Sprawozdanie z wykonania planu działalności Apelacji Gdańskiej w

Sprawozdanie z wykonania planu działalności
sądów na obszarze Apelacji Gdańskiej
za rok 2012
CZĘŚĆ A: Realizacja najważniejszych celów w roku 2012
(w tej części sprawozdania należy wymienić cele wskazane w części A planu na rok, którego dotyczy sprawozdanie)
Mierniki określające stopień realizacji celu3)
Osiągnięta
Planowana wartość
wartość na
do osiągnięcia na
koniec roku, Najważniejsze planowane zadania
Lp.
Cel
nazwa
koniec roku,
którego
służące realizacji celu4)
którego dotyczy
dotyczy
sprawozdanie
sprawozdanie
1
2
3
4
5
6
1
1.
Zwiększenie
efektywności
pracy
Wskaźnik opanowania wpływu (odniesienie
101 %
poprzez
poprawę
warunków
liczby spraw załatwionych przez sąd do liczby
97,9%
organizacyjnych oraz skuteczniejszy
spraw wpływających)
Zwiększenie
nadzór kierownictwa
Wskaźnik stabilności orzecznictwa w podległych
sprawności
2. Wzmożenie nadzoru nad
sądach okręgowych (liczba środków zaskarżenia
postępowań
równomiernym obciążeniem pracy
rozpoznanych i nieuwzględnionych do liczby
83%
78,1%
sądowych oraz
3. Zapewnienie prawidłowej
środków zaskarżenia rozpoznanych w danym
stopniowe
efektywności wykorzystania kadry (w
okresie sprawozdawczym)
ograniczanie poziomu
tym systemu zastępstw)
zaległości sądowych odsetek spraw rozpatrywanych przez sądy I
4. Przygotowywanie oraz
prowadzenie rozpraw i posiedzeń
instancji, w których czas trwania postępowania
1,2%
2,2%
5. Bieżąca analiza działalności Sądu
przekracza 12 m-cy
w oparciu o sprawozdania
6. Efektywny przepływ informacji
odsetek spraw rozpatrywanych przez sądy II
0,71%
2,06%
instancji, w których czas trwania postępowania
przekracza 12 miesięcy
(odniesienie liczby spraw, w których czas
trwania postępowania sądowego od dnia
pierwszej rejestracji w sądzie II instancji do
uprawomocnienia się
sprawy/orzeczenia/wyroku w II instancji
przekracza 12 miesięcy do liczby spraw
uprawomocnionych w II instancji)
Najważniejsze podjęte zadania służące
realizacji celu5)
7
1. Zwiększenie efektywności pracy
poprzez:
- wzmocnienie nadzoru nad pracownikami,
- oddelegowanie sędziów w trybie art. 77 §
1 usp.
- wzmożony nadzór nad terminowością
sporządzania uzasadnień, rozpatrywaniem
spraw starych,
- wymianę sprzętu informatycznego dla
sędziów i pracowników sądów,
- kontynuowanie wdrażania systemu NKW.
2. Wzmożenie nadzoru nad
równomiernym obciążeniem pracy:
- przeprowadzanie analizy obciążenia
sędziów i referendarzy sądowych w
poszczególnych pionach i wydziałach.
- wnioskowanie o zmiany zakresów
czynności sędziów i referendarzy.
3. Zapewnienie prawidłowej efektywności
wykorzystania kadry:
- podjęcie działań kadrowych
stabilizujących pracę sądu (w tym
zatrudnianie pracowników na zastępstwo).
1
średni czas trwania postępowania w sprawach
cywilnych, karnych i gospodarczych (z
wyłączeniem spraw wieczystoksięgowych i
rejestrowych) (w miesiącach)
2 Ułatwienie dostępu odsetek utworzonych Punktów Obsługi
obywateli do
Interesantów w stosunku do ilości sądów w
wymiaru
Apelacji
sprawiedliwości oraz
wzmacnianie
ochrony prawnej
obywateli
odniesienie liczby infokiosków zainstalowanych
w sądach (wg stanu na koniec roku) do łącznej
liczby planowanych do zainstalowania w sądach
udział wniosków o wpis do rejestrów (KRS, RZ,
NKW) składanych drogą elektroniczną w ogólnej
liczbie składanych wniosków
1,7 (m-ca)
2,2 (m-ca)
24,5%
4,1%
40,0%
46,7%
0,07%
0,19%
4. Przygotowywanie oraz prowadzenie
rozpraw i posiedzeń:
- zwiększenie ilości posiedzeń,
- nadzór nad zasadnością odraczania
spraw.
5. Bieżąca analiza działalności Sądu w
oparciu o sprawozdania:
- podjęto działania w celu opanowania
wpływu spraw i zmniejszenia wskaźnika
zaległości,
1. Tworzenie POI
1. Tworzenie POI:
2. Utworzenie czytelni akt
- tworzenie nowych punktów obsługi
3. Zainstalowanie infokiosków
interesantów lub BOI
4. Zwiększenie liczby spraw
- utrzymanie ciągłości działania BOI oraz
załatwianych przy wykorzystaniu
analiza możliwości zwiększenia jakości obsługi
systemów teleinformatycznych
– dokonywanie badania ankietowego.
5. Zapewnienie ciągłości działania
2. Utworzenie czytelni akt
systemów IT
3. Zainstalowanie infokiosków
6. Zapewnienie prawidłowej
4. Zwiększenie liczby spraw załatwianych przy
infrastruktury informatycznej obsługi wykorzystaniu systemów teleinformatycznych.
rozpraw
5. Zapewnienie ciągłości działania systemów
7. Promowanie alternatywnych
IT:
metod rozwiązywania sporów
- zwiększenie nadzoru nad prawidłowym
8. Zapewnienie stałej aktualizacji
działaniem systemów informatycznych.
danych informacji udostępnianych 6. Zapewnienie prawidłowej infrastruktury
2
udział odpisów z rejestrów (KRS, RZ, NKW)
wydanych drogą elektroniczną w ogólnej liczbie
wydanych odpisów
0%
0%
przez stronę internetową
wskaźnik spraw skierowanych do mediacji jako
stosunek ilości spraw w roku przyszłym do
spraw w roku poprzednim
3 Zapewnienie
warunków
organizacyjnotechnicznych
pozwalających na
sprawne
funkcjonowanie
sądów
Ilość pracowników przeszkolonych w danym
roku do ogólnej ilości pracowników
zatrudnionych
powierzchnia użytkowa sądów pozyskana i
zmodernizowana w okresie sprawozdawczym
(w metrach kwadratowych)
1,2
1,4
48,52%
50,23%
16.024,01 m2
13.362,82m2
informatycznej obsługi rozpraw:
- zapewnienie prawidłowej obsługi
teleinformatycznej poprzez zwiększenie
zatrudnienia.
- kontynuowanie wdrażania systemu do
cyfrowej rejestracji przebiegu rozprawy
sądowej.
7. Promowanie alternatywnych metod
rozwiązywania sporów:
- obchody Międzynarodowego Dnia Mediacji,
- dystrybucja poradników, broszur
informacyjnych, informatorów MS, w tym
dotyczących mediacji.
8. Zapewnienie stałej aktualizacji danych
informacji udostępnianych przez stronę
internetową.
1. Zapewnienie warunków
1. Zapewnienie warunków organizacyjnych i
organizacyjnych i technicznych
technicznych funkcjonowania obiektów
funkcjonowania obiektów
sądowych:
sądowych
- utrzymanie obiektów sądowych i likwidacja
2.Podnoszenie kwalifikacji
niedoboru powierzchni,
zawodowych pracowników
- realizacja planowanych przedsięwzięć
3. Rozbudowywanie i usprawnianie inwestycyjnych w sądach Apelacji Gdańskiej,
systemów informatycznych w
- kontynuacja prac remontowych w
sądach
budynkach sądowych.
4. Administrowanie
2. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych
bezpieczeństwem systemów i
pracowników:
3
ilość stanowisk komputerowych w sądzie do
ilości zatrudnionych pracowników (bez
pracowników obsługi)
1,1
1,2
danych informatycznych
5.Opracowanie programu
inwestycyjno-remontowego
zabezpieczającego potrzeby
lokalowe sądów w Apelacji.
- poprzez uczestnictwo kadry pracowniczej w
szkoleniach organizowanych przez KSSiP
- wspieranie rozwoju na studiach
podyplomowych,
- kierowanie pracowników na 1-dniowe
szkolenia.
3. Rozbudowanie i usprawnianie systemów
i danych informatycznych.
4. Administrowanie bezpieczeństwem
______
1)
Należy podać nazwę ministra, zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowego zakresu działania ministra, a w przypadku gdy sprawozdanie jest sporządzane przez kierownika
jednostki - nazwę jednostki.
2)
Należy wypełnić tylko w przypadku, gdy sprawozdanie jest sporządzane przez ministra, podając nazwy wszystkich działów administracji rządowej przez niego kierowanych.
3)
Należy podać co najmniej jeden miernik. W przypadku gdy cel jest ujęty w budżecie zadaniowym na rok, którego dotyczy sprawozdanie, należy podać przypisane celowi mierniki wskazane w tym dokumencie.
4)
Należy wpisać zadania służące realizacji celu wymienione w kolumnie 5 w poszczególnych częściach planu na rok, którego dotyczy sprawozdanie.
5)
W przypadku gdy wskazany cel był ujęty w budżecie państwa w układzie zadaniowym na rok, którego dotyczy sprawozdanie, należy podać wszystkie podjęte podzadania budżetowe służące realizacji tego celu.
4
CZEŚĆ B: Realizacja celów priorytetowych wynikających z budżetu państwa w układzie zadaniowym w roku
(w tej części sprawozdania należy wymienić cele wskazane w części B planu na rok, którego dotyczy sprawozdanie. Nie należy wymieniać celów uprzednio wskazanych w
części A)
Mierniki określające stopień realizacji celu3)
Lp.
Cel
1
2
nazwa
3
Odsetek spraw, w których
uwzględniono skargę na naruszenie
prawa strony do rozpoznania
sprawy w postępowaniu sądowym
bez nieuzasadnionej zwłoki
Zagwaranto
odniesienie wydatków związanych z
wanie
1.
obywatelom kosztami postępowań sądowych do
konstytucyjn liczby spraw ogółem wpływających
ego prawa do do sądu w okresie sprawozdawczym
planowana wartość do
osiągnięcia na koniec roku,
którego dotyczy sprawozdanie
4
osiągnięta wartość na
koniec roku, którego
dotyczy sprawozdanie
5
0,006%
0,007%
55,0 zł/sprawę
50,8 zł/sprawę
98%
99,2%
Sądu
Wskaźnik bezawaryjności
centralnych systemów
informatycznych
Planowane podzadania
budżetowe służące realizacji
celu4)
6
1. Działalność orzecznicza
2. Działalność pozaorzecznicza
(zapewnienie warunków
organizacyjnych i technicznych
funkcjonowania sądów)
3. Wypłata odszkodowań i
zadośćuczynień orzeczonych
przez sądy
Podjęte podzadania
budżetowe służące
realizacji celu5)
7
1. Działalność
orzecznicza
2. Działalność
pozaorzecznicza
(zapewnienie
warunków
organizacyjnych i
technicznych
funkcjonowania
sądów)
3. Wypłata
odszkodowań i
zadośćuczynień
orzeczonych przez
sądy
CZĘŚĆ C: Realizacja innych celów w roku – nie dotyczy
(w tej części sprawozdania należy wymienić cele wskazane w części C planu na rok, którego dotyczy sprawozdanie)
Mierniki określające stopień realizacji celu3)
Lp.
1
1.
planowana wartość do osiągnięcia na
osiągnięta wartość na koniec roku, którego dotyczy
Cel nazwa
koniec roku, którego dotyczy sprawozdanie
sprawozdanie
2
3
4
5
Najważniejsze planowane
zadania służące realizacji celu4)
6
Najważniejsze
podjęte zadania
służące realizacji
celu5)
7
1.
5
CZĘŚĆ D: Informacja dotycząca realizacji celów objętych planem działalności na rok 2012
(należy krótko opisać najważniejsze przyczyny, które wpłynęły na niezrealizowanie celów, wystąpienie istotnych różnic w planowanych i osiągniętych wartościach mierników
lub podjęcie innych niż planowane zadań służących realizacji celów)
Realizacja celu :Zwiększenie sprawności postępowań sądowych oraz stopniowe ograniczanie poziomu zaległości sądowych
W Sądzie Apelacyjnym na koniec 2012 roku nie został wykonany plan miernika wskaźnik opanowania wpływu z uwagi na znacznie zwiększony
wpływ spraw, odejście 4 sędziów w stan spoczynku w 2012 r., delegacje sędziów do Sądu Najwyższego oraz długotrwałe zwolnienia chorobowe.
Przekroczenie zaplanowanej wartości wskaźnika odsetek spraw rozpatrywanych przez sądy II instancji, w których czas trwania postępowania
przekracza 12 miesięcy jest spowodowane wysokim obciążeniem sędziego w głównych kategoriach spraw, przewyższającym średnie krajowe.
Występuje również tendencja wzrostowa wpływu spraw wielotomowych. Ponadto na niedoszacowanie planowanego miernika wpłynęła
zmiana w strukturze sądu polegająca na utworzeniu nowego wydziału cywilnego, a co z tym się wiąże brak możliwości oszacowania założonego
miernika na właściwym poziomie. Wpływ na wartość osiągniętego miernika ma również uszczegółowienie sposobu liczenia tego wskaźnika
przekazane przez Wydział Analiz MS.
Do głównych przyczyn nieosiągnięcia „wskaźnika opanowania wpływu” w okręgu bydgoskim należy m.in.: nieobsadzenie vacatów na
stanowiskach sędziowskich i na stanowiskach asystentów sędziów oraz absencja sędziów wynikająca ze zdarzeń losowych.
Przyczyną nieosiągnięcia wskaźników dot. w/w celu były trudności kadrowe sądów z obszaru SO w Elblągu, związane ze zwolnieniami lekarskimi
w grupie orzeczniczej oraz przeniesieniami sędziów do innych sądów rejonowych i co za tym idzie pozostawieniem nieobsadzonych etatów
przez dłuższy czas. Niewątpliwie trudności kadrowe negatywnie wpływają na prawidłowe funkcjonowanie sadów okręgu elbląskiego i
przyczyniają się do wzrostu obciążenia pracą zarówno sędziów jak i referendarzy. W chwili obecnej nie ma również możliwości na wspomożenie
tych wydziałów, które w pierwszej kolejności wymagają pomocy, gdyż posiadana obsada sędziowska lub referendarska pozostałych wydziałów,
jest co najwyżej optymalna dla zapewnienia z kolei ich prawidłowego funkcjonowania.
Oprócz wspomnianych trudności, brak możliwości pokrycia wpływu w 2012 r. wynika ze stale utrzymującego się wysokiego poziomu wpływu
spraw, głównie cywilnych, co powoduje nadmierne obciążenie sędziów, zważywszy na braki kadrowe w każdej grupie, począwszy od sędziów,
referendarzy sądowych, skończywszy na asystentach. Charakter spraw „C”, przy tak dużym wzroście ich wpływu, decyduje o długości
postępowania. Natomiast zwiększający się wpływ spraw „Nc”, przy jednoczesnej zmianie sposobu zakreślania tych spraw (po
uprawomocnieniu, a nie wydaniu nakazu) powoduje, że wyniki w zakresie szybkości postępowania i załatwienia spraw uległy pogorszeniu we
wszystkich wydziałach cywilnych sądów rejonowych.
Przyczyną niewykonania zaplanowanej wielkości mierników w tym celu w obszarze okręgu gdańskiego był wzrost wpływu spraw, spraw o
skomplikowanym stanie faktycznym i prawnym, a także spraw wielotomowych. Ponadto niewykonanie planu miernika wynika z
niedostatecznej obsady orzeczniczej i urzędniczej wynikającej z absencji.
6
Przyczyny nieosiągnięcia planowanej wielkości mierników w sądach z obszaru SO w Toruniu były następujące:
a) Obciążenie sędziów sprawami o skomplikowanym stanie faktycznym i prawnym,
b) Długotrwałe absencje kadry orzeczniczej i/lub zmniejszona liczba etatów sędziowskich oraz zmniejszenie etatów asystentów
sędziowskich w niektórych sądach rejonowych co wpłynęło na nieosiągnięcie planowanej wartości miernika;
c) Długi czas oczekiwania na niezbędne opinie wydawane przez biegłych spowodowany brakiem biegłych niektórych specjalności oraz
skomplikowanym charakterem spraw.
Wykonanie wskaźników odsetek spraw rozpatrywanych przez sądy I i II instancji w okręgu włocławskim, w których czas trwania postępowania
przekracza 12 m-cy, jest na poziomie wyższym niż zakładano. Złożyły się na to: zwiększony wpływ spraw w wydziałach cywilnych zwłaszcza
spraw „C”, nieobsadzenie etatu sędziego w Wydziale Cywilnym oraz Pracy i US, przeniesienie etatów asystenckich poza okręg włocławski.
Ponadto w sądach rejonowych niewykonanie zaplanowanego miernika wynikało z trudnej sytuacji kadrowej spowodowanej absencjami
sędziów, obciążeniem sędziów sprawami o skomplikowanym charakterze faktycznym i prawnym, przedłużającym się czasem rozpatrywania
spraw z przyczyn leżących po stronie stron postępowania, długich okresach sporządzania zlecanych opinii biegłym oraz wzrostem wpływu
spraw w poszczególnych kategoriach.
Realizacja celu: Ułatwienie dostępu obywateli do wymiaru sprawiedliwości oraz wzmacnianie ochrony prawnej obywateli
W SR w Tucholi zaplanowano utworzenie POI. W związku z planowaną reformą sądownictwa przewidującą m.in. połączenia części mniejszych
sądów rejonowych (m.in. w SR w Tucholi) z większymi odstąpiono od działań mających na celu utworzenie POI.
W SR w Ostródzie nie utworzono POI głównie z uwagi na brak etatów urzędniczych, mimo posiadania bazy lokalowej bez ponoszenia
dodatkowych kosztów na remont i modernizację.
Utrzymano i rozszerzono ciągłość działania Biura Obsługi Interesanta w SO w Słupsku i SR w Słupsku oraz podjęto działania utworzenia Punktu
Obsługi Interesanta w Sądzie Rejonowym w Chojnicach i Człuchowie.
W 2012 r. nie zrealizowano w okręgu włocławskim miernika związanego z utworzeniem POI. W roku 2012 przygotowano w SO we Włocławku
od strony technicznej pomieszczenie POI wraz z czytelnią akt i 4 stanowiskami do odsłuchu. Zapewniono niezbędne wyposażenie i sprzęt
informatyczny do prawidłowego funkcjonowania POI. Ostateczne doposażenie Punktu nastąpiło na początku 2013 r. W marcu 2013 r.
zarządzeniem Prezesa Sądu Okręgowego we Włocławku utworzono POI z dniem 01.04.2013 r.
Zadanie polegające na utworzeniu i uruchomieniu infokiosku w SR w Toruniu, nie zostało zrealizowane z uwagi na niedostarczenie przez
Ministerstwo Sprawiedliwości systemu obsługi infokiosku.
Realizacja celu: Zapewnienie warunków organizacyjno-technicznych pozwalających na sprawne funkcjonowanie sądów
W planie Sądu Apelacyjnego w Gdańsku na 2012 r. ujęto zadanie inwestycyjne oraz remontowe polegające na rozbudowie budynku przy ul.
Nowe Ogrody 7 do potrzeb sądu. Z uwagi na opóźnienia wynikające z decyzji Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków remont budynku
zakończony zostanie w I półroczu 2013 r.
7
W sądach z obszaru SO w Bydgoszczy w roku 2012 pozyskano 97,01 m2 powierzchni dla SO w Bydgoszczy, z czego zmodernizowano 33,4 m2 na
potrzeby archiwum zakładowego SO w Bydgoszczy, co poprawiło warunki pracy archiwum zakładowego. Nie zrealizowano planowanej wartości
miernika z powodu przełożenia części zadania do realizacji na rok 2013. W grudniu 2012 r. SO w Bydgoszczy zakupił dodatkowo 976,79m2
powierzchni użytkowej w celu poprawy warunków organizacyjnych funkcjonowania sądu.
Miernik „powierzchnia użytkowa sądów pozyskana i zmodernizowana” nie został zrealizowany również w SR w Brodnicy z powodu
nieudostępnienia użyczonych na rzecz Prokuratury Rejonowej w Brodnicy pomieszczeń w budynku Sądu.
Inne niż planowane zadania służące realizacji celów w sądach Apelacji Gdańskiej:
a) rozpoczęto wdrażanie portalu publikacji orzeczeń sądów powszechnych – zakupiono licencję na oprogramowanie;
b) rozpoczęto wdrażanie Portalu Informacyjnego – zakupiono licencję na oprogramowanie;
c) zarządzeniem Prezesa Sądu wprowadzono dokumentację Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji;
d) odciążono sekretariaty wydziałów od telefonicznej obsługi interesantów poprzez przyjmowanie rozmów przez Biuro Obsługi Interesanta.
10.04.2013 r.
(data)
......................................................................
(podpis kierownika jednostki)
8