Instrukcja użytkowania narzędzia analityczno

Część I.
5 kroków do rejestracji podmiotów ekonomii społecznej i OWES na portalu
eRPES.pl
KROK 1. Przechodzimy do działu „Logowanie”, znajdującego się w prawym górnym rogu
ekranu
Po kliknięciu linku Logowanie otworzy się okno umożliwiające dokonanie rejestracji.
KROK 2. Klikamy
Pojawi się nowe okno, w którym należy wypełnić wszystkie pola obowiązkowe, oznaczone
symbolem gwiazdki „*”.
W sekcji „Nowe konto użytkownika” należy wypełnić następujące pola:
• Login – podajemy nazwę użytkownika, która będzie używana do logowania;
• Hasło – definiujemy hasło, składające się z minimalnie 8 znaków, którym chcemy
posługiwać się podczas logowania;
• Powtórz hasło – wpisujemy powtórnie zdefiniowane we wcześniejszym polu hasło;
• Imię;
• Nazwisko;
• Tel. – podajemy telefon kontaktowy użytkownika;
• E-mail – podajemy adres mailowy użytkownika, pod którym będzie kontaktował się
administrator w przypadku, np. korekty wprowadzonych danych; jeżeli wybrany
adres już istnieje, należy wskazać inny;
• Typ – z listy rozwijanej wybieramy odpowiedni typ jednostki, którą rejestrujemy:
Uwaga: W przypadku, gdy użytkownik nie wypełni pól obowiązkowych, tj. oznaczonych
gwiazdką, nie będzie mógł przejść do dalszej części formularza rejestracyjnego. Program
podświetli pola wymagane do uzupełnienia:
Uwaga: Należy zadbać o wpisanie aktualnych i faktycznie używanych danych kontaktowych
(nr. telefonu, e-mail), które będą używane przez administratora portalu do kontaktu z
użytkownikiem. Aktualny adres jest niezbędny także w przypadku uruchomienia procedury
odzyskiwania hasła (po kliknięciu przycisku „Zapomniałem hasła”).
Wybieramy przycisk
, znajdujący się pod sekcją „Nowe konto użytkownika” oraz
opcjonalnie (w formie tzw. „przycisku pływającego”) u dołu ekranu, w części środkowej.
KROK 3.
Pojawia się kolejna sekcja „Dane użytkownika - podmiotu ekonomii społecznej” lub „Dane
użytkownika – OWES”, w której określamy:
1. Kompletne dane reprezentowanego przez użytkownika podmiotu/ośrodka:
• Nazwa – podajemy pełną nazwę podmiotu/ośrodka;
• Nazwa miejscowości – wpisujemy nazwę miejscowości, w której znajduje się siedziba
reprezentowanego podmiotu/ośrodka;
2. Jednostkę podziału terytorialnego, zgodnie z lokalizacją podmiotu/instytucji –
województwo, powiat, gminę:
Uwaga: Istnieje możliwość wyboru tylko województwa lub tylko województwa
i powiatu/powiatów.
Zalecamy uzupełnianie danych nt. jednostki podziału terytorialnego w następującej
kolejności:
Województwo
Powiat/powiaty (w przypadku OWES wzięto po uwagę fakt, iż ośrodki te obejmują
wsparciem podmioty zlokalizowane w różnych powiatach, stąd istnieje możliwość wyboru
więcej niż jednego powiatu - w tym celu należy nacisnąć klawisz CTRL, a następnie zaznaczyć
właściwe powiaty)
Gmina
3. Adres podmiotu/instytucji – uzupełniamy ulicę, nr bloku, nr lokalu, kod pocztowy,
adres do korespondencji, nazwy i adresy oddziałów, filii i jednostek podległych:
4. Dodatkowe informacje odnośnie formy prawnej - np. w przypadku, gdy podmiot
prowadzony jest przez inną organizację czy jednostkę samorządu terytorialnego,
można wprowadzić stosowną informację w pole:
5. Czy organizacja jest zobowiązana do samodzielnego sporządzania sprawozdania
finansowego – zaznaczamy na liście rozwijanej odpowiedź „TAK” lub „NIE”:
6. Czy organizacja posiada numer KRS:
Jeśli organizacja nie posiada numeru KRS, klikamy w
- wówczas nie jest wymagane
wpisanie daty rejestracji w KRS oraz numeru KRS (pola te nie są aktywne).
Jeśli organizacja posiada numer KRS i pole pozostaje niezaznaczone, wypełniamy poniższe
pola:
Uwaga: Podobną operację wykonujemy w punkcie 7, 8, 11.
7. Numer NIP:
8. Numer REGON:
9. Adres e-mail:
10. Adres strony internetowej:
11. Informację na temat posiadania statusu OPP (jeżeli organizacja nie posiada statusu
OPP, pole służące do wpisania dany uzyskania statusu OPP nie jest aktywne):
12. Informacje opisowe (wpisany tekst może mieć maksymalnie 65 535 znaków) na temat
działalności podmiotu, w tym:
• Misja (chodzi o ogólną charakterystyka misji i celów działania - opis celów, których
osiągnięcie jest istotne w dłuższej i krótszej perspektywie);
• Terytorialny obszar działalności (wskazujemy, jaki obszar w sensie podziału
administracyjnego jest obsługiwany przez jednostkę; z jakich obszarów organizacja
przyjmuje klientów/podopiecznych;
• Grupy docelowe (opisujemy adresatów działalności organizacji – typy podmiotów,
instytucji lub osób, do których kierowana jest działalność – np. osoby
niepełnosprawne, dzieci, osoby długotrwale bezrobotne, instytucje samorządowe,
organizacje trzeciego sektora itp.; warto także – w miarę możliwości –
scharakteryzować strukturę adresatów działalności – np. ze względu na płeć, wiek lub
specyficzne potrzeby);
• Bieżąca działalność podmiotu (na jakich założeniach opiera się i na czym polega
aktualna działalność organizacji);
• Produkty i usługi (jakiego rodzaju usługi, produkty lub świadczenia organizacja
oferuje osobom lub instytucjom z grup docelowych);
• Źródła finansowania (opis sposobów pozyskiwania środków na działalność);
• Aktualnie realizowane programy i projekty (np. finansowanych ze środków UE,
z budżetu centralnego, we współpracy z innymi organizacjami itp.);
• Kadra i pracownicy (charakterystyka osób, które aktualnie pracują w organizacji – np.
ze względu na ich kompetencje, posiadane specjalizacje itp.);
• Dokumenty opisujące działalność Państwa podmiotu (w pole warto wstawić
odnośniki do stron internetowych opisujących działalność podmiotu).
13.
Informację, czy organizacja aktualnie prowadzi działalność, rok założenia,
rozpoczęcia, zakończenia działalności:
Po uzupełnieniu formularza wybieramy przycisk
, znajdujący się w lewej dolnej części
sekcji oraz dostępny opcjonalnie (w formie tzw. „przycisku pływającego”) u dołu ekranu,
w części środkowej.
KROK 4. Przystępujemy do wypełnienia ankiety kondycji PES (w przypadku OWES ankiety
wsparcia ekonomii społecznej) za bieżący rok lub wybieramy przycisk
, znajdujący pod
ankietą kondycji PES oraz opcjonalnie (w formie tzw. „przycisku pływającego”) u dołu
ekranu, w części środkowej.
Uwaga: Wypełnienie ankiety kondycji PES/wsparcia ekonomii społecznej jest możliwe
w dowolnym momencie, po zalogowaniu na portal eRPES.pl. Wszystkie dane wprowadzone
do ankiety można w miarę potrzeb i zmieniającej się sytuacji podmiotu aktualizować.
Wszystkie dane wprowadzone do ankiety rejestracyjnej będą widoczne dla wszystkich
użytkowników portalu – w bazie adresowej.
KROK 5. Kończymy rejestrację i oczekujemy na akceptację przez administratora:
W przypadku, gdy proces akceptacji jest w toku, próby logowania nie powiodą się. Pojawi się
wówczas komunikat:
Konto posiada pełną funkcjonalność po uzyskaniu akceptacji administratora. Proces
akceptacji trwa ok. 1-2 dni robocze.
Część II.
5 kroków do rejestracji jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego lub
administracji publicznej na portalu eRPES.pl
KROK 1. – należy postępować analogicznie jak w przypadku podmiotów ekonomii
społecznej i OWES (opisano w części I.).
KROK 2. – należy postępować analogicznie jak w przypadku podmiotów ekonomii
społecznej i OWES (opisano w części I.).
KROK 3.
W sekcji „Dane użytkownika – jednostki organizacyjnej samorządu
terytorialnego lub administracji” uzupełniamy następujące dane:
1. Nazwa – podajemy pełną nazwę instytucji;
2. Jednostka podziału terytorialnego, zgodnie z lokalizacją podmiotu/instytucji –
województwo, powiat, gminę:
3. Rodzaj jednostki – w zależności od wybranej jednostki podziału terytorialnego, którą
reprezentowana instytucja obejmuje swym działaniem, użytkownik może zaznaczyć
jeden ze zdefiniowanych typów instytucji:
• na poziomie województwa: urząd marszałkowski, Wojewódzki Urząd Pracy,
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej (nie jest wówczas aktywna lista powiatów
ani gmin):
•
na poziomie powiatu (po uprzednim wskazaniu województwa) wybieramy
spośród następujących typów instytucji: Urząd Miasta, Starostwo Powiatowe,
Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie, Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie,
Powiatowy
Urząd
Pracy
(nie
jest
pokazywana
lista
gmin).
W przypadku PUP istnieje możliwość wyboru więcej niż jednego powiatu - w tym
celu należy nacisnąć klawisz CTRL, a następnie dokonać wyboru powiatów:
•
na poziomie gminy (po uprzednim wskazaniu województwa i powiatu) wybieramy
spośród następujących typów instytucji: Urzędy Gmin, Miejski Ośrodek Pomocy
Społecznej Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej i gminny Ośrodek
Pomocy Społecznej:
Uwaga: Istnieje możliwość wyboru tylko województwa lub tylko województwa
i powiatu/powiatów.
Zalecamy uzupełnianie danych nt. jednostki podziału terytorialnego w następującej
kolejności:
Województwo
Powiat/powiaty (w przypadku PUP wzięto po uwagę fakt, iż mogą one jednocześnie
obejmować teren powiatu, jak i miasta na prawach powiatu)
Gmina
Uwaga: W przypadku instytucji pomocy społecznej zastosowano nazewnictwo zbieżne
z rozwiązaniem przyjętym w Ustawie o pomocy społecznej. Stąd wybierając typ instytucji,
którą reprezentuje użytkownik prosimy kierować się faktycznym zasięgiem działalność
organizacji, a nie wprost jej nazwą.
4. Adres podmiotu/instytucji – uzupełniamy ulicę, nr bloku, nr lokalu, kod pocztowy,
adres do korespondencji, nazwy i adresy oddziałów, filii i jednostek podległych:
5. Numer NIP:
Jeśli organizacja nie posiada numeru NIP, klikamy w
- wówczas nie jest wymagane
wpisanie numeru NIP (pole nie jest aktywne).
Jeśli organizacja posiada numer NIP i oznaczyliśmy , wypełniamy poniższe pole:
6.
Uwaga: Podobną operację wykonujemy w kolejnym punkcie.
7.
Numer REGON:
8.
Adres e-mail:
9.
Adres strony internetowej:
Po uzupełnieniu formularza wybieramy przycisk
, znajdujący się w lewej dolnej części
sekcji oraz dostępny opcjonalnie (w formie tzw. „przycisku pływającego”) u dołu ekranu,
w części środkowej.
KROK 4. Przystępujemy do wypełnienia ankiety dotyczącej współpracy i wsparcia ekonomii
społecznej za bieżący rok lub wybieramy przycisk
, znajdujący pod ankietą oraz
opcjonalnie (w formie tzw. „przycisku pływającego”) u dołu ekranu, w części środkowej.
Uwaga: Wypełnienie ankiety kondycji dotyczącej współpracy i wsparcia ekonomii społecznej
jest możliwe w dowolnym momencie, po zalogowaniu na portal eRPES.pl.
KROK 5. Kończymy rejestrację i oczekujemy na akceptację przez administratora:
W przypadku, gdy proces akceptacji jest w toku, próby logowania nie powiodą się. Pojawi się
wówczas komunikat:
Konto posiada pełną funkcjonalność po uzyskaniu akceptacji administratora. Proces
akceptacji trwa ok. 1-2 dni robocze.
INSTRUKCJA użytkowania portalu eRPES.pl – eRaport Podmiot Ekonomii
Społecznej i zawartego w nim Kalkulatora kondycji PES
1. Logowanie do portalu
Po poprawnej rejestracji i zatwierdzeniu użytkownika przez administratora strony, można
przystąpić do logowania na portalu. W tym celu przechodzimy do działu
, znajdującego się w prawym górnym rogu ekranu
i wprowadzamy ustalony podczas rejestracji login oraz hasło:
2. Po zalogowaniu można rozpocząć korzystanie ze wszystkich funkcjonalności portalu,
które zostały rozlokowane w jego poszczególnych elementach (szczegółowo zostały
one opisane w podręczniku), tj.:
• Menu górne – tj. część informacyjna, zawiera odsyłacze do następujących części
portalu (jest dostępne zarówno dla zalogowanych, jak i nie posiadających konta
odbiorców):
−
Aktualności;
−
Podmioty ekonomii społecznej - baza adresowa i opis działalności;
−
Jednostki samorządu terytorialnego - baza adresowa i oferta wsparcia;
−
OWES – baza adresowa i oferta wsparcia;
−
Prawo o ekonomii społecznej;
−
Dokumenty strategiczne JST;
−
Wsparcie i współpraca: ogłoszenia i informacje;
−
Ogłoszenia i informacje różne;
−
Odnośniki;
−
Pomoc i FAQ1.
Wyżej wskazane zakładki są dostępnie dla każdego użytkownika, również niezalogowanego.
Ich opis znajduje się w Tabeli 10 niniejszego podręcznika (str. 110-111).
1
W zakładce Pomoc i FAQ publikowane są różne wyjaśnienia dotyczące obsługi i możliwości eRPES.pl. W przypadku
jakichkolwiek wątpliwości dotyczących użytkowania narzędzia polecamy odwiedzenie ww. zakładki.
Uwaga: Powyżej zakładki Pomoc i FAQ znajduje się link do Forum projektu innowacyjnego pn.
„Efektywna i skuteczna przedsiębiorczość społeczna”.
• Menu nawigacji (poniżej Menu górnego) – wskazuje użytkownikowi aktualną
pozycję na stronie, kliknięcie w link "Strona główna" w tym menu skutkuje
powrotem do strony głównej portalu.
• Menu główne (po lewej stronie witryny) – zawiera odsyłacze do najważniejszych
części strony – służy do obsługi elementów Kalkulatora kondycji PES i danych o
dynamice problemów społecznych w JST.
Zalogowany użytkownik reprezentujący podmiot ekonomii społecznej znajdzie w Menu
głównym następujące zakładki:
− Ankieta kondycji PES;
− Podstawowe dane o JST: wizualizacje;
− Wskaźniki Twojego PES:
− W
s
k
− Tabela z wagami używanymi do obliczania wskaźników i indeksów –
omówienie wag w Załączniku 2: Zestawy wag dla wskaźników i indeksów:
Zalogowany użytkownik reprezentujący jednostkę organizacyjną samorządu terytorialnego
lub administracji publicznej lub Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej znajdzie w tej
części portalu linki do następujących elementów:
− Ankieta – współpraca i wsparcie ekonomii społecznej;
− Ankieta – wprowadzanie danych o strukturze i dynamice problemów
społecznych JST;
− Modyfikacja wag używanych do obliczania wskaźników i indeksów;
− Wskaźniki wybranego PES – wykresy;
− Wizualizacja danych dla Twojej instytucji.
Z kolei każdy użytkownik będzie mógł z pomocą Kalkulatora kondycji PES uzyskać wgląd
w uśrednione dla danego typu PES wyniki analiz, zaprezentowane w formie tabelarycznej
i graficznej. W tym celu powinien kliknąć w stosowne odnośniki, pojawiające się w Menu
głównym dla użytkownika niezalogowanego, tj.:
− Efektywność i skuteczność PES: wskaźniki uśrednione;
− Efektywność i skuteczność PES: wykresy;
− Podstawowe dane o JST: wizualizacje.
3. Właściwa treść portalu – znajduje się w środkowej części dokumentu, w zależności od
wybranej zakładki, zawiera ona np. aktualności, formularze ankiet, dane kontaktowe
podmiotów, artykuły, odnośniki i ogłoszenia itp.
4. Menu prawe (po prawej stronie witryny) – znajduje się w nim odsyłacz „Moje dane i
dane mojej instytucji” – po jego kliknięciu możliwa jest modyfikacja/aktualizacja danych
wprowadzonych podczas rejestracji.
Elementy portalu – poziom zalogowanego reprezentanta PES