zapytanie ofertowe - Śląski Związek Gmin i Powiatów

Transkrypt

ŚLĄSKI ZWIĄZEK
GMIN I POWIATÓW
Ul. Kościuszki 43/5
40-048 Katowice
Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241
Fax. +4832/ 25 10 985
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
BP.0114.27.2014
Katowice, dnia 26 maja 2014 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
(na podstawie pkt. 2.2.7. zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wprowadzonych 24 grudnia 2012 r.
oraz wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wprowadzonych
1 lipca 2013 roku)
Śląski Związek Gmin i Powiatów
Biuro Projektu: Benchmarking – narzędzie efektywnej
kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatów,
urzędach gmin i starostwach powiatowych
ul. Kościuszki 43/5, 40-048 Katowice
NIP: 634-10-87-850
zaprasza do złożenia propozycji cenowej na zadanie pod nazwą:
„Świadczenie usług hotelowo-restauracyjnych oraz najmu powierzchni
szkoleniowej na potrzeby organizacji trzech szkoleń 3-dniowych”
Kod CPV 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelowo-restauracyjnych oraz najem sal
szkoleniowych w terminach:
a) 3-4-5 września 2014 r.,
b) 17-18-19 września 2014 r.,
c) 22-23-24 września 2014 r.
wg następującej specyfikacji:
1. Usługi świadczone będą w związku z organizacją trzech 3-dniowych warsztatów dla uczestników
projektu realizowanego przez ŚZGiP.
2. Warsztaty zostaną przeprowadzone w trzech grupach liczących co najmniej:
a. Termin 3-5.09: 26 osób (22 uczestników warsztatów; 4 organizatorów)
b. Termin 17-19.09: 23 osoby (19 uczestników warsztatów; 4 organizatorów)
c. Termin 22-24.09: 38 osób (34 uczestników warsztatów; 4 organizatorów)
BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDACH MIAST NA PRAWACH POWIATU, URZĘDACH GMIN I
STAROSTWACH POWIATOWYCH
Biuro Projektu
Budynek Infosystem – pok. 502
Ul. Kopernika 26
40-064 Katowice
tel. 032 77 60 160
www.benchmarking.silesia.org.pl
e-mail: benchmarking.silesia.org.pl
1
ŚLĄSKI ZWIĄZEK
GMIN I POWIATÓW
40-048 Katowice
Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241
Fax. +4832/ 25 10 985
3. Wstępny program warsztatów:
I dzień 03.09; 17.09; 22.09.2014
Zakwaterowanie
Powitalny serwis kawowy
Warsztat
Przerwa kawowa
Warsztat
Przerwa obiadowa
Warsztat
Przerwa kawowa
Warsztat
Kolacja, a po niej podsumowanie I dnia warsztatów
II dzień 04.09; 18.09; 23.09.2014
Godz. 8.00 – 9.00
Śniadanie
Godz. 9:00 – 10:30
Warsztat
Godz. 10:30 – 10:45
Przerwa kawowa
Godz. 10.45 – 12.45
Warsztat
Godz. 13.00 – 15.00
Przerwa obiadowa
Godz. 15.00 – 16.30
Warsztat
Godz. 16.30 – 16.45
Przerwa kawowa
Godz. 16.45 – 17.45
Warsztat
Godz. 18:00 – 22.00
Kolacja, a po niej podsumowanie II dnia warsztatów
Godz. 9:00 – 10:00
Godz. 9:30 – 10:00
Godz. 10.00 – 11.30
Godz. 11.30 – 11.45
Godz. 11.45 – 13.15
Godz. 13.15 – 15.00
Godz. 15.00 – 16.30
Godz. 16.30 – 16.45
Godz. 16:45 – 18.15
Godz. 18:30 – 22.00
III dzień 05.09; 19.09; 24.09.2014
Godz. 8.00 – 9.00
Godz. 9:00 – 10:30
Godz. 10:30 – 10:45
Godz. 10:45 – 12:45
Godz. 13:00 – 13:45
Godz. 13:45 – 14:45
Godz. 14:45 – 15:00
Śniadanie
Warsztat
Przerwa kawowa
Warsztat
Przerwa obiadowa
Podsumowanie warsztatów
Pożegnanie, wymeldowanie i powrót do domu
4. Sala szkoleniowa
Najem sali szkoleniowej:
a) 3; 17; 22 września 2014 r. – cały dzień
b) 4; 18; 23 września 2014 r. – cały dzień
c) 5; 19; 24 września 2014 r. – do godz. 15.00
Sala szkoleniowa musi:
a) pomieścić, w komfortowych warunkach (wymagana sala widna – z kilkoma oknami,
o powierzchni min. 100 m2) co najmniej 45 osób (ustawienie krzeseł w podkowę),
b) posiadać odpowiednie oświetlenie (umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku
czytanie),
c) umożliwiać łatwy dostęp do źródła prądu ( gniazdka + przedłużacz),
Biuro Projektu
Ul. Kopernika 26
40-064 Katowice
tel. 032 77 60 160
2
ŚLĄSKI ZWIĄZEK
GMIN I POWIATÓW
40-048 Katowice
Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241
Fax. +4832/ 25 10 985
d) być wyposażona w:
o krzesła (ustawione w formie podkowy),
o flip-chart + pisaki,
o ekran,
o stolik dla prowadzącego wraz z krzesłem,
o stolik pod projektor,
o nagłośnienie,
o 2 stoliki szkolne do ewentualnego dostawienia do krzeseł dla osób chętnych.
e) umożliwiać dostęp do Internetu,
f) na wejściu do sali szkoleniowej lub przed nią, Zamawiający wymaga stolika
recepcyjnego,
g) układ sali nie może zawierać kolumn, które utrudniałyby ustawienie krzeseł bądź też
zlokalizowane byłyby w sposób zakłócający kontakt wzrokowy prowadzącego
z uczestnikami spotkania.
5. W trakcie całego warsztatu powinien być dostępny całodzienny poczęstunek kawowy, w pobliżu
sali szkoleniowej – lub na niej, bez ograniczeń ilościowych, w skład którego musi wchodzić co
najmniej:
a) kawa zaparzana na bieżąco z ekspresu (kawa czarna, kawa biała, cappuccino) – nie
dopuszcza się ofert nieobejmujących opcji korzystania z automatu – ekspres do
samoobsługi przez uczestników warsztatów,
b) herbata w co najmniej 5 smakach: czarna, zielona, owocowa w 3 rodzajach (wrzątek
może być dostępny z termosów),
c) woda niegazowana i gazowana w butelkach,
d) sok pomarańczowy oraz porzeczkowy (w dzbankach),
e) suche, drobne ciasteczka co najmniej w 5 rodzajach,
f) dodatkowo, w czasie pierwszej przerwy kawowej świeże ciasto dla każdego z uczestników
– 1 kawałek / 1 osobę oraz porcja świeżych owoców w całości):
a. pierwszy dzień: 03.09 / 17.09 / 22.09 - ciasto czekoladowe z kremem,
b. drugi dzień: 04.09 / 18.09 / 23.09 – szarlotka,
c. trzeci dzień: 05.09 / 19.09 / 24.09 – ciasto z kremem i galaretką,
d. kawałki ciasta o wymiarach min. 5 cm x 6 cm,
e. porcja owoców to:
i. pierwszy termin 3-4-5 września 2014 r. (codziennie): 1,5 kg winogron
ciemnych, 7 szt. jabłek, 5 szt. bananów,
ii. drugi termin 17-18-19 września 2014 r. (codziennie): 1,5 kg winogron
ciemnych, 7 szt. jabłek, 5 szt. bananów,
iii. trzeci termin 22-23-24 września 2014 r. (codziennie): 1 kg winogron
ciemnych, 1 kg winogron jasnych, 15 szt. jabłek, 10 szt. bananów,
g) dodatkowo serwis powitalny (w dniach 3; 17; 22 września 2014 r.) powinien obejmować
również kanapki (co najmniej 2 sztuki na osobę – w tym jedna wegetariańska).
6. Śniadania powinny być zorganizowane w formie „bufetu / szwedzkiego stołu”.
Biuro Projektu
Ul. Kopernika 26
40-064 Katowice
tel. 032 77 60 160
3
ŚLĄSKI ZWIĄZEK
GMIN I POWIATÓW
40-048 Katowice
Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241
Fax. +4832/ 25 10 985
7. Obiad powinien składać się z:
Zupa
Deser +
napój
Drugie danie
Grillowana pierś z kurczaka
z masłem ziołowym,
grillowanymi warzywami
i frytkami/pieczonymi
ziemniakami
Pierwszy dzień:
03.09 / 17.09 / 22.09
Pomidorowa z ryżem
Opcja wegetariańska
Pomidorowa z ryżem
na bulionie
bezmięsnym
Cukinia z farszem
bezmięsnym + frytki
Drugi dzień:
04.09 / 18.09 / 23.09
Krem z pieczarek z
grzankami
Bitki wieprzowe z kluskami
śląskimi i kapustą czerwoną
Krem z pieczarek z
grzankami na
bulionie bezmięsnym
Kotlety jajeczne z
ziemniakami i koperkiem
oraz mix’em świeżych
warzyw
Trzeci dzień:
05.09 / 19.09 / 24.09
Krem brokułowy
Krem brokułowy na
bulionie bezmięsnym
Panna Cotta
+ sok, woda
Penne z łososiem + surówka
Lody + sok,
woda
Tiramisu +
sok, woda
Obiad powinien być zorganizowany dla wszystkich przy jednym stole. Zamawiający przedstawi
ilość wegetarian na kilka dni przed warsztatami. Przybliżona liczba to 3-4 osoby.
8. Kolacje
Kolacja powinna być zorganizowana w osobnym, odizolowanym pomieszczeniu, pozwalającym
usiąść wszystkim uczestnikom przy jednym stole. Zalecane, aby organizator zapewnił
rozwiązania sprzyjające wzajemnej integracji uczestników, gdyż po głównej części kolacji
zaplanowano podsumowania poszczególnych dni warsztatów w formie biesiadnej.
Menu kolacyjne powinno składać się z:
Główne dania do
Przystawka
wyboru
Zimna płyta
Serwowane na stoły, w
formie umożliwiającej
samoobsługę.
Wymagania
Zamawiającego:
Pierwszy
dzień –
Kolacja nr 1:
03.09 / 17.09
Serwowana każdej
osobie na talerzu
Koszyczki z ciasta
francuskiego z
nadzieniem
pieczarkowym /
warzywnym -
Sok, woda na
stołach,
Ilość serwowanych porcji
każdej z potraw powinna
wynosić 70% liczby
uczestników.
1. Mix pierogów (z
mięsem, z
pieczarkami,
szpinakiem, ruskie)
Napoje
Serwowana na stoły od
początku kolacji.
Herbata do
samoobsługi
z boku lub
serwowana na
życzenie.
Deska wędlin i
serów
Sałatka z kiełkami i
mozarellą
Herbata, sok,
woda
Biuro Projektu
Ul. Kopernika 26
40-064 Katowice
tel. 032 77 60 160
4
ŚLĄSKI ZWIĄZEK
GMIN I POWIATÓW
40-048 Katowice
Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241
Fax. +4832/ 25 10 985
/ 22.09
zapiekane z serem
(2szt./os. – po
jednym z każdego
rodzaju)
2. Zapiekanka z
ziemniaków,
kiełbasy, boczku,
cebuli, pieczarek i
żółtego sera
(podawana w dużych
naczyniach do
swobodnego
nakładania)
3. Panierowane
ćwiartki sera
camembert z
żurawiną
Sałatka z
brokułami i
tuńczykiem
Pieczywo, masło
Mix świeżych
warzyw typu
pomidor, ogórek.
Deska wędlin i
serów
Drugi dzień –
Kolacja nr 2:
04.09 / 18.09
/ 23.09
Bruschetta z
bazyliowym pesto i
pomidorkami
cherry
1. Szaszłyki drobiowowarzywne
2. Naleśniki
faszerowane
szpinakiem / po
meksykańsku
3. Pieczarki
panierowane
Sałatka grecka
Sałatka jarzynowa
Herbata, sok,
woda
Pieczywo, masło
Mix świeżych
warzyw typu
pomidor, ogórek.
Zamawiający dopuszcza zmiany w pożądanym menu obiadowym oraz kolacyjnym – co najwyżej
w 2-3 pozycjach menu obiadowego i kolacyjnego. Propozycje zmian Wykonawca powinien ująć
na formularzu ofertowym.
10. Usługa noclegowa będzie realizowana w pokojach jednoosobowych. Każdy z pokoi musi posiadać
co najmniej:
łazienkę z prysznicem lub wanną i toaletą,
okno z możliwością otwarcia,
telewizor.
Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z dodatkowego noclegu wraz ze śniadaniem,
w dniach poprzedzających każdy z warsztatów (tj. 02.09; 16.09; 21.09.2014 r.) przez ok. 8 osób.
11. Ośrodek musi posiadać status hotelu minimum trzygwiazdkowego (nie są dopuszczane oferty
składane przez centra konferencyjne czy pensjonaty). Jednocześnie, Zamawiający nie dopuszcza
składania ofert przez hotele będące w tym czasie w trakcie remontu.
12. Doba hotelowa w dniach 5; 19; 24 września 2014 r. nie może kończyć się przed godziną 15.00.
13. Lokalizacja hotelu musi posiadać dogodny dojazd środkami komunikacji publicznej i być położony
w miejscowościach Ustroń, Szczyrk lub Wisła (Beskidy).
14. Hotel musi dysponować bezpłatnym parkingiem na co najmniej 25 miejsc.
Biuro Projektu
Ul. Kopernika 26
40-064 Katowice
tel. 032 77 60 160
5
ŚLĄSKI ZWIĄZEK
GMIN I POWIATÓW
40-048 Katowice
Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241
Fax. +4832/ 25 10 985
15. Proponowana cena BRUTTO musi być podana zgodnie ze specyfikacją wg następującego
rozkładu:
Rodzaj kosztu
Cena jednostkowa
brutto (PLN)
Usługa noclegowa wraz z obsługą
cateringową, w tym:
1) 2 noclegi wraz z ewentualną opłatą
klimatyczną
2) 2 śniadania
3) 3 obiady
4) 2 kolacje
5) stały, nieograniczony serwis
kawowy przez 3 dni warsztatowe
……………
…………
…………
…………
…………
…………
…………
Sala szkoleniowa
Ilość
Cena ogółem
brutto (PLN)
87 os.
……………
…………
…………
…………
…………
…………
…………
9 dni
Nie dopuszcza się składania ofert częściowych dotyczących wykonania poszczególnych punktów
zamówienia wg zapytania. Oferta musi być kompletna i obejmować wszystkie części zamówienia.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonywania zmian w programie godzinowym szkolenia.
16. Zamówienie będzie realizowane na podstawie umowy (wzór umowy w załączeniu – zał. nr 3).
Propozycja powinna zawierać następujące dokumenty:
1) ofertę cenową na formularzu ofertowym stanowiącym zał. nr 1 do zapytania
2) oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym – zał. nr 2 do zapytania
3) przykładowe zdjęcia pokoi jeśli Wykonawca nie posiada strony internetowej zawierającej
galerię zdjęć hotelu,
4) wykaz dodatkowych usług zawartych w cenie (np.: basen, sauna itp.); koszty ewentualnych
usług dodatkowych, niezawartych w cenie (koszty dodatkowych atrakcji, itp.). – na
formularzu ofertowym z zał. nr. 1
Forma płatności:
a) zaliczka tytułem rezerwacji (do 40% kwoty całościowej zamówienia) - przelew do 21 dni od
otrzymania faktury proforma / faktury zaliczkowej,
b) płatność końcowa za zrealizowaną w całości usługę, tzn. obejmującą organizację spotkań w
3 podanych wyżej terminach – przelew do 21 od otrzymania faktury za całość usługi,
c) płatność końcowa na podstawie protokołu odbioru wykonania usługi.
Miejsce i termin złożenia propozycji cenowej:
Propozycję cenową należy przesłać w formie elektronicznej na adres [email protected] do dnia
10.06.2014 r. do godz. 13.00.
Biuro Projektu
Ul. Kopernika 26
40-064 Katowice
tel. 032 77 60 160
6
ŚLĄSKI ZWIĄZEK
GMIN I POWIATÓW
40-048 Katowice
Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241
Fax. +4832/ 25 10 985
Niniejsze zapytanie nie jest zamówieniem i nie obliguje Zamawiającego do skorzystania
z przedstawionej propozycji.
Zastrzeżenia Zamawiającego:
1.
Spotkania będą podlegały ewaluacji przez podmiot zewnętrzny poprzez wywiady osobiste z
uczestnikami. Dlatego też, Zamawiający wymaga zorganizowania - w terminie 3-5.09.2014 r.
(oraz alternatywnie w terminie 22-23-24 września – o czym Zamawiający poinformuje
wcześniej Wykonawcę) - na zewnątrz sali szkoleniowej bądź w osobnej sali, trzech stanowisk,
na które składać się będzie stolik oraz 2 krzesła.
2.
Zamawiający zastrzega, że udział 3-4 osób spośród uczestników warsztatów w terminie 35.09.2014 r. (alternatywnie także 22-23-24.09.2014. r.) będzie rozliczany na podstawie
osobnej faktury i opłacony przez te osoby indywidualnie.
3.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmian w zamówieniu polegających na zwiększeniu
zamówienia, w związku ze zwiększeniem liczby uczestników, lub zmniejszeniu, w związku
z wycofaniem się części uczestników, maksymalnie o 5 osób dla każdego z podanych
terminów warsztatów.
4.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia liczby uczestników (do 5 uczestników) do 3
dni roboczych przed rozpoczęciem każdego z warsztatów, bez skutków finansowych.
5.
Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmian w programie godzinowym warsztatów,
o których poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 3 dni przed organizowanymi spotkaniami.
6.
Zamawiający zastrzega możliwość udziału ok. 3 osób (w każdym z terminów) bez korzystania
z noclegu, o czym Wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej 3 dni przez
organizowanymi spotkaniami.
7.
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za problemy związane z działalnością serwera itp.,
czego skutkiem może być brak wpływu oferty na skrzynkę mailową Zamawiającego. Celem
otrzymania informacji o poprawnym przesłaniu oferty w formie elektronicznej, oferent
winien skontaktować się telefonicznie z Zamawiającym.
8.
W postępowaniu udział mogą wziąć oferenci, niepowiązani osobowo ani kapitałowo
z Zamawiającym, przy czym przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne
powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań
w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności
związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
a wykonawcą.
Powiązania, o których mowa polegają w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub
w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Biuro Projektu
Ul. Kopernika 26
40-064 Katowice
tel. 032 77 60 160
7
ŚLĄSKI ZWIĄZEK
GMIN I POWIATÓW
40-048 Katowice
Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241
Fax. +4832/ 25 10 985
Kryterium oceny ofert:
Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych
w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 10 pkt (100% = 10 pkt):
1) cena – 70% (7 pkt.)
2) lokalizacja – odległość od centrów poszczególnych miejscowości wyznaczonych przez
poniższe punkty (liczona poprzez serwis zumi.pl – dla trasy pokonywanej pieszo)
– 30% (3 pkt.)
a. dla Ustronia – od Rynku 1 (lokalizacja Urzędu Miasta),
b. dla Wisły – od Placu Bogumiła Hoffa (lokalizacja Urzędu Miasta),
c. dla Szczyrku – od ul. Beskidzkiej 4 (lokalizacja Urzędu Miasta).
Wzory obliczeń:
1) cena
wzór: cena najniższa / cena badanej oferty x 7 pkt.
2) lokalizacja – im bliżej określonego punktu tym więcej punktów
wzór: odległość hotelu położonego najbliżej centrum / odległość ocenianego hotelu x 3 pkt.
Za najlepszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów.
Dodatkowe informacje:
Zamówienie jest realizowane w ramach projektu pn. „Benchmarking – narzędzie efektywnej kontroli
zarządczej w urzędach miast naprawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych”
współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Osoba uprawniona do kontaktów w sprawie zapytania ofertowego:
Monika Papis, Specjalista ds. komunikacji szkoleń i zamówień, tel. 608501095 lub 32 77 60 160, email: [email protected].
Z poważaniem
Mariusz Śpiewok
Kierownik projektu
Biuro Projektu
Ul. Kopernika 26
40-064 Katowice
tel. 032 77 60 160
8

zapytanie ofertowe - Śląski Związek Gmin i Powiatów

Transkrypt

Podobne dokumenty

PROGRAM 17.04.2012 r. - Benchmarking

Zapytanie ofertowe - Śląski Związek Gmin i Powiatów

Program warsztatów 5-6 - Benchmarking

1 WZÓR UMOWY nr BP.0114.10.2012…

Załącznik nr 3 - wzór umowy - Śląski Związek Gmin i Powiatów

Benchmarking, czyli jak odnieść sukces wzorując się na innych

F.H.U. KRAWO WOJCIECH CHANULAK POSĄDZA 64 32

Projekt „Projektowanie gier i przestrzeni wirtualnej

Gaśnica typu „SILESIA” - Narodowe Muzeum Morskie w Gdańsku

ZŁY STAN JAKOŚCI POWIETRZA! Przekroczenie średniodobowej

Dot. ZP WORD 2/pojazd + wideo/2015 W oparciu o art. 38 ustawy

pięciopanelówka 5-panelówka «czapka z daszkiem

projekt - bip Katowice

Plan wystaw