Wydawanie poświadczeń z zakresu zamówień publicznych

Zarządzenie Nr 12/14
Dyrektora Zarządu Cmentarzy Komunalnych w Warszawie
z dnia 20 lutego 2014 roku
w sprawie wprowadzenia Regulaminu wydawania poświadczeń wykonawcom
realizującym zamówienia na rzecz Zarządu Cmentarzy Komunalnych w Warszawie.
Na podstawie § 7 Regulaminu organizacyjnego, stanowiącego załącznik do
Zarządzenia nr 17/12 Dyrektora Zarządu Cmentarzy Komunalnych w Warszawie z dnia
29 maja 2012 r. oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013r. w sprawie
rodzajów dokumentów, jakich moŜe Ŝądać zamawiający od wykonawcy oraz form w jakich te
dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013r, poz. 231), w związku z art. 22 ust. 1 pkt 2
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 907 ze
zm.), zarządzam co następuje:
§1
Wprowadzam w Ŝycie Regulamin wydawania poświadczeń stanowiący Załącznik nr 1 do
niniejszego Zarządzenia.
§2
Poświadczenia wydawane są przez komórki organizacyjne ZCK w ramach ich bieŜącej
i merytorycznej działalności. Nadzór nad prawidłowością wydanych poświadczeń sprawuje
Dział Zamówień Publicznych, który prowadzi równieŜ Rejestr wydanych poświadczeń.
§3
Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania.
DYREKTOR
/-/ Danuta Kruk
Otrzymują:
DTE, DEK, DOK, DZP, DB, DK, DSI
EKZ, EZA, EKE, EKF,
TI, TE, TC I, TC II, TC III
Załącznik nr 1 do Zarządzenia
nr 12 z dnia 20 lutego 2014r.
Regulamin wydawania poświadczeń
1. Niniejszy regulamin ma zastosowanie w przypadkach wydawania poświadczeń dla
wykonawców zamówień udzielanych na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów
z dnia 19 lutego 2013r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich moŜe Ŝądać
zamawiający od wykonawcy oraz form w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U.
z 2013r, poz. 231), w związku z art. 22 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 907 ze zm.), w których zamawiającym jest
Zarząd Cmentarzy Komunalnych z siedzibą w Warszawie.
2. Poświadczenia (referencje) przygotowywane są przez działy merytoryczne i podpisywane
przez Dyrektora Zarządu Cmentarzy Komunalnych lub upowaŜnionego przez niego
pracownika, na wniosek zainteresowanego wykonawcy złoŜony w formie pisemnej,
faksem lub elektroniczne. Wzór wniosku stanowi załącznik nr1 do Regulaminu.
3. Wniosek powinien zawierać:
a) imię i nazwisko wnioskodawcy,
b) cel wydania poświadczenia (referencji),
c) informację o formie przekazania dokumentu – osobiście lub za pośrednictwem
poczty na wskazany adres.
4. Poświadczenia wystawiane są w terminie 14 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku,
o którym mowa w ust. 2 dla:
a) robót budowlanych – po odbiorze końcowym zamówienia,
b) usług po odbiorze wykonanej usługi, a w przypadku dokumentacji technicznej po
odbiorze kompletu dokumentacji zgodnie z umową,
c) w przypadku usług i dostaw o charakterze ciągłym, poświadczenia mogą być
wydawane w trakcie realizacji umowy.
5.
Poświadczenia (referencje) wydawane są po naleŜytym wykonaniu umowy wg wzoru
załącznika nr 2 do Regulaminu.
6. Treść wystawianych poświadczeń zawiera:
a)
datę i miejsce wystawienia,
b) numer ewidencyjny rejestru,
c)
oznaczenie wystawiającego poświadczenie (Zarząd Cmentarzy Komunalnych)
oraz imię i nazwisko osoby upowaŜnionej do ich wydania,
d) przedmiot zawartej umowy wraz z dokładnym opisem wykonanych zamówień
publicznych, tj.: rodzajem, wartością, terminem i miejscem wykonania,
7.
e)
jakość wykonanych zamówień publicznych,
f)
ogólną ocenę współpracy.
W przypadku robót budowlanych poświadczenie zawiera dodatkowo informacje o tym,
Ŝe roboty zostały wykonane w sposób naleŜyty, zgodnie z zasadami sztuki budowlanej
i prawidłowo ukończone.
8. W przypadku złoŜenia wniosku o wydanie poświadczenia przez wykonawcę, który jest
w trakcie realizacji zamówienia, w treści zamieszcza się informację, Ŝe realizacja
zamówienia jest w toku. Informacji opisanych pkt. 6 f) nie zamieszcza się.
9.
W przypadku złoŜenia wniosku o wydanie poświadczenia przez wykonawcę, który
realizował zamówienie w sposób nienaleŜyty, w poświadczeniu naleŜy umieścić
informację nt.: niewłaściwego wywiązywania się tego wykonawcy z warunków umowy,
ze wskazaniem tych uchybień.
10. Poświadczenie (referencje) naleŜy opisać w sposób wyczerpujący, zgodny ze stanem
faktycznym i po starannym przeanalizowaniu wniosku.
11. Poświadczenie przygotowuje się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach - po jednym
dla kaŜdej ze stron. Wnioskodawca moŜe odebrać w/w dokument osobiście, po
uprzednim telefonicznym zawiadomieniu lub moŜe otrzymać go drogą pocztową na
wskazany we wniosku adres do korespondencji.
12. Czynności związane z ewidencjonowaniem poświadczeń (referencji) powierza się
Działowi Zamówień Publicznych, który rejestruje dokument w „Rejestrze wydanych
poświadczeń”. Rejestr jest zaimplementowany na serwerze ZCK ,,Publiczny” pn.
,,Rejestr poświadczeń”. Komórki organizacyjne ZCK, które merytorycznie rozpatrują
wnioski o poświadczenie zobowiązane są zarejestrować poświadczenie w DZP.
13. Rejestr, o którym mowa w ust. 12 powinien być prowadzony w formie elektronicznej
i papierowej, wg wzoru załącznika nr 3 do niniejszego Regulaminu, przy czym wydruk
papierowy formy elektronicznej następuje po zakończeniu roku kalendarzowego.
Załącznik nr 1 do Regulaminu
wydawania poświadczeń
…………………………………..
(miejscowość i data)
……………………………….
……………………………….
………………………………..
(imię i nazwisko lub nazwa
oraz adres wnioskodawcy)
Zarząd Cmentarzy Komunalnych
ul. Powązkowska 43/45
01-797 Warszawa
WNIOSEK
w sprawie wydania poświadczenia
Zwracam się z prośbą o wydanie poświadczenia wykonania zamówienia publicznego
na (nazwa zamówienia…………………………………………………………………..……..).
Informuję, Ŝe w terminie od ……………. do …………….. firma nasza wykonywała
następujące roboty budowlane/ usługi/ dostawy*) polegające na:
1. ……………………………………………………………………………………….. ,
2. ………………………………………………………………………………………... ,
3. ………………………………………………………………………………………... .
Poświadczenie to jest mi potrzebne do przedłoŜenia w: ……………………………………....,
w celu ……………………………………………………………………………………..….. .
Odbiór poświadczenia:
Osobiście/za pośrednictwem poczty na adres………………………………………..……../ lub
elektronicznie na adres ………………………………………………………………..….…..*).
……………………………..
(podpis wnioskodawcy)
*) wybrać odpowiednio
Załącznik nr 2 do Regulaminu
wydawania poświadczeń
…………………………………..
(miejscowość i data)
Znak sprawy ……………………….
…………………………………
…………………………………
…………………………………
POŚWIADCZENIE Nr ________
o wykonanym zamówieniu
Informujemy, Ŝe w wyniku przeprowadzonej procedury zgodnie z ustawą z dnia 29
stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych
(Dz. U. z 2013r., poz. 907 ze zm.) – Firma
………………………………………..z siedzibą w……………………. została wyłoniona na
Wykonawcę roboty budowlanej/ usługi/ dostawy*) polegającej na:
1) …………………………………………………………………………………..,
2) …………………………………………………………………………………. ,
3) ………………………………………………………………………………….. ,
na łączną kwotę ……………………..zł brutto.
Roboty budowlane/ usługi/ dostawy*) wykonane zostały w terminie od dnia ….. do dnia …..
Wszystkie roboty budowlane/ usługi/ dostawy*) zostały wykonane:
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………….
(podać ocenę realizacji np.: z naleŜytą starannością, zgodnie ze sztuką budowlaną
i obowiązującymi przepisami Prawa budowlanego, terminowo etc.*).
Poświadczenie (referencje) wydaje się na wniosek wykonawcy dla celów marketingowych/
przedłoŜenia do zamówienia publicznego*).
……………………………..
(podpis osoby uprawnionej)
*) wybrać odpowiednio
Załącznik nr 3 do Regulaminu
wydawania poświadczeń
REJESTR WYDANYCH POŚWIADCZEŃ
l.p.
Nazwa firmy
Nr umowy
Tryb
zamówienia
Rodzaj zamówienia:
Roboty budowlane
Usługi
Dostawy
Ocena realizacji
zamówienia
Komórka
organizacyjna
UWAGI