Broszura Totolotek NL 04.indd - ERP

I F S
P O L A N D
–
R E F E R E N C J E
IFS APPLICATIONS ™ WSPOMAGA FINANSE W TOTOLOTEK SA
Ogromna liczba operacji finansowych generowanych w punktach sprzedaży
Totolotka na terenie całego kraju wymaga sprawnej obsługi. Zarząd Spółki,
dostrzegając potrzebę wprowadzenia nowych, bardziej wydajnych narzędzi IT
wspomagających zarządzanie, podjął decyzję o wdrożeniu rozwiązania
IFS Applications™.
Rozwój działalności, poszerzanie oferty produktowej oraz ciągła rozbudowa sieci sprzedaży Totolotka stawiają coraz większe wymagania odnośnie infrastruktury informatycznej. Najważniejsza jest kwestia sprawnej obsługi ogromnej liczby
operacji finansowych, które są przeprowadzane w sieci ponad 400 punktów
przyjmowania zakładów na terenie całego kraju.
– Na pewnym etapie naszej działalności wydajność dotychczasowego systemu finansowo-księgowego stała się już niewystarczająca. Przetwarzanie danych
odbywało się coraz wolniej, co utrudniało nam realizację bieżących zadań.
W związku z tym podjęliśmy decyzję o zmianie systemu na bardziej wydajny.
Warunkiem koniecznym z naszej strony była współpraca systemu z wydajną
bazą danych, która będzie w stanie obsłużyć ogromną liczbę transakcji generowanych w naszej sieci – wyjaśnia Hanna Godek, Dyrektor Finansowy
Totolotek SA.
Dotychczasowy system informatyczny nie pozwalał na uzyskanie pełnej
informacji zarządczej. Procesy analizy dotyczące sieci sprzedaży Totolotka oraz
oferowanych produktów były przeprowadzane poza systemem, na podstawie
informacji pochodzących z różnych źródeł. Nowe rozwiązanie miało pozwolić
na integrację wszystkich systemów informatycznych.
W połowie 2010 r. Zarząd spółki Totolotek SA Spółki podjął decyzję o wdrożeniu rozwiązania wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem w obszarze
finansów. W wyniku porównania ofert rynkowych w drodze przetargu wybrano
rozwiązanie IFS Finanse™, stanowiące integralną część systemu wspomagającego
zarządzanie klasy ERP – IFS Applications™.
– Naszym celem było zwiększenie efektywności działania poprzez lepszą
koordynację i usprawnienie operacji w dziale finansów. O wyborze firmy IFS
zdecydowała funkcjonalność oraz elastyczność oferowanego przez nią rozwiązania, gwarantująca łatwą adaptację do zmieniających się potrzeb naszego przedsiębiorstwa – mówi Eleftherios Maroulis, Prezes Zarządu Totolotek SA.
TOTOLOTEK SA
Totolotek SA jest organizatorem
zakładów wzajemnych w Polsce od
1992 roku. Działalność spółki jest
prowadzona zgodnie z „Ustawą o grach
hazardowych” na podstawie koncesji
i regulaminów gry przyznawanych przez
Ministerstwo Finansów RP. Totolotek SA
dysponuje największą siecią przyjmowania zakładów wzajemnych w Polsce,
liczącą ponad 400 punktów w całym
kraju. Sieć sprzedaży jest stale rozwijana o nowe lokalizacje. Od 2005 r.
Totolotek SA jest członkiem międzynarodowej grupy Intralot, która specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań na
rynek zakładów i loterii. W 2008 r. spółka została przyjęta do The European
Lotteries – Międzynarodowego
Stowarzyszenia Loterii i Totalizatorów
będącego oficjalnym partnerem UEFA.
Od stycznia 2011 r. zarządzanie
firmą wspomaga system klasy ERP
– IFS Applications™.
Umowę na wdrożenie IFS Finanse™ podpisano we wrześniu 2010 r., a projekt
rozwiązania był gotowy już w połowie listopada. Start produkcyjny rozwiązania
zaplanowano na 1 stycznia 2011 r.
Fot. Totolotek SA
SZYBKIE TEMPO WDROŻENIA
I F S
Nowe rozwiązanie miało zapewnić poprawę wydajności systemu finansowoksięgowego oraz jego integrację z wykorzystywanymi dotychczas niezintegrowanymi systemami: magazynowym, windykacyjnym, billingowym oraz środków trwałych.
– Zależało nam na tym, by system finansowo-księgowy był systemem zintegrowanym, gdyż do tej pory w ramach finansów korzystaliśmy z czterech
oddzielnych systemów: windykacyjnego, finansowo-księgowego, środków trwałych oraz magazynowego. Rozwiązanie firmy IFS pozwoliło na integrację
w obszarze systemu informatycznego i w efekcie zapewniło nam szybszy dostęp
do wszystkich informacji operacyjnych – informuje Hanna Godek. – Z naszego
punktu widzenia kluczowe znaczenie ma możliwość szczegółowej analizy rentowności każdego punktu sprzedaży, regionu oraz wszystkich naszych produktów. Wdrożenie IFS Finanse™ miało umożliwić przeprowadzanie takich analiz
w jednym systemie, na podstawie zintegrowanych danych.
Wdrożenie odbywało się w szybkim tempie, przy dużym zaangażowaniu
zarówno całego zespołu wdrożeniowego Totolotka, przede wszystkim pracowników działu finansów. Jak podkreślają przedstawiciele Totolotka, współpraca
z konsultantami przebiegała sprawnie, a pojawiające się problemy były rozwiązywane na bieżąco w ramach zespołu wdrożeniowego.
– Nie mogliśmy sobie pozwolić nawet na jeden dzień przerwy w działaniu
systemu windykacyjnego, gdyż monitoring całej sieci naszych placówek musi się
odbywać na bieżąco. W każdej chwili musimy mieć pełny obraz tego, co się
dzieje w punktach sprzedaży, ile przyjęto zakładów i jaki jest stan gotówki.
Słowem, start nowego systemu musiał przebiec płynnie, co wymagało od nas
wszystkich pełnej mobilizacji – wspomina Dyrektor Hanna Godek.
Etapy weryfikacji rozwiązania i testy przebiegły pomyślnie i zgodnie z harmonogramem start produkcyjny IFS Finanse™ w centrali Totolotka nastąpił
w styczniu 2011 r. Z rozwiązania korzysta 26 jednoczesnych użytkowników.
P O L A N D
–
R E F E R E N C J E
KORZYŚCI Z WDROŻENIA
IFS APPLICATIONS™:
•
Usprawnienie pracy działu finansów
•
Szybszy dostęp do informacji
zarządczej
•
Integracja systemów informatycznych
•
Sprawniejsze zarządzanie środkami
trwałymi
•
Łatwa inwentaryzacja
MODUŁY IFS APPLICATIONS ™:
• IFS Finanse™
Liczba użytkowników: 26
IFS Industrial and Financial Systems Poland Sp. z o.o., 2010
OSIĄGNIĘTE KORZYŚCI
Wdrożenie IFS Finanse™ pozwoliło na usprawnienie pracy w obszarze finansów
oraz na przyśpieszenie dostępu do informacji zarządczej. Rozwiązanie zapewnia
możliwość rejestracji wszystkich zdarzeń mających wpływ na wyniki finansowe
przedsiębiorstwa na każdym poziomie: w podziale na miejsca powstawania
kosztów, na produkty i regiony.
– Przed wdrożeniem rozwiązania IFS Finanse™ wszystkie informacje o transakcjach w punktach sprzedaży były wprowadzane do systemu finansowo-księgowego raz na 10 dni. Obecnie odbywa się to codziennie, co pozwala nam
na korzystanie na bieżąco z dostępnych informacji – wyjaśnia Dyrektor Hanna
Godek. – Ponadto dzięki integracji rozwiązania z systemem środków trwałych
uzyskaliśmy możliwość kontroli na bieżąco środków trwałych znajdujących się
w punktach sprzedaży na terenie całego kraju. Pozwoliło to na usprawnienie
zarządzania środkami trwałymi i w przyszłości powinno ułatwić inwentaryzację.
„Naszym celem było zwiększenie
efektywności działania poprzez
lepszą koordynację i usprawnienie
operacji w dziale finansów.
O wyborze firmy IFS zdecydowała
funkcjonalność oraz elastyczność
oferowanego przez nią rozwiązania,
gwarantująca łatwą adaptację do
zmieniających się potrzeb naszego
przedsiębiorstwa”
Eleftherios Maroulis,
Prezes Zarządu Totolotek SA
IFS Poland • ul. M. Flisa 4 • 02-247 Warszawa • tel. +48 22 577 46 00 • faks +48 22 577 46 01 • e-mail: [email protected] • www.IFSWORLD.com