.
Wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji
o Działalności Gospodarczej lub
wpis do
Krajowego Rejestru Sądowego wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed
upływem terminu składania ofert. W przypadku składania oferty
wspólnej, dokument
składa każdy z wykonawców składających ofertę wspólną.
3. Wykaz wykonanych lub wykonywanych usług.
a) w przypadku usług wykonanych wykaz powinien potwierdzać wykonanie minimum
1 (jednej) usługi sprzątania budynków o powierzchni min. 1000 m2 (w ramach
jednego kontraktu), o wartości min. 50.000 zł brutto (w ramach jednego kontraktu),
w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres
prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem
wartości,
przedmiotu, dat wykonania i odbiorców wraz z załączeniem dokumentu
potwierdzającego, że te usługi zostały wykonane należycie.
lub
b) W przypadku usług wykonywanych (trwających) wykaz
powinien
potwierdzać
wykonywanie– minimum 1 usługi sprzątania budynków o powierzchni min. 1000 m2
(w ramach jednego kontraktu), a wartość usług już wykonanych winna opiewać na
kwotę min. 50.000 zł brutto (w ramach jednego kontraktu), w okresie ostatnich 3 lat
przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest
krótszy – w tym okresie, z podaniem
wartości, przedmiotu, dat wykonania i
odbiorców wraz z załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te usługi są
wykonywane należycie.
W przypadku składania oferty wspólnej wykaz składa-podpisuje lider.
4. Składanie oferty wspólnej (konsorcjum)
a) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą spełnić następujące
warunki:
−
przedłożą umocowanie pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu
i zawarcia umowy (Lider). Pełnomocnictwo musi znajdować się w ofercie wspólnej
Wykonawców. Dokument powinien wymieniać wszystkich wykonawców (Partnerów)
wspólnie ubiegających się o zamówienie (nazwa i siedziba firmy, imię i nazwisko
przedsiębiorcy lub zarząd firmy) Każdy z wykonawców winien się pod
pełnomocnictwem podpisać (podpis składa osoba upoważniona).
−
Oferta wspólna musi być podpisana przez każdego Wykonawcę składającego ofertę
wspólną lub przez wyznaczonego pełnomocnika, o którym mowa powyżej.
−
Przed podpisaniem umowy (w przypadku udzielenia zamówienia) Zamawiający może
żądać umowy regulującej współpracę wspólników. Umowa
zawierać co najmniej
obejmującego
swoim
konsorcjum winna
zobowiązanie do realizacji wspólnego przedsięwzięcia
zakresem
realizację
przedmiotu
zamówienia,
czas
obowiązywania umowy, który nie może być krótszy niż okres obejmujący realizację
zamówienia oraz czas trwania gwarancji
b) Korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą z Wykonawcą wskazanym i
upoważnionym w pełnomocnictwie (Lider) przez pozostałych Wykonawców.
c) podmioty występujące wspólnie ponoszą solidarną odpowiedzialność za nie wykonanie lub
nienależyte wykonanie zamówienia
5. Wszystkie kserokopie dokumentów winny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez
osoby uprawnione. Oferta oraz wymagane załączniki składane wraz z ofertą wymagają pieczęci
i podpisu osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z aktem
rejestracyjnym oraz przepisami prawa. Oferta (w tym dokumenty, oświadczenia itp.)
podpisane przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy wymagają
załączenia
właściwego pełnomocnictwa lub umocowania prawnego, w formie oryginału lub
potwierdzonej notarialnie kopii.
IV. KRYTERIA OCENY OFERT
1. Kryterium
Cena wykonania przedmiotu zamówienia 100 % (100 pkt.)
− W kryterium „cena” najwyższą liczbę punktów (100 pkt.) – otrzyma oferta tego
Wykonawcy, który za realizację danego zadania zaproponuje najniższą cenę
brutto. Każda następna, wyższa oferta, otrzyma odpowiednio mniej punktów.
− Kryterium "cena wykonania przedmiotu zamówienia" obliczonych zostanie
według poniższego wzoru:
Najniższa cena brutto x 100
Badana cena brutto
pkt. x 100 %
2. Sposób obliczenia ceny oferty.
a) Ceną oferty jest miesięczne wynagrodzenie (brutto) Wykonawcy za wykonanie usługi
stanowiącej przedmiot zamówienia. Cena musi uwzględniać wszystkie czynności, o których
mowa w niniejszym zapytaniu oraz załącznikach oraz zawierać wszystkie koszty związane z
realizacją zadania. Musi odzwierciedlać całkowity miesięczny koszt wykonania usługi,
który będzie poniesiony przez Zamawiającego.
b) Cena miesięczna brutto wykonania usługi będącej przedmiotem zamówienia,
podana w
ofercie jest ceną ryczałtową, niezmienną.
c) Cena wykonania usługi stanowiącej przedmiot zamówienia, na podstawie której Zamawiający
dokona wyboru najkorzystniejszej oferty stanowi cena miesięczna brutto.
d) Wykonawca zobowiązany jest do podania ceny oferty w kwocie netto plus należny podatek
od towarów i usług VAT oraz kwotę brutto– zgodnie z Załącznikiem Nr 3 do SIWZ
e) Obowiązkiem
Wykonawcy jest
wypełnić
formularz
ofertowy podając
wartości
z
zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku.
f) Niedopuszczalne jest wprowadzenie zapisów np. „bez opłat”, „nie dotyczy”, „-” oraz
dodatkowych zapisów dotyczących rabatów np. „na podane ceny udzielam 10 % rabatu”.
g) Jeżeli złożona zostanie oferta, której wybór prowadziłby do
powstania obowiązku
podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie
dotyczącym wewnątrz wspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej
oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który będzie miał
obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.
h) W przypadku jeżeli Wykonawca nie wskaże inaczej, Zamawiający uzna, iż złożona oferta nie
prowadzi do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o
podatku od towarów i usług (odwrócony VAT).
V. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Wykonawca może złożyć wyłącznie jedną ofertę, w formie pisemnej, w języku polskim, pismem
czytelnym lub opracowaną przy użyciu komputera.
2. Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę. Zamawiający nie przewiduje
zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
3. Oferta Wykonawcy winna spełniać wszystkie wymagania określone w niniejszej SIWZ, a także
zawierać wszystkie żądane dokumenty i załączniki.
4. Zaleca się aby oferta została sporządzona na formularzach stanowiących Załączniki do niniejszego
zapytania
5. Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania
6. Wszystkie kserokopie dokumentów winny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby
uprawnione.
7. Oferta oraz wymagane załączniki składane wraz z ofertą wymagają pieczęci i podpisu osób
uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy w obrocie gospodarczym, zgodnie z aktem
rejestracyjnym oraz przepisami prawa.
8. Oferta podpisana przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy wymaga załączenia
właściwego pełnomocnictwa lub umocowania prawnego, w formie oryginału lub potwierdzonej
notarialnie kopii.
9. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby/ osób
podpisujących ofertę.
10.
Zaleca się aby wszystkie strony oferty zostały spięte/zszyte w sposób trwały, zapobiegający
możliwości dekompletacji oferty.
11.
Złożenie przez wykonawcę fałszywych lub stwierdzających nieprawdę dokumentów lub
nierzetelnych oświadczeń mających istotne znaczenie dla prowadzonego postępowania spowoduje
odrzucenie oferty.
12.
W przypadku, gdy oferta zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w
rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca winien zastrzec, które
spośród zawartych w ofercie informacji nie mogą zostać ujawnione innym uczestnikom
postępowania poprzez wydzielenie ich w sposób widoczny i niebudzący wątpliwości, z adnotacją
„ Tajemnica przedsiębiorstwa”.
13. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wezwania Wykonawców do wyjaśniania treści oferty,
uzupełniania dokumentów wadliwych, niezłożonych lub złożonych w niewłaściwej formie oraz
poprawiania oczywistych omyłek rachunkowych.
14.
Ofertę należy umieścić w kopercie zewnętrznej zaadresowanej na:
Starostwo Powiatowe w Krotoszynie
Ul. 56 Pułku Piechoty Wlkp. 10
63-700 Krotoszyn
i oznaczonej:
"Zapytanie ofertowe -sprzątanie pomieszczeń Nie otwierać przed 03.12.2015 r. godz.09.15
oraz w kopercie wewnętrznej z nazwą i adresem oferenta
VI.
MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY
1. Oryginał oferty należy złożyć w siedzibie Zamawiającego ul. 56 Pułku Piechoty Wlkp. 10,
63-700 Krotoszyn pok. Nr 25
2. Termin składania ofert upływa w dniu 03.12.2015 r. o godzinie 09.00
Oferty otrzymane przez Zamawiającego po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania.
3. Otwarcie ofert odbędzie się w dniu 03.12.2015 r. o godzinie 09.15 w siedzibie Zamawiającego
pok. Nr 16
VII.
INFORMACJE
O
SPOSOBIE
POROZUMIEWANIA
ZAMAWIAJACEGO Z WYKONAWCAMI
1. Dane teleadresowe Zamawiającego
POWIAT KROTOSZYŃSKI
ul. 56 Pułku Piechoty Wlkp. 10
63-700 Krotoszyn
tel. 62 725-42-56 (57)
fax 62 725-34-23
[email protected]
SIĘ
2. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje oraz pytania kierowane do
Zamawiającego są przekazywane w formie pisemnej , elektronicznie lub faxem
Należy je przesyłać na adres, adres e-mail, numer faksu Zamawiającego podane w niniejszym
zapytaniu.
3. W przypadku uzupełniania, wyjaśniania treści dokumentów, oświadczeń lub wyjaśniania treści
złożonej oferty; dokumenty, oświadczenia lub wyjaśnienia można przesłać fax-em, elektronicznie
ale każdorazowo należy przedłożyć je również w formie pisemnej w dacie nie później niż
termin podany w zawiadomieniu.
4. Zamawiający
niezwłocznie
udzieli
odpowiedzi
na
wszelkie
zapytania
związane
z prowadzonym postępowaniem.
5. Treść wyjaśnienia zostanie przekazana wykonawcy składającemu zapytanie oraz zamieszczona w
Biuletynie Informacji Publicznej w zakładce Zamówienia publiczne/zapytania ofertowe.
6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu składania ofert,
zamawiający może zmienić, zmodyfikować, uzupełnić treść niniejszego zapytania.
7. Nie udziela się żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na
kierowane do Zamawiającego zapytania.
8. Osobą upoważnioną do kontaktów z Oferentami jest:
Hanna Liberska – tel. 062 725-42-56 w. 355
VIII.
TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
Okres związania oferentów złożoną ofertą liczy 30 dni od upływu terminu składania ofert.
XIII. ZAWARCIE UMOWY
1. Wykonawca, w przypadku wybrania jego oferty będzie zobowiązany do zawarcia umowy w
miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
2. Istotne postanowienia umowy - Projekt umowy – Załącznik Nr 5
3. Zamawiający przewiduje
możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w
szczególności:
a) zmiany wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, w przypadku zmiany stawki podatku
VAT.
b) zmiany wynagrodzenia w przypadku
zmiany – zmniejszenia powierzchni
przeznaczonej do wykonywania usług będących przedmiotem zamówienia, w takim
przypadku wynagrodzenie obliczone zostanie proporcjonalnie.
Załączniki:
•
Wykaz czynności – Załączniki Nr 1
•
Powierzchnie do sprzątania – Załącznik Nr 2
•
Formularz ofertowy – Załącznik Nr 3
•
Wykaz wykonanych/wykonywanych usług sprzątania- Załącznik Nr 4
•
Projekt umowy – Załącznik Nr 5
WYKAZ CZYNNOŚCI
Załącznik Nr 1 do SIWZ
1. Pomieszczenia biurowe
Lp.
Czynności
Opis czynności
dni
w tygodniu
1
Wycieranie kurzu z mebli, lamp, obrazów, elementów
w roku
5
-
2
-
dekoracyjnych, symboli itp.
2
Czyszczenie mebli płynem do konserwacji
(odpowiednim do rodzaju powierzchni)
3
Odkurzanie mebli tapicerowanych
2
-
4
Usuwanie pajęczyn
Wg potrzeby
-
5
Wycieranie (w razie potrzeby mycie) drzwi, ościeżnic,
1
-
klamek, koszy na śmieci
6
Mycie drzwi przeszklonych
5
-
7
Opróżnianie koszy na śmieci (z każdorazową wymianą
5
-
wg potrzeb
-
1
-
5
-
1
-
5
-
worków) oraz ich usuwanie do kontenera
8
Opróżnianie pojemników niszczarek i uzupełnienie w
nowe worki
9
Czyszczenie urządzeń biurowych (drukarek,
kserokopiarek, niszczarek, faksów, aparatów
telefonicznych)
10
Odkurzanie, zmywanie, powierzchni podłóg
drewnianych, parkietu, paneli
11
Pastowanie, froterowanie powierzchni podłóg
drewnianych parkietu, paneli
12
Odkurzanie zmywanie na mokro specjalistycznymi
preparatami powierzchni podłóg (wykładzina tarkett)
13
Akrylowanie podłóg pokrytych wykładziną tarkett
-
2
kwiecień/
październik
14
Mycie opraw oświetleniowych i wentylacyjnych oraz
kontaktów i gniazdek
-
12
15
Mycie, czyszczenie przeszkleń w meblach
1
-
16
Mycie parapetów okiennych
1
-
17
Mycie grzejników
-
12
18
Wykonywanie innych czynności niezbędnych do
5
-
utrzymania czystości
19
Pranie-czyszczenie mechaniczne na mokro wykładzin
Wg
dywanowych, obić tapicerowanych
zgłaszanych
potrzeb nie
rzadziej niż
2 razy do
roku
2. Hole, korytarze, schody, klatki schodowe,
Opis czynności
Lp.
Czynności
dni w
w roku
tygodniu
1
Odkurzanie, mycie posadzek betonowych,
5
-
lastrikowych, granitowych i z płytek
2
Mycie cokołów przypodłogowych
5
-
3
Utrzymywanie w czystości wycieraczek i mat
Wg potrzeb
-
wejściowych
4
Usuwanie pajęczyn
Wg potrzeb
-
5
Mycie drzwi przeszklonych
5
-
7
Opróżnianie koszy na śmieci (z każdorazową wymianą
5
-
Wg potrzeb
-
worków) oraz ich usuwanie do kontenera
8
Opróżnianie pojemników do segregacji odpadów z
każdorazową wymianą worków do segregacji
(dostarczonych przez Zamawiającego), przeniesienie
pełnych worków w miejsce wskazane przez
Zamawiającego
9
Wycieranie poręczy schodów
5
-
10
Mycie parapetów okiennych
1
-
11
Mycie opraw oświetleniowych i wentylacyjnych,
-
12
kontaktów i gniazdek oraz urządzeń kontroli dostępu
12
Mycie schodów i klatek schodowych
5
-
13
Mycie grzejników
-
12
14
Wykonywanie innych czynności niezbędnych do
5
-
utrzymania czystości
3. Pomieszczenia sanitarne, socjalne, kuchnie
Opis czynności
Lp.
Czynności
dni w
w roku
tygodniu
1
Mycie na mokro płynem dezynfekującym posadzek i
5
-
5
-
5
-
płytek
2
Utrzymanie w czystości umywalek, sedesów, pisuarów,
luster, armatury, podajników na papier toaletowy, na
mydło w płynie, suszarek do rąk, koszy na odpady i
innego wyposażenia
3
Zabezpieczenie w środki dezynfekujące i zapachowe
(kostki toaletowe, odświeżacze powietrza)
4
Usuwanie pajęczyn
Wg potrzeb
-
5
Opróżnianie koszy na śmieci (z każdorazową wymianą
5
-
worków) oraz ich usuwanie do kontenera
6
Czyszczenie i dezynfekcja kratek ściekowych
-
1
7
Mycie zlewozmywaków, armatury, szafek kuchennych
5
-
8
Usuwanie rdzy i kamienia z urządzeń sanitarnych
-
12
9
Neutralizacja zapachów w pomieszczeniach sanitarnych
5
-
10
Mycie grzejników
-
12
11
Wykonywanie innych czynności niezbędnych do
5
-
utrzymania czystości
Sanitariaty winny być sprzątane z użyciem środków odkażających, usuwających kamień oraz
środków zapachowych (kostki toaletowe, odświeżacze powietrza).
Podłogi
w pomieszczeniach sanitarnych
antypoślizgowego.
winny być sprzątane na mokro z użyciem płynu
4. Archiwum
Opis czynności
Lp.
Czynności
dni w
w roku
tygodniu
1
Odkurzanie, mycie podłóg, płytki gres, panele
-
2
5. Piwnice
Opis czynności
Lp.
Czynności
dni w
w roku
tygodniu
1
Odkurzanie, mycie posadzek betonowych,
1
-
lastrikowych, granitowych
6. Mycie okien
Opis czynności
Lp.
Czynności
dni w
w roku
tygodniu
1
Dwustronne mycie wszystkich okien znajdujących się w
budynkach w okresie kwiecień-maj oraz wrzesień październik
-
2
Załącznik Nr 2 do SIWZ
POWIERZCHNIE DO SPRZĄTANIA i ICH RODZAJE
BUDYNEK NR 1 (ul.56 Pułku Piechoty Wielkopolskiej 8)
PIWNICA
2
- powierzchnia podłóg (beton)
- 88,6 m
PARTER
2
- biura (wykładzina pcv-tarkett)
- 212 m
2
- archiwa (wykładzina pcv)
- 28 m
2
- serwerownia (wykładzina pcv-tarkett)
- 9m
2
- korytarz+klatka schodowa (płytki/granit)
- 80 m
2
- w.c. (płytki)
- 21 m
2
2
- okna drewniane jednoramowe
- 22 szt x 2,4 m = 52,8 m
I PIĘTRO
2
- biura (wykładzina pcv-tarkett)
- 271 m
2
- korytarz+klatka schodowa (płytki/granit)
- 90 m
2
- w.c. (płytki)
- 14 m
2
2
- okna drewniane jednoramowe
- 28 szt x 2,4 m = 67,2 m
PODDASZE
2
- korytarze + strych (deski)
- 160 m
2
- archiwa (deski)
- 195 m
2
2
- okna dachowe
- 8 szt x 1,2 m = 9,6 m
2
2
- okna drewniane jednoramowe
- 8 szt x 1,1 m = 8,8 m
BUDYNEK NR 2 (ul. 56 Pułku Piechoty Wielkopolskiej 10)
PIWNICA
2
- korytarz (lastrico)
- 30 m
2
- archiwa (beton)
- 133 m
PARTER
2
- biura (wykładzina pcv-tarkett)
- 280 m
2
- archiwa (wykładzina pcv-takett)
- 49 m
2
- serwerownia (wykładzina pcv-takett)
- 9m
2
- korytarz+klatka schodowa (płytki)
- 100 m
2
- w.c. (płytki)
- 12 m
2
2
- okna drewniane jednoramowe
- 32 szt x 2,4 m = 76,8 m
I PIĘTRO
2
- biura (wykładzina pcv-takett)
- 128 m
2
- biura (panele/parkiet)
- 98 m
2
- biura (wykładzina dywanowa)
- 115 m
2
- korytarz+klatka schodowa (płytki)
- 90 m
2
- w.c. + kuchnia (płytki)
- 17 m
2
2
- okna drewniane jednoramowe
- 36 szt x 2,4 m = 86,4 m
PODDASZE
2
- powierzchnia podłogi (deski)
- 450 m
2
2
- okna połaciowe
- 8 szt x 1,1m = 8,8 m
BUDYNEK NR 3 (ul. 56 Pułku Piechoty Wielkopolskiej 10A)
PARTER
2
–
biura (panele)
- 38 m
Bez pomieszczeń WIR
–
archiwum (płytki)
- 36 m
2
–
archiwum (panele)
- 4m
2
–
sanitariaty (płytki)
- 12 m
2
–
klatka schodowa + korytarze (płytki)
- 40 m
2
–
okna drewniane skrzynkowe
- 8 szt x 2,4 m = 19,2 m
Uwaga!
I PIĘTRO
2
2
–
–
klatka schodowa (granit)
okna drewniane skrzynkowe
II PIĘTRO
- biura (panele)
- korytarz + klatka schodowa (płytki/granit)
- okna drewniane skrzynkowe
- 14 m
2
Bez pomieszczeń PINB
2
2
- 8 x 2,4 m + 1x3,6 m = 22,8 m
2
2
- 60 m
2
- 45 m
2
2
2
2
- 6x1,9m + 3x2,4 m +1x3,6m = 22,2m
Załącznik Nr 3 do SIWZ (str. 1)
FORMULARZ OFERTOWY
Nazwa i adres Wykonawcy/Wykonawców ( w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie
zamówienia, należy wymienić wszystkich wykonawców, ze wskazaniem pełnomocnika)
....................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
.
…………………………………………………………………………………………………………….
Nr telefonu ..................................................................
Nr fax-u .......................................................................
e-mail ………………………………………………..
Osoba do kontaktu ze strony Wykonawcy …………………………………………………….,
tel ………………………………………
Nawiązując do zapytania ofertowego na
sprzątanie pomieszczeń w budynkach Starostwa
Powiatowego w Krotoszynie. składamy następującą ofertę:
Cena miesięcznego
wynagrodzenia netto
cena miesięcznego
wynagrodzenia brutto
Podatek VAT
(za wykonanie usługi stanowiącej
przedmiot zamówienia)
%
Zł
(za wykonanie usługi
stanowiącej przedmiot
zamówienia)
Załącznik Nr 3 do SIWZ (str. 2)
Oświadczam /-y/, że:
1. Zapoznaliśmy się niniejszym zapytaniem ofertowym i nie wnosimy do jego zapisów zastrzeżeń
oraz przyjmujemy warunki w nim zawarte.
2. W cenie oferty zostały uwzględnione wszystkie koszty wykonania zamówienia.
3. Pozyskaliśmy wszystkie informacje pozwalające na sporządzenie oferty oraz wykonanie ww.
zamówienia.
4. Zawarte we wzorze umowy warunki zostały przez nas zaakceptowane i zobowiązujemy się w
przypadku przyznania nam zamówienia do zawarcia umowy w miejscu i terminie wyznaczonym
przez Zamawiającego.
5. Zamierzamy wykonać przedmiot zamówienia samodzielnie*/ przy pomocy podwykonawców*.
6. Oświadczam /-y/, że Podwykonawcom zamierzam powierzyć następujące części zamówienia
Lp.
Powierzona część zamówienia
Nazwa podwykonawcy
Oferta została złożona na ................ stronach podpisanych i kolejno ponumerowanych od nr
...... do nr .......... .
Świadom odpowiedzialności karnej oświadczam, że załączone do oferty oświadczenia i dokumenty
opisują stan prawny i faktyczny, aktualny na dzień złożenia oferty ( art. 297 k.k. ).
______________, dnia ____________2015 r.
_______________________________
Pieczątka i podpis Wykonawcy lub osoby(osób)
uprawnionej(ych) do reprezentowania Wykonawcy
* niepotrzebne skreślić
Pieczęć Wykonawcy
Załącznik Nr 4 do SIWZ
WYKAZ WYKONANYCH lub WYKONYWANYCH USŁUG
Wykazanie min. 1 (jednej) usługi sprzątania budynków o powierzchni min. 1000 m2 (w ramach jednego kontraktu), o wartości min. 50.000 zł brutto (w
ramach jednego kontraktu), wykonanych lub wykonywanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia
działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców wraz z załączeniem dokumentu potwierdzającego, że
te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
Lp.
Rodzaj wykonanej usługi
(opis, w tym metraż)
Wartość brutto
Data
wykonanej/wykonywanej wykonania/wykonywania
usługi
usługi
Podmiot na rzecz którego wykonano
roboty wraz z danymi kontaktowymi
Do wykazu należy dołączyć dowody (dotyczące wykazanej usługi) potwierdzające, że usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
______________, dnia ____________2015 r.
______________________________
Pieczątka i podpis Wykonawcy lub osoby(osób)
uprawnionej(ych) do reprezentowania Wykonawcy
Załącznik Nr 5 do SIWZ
UMOWA Or. .............
Zawarta w dniu ………. r. pomiędzy Powiatem Krotoszyńskim reprezentowanym przez Zarząd
Powiatu Krotoszyńskiego w imieniu którego działają:
………………………….
………………………….
zwanym dalej w treści umowy „Zamawiającym”
a firmą
………………………………….
reprezentowaną przez:
………………………..
zwaną dalej w treści umowy „Wykonawcą”.
Niniejsza umowa zostaje zawarta w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty
Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie art. 4 pt. 8 ustawy z
29.1.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 907ze zmianami).
§1
1. Przedmiotem umowy jest sprzątanie pomieszczeń w budynkach
Starostwa Powiatowego w
Krotoszynie.
2. Szczegółowy wykaz prac określa – Załącznik Nr 1 do SIWZ
3. Szczegółową powierzchnię obejmującą przedmiot umowy określa Załącznik Nr 2
4. Zapytanie ofertowe oraz oferta Wykonawcy stanowi integralną część niniejszej umowy.
§2
1. Wykonawca będzie wykonywał prace przy pomocy własnego personelu,
sprzętu, własnych
środków czyszczących oraz innych materiałów niezbędnych do prawidłowej realizacji umowy.
2. Czynności związane z codziennym utrzymaniem czystości pomieszczeń będą wykonywane przez
Wykonawcę w poniedziałek w godzinach nie wcześniej niż od 15.00 najpóźniej do godziny 20.00
od wtorku do piątku w godzinach nie wcześniej niż od godz. 14.00 najpóźniej do godziny 20.00
3. W przypadku gdy u Zamawiającego będzie wyznaczony jako
dzień wolny od pracy, dzień
powszedni, Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę, z co najmniej trzydniowym
wyprzedzeniem, a Wykonawca nie jest zobowiązany w takim dniu do świadczenia usługi.
4. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania przedmiotu umowy z należytą starannością oraz do
zachowania systematyczności.
5. Zamawiający zobowiązuje się do nieodpłatnego udostępniania Wykonawcy:
-
energii elektrycznej,
-
wody ciepłej i zimnej,
-
pomieszczenia socjalnego dla pracowników wykonujących prace wewnątrz budynku,
-
miejsca na sprzęt i materiały potrzebne do realizacji umowy.
6. Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego informowania Zamawiającego o wszelkich awariach
sieci i urządzeń wodno-kanalizacyjnych oraz elektrycznej, niesprawności zamków w drzwiach do
pomieszczeń itp. w czasie wykonywania powierzonych prac oraz innych nieprawidłowościach
związanych z zabezpieczeniem mienia Zamawiającego.
7. Wykonawca niezwłocznie (w ciągu 2 dni) po podpisaniu umowy zobowiązany jest do
przedstawienia zamawiającemu na piśmie informacji o pracownikach – nie karanych wyznaczonych do realizacji zamówienia oraz wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za
sprawowanie nadzoru i kontroli nad wykonywaniem przedmiotu umowy.
8. Lista winna zawierać imię, nazwisko adres zamieszkania oraz numer dowodu osobistego. W
stosunku do osoby wyznaczonej do kontroli i nadzoru
oprócz
imienia, nazwiska, adresu
zamieszkania i nr dowodu osobistego należy wskazać numer telefonu pod którym zgłaszane
będą niezbędne informacje, zastrzeżenia do wykonywanej pracy itp.
9. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy i nie przekazywania osobom trzecim
informacji o Zamawiającym. Wykonawca przyjmie od w/w pracowników oświadczenia o
zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących Zamawiającego powziętych w
związku z wykonywaniem prac objętych umową, a uwierzytelnione kopie oświadczeń przedłoży
Zamawiającemu (w ciągu 2 dni od podpisania umowy).
10. Wykonawca zobowiązany jest pisemnie informować zamawiającego o każdej zmianie w
obsadzie pracowników wyznaczonych do realizacji zamówienia przynajmniej na jeden dzień
przed zaistnieniem przedmiotowej sytuacji. W przypadkach uzasadnionych (np. niestawienie się
pracownika do pracy) doraźnie ze wskazaniem z imienia i nazwiska, adresu zamieszkania i nr
dowodu osobistego
osoby wyznaczonej na zastępstwo wraz z dołączeniem oświadczenia o
zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących Zamawiającego powziętych w
związku z wykonywaniem prac objętych umową
11. Osoba,
której dane nie zostały przekazane na piśmie zamawiającemu nie zostanie
wpuszczona na teren obiektu.
12. Osoby sprzątające winny być wyposażone w identyfikatory min. zawierające imię i nazwisko.
23
13. Na Wykonawcy ciąży obowiązek należytego zabezpieczenia po zakończeniu
w danym dniu
czynności objętych umową, obiektów Starostwa Powiatowego. Stosownego instruktażu w
kwestii zabezpieczenia udzieli Zamawiający.
14. Zamawiający jest uprawniony do bieżącego kontrolowania sposobu świadczenia
usługi przez
Wykonawcę. Wszelkie zastrzeżenia co do wykonywanych usług przekazane zostaną Wykonawcy
– osobie uprawnionej do sprawowania kontroli i nadzoru, pod wskazany nr telefonu lub pisemnie.
15. Na koniec każdego miesiąca, jakość wykonania usługi potwierdzona zostanie protokołem odbioru
prac. Osoba wyznaczona przez Zamawiającego będzie wpisywała uwagi co do wykonania
przedmiotu umowy lub w przypadku braku zastrzeżeń zastosowany zostanie zapis "bez uwag".
W przypadku zastrzeżeń, co do jakości (należytości) wykonanej usługi zamawiający zastosuje
kary umowne, o których mowa w §5 ust. 1 d
16. Osobą o której mowa w ust. 14 jest . ………………………………….. nr telefonu………………...
e-mail ……………………………….
§4
1. Za wykonanie usługi stanowiącej przedmiot umowy Zamawiający zobowiązuje się zapłacić
Wykonawcy wynagrodzenie ryczałtowe zgodnie ze złożoną ofertą, tj. ……………….. zł brutto
miesięcznie (słownie: …………………) w tym VAT ……………. zł
2. Wartość ryczałtowa umowy na czas jej realizacji wynosi …………………zł brutto słownie:
(…………………)
3. Rozliczenie usługi sprzątania następować będzie na koniec miesiąca, za dany miesiąc. Płatności
faktur/rachunków za dany miesiąc w ciągu 14 dni od daty otrzymania ich przez Zamawiającego.
§5
1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w razie:
a) Odstąpienia od umowy przez Wykonawcę z przyczyn zależnych od Wykonawcy, w wysokości
10 % wynagrodzenia , o którym mowa w § 4 ust. 2
b) Odstąpienia od umowy przez Zamawiającego wskutek wystąpienia okoliczności, za które
odpowiada Wykonawca w wysokości 10 % wynagrodzenia , o którym mowa w § 4 ust. 2
c) Zwłoki w wykonaniu przedmiotu umowy - w wysokości 0,5 % wynagrodzenia, o którym
mowa w § 4 ust. 1 za każdy dzień zwłoki.
d) nienależytego wykonania usługi w wysokości 10 % wartości wynagrodzenia, o którym mowa
w § 4 ust. 1
2. W przypadku stwierdzenia 3-krotnego nienależytego wykonania zobowiązań
wynikających z
umowy, Zamawiający będzie miał prawo do odstąpienia od umowy z winy Wykonawcy.
3. Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadku wykonania przedmiotu umowy w sposób
wadliwy, niezgodny z obowiązującymi przepisami i
standardami
lub sprzeczny z umową.
24
3. Strony ustalają, że w razie naliczenia kary umownej zgodnie z ust. 1 i 2, Zamawiający może
potrącić
je
z
wystawionych faktur.
§6
W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie będzie
służyło interesowi publicznemu, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy,
Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od daty powzięcia wiadomości o
powyższych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia
należnego mu z tytułu wykonania części umowy.
§7
Umowa niniejsza zostaje zawarta na czas od dnia 04.01.2016 do dnia 31 grudnia 2018 r.
§8
1. Zmiany niniejszej umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej pod rygorem
nieważności.
2. Zamawiający przewiduje
możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w
szczególności:
a) zmiany wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany stawki podatku
VAT.
b) zmiany wynagrodzenia w przypadku zmiany – zmniejszenia powierzchni przeznaczonej
do wykonywania usług będących przedmiotem umowy w takim przypadku wynagrodzenie
obliczone zostanie proporcjonalnie.
§9
Wszelkie spory mogące wyniknąć na tle realizacji niniejszej umowy Strony
rozstrzygać polubownie, a w przypadku nie dojścia do porozumienia, poddadzą się
zobowiązują
się
jurysdykcji sadu
właściwego dla siedziby Zamawiającego.
§ 10
W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu
cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych.
§ 11
25
Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, 2 egz. dla Zamawiającego, 1 egz. dla
Wykonawcy.
WYKONAWCA
ZAMAWIAJĄCY
26