Jastrzębie-Zdrój, dn. 06.05.2015r. LD HOLDING SA ul

Jastrzębie-Zdrój, dn. 06.05.2015r.
LD HOLDING S.A.
ul. Pszczyńska 186
44-335 Jastrzębie-Zdrój
ZAPYTANIE OFERTOWE nr 170/LD/EWH/2015
DOTYCZĄCE WYBORU WYKONAWCY USŁUGI ZAPEWNIENIA BAZY SZKOLENIOWEJ
DLA UCZESTNIKÓW I PERSONELU PROJEKTU
(wyżywienie, wynajem sal szkoleniowych w woj. podkarpackim – Radomyśl Wielki i okolice do 30km.)
W związku z realizacją przez LD Holding S.A. w partnerstwie z AT Group S.A. projektu partnerskiego pn.:
„Ekologia w handlu – co o tym wiesz?” – realizowanego w okresie od 01.01.2014r. do 30.06.2015r. w ramach
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - Poddziałanie 2.1.1 – Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach,
współfinansowanego ze
środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu
Społecznego,
poszukujemy Wykonawcy, który w ramach świadczonych przez siebie usług zrealizuje następującą usługę:
I.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Zapewnienie bazy szkoleniowej dla grupy uczestników i personelu projektu, celem przeprowadzenia szkolenia w
terminie 28.05.2015r.
A w szczególności:

wyżywienie – w tym także organizacja przerw kawowych (m.in. kawa, herbata, napoje, ciasteczka)
uczestników , trenera oraz osoby zarządzającej,

Wynajęcie sali szkoleniowej,
Nazwy i kody dotyczące przedmiotu zamówienia określone we Wspólnym Słowniku Zamówień Publicznych
(CPV): CPV 55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji.
Wymagania dotyczące organizacji szkolenia:
1. Obiekt musi być zlokalizowany w woj. podkarpackim – Radomyśl Wielki lub okolice do 30 km.
2. Wyżywienie dla trenera, osoby zarządzającej i uczestników obejmuje: lunch + napoje. W dniu szkolenia
każdemu uczestnikowi szkolenia, trenerowi oraz osobie zarządzającej w ramach wyżywienia przysługują
dwie przerwy kawowe.
Lunch musi zawierać ciepłe danie + napoje (woda, soki w ilości co najmniej 0,33l/osoba).
Przykładowe Menu:
Zestaw 1:
Pieczona golonka po bawarsku, pieczone ziemniaczki, kapusta zasmażana, sok owocowy/kompot.
Zestaw 2:
Gulasz wieprzowy, kluski śląskie, zestaw surówek, sok owocowy/kompot.
Zestaw 3:
Łosoś w sosie koperkowym, frytki, zestaw surówek, sok owocowy/kompot.
Gramatura wszystkich potraw powinna być zgodna z ogólnie przyjętymi zasadami dot. gramatury
posiłków przeznaczonych dla konsumentów dorosłych.
3. Przerwy kawowe (2 przerwy kawowe w ciągu dnia szkolenia) serwowane dla uczestników, trenera oraz
osoby zarządzającej. Podczas przerw kawowych ma być serwowana: do wyboru przez uczestnika
szkolenia kawa lub herbata (co najmniej 1 filiżanka/uczestnik), woda gazowana i niegazowana
(0,33l/uczestnik), soki (0,33l/uczestnik), wafle – ciasteczka. Wykonawca zapewni stałe uzupełnienie
składników przerw kawowych.
4. Sala szkoleniowa powinna:
- być przystosowana do przeprowadzenia szkolenia dla 4 osób w formie warsztatowej (możliwość
ustawienia stołów w kształcie litery U lub innej w zależności od potrzeby prowadzącego), wyposażona w
sprzęt niezbędny do przeprowadzenia szkolenia (rzutnik multimedialny, ekran, tablica typu Flip-chart,
zapas papieru i flamastry)
- mieć naturalne i sztuczne oświetlenie, klimatyzację, a optymalna temperatura ma wynosić 22°C.
- posiadać oświetlenie 300 lx (przy tablicy 500 lx), natomiast wskaźnik równomierności oświetlenia
powinien wynosić min. 0,7.
- być tak usytuowana aby uczestnicy innych grup szkoleniowych lub inni goście obiektu nie zakłócali
zajęć szkoleniowych.
- posiadać podłączenie do bezprzewodowej sieci internetowej
5. Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość oznakowania sali szkoleniowej oraz korytarzy
symbolami unijnymi (plakaty, ulotki, baner stojący).
6. Wykonawca zapewni bezpłatny parking dla uczestników szkolenia, trenera oraz osoby zarządzającej.
7. Płatność za wykonaną usługę zostanie dokonana w terminie zgodnym z ofertą, pod warunkiem
dostępności środków na wyodrębnionym dla projektu rachunku bankowym. Podstawą do dokonania
płatności będzie faktura VAT wystawiona w oparciu o ceny jednostkowe wskazane w Formularzu Oferty
z uwzględnieniem warunku wskazanego w pkt.2 części V Zapytania.
Powyższe wymagania są obligatoryjne. Oferty, które nie zabezpieczają wszystkich wymagań określonych
powyżej będą odrzucone na etapie oceny formalnej, jako nie spełniające wymogów.
II.
TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA
28.05.2015r.
III.
ZAMAWIAJĄCY
LD HOLDING S.A.
ul. Pszczyńska 186
44-335 Jastrzębie-Zdrój
IV.
OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ
 Formularz oferty (Załącznik nr 1) zawierający cenę brutto za przedmiot zamówienia, uwzględniającą
ceny jednostkowe elementów określonych w pkt I, skalkulowaną dla grupy:
- koszt wynajęcia sali szkoleniowej za 1 dzień, wyżywienia i przerw kawowych grupy szkoleniowej,
przy założeniu dla 4 uczestników, 1 trenera i 1 osoby zarządzającej.
 Warunki rozliczenia usługi – informacje czy ostateczny koszt usługi (kwota faktury VAT) będzie zgodny
z rzeczywistym stanem wykorzystania (tj. będzie obejmował koszt pobytu rzeczywistej liczby osób
uczestniczących w szkoleniu niezależnie od wielkości zamówienia), termin w jakim możliwa jest
bezkosztowa anulacja zamówienia oraz termin płatności za usługę.
 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych między Wykonawcą a Zamawiającym
(Załącznik nr 2)
V.
KRYTERIA OCENY OFERTY
1. Łączna cena brutto za wyżywienie, przerwy kawowe oraz wynajem sali szkoleniowej spełniającej
wymagania zawarte w zapytaniu – 70% (maksymalna liczba punktów jakie może otrzymać oferta za
kryterium - 70 pkt.)
Łączna cena oznacza cenę skalkulowaną na podstawie przedstawionych przez oferenta stawek
jednostkowych dla całej usługi. Oferta, która będzie zawierać najniższą cenę, otrzyma maksymalną
liczbę punktów, natomiast pozostałe oferty będą liczone według wzoru:
liczba punktów oferty badanej za kryterium = (najniższa cena spośród wszystkich ważnych ofert
x maksymalna ilość punktów do zdobycia) /cena oferty badanej
2. Warunki rozliczenia usługi
- ostateczny koszt usługi (kwota faktury VAT) zgodny z rzeczywistym stanem wykorzystania – 10%
(maksymalna liczba punktów jakie może otrzymać oferta za kryterium - 10pkt.)
Przy odpowiedzi „Tak” – 10 punktów, przy odpowiedzi „Nie” -0 punktów.
- Termin w którym możliwa jest bezkosztowa anulacja zamówienia – 0-10% (maksymalna liczba
punktów jakie możne otrzymać oferta za kryterium – 10pkt.)
Odpowiednio:
4 dni- 0pkt
3dni – 4pkt
1 dzień – 7pkt
w dniu szkolenia – 10pkt
- Termin płatności za usługę – 0-10% (maksymalna liczba punktów jakie możne otrzymać oferta za
kryterium – 10pkt.)
Odpowiednio:
30dni – 0pkt
60dni – 5pkt
90dni – 10pkt
3. Wykonawca może zdobyć maksymalnie 100 pkt. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, nie
podlegająca odrzuceniu (spełniająca wszystkie wymagania zawarte w zapytaniu),
zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach
która po
otrzyma największą liczbę
punktów.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji cenowych jeśli wartość oferty przekroczy stawki
przewidziane w budżecie projektu.
VI.
TERMIN ORAZ SPOSÓB SKŁADANIA OFERT
1.
Oferty należy składać do dnia 20.05.2015 (decyduje data i godzina wpływu oferty do
Zamawiającego) na adres:
LD HOLDING S.A.
ul. Pszczyńska 186
44-335 Jastrzębie-Zdrój
fax: +48 32 47 89 010
e-mail: [email protected]
2.
Dopuszcza się drogę korespondencji elektronicznej (skan), fax oraz złożenie oferty bezpośrednio w
siedzibie Zamawiającego.
3.
Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
4.
Oferta musi być przygotowana na formularzu wg wzoru „Formularz oferty” załączonego do
niniejszego zapytania.
Oferta powinna:
- być opatrzona pieczątką firmową,
- posiadać datę sporządzenia,
- zawierać adres siedziby oferenta, numer telefonu, NIP,
- być podpisana czytelnie przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy.
5.
Składać oferty mogą Wykonawcy, którzy:
-posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy
nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
-posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i
osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
-znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
-są właścicielami lub zarządcami obiektu, którego dotyczy oferta.
6. W postępowaniu nie mogą brać udziału oferenci, którzy są powiązani z Zamawiającym osobowo lub
kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe należy rozumieć wzajemne powiązania między
Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub
osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i
przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 5 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,
pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku
przysposobienia, opieki lub kurateli.
7.
W przypadku przedstawienia oferty niezgodnej z niniejszym zapytaniem, przedstawienia informacji
nieprawdziwych lub nie spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca zostanie
odrzucony z niniejszego postępowania
8.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontroli spełnienia przez oferenta warunków postępowania.
Oferent ma obowiązek taką kontrolę umożliwić i współpracować przy kontroli. W przypadku
wykazania niezgodności wyników kontroli ze złożonym oświadczeniem oferent może zostać
wykluczony z postępowania na każdym jego etapie.
9.
W przypadku wykluczenia oferenta po ułożeniu listy rankingowej procedura zostanie powtórzona od
tego momentu.
10. Postępowanie kończy się z chwilą zawarcia umowy z wybranym oferentem.
11. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
VII.
UWAGI I KONTAKT
1.
Za niedotrzymanie podczas realizacji zamówienia warunków przesłanych w ofercie, będzie
stosowana kara umowna w wysokości 15% ustalonej wartości ceny.
2.
Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami jest:
Iwona Mądra-Biedrzycka
LD HOLDING S.A.
ul. Pszczyńska 186
44-335 Jastrzębie-Zdrój
fax: +48 32 47 89 010,
e-mail: [email protected]
Termin rozstrzygnięcia 21.05.2015r. Wyniki rozstrzygnięcia zostaną umieszczone na stronie
internetowej firmy LD HOLDING S.A. (www.liviosklepy.pl)
VIII.
Załączniki:
1. Formularz oferty
2. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych między Wykonawcą a Zamawiającym
Załącznik nr 1
FORMULARZ OFERTY
Formularz oferty do zapytania ofertowego nr 170/LD/EWH/2015 dotyczącego wyboru wykonawcy usługi:
zapewnienie bazy szkoleniowej dla grupy uczestników (4 osób) i personelu projektu, celem przeprowadzenia
szkolenia w terminie: 28.05.2015r.
Zamawiający:
LD HOLDING S.A.
ul. Pszczyńska 186
44-335 Jastrzębie-Zdrój
Oferent:
Nazwa oferenta
Adres siedziby oferenta
Imię i nazwisko osoby wyznaczonej do
kontaktów w sprawie oferty
Telefon, adres e-mail oferenta
Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia
1. Kalkulacja kosztów zamówienia dla grupy szkoleniowej (szkolenie 1 dniowe/ 4 uczestników+ trener +
osoba zarządzająca):
Cena jednostkowa
brutto
1. Wyżywienie 1 osoby (uczestnicy, trener i
osoba zarządzająca) na szkoleniu 1-
Kalkulacja ceny usługi brutto
Liczba
6
dniowym (lunch, 2 x przerwa kawowa)
2. Wynajem sali szkoleniowej za 1 dzień
1
szkolenia
Razem:
Razem brutto
2. Warunki rozliczenia usługi:
określenie ( TAK lub NIE)
Czy ostateczny koszt usługi (kwota faktury VAT) będzie zgodny z
rzeczywistym stanem wykorzystania?
Termin w jakim Zamawiający może dokonać bezkosztowej anulacji
Prosimy o zaznaczenie właściwej
zamówienia
odpowiedz znakiem „x”
4 dni przed szkoleniem
3 dni przed szkoleniem
1 dzień przed szkoleniem
W dniu szkolenia przed rozpoczęciem zajęć
Termin płatności
Prosimy o zaznaczenie właściwej
odpowiedz znakiem „x”
30 dni od dnia wystawienia faktury
60 dni od dnia wystawienia faktury
90 dni od dnia wystawienia faktury
Oświadczamy, iż:

posiadamy uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności,

posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujemy potencjałem technicznym i osobami
zdolnymi do wykonania zamówienia,

znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,

gwarantujemy wykonanie całości niniejszego zamówienia zgodnie z treścią zapytania,

w przypadku udzielenia nam zamówienia zobowiązujemy się do zawarcia umowy w terminie i miejscu
wskazanym przez Zamawiającego,

zapoznaliśmy się w sposób wystarczający i konieczny ze szczegółowym zakresem zamówienia zawartym
w zapytaniu oraz wszystkimi informacjami niezbędnymi do zrealizowania zamówienia, a nieznajomość
powyższego stanu nie może być przyczyną dodatkowych roszczeń finansowych.
Oświadczamy, że jesteśmy związani niniejszą ofertą przez okres 7 dni od daty, w której upływa termin składania
ofert.
……………………………………………
pieczęć firmowa
………………………………………...
data, czytelny podpis osoby
upoważnionej do reprezentowania firmy
Załącznik nr 2
OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH
MIĘDZY WYKONAWCĄ A ZAMAWIAJĄCYM
Niniejszym oświadczam, że pomiędzy Wykonawcą tj.
…………………………………………………………………………………..…………..………………………………………
a Zamawiającym tj. LD Holding S.A. lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności
związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą nie
istnieją powiązania kapitałowe lub osobowe polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
pełnomocnika;
d) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić
uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w
szczególności pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub
powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego
stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
..................................................................................
Data podpis Wykonawcy