Prezydent Miasta Ciechanów - Regionalna Izba Obrachunkowa w

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie
(0-10..-22) 628-28-62, 628-78-42,
Adres ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
Fax. RIO 628-31-16
Wydz. Kontroli (0-10..-22) 625-38-59, 625-21-55,
Fax. RIO 629-43-29
Warszawa, dnia 20.04.2009 r.
RIO - II - 0913/161/2009
Prezydent
Miasta Ciechanów
Ul. Wodna 1
06-400 Ciechanów
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 03.04.2009r.
Wystąpienie pokontrolne
Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) i rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu
terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb,
liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167 z 2004 r. poz. 1747) –
przeprowadzona została w dniach od 28 listopada 2008r. do 20 marca 2009r. kontrola
kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrolą objęto okres od 01.01.2008r. do 31.12.2008r., zgodnie z programem kontroli.
Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia, dlatego w celu ich
wyeliminowania w przyszłości, na podstawie art. 9 ust. 2 w/w ustawy wnioskuję co
następuje:
II. KSIĘGOWOŚĆ I SPRAWOZDAWCZOŚĆ BUDśETOWA.
1. Stwierdzono:
- Nie prowadzenie w ewidencji księgowej Urzędu do konta 221 „NaleŜności z tytułu
dochodów budŜetowych” ewidencji szczegółowej naleŜności z tytułu dochodów
budŜetowych według podziałek klasyfikacji budŜetowej – str. 11 protokółu kontroli.
- Dokonywanie rozliczeń z jednostkami budŜetowymi w ewidencji księgowej budŜetu
na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budŜetowych” z tytułu zrealizowanych
dochodów budŜetowych oraz na koncie 223 „Rozliczenie wydatków budŜetowych” z
1
tytułu dokonanych wydatków budŜetowych w okresach kwartalnych. W ogólnych
zasadach (polityki) rachunkowości jednostka przyjęła miesiąc jako okres
sprawozdawczy – str. 18 protokółu kontroli.
- prowadzenie wspólnych kont analitycznych: 222/001 i 223/003 dla szkół
podstawowych i gimnazjów (7 jednostek) oraz 222/003 i 223/004 dla przedszkoli i
Ŝłobka (8 jednostek) – str. 97 protokółu kontroli.
Wnioskuję:
1. Prowadzić ewidencję szczegółową do kont:
- 221 „NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych” w sposób umoŜliwiający ustalenie
stanu poszczególnych dochodów budŜetowych w/g podziałek klasyfikacji budŜetowej,
- 222 „Rozliczenie dochodów budŜetowych” z tytułu zrealizowanych dochodów
budŜetowych,
- 223 „Rozliczenie wydatków budŜetowych” z tytułu przelanych środków budŜetowych
przeznaczonych na pokrycie realizowanych wydatków budŜetowych dla kaŜdej
jednostki, zgodnie z opisem funkcjonowania tych kont zawartym w załączniku nr 1 i 2
do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.
U. z 2006r, Nr 142 poz.1020 z późń. zm.) oraz zgodnie z przyjętymi zasadami
(polityką) rachunkowości,
III. GOSPODARKA PIENIĘśNA I ROZRACHUNKI
2.Stwierdzono:
Odprowadzanie pobranych dochodów do banku niezgodnie z terminem określonym w
instrukcji gospodarki kasowej, zgodnie którą pobrane dochody winny być
odprowadzane w dniu ich przyjęcia, a najdalej w dniu następnym – str. 15 protokółu
kontroli.
Wnioskuję:
Zobowiązać kasjera do odprowadzania do banku pobranych dochodów w terminach
określonych w instrukcji gospodarki kasowej.
3. Stwierdzono:
Rozliczanie zaliczek udzielonych pracownikom po terminie wskazanym we wniosku do
ich rozliczenia (1, 13 i 30 dni) - str. 21 protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Zaliczki rozliczać w terminach określonych we wnioskach oraz w instrukcji obiegu i
kontroli dowodów księgowych. Nie rozliczone w terminie zaliczki potrącać z
wynagrodzenia na podstawie art. 87 § 1 pkt 3, § 3 pkt 2 i 4 oraz art. 871 § 1 pkt 2 w
związku z art. 124 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r.,
nr 21, poz. 94 ze zm.).
IV. WYKONANIE BUDśETU
4. Stwierdzono:
Wydawanie decyzji podatkowych w terminie przekraczającym 1 miesiąc: Nr FB.31101-7853/2008 z dnia 26.03.2008r., data złoŜenia informacji w sprawie podatku od
nieruchomości - 13.02.2008r., data wpływu zawiadomienia o zmianie – 11.02.2008r.;
Nr FB.3111-1-8178/2008 i Nr FB. 3110-6-000049/2008 z dnia 23.07.2008r., data
2
złoŜenia informacji w sprawie podatku rolnego - 23.06.2008r. i 25.06.2008r., data
wpływu zawiadomienia o zmianie – 07.05.2008r.; Nr FB.3110-1-8205/2008 i Nr
FB.3110-6-000120/2008 z dnia 21.08.2008r., data złoŜenia informacji w sprawie
podatku od nieruchomości – 28.07.2008r., data wpływu zawiadomienia – 03.07.2008r.
– str. 36 protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Wydawać decyzje ustalające wysokość zobowiązania podatkowego bez zbędnej zwłoki,
nie później niŜ w ciągu miesiąca stosownie do art. 21 § 1, 2 i 3 w powiązaniu z art. 139
§ 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8
poz. 60 ze zm.).
5.Stwierdzono:
Prowadzenie kont szczegółowych na poszczególne środki transportowe, a nie dla
poszczególnych podatników – str. 37 protokółu kontroli.
Wnioskuję:
podatników podatku od środków
Prowadzić konta szczegółowe do rozliczeń
transportowych, tj. jedno odrębne konto dla kaŜdego podatnika w tym podatku,
stosownie do § 11 ust. 3 pkt 1 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca
2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków,
opłat i niepodatkowych naleŜności budŜetowych dla organów podatkowych j.s.t. (Dz.
U. z 2006r. Nr 112, poz. 761).
6. Stwierdzono:
Podatnik nr konta 0005704 nie dotrzymał terminu płatności odroczonej III i IV raty
podatku od nieruchomości decyzją Nr FB.3110-3-3/2008 z dnia 25.09.2008r.. Do
podatnika w dniu 11 grudnia 2008r. zostało wysłane upomnienie Nr FB.3113-103634/2008 na zaległości III raty w wysokości 21.662,00 zł, winno być wystawione na
całą zaległość w kwocie 43.324,00 zł – str. 41 protokółu kontroli.
Wnioskuję:
W przypadku niedotrzymania terminu płatności odroczonej raty podatku postępować w
sposób określony w art. 259 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa
(Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.) oraz wszczynać postępowanie egzekucyjne
stosownie do przepisów § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22
listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu
egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137 z dnia 2001r. poz. 1541 ze zm.).
7. Stwierdzono:
- Przedkładanie do rozliczenia kosztów podróŜy (poleceń wyjazdów słuŜbowych) z
przekroczeniem 7 – dniowego terminu wyznaczonego do ich rozliczenia w Instrukcji
obiegu i kontroli dowodów księgowych, tj. z opóźnieniem odpowiednio 11,1,26,24 i 66
dni) – str. 59 protokółu kontroli
Wnioskuję:
Koszty podróŜy z tytułu poleceń wyjazdów słuŜbowych rozliczać w terminach
określonych w instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych przyjętej do
stosowania Zarządzeniem Nr 73/2007.
8. Stwierdzono:
a) Nie wykazano w złoŜonych oświadczeniach i nie dokonano potrącenia na listach płac
nr 154 (lp. 2) i 155 (lp. 2 i 13) łącznej kwoty 30,40 zł za dni nieobecności: za m-c maj
w dniach: 02.05.2008r., 23.05.2008r. i 30.05.2008r.
3
b) Dokonano potrącenia nie zgodnie z wykazanymi w złoŜonym oświadczeniu dniami
nieobecności w pracy za m-c wrzesień: l.p. 13 lista nr 286 w łącznej kwocie 11,40 zł
(winno być za 2 dni nieobecności, potrącenia dokonano za 1 dzień) – str. 60 protokółu
kontroli.
Wnioskuję:
- Zobowiązać pracownika dokonującego kontroli merytorycznej składanych oświadczeń
w sprawie uŜywania samochodu prywatnego do celów słuŜbowych do rzetelnego
weryfikowania danych wynikających ze złoŜonych oświadczeń z listami obecności;
- Wyegzekwować od osób odpowiedzialnych naleŜności w kwocie 41,80 zł z tytułu
nieprawidłowej kontroli merytorycznej złoŜonych przez pracowników oświadczeń oraz
nieprawidłowo sporządzonej listy płac stosując zasady określone w przepisach działu
piątego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeksu Pracy ( tekst jednolity - Dz. U z
1998 nr 21 poz. 94 ze zm.).
9. Stwierdzono:
Przekazywanie kwot dodatków mieszkaniowych z decyzji nr:
863/08,1170/08,1760/08,1849/08,1914/08 w łącznej kwocie 819,76 zł zarządcom dnia
25 września 2008r. oraz dokonywanie wypłat ryczałtów na zakup opału w łącznej
kwocie 157,56 zł do rąk wnioskodawcy w kasie Miejskiego Ośrodka Pomocy
Społecznej z decyzji nr: 661/08,1566/08 – w dniu 23 września 2008r. – str. 61
protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Przyznane dodatki mieszkaniowe dla wnioskodawców oraz ryczałty dla zarządców
wypłacać w terminie do 10 kaŜdego miesiąca z góry, stosownie do przepisów art. 8
ust.1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 71,
poz. 734 ze zm.).
10. Stwierdzono:
Zmiany w mieniu komunalnym nie były wprowadzane do ewidencji księgowej w
okresach sprawozdawczych. Informacje o zmianach w stanie mienia komunalnego
przekazywane były z opóźnieniem – str. 73, 75, 76, 77, 88 i 89 protokółu kontroli.
Ponownie wnioskuję:
Wprowadzać do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego w postaci zapisu, kaŜde
zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym stosownie do przepisu
wynikającego z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowość (tekst
jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 76, poz. 694 ze zm). Egzekwować od pracowników
odpowiedzialnych za zmiany w majątku gminy terminowe przekazywanie do Wydziału
Finansowo-BudŜetowego dokumentów mających wpływ na zmiany w składnikach
majątkowych celem wprowadzenia do ksiąg rachunkowych w okresie sprawozdawczym
kaŜdego zdarzenia, które wystąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W ogólnych zasad
(polityki) rachunkowości jednostka przyjęła miesiąc jako okres sprawozdawczy.
11. Stwierdzono:
Informacja o wyniku I i II przetargu ustnego nieograniczonego na zbycie 50 udziałów
po 1/52 części nieruchomości nr 4298/6 o pow. 1.364 m2 i nr 4299/5 o pow. 709 m2, ul.
Powstańców Wielkopolskich nie została wywieszona na tablicy ogłoszeń UM oraz nie
doręczono zawiadomień do osób ustalonych jako nabywcy nieruchomości o miejscu i
terminie zawarcia umów sprzedaŜy – str. 82 protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Podawać do publicznej wiadomości, wywieszając w siedzibie urzędu na okres 7 dni,
informację o wyniku przetargu, stosownie do przepisów § 12 rozporządzenia Rady
4
Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania
przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz.U. z 2004 r. Nr 207, poz. 2108)
oraz doręczać zawiadomienia do osób ustalonych jako nabywcy nieruchomości o
miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaŜy, stosownie przepisów art. 41 ust. 1
ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2004 r. Nr
261, poz. 2603 ze zm.).
12. Stwierdzono:
Osoby, wobec których zastosowano 90% bonifikaty od opłaty za przekształcenie prawa
uŜytkowania wieczystego w prawo własności, nie złoŜyły wniosków o jej zastosowanie,
dotyczy wydanych decyzji Nr G.72240/73/08 z dnia 20.08.2008r., Nr G.72240/103/08 z
dnia 20.08.2008r. i Nr G.72240/91/08 z dnia 03.09.2008r. – str. 84 protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Bonifikaty w wysokości 90% od opłaty za przekształcenie prawa wieczystego
uŜytkowania w prawo własności udzielać na wniosek osoby fizycznej, stosownie do
przepisów art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przekształceniu prawa
wieczystego uŜytkowania w prawo własności nieruchomości (Dz. U. z 2005 r. Nr 175,
poz. 1459 ze zm.).
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest:
- Prezydent Miasta (Kierownik Urzędu, Organ Podatkowy);
- Skarbnik Miasta (Główny Księgowy).
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o
regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz.U. z 2001 r. Nr 55 poz. 577 z
późn. zm.) – Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie za pośrednictwem Zespołu
w Ciechanowie oczekuje w (2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z
wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od
daty jego doręczenia.
Przekazując powyŜsze, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia
pokontrolnego Radnych na najbliŜszej sesji Rady Miasta.
Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy j. w. do wniosków zawartych w wystąpieniu
pokontrolnym przysługuje Prezydentowi prawo zgłoszenia zastrzeŜenia do Kolegium
Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
Podstawą zgłoszenia zastrzeŜenia moŜe być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną
jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych
podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Z-ca Prezesa
Regionalnej Izby Obrachunkowej
/-/
mgr Stanisław Stępień
Do wiadomości:
Rada Miasta w Ciechanowie
5