Analiza działania formuły krok po kroku

:: Trik 1. Analiza działania formuły krok po kroku
:: Trik 2. Przejrzysty harmonogram zadań
:: Trik 3. Dane w kolejności losowej
:: Trik 4. Najszybszy sposób utworzenia kopii arkusza
:: Trik 5. Szybka rozbudowa formuł
Trik 1
Analiza działania formuły krok po kroku
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter146/1_Szacowanie_formuly.zip
Na pewno spotkałeś się z sytuacją, Ŝe formuła skrupulatnie budowana od kilku minut
nieoczekiwanie zwróciła niepoprawny wynik. Sprawdzanie jej składnie znak po znaku
i odwołanie po odwołaniu, moŜe zająć trzykrotnie więcej czasu niŜ zbudowanie nowej
formuły od podstaw. Aby uniknąć Ŝmudnej pracy, proponujemy skorzystać z
narzędzia Szacuj formułę dostępnego w Excelu począwszy od wersji 2002 (XP).
Dzięki niemu program krok po kroku wykona kaŜdy fragment formuły i na bieŜąco
wyświetli wyniki cząstkowe, które złoŜą się później na ostateczny wynik w komórce.
ZałóŜmy, Ŝe chcesz przeanalizować następującą formułę:
=FRAGMENT.TEKSTU(KOMÓRKA("filename")
;ZNAJDŹ("]";KOMÓRKA("filename"))+1;255)
której zadaniem jest pobranie nazwy arkusza i wyświetlenie jej w komórce.
=> JeŜeli nieoczekiwanie zwróciłaby symbol błędu:
1. Zaznacz komórkę z formułą i z menu Narzędzia wybierz polecenie Inspekcja
formuł/Szacuj formułę (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Formuły i w grupie poleceń
Inspekcja formuł kliknij Szacuj formułę - mała ikona z symbolem lupy). Pojawi się
okno dialogowe Szacowanie formuły, w którym będzie wyświetlona składnia
analizowanej formuły.
Rys. 1. Tutaj przeanalizujesz formułę krok po kroku
2. Kliknij przycisk Szacuj, a Excel przeanalizuje pierwszy fragment formuły. Efekt
moŜesz na bieŜąco obserwować w okienku podglądu.
1
3. Ponownie kliknij Szacuj, a zostanie wykonany kolejny fragment formuły. Tym
sposobem moŜesz sprawdzić, gdzie popełniłeś błąd przy budowie formuły.
Rys. 2. W tym przypadku wynik okazał się poprawny
Wskazówka
Jeśli podkreślona część formuły jest adresem komórki, w której jest umieszczona
inna formuła, kliknij przycisk Wkrocz, aby wyświetlić drugą formułę w polu
Oszacowanie, a następnie równieŜ i ją przeliczyć krok po kroku. JeŜeli chcesz
powrócić do poprzedniej formuły - kliknij przycisk Wyjdź.
2
Trik 2
Przejrzysty harmonogram zadań
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter146/2_Wyroznianie_terminow.zip
Utworzyłeś w arkuszu prosty harmonogram zadań, do którego kilka razy dziennie
zaglądasz Ŝeby sprawdzić, które z nich powinno być wykonane juŜ dzisiaj, a na które
masz jeszcze trochę czasu. Jeśli chcesz, aby terminy, które upłyną za mniej niŜ 6 dni,
wyświetlały się na zielono, a te, które miną za mniej niŜ 3 dni na czerwono,
skorzystaj z formatowania warunkowego.
Rys. 1. Podręczny harmonogram zadań
=> W tym celu:
1. Zaznacz obszar arkusza, który chcesz sformatować. W naszym przykładzie jest to
zakres komórek E2:E7.
2. Z menu Format wybierz polecenie Formatowanie warunkowe (w Excelu 2007:
uaktywnij kartę Narzędzia główne i kliknij Formatowanie warunkowe/Zarządzaj
regułami/Nowa reguła).
3. Z rozwijanej listy dla Warunku 1 wybierz Formuła jest (w Excelu 2007: uaktywnij
opcję UŜyj formuły do określenia komórek, które naleŜy sformatować) i wpisz taką
formułę:
=(E2-DZIŚ())<3
4. Kliknij przycisk Formatuj i w zakładce Deseń (w Excelu 2007: Wypełnienie)
wybierz kolor czerwony. Zatwierdź ustawienia.
5. Następnie kliknij przycisk Dodaj (w Excelu 2007: Nowa reguła), aby ustalić drugi
warunek.
6. Ponownie wybierz opcję Formuła jest (w Excelu 2007: UŜyj formuły do określenia
komórek, które naleŜy sformatować) i zastosuj formułę:
=ORAZ((E2-DZIŚ())>=3;(E2-DZIŚ())<6)
7. Wybierz deseń koloru zielonego.
3
Rys. 2. Warunki formatowania
8. Zatwierdź ustawienia, klikając OK. Efekt będzie taki jak na rysunku 3. Teraz juŜ
nie musisz ciągle pilnować terminów. Zrobi to za Ciebie Excel.
Rys. 3. Terminy oznaczone kolorami
4
Trik 3
Dane w kolejności losowej
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter146/3_Dane_losowo.zip
Otrzymałeś listę z danymi teleadresowymi klientów, na podstawie której będzie
prowadzona akcja promocyjna. Dane są posortowane wg wielkości miast, a Ty
potrzebujesz ułoŜyć je w kolejności losowej. Fragment przykładowej listy klientów
przedstawia rysunek 1.
Rys. 1. Fragment listy
=> Aby ułoŜyć te dane losowo:
1. W pierwszej kolejności kolumnę D nazwij Pomocnicza.
2. Do komórki D2 wpisz następującą formułę:
=ZAOKR.DO.CAŁK(LOS()*1000)
i skopiuj do komórek poniŜej.
Rys. 2. Wyznaczone losowe liczby
Teraz zamień formuły na wartości, aby zwrócone liczby nie zmieniały się przy kaŜdym
przeliczeniu arkusza.
5
=> W tym celu:
1. Wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + C i z menu Edycja wybierz polecenie Wklej
specjalnie (w Excelu 2007: moŜesz od razu skorzystać polecenia Wklej wartości po
rozwinięciu listy znajdującej się poniŜej przycisku Wklej).
2. Zaznacz pole Wartości i zatwierdź, klikając OK.
Teraz pozostało Ci jedynie posortować listę z danymi wg kolumny Pomocnicza, aby
uzyskać Ŝądany efekt.
Rys. 3. Kolejność losowa
6
Trik 4
Najszybszy sposób utworzenia kopii arkusza
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter146/4_Kopia_arkusza.zip
Powielanie arkusza to dość często wykonywana operacja. UŜytkownicy Excela zwykle
wykorzystują do tego polecenie Przenieś lub kopiuj dostępne po kliknięciu prawym
przyciskiem myszy karty aktywnego arkusza.
Rys. 1. Tradycyjny sposób powielania arkusza
=> Proponujemy zastosowanie duŜo szybszego i wygodniejszego sposobu:
1. Kliknij kartę arkusza, który chcesz powielić i ustaw nad nią wskaźnik myszy.
2. Wciśnij i przytrzymaj klawisz Ctrl.
3. Trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy, przesuń wskaźnik w nowe połoŜenie.
4. Po zwolnieniu myszy kopia zostanie utworzona.
7
Trik 5
Szybka rozbudowa formuł
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter146/5_Formuly_rozbudowa.zip
Od dłuŜszego czasu przygotowujesz raport zawierający wiele formuł. Niestety
okazało się, Ŝe w międzyczasie nieznacznie zmieniły się załoŜenia. Oznacza to, Ŝe
większość formuł będziesz musiał ręcznie modyfikować. To Ŝmudne zadanie moŜe
zająć nawet kilkadziesiąt minut. Zastanawiasz się co zrobić? Mamy dla Ciebie szybkie
rozwiązanie!
Przyjmijmy, Ŝe do wszystkich wartości znajdujących się w kolumnie C powinieneś
dodać marŜę w wysokości 300 zł.
Rys. 1. Formuły w pierwotnej postaci
=> Aby to szybko zrobić:
1. Do dowolnej pustej komórki wpisz 300.
2. Zaznacz tę komórkę i wciśnij klawisze Ctrl + C.
3. Teraz podświetl zakres wartości, które mają zostać powiększone i z menu Edycja
(w Excelu 2007: na karcie Narzędzia główne rozwiń listę poniŜej przycisku Wklej)
wybierz polecenie Wklej specjalnie.
4. W oknie, które się pojawi, wybierz opcję Dodaj i zatwierdź OK.
Rys. 2. Rozbudowane formuły
Wskazówka
W oknie Wklej specjalnie moŜesz takŜe uŜyć innych opcji: PrzemnoŜ, Podziel i
Odejmij.
W analogiczny sposób moŜesz rozbudowywać formuły o inne formuły. Po prostu
zamiast stałej wartości w komórce wpisz formułę i wybierz jeden z rodzajów obliczeń,
jakie ma zostać zastosowane na zaznaczonych formułach docelowych.
8