regulamin - Jestem Kobietą

Festiwal Jestem Kobietą
REGULAMIN
WYSTAWCÓW
Regulamin udziału w Festiwalu „Jestem Kobietą”
przez
organizowanym przez Stowarzyszenie Inicjatyw Europejskich
§1
Postanowienia ogólne
1. Niniejszy Regulamin określa warunki uczestnictwa w Festiwalu wielobranżowym „Jestem Kobietą",
zwanych dalej „Festiwalem".
2. Definicje:
Organizator – Stowarzyszenie Inicjatyw Europejskich, ul. Ptasia 41, 26-110 Skarżysko-Kamienna, NIP:
663 17 94 998, REGON: 260099505, nr KRS: 0000255541
Operator – X-Event Sp. z o.o., Zbijów Mały 8, 26-503 Mirów, działający w imieniu Organizatora
Wystawca – podmiot gospodarczy lub osoba fizyczna, któremu Organizator udostępnia powierzchnię
pod stoisko,
Uczestnik – osoba odwiedzająca Festiwal,
Obiekt – miejsce odbywania się Festiwalu,
3. Postanowienia Regulaminu Udziału w Festiwalu są integralną częścią formularza zgłoszeniowego i
łącznie z nim stanowią umowę o wynajmie powierzchni oraz świadczeniu dodatkowych usług zawartą
pomiędzy Wystawcą i Organizatorem. Akceptacja warunków niniejszego Regulaminu następuje z chwilą
złożenia przez Wystawcę zgłoszenia udziału w Festiwalu.
§2
Warunki udziału w Festiwalu
1. Wystawcą może być osoba prawna lub osoba fizyczna, prezentująca ofertę zgodną z zakresem
tematycznym Festiwalu, zaakceptowaną przez Organizatora.
2. Posiadanie zarejestrowanej działalności gospodarczej nie jest warunkiem uczestnictwa w Festiwalu,
ale Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki karno-skarbowe sprzedaży bez zarejestrowanej
działalności.
3. Uczestnictwo Wystawcy w Festiwalu jest płatne. Aktualne koszty wynajęcia powierzchni i usług
dodatkowych są dostępne na zapytanie pod adresem mailowym:
[email protected].
4. Podane ceny są cenami netto. Operator w imieniu Organizatora wystawia faktury VAT, doliczając do
ceny netto należny VAT (kwota brutto). Osoby nie prowadzące działalności gospodarczej lub nie
będące płatnikami VAT muszą uiścić opłatę w wysokości brutto.
5. Umowę udziału w Festiwalu pomiędzy Organizatorem a Wystawcą uznaje się za zawartą z chwilą
przesłania przez Wystawcę na podany adres e-mail Organizatora (tj.
[email protected]) wypełnionego Formularza Zgłoszeniowego – Umowy.
6. Po otrzymaniu Formularza Zgłoszeniowego – Umowy, Organizator w terminie do 3 dni potwierdza
przyjęcie zgłoszenia oraz wystawia fakturę proformę na określoną w Formularzu Zgłoszeniowym Umowie kwotę, zgodnie z wybraną przez Wystawce opcją płatności.
7. Wystawca jest zobowiązany w ciągu 5 dni roboczych do opłacenia faktury.
8. W przypadku nieopłacenia faktury po upływie 5 dni roboczych Organizator ma prawo żądać od
Wystawcy opłaty manipulacyjnej w wysokości 20% wartości umowy w przypadku, kiedy do daty
rozpoczęcia Festiwalu pozostało mniej niż 21 dni kalendarzowych.
9. Organizator może odmówić potwierdzenia zgłoszenia udziału bez podania przyczyny. W takim
przypadku Organizator dokona Wystawcy zwrotu pełnej uiszczonej przez niego kwoty za udział w
Festiwalu. Kwota ta nie podlega zwrotowi, jeśli wykluczenie Wystawcy nastąpi wskutek złamania przez
niego niniejszego Regulaminu. Z tytułu odmowy potwierdzenia zgłoszenia udziału Wystawcy nie
przysługują inne roszczenia.
10.Wystawca może utracić prawo do udziału w Festiwalu z chwilą:
a) niezapłacenia należności za udział w Festiwalu w terminie określonym przez Organizatora;
b) nieprzestrzegania przepisów Regulaminu.
11.W powyższych przypadkach Organizator może złożyć Wystawcy oświadczenie o rozwiązaniu umowy
bez zachowania okresu wypowiedzenia i ma prawo domagać się od Wystawcy uiszczenia wszelkich
należności z tytułu zgłoszenia udziału w Festiwalu włącznie z odszkodowaniem.
12.W przypadku rezygnacji Wystawcy z udziału w Festiwalu w terminie dłuższym niż 45 dni przed datą
rozpoczęcia Festiwalu, zwrotowi podlegają wszystkie wpłacone przez Wystawcę kwoty z wyjątkiem
opłaty manipulacyjnej w wysokości 20% wartości zamówionych usług.
13.Informację o rezygnacji z uczestnictwa w Festiwalu, Wystawca jest zobowiązany złożyć na piśmie
pocztą elektroniczną.
14.Wystawca, który do swojej działalności potrzebuje dostępu do prądu zobowiązany jest do wskazania
zapotrzebowania na minimum 7 dni przed rozpoczęciem Festiwalu.
15.Organizator nie przewiduje możliwości uczestnictwa Firm w Festiwalu w charakterze
Współwystawców. Na jednym stoisku może wystawiać się tylko jedna osoba prawna lub jedna osoba
fizyczna. Liczbę osób obsługujących stoisko należy zgłosić w formularzu zgłoszeniowym. W przypadku
złamania zakazu Organizator obciąży Wystawcę karą równą wartości zajmowanego stoiska.
16.Przydział i lokalizacja stoiska należy do Organizatora, poza pakietem VIP i Premium. O kolejności
wyboru lokalizacji decyduje kolejność wpłat.
17.Wystawca ponosi całkowitą odpowiedzialność materialną za przekazany mu przez organizatora sprzęt
i wyposażenie stoiska. Koszty wszelkich szkód i braków spowodowanych niewłaściwym użytkowaniem
stoiska pokrywa Wystawca.
18.Ustawienie scenografii jak i urządzeń do obsługi technicznej nie może powodować zmniejszenia
drożności dróg ewakuacyjnych.
19.Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów BHP i ppoż, regulaminu Obiektu, zarządzeń i
zaleceń właściwych służb – w szczególności Policji, Straży Pożarnej oraz ratownictwa medycznego.
20.Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niedopilnowanie przepisów przez Wystawcę.
§3
Promocja
1. Wystawcy biorący udział w Festiwalu „Jestem Kobietą” zobowiązani są do dbania o dobry wizerunek
Festiwalu.
2. Materiały informacyjne i reklamowe wykorzystywane podczas Festiwalu przez Wystawcę nie mogą
zawierać treści obraźliwych, prowokacyjnych, rasistowskich, a także nie mogą naruszać dóbr
osobistych, uczuć religijnych oraz godności osób trzecich.
3. Organizator zachęca Wystawców do zaangażowania w kampanię promocyjną Festiwalu „Jestem
Kobietą” poprzez niematerialne wsparcie, jakim jest np. udostępnienie wydarzenia lub grafiki
promującej wydarzenie na portalu facebook.com. Wszelkie materiały promocyjne Organizator
przekaże Wystawcy, zgodne z projektem prowadzonej kampanii.
4. Organizator ma prawo do wykorzystania nazwy i logotypu Wystawcy do celów marketingowych,
promocji Festiwalu oraz Wystawcy. Zabronione jest wykorzystanie przez Organizatora logotypu
Wystawcy do innych działań niż ww.
5. W przypadku odtwarzania muzyki lub materiałów audiowizualnych, Wystawca jest zobowiązany do
uregulowania wszelkich należności związanych z publicznym odtwarzaniem oraz innymi prawami,
zgodnie z Ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
6. Wystawca jest zobowiązany zgłosić Organizatorowi zamiar eksponowania ciężkich i
wysokogabarytowych eksponatów.
7. W czasie trwania Festiwalu Organizator, Operator lub właściciel Obiektu mogą przeprowadzać sesje
fotograficzne i video, wykorzystując te materiały do własnych celów bez jakichkolwiek zobowiązań
wobec Wystawców lub osób trzecich. Uczestnictwo w Festiwalu jest równoznaczne z wyrażeniem
zgody na wykorzystywanie wizerunku każdego z Wystawców i Uczestników w materiałach
informacyjnych i promocyjnych.
§4
Przepisy porządkowe
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
a.
b.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki, kradzieże, uszkodzenia lub zniszczenie mienia
i własności Wystawcy w trakcie Festiwalu oraz montażu lub demontażu stoisk, powstałe z
jakiejkolwiek przyczyny. Zaleca się Wystawcom ubezpieczenie mienia.
W przypadku wystąpienia zniszczeń, bądź uszkodzeń obiektu powstałych z winy Wystawcy, bądź
osób mu towarzyszących, będzie on zobowiązany do pokrycia kosztów ich napraw.
Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wypadki osób ani uszkodzenia eksponatów
znajdujących się na terenach wystawienniczych przed, po i w trakcie trwania Festiwalu.
Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 26 października 1982 r. o
wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity: D.U. z 2002r. nr 147,
poz. 1231).
Wystawca jest w pełni odpowiedzialny za wszelkie szkody wyrządzone przez Wystawcę lub jego
pracowników na mieniu Organizatora, Obiektu jak również Zwiedzających zarówno podczas trwania
Festiwalu jak i podczas montażu i demontażu stoisk
Wszystkie osoby wchodzące na teren Obiektu mogą zostać poddane czynnościom kontrolnym. Na
teren Obiektu nie zostaną wpuszczone osoby, których wygląd lub zachowanie wzbudza podejrzenie,
że pozostają pod wpływem alkoholu / środków odurzających lub mogą zagrażać bezpieczeństwu.
Na terenie Obiektu zabronione jest:
wnoszenie napojów alkoholowych, substancji odurzających oraz broni i innych przedmiotów
niebezpiecznych,
palenie tytoniu poza miejscami do tego wyznaczonymi.
§5
Postanowienia końcowe
1.
2.
3.
Wystawcy biorący udział w Festiwalu zobowiązani są do stosowania obowiązujących przepisów i
przestrzegania niniejszego Regulaminu oraz Regulaminów obowiązujących w Obiekcie, w którym
odbywają się Festiwal. Wystawcy nieprzestrzegający niniejszych warunków ponoszą
odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez Organizatora lub osoby trzecie.
W przypadku okoliczności od niego niezależnych Organizator zastrzega sobie prawo do skrócenia,
odłożenia lub częściowego zamknięcia imprezy.
W przypadku odwołania Festiwalu, Wystawcy przysługuje zwrot wpłaconych kwot bez odsetek.
Niezależnie od przyczyny odwołania imprezy Wystawcy nie przysługuje prawo do jakiegokolwiek
odszkodowania.
4.
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca lub terminu Festiwalu w przypadku
wystąpienia okoliczności od niego niezależnych, po uprzednim poinformowaniu o tym fakcie
Wystawcy. W przypadku zaistnienia powyższych okoliczności opłata za wynajem stoiska nie podlega
zwrotowi.
5. Organizator nie jest odpowiedzialny za jakiekolwiek straty związane z odwołaniem lub przesunięciem
terminu Festiwalu spowodowane przyczynami niezależnymi od niego.
6. Wszelkie reklamacje i roszczenia wynikające z udziału w Festiwalu winny być zgłaszane w formie
pisemnej najpóźniej do ostatniego dnia Festiwalu. Po upływie tego terminu roszczenia Wystawcy z
tytułu uczestnictwa w Festiwalu wygasają.
7. Wszelkie spory, mogące wynikać z tytułu udziału w Festiwalu oraz robót, dostaw i usług zlecanych
Organizatorowi przez Wystawców poddaje się orzecznictwu Sądu miejscowo właściwego dla siedziby
Organizatora.
8. Organizator zastrzega możliwość wprowadzenia dodatkowych przepisów regulaminowych oraz
innych zmian regulowanych stosownym aneksem do umów z Wystawcą.
9. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu
Cywilnego.
10. Akceptacja Regulaminu stanowi jednoczesną zgodę z polityką prywatności Stowarzyszenia Inicjatyw
Europejskich.
11. Niniejszy regulamin obowiązuje od dnia 01.12.2016 roku.
Katowice, _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Załącznik nr 1
PROTOKÓŁ ZDAWCZO – ODBIORCZY
PROTOKÓŁ ODBIORU NR _1_ do Umowy nr _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
oryginał/ kopia*
Odbierający: Stowarzyszenie Inicjatyw Europejskich, ul. Ptasia 41, 26-110 Skarżysko - Kamienna
Wystawca: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ z siedzibą w
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _, numer NIP _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
W dniu _21.01.2017_ komisja w składzie:
Przedstawiciele Organizator:
Przedstawiciele Wystawcy:
1. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
1. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
2. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
2. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
dokonała odbioru przestrzeni wystawienniczej na podstawie Umowy Nr _ _ _ _ _ _ _ _ _ w zakresie:
- czystość
- meble (stolik, krzesła)
Komisja stwierdza, iż WYSTAWCA:
 wypełnił swe zobowiązania związane z realizacją Umowy dla powyższego zakresu
 nie wypełnił swych zobowiązań związanych z realizacją Umowy dla powyższego zakresu
Strony nie wnoszą zastrzeżeń do protokołu.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
…………………………………
Organizator
……………………………………
Wystawca