Zakres czynności Administratora 1) prowadzenie i aktualizowanie

Zakres czynności Administratora
1) prowadzenie i aktualizowanie spisu właścicieli lokali i przypadających im udziałów
w nieruchomości wspólnej, a szczególności:
a) numer lokalu i jego powierzchnie użytkową,
b) opis pomieszczeń przynależnych do lokalu,
c) imię i nazwisko (firma, przedsiębiorcy) właściciela lokalu oraz telefony kontaktowe,
d) dokument potwierdzający własność lokalu (akt notarialny lub wypis z księgi wieczystej
do wglądu oraz oświadczenie właściciela,
e) adres korespondencyjny właściciela lokalu,
f) udział w nieruchomości wspólnej przypadający na właściciela danego lokalu,
g) liczbę osób przebywających na stałe w lokalu (liczba członków gospodarstwa domowego)
na podstawie oświadczenia właściciela lokal.
2) prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej
nieruchomości wspólnej w sposób prawem przewidziany oraz przechowywanie aktualnej
dokumentacji technicznej nieruchomości wspólnej, wymaganej przepisami Prawa
budowlanego,
3) przygotowywanie harmonogramu czynności kontroli technicznych i okresowych
przeglądów nieruchomości oraz urządzeń stanowiących jej techniczne wyposażenie.
4) zapewnienie dla nieruchomości wspólnej wykonywania usług związanych
z funkcjonowaniem urządzeń technicznych nieruchomości wspólnej (np. anteny zbiorcze,
domofony, windy, itp.).
5) zapewnienie bieżącej konserwacji nieruchomości wspólnej, a w szczególności napraw
budynków, pomieszczeń i urządzeń technicznych umożliwiających właścicielom lokali
korzystanie z oświetlenia, ogrzewania i zimnej wody, domofonu oraz z innych urządzeń
należących do wyposażenia nieruchomości wspólnej,
6) zapewnienie terminowego przeprowadzania przeglądów nieruchomości i urządzeń
stanowiących jej wyposażenie, w tym oceny stanu technicznego zgodnie z obowiązującymi
przepisami prawa budowlanego,
7) zapewnienie dla nieruchomości dostaw energii elektrycznej, energii cieplnej, wody oraz
odprowadzania ścieków i wywozu nieczystości stałych,
8) zapewnienie gotowości do usuwania awarii i ich skutków na nieruchomości wspólnej
9) zapewnienie nadzoru nad pracą osób i podmiotów świadczących pracę lub usługi na rzecz
Zleceniodawcy,
10) zapewnienie utrzymania czystości nieruchomości wspólnej, nadzór nad podmiotami
którym zlecono utrzymanie należytego porządku i czystości pomieszczeń oraz urządzeń
budynku służących do wspólnego użytku właścicieli lokali, w tym ciągów komunikacyjnych i
innych terenów, do których Wspólnota posiada tytuł prawny (w każdy poniedziałek odprawa
pracowników firmy sprzątającej na terenie osiedla, zwrócenie uwagi na czynności
porządkowe, które muszą być wykonane w pierwszej kolejności),
11) odprawy firmy dbającej o zieleń na osiedlu – administrator sprawdza stan zieleni na
terenie osiedla, zleca prace pielęgnacyjne, estetyczne, itp.,
12) przygotowanie pism w sprawie windykacji należności wraz z opracowywaniem treści
pozwów sądowych oraz prowadzeniem wszelkich czynności zmierzających do egzekucji
komorniczej,
13) odczyt wodomierzy i ciepłomierzy, w tym wykonanie spisu w formie papierowej i
elektronicznej,
14) proponowanie zakresu rzeczowego i kosztów planowanych do wykonania prac
remontowych w nieruchomości,
15) udzielanie każdemu z właścicieli na jego żądanie wyczerpujących informacji o
sprawach dotyczących zarządzania nieruchomością wspólną,
16) przechowywanie, zabezpieczenie i archiwizowanie dokumentów i dokumentacji
dotyczącej nieruchomości wspólnej,
17) prowadzenie rejestru oddanych kart do głosowania, liczenie głosów oraz ich agregowanie,
18) powiadamianie właścicieli lokali o treści uchwał podjętych w drodze indywidualnego
zbierania głosów,
19) dostarczanie wszelkiej korespondencji związanej z bieżącym utrzymaniem
nieruchomości,
20) uczestniczenie w takich czynnościach jak np. wymiana wodomierzy, oględziny po
zalaniu, itp. (sporządzenie odpowiedniego protokołu),
21) raz na kwartał sprawdzenie czystości miejsc postojowych – wykaz miejsc,
22) raz w miesiącu przeprowadzenie kontroli czystości i drożności przejść na klatkach,
23) prowadzenie dziennika korespondencji,
24) odbieranie i wysyłanie korespondencji pocztowej Wspólnoty oraz opróżnianie skrzynek
pocztowych „zwroty”, opisanie zawartości, segregacja oraz zwrot na pocztę,
25) sprawdzanie prawidłowości otrzymywanych przez Wspólnotę rachunków i faktur,
26) zabezpieczenie biura Wspólnoty (zakupy papieru, tonerów, kopert, itp.)
27) zabezpieczenie magazynu Wspólnoty (zakup świetlówek, stopek do drzwi, klamek,
drzwiczek rewizyjnych oraz wszelkich innych urządzeń, które są niezbędne dla prawidłowego
funkcjonowania urządzeń Wspólnoty),
28) przygotowanie projektów umów z usługodawcami,
29) inwentaryzacja stanu własności Wspólnoty,
30) oględziny osiedla pod względem montowania samodzielnie urządzeń lub wykonywania
zabudowań bez uzyskania zgody członków Wspólnoty,
31) kontrola stanu parkowania na osiedlu,
32) prowadzenie wykazu usługodawców wraz z terminami zawartych umów,
33) nadzór nad pracą firm wykonujących remonty i modernizację oraz uczestnictwo w
komisji przy odbiorze ilościowym i jakościowym wykonanych robót i usług,
34) nadzór i organizacja legalizacji urządzeń pomiarowych,
35) prowadzenie spraw związanych z pozwoleniem na umieszczenie reklam i tablic
informacyjnych na budynku,
36) prowadzenie ewidencji awarii oraz zleconych napraw zgłoszonych przez właścicieli
lokali, najemców, ochronę, serwis sprzątający, konserwatora, Członków Zarządu
(w ewidencji powinny być odnotowane wszystkie zgłoszenia przekazane do Administratora
oraz sposób ich realizacji).
37) zamieszczanie na tablicach informacji organizacyjnych,
38) przygotowywanie dokumentacji oraz pomoc przy zorganizowaniu i przeprowadzeniu
corocznego
Zebrania
Wspólnoty
Mieszkaniowej
(sporządzanie
dokumentów
podsumowujących rok działania Wspólnoty pod względem inwestycyjnym, spraw bieżących,
tworzenie projektów uchwał, przygotowywanie list lub kart do głosowania, przygotowywanie
zaproszeń na Zebranie oraz dostarczanie ich wszystkim Członkom Wspólnoty, organizowanie
miejsca Zebrania, pomoc techniczną i merytoryczną podczas Zebrania),
40) zapewnienie obsługi Zleceniodawcy i członkom wspólnoty w zakresie objętym umową
w biurze Wspólnoty, w terminach określonych odrębnym harmonogramem oraz pełnienie
całodobowego dyżuru telefonicznego w przypadku awarii lub sytuacji nadzwyczajnych (np.
współpraca z policją, zalanie, pożar, itp.).