Zapytanie ofertowe dot. kampanii promocyjnej

Bałtów , dn. 11 kwietnia 2016 r.
Centrum Apiterapii „ApiBalt” sp. z o.o.
Bałtów 55, 27 – 423 Bałtów
Centrum Apiterapii „ApiBałt” sp. z o.o. w związku z realizacją projektu „Rozwój Centrum
Apitetrapii ApiBałt sp. z o.o. poprzez poszerzenie zakresu świadczonych usług o całoroczne usługi
noclegowe oraz ofertę mini spa”
nr umowy 70/SPPW/III/2015/DP z dn. 05.10.2015 r.
zwraca się z zapytaniem ofertowym
ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/SWISS/PRO
I. ZAMAWIAJĄCY
Nazwa: Centrum Apiterapii „ApiBałt:” sp. z o.o.
Adres: Bałtów 55
27 – 423 Bałtów
Telefon: 530 747 744
Adres strony internetowej: www.apibalt.pl
Adres poczty elektronicznej: [email protected]
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zapytania jest przygotowanie i przeprowadzenie kompleksowej kampanii promocyjnej
projektu oraz nowych usług wprowadzonych do oferty firmy w związku z jego realizacją w okresie do
30 czerwca 2016 r.
Celem kampanii promocyjnej jest zachęcenie grupy docelowej do wykupywania kuracji i noclegów
w domkach, przy możliwe jak najszerszej promocji nowopowstałych obiektów.
III. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
A. PROMOCJA W INTERNECIE
1.
Opracowanie i
Zamawiającego
uruchomienie
podstrony
projektu
na
stronie
internetowej
System poruszania się po serwisie powinien być intuicyjny, ułatwiający dotarcie do informacji na
wybrany temat.
a. Menu tematyczne powinno zawierać następujące kategorie:
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię
w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
1
informacje nt. projektu: dane projektu (nazwa, termin realizacji, wartość projektu,
wartość dofinansowania w CHF, źródło dofinansowania), opis projektu (zakres i cele
projektu, harmonogram realizacji projektu, korzyści związane z projektem)
aktualności
dokumenty do pobrania
postępowanie ofertowe
b. Administrator powinien mieć możliwość dodawania nowych pozycji w menu i zmianę
istniejących.
c. Pozycjonowanie strony firmowej oraz podstrony projektu.
2.
Promocja oferty na stronach internetowych propagujących atrakcje Bałtowskiego
Kompleksu Turystycznego
a. Dodanie zakładki informującej o ofercie Centrum Apiterapii „ApiBałt” sp. z o.o. na stronie
internetowej Bałtowskiego Kompleksu Turystycznego.
b. Zamieszczenie oferty noclegowej na stronie internetowej prezentującej bałtowską bazę
noclegową www.agrobaltow.pl
3.
Opracowanie i realizacja kampanii z wykorzystaniem serwisu społecznościowego
Facebook
Przygotowanie reklamy do wyświetlania przez 4 tygodnie na Facebooku. Dodanie w trakcie trwania
kampanii 12 wpisów wzmacniających odbiór (wpisy różnego typu: infografiki, zdjęcia, linki, filmy).
Przygotowanie tekstu newslettera, wysyłka 3 wiadomości do grupy docelowej.
4.
Publikacja materiałów reklamowych w portalach branżowych
5.
Przeprowadzenie kampanii opartej o Google AdWord, Ad Sense i remarketing
a. Przygotowanie i zamieszczenie linków sponsorowanych prowadzących do strony www.apibalt.pl
(min. 10 linków sponsorowanych)
b. Kreacja i wykonanie banerów reklamowych oraz realizacja kampanii banerowej – odsłonowej
w co najmniej jednym serwisie internetowym o wysokim potencjale dotarcia do grup
docelowych.
c. Targetowanie na strony tematyczne lub na konkretne witryny wybrane wspólnie
z Zamawiającym.
d. Remarketing.
B. PROMOCJA W MEDIACH LOKALNYCH I BRANŻOWYCH
1.
Promocja w Radio o zasięgu regionalnym (województwo świętokrzyskie)
Przygotowanie treści i produkcja 30 sek. programu reklamowego oraz emisja i koordynacja emisji
w min. 1 lokalnej rozgłośni radiowej w województwie świętokrzyskim.
Przygotowanie pliku w formacie na potrzeby emisji oraz do zamieszczenia na stronie www.apibalt.pl
i do otworzenia w ogólnie dostępnych programach do odtwarzania plików audio.
2.
Promocja w telewizji lokalnej
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię
w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
2
Przeprowadzenie kampanii w lokalnej telewizji – produkcja i emisja 1 min. spotu informacyjno –
promocyjnego
3.
Promocja w prasie tradycyjnej
a. Publikacja pięciu artykułów prasowych związanych z kampanią promocyjną projektu (łamanie
tekstu i publikacja artykułu) w gazecie lokalnej:
Tytuł prasowy, w którym zostaną opublikowane artykuły musi ukazywać się przynajmniej
w powiecie ostrowieckim
Artykuły muszą zawierać logotypy zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczenia projektów
w ramach Programu „Góry Świętokrzyskie naszą przyszłością”
Artykuł powinien zawierać tekst o zawartości min. 2 500 znaków ze spacjami
b. Przygotowanie projektu graficznego, opracowanie i redakcja 3 artykułów sponsorowanych w
czasopismach branżowych związanych z tematyką zdrowego trybu życia, pielęgnacji i urody.
C. PROMOCJA BEZPOŚREDNIA
1.
Projekt i druk ulotek i plakatów promujących nowe usługi
Kreacja graficzna oraz wydruk ulotek (format: 2DL do DL, pełny kolor, druk dwustronny, nakład: 1 tys.
szt.) i plakatów (format: A2, pełen kolor z jednej strony, nakład: 200 szt.). Kolportaż materiałów
promocyjnych w miejscach związanych z urodą (salony SPA) i zdrowym trybem życia (szatnie basenów,
siłowni) oraz przedszkolach i korporacjach (oferta spa dla rodziców i oferta zabaw dla dzieci w
Bałtowskim Kompleksie Turystycznym).
2.
Opracowanie krótkiego filmu promocyjnego, który zostanie wykorzystany w kampanii
promocyjnej na Facebooku.
3.
Wykonanie tablicy i naklejek informacyjnych
a. Tablica informacyjna o współfinansowaniu projektu o wymiarach 1,4 m x 1 m (sz. x wys.)
montowana na dwóch słupkach mocujących, przeznaczonych do umieszczenia w gruncie
w miejscu realizacji projektu
pełen kolor wydruku, odporny na działanie czynników zewnętrznych, folia matowa
montaż tablicy na terenie Gminy Bałtów, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego
ilość: 1 szt.
b. Tablica pamiątkowa o wymiarach 1,4 m x 1 m (sz. x wys.)
montowana na dwóch słupkach mocujących, przeznaczonych do umieszczenia w gruncie
w miejscu realizacji projektu
materiał: srebrne anodowane aluminium o grubości ok. 2 cm; powierzchnie i krawędzie
powinny być pokryte gorącym lakierem w temperaturze 80°C; otwory mocujące - wykonane
przed lakierowaniem; należy zastosować trzy kolory: biały, czerwony (Pantone 485) i czarny;
ilość: 1 szt.
c. Naklejki informacyjne o wymiarach 10 cm x 5 cm w nakładzie 80 szt.
d. Wizytówki o wymiarach 85 mm x 55 mm (szer. x wys.) dwustronna w nakładzie 2 tys. szt.
D. STWORZENIE SYSTEMU PARTNERÓW
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię
w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
3
Nawiązane współpracy z korporacjami i urzędami, które mogłyby oferować bony dla najlepszych
pracowników uprawniające do korzystania z oferty Centrum Apiterapii „ApiBałt” sp. z o.o.
UWAGA:
Elementy promocyjne projektu powinny uwzględniać wytyczne dotyczące oznaczeń dla projektów
współfinansowanych w ramach Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy zawartych
w wytycznych dla beneficjentów, dostępnych na stronie internetowej pod adresem:
www.programszwajcarski.gov.pl, zakładka Dowiedz się o programie, podzakładka Weź udział w
promocji .
IV. KONSULTACJE ORAZ PROJEKT WSTĘPNY
Konsultacje układu i projektu graficznego poszczególnych elementów kampanii promocyjnej odbywać
się będą zarówno w siedzibie Zamawiającego, jak i Wykonawcy oraz telefonicznie.
Wykonawca zobligowany jest również do przygotowania projektu wstępnego aplikacji internetowej,
który winien zostać zatwierdzony przez Zamawiającego.
V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Od kwietnia 2016 do czerwca 2016 roku, w tym:
• Promocja w internecie
• Promocja w mediach lokalnych i branżowych
• Promocja bezpośrednia
• Stworzenie systemu partnerów
VI. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWNIU
1. O zamówienie może ubiegać się Wykonawca, który nie jest powiązany z Zamawiającym lub
osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami
wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem
i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności
poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie
udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub
zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku
pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli (co poświadcza
składając oświadczenie stanowiące załącznik nr 3).
2. Wykonawca musi spełniać następujące warunki merytoryczne:
a. znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię
w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
4
b. posiada uprawnienia i zasoby niezbędne do niezakłóconej realizacji przedmiotu zamówienia,
w szczególności niezbędne środki techniczno-organizacyjne, doświadczenie, kwalifikacje oraz
potencjał osobowy i finansowy.
c. Wykonawca zaoferuje usługę zgodnie z wymogami określonymi w pkt. III niniejszego
zapytania ofertowego.
3. Oferta Wykonawcy nie spełniająca powyższych warunków podlega odrzuceniu.
VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Oferta winna być sporządzona w formie pisemnej zgodnie ze wzorem (załącznik nr 1) oraz
zawierać dokładne oznaczenie Wykonawcy, podpis osoby upoważnionej oraz określenie
załączników.
2. Ofertę należy złożyć osobiście lub przesłać pocztą/kurierem (decyduje data dostarczenia oferty).
3. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na całość usługi objętej zapytaniem.
4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
6. Zaoferowana cena wykonania zamówienia powinna zawierać wszystkie koszty związane
z realizacją zamówienia.
VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
Oferta sporządzona w odpowiedzi na niniejsze zapytanie zgodnie z załączonym formularzem
ofertowym (zał. 1) powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres:
[email protected], przesłana pocztą tradycyjną (listownie lub przesyłką kurierską) albo dostarczona
osobiście do siedziby firmy do dnia 25 kwietnia 2016 r. do godz. 16-tej (liczy się data wpływu).
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
IX. OCENA OFERT
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert i wyboru najkorzystniejszej w oparciu o następujące
kryteria:
a. cena – 80 pkt. (80%)
b. doświadczenie Oferenta – 20 pkt. (20%)
a. Liczba punktów w kryterium „cena” będzie przyznana według wzoru:
Kryterium cena =
x 80 pkt.
b. Liczba punktów w kryterium „doświadczenie” będzie przyznawana według poniższego schematu:
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię
w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
5
Liczba przeprowadzonych kompleksowych
kampanii marketingowych o charakterze
informacyjno – promocyjnym
Liczba punktów
0
1–5
powyżej 5
Kryterium doświadczenie =
0 pkt.
10 pkt.
20 pkt.
x 20 pkt.
Ocena oferty = Kryterium cena + Kryterium doświadczenie
W ofercie należy odnieść się do wszystkich kryteriów wyboru oferty. W przypadku, gdy Oferent nie
wskaże informacji (przykłady realizowanych zleceń/projektów) umożliwiających ocenę któregoś
z kryteriów (kryterium „doświadczenie”) jego oferta może zostać uznana za nieważną lub w ocenie
zostanie przyznanych mu 0 pkt. w danym kryterium.
Zamawiający po dokonaniu oceny nadesłanych ofert wybierze tą z największą liczba punktów zgodnie
z powyższymi kryteriami. Dostawca jest zobowiązany do podpisania Oświadczenia o braku powiązań
osobowych/ kapitałowych z Zamawiającym (wzór Oświadczenia został dołączony do niniejszego
zapytania).
X. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający powiadomi niezwłocznie Wykonawców biorących
udział w postępowaniu za pośrednictwem swojej strony internetowej: www.apiabalt.pl
XI. DODATKOWE INFORMACJE
1.
Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą
oraz który spełni wymogi określone w Zapytaniu ofertowym.
2.
O terminie zawarcia umowy Zamawiający zawiadomi Wykonawcę drogą e-mailową.
3.
Termin związania ofertą: 7 dni liczone od dnia upływu terminu do składania ofert.
4.
Dodatkowych informacji udziela Wiceprezes Zarządu Spółki, Pan Józef Misiura pod nr telefonu
605 622 227 oraz adresem [email protected] .
ZAŁĄCZNIKI
Załącznik nr 1 – Formularz oferty cenowej
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych
Załącznik nr 3 – Wykaz przeprowadzonych kompleksowych kampanii marketingowych o charakterze
informacyjno – promocyjnym (dokument sporządzony samodzielnie przez Oferenta)
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię
w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
6