SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest wynajęcie powierzchni konferencyjnej w związku z organizacją
międzynarodowej Konferencji Korytarze sieci bazowej TEN-T przez Ministerstwo Infrastruktury
i Budownictwa. Wydarzenie odbędzie się w dniu 19 października 2016 roku.
W konferencji wezmą udział przedstawiciele Rządu RP, KE oraz Rep. Czeskiej, Słowacji, Węgier
i polskich regionów. Tematem wydarzenia będzie rozwój transportowych korytarzy TEN-T Bałtyk –
Adriatyk i Morze Północne - Bałtyk. Konferencja będzie trwała w godzinach 8:30-17:00, wliczając
w to rejestrację uczestników i lunch. Zamawiający zapewnia rekrutację uczestników na spotkania
oraz program merytoryczny i moderację konferencji.
Zamawiający dopuszcza zmniejszenie liczby uczestników, o czym poinformuje Wykonawcę do
3 dni roboczych przed planowanym terminem konferencji.
CPV 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez
CPV 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
2. Cechy przedmiotu zamówienia
A. TERMIN KONFERENCJI
Konferencja odbędzie się 19.10.2016 w godzinach 8.30-17.00.
Miejsce konferencji powinno być dostępne dla organizatorów w dniu poprzedzającym konferencję
od godz. 16:00 do godz. 20:00 oraz w dniu konferencji od godziny 7:00 do godziny 20:00.
B. MIEJSCE KONFERENCJI
 Obiekt konferencyjny lub hotelarski, zlokalizowany w centrum Warszawy, zlokalizowany przy
głównych trasach komunikacyjnych.
 Miejsce powinno posiadać kompleksową infrastrukturę techniczną wraz z niezbędnym
wyposażeniem umożliwiającym realizację całego projektu.

Standard obiektu konferencyjnego lub hotelu powinien odpowiadać standardem hotelowi co
najmniej 4-gwiazdkowemu, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19
sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone
usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169, z późn. zm.)
 Sala konferencyjna, sala na spotkania bilateralne i wielostronne, pomieszczenie dla
organizatorów oraz foyer muszą znajdować się w tym samym budynku.
C. SALA KONFERENCYJNA
Zapewnienie jednej dużej sali konferencyjnej dla ok. 200 osób z pełnym wyposażeniem:







krzesła dla uczestników konferencji (ustawienie kinowe),
projektory multimedialne,
oświetlenie konferencyjne,
nagłośnienie,
mikrofony bezprzewodowe,
mównica,
meble konferencyjne: stoliki i fotele dla panelistów – po 7 sztuk,
 podest lub scena o podwyższeniu minimum 40cm lub widownia o nachyleniu, pozwalająca na
obserwację sceny,
 kabiny do tłumaczenia symultanicznego lub miejsce do wstawienia przez zewnętrzną firmę,
obsługującą Zamawiającego,
 ogrzewanie i klimatyzacja,
 laptop,
 obsługa techniczna sprzętu konferencyjnego.
D. FOYER
Foyer powinno umożliwić organizację 2 przerw kawowych i lunchu dla uczestników konferencji.
Jeżeli nie jest to możliwe, to wykonawca zapewni inną salę, w której będą mogły odbyć się
przerwy kawowe i lunch dla ok. 200 osób.
E. POMIESZCZENIE DLA ORGANIZATORÓW
Pomieszczenie wyposażone w stół i krzesła dla 6 osób, 2 laptopy z dostępem do Internetu
i 1 drukarkę.
F. SALA NA SPOTKANIA BILARETALNE I WIELOSTRONNE
Zapewnienie jednej sali konferencyjnej dla ok. 20 osób w celu organizacji spotkań bilateralnych
i wielostronnych z następującym wyposażeniem:
 stoliki tworzące 1 stół, otoczony 20 krzesłami – możliwość rozłączenia stolików i utworzenia
mniejszego stołu na 10 krzeseł,
 oświetlenie konferencyjne,
 ogrzewanie i klimatyzacja,
 napoje ustawione na stole (kawa w dzbankach, śmietanka, cukier, woda gazowania
i niegazowana, herbata) – uzupełniane po zakończeniu każdego spotkania,
 filiżanki do kawy i herbaty, szklanki na wodę - wymienianie po zakończeniu każdego
spotkania.
G. USŁUGA CATERINGU (w przypadku gdy obiekt konferencyjny bądź hotelowy jest
związany umową na wyłączną obsługę gastronomiczną przez firmę cateringową, należy
dołączyć do oferty również koszt zapewnienia 2 przerw kawowych i lunchu dla ok. 200
osób)
Zapewnienie 2 przerw kawowych w godz. 8.30-9.00 i 11.20-11.35 (do potwierdzenia) dla ok. 200
osób.
Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia na każdą przerwę kawową każdej osobie co
najmniej:
a) 1 filiżankę świeżo parzonej kawy o pojemności około 150 ml;
b) 1 filiżankę świeżo parzonej herbaty o pojemności około 150 ml do wyboru spośród minimum
5 rodzajów herbat w torebkach (o wadze 1,5 – 2 g);
c) 0,25 l wody mineralnej do wyboru spośród wody niegazowanej oraz gazowanej. Ilość wody
niegazowanej powinna być dwukrotnie większa niż ilość wody gazowanej;
d) Wybór ciastek (minimum 4 rodzaje, np. rogaliki francuskie, rogaliki nadziewane, babeczki
z kremem i owocami, lub inne propozycje z wyłączeniem drożdżówek) w ilości minimum
2 sztuki na osobę;
Zapewnienie lunchu w godz. 13.00-14.00 (do potwierdzenia) dla ok. 200 osób
Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia:
a) Sałatek (4 rodzaje – w tym dwie surówki) w ilości co najmniej 50 g na osobę, każda
składająca się z minimum 4 składników;
b) Dań głównych na gorąco (3 rodzaje), w tym: 2 dania mięsne, 1 danie niemięsne;
c) Ciepłych dodatków do dań na gorąco (3 rodzaje, np. ziemniaki opiekane, makaron, ryż,)
w ilości co najmniej 150 g na osobę;
d) Zup (2 rodzaje) w ilości 150 ml na osobę;
e) Deseru, składającego się z: minimum 3 rodzajów ciast porcjowanych (w ilości 50 g na osobę),
minimum 4 rodzajów owoców krojonych (w ilości co najmniej 50 g na osobę);
f) Napoi gorących (minimum 1 filiżanka świeżo parzonej kawy o pojemności ok. 150 ml dla
każdej osoby i minimum 1 filiżanka świeżo parzonej herbaty dla każdej osoby – do wyboru
spośród minimum 5 rodzajów herbat w torebkach o wadze 1,5 – 2 g);
g) Napoi zimnych (minimum 2 rodzaje 100 % soków owocowych – pomarańczowy, jabłkowy,
w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej osoby oraz wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej)
w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej osoby. Ilość wody niegazowanej powinna być dwukrotnie
większa niż ilość wody gazowanej);
Przerwy kawowe i lunch będą miały charakter bufetowy, w związku z tym Wykonawca zapewni:
 obsługę kelnerską w trakcie trwania lunchu i przerw kawowych;
 stoły koktajlowych w liczbie dopasowanej do liczby osób wraz z nakryciem (skirtingi);
 stoły bufetowe nakryte obrusami wraz ze skirtingami; użyte obrusy oraz skirtingi muszą być
bezwzględnie czyste, nieuszkodzone oraz wysterylizowane;
 drobną dekorację florystyczną na stolikach koktajlowych.
H. POZOSTAŁE OBOWIĄZKI WYKONAWCY
Wykonawca zapewni:






Szatnię wraz z obsługą (w tym ok. 200 wieszaków),
Oznakowanie kierujące uczestników na miejsce konferencji,
Punkt umożliwiający rejestrację uczestników (stand z 2 krzesłami barowymi),
Parking,
Ochronę obiektu,
Sprzątanie po zakończeniu konferencji.
3. Koszty
W ofercie należy uwzględnić całościową kwotę realizacji zamówienia brutto i netto. Ponadto
w ofercie powinna zostać wyodrębniona cena za wynajęcie powierzchni konferencyjnej
(netto i brutto) oraz za ewentualną organizację przerw kawowych i lunchu (netto i brutto)
w rozbiciu na 1 os. oraz na ok. 200 os. Oferta powinna zawierać 2 propozycję menu
lunchu i 1 propozycję menu przerwy kawowej.
4. Warunki udziału w zamówieniu
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed
upływem terminu składania ofert wykonali co najmniej 3 usługi oznaczone kodem CPV
79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez lub kodem CPV 55120000-7 - Usługi
hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji, dla co najmniej 100 uczestników
spotkań/konferencji (wykaz zrealizowanych zamówień, Wykonawca zobowiązany jest
dołączyć do oferty).
5. Kryteria oceny ofert
Nadesłane oferty ocenione zostaną według poniższych kryteriów:

LOKALIZACJA ORAZ STANDARD OBIEKTU: 40% (1% = 1 pkt)
W kryterium „Lokalizacja oraz standard obiektu” oceniona zostanie odległość
obiektu od centrum Warszawy, za które przyjmuje się przecięcie ul.
Marszałkowskiej i Al. Jerozolimskich oraz standard obiektu, na który składa się
wyposażenie i wystrój pomieszczeń. Maksymalną liczbę punktów (40) otrzyma
propozycja najbardziej odpowiadająca kryterium bliskiej odległości od centrum
Warszawy, oferująca pomieszczenia o najwyższym standardzie i wyposażone wg
kryteriów Zamawiającego (czyste, zadbane pomieszczenia, urządzone w sposób
prosty, wyposażone w sprzęt najwyższej jakości).
Pozostałe oferty dostaną odpowiednio po 5 pkt. mniej w zależności od
zaproponowanych warunków.

DOŚWIADCZENIE WYKONAWCY: 30% (1% = 1 pkt)
W kryterium „Doświadczenie Wykonawcy” Oferta otrzyma 5 pkt za każdą usługę
powyżej 3 w organizacji konferencji dla co najmniej 100 uczestników wykonaną
przez Wykonawcę w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert,
jednak nie więcej niż 30 pkt. Oferty ze zrealizowanymi 3 usługami w organizacji
konferencji dla co najmniej 100 uczestników otrzymają 15 pkt.

CENA: 30% (1% = 1 pkt)
Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone według wzoru:
Cena oferty najtańszej
-------------------------------- x 30 = liczba punktów
Cena badanej oferty
6. Zasady wyboru wykonawcy
1. Kryteriami oceny złożonych ofert będą: lokalizacja i standard obiektu oraz cena. Złożenie
oferty na usługę cateringową nie będzie dodatkowo premiowane.
2. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej rezygnacji z realizacji Zamówienia bez
podania przyczyny.
4. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków
Zamówienia.
5. Zamawiający informuje, że nie uiszcza żadnych zaliczek na poczet organizowanego
spotkania. Płatność jest dokonywana po odbytym spotkaniu na podstawie zawartej umowy
z Wykonawcą.
6. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
7. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferta stanowi informację publiczną w rozumieniu
ustawy o dostępie do informacji publicznej i nie podlega zastrzeżeniu jako tajemnica
przedsiębiorstwa.
7. Postanowienia umowy
Ministerstwo Infrastruktury i Budownictwa zawiera umowy na podstawie własnych wzorów
umów stosowanych w Ministerstwie.
8. Termin i forma składania ofert
Oferta powinna zawierać co najmniej:
 wskazanie obiektu konferencyjnego lub hotelarskiego,
 opis powierzchni konferencyjnej wraz z wyposażeniem (zdjęcia, wizualizacje),
wykaz usług zrealizowanych przez Wykonawcę w ciągu ostatnich 3 lat dla co najmniej
100 uczestników spotkań/konferencji przed upływem terminu składania ofert usług
oznaczonych kodem CPV 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez lub
kodem CPV 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji,



całościową kwotę realizacji zamówienia brutto i netto oraz cenę za wynajęcie
powierzchni konferencyjnej (netto i brutto) oraz za ewentualną organizację przerw
kawowych i lunchu (netto i brutto) w rozbiciu na 1 os. oraz na ok. 200 os.,
w przypadku zapewnienia usługi gastronomicznej - propozycję menu lunchu (2)
i przerwy kawowej (1),
wypełniony formularz ofertowy.
Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej do 29 lipca 2016 r. do godz. 12.00
na adres e-mail: [email protected] z tematem wiadomości „Zapytanie
ofertowe – składanie ofert na wynajęcie powierzchni konferencyjnej podczas
Konferencji TEN-T 19.10.2016 r."
9. Kontakt
Katarzyna Miskur
Departament Strategii Transportu i Współpracy Międzynarodowej
Ministerstwo Infrastruktury i Budownictwa
ul. Chałubińskiego 4/6
00-928 Warszawa
Tel.: 22 630 16 36
e-mail: [email protected]
Ministerstwo Infrastruktury i Budownictwa przewiduje ubieganie się o dofinansowanie Konferencji
TEN-T ze środków Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020.