REGULAMIN UCZESTNICTWA WYSTAWCY W 33

REGULAMIN UCZESTNICTWA WYSTAWCY
W 33. MIĘDZYNARODOWYM KONGRESIE I TARGACH KOSMETOLOGICZNYCH LNE
§1
Postanowienia ogólne
1. Warunki określone w regulaminie zwanym dalej Regulaminem Uczestnictwa obowiązują wszystkich
wystawców zwanych dalej łącznie Wystawcami lub z osobna Wystawcą Międzynarodowego Kongresu i Targów
Kosmetologicznych LNE, zwanych dalej Kongresem.
2. Kongres odbywa się w sobotę 16.04.2016 w godzinach 9.30-18.00 oraz w niedzielę 17.04.2016 w godzinach
10.00-17.00 w Międzynarodowym Centrum Targowo-Konferencyjnym EXPO Kraków na ulicy Galicyjskiej 9 w
Krakowie, zwanym dalej EXPO Kraków.
3. Część wystawiennicza Kongresu jest objęta ochroną realizowaną przez zewnętrzną firmę w następujących
dniach i godzinach:
- 15.04.2016 (piątek) od godziny 18.00 do godziny 9.30 w sobotę 16.04.2016,
- 16.04.2016 (sobota) od godziny 18.00 do godziny 10.00 w niedzielę 17.04.2016.
4. Wszystkie uzgodnienia, poszczególne zgody i zezwolenia udzielane przez Beauty In Sp. z o.o. Press Sp. k.,
zwaną dalej Organizatorem wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Zgłoszenie Wystawcy na Kongres zwane dalej zgłoszeniem udziału następuje wyłącznie poprzez skorzystanie
z systemu rejestracyjnego Organizatora (wypełnienie formularza zgłoszeniowego) za pośrednictwem strony
internetowej Organizatora.
6. Zawarcie umowy między Organizatorem a Wystawcą następuje w chwili wysłania przez Organizatora
ostatecznego potwierdzenia udziału w Kongresie z systemu rejestracyjnego Organizatora.
§2
Zgłoszenie i wycofanie udziału
1. Zgłoszenie udziału Wystawcy w Kongresie następuje wyłącznie za pośrednictwem systemu rejestracyjnego
Organizatora (wypełnienie formularza zgłoszeniowego) na stronie internetowej Organizatora zgodnie z niniejszym
Regulaminem Uczestnictwa.
2. Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest otrzymanie potwierdzenia udziału od Organizatora oraz uiszczenie
umówionych opłat w wyznaczonych terminach, wskazanych w fakturach proforma otrzymanych od Organizatora.
W przypadku nieuiszczenia przez Wystawcę opłat, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, Organizator może
wstrzymać dopuszczenie Wystawcy do uczestnictwa w Kongresie do czasu ich uiszczenia. Wstrzymanie
dopuszczenia Wystawcy do uczestnictwa w Kongresie do czasu uiszczenia opłat, o których mowa powyżej, nie
może stanowić podstawy roszczeń odszkodowawczych Wystawcy względem Organizatora.
3. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia oferty uczestnictwa w Kongresie (np. z powodu
niezgodności oferty z tematyką imprezy, wyczerpania zaplecza wystawienniczego).
4. Zgłoszenie uczestnictwa za pośrednictwem systemu rejestracyjnego na stronie internetowej Organizatora
(wypełnienie formularza zgłoszeniowego) oznacza zgodę na warunki wynikające z niniejszego Regulaminu
Uczestnictwa, który zostaje tym samym przyjęty przez Wystawcę i stanowi integralną część umowy zawartej
między Organizatorem i Wystawcą, o której mowa w § 1 ust. 6 (nie wymagany jest tradycyjny podpis na
zgłoszeniu uczestnictwa).
5. Wszelkie zmiany dotyczące zgłoszenia udziału Wystawca wprowadza za pośrednictwem systemu
rejestracyjnego na stronie internetowej Organizatora. Zmiany, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, mogą
być wprowadzane przez Wystawcę do czasu otrzymania od Organizatora potwierdzenia udziału, o którym mowa
w ust. 2.
6. Ani Regulamin Uczestnictwa ani udostępnienie przez Organizatora Wystawcom systemu rejestracyjnego celem
dokonywania zgłoszeń udziału nie stanowią oferty ze strony Organizatora w rozumieniu art. 66 i następnych
kodeksu cywilnego. O przyjęciu zgłoszenia udziału w Kongresie złożonego przez Wystawcę decyduje Organizator
i dopiero jego potwierdzenie, o którym mowa w ust. 2 jest równoznaczne z zawarciem umowy z Wystawcą na
warunkach określonych w zgłoszeniu udziału, potwierdzeniu udziału oraz w niniejszym Regulaminie
Uczestnictwa.
7. Organizator jest upoważniony do odstąpienia od umowy, jeżeli w ustalonych terminach, o których mowa w ust.
2, nie zostały w pełni uiszczone wszystkie opłaty za udział w Kongresie lub jeśli nie zostaną spełnione pozostałe
warunki Regulaminu Uczestnictwa poprzez oświadczenie wysłane do Wystawcy nie później niż w terminie 7 dni
przed dniem rozpoczęcia Kongresu, o którym mowa w § 1 ust. 2.
8. Wystawca jest uprawniony do odstąpienia od umowy w terminie do dnia rozpoczęcia Kongresu poprzez
oświadczenie złożone wobec Organizatora z konsekwencjami określonymi w zdaniach poniższych niniejszego
ustępu, przy czym brak stawiennictwa Wystawcy na Kongresie jest traktowany jako dorozumiane złożenie przez
Wystawcę oświadczenia o odstąpieniu od umowy z dniem rozpoczęcia Kongresu. W przypadku odstąpienia od
umowy przez Wystawcę przed upływem 29 dni od daty rozpoczęcia Kongresu, Wystawca zobowiązany jest
zapłacić na rzecz Organizatora kwotę stanowiącą równowartość 50% opłat, o których mowa w ust. 2 w dniu
odstąpienia od umowy. W przypadku odstąpienia od umowy przez Wystawcę pomiędzy 29. a 8. dniem przed datą
rozpoczęcia Kongresu, Wystawca zobowiązany jest zapłacić na rzecz Organizatora kwotę stanowiącą
równowartość 75 % opłat, o których mowa w ust. 2 w dniu odstąpienia od umowy. W razie odstąpienia od umowy
później niż przed upływem 8 dni od daty rozpoczęcia Kongresu oraz w razie niewzięcia udziału w Kongresie
Wystawca zobowiązany jest zapłacić na rzecz Organizatora kwotę stanowiącą równowartość 100% opłat, o
których mowa w ust. 2, w dniu odstąpienia od umowy. W przypadku gdy w/w kwoty zostały uiszczone uprzednio
przez Wystawcę Organizator dokonuje ich zatrzymania, a pozostałą część opłat, o których mowa w ust. 2,
niepodlegającą zatrzymaniu zwraca na rzecz Wystawcy w terminie 14 dni od powzięcia wiadomości o odstąpieniu
przez Wystawcę od umowy.
9. Wystawca zgłaszając uczestnictwo w Kongresie ma prawo wyboru formy, w jakiej chce uczestniczyć w
Kongresie:
a) wynajem powierzchni wystawienniczej bez zabudowy,
b) wynajem powierzchni wystawienniczej zabudowanej,
c) kolportaż materiałów reklamowych,
d) inne formy uczestnictwa indywidualnie uzgodnione z Organizatorem.
10. Reklamowanie na stoisku firm osób trzecich, niebędących Wystawcami jest niedozwolone, również w
przypadku firm współpracujących z Wystawcą.
§3
Przydział stoisk / zmiany lokalizacji
1. Organizator przydziela Wystawcy stoisko wedle swojego uznania, przy czym dopasowuje jego kształt do
istniejących warunków otoczenia.
2. Wystawca otrzymuje, za pośrednictwem systemu rejestracyjnego, propozycję lokalizacji stoiska do akceptacji,
którą akceptuje za pośrednictwem systemu rejestracyjnego.
3. Organizator może, nawet po zawarciu umowy, bez konieczności uzyskiwania dodatkowej akceptacji ze strony
Wystawcy, zmienić przydzielone Wystawcy miejsce i przydzielić mu inne miejsce lub zmienić powierzchnię
przydzielonego stoiska. Przyjmuje się, że Wystawca dokonując zgłoszenia udziału, wyraża zgodę na zmiany, o
których mowa w zdaniu poprzedzającym.
4. Wystawca bez zgody Organizatora nie może dokonywać zmian lokalizacji przydzielonego stoiska, ani
dokonywać zamiany stoisk z innymi Wystawcami.
5. Indywidualny projekt zabudowy stoiska przedstawiony przez Wystawcę podlega weryfikacji i zatwierdzeniu
przez Organizatora. Projekt zabudowy do autoryzacji należy wysłać najpóźniej do 18.03.2016 na adres
[email protected]. W przypadku nieprzedstawienia przez Wystawcę w/w projektu w terminie określonym powyżej lub
niepoprawienia projektu w terminie 3 dni od dnia otrzymania od Organizatora uwag co do przedstawionego
projektu, jest równoznaczny z brakiem uprawnienia po stronie Wystawcy do dokonania montażu stoiska, przy
zachowaniu obowiązku uiszczenia opłat, o których mowa w § 2 ust. 2.
6. Wystawca jest zobowiązany zapewnić przez cały czas bezpieczeństwo zwiedzającym jego stoisko.
7. Jeżeli zachodzi taka konieczność każdy Wystawca, powinien umożliwić przeprowadzenie przez własne stoisko
instalacji technicznych zasilających kolejne stoiska.
8. Podnajem albo użyczenie stoiska przez Wystawcę osobom trzecim może nastąpić tylko za pisemną zgodą
Organizatora.
§4
Koszty uczestnictwa
1. Poniższe ceny są cenami netto, a ich wysokość jest uzależniona od rodzaju zabudowy
2
2. Wynajęcie powierzchni niezabudowanej: 569 zł/m (stoisko szeregowe, stoisko otwarte z jednej strony,
2
2
minimalna powierzchnia stoiska 4 m ); 599 zł/m (stoisko narożne, stoisko otwarte z dwóch stron, minimalna
2
2
powierzchnia stoiska 8 m ); 619 zł/m (stoisko półwysep, stoisko otwarte z trzech stron, minimalna powierzchnia
2
2
2
stoiska 12 m ); wyspa 639 zł/m (stoisko otwarte z czterech stron, minimalna powierzchnia stoiska 24 m ).
Przy wynajmie powierzchni niezabudowanej doliczana jest opłata za doprowadzenie i podłączenie prądu zgodnie
z § 10.
2
3. Wynajem powierzchni zabudowanej: standard, stoisko szeregowe 669 zł/m (stoisko szeregowe, stoisko
2
2
otwarte z jednej strony, minimalna powierzchnia stoiska 4 m ); stoisko narożne 699 zł/m (stoisko narożne,
2
2
stoisko otwarte z dwóch stron, minimalna powierzchnia stoiska 8 m ); stoisko półwysep 719 zł/m (stoisko
2
2
półwysep, stoisko otwarte z trzech stron, minimalna powierzchnia stoiska 12 m ); wyspa 739 zł/m (stoisko
2
otwarte z czterech stron, minimalna powierzchnia stoiska 24 m ).
2
4. Standard powierzchni zabudowanej: zabudowa, 1 punkt świetlny na 3 m , 1 gniazdko na każde rozpoczęte 6
2
m stoiska, jeden napis firmy do 20 znaków lub logo, wykładzina. Rezygnacja z któregokolwiek z powyższych
2
elementów nie stanowi podstawy do obniżenia ceny za 1 m . Wszystkie dodatkowe elementy związane z
urządzeniem lub wyposażeniem stoiska powinny być zamówione u Organizatora przez system rejestracyjny i
podlegają dodatkowej opłacie.
5. Kolportaż materiałów reklamowych - 500 zł 2 hostessy Wystawcy/2dni
6. Inne formy uczestnictwa: do indywidualnego uzgodnienia z Organizatorem.
7. Podane wyżej stawki zawierają następujące usługi: wynajem powierzchni (w odniesieniu do form, o których
mowa w ust. 2 i 3), ogólne oświetlenie hali, ogólna ochrona terenów targowych, ogólne ogrzewanie, utrzymanie w
czystości ciągów komunikacyjnych, działania reklamowe i marketingowe, wpis w katalogu kongresowym.
§5
Terminy płatności
1. 49% opłaty, o której mowa w § 2 ust. 2 (łącznie z podatkiem VAT) należy uiścić do dnia 19.02.2016.
2. Pozostałe 51%, o której mowa w § 2 ust. 2 (łącznie z podatkiem VAT) należy uiścić do dnia 31.03.2016.
3. Dodatkowe wyposażenie będzie płatne według cennika wyposażenia dodatkowego zamieszczonego w
systemie rejestracyjnym najpóźniej w dniu 15.04.2016
4. Zamawianie wyposażenia dodatkowego w dniach 14.04.206-17.04.2016 podlega dodatkowej opłacie + 50% do
ceny standardowej. Zamawianie to może nastąpić za pośrednictwem formularzy papierowych udostępnianych
przez Organizatora na terenie EXPO Kraków w w/w dniach. Płatność za wyposażenie dodatkowe zamawiane w
terminie, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym powinna zostać dokonana w dniu złożenia zamówienia,
chyba że Organizator wyraził na formularzu, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, zgodę na płatność w
terminie późniejszym. W przypadku, gdy termin płatności zamówienia wyposażenia dodatkowego przypada w
dniu złożenia zamówienia, zamówienie nieopłacone w dniu złożenia zamówienia uważa się za niezłożone;
powyższe zastrzeżenie nie dotyczy zamówień, w odniesieniu do których Organizator wyraził zgodę na płatność w
terminie późniejszym.
5. Płatność za pokazy w sali „Premierowe prezentacje” powinna zostać dokonana do dnia 31.03.2016
6. Organizator jest zobowiązany wystawić dla Wystawcy fakturę VAT opiewającą na obciążające go opłaty, o
których mowa w ust. poprzedzających, najpóźniej w ciągu 14 dni po otrzymaniu pełnej zapłaty, za pośrednictwem
systemu rejestracyjnego Organizatora.
7. Wystawca wyraża zgodę na wystawianie przez Organizatora faktur VAT bez podpisu Wystawcy.
8. Wszelkie wpłaty z tytułu uczestnictwa w imprezie należy dokonywać na rachunek bankowy Organizatora:
Beauty In Sp. z o.o. Press sp.k., 90-132 Łódź, Narutowicza 75 E lok. 19, NIP: 725 203 78 97, REGON:
101014917, nr rachunku Deutsche Bank Polska: 17 1910 1048 2783 8015 1216 0001
§6
Pokazy w sali „Premierowe prezentacje”
Czas pokazu nie może być dłuższy niż 35 minut. Wystawca chcący zaprezentować swoją ofertę w sali
„Premierowych prezentacji”, jest zobowiązany wypełnić odpowiednie rubryki w systemie rejestracyjnym na
stronach Organizatora do dnia 05.02.2016 oraz podać temat prezentacji, informację o wykładowcy i jego zdjęcie
oraz przesłać zapotrzebowanie na sprzęt. Koszt wynajęcia sali Lwów A (70 miejsc siedzących) koszt 800 zł netto;
Lwów B (140 miejsc siedzących) 1200 zł netto. Program jest układany według kolejności zgłoszeń oraz ustaleń z
Organizatorem. Liczba prezentacji jest ograniczona. Pierwszeństwo posiadają reklamodawcy czasopisma LNE.
§7
Nagrody dla uczestników Kongresu
1. Każdy wystawca ma możliwość ufundowania zestawów kosmetyków dla uczestników Kongresu. Organizator
zobowiązuje się do opublikowania logo firmy fundującej nagrody w materiałach promocyjnych oraz na slajdzie
wyświetlanym podczas losowania nagród. Losowanie i wręczenie nagród odbędzie się w dniu 17.04.2016 w sali
konferencyjnej około godziny 16.30.
2. Zaznaczając opcję NAGRODY w zgłoszeniu udziału Wystawca zobowiązuje się do ufundowania co najmniej
2 zestawów kosmetyków o minimalnej wartości 500 zł. Termin zgłaszania nagród w zamówieniu mija 31.03.2016
§8
Budowa i demontaż stoisk
1. Organizator zobowiązuje się do wybudowania i przygotowania stoisk do godz. 17.00 w dniu 15.04.2016
Wystawca jest zobowiązany do zagospodarowania stoiska do godz. 23.00 w dniu 15.04.2016
Godziny przeznaczone na zagospodarowanie stoisk przez Wystawcę: 17.00–23.00 dn. 15.04.2016
2. Wystawca budujący stoisko we własnym zakresie jest zobowiązany do dnia 18.03.2016 przedłożyć do
zatwierdzenia Organizatorowi projekt stoiska, ew podwieszenia nad stoiskiem i zamówić energię elektryczną oraz
zapoznać się z treścią aktów, o których mowa w pkt. 21 poniżej. Wystawca zamawiający powierzchnię
zabudowaną jest zobowiązany do dnia 18.03.2016 uzgodnić z firmą EXPO MONT (tel. 601 458 160) szczegóły
zabudowy
3. Wystawca zobowiązuje się do niedokonywania, bez uprzedniej pisemnej (pod rygorem nieważności) zgody
Organizatora, zmian naruszających funkcjonalność lub konstrukcję obiektu Expo Kraków, a w szczególności jego
przebudowy, przeróbek i adaptacji.
4. Wystawca budujący stoisko we własnym zakresie poda Organizatorowi do dnia 18.03.2016 nazwę oraz adres
firmy wykonawczej, nazwisko osoby odpowiadającej za prace oraz kontakt telefoniczny. Wystawca i firma
budująca stoisko w jego imieniu ponoszą odpowiedzialność za wynajętą powierzchnię oraz bezpieczeństwo w
trakcie budowy stoiska.
5. Wystawca zobowiązuje się, że wszelkie materiały i elementy wykorzystywane podczas budowy stoiska będą
posiadać atesty niepalności oraz odpowiadać wszystkim obowiązującym normom. Wystawca jest zobowiązany do
przedstawienia Organizatorowi na jego każde żądanie wymaganych atestów pod rygorem usunięcia określonych
elementów z ekspozycji na koszt Wystawcy.
6. Wystawca, osoby obsługujące stoisko w jego imieniu oraz osoby upoważnione przez Wystawcę do wykonania
zabudowy w celu swobodnego poruszania się po terenie EXPO Kraków powinny posiadać identyfikatory, które
będą dostępne w recepcji Organizatora. Identyfikatory techniczne wydawane osobom wykonującym zabudowę
ważne są tylko w trakcie montażu i demontażu i nie upoważniają do wstępu na teren organizacji Kongresu w
trakcie trwania imprezy.
7. Wykonawca wykonujący zabudowę stoiska zobligowany jest do usunięcia ze stoiska oraz ciągów
komunikacyjnych wszelkich odpadów i elementów pozostałych po budowie, a także ich segregacji i utylizacji, pod
rygorem obciążenia go przez Organizatora wszelkimi kosztami ich usunięcia.
8. Pracownicy wykonujący instalacje elektryczne muszą posiadać aktualne zaświadczenia SEP w zakresie
eksploatacji urządzeń elektrycznych. Przedłożone projekty winny być zgodne z prawem budowlanym oraz z
innymi przepisami i normami obowiązującymi w Polsce, a także z przepisami technicznymi i przeciwpożarowymi
obowiązującymi na terenie Kongresu.
9. Realizacja stoisk wystawienniczych winna być zgodna z zatwierdzonym przez Organizatora projektem oraz
wymaganiami budowlanymi i przeciwpożarowymi.
10. Na ścianach oraz innych elementach konstrukcyjnych na granicy stoiska o wysokości powyżej 2,5 m
zwróconych w stronę stoisk sąsiadujących oraz ciągów komunikacyjnych nie wolno umieszczać reklam ani innych
elementów konstrukcyjnych i instalacyjnych.
11. Organizator jest uprawniony do wstrzymania budowy stoiska oraz usunięcia elementów zabudowy na koszt
Wystawcy jeżeli:
- zabudowa nie jest zgodna z zatwierdzonym projektem oraz wymaganiami budowlanymi i przeciwpożarowymi;
- zabudowa wykonana jest bez przyznanej lokalizacji;
- zabudowa wykonana jest bez zatwierdzonego projektu;
- uczestnik wykonał instalację techniczną bez uzyskania na nią zgody Organizatora;
- zachodzi obawa przekroczenia dopuszczalnych obciążeń statycznych lub dynamicznych;
- palne elementy zabudowy nie posiadają atestów trudnozapalności wystawionych przez odpowiednią instytucję,
przy zachowaniu obowiązku Wystawcy do uiszczenia opłat, o których mowa w § 2 ust. 2.
12. Rozpoczęcie likwidacji ekspozycji przed oficjalnym zakończeniem Kongresu jest zabronione. Wszystkie
czynności związane z transportem, pakowaniem, montażem i demontażem eksponatów są wykonywane przez
Wystawcę (lub na jego zlecenie przez osoby trzecie) na jego koszt, ryzyko i odpowiedzialność. Organizator nie
ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności za zniszczenie lub zaginięcie mienia Wystawcy nieusuniętego w terminie
z terenu organizacji Kongresu przez Wystawcę.
13. Wystawca zobowiązuje się do usunięcia wszelkich materiałów reklamowych ze stoiska i ścianek w dniu
zakończenia targów i pozostawienia stoiska w takim stanie, w jakim je otrzymał do użytku. Wystawca, który nie
spełni powyższego warunku zostanie obciążony opłatą porządkową w wysokości 70 zł netto za jedną ściankę
(1x2,5m) zabudowy standardowej, płatną w terminie 7 dni od dnia wystawienia wezwania od Organizatora.
14. Po zakończeniu prac montażowych i demontażowych stoiska Wystawca jest zobowiązany do usunięcia
wszelkich pozostałości (kartony, folie, deski, taśmy, oznaczenia na posadce w miejscu zabudowy stoiska itp.). W
przypadku pozostawienia nieuporządkowanej powierzchni Organizator zleci wykonanie prac porządkowych na
koszt Wystawcy.
15. Wszelkie reklamacje dotyczące stoisk z zabudową standardową należy zgłaszać Organizatorowi najpóźniej
do godziny 18.00 dnia 15.04.2016 pod rygorem utraty prawa zgłoszenia reklamacji w terminie późniejszym.
Reklamacje będą rozpatrywane przez Organizatora w terminie do godz. 20.00 dnia 15.04.2016
16. Wystawca jest odpowiedzialny za uszkodzenie obiektu, umeblowania, instalacji dokonane przez niego lub
osoby reprezentujące lub zatrudnione przez niego. Wystawca pokryje wszelkie koszty koniecznych uzupełnień i
napraw wyposażenia, jakie zaistnieją w obrębie stoiska.
17. Każda ścianka przylegająca bezpośrednio do innego stoiska i wyższa niż 2,5 m musi być (od strony drugiego
stoiska) estetycznie wykończona w kolorze białym, a także nie może zawierać treści reklamowych. Wszelkie
odstępstwa muszą być indywidualnie konsultowane z Organizatorem.
18. Zabrania się bez uzgodnienia z Organizatorem zawieszania i przyklejania do elementów konstrukcyjnych
EXPO Kraków (takich jak: stropy, ściany, okna, poręcze, balustrady itd.) wszelkich elementów stoisk,
transparentów, flag, reklam i dekoracji.
19. Na terenie Expo Kraków obowiązuje całkowity zakaz palenia, wnoszenia i stosowania butli gazowych, również
typu turystycznego. Bez uprzedniej pisemnej zgody (pod rygorem nieważności) Organizatora Wystawca nie może
używać na terenie obiektu Expo Kraków w otwartego ognia, dymów, itp.
20. Wystawca zobowiązuje się do dbania o zachowanie drożności dróg ewakuacyjnych oraz drzwi ewakuacyjnych
na terenie EXPO Kraków. W czasie trwania Kongresu wszystkie wejścia ewakuacyjne powinny pozostawać
otwarte.
Wystawca
zobowiązuje
się
do
podporządkowywania
zaleceniom
zabezpieczania przed nieuprawnionym dostępem w czasie trwania Kongresu.
Organizatora
w
zakresie
21. Wystawca akceptuje możliwość dostępu przez osoby wskazane przez EXPO Kraków do wszystkich
pomieszczeń stałych i czasowych używanych przez Organizatora i udostępnianych Wystawcy, a także
wydawania zaleceń co do bieżącego przebiegu Kongresu, w szczególności zasad PPOŻ, dostępności dróg
ewakuacyjnych na terenie organizacji Kongresu, ilości osób przebywających na terenie organizacji Kongresu oraz
ich zachowania.
22. Wystawca zobowiązuje się przestrzegać postanowień aktów wewnętrznych wydawanych przez Expo Kraków,
takich jak: Regulamin obiektu, Instrukcja Bezpieczeństwa Pożarowego, Regulamin korzystania z płatnych miejsc
parkingowych, Przepisy techniczne, przeciwpożarowe i BHP dla wykonawców zabudowy obowiązujące na terenie
Expo Kraków oraz Regulamin podłączeń internetowych, z których treścią może zapoznać się w siedzibie Expo
Kraków.
23. Wystawca przyjmuje do wiadomości, że z zastrzeżeniem postanowienia § 9 ust. 9 niniejszego Regulaminu
wykorzystywanie terenu wokół budynków Expo Kraków, w tym parkingów dla celów technicznych lub
eksploatacyjnych wiąże się z koniecznością uzgodnienia w/w wykorzystywania z Expo Kraków i uiszczenia na
rzecz Expo Kraków stosownych opłat.
§9
Eksponaty wystawiennicze
1. Wystawca jest zobowiązany dostarczyć eksponaty i inne niezbędne mu ruchomości na teren Kongresu w dniu
15.04.2016 oraz zabrać je niezwłocznie po zakończeniu Kongresu w terminie określonym przez Organizatora
(do g. 24.00 w nocy z niedzieli - 17.04.2016 na poniedziałek - 18.04.2016). Za każdą kolejna godzinę demontażu,
Wystawca będzie obciążony kwotą 1000 zł/h.
W razie niewywiązania się przez Wystawcę z obowiązku usunięcia eksponatów, urządzeń pomocniczych i innych
ruchomości Wystawcy, o których mowa w ust. 1, Organizator jest uprawniony do ich usunięcia na koszt i ryzyko
Wystawcy, a także do zlecenia ich przechowania lub utylizacji na koszt i ryzyko Wystawcy. Niezależnie od tego,
za okres do usunięcia ruchomości Wystawcy (bądź to przez Wystawcę, bądź to przez Organizatora lub Expo
Kraków w ramach uprawnienia opisanego w zdaniu poprzednim), Organizator jest uprawniony do naliczenia
Wystawcy dodatkowych kosztów za bezumowne korzystanie z terenu Kongresu i stoiska w wysokości 5000 zł
netto (pięć tysięcy złotych) za każdy rozpoczęty dzień.
2. Mocowanie eksponatów do ścian i sufitów stoiska zabudowanego przez Wystawcę powinno być wykonane
metodami zatwierdzonymi przez Expo Kraków (w sposób niepowodujący żadnych uszkodzeń) oraz wcześniej
zgłoszone Organizatorowi. Naprawy i zmiany eksponatów mogą być dokonywane wyłącznie poza godzinami
otwarcia Kongresu dla zwiedzających.
3. W celu zapewnienia właściwych warunków (np. niestandardowe podłączenia) prezentacji eksponatów
przewidzianych do demonstrowania w działaniu, Wystawca musi uzyskać zgodę Organizatora o ich dopuszczeniu
do ekspozycji.
4. Plakaty, naklejki i inne drukowane materiały reklamowe umieszczone w halach wystawowych bez zezwolenia
będą usuwane na koszt Wystawcy w trakcie targów.
5. Reklamowanie firmy lub usług oraz dystrybucja materiałów reklamowych poza wykupioną lokalizacją jest
możliwa wyłącznie za zgodą Organizatora i po dokonaniu stosownej opłaty. Każda ujawniona forma dystrybucji i
rozpowszechniania materiałów reklamowych poza stoiskiem bez pisemnej zgody Organizatora podlega karze w
wysokości 1000 zł netto, płatnej w terminie 7 dni od dnia wysłania wezwania przez Organizatora.
6. Organizator nie odpowiada za ochronę znaków towarowych, patentów, itp. eksponatów prezentowanych na
targach. Odpowiedzialność w w/w zakresie ponoszą Wystawcy – każdy za własne działania, zgodnie z § 11 ust.
7. Niedozwolone jest eksponowanie oferty niezgodnej z zakresem tematycznym Kongresu.
8. W dniach 15.04.2016-17.04.2016 samochody ciężarowe, busy i przyczepy mogą pozostawać na noc na
parkingu EXPO Kraków w wyznaczonym przez Organizatora miejscu
§ 10
Usługi techniczne
1. Organizator zapewnia ogólne oświetlenie, ogrzewanie pomieszczeń wystawowych oraz wykładzinę na
stoiskach z powierzchnia zabudowana (do wyboru 3 kolory). Koszty zainstalowania i podłączenia przyłączy
energetycznych (400 V) i telefonicznych/telefaksowych do poszczególnych stoisk będą obciążały Wystawcę.
Gniazdo elektryczne 230V do 2 kW 200 zł + VAT, gniazdo elektryczne 400V od 2 do 9 kW 300 zł + VAT, płatne
w terminie określonym w fakturze proforma wystawionej przez Organizatora na rzecz Wystawcy.
2. Wszystkie podłączenia przyłączy do granicy stoiska mogą być wykonane tylko przez Organizatora.
3. Wewnątrz stoisk instalacje mogą być wykonane tylko przez firmy wskazane Organizatorowi przez Wystawcę i
posiadające odpowiednie uprawnienia. Wystawca odpowiada za wszelkie szkody spowodowane przez
niewłaściwie działające instalacje wewnątrz stoiska.
4. Za ubytki i szkody powstałe w wyniku zakłóceń energetycznych, telekomunikacyjnych i teleinformatycznych
Organizator nie odpowiada.
5. W przypadkach szczególnych Organizator zastrzega sobie prawo całkowitego zakazu: prezentacji
wyposażenia powodującego nadmierny poziom hałasu, pracy systemów nagłaśniających, prezentacji
muzycznych i filmowych w przypadku niemożności uzyskania polubownego rozwiązania sporu przez
zainteresowanych wystawców.
6. Maksymalne natężenie hałasu na stoisku Wystawcy spowodowane prezentacją urządzeń, odtwarzaniem
spotów reklamowych, utworów muzycznych itd., nie może przekroczyć 70 dB. Zabronione jest kierowanie kolumn
głośnikowych w stronę ciągów komunikacyjnych i sąsiednich stoisk. Na żądanie Organizatora Wystawca powinien
obniżyć do wymaganego poziomu natężenie hałasu oraz dokonać właściwego ustawienia aparatury
nagłośnieniowej na stoisku.
§ 11
Ubezpieczenie targów i odpowiedzialność za szkody
1. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za szkody na osobie i mieniu, w tym utratę, zniszczenia i
uszkodzenia mienia, w szczególności eksponatów znajdujących się na powierzchni wystawienniczej przed, w
trakcie trwania i po Kongresie . Jednoznacznie wyłączona jest odpowiedzialność Organizatora za w/w szkody,
niezależnie od tego, przez kogo zostały one spowodowane (zwiedzających, personel Wystawcy, osoby trzecie).
W szczególności Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane: pożarem, włamaniem, kradzieżą,
zalaniem.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności z tytułu niewykonania swoich zobowiązań względem Wystawców z
powodu zaistnienia stanu siły wyższej. Jako siłę wyższą uznaje się zdarzenia nadzwyczajne, nagłe, o charakterze
zewnętrznym, jak w szczególności strajki, wojny, wypadki komunikacyjne, zmiany przepisów prawa
uniemożliwiające wywiązanie się ze zobowiązań umownych i inne zdarzenia o charakterze losowym niezależne
od Organizatora i EXPO Kraków.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w działaniu oraz za niesprawne działanie jakichkolwiek
mediów i urządzeń, zaistniałe na terenie organizacji Kongresu, jak w szczególności awarie w dostawie energii,
uszkodzenia wszelkich instalacji.
4. Wystawca zobowiązany jest posiadać ważne przez cały okres odbywania się Kongresu i opłacone
ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (w zakresie odpowiedzialności kontraktowej i deliktowej obejmujące
ubezpieczenie od wszelkich ryzyk w zakresie prowadzonej przez Wykonawcę działalności gospodarczej) z sumą
gwarancyjną nie niższą niż 50.000 zł. Ponadto, Wystawca zobowiązany jest do zabezpieczenia na własny koszt i
ryzyko mienia wniesionego na teren organizacji Kongresu, w tym eksponatów, przed ewentualnymi szkodami.
5. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za przestrzeganie wszelkich obowiązujących przepisów prawa
związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, z uczestnictwem w Kongresie oraz budową, demontażem i
korzystaniem ze stoiska. W szczególności Wystawca ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów
dotyczących ochrony praw autorskich i praw własności przemysłowej, w tym uiszczanie opłat za rzecz właściwych
organizacji zarządzania zbiorowymi prawami autorskimi. W przypadku zgłoszenia przez osoby trzecie
jakichkolwiek roszczeń z tytułu naruszenia przez Wystawcę przepisów prawa, bądź wydania przez właściwe
organy orzeczeń stwierdzających takie naruszenia, Wystawca zobowiązuje się do podjęcia na swój koszt i ryzyko
wszelkich kroków zapewniających należytą ochronę Organizatora oraz Expo Kraków przed takimi roszczeniami
lub orzeczeniami. W szczególności Wystawca zobowiązuje się do niezwłocznego zwolnienia Organizatora lub
Expo Kraków z udziału we wszelkich ewentualnych postępowaniach związanych z roszczeniami lub
orzeczeniami, a także pokrycia wszelkich szkód poniesionych przez Organizatora lub Expo Kraków, w tym do
zwrotu, bądź zabezpieczenia wszelkich kosztów, jakie mogą lub będą zobowiązane zapłacić Organizator lub Expo
Kraków w związku z takimi roszczeniem.
6. Wystawca odpowiada za wszelkie szkody wyrządzone Organizatorowi, EXPO Kraków oraz innym osobom
trzecim przez Wystawcę, jego pracowników, zleceniodawców, dostawców, klientów i gości, przed, podczas i po
terminie odbywania się Kongresu na terenie organizacji Kongresu, w tym za szkody spowodowane przez
niewłaściwe użytkowanie instalacji wodnych, elektrycznych, sanitarnych, wentylacyjnych i kanalizacyjnych, jak
również za ewentualne uszkodzenia budynku, pomieszczeń, mebli, instalacji i urządzeń znajdujących się na
terenie organizacji Kongresu.
7. Expo Kraków oraz Organizator Kongresu nie biorą odpowiedzialności za przesyłane Wystawcom paczki na
adres Expo Kraków (ul. Galicyjska 9), dlatego żadna przesyłka nie zostanie odebrana od firmy kurierskiej przez
Expo Kraków oraz Organizatora.
8. Podczas Kongresu jest zabronione:
- stosowanie w halach lub na terenie zewnętrznym balonów wypełnionych palnym gazem,
- przywożenie, składowanie i eksploatacja butli gazowych, materiałów łatwopalnych, wybuchowych i żrących
- wykonywanie innych czynności, które mogą obniżyć stopień bezpieczeństwa podczas imprezy.
9. W razie powstania pożaru, wybuchu lub innego niebezpiecznego zdarzenia wszyscy uczestnicy WYDARZENIA
są zobowiązani do powiadomienia Organizatora lub służb dyżurujących w obiekcie - przeciwpożarowej i ochrony
10. Na terenie EXPO znajduje się sprzęt gaśniczy z instrukcją jego obsługi. Organizator oraz Uczestnicy
zobowiązani są do wykorzystywania sprzętu zgodnie z jego przeznaczeniem.
11. Wszystkie urządzenia ppoż. (gaśnice, przyciski sygnalizacyjne, hydranty, czujki ppoż.) oraz drzwi
ewakuacyjne i ich oznaczenia muszą być w każdej chwili dostępne i widoczne; nie wolno ich zastawiać.
§ 12
Katalog kongresowy
Organizator wydaje katalog kongresowy. Wszyscy Wystawcy mają obowiązek dostarczenia Organizatorowi
informacji do wpisu firmowego w katalogu za pośrednictwem systemu rejestracyjnego najpóźniej do dnia
11.03.2016 pod rygorem nieumieszczenia Wystawcy w katalogu.
§ 13
Postanowienia końcowe
1. Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu Uczestnictwa.
2. Zapłata przez Wystawców kar umownych zastrzeżonych w Regulaminie, nie wyłącza możliwości dochodzenia
przez Organizatora od Wystawców odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych prawa cywilnego.
3. Wystawca zobowiązuje się do utrzymania w tajemnicy wszelkich informacji handlowych, technicznych,
organizacyjnych i ekonomicznych dotyczących Organizatora lub EXPO Kraków uzyskanych podczas
uczestnictwa w Kongresie.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem Uczestnictwa stosuje się przepisy Kodeksu
Cywilnego.
5. Wszelkie spory wynikłe pomiędzy Organizatorem i Wystawcami w związku z realizacją umów, o których mowa
w niniejszym Regulaminie Uczestnictwa rozstrzygane będą przez Sądy właściwe dla siedziby Organizatora.
6. Organizator zastrzegają możliwość wprowadzenia dodatkowych przepisów regulaminowych oraz innych zmian
regulowanych stosownym aneksem do umów z Wystawcą.
7. Regulamin niniejszy wchodzi w życie w dniu 21.01.2016