regionalna izba obrachunkowa - Regionalnej Izby Obrachunkowej

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
w ZIELONEJ GÓRZE
ul. Chmielna 13, 65-261 Zielona Góra, tel.: 068 329 19 00, fax: 068 329 19 03
www.zielonagora.rio.gov.pl; e-mail:[email protected]
Zielona Góra, 2011-09-22
RIO.I-092/92/11
Pan
Tomasz Ciszewicz
Burmistrz Słubic
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2
ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn.
Dz.U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), przeprowadziła w dniach od 4 kwietnia 2011 r.
do 27 lipca 2011 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych
Gminy Słubice za 2010 rok. W uzasadnionych przypadkach w zakresie spraw zaległych lub
kontynuowanych okres objęty kontrolą został rozszerzony.
Zasadniczym celem kontroli była ocena realizacji budżetu Gminy. Kontrolą objęto
wewnętrzne regulacje organizacyjno-prawne, księgowość, sprawozdawczość budżetową oraz
finansową, dochody i wydatki budżetowe, zamówienia publiczne, gospodarowanie mieniem
komunalnym oraz rozliczenia finansowe Gminy z jej jednostkami organizacyjnymi.
Na podstawie wyników kontroli, zawartych w protokole kontroli podpisanym w dniu
27 lipca 2011 r., stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych,
przekazuję Panu Burmistrzowi niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Kontrola księgowości wykazała, że w raportach kasowych, będących zbiorczymi
dowodami księgowymi, dowody źródłowe nie zostały pojedynczo wymienione, co narusza
art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U.
z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Łączne obroty wykazane na 4 raportach kasowych
objętych kontrolą wyniosły 163.742,22 zł.
Za sporządzanie raportów kasowych odpowiada T. S. – podinspektor w Wydziale FinansowoKsięgowym. Z wyjaśnień udzielonych przez T. S. wynika, że w wyniku przeoczenia
nie wydrukowano dodatkowych wyciągów z raportów kasowych, na których wymienione
są pojedyncze dowody źródłowe.
W toku kontroli stwierdzono ponadto, że księgi rachunkowe budżetu Gminy
nie zostały oznaczone nazwą (pełną, ani skróconą) jednostki, której dotyczą, co narusza
art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
Z wyjaśnień złożonych przez J. S. – naczelnik Wydziału Finansowo-Księgowego wynika, że
księgi rachunkowe budżetu Gminy zamiast nazwą oznaczone były symbolem 0.
Nieprawidłowość ta została usunięta w trakcie kontroli.
Do dnia przeprowadzenia kontroli (tj. do 13.04.2011 r.) nie zostały sporządzone
zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej budżetu Gminy oraz kont księgi głównej
Urzędu Miejskiego za 2010 rok, co narusza art. 24 ust. 1 w związku z art. 24 ust. 5 pkt 2
ustawy o rachunkowości.
Z wyjaśnień udzielonych przez J. S. – naczelnika Wydziału Finansowo-Księgowego wynika,
że powyżej opisana nieprawidłowość spowodowana była przeoczeniem.
Na 741 skontrolowanych zapisów księgowych 3 zapisy zawierały wyłącznie pozycje
ujęte po tej samej stronie korespondujących kont księgi głównej. Ponadto kwoty ujęte
na korespondujących kontach księgi głównej nie były sobie równe (jedna kwota była
dodatnia, a druga ujemna). Dokonywanie zapisów księgowych w powyższy sposób narusza
zasadę podwójnego zapisu, o której mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Łączna
wartość pozycji dodatnich w omawianych zapisach wyniosła 72.807,63 zł, a pozycji
ujemnych -72.807,63 zł.
Z wyjaśnień udzielonych przez T. K. i B. T. podinspektorów w Wydziale FinansowoKsięgowym wynika, że zapisy te dokonane zostały w sposób naruszający zasadę podwójnego
zapisu przez przeoczenie.
Na 448 zapisów księgowych dokonanych w księgach Urzędu Miejskiego 391 zapisów
zawierało oznaczenie „PP”, bez względu na to czy zapisy te zostały dokonane na podstawie
polecenia księgowania, faktury, wyciągu bankowego lub innego rodzaju dowodu księgowego.
2
Niezawarcie w zapisie księgowym określenia rodzaju dowodu księgowego stanowiącego
podstawę zapisu narusza art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
Z wyjaśnień udzielonych przez J. S. – naczelnika wydziału finansowo-księgowego wynika,
że zapisy księgowego dokonywane na podstawie dowodów innych niż raporty kasowe
dokonywane były pod umownym symbolem „PP” z powodu nieprawidłowej praktyki
stosowanej w Urzędzie.
Dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów na koncie księgi głównej Urzędu
Miejskiego 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych” nie zawierały podpisu osoby
odpowiedzialnej za dekretację, co narusza art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Liczba
pozycji dotyczących konta 130 wyniosła 91 (na 274 skontrolowane pozycje) o łącznej
wartości 110.767,41 zł.
Wyjaśnień w tej sprawie udzieliła J. S. – naczelnik wydziału finansowo-księgowego.
Z udzielonych przez J. S. wyjaśnień wynika, że powyższa nieprawidłowość spowodowana
była przeoczeniem.
W toku kontroli sprawozdawczości budżetowej ustalono, że miesięczne i roczne
sprawozdania jednostkowe Rb-27S i Rb-28S Gminy jako jednostki samorządu terytorialnego
i Urzędu jako jednostki budżetowej za wszystkie okresy sprawozdawcze 2010 roku nie
zostały sporządzone, co narusza § 6 ust. 1 pkt 1 w związku z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia
z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103).
Ponadto sprawozdania zbiorcze Rb-27S i Rb-28S za te okresy sporządzone zostały po części
na podstawie ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego, a po części na podstawie sprawozdań
jednostkowych jednostek podległych, co narusza § 6 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia.
Stwierdzono także, że kwoty wydatków wykonanych wynikające ze sprawozdań
miesięcznych Rb-27S i Rb-28S jednostek podległych ujęte zostały w księgach rachunkowych
Urzędu Miejskiego na koncie 130 „Rachunki bieżące jednostki budżetowej”, co narusza
zasady prowadzenia tego konta ustalone w zakładowym planie kont dla Urzędu Miejskiego.
Niestosowanie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości narusza art. 4 ust. 1 ustawy
o rachunkowości.
Z wyjaśnień udzielonych przez obecnego Burmistrza wynika, że przyczyną nieprawidłowości
była błędna praktyka stosowana w urzędzie.
W sprawozdaniu zbiorczym Rb-28S za 2010 rok w pozycji dotyczącej zobowiązań
ogółem w dziale 600 „Transport i łączność” rozdziale 60016 „Drogi publiczne gminne”
paragrafie 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” wykazana została kwota
0,00 zł, pomimo że zobowiązania w tej podziałce klasyfikacji wydatków budżetowych
3
wynikające z ewidencji księgowej wynosiły na koniec 2010 r. w sumie 4.478.500,68 zł,
co narusza § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) oraz § 8 ust. 2 pkt 4 instrukcji
sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 39 do tego rozporządzenia.
Zbiorcze sprawozdanie Rb-28S za 2010 r. zostało podpisane przez Burmistrza, który
wyjaśnił, że przez przeoczenie w sprawozdaniu Rb-28S w kolumnie zobowiązania ogółem
nie uwzględniono kwoty 4.478.500,68 zł wynikającej z ewidencji księgowej.
Inwentaryzacja środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych
przeprowadzona została drogą otrzymania od banków zawiadomień o stanie tych środków.
Kontrola wykazała, że stan środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku bankowym
zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wykazany w księgach rachunkowych Urzędu
Miejskiego (saldo konta 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”)
był o 100,00 zł mniejszy niż stan tych środków wykazany przez bank, co narusza
art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
Z wyjaśnień udzielonych przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej R. F. wynika,
że nieprawidłowość ta wynikła z przemęczenia, gdyż w tym okresie R. F. jednocześnie
przeprowadzał pełną inwentaryzację, jak również realizował sprawy wynikającego z jego
obowiązków związanych z ochroną przeciwpowodziową.
Z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości wynika, że odpowiedzialność za wykonywanie
obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, ponosi
kierownik jednostki, czyli Burmistrz. Z wyjaśnień udzielonych przez Burmistrza wynika,
że różnica nie została wyjaśniona, ponieważ Burmistrz był przekonany, iż stan rzeczywisty
składników majątkowych jednostki jest zgodny ze stanem ewidencyjnym.
Kontrola realizacji budżetu Gminy wykazała, że uchwałą Nr XLIV/430/10 z dnia
14 stycznia 2010 r. Rada Miejska w Słubicach przyjęła budżet na 2010 r., ustalając dochody
w wysokości 60.147.716 zł. Plan dochodów po zmianach zamknął się kwotą 57.091.187 zł
i został wykonany w wysokości 54.314.599,62 zł, co stanowiło 95,14 % wielkości założonej
planem po zmianach.
W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych kontroli poddano
wydawanie decyzji w sprawie ulg w spłacie zobowiązań podatkowych.
W 2010 r. Burmistrz Słubic wydał łącznie 167 decyzji dotyczących ulg w spłacie
zobowiązań podatkowych. Kontrolą materiału dowodowego, zebranego przed wydaniem
decyzji o umorzeniu zaległości podatkowej wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym
4
tych decyzji, objęto 25 postępowań, zakończonych wydaniem decyzji umarzających
zaległości podatkowe. Kontrola wykazała, że w toku postępowania podatkowego organ
podatkowy zgromadził niezbędne dowody do wydania decyzji, spełniającej wymogi
wskazane w art. 210 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn.
Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
Kontrolą terminowości złożenia deklaracji objęto podatników (osoby prawne) podatku
od nieruchomości - 20, rolnego - 10, leśnego - 5 oraz podatku od środków transportowych –
8. Stwierdzono, iż w 15 przypadkach nieterminowego złożenia deklaracji przez osoby prawne
organ podatkowy podjął czynności określone w art. 272 pkt 1 lit. a i art. 274a § 1 Ordynacji
podatkowej.
W zakresie kontroli czynności windykacyjnych podjętych w stosunku do podatników
podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego i podatku od środków transportowych
sprawdzono postępowanie łącznie wobec 76 podatników, w tym: 10 osób prawnych (podatek
od nieruchomości), 30 osób fizycznych (podatek od nieruchomości), 3 osób prawnych
(podatek rolny), 15 osób fizycznych (podatek rolny), 2 osób prawnych (podatek leśny),
4 osób fizycznych (podatek leśny) oraz 12 podatników podatku od środków transportowych.
We
wszystkich
skontrolowanych
przypadkach
organ
podatkowy
wystąpił
do właściwego urzędu skarbowego o informacje o sposobie załatwienia wniosku, zgodnie
z § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania
niektórych
przepisów
ustawy
o
postępowaniu
egzekucyjnym
w
administracji
(Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).
W 2 przypadkach stwierdzono, iż organ podatkowy wydał decyzje w zakresie podatku
od nieruchomości po śmierci podatnika. Naruszono w ten sposób art. 201 § 1 pkt 1 Ordynacji
podatkowej. Z wyjaśnień podinspektorów ds. finansowych: L. Sz. i T. O. wynika, że organ
podatkowy nie powziął wiadomości dotyczącej śmierci podatnika, a nikt z rodziny nie
poinformował o zaistniałej sytuacji mającej wpływ na ustalenie podatku od nieruchomości.
W zakresie dochodów uzyskiwanych ze sprzedaży nieruchomości kontrolą objęto
procedurę zbycia 6 nieruchomości niezabudowanych (5 w trybie przetargu nieograniczonego,
1 bez przetargu) oraz 20 lokali mieszkalnych.
Kontrolujący stwierdzili, iż w 1 przypadku ogłoszenie o przetargu ustnym nieograniczonym,
a także w 5 przypadkach protokoły z przeprowadzonych przetargów nie zawierały informacji
o obciążeniach i zobowiązaniach, których przedmiotem jest nieruchomość. Naruszono w ten
sposób odpowiednio § 13 pkt 2 i 3 oraz § 10 pkt 3 i 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia
14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na
5
zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 z późn. zm.). Wyjaśnienia złożyła B. H. podinspektor ds. obrotu nieruchomościami niezabudowanymi w Wydziale Gospodarki
Przestrzennej i Nieruchomości, która stwierdziła, że niezamieszczenie wymaganych
informacji było wynikiem pomyłki.
Kontrolujący stwierdzili, iż we wszystkich kontrolowanych przypadkach sprzedaży
nieruchomości gruntowych i 6 lokali mieszalnych, dokonano ich zbycia bez uchwały Rady
Miejskiej, zawierającej stosowne upoważnienie. Jest to niezgodne z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit a
ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 142,
poz. 1591 z późn. zm.). Z wyjaśnień złożonych przez Naczelnika Wydziału Gospodarki
Przestrzennej i Nieruchomości T. H., wynika że nieprawidłowość spowodowana była błędną
interpretacją przepisów prawa.
Dochody z tytułu użytkowania wieczystego (dział 700, rozdział 70005, paragraf 0470)
zaplanowane zostały w wysokości 103.000 zł, zaś wpłaty wynosiły 116.035,75 zł. Stan
zaległości na 31 grudnia 2010 r. wynosił 38.875,19 zł.
Kontrolą terminowości regulowania opłat za użytkowanie wieczyste w 2010 r. objęto
11 z 102 użytkowników, nieterminowo regulujących swoje zobowiązania wobec Gminy
Słubice.
W 3 przypadkach stwierdzono, iż użytkownikom naliczano opłatę roczną także po ich śmierci
w 2010 i 2011 r. Wyjaśnienia w sprawie dokonywania przypisów z tytułu opłat
za użytkowanie wieczyste osobom nieżyjącym oraz działań podjętych w celu wyjaśnienia
stanu prawnego i faktycznego złożyła osoba odpowiedzialna za prowadzenie całokształtu
spraw związanych z opłatami za użytkowanie wieczyste gruntów M. S. - inspektor
ds. gospodarki nieruchomościami w Wydziale Gospodarki Przestrzennej i Nieruchomości.
Z jej wyjaśnień wynika, iż występowano do najbliższej rodziny o uregulowanie stanu
prawnego nieruchomości po śmierci użytkowników (postępowanie zakończone nabyciem
spadku). Jednakże w 2 przypadkach do dnia dzisiejszego nie zgłosiły one faktu śmierci
i nie zostało przyprowadzone postępowanie spadkowe.
Kontrolujący stwierdzili w 1 przypadku przedawnienie z upływem 31 marca 2011 r.
roszczeń dotyczących nieuregulowanych opłat z tytułu użytkowania wieczystego za 2007 r.
na kwotę 125,84 zł, co naruszało art. 71 ust. 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.) w związku
z art. 118 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilnego (Dz. U. Nr 16, poz. 93
z późn. zm.). Z wyjaśnień, które złożył J. J. - podinspektor ds. finansowych wynika, że
6
nieprawidłowość spowodowana była podejmowaniem nieskutecznych czynności wobec
użytkownika wieczystego.
W 2010 r. zaplanowano osiągnięcie dochodów z najmu i dzierżawy nieruchomości
gminnych (dział 700, rozdział 70005, paragraf 0750) w wysokości 3.000.000 zł. Wpływy
wynosiły 2.290.295,50 zł.
Kontrola wykazała, że w 4 przypadkach nastąpiło przedawnienie roszczeń
dotyczących nieuregulowanego czynszu dzierżawnego z okresu 2007 – lipiec 2008 r. na sumę
4.706,09 zł, Zgodnie z treścią art. 118 Kodeksu cywilnego, jeżeli przepis szczególny nie
stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi lat dziesięć, a dla roszczeń o świadczenia
okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej - trzy lata.
Wyjaśnienia złożyła T. O. - podinspektor ds. finansowych. Wynika z nich, iż przyczyną
nieprawidłowości było podejmowanie nieskutecznych czynności wobec dzierżawców oraz
natłok obowiązków.
Według stanu na 31 grudzień 2010 r. w trwały zarząd zostały oddane nieruchomości
użytkowane przez 11 jednostek organizacyjnych Gminy. Kontrola wykazała, że w 2010 r.
w jednostkach organizacyjnych: Gimnazjum nr 2, Ośrodek Pomocy Społecznej, Zakład
Administracji Mieniem Komunalnym w Słubicach, Szkoła Podstawowa w Golicach, Szkoła
Podstawowa w Kurowicach nie ustanowiono trwałego zarządu, co naruszało art. 51 ust. 1 i 2
w związku z art. 56 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami
(tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651). Zgodnie z treścią art. 43 ustawy o gospodarce
nieruchomościami trwały zarząd jest formą prawną władania nieruchomością przez jednostkę
organizacyjną.
Wyjaśnienia w sprawie trwałego zarządu złożyła inspektor ds. gospodarki nieruchomościami
w Wydziale Gospodarki Przestrzennej i Nieruchomości M. S. Z jej wyjaśnień wynika, iż nie
ustanowiono trwałego zarządu w stosunku do wskazanych jednostek organizacyjnych
z powodu trudności organizacyjnych.
W 2010 r. zaplanowano osiągnięcie dochodów z tytułu opłaty targowej w wysokości
2.159.905 zł. Wykonanie zaś zamknęło się kwotą 2.250.859,48 zł (dział 756, rozdział 75616,
paragraf 0430). Kontroli poddano prawidłowość odprowadzenia opłaty targowej przez
inkasenta, jej naliczenia, a także następujące dokumenty – kwitariusze, listy wpłacających
oraz zestawienia sporządzone przez inkasenta w lipcu 2010 r., a także zgodność
przekazywanych informacji z zapisami w ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego
w Słubicach. W próbie objętej kontrolą nie stwierdzono nieprawidłowości.
7
W zakresie dochodów z tytułu opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów
alkoholowych, kontrolujący stwierdzili występowanie różnicy w wysokości 151.327,43 zł,
pomiędzy uzyskanymi dochodami w wysokości 831.996,08 zł, a zrealizowanymi wydatkami
na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych na
rok 2010 oraz gminnego programu przeciwdziałania narkomanii na rok 2010 r., w wysokości
680.668,65 zł. Zgodnie z art. 18² ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu
w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473
z późn. zm.), dochody z opłat za zezwolenia wydane na podstawie art. 18 lub art. 181
oraz dochody z opłat określonych w art. 111 wykorzystywane będą na realizację gminnego
programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz gminnego programu,
o którym mowa w art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii
(Dz. U. Nr 179, poz. 1485 z późn. zm.) i nie mogą być przeznaczone na inne cele.
Wyjaśnienia złożyła Naczelnik Wydziału Finansowo-Księgowego J. S. z której wyjaśnień
wynika, iż przyczyną nieprawidłowości był brak możliwości zrealizowania wszystkich zadań
zaplanowanych w ramach gminnych programów w 2010 r. (absencja dzieci uczestniczących
w zajęciach, brak chętnych) oraz błędna interpretacja przepisów.
Na dzień 31 grudnia 2010 r. obowiązywało łącznie 427 zezwoleń na sprzedaż napojów
alkoholowych (w tym 140 zezwoleń wydanych w 2010 r. oraz 6 zezwoleń jednorazowych).
Kontroli poddano łącznie 60 zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
W
badanej
próbie
oraz w 2 zezwoleń
stwierdzono,
wydanych
iż
w
4
przedsiębiorcom
przypadkach
zezwoleń
rozpoczynającym
jednorazowych
działalność,
opłaty
za zezwolenia zostały wniesione po ich wydaniu. Jest to niezgodne z art. 11¹ ust. 2
oraz art. 18¹ ust. 3 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
Z wyjaśnień złożonych przez inspektor ds. działalności gospodarczej M. P. wynika,
że przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów prawa.
W zakresie wydatków z tytułu pochodnych od wynagrodzeń i wpłat na Państwowy
Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych nie stwierdzono nieprawidłowości.
Na dzień 31 grudnia 2010 r. (dział 750, rozdział 75023 i dział 754, rozdział 75416,
paragraf 4440) naliczono i ujęto odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
w łącznej wysokości 121.205 zł. Do dnia 31 maja 2010 r. przekazano 87.363,66 zł,
co stanowiło ok. 75 % ogólnej kwoty odpisu.
Kontrolujący stwierdzili, iż w dniu 13 września 2010 r. przekazano na rachunek ZFŚS kwotę
13.970,34 zł, co stanowiło 12 % równowartości (z kwoty 116.484,88 zł) odpisu naliczonego
na 2010 r., co jest niezgodne z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym
8
funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
W wyjaśnieniach osoba odpowiedzialna - inspektor ds. płac i podatku dochodowego
K. D. stwierdziła, iż w dniu 13 września 2010 r. przekazano pozostałą część odpisu
na rachunek ZFŚS do wysokości planu, tj. 13.970,34 zł, co nie stanowiło 25% odpisu na
2010 r. Powodem przekazania ww. kwoty było zmniejszenie planu wydatków na ZFŚS
w 2010 r. w związku z trudnościami finansowymi gminy.
W toku kontroli wydatków z tytułu diet dla radnych oraz z tytułu podróży służbowych
krajowych nie stwierdzono nieprawidłowości.
Kontrola w zakresie podróży służbowych zagranicznych wykazała, że Urząd Miejski
dokonał wydatku w kwocie 1.411,27 zł z tytułu zagranicznej podróży służbowej Dyrektora
Słubickiego Miejskiego Ośrodka Kultury w Słubicach, co narusza przepisy rozporządzenia
Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz
warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej
lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami
kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.). Z przepisów tych nie wynika, aby Urząd Miejski
(jednostka sektora finansów publicznych) mógł dokonywać wydatków z tytułu zagranicznych
podróży służbowych odbywanych przez osobę niebędącą pracownikiem tej jednostki.
Wyjaśnienia w tej sprawie udzielone zostały przez J. S. – naczelnika Wydziału FinansowoKsięgowego. Z wyjaśnień tych wynika, że wydatek z tytułu ww. zagranicznej podróży
służbowej został zrealizowany na polecenie ówczesnego Burmistrza.
Kontrola w zakresie podróży zagranicznych wykazała ponadto, że w 1 rachunku
kosztów podróży nie ujęto 1/3 diety przysługującej delegowanemu pracownikowi. Dieta
ta przysługiwała na podstawie § 4 ust. 4 pkt 2 lit a w związku z § 5 ww. rozporządzenia
Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku. W toku kontroli ustalono,
że równowartość 1/3 diety na dzień odbycia podróży wynosiła 56,05 zł. Rachunek kosztów
podróży zaakceptowany został przez J. S. – naczelnika wydziału finansowo-księgowego.
Z wyjaśnień udzielonych przez J. S. wynika, że przyczyną nieprawidłowości była błędna
interpretacja przepisów.
Kontrola w zakresie zamówień publicznych wykazała, że ogłoszenia o udzieleniu
zamówienia publicznego pn. „Zakup i dostawa fabrycznie nowego średniego samochodu
ratowniczo-gaśniczego dla potrzeb Ochotniczej Straży Pożarowej w Słubicach” i zamówienia
publicznego pn. „Budowa drogi ul. Zielonej w Kurowicach, budowa ul. Krzywoustego
w Słubicach oraz przebudowa drogi ul. Konstytucji 3-go Maja w Słubicach” nie zostały
zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych niezwłocznie po zawarciu umowy,
9
co narusza art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(tekst jedn. z 2010 r. Dz. U. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
Z wyjaśnień udzielonych przez P. G. – Kierownika Biura Zamówień Publicznych wynika,
że powyższe nieprawidłowości wynikały z niedopatrzenia.
W toku kontroli postępowania o udzieleniu zamówienia publicznego pn. „Udzielenie
kredytu bankowego złotowego w wysokości 4.458.392 zł” stwierdzono, że cena nie była
kryterium oceny ofert, co narusza art. 91 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Z wyjaśnień udzielonych przez P. G. – Kierownika Biura Zamówień Publicznych, wynika
że przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów prawa.
Kontrola w zakresie rozliczenia dotacji wykazała, że w 2010 r. Gmina Słubice
zaplanowała przeznaczenie 820.000 zł na realizację zadań publicznych przez podmioty
nie będące jednostkami sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia
zysku. W ciągu roku zmniejszono plan dotacji o kwotę 31.000 zł. Ostatecznie plan
po zmianach (na dzień 31 grudnia 2010 r.) wyniósł 789.000 zł. Jego wykonanie zaś zamknęło
się kwotą 785.585,97 zł.
Kontroli poddano procedurę konkursową opartą o ogłoszenie nr 1/2010 z dnia 1 lutego
2010 r. oraz prawidłowość udzielenia dotacji w działach: w dziale 926 „Kultura fizyczna
i sport”, rozdziale 92605, paragrafie 2820, dotyczące ofert na realizację 5 zadań.
W 4 przypadkach przekroczono terminy przekazania transzy środków dotacji, wskazane
w zawartych umowach, naruszając tym samym art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia
2009 r. o finansach publicznych. Wyjaśnienia dotyczące nieterminowego przekazywania
środków dotacji złożyła Naczelnik Wydziału Finansowo-Księgowego J. S. Z jej wyjaśnień
wynika, iż w związku z trudną sytuacją finansową Gminy, środki były przekazywane na ustne
polecenie Skarbnika, w miarę posiadanych środków finansowych na rachunku bankowym.
Nieprawidłowość tego samego rodzaju dotyczyła przekazania pomocy finansowej
udzielonej Powiatowi Słubickiemu na remont drogi powiatowej nr 1253F. Dyspozycja
przelewu środków została podpisana przez ówczesnego Burmistrza w dniu 07.12.2010 r.
i w tym samym dniu przygotowane zostało polecenie przelewu. Pomimo tego, dotacja
przekazana została w dniu 13.12.2010 r., a więc 3 dni po terminie określonym w umowie
dotacji. Wyjaśnienia w sprawie ww. nieprawidłowości udzielone zostały przez T. K. –
podinspektora w Wydziale Finansowo-Księgowym. Z wyjaśnień tych wynika, że środki
zostały przekazane w dniu 13.12.2010 r. (w poniedziałek) na ustne polecenie ówczesnego
Skarbnika Gminy ze względu na trudną sytuację finansową Gminy.
10
Powyższa pomoc finansowa wyniosła 265.936,80 zł i ujęta została w dziale
600 „Transport i łączność” rozdziale 60016 „Drogi publiczne gminne” paragrafie 6620
„Dotacje celowe przekazane dla powiatu na inwestycje i zakupy inwestycyjne realizowane na
podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego”, co narusza
klasyfikację wydatków budżetowych, określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia
2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów
i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207
z późn. zm.). Pomoc ta udzielona została powiatowi na dofinansowanie własnego zadania
inwestycyjnego powiatu (remont drogi powiatowej) i powinna zostać ujęta w dziale
600 rozdziale 60014 „Drogi publiczne powiatowe” paragrafie 6300 „Dotacja celowa na
pomoc finansową udzielaną między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie
własnych zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych”.
Wyjaśnienia w tej sprawie udzielone zostały przez A. K. – inspektora ds. planowania i analizy
budżetowej. Z wyjaśnień tych wynika, że przyczyną nieprawidłowości była błędna
interpretacja przepisów prawa.
Kontrola rozliczeń z tytułu dotacji przedmiotowych wykazała, że Burmistrz nie określił
szczegółowości rozliczenia wykorzystania dotacji udzielanych zakładom budżetowym, czym
naruszył wówczas obowiązujący § 52 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów
budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu
w inną formę organizacyjno-prawną (Dz.U. Nr 116, poz. 783 z późn. zm.). Rozporządzenie to
obowiązywało do dnia 31.12.2010 roku.
Od dnia 01.01.2011 roku obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 grudnia
2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych
i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616).
Do dnia 13.12.2010 r. Burmistrzem Słubic był Ryszard Bodziacki. Od dnia 13.12.2010 r.
Burmistrzem Słubic jest Tomasz Ciszewicz, który również odpowiada za nieokreślenie
szczegółowości rozliczenia wykorzystania dotacji udzielanych zakładom budżetowym
na mocy
ww.
rozporządzenia.
Ponadto
nieokreślenie
szczegółowości
rozliczenia
wykorzystania dotacji udzielanych zakładom budżetowym narusza § 45 ust. 2 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki
finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241,
poz. 1616). Brzmienie § 45 ust. 2 tego rozporządzenia jest takie same jak brzmienie
§ 52 ust. 2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 roku. Burmistrz
11
Tomasz Ciszewicz wyjaśnił, że obejmując stanowisko Burmistrza Słubic w dniu
13.12.2010 r. był przekonany, iż wszystkie procedury wymagane przepisami prawa zostały
prawidłowo opracowane.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta księgi głównej Urzędu Miejskiego
224 „Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych” nie umożliwia ustalenia wartości
przekazanych dotacji według przeznaczenia dotacji, co narusza zasady prowadzenia tego
konta, ustalone w zakładowym planie kont dla Urzędu Miejskiego. Niestosowanie przyjętych
zasad (polityki) rachunkowości narusza art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Z wyjaśnień udzielonych przez J. S. – naczelnika Wydziału Finansowo-Księgowego wynika,
że nieprawidłowość spowodowana była błędną wykładnią przepisów prawa.
Kontrola wykazała, że w planie kont dla Urzędu Miejskiego ustalono, że dotacje
podmiotowe „w momencie przekazania są uznawane za rozliczone”, co stoi w sprzeczności
z art. 126 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zgodnie z którym dotacje
są to środki podlegające szczególnym zasadom rozliczania.
Z wyjaśnień udzielonych przez J. S. – Naczelnika Wydziału Finansowo-Księgowego wynika,
że przyczyną nieprawidłowości była błędna praktyka stosowana w urzędzie.
W toku kontroli rozliczeń Gminy z jej jednostkami organizacyjnymi stwierdzono,
że do kont księgi głównej budżetu Gminy 222 „Rozliczenia dochodów budżetowych” oraz
223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” nie była prowadzona ewidencja szczegółowa
umożliwiająca ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi,
co narusza zasady prowadzenia tych kont ustalone w zakładowym planie kont dla budżetu
Gminy. Niestosowanie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości narusza art. 4 ust. 1 ustawy
o rachunkowości.
Wyjaśnienia w tej sprawie udzielone zostały przez J. S. – Naczelnika Wydziału
Finansowo-Księgowego. Z wyjaśnień tych wynika, że przyczyną nieprawidłowości była
błędna praktyka stosowana w urzędzie.
Przedstawiając powyższe ustalenia i uwagi, działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy
o regionalnych izbach obrachunkowych, wnoszę o:
1. Wymienianie w dowodach księgowych zbiorczych, a w szczególności w raportach
kasowych, pojedynczo dowodów źródłowych, stosownie do art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152,
poz. 1223 z późn. zm.).
12
2. Bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych, w szczególności poprzez sporządzenie
zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy nie później niż do 85 dnia
po dniu bilansowym, stosownie do art. 24 ust. 1, w związku z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy
o rachunkowości.
3. Dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, o której mowa
w art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
4. Określanie w zapisach księgowych rodzaju dowodu księgowego stanowiącego podstawę
zapisu, stosownie do art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
5. Zawieranie na dowodach księgowych podpisu osoby odpowiedzialnej za dekretację,
zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
6. Stosowanie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, stosownie do art. 4 ust. 1 ustawy
o rachunkowości, między innymi poprzez przestrzeganie zasad ustalonych w zakładowym
planie kont, a w szczególności:
a) nieujmowanie na koncie księgi głównej Urzędu Miejskiego 130 „Rachunki bieżące
jednostki budżetowej” kwot wydatków wykonanych wynikających ze sprawozdań
miesięcznych Rb-27S i Rb-28S jednostek podległych,
b) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta księgi głównej Urzędu Miejskiego
224 „Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych” w sposób umożliwiający
ustalenie wartości przekazanych dotacji według przeznaczenia dotacji,
c) prowadzenie ewidencji szczegółowej do kont księgi głównej budżetu Gminy 222
„Rozliczenia dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”
w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami
budżetowymi.
7. Sporządzanie sprawozdań jednostkowych Rb-27S i Rb-28S Gminy jako jednostki
samorządu terytorialnego i Urzędu jako jednostki budżetowej, stosownie do § 6 ust. 1 pkt
1 w związku z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r.
w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103).
8. Sporządzenie sprawozdań zbiorczych Rb-27S i Rb-28S na podstawie sprawozdań
jednostkowych jednostek im podległych oraz sprawozdania jednostkowego Gminy,
jako jednostki budżetowej i jako organu, zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
9. Wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S kwot zgodnych z danymi wynikającymi
z ewidencji księgowej, stosownie do § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
13
10. Wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S w kolumnie „Zobowiązania ogółem” wszystkich
bezspornych zobowiązań niespłaconych do końca okresu sprawozdawczego, zgodnie
z § 8 ust. 2 pkt 4 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów
jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 39 do rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
11. Przeprowadzanie inwentaryzacji środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach
bankowych w sposób zgodny z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
12. Zawieszanie przez organ podatkowy postępowania podatkowego w razie śmierci strony,
jeżeli postępowanie nie podlega umorzeniu jako bezprzedmiotowe, stosownie
do art. 201 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn.
z 2005 r. Dz. U. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
13. Zapobieganie przedawnieniu należności wynikających z zawartych umów użytkowania
wieczystego i dzierżawy, poprzez niedopuszczanie do upływu terminów określonych
w art. 118 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. (Dz. U. Nr 16, poz. 64 z późn. zm.).
14. Sporządzanie ogłoszeń o przetargu na sprzedaż nieruchomości zawierających wszystkie
elementy określone w § 13 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r.
w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie
nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 z późn. zm.).
15. Sporządzanie protokołów z przeprowadzonych przetargów ze sprzedaży nieruchomości
zawierających wszystkie elementy określone w § 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie
sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
16. Sprzedawanie nieruchomości gminnych zgodnie z uchwałą Rady Miejskiej dotyczącą
zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania
lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony,
a w przypadku braku uchwały w ww. zakresie, dokonywanie sprzedaży nieruchomości
wyłącznie za zgodą Rady Miejskiej, zgodnie z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit a ustawy z dnia
8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591
z późn. zm.).
17. Podejmowanie działań zmierzających do wyjaśnienia stanu prawnego i faktycznego
w przypadku śmierci podatnika, użytkownika wieczystego lub dzierżawcy.
18. Wykorzystywanie dochodów uzyskanych z opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż
napojów alkoholowych, zgodnie z dyspozycją wskazaną w art. 18² ustawy
z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu
alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.).
14
19. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych po uiszczeniu za nie opłaty,
stosownie do art. 11¹ ust. 2 oraz art. 18¹ ust. 3 ww. ustawy.
20. Uregulowanie prawnej formy władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne
Gminy, tj. Zakład Administracji Mieniem Komunalnym w Słubicach, Ośrodek Pomocy
Społecznej, Gimnazjum nr 2 im. Marka Kotańskiego, Szkoła Podstawowa w Golicach,
Szkoła Podstawowa w Kunowicach, zgodnie z art. 43 i art. 51 ust. 1 i 2 w związku
z art. 56 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn.
Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651).
21. Przekazywanie na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych równowartość
dokonanych odpisów i zwiększeń w wysokości określonej w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia
4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U.
z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
22. Dokonywanie przez Urząd Miejski wydatków z tytułu podróży służbowych poza
granicami kraju dla osób, które są pracownikami tej jednostki sektora finansów
publicznych, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju
(Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.)
23. Rozliczanie kosztów podróży służbowych odbytych przez pracowników poza granicami
kraju na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce
sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236,
poz. 1991 z późn. zm.), a w szczególności ustalanie przysługujących pracownikowi diet
zgodnie z § 4 i § 5 tego rozporządzenia.
24. Zamieszczenie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia, którego wartość jest mniejsza niż
kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo
zamówień publicznych, w Biuletynie Zamówień Publicznych niezwłocznie po zawarciu
umowy, zgodnie z art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (tekst jedn. z 2010 r. Dz. U. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
25. Stosowanie w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego kryteriów oceny
ofert, określonych w art. 91 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
15
26. Dokonywanie wydatków publicznych w wysokości i terminach wynikających z wcześniej
zaciągniętych zobowiązań, zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).
27. Stosowanie klasyfikacji wydatków budżetowych określonej w rozporządzeniu Ministra
Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów,
wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
(Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.).
28. Określenie szczegółowości rozliczenia wykorzystania dotacji udzielanych zakładom
budżetowym, zgodnie z § 45 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia
2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych
i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616).
29. Dostosowanie zapisów zawartych w zakładowym planie kont dla Urzędu Miejskiego
do postanowień art. 126 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
w szczególności poprzez nieuznawanie dotacji podmiotowych za rozliczone w momencie
ich przekazania.
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych,
do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo złożenia
zastrzeżenia do Kolegium Izby.
Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania
proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze w terminie 30 dni
od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Prezes Izby
/-/
Ryszard Zajączkowski
Do wiadomości:
1. Rada Miejska w Słubicach,
2. RIO.II,
3. aa.
16