ZApANowAć NAD INFoRmAcją bIZNESową

www.atena.pl
ATENA Newsletter Nr 9
Zapytania o ofertę firmy: [email protected]
Zapanować naD informacją biznesową
Praktyka biznesowa pokazuje, że firmy, które mają dobrze zdefiniowany proces zarządzania informacją, znacznie lepiej radzą
sobie na rynku. To dlatego, że efektywniej wykorzystują swoje zasoby do uzyskiwania korzyści biznesowych, poprawiania
działania, zwiększania produktywności. Jak jednak opanować rosnącą ilość dokumentów utrzymując wysoką efektywność
i jakość procesu pozyskiwania informacji? Rozwiązaniem może być wdrożenie zintegrowanej platformy zarządzania
dokumentami DMS (Document Management System) oraz warstwy wsparcia procesów BPM (Business Process Management).
Rozwiązania te sprawdzą się szczególnie dobrze,
gdy wolumen dokumentów jest znaczny i w firmie można
zaobserwować powtarzalność pewnych procesów. Taką
platformą oferowaną przez ATENĘ jest ARCHE - System
Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Wsparcia Procesów. Rozwiązanie to wspiera cały cykl życia dokumentów
przetwarzanych w ramach organizacji umożliwiając ich
elektroniczną archiwizację, wyszukiwanie, reprodukcję
i udostępnianie. Ma ona m.in. wbudowany moduł automatycznego obiegu dokumentów, który pozwala na odwzorowanie procesów biznesowych oraz integrację z istniejącymi systemami IT.
o kredyty hipoteczne i wnioski o wypłaty odszkodowań
zawierają setki stron i wymagają wielu ręcznych procesów
powiązanych z aplikacjami o znaczeniu krytycznym.
Generalnie wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów można określić jako zaaplikowanie procesu składającego się z pięciu podstawowych
elementów: skanowania, indeksowania, przechowywania,
odtwarzania i archiwizacji. W przypadku ARCHE proces
digitalizacji dokumentów składa się z dwóch elementów.
Są to skanowanie wraz z opisywaniem atrybutami (indeksowanie) oraz archiwizacja wraz możliwością natychmiastowego wyszukiwania i dostępu do zarchiwizowanych
dokumentów.
Oczywiście wcześniej firma musi się do tego
przygotować organizacyjnie. Wdrożenie takiego systemu IT wymaga ustanowienia zasad i przyznania prawa
do podejmowania decyzji w kwestii kreowania, zbierania,
analizowania i korzystania z określonych informacji i dokumentów. Trzeba umieć odpowiedzieć na pytanie: jakich
informacji potrzebujemy i kto jest za nie odpowiedzialny?
W praktyce biznesowej wygląda zaś to często
tak, że moment archiwizacji dokumentu uruchamia cały
proces transakcji - np. zeskanowanie wniosku o kredyt
hipoteczny może rozpoczynać proces jego akceptacji itd.
Wbrew bowiem optymistycznym wizjom biura
bez papieru, wyeliminowanie tradycyjnych dokumentów
wciąż jest bowiem pieśnią przyszłości. Większość firm
i instytucji nadal opiera swoją działalność na transakcjach,
w których wykorzystywane są dokumenty papierowe.
Na przykład dokumenty dotyczące zobowiązań, wnioski
Z drugiej strony regulacje prawne nakładają na
przedsiębiorców szereg obowiązków związanych z przechowywaniem i udostępnianiem dokumentów. Na przykład ustawa o rachunkowości wymaga od firm przechowywania faktur przez pięć lat, a system elektronicznego
zarządzania informacją znacznie ułatwia spełnienie tych
prawnych wymogów.
Zintegrowane systemy zarządzania informacjami, takie jak ARCHE pozwalają na istotne usprawnienie zarządzania obiegiem dokumentów w firmie. ARCHE
zarówno przyspiesza i usprawnia przekazywanie dokumentów – poprzez uproszczenie, identyfikację „wąskich
gardeł” procesów, efektywne rozliczanie pracowników
z czasu, jaki poświęcają na wykonywanie poszczególnych
zadań – jak również umożliwia bardzo skuteczne zabezpieczenie przed nieuprawnionymi osobami wrażliwych danych osobowych. Rozwiązanie umożliwia zorganizowanie
pracy w jednym, spójnym środowisku i zapewnia szybkie
dotarcie do szukanego dokumentu. Dzisiaj coraz więcej
przedsiębiorstw zdaje sobie sprawę, że dzięki szybkiemu
dostępowi do informacji mogą zyskać zdecydowaną przewagę konkurencyjną.
ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o., ul. Rzemieślnicza 33, 81-855 Sopot
www.atena.pl
ATENA Newsletter Nr 9
Zapanować naD informacją biznesową
W takich systemach jak ARCHE technologie komunikacyjne zostają rozszerzone na wszystkie procesy
przebiegające w przedsiębiorstwie. Umożliwiają już nie
tylko uproszczone zarządzanie komunikacją – całość procesów biznesowych zostaje zintegrowana i poddana kontroli. Równocześnie, co jest niezwykle istotne dla firmy,
obieg dokumentów oparty na technologiach komunikacyjnych jest o wiele prostszy, bardziej przyjazny dla użytkownika.
To dzięki oferowanym przez ten system wielu
praktycznym funkcjonalnościom, na przykład jego użytkownikom nadawane są określone uprawnienia do edycji
czy odczytu różnego typu dokumentów. Możliwe jest też
oczywiście definiowanie grup użytkowników o tych samych uprawnieniach. System pozwala też na sprawdzanie,
czy pracownicy w ogóle zajrzeli do danego dokumentu.
Po jego otwarciu bowiem automatycznie zapisywana jest
informacja, że ten konkretny użytkownik zobaczył dokument. Oczywiście na bieżąco można też śledzić prace nad
określonym dokumentem. Użytkownicy potwierdzają przeczytanie dokumentu, co jest zapisywane w jego historii.
Możliwe jest generowanie raportów i potwierdzeń. Wszystkie powiadomienia związane z dokumentem, jego edycją
mogą być wysyłane drogą mailową do odpowiednich osób.
Pracę znacznie usprawnia też funkcjonalność polegająca
na informowaniu określonych użytkowników o fakcie zamieszczenia lub modyfikacji dokumentu w formie powiadomień mailowych. Osoba otrzymuje bezpośredni link do
dokumentu i może zaraz zajrzeć, na jakim etapie jest praca nad dokumentem. Oczywiście takie systemy jak ARCHE
pozwalają też na pełnotekstowe wyszukiwanie żądanych
słów w treści zamieszczonych dokumentów. Innym znaczącym udogodnieniem oferowanym przez systemy zintegrowanego zarządzania informacją jest możliwość załączania do zadań i projektów innych plików i grup plików.
Dzięki temu cała dokumentacja związana z określonym
projektem może znajdować się w jednym miejscu i nie
trzeba potem tracić czasu na szukanie innych niezbędnym
załączników. Wreszcie wśród korzyści wymienić należy
również minimalizację kosztów zwianych z drukowaniem
dokumentów. Przy czym wpływa to nie tylko na zmniejszenie kosztów systemu drukowania, ale i prowadzenia
i utrzymania archiwów. To dlatego, że dokumenty są teraz
dostępne on-line.
Zapytania o ofertę firmy: [email protected]
Marek Jaślan
ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o., ul. Rzemieślnicza 33, 81-855 Sopot