jak organizować spotkania, by nie marnowac czasu i osiągnąć cel

METAPLAN – jak organizować spotkania, by nie marnować czasu i osiągnąć cel?
Wyobraźcie sobie taką sytuację: mija już godzina spotkania - było zaplanowane na godzinę, ale wiadomo,
że się przeciągnie. Już wiesz, że nic dziś nie ustalicie, czujesz, że Twój czas się marnuje. Do tej pory może
4 osoby z 12-osobowej grupy wyraziły swoje zdanie, ledwo dopuszczając innych do głosu. W pewnym
momencie próbowałeś się przebić i coś powiedzieć, ale ogólny chaos był na tyle duży, że nikt nawet nie
usłyszał Twojego pomysłu. Zaczyna narastać w Tobie frustracja. Prawda jest taka, że i tak reszta grupy
patrzy na lidera i poprą to, co on zaproponuje.
Mieliście tak kiedyś? Mam nadzieję, że nie, ale niestety jest to rzeczywistość wielu zespołów, z którymi
pracuję. W większości firm ludzie uważają, że zebrania to strata czasu i niepotrzebna frustracja. Sama też
często uczestniczyłam w spotkaniach, które były dalekie od ideału – stąd właśnie mój zachwyt
metaplanem – narzędziem, które w łatwy sposób pozwala zwiększyć efektywność spotkań.
Zastanawiacie się, co to właściwie jest ten metaplan?
Jest to metoda wynaleziona przez braci Wolfganga i Eberharda Schnelle w latach 70 w Niemczech - forma
dyskusji grupowej, w której każdy uczestnik ma równe prawo głosu. Metaplan pozwala na spokojne,
rozważne zbadanie omawianego zagadnienia i poszukiwanie wspólnego, optymalnego rozwiązania. Jest
to dyskusja, w której każdy uczestnik odpowiadając na konkretne pytania ma możliwość dzielić się swoimi
pomysłami, ale jednocześnie słucha odpowiedzi innych oraz może konfrontować swój punkt widzenia z
innymi. W trakcie pracy w szybki, angażujący wszystkich sposób otrzymujemy zarówno diagnozę sytuacji,
jak również możliwości rozwiązania trudnego problemu.
Jak wygląda taka praca?
Szybka dyskusja
Najpierw uczestnicy wyrażają swoje pomysły lub opinie dotyczące tematu spotkania w formie pisemnej –
na kartkach przyklejanych do plakatów. To praca indywidualna, każdy dzieli się swoimi pomysłami,
wszystkie są dokładnie tak samo ważne, w trakcie pracy zazwyczaj nikt nie wie, do kogo należy dana kartka
z pomysłem. Następnie uczestnicy mogą zagłosować, nad którymi tematami czy pomysłami chcieliby
popracować.
Praca w grupach
Po fazie wstępnej dyskusji uczestnicy dzielą się są na kilkuosobowe grupy, w których indywidualnie na
małych kartkach odpowiadają na pytanie: jak jest (jak było?). Następnie przyklejają je w wyznaczonym
miejscu na plakacie własnej grupy. Jest to element diagnozy stanu wyjściowego. Odpowiadają na drugie
pytanie: Jak być
powinno? I przyklejają kartki w odpowiednim miejscu plakatu. Pytanie to ma sprowokować odpowiedzi
wskazujące możliwości poprawy, polepszenia sytuacji. Udzielenie odpowiedzi na trzecie pytanie: Dlaczego
nie jest tak, jak być powinno? stanowi prezentację przyczyn zaistniałych nieprawidłowości, popełnionych
błędów.
Wspólne wnioski
Ostatnim elementem metaplanu, po przeanalizowaniu i uporządkowaniu wszystkich odpowiedzi, jest
wspólne, grupowe ustalenie wniosków. Zazwyczaj po przedstawieniu wniosków tworzy się konkretny plan
akcji z terminami i osobami odpowiedzialnymi. Po dyskusji wystarczy zrobić zdjęcie ostatecznych
podsumowań i rozesłać je do uczestników spotkania, co zastępuje popularne “minutki”.
Zastanawiacie się czym to się różni od tradycyjnych spotkań?
Po pierwsze: czas
W jednej z firm, z którymi pracowałam menedżerowie chcieli zweryfikować, czy wprowadzony przez nich
model komunikacji, oparty o teorię Lencioniego sprawdza się w ich organizacji. Brzmi jak długa i żmudna
dyskusja? Otóż nie, całość zamknęła się w godzinie, ze szczerą analizą tego, co nie działa, dlaczego nie
działa oraz z innowacyjnymi pomysłami.
Po drugie: zaangażowanie
W innej firmie zaraz przed zebraniem zostałam ostrzeżona, że w grupie mało kto się odzywa, bo wszyscy
boją się autorytarnego lidera. Zebranie miało dotyczyć standardów obsługi klienta – jak możecie się
domyślać, ciężko jest proponować innowacyjne pomysły, jeśli lider cały czas je szturmuje.
Zapowiedziałam, że będziemy pracować narzędziem, które nazywa się metaplan, rozdałam kartki i
poprosiłam każdego, żeby zapisał po trzy swoje pomysły. W trakcie pracy uczestnicy nie wiedzieli, który
pomysł należy do kogo, trudno więc się było zasugerować tym, co pisze lider lub podporządkować pod
jego dyktando. Uczestnicy bezgłośnie wybrali pomysły, które ich interesują. Ośmieleni tym, że mają wpływ
na przebieg dyskusji z dużym entuzjazmem rozeszli się do pracy w grupach i stworzyli kilka naprawdę
ciekawych pomysłów. Wyobraźcie sobie jak zmieniła się dynamika pracy tej grupy – przyszli ciężko
wzdychając, bez cienia entuzjazmu, a gdy skończyli wyglądali jak dzieci, podekscytowani tym, co udało im
się wypracować.
Po trzecie: innowacyjność
W metaplanie nie ma fazy reklamy, agitacji, przekonywania innych. Każdy głosuje za tym, co mu się
najbardziej podoba, a następnie sprawdzamy, które pomysły cieszą się największym powodzeniem.
Pozwala się to odciąć od efektu ojcostwa, w którym przywiązujemy się do swojego pomysłu i mamy
tendencję do tego, by cenić swój pomysł bardziej, niż pomysły innych. Dużo łatwiej jest wymyślić ciekawy
projekt, gdy zasilamy się grupą, ale wszystkie pomysły taktujemy, jako wspólne.
Na podsumowanie chciałam was zachęcić do żebyście eksperymentowali. Jeśli wasze zebrania są
nieefektywne – zamiast się męczyć – spróbujcie czegoś innego. Często spotykam się z zespołami, które
uważają, że ich zebrania są stratą czasu, ale tak się do tego przyzwyczaiły, że nawet nie próbują tego
zmienić. W jednym z odcinków serialu „Sex and the city” bohaterka próbowała uspokoić dziecko, które
nieustannie płakało. W kryzysowym momencie pomogła jej sąsiadka, która przyniosła wibrujący fotelik.
Dziecko w sekundę zasnęło, a sąsiadka powiedziała do bohaterki wspierająco: „Nie jesteś złą matką. Po
prostu nie miałaś fotelika.” Kiedy spotykam się z zespołami, które żalą się na nieefektywne spotkania mam
ochotę powiedzieć dokładnie to samo: Nie jesteście złym zespołem, po prostu nie macie narzędzi – a
jednym z bardzo efektywnych jest właśnie metaplan.
Autor: Elżbieta Cwynar-Budzińska