Błonie_Miasto_Gmina - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Warszawie
ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
tel. (22) 628 28 62; 628 78 42
e-mail: [email protected]
___________________________________________________________________________
Warszawa, dnia 3 marca 2016 r.
WK.0920.81.2015
Pan
Zenon Reszka
Burmistrz Błonia
Rynek 6
05-870 Błonie
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 19.02.2016 r.
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 ze zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb
obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu
postępowania (Dz. U. z 2004 r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od 21.10.2015 r. do 29.01.2016 r.
przeprowadzona została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2014 r. do dnia 31.12.2014 r. i przeprowadzona
została zgodnie z zatwierdzonym programem.
W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności
kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 w/w ustawy kieruję następujące wystąpienie
pokontrolne:
W ZAKRESIE USTALEŃ OGÓLNOORGANIZACYJNYCH
1. Stwierdzono:
zarządzeniem nr 37/2014 z dnia 1 lipca 2014 r. Burmistrz Błonia wprowadził zasady (politykę)
rachunkowości dla jednostek budżetowych Gminy Błonie – przedszkoli publicznych (str. 2
protokołu kontroli).
Wnioskuje:
zobowiązać kierowników jednostek organizacyjnych gminy do ustalenia w formie pisemnej
dokumentacji opisującej przyjęte w jednostkach zasady (politykę) rachunkowości, stosownie
do przepisów art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz.
330 ze zm.).
2. Stwierdzono:
pomimo obowiązku prowadzenia audytu wewnętrznego nie sporządzono sprawozdania z
wykonania planu audytu za rok 2014 i planu audytu na rok 2015. Od dnia 24.10.2014 r. do dnia
31.12.2015 r. nie zatrudniono audytora wewnętrznego.
1
(str. 6; 7 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
zatrudnić audytora wewnętrznego lub zawrzeć umowę na prowadzenia audytu z usługodawcą
i zapewnić prowadzenie audytu wewnętrznego zgodnie z postanowieniami działu VI ustawy z
dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.)
W ZAKRESIE KSIĘGOWOŚĆ I SPRAWOZDAWCZOŚCI BUDŻETOWEJ
3. Stwierdzono:
w zakresie gospodarki pieniężnej i kontroli kasy:
 dowody dokumentujące poniesione wydatki stanowiące podstawę do wypłaty gotówki nie
zostały:
 ostemplowane (zlikwidowane) pieczątką o treści: „Wypłacono dnia………… rap.
kasowy nr ……….poz…………”,
 prawidłowo wypełnione w pozycji pn. r-k sprawdzono pod względem merytorycznym
w miejscu data i podpis wpisano wyłącznie datę, w poz. pn. r-k sprawdzono pod
względem formalnym w miejscu data i podpis złożono skrócony podpis, osoby
zatwierdzające wydatki również złożyły skrócone podpisy (str. 9 protokołu kontroli),
 do raportu kasowego kasjer nie załączał tzw. noty księgowej, z której wynikałaby wysokość
wydatków zrealizowanych w ciężar pogotowia kasowego (str. 9 protokołu kontroli),
 nie dokonano kontroli/sprawdzenia przez upoważnione osoby pod względem
merytorycznym i/lub formalno-rachunkowym (brak udokumentowania) raportów
kasowych, faktur dokumentujących rozliczenie zaliczki (str. 9 protokołu kontroli),
 dowody dokumentujące przychód i rozchód gotówki z kasy oraz faktury dokumentujące
rozliczenie zaliczki nie zawierały dekretacji – informacji o zakwalifikowaniu dowodu do
ujęcia w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania
(str. 9 protokołu kontroli),
 wyciągi bankowe nie zawierały stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do
ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu
w księgach rachunkowych (dekretacji) wraz z czytelnym podpisem osoby odpowiedzialnej
za te wskazania (str. 13 protokołu kontroli),
 listy płac nie zawierały obok podpisów potwierdzających pobranie gotówki z kasy – daty
odbioru gotówki przez inkasenta (str. 9, 52 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
gospodarkę kasową prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w „Instrukcji kasowej”
stanowiącej załącznik nr 5 do zarządzenia nr 36/2014 z dnia 01.07.2014 r. Burmistrza Błonia.
Na dowodach księgowych zamieszczać pełną adnotację dotyczącą daty dokonania operacji,
a gdy zostały sporządzone pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu, sposób
zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych oraz czytelny podpis osoby
odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do postanowień art. 21 ust. 1 pkt 4 i 6 ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.).
4. Stwierdzono:
pobranie gotówki czekiem do kasy w ewidencji księgowej Urzędu (jednostki) ujmowano
zapisem: Wn 101 -2 „Kasa – dot. wydatków”/Ma 130 „Rachunek bieżący” z pominięciem konta
141 „Środki pieniężne w drodze” (str. 9 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
do operacji pobrania gotówki czekiem do kasy stosować konto 141 „Środki pieniężne
w drodze”. Ewidencję prowadzić zgodnie z planem kont dla jednostek budżetowych
i samorządowych zakładów budżetowych określonym w załączniku Nr 3 do rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
2
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej
Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.).
5. Stwierdzono:
nie prowadzono ewidencji na koncie księgowym 130 „Rachunek bieżący jednostki” w zakresie
dochodów wykonanych (str. 12 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
w związku z posiadaniem przez gminę wspólnego rachunku bankowego dla budżetu gminy
i urzędu, jako jednostki wykonane dochody budżetowe ujmować na bieżąco w ewidencji
księgowej na koncie 133 „Rachunek budżetu” oraz na koncie 130 „Rachunek bieżący”
w korespondencji z odpowiednimi kontami, w sposób umożliwiający sporządzenie sprawozdań
budżetowych i finansowych stosowanie do zasad określonych w załączniku nr 2 i nr 3 do
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 poz. 289 ze zm.).
6. Stwierdzono:
księgi rachunkowe prowadzone komputerowo uniemożliwiały stwierdzenie zgodności sald
pomiędzy księgowością banku a księgowością kontrolowanej jednostki (str. 13; 14 protokołu
kontroli).
Wnioskuję:
dostosować prowadzone komputerowo księgi rachunkowe do zasad wynikających z art. 24
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), tj.
w sposób umożliwiający stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald)
oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych.
7. Stwierdzono:
dokonywanie zapisów w ewidencji księgowej na kontach nieprzewidzianych w zakładowym
planie kont, tj.:
 dla budżetu, konto 133-1 „Depozyt automatyczny – rachunek budżetu” oraz konto 133-2
„Rachunek bieżący jednostki budżetowej – dochody” (str. 12 protokołu kontroli),
 dla Urzędu Miejskiego konto 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” oraz konto 000
„Zaangażowanie” (str. 20 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
zapisów operacji gospodarczych dokonywać na kontach przewidzianych do stosowania
w zakładowym planie kont, w związku z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.). Jeśli zamieszczona w zakładowym
planie kont liczba kont syntetycznych jest niewystarczająca w stosunku do potrzeb prowadzenia
prawidłowej ewidencji – uzupełnić zakładowy plan kont o konta dodatkowe, w myśl przepisów
§ 15 ust. 1 pkt 1–3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 poz. 289 ze zm.).
3
8. Stwierdzono:
przy dokonywaniu zapisów księgowych w ramach konta 133 „ Rachunek budżetu” w ewidencji
księgowej Urzędu nie zachowano pełnej zgodności obrotów między księgowością banku a
księgowością kontrolowanej jednostki (str. 14 protokołu kontroli). Powyższa nieprawidłowość
stwierdzona została podczas poprzednio przeprowadzanej kontroli kompleksowej w roku 2011.
Wnioskuję:
zapisów na koncie 133 „Rachunek budżetu” dokonywać wyłącznie na podstawie dowodów
bankowych stosownie do załącznika Nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca
2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 poz.
289 ze zm.).
9. Stwierdzono:
w księdze druków ścisłego zarachowania nie prowadzono ewidencji dla druków, które
znajdowały się w obiegu Urzędu Miasta - KP „Kasa Przyjmie”, arkusze spisu z natury (str. 15
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
druki KP „Kasa Przyjmie” i arkusze spisu z natury stanowiące druki specjalnego przeznaczenia
ujmować w ewidencji (księga druków ścisłego zarachowania) i poddawać kontroli finansowej
mając na uwadze, że dowody KP „Kasa Przyjmie” służą do potwierdzenia przyjęcia do kasy
gotówki m. in. pobranej z banku na podstawie czeków gotówkowych a arkusze spisu z natury
służą do udokumentowania przeprowadzonej inwentaryzacji w związku, z czym powinny być
objęte rzetelną ewidencją i nadzorem w celu uniknięcia niepożądanych zjawisk i nadużyć.
10. Stwierdzono:
w księgach rachunkowych jednostki nie ujmowano:
 należności i zobowiązań w ramach konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
oraz konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (str. 15 protokołu kontroli),
 w ramach konta 234 „Rozrachunki z pracownikami” nie ewidencjonowano wszystkich
wydatków wyłożonych przez pracownika oraz zwrotu wydatków dotyczących rozliczenia
zaliczki (str. 18 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
zapisów w księgach rachunkowych dokonywać zgodnie z przebiegiem operacji gospodarczych,
stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (
Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.). Na kontach rozrachunkowych ujmować wszystkie etapy
rozliczeń poprzedzające płatność wydatków, stosownie do przepisów art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy
z dnia 29 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.) oraz
stosownie do załącznika Nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 poz.
289 ze zm.).
11. Stwierdzono:
do dnia kontroli, tj. 23.10.2015 r. nie dokonano zamknięcia ksiąg rachunkowych roku
obrotowego 2014 (str. 18 protokołu kontroli).
4
Wnioskuję:
księgi rachunkowe zamykać w terminie określonym w § 18 ust. 3 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej
Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289 ze zm.). Powyższej czynności dokonywać w sposób
określony w art. 12 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013
r., poz. 330 ze zm.).
12. Stwierdzono:
w polityce rachunkowości wprowadzonej zarządzeniem nr 36/2014 Burmistrza Błonia z dnia
01 lipca 2014 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości oraz stosowania zakładowego planu
kont w Urzędzie Miejskim w Błoniu wprowadzono zapis, że ewidencja analityczna zaległości
i nadpłat prowadzona jest w module księgowym podatków i opłat, natomiast w module
księgowości budżetowej ujmuje się jedynie per saldo wynikające z ewidencji analitycznej (str.
20 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
dostosować zapisy dotyczących kont rozrachunkowych do zasad wynikających z art. 16 ust. 1
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), zgodnie
z którym konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem
i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym, jako
wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych,
uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
13. Stwierdzono:
środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym 2014 w wysokości 3.066,49 zł
wykazane w sprawozdaniu Rb-ST roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach
bankowych jednostek samorządu terytorialnego na koniec 2014 nie są zgodne z danymi
wynikającymi z ewidencji księgowej (str. 24 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
roczne sprawozdanie budżetowe Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek
samorządu terytorialnego sporządzać tak, by kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne
z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosownie do § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014
r. poz. 119 ze zm.).
14. Stwierdzono:
kierownik jednostki nie opracował kompletnego zespołu procedur kontroli zarządczej tj.: zasad
rachunkowości (str. 20 protokołu kontroli), instrukcji druków ścisłego zarachowania (str. 15
protokołu kontroli), zasad wypłaty i rozliczania zaliczek oraz osób zatwierdzających udzielenie
zaliczki, wzorów podpisów osób upoważnionych do poszczególnych rodzajów kontroli,
dekretacji i zatwierdzania dowodów finansowo - księgowych (str. 17 protokołu kontroli),
kompletnej instrukcji inwentaryzacyjnej (str. 41 protokołu kontroli), sposobu dokumentowania
pobranych przez inkasentów wpłat oraz sposobu rozliczania się z pobranych kwot (str. 51
protokołu kontroli), zasad wypełniania kwitariuszy przychodowych oraz dokumentowania
faktu rozliczania się z pobranych przez inkasentów kwot podatków (str. 58 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
podjąć czynności zmierzające do prowadzenia kontroli zarządczej w jednostce, tj. opracować
kompletny zespół procedur dających gwarancję zgodności działalności jednostki z przepisami
prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności
sprawozdań (finansowych i budżetowych), ochrony zasobów, a także zarządzania ryzykiem
5
stosownie do art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z
2013 r., poz. 885 ze zm.) w powiązaniu z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1994 r. o
rachunkowości (Dz. U. z 2013 poz. 330) który mówi, że jednostka powinna posiadać
dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.
W myśl art. 69 ust. 2 cytowanej wyżej ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych zapewnienie skutecznej kontroli zarządczej należy do zadań burmistrza j. s. t.
15. Stwierdzono:
 w zakładowym planie kont dla budżetu i Urzędu Miejskiego nie wprowadzono
odpowiednio konta 991 „Planowane dochody budżetu”, 992 „Planowane wydatki budżetu”,
222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i w konsekwencji nie prowadzono na nich
ewidencji (str. 22-23 i 28 protokołu kontroli).
 w ewidencji księgowej budżetu i jednostki nie prowadzono odpowiednio kont 222
„Rozliczenie dochodów budżetowych” oraz 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”,
(str. 28 protokołu kontroli),
 w ramach konta 902 „Wydatki budżetowe” nie prowadzono bieżącej ewidencji wydatków
jednostek budżetowych na podstawie ich sprawozdań budżetowych za poszczególne okresy
sprawozdawcze (str. 23 protokołu kontroli),
Wnioskuję:
 uzupełnić zakładowy plan kont dla budżetu i jednostki o konta: 991 „Planowane dochody
budżetu”, 992 „Planowane wydatki budżetu”, 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i
prowadzić dla nich ewidencję w księgach rachunkowych,
 ewidencję rozliczenia dochodów z jednostkami budżetowymi prowadzić w księgach
budżetu gminy na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”,
 ewidencję rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę wydatków budżetowych, w tym
wydatków w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze
środków europejskich prowadzić w księgach rachunkowych jednostki na koncie 223
„Rozliczenie dochodów budżetowych”,
 prowadzić bieżącą ewidencję wydatków jednostek budżetowych na podstawie ich
sprawozdań budżetowych na koncie 902 „Wydatki budżetowe”,
stosownie do zasad określonych w załączniku nr 2 i nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z
2013 r., poz. 289 ze zm.).
16. Stwierdzono:
kwoty wykazane w przedłożonych kontrolującym sprawozdaniach jednostkowych Rb – 27S
z wykonania planu dochodów budżetowych nie składają się na kwoty wykazane
w sprawozdaniu zbiorczym (str. 27 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
sporządzać zbiorcze sprawozdania Rb-27S „Sprawozdanie z wykonania planu dochodów
budżetowych samorządowej jednostki budżetowej” w szczegółowości sprawozdań
jednostkowych jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu
terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu za kolejne okresy sprawozdawcze i rok
budżetowy, stosownie do przepisów § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z 2014 r., poz. 119 ze
zm.).
6
17. Stwierdzono:
Urząd Miejski w Błoniu prowadził obsługę finansowo – księgowej dla 6 przedszkoli
publicznych przez bez stosownego umocowania w postaci uchwały Rady Miejskiej oraz
uregulowań dotyczących trybu i zasad współpracy związanych ze świadczeniem wspólnej
obsługi przedszkoli (str. 28 protokołu kontroli)
Wnioskuję:
podjąć czynności, mające na celu uprawomocnienie prowadzenia przez Urząd Miejski
w Błoniu wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej jednostek
oświatowych, zgodnie z przepisami wskazanymi w art. 5 ust. 9 i art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7
września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2015 poz. 2156 ze zm.). Prowadzenie obsługi
finansowo – księgowej jednostek oświatowych, regulują przepisy art. 5 ust. 9 cytowanej
ustawy, które stanowią że organ prowadzący szkoły i placówki oświatowe jakim jest jednostka
samorządu terytorialnego, w celu wykonywania zadań o których mowa w ust. 7 tego artykułu
może tworzyć jednostki obsługi ekonomiczno- administracyjnej szkół i placówek lub
organizować wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną tych jednostek.
Zatem w oparciu o przywołane przepisy oraz w świetle postanowień art. 5c pkt 1 tejże ustawy,
wskazujących na kompetencje poszczególnych organów, o sposobie zorganizowania obsługi
finansowo – księgowej, winna zdecydować Rada Miejska.
18. Stwierdzono:
nie sporządzono sprawozdania jednostkowego Rb-27S z wykonania planu dochodów
budżetowych za 2014 r. jednostki samorządu terytorialnego za 2014 rok, jako jednostki
budżetowej i jako organu (str. 27 protokołu kontroli).
Powyższa nieprawidłowość stwierdzona została podczas poprzednio przeprowadzanej kontroli
kompleksowej w roku 2011.
Wnioskuję:
sporządzać jednostkowe sprawozdania Rb-27S Urzędu Miejskiego za rok budżetowy
(niezależnie od sposobu prowadzenia ewidencji księgowej), stosownie do przepisów § 6 ust. 1
pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z 2014 r., poz. 119 ze zm.).
19. Stwierdzono:
nie dokonano kontroli formalno-rachunkowej sprawozdań jednostkowych Rb-27S z wykonania
planu dochodów budżetowych oraz Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za rok
2014 (str. 27; 28 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
dokonywać kontroli sprawozdań jednostkowych, stosownie do przepisów § 9 ust. 3
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości
budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119 ze zm.).
20. Stwierdzono:
 w zakresie inwentaryzacji przeprowadzanej wg stanu na dzień 31.12.2014 r. nie
udokumentowano:
 uzgodnienia druków znajdujących się na stanie z prowadzoną ewidencją w księgach
druków ścisłego zarachowania (str. 36 protokołu kontroli),
 przeprowadzenia inwentaryzacji sald rachunków bankowych, należności, wartości
niematerialnych i prawnych oraz długoterminowych aktywów finansowych (str. 36 - 40
protokołu kontroli),
 w zakresie inwentaryzacji przeprowadzonej wg stanu na dzień 31.12.2013 r. nie
udokumentowano rozliczenia inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków
trwałych (str. 41 protokołu kontroli).
7
Wnioskuję:
przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać
z zapisami ksiąg rachunkowych stosownie do art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.).
21. Stwierdzono:
nie dokonano czynności sprawdzających deklaracji podatkowych przedkładanych do organu
podatkowego dotyczących podatku od nieruchomości i rolnego oraz podatku od środków
transportowych w zakresie formalnej poprawności i stanu faktycznego deklarowanych
powierzchni (str. 45- 48, protokołu kontroli).
Wnioskuję:
deklaracje podatkowe poddawać czynnościom sprawdzającym w przypadkach określonych
w art. 272 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r.,
poz. 613 ze zm.) a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości korzystać z uprawnień
ustalonych w art. 274a § 1 i 2 cytowanej ustawy.
22. Stwierdzono:
nieegzekwowanie terminowego złożenia przez podatników deklaracji na podatek rolny (str. 45
- 47 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
stosować przepis art. 274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa (Dz. U.
z 2015 r., poz. 613 ze zm.), zgodnie z którym organ podatkowy może żądać złożenia wyjaśnień
w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie
została złożona mimo takiego obowiązku. Wszczynać postępowanie podatkowe w trybie art.
165 § 2 cytowanej ustawy, w celu wydania decyzji określającej wysokość zobowiązania
podatkowego stosownie do przepisów art. 21 § 3 wymienionej ustawy.
23. Stwierdzono:
przypisu podatku w kartach kontowych podatników podatku rolnego dokonano w innym
okresie sprawozdawczym niż doręczenie decyzji wymiarowych (str. 47 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2013 r.,
poz. 330 ze zm.) zgodnie, z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy
wprowadzić, w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie
sprawozdawczym.
24. Stwierdzono:
w kartach kontowych podatników łącznego zobowiązania pieniężnego organ podatkowy
dokonywał przypisu poszczególnych rat podatku z datą wystawienia decyzji wymiarowych (str.
49 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać art. 21 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa (Dz. U. z
2015 r., poz. 613 ze zm.), zgodnie z którym zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem
doręczenia decyzji organu podatkowego ustalającej wysokość tego zobowiązania.
25. Stwierdzono:
nieujęcie w zakładowym planie kont Urzędu Miejskiego konta pozabilansowego
991 „Rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających
przypisaniu na kontach podatników”, mimo występowania operacji gospodarczych w tym
zakresie (str. 58 protokołu kontroli).
8
Wnioskuję:
uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości przez ujęcie
w zakładowym planie kont Urzędu Miejskiego konta pozabilansowego 991 „Rozrachunki
z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach
podatników”, stosownie do przepisów § 10 pkt 2 i § 12 ust. 1 pkt 1 lit. „b” rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planu
kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375
ze zm.) oraz § 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289).
26. Stwierdzono:
w karcie kontowej podatnika podatku od nieruchomości dokonano odpisu zaległości
podatkowych pod inną datą niż faktyczna data doręczenia decyzji umarzającej zaległość
podatkową (str. 55 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać art. 212 ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) zgodnie,
z którym organ podatkowy, który wydał decyzję jest nią związany od chwili jej doręczenia.
Ponadto zgodnie § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad
rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu
terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375) do udokumentowania przypisów lub odpisów służą
decyzje.
27. Stwierdzono:
niepodjęcie przez Radę Miejską uchwały w sprawie ustalenia stawek procentowych opłaty
adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem
urządzeń infrastruktury technicznej z udziałem środków publicznych oraz podziałem
nieruchomości (str. 64 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
opracować projekt uchwały i przedłożyć Radzie Miejskiej stosownie do art. 98a ust. 1
oraz art. 146 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U.
z 2015 r., poz. 1774 ze zm.), zgodnie z którymi wysokość stawki procentowej opłaty
adiacenckiej ustala Rada Miejska w drodze uchwały.
28. Stwierdzono:
ewidencjonowanie wpłat podatków na kontach podatników niezgodnie z datą faktycznej ich
zapłaty (str. 58 protokołu kontroli)
Wnioskuję:
przy pobraniu podatku przez inkasenta ewidencjonować wpłaty gotówkowe na kontach
podatników z datą faktycznej ich zapłaty, stosownie do zapisów art. 60 § 1 ust. 1 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613).
29. Stwierdzono:
nie dokonano weryfikacji podań o przyznanie zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia
gruntów rolnych od osoby obcej, brak dokumentacji warunkującej przyznanie ulgi (str. 54
protokołu kontroli).
9
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów art. 122 ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa
(Dz. U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) zgodnie z którym w toku postępowania organy podatkowe
podejmują wszystkie niezbędne działania w celu wyjaśnienia stanu faktycznego i załatwienia
sprawy. Przestrzegać art. 126 cytowanej ustawy który mówi, że sprawy podatkowe załatwiane
są w formie pisemnej.,
30. Stwierdzono:
w przypadku decyzji dotyczącej umorzenia zaległości podatkowej oraz w sprawie odroczenia
terminu płatności uzasadnienie faktyczne decyzji nie zawierało wskazania faktów (str. 54-55
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów art. 210 § 4 ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa
(Dz. U. z 2015 poz. 613 ze zm.) zgodnie z którym w uzasadnieniu faktycznym decyzji należy
zawierać w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów,
którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
31. Stwierdzono:
brak kontrasygnaty Skarbnika Gminy na umowie nr 3/OSP/2014 z dnia 03.06.2014 r. oraz na
zleceniach WIT.7013.8.14.2014 z dnia 21.11.2014 r., WIT.7013.8.15.2014 z dnia 28.11.2014 r.
oraz Z031411038 z dnia 04.11.2014 r. (str. 71; 81 protokołu kontroli).
Wnioskuje:
przestrzegać art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z
2015 r. poz. 1515 ze zm.), zgodnie z którym jeżeli czynność prawna może spowodować
powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata Skarbnika
Gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
32. Stwierdzono:
stosowano błędną klasyfikację wydatków budżetowych, tj.:
- wydatek na zakup usług dostępu do sieci Internet został zaklasyfikowany w § 4300 „Zakup
usług pozostałych”,
- wydatek na zakup elektrycznego pieca kręgowego o wartości 9.199,99 zł brutto oraz na
zakup elektrycznego koła garncarskiego o wartości 5.600,01 zł brutto został
zaklasyfikowany w § 4210
(str. 72, 81 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
wydatki klasyfikować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatków
publicznych, stosownie do przepisów § 1 pkt. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02
marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i
rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1053
ze zm.).
33. Stwierdzono:
w rozliczeniu polecenia wyjazdu służbowego zagranicznego nr 197/2014 z dnia 13.05.2014 r.
zastosowano nieprawidłowy kurs euro (str. 74 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
euro na złotówki przeliczać według średniego kursu złotego w stosunku do euro określonego
przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień ujęcia wydatku w księgach
rachunkowych stosownie do art. 15 ust. 1, ust. 4e ustawy z dnia 15 lutego o podatku
dochodowym od osób prawnych (j. t. Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)
10
34. Stwierdzono:
w poleceniach wyjazdu służbowego jako środek transportu właściwy do odbycia podróży
krajowej wskazano samochód osobowy niebędący własnością pracodawcy pomimo braku
zaakceptowanego przez pracodawcę wniosku pracownika o zgodę na przejazd samochodem
osobowym niebędącym własnością pracodawcy (str. 74 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przy określaniu środka transportu właściwego do odbycia podróży służbowej przestrzegać
zasad określonych w § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29
stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U.
z 2013 r. poz. 167).
35. Stwierdzono:
w księgach rachunkowych dokonywano łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych
(faktur) bez sporządzania zbiorczego dowodu księgowego (str. 76, 77 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
każde zdarzenie gospodarcze wprowadzać do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu na
podstawie dowodu księgowego stwierdzającego dokonanie danej operacji stosując przepisy art.
20 ust. 1 i 2 oraz art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (Dz. U. z 2013
r. poz. 330 ze zm.). W przypadku dokonywania zapisów w kwotach zbiorczych (zbioru
dokumentów źródłowych), stosować zbiorcze dowody księgowe sporządzone w sposób
określony art. 20 ust. 3 pkt 1 cyt. ustawy o rachunkowości.
36. Stwierdzono:
do wniosków na podstawie których wydano decyzje przyznające dodatki mieszkaniowe o nr
126.2014, 104.2014, 98.2014, 95.2014 nie dołączono rachunku za energię elektryczną, za
ostatni okres rozliczeniowy, będącego podstawą do obliczania ryczałtu na zakup opału. (str. 78
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
stosownie do zapisów § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2001r. w sprawie
dodatków mieszkaniowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 156, poz. 1817 ze zm.), zgodnie którym za
wydatek, stanowiący podstawę obliczania ryczałtu na zakup opału, uznaje się równowartość 5
kilowatogodzin energii elektrycznej według rachunku za ostatni okres rozliczeniowy, z
wyłączeniem opłaty abonamentowej oraz stałych opłat miesięcznych żądać od wnioskodawców
przedłożenia bieżącej faktury za energię elektryczną.
37. Stwierdzono:
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na Zakup paliw płynnych do pojazdów
na potrzeby Urzędu Miejskiego w Błoniu oraz Zakładu Usług Komunalnych w Błoniu –
przetarg nieograniczony (nr sprawy WZP.271.13.2014) Burmistrz Błonia wykonywał
czynności zastrzeżone dla Kierownika Zamawiającego w imieniu Dyrektora Zakładu Usług
Komunalnych w Błoniu bez upoważnienia (str. 83 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
prowadząc postepowania o udzielenie zamówienia publicznego w imieniu jednostki
przestrzegać zasad określonych w art. 15 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015
r. poz. 2164 ze zm.) zgodnie z którym jednostka może powierzyć przygotowanie lub
przeprowadzenie postepowania o udzielenie zamówienia własnej jednostce organizacyjnej lub
osobie trzeciej działającej jako pełnomocnik zamawiającego.
11
38. Stwierdzono:
niedochodzenie od podmiotu realizującego zadanie publiczne na podstawie umowy nr 87.2014
z dnia 10.03.2014 r. zwrotu dotacji pobranej w nadmiernej wysokości (str. 90 protokołu
kontroli).
Wnioskuję:
w przypadku stwierdzenia, iż wykorzystanie przekazanych środków finansowych nastąpiło
nadmiernej wysokości, przestrzegać przepisów art. 169 ust. 6 w związku z art. 252 ust. 1 ustawy
z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze. zm.), zgodnie
z którym organ, który udzielił dotacji jest zobowiązany do wydania decyzji określającej kwotę
dotacji przypadającej do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki.
39. Stwierdzono:
nie sporządzono jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ Urzędu (jako jednostki budżetowej)
(str. 91 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
stosownie do zapisów § 6 ust. 1 pkt 3 oraz § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119 ze
zm.) sprawozdania jednostkowe sporządzać na podstawie danych wynikających z ewidencji
księgowej, sprawozdania zbiorcze sporządzać w szczegółowości sprawozdań jednostkowych;
sporządzając sprawozdania jednostkowe Rb-27ZZ przestrzegać zapisów instrukcji
sporządzania tych sprawozdań określonych w załączniku nr 39 do rozporządzenia w sprawie
sprawozdawczości budżetowej.
40. Stwierdzono:
zrealizowane w 2014 r. wpływy stanowiące dochód budżetu państwa przekazywano na konto
MUW w Warszawie z opóźnieniem (str. 91 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać terminów odprowadzania pobranych dochodów budżetowych związanych z
realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostce
samorządu terytorialnego odrębnymi ustawami stosownie do dyspozycji zawartej w art. 255
ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych ( Dz. U. z 2013 r., poz. 885
ze zm.).
W ZAKRESIE GOSPODARKI MIENIEM
41. Stwierdzono:
kosztami sporządzenia operatu szacunkowego nieruchomości obciążono przyszłego nabywcę
lokalu mieszkalnego (str. 91 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Przestrzegać przepisu art. 23 ust. 1 pkt. 2 w związku z art. 25 ust. 1; 2 ustawy z dnia 21 sierpnia
1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. Poz. 1774 ze zm.) zgodnie z którymi
Burmistrz gospodarujący gminnym zasobem nieruchomości zapewnia wycenę nieruchomości.
42. Stwierdzono:
nie ewidencjonowano na bieżąco zmian w stanie majątku trwałego, tj. wartości gruntów
otrzymanych z tytułu komunalizacji (str. 98 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzić w postaci zapisu każde
zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy
z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
12
43. Stwierdzono:
nie sporządzono zestawienia obrotów i sald ksiąg pomocniczych wg stanu na dzień 31.12.2014
r. w zakresie środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i
prawnych (str. 103 -104 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.
z 2013 r., poz. 330 ze zm.) zgodnie, z którym co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg
rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień
inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest:
Burmistrz Błonia (Organ Podatkowy),
Skarbnik Gminy (Główny Księgowy Budżetu).
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r.
o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 ze zm.) - Regionalna Izba
Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia
pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia.
Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków
zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Burmistrzowi prawo zgłoszenia
zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia
pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego
wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych
podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
ZASTĘPCA PREZESA
/-/
Jan Rudowski
Otrzymują:
1/ adresat
2/ a/a
13