Regulamin przesyłania dokumentów w formie elektronicznej przez

Regulamin przesyłania dokumentów w formie elektronicznej
przez Raiffeisen-Leasing Polska S.A
§1
Wstęp
1. Niniejszy Regulamin określa zasady przesyłania („Obsługa eFaktur”) dokumentów tj.
faktur VAT, faktur korygujących, not itp. w formie elektronicznej („eFaktury”,).
2. Obsługa eFaktur realizowana jest przez Raiffeisen-Leasing Polska S.A. („RLPL”) lub
upoważniony przez RLPL podmiot zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z
dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad
ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi
kontroli skarbowej (Dz.U.2012 r., poz.1528) („Rozporządzenie”).
3. Podmiotem upoważnionym przez RLPL do Obsługi eFaktur jest it Business Consulting
Group Sp. z o.o. (Operator) z siedzibą w Warszawie, ul. Okopowa 47, wpisaną do
Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Miasta St.
Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego rejestru Sądowego pod numerem
0000119125, NIP 525-22-44-402, i kapitale zakładowym w wysokości 150 000,00
zł.
4. Danymi osobowymi administruje Raiffeisen-Leasing Polska S.A. z siedzibą w
Warszawie przy ul. Prostej 51. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest
dobrowolne. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do przetwarzanych danych i ich
poprawiania, a także prawo żądania zaprzestania przetwarzania danych i
wniesienia sprzeciwu zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie
danych osobowych (tj. Dz.U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 ze zm.).
§ 2.
Zgoda na przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej przez
Raiffeisen-Leasing Polska S.A.
1. Obsługa e-faktury jest dostępna dla Klientów RLPL, którzy wyrazili zgodę („Zgoda”)
na przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej przez Raiffeisen-Leasing Polska
S.A
2. Klient może wyrazić Zgodę:
a. w formie elektronicznej – wypełniając formularz na stronie www.rl.com.pl
b. w formie papierowej – wypełniając formularz pobrany ze strony
www.rl.com.pl oraz przesyłając jego skan za pośrednictwem poczty
elektronicznej na adres
e-mail: [email protected] lub
faksem na numer telefonu 22 2602455 bądź przesyłając oryginał na
adres:
Raiffeisen-Leasing Polska S.A.
Zespół Call Center
ul. 11 Listopada 74
07-410 Ostrołęka
c. w formie klauzuli - podczas zawierania umowy leasingu, pożyczki itp. z
Raiffeisen-Leasing Polska S.A.
3. Zgoda oznacza rezygnację z otrzymywania faktur w formie papierowej i dotyczy
wszystkich umów zawartych pomiędzy RLPL a Klientem z zastrzeżeniem możliwości
technicznych generowania faktur formie elektronicznej przez systemy fakturujące
RLPL oraz z zastrzeżeniem pkt 4..
4. Klient przyjmuje do wiadomości, że faktury sprzedaży środków trwałych, faktury na
wydanie przedmiotu leasingu (Leasing Finansowy) oraz faktury korygujące dla tych
faktur będą zawsze wystawiane w formie papierowej.
5. Po otrzymaniu Zgody, RLPL dokona jej weryfikacji i rozpocznie Obsługę eFaktury w
ciągu 5 dni roboczych od otrzymania Zgody.
6. Jako potwierdzenie aktywacji Obsługi eFaktury Klient otrzyma dostęp do
indywidualnego konta na dedykowanym portalu www na którym udostępnione będą
dokumenty w formie elektronicznej („Portal eFaktura”). Informacja o nadaniu
dostępu jest wysyłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany
przez Klienta w formularzu Zgody.
7. Klient jest uprawniony do wycofania Zgody zgodnie z § 3 Rozporządzenia. W tym
celu Klient powinien wypełnić formularz pobrany ze strony www.rl.com.pl oraz
przesłać jego skan za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail:
[email protected] lub faksem na numer telefonu 22 2602455
bądź przesyłając oryginał na adres:
Raiffeisen-Leasing Polska S.A.
Zespół Call Center
ul. 11 Listopada 74
07-410 Ostrołęka
8. RLPL zaprzestaje przesyłania faktur w formie elektronicznej najwcześniej w
następnym dniu roboczym po otrzymaniu powiadomienia od Klienta o wycofaniu
Zgody jednak nie później niż w ciągu 30 dni.
§ 3
Obsługa, potwierdzenie dostarczenia oraz udostępnianie eFaktury
1. Każda wystawiona eFaktura jest udostępniona Klientowi na Portalu eFaktura.
Jednocześnie Klient otrzymuje powiadomienie o nowym dokumencie poprzez pocztę
elektroniczną na adres wskazany w Zgodzie. Klient może zdecydować o
otrzymywaniu eFaktury wraz z powiadomieniem wybierając właściwą opcje na
Portalu eFaktura.
2. Za moment otrzymania przez Klienta eFaktury uznaje się moment przyjęcia
wiadomości przez serwer pocztowy Klienta.
3. W przypadku odrzucenia wiadomości przez serwer pocztowy Klienta, zostaną
podjęte nie mniej niż 3 próby ponownego jej wysłania w okresie 3 kolejnych dni. W
przypadku gdy wszystkie próby zakończą się niepowodzeniem z powodów leżących
po stronie serwera pocztowego Klienta (brak przestrzeni dyskowej, zablokowane
konto, brak konta itp.) – eFakturę uznaje się za dostarczoną w momencie ostatniej
podjętej próby.
4. Za potwierdzenie otrzymania przez Klienta korekty do faktury wystawionej uprzednio
przez RLPL w formie eFaktury uznaje się moment przyjęcia wiadomości przez serwer
pocztowy Klienta.
5. Nie wystawia się duplikatów dla eFaktur – eFaktura jest dostępna na Portalu
eFaktury z możliwością wielokrotnego pobrania.
§ 4
Portal eFaktura
1.
2.
3.
4.
Klient otrzymuje dostęp do indywidualnego konta na Portalu eFaktura.
Dostęp do konta jest zabezpieczony indywidualnym loginem oraz hasłem.
Klient jest odpowiedzialny za utrzymanie hasła w tajemnicy.
Klient ma możliwość podglądu oraz pobrania eFaktur w ramach indywidualnego
konta na Portalu eFaktura.
5. Dostęp do eFaktur jest możliwy w trybie 24/7. RLPL zastrzega jednak, że dostęp
może być czasowo ograniczony z przyczyn technicznych.
6. eFaktury są dostępne na Portalu eFaktura przez okres 6 lat licząc od końca roku w
którym dana eFaktura została wystawiona. Klient jest odpowiedzialny za pobranie
dokumentów i ich przechowywanie oraz udostępnianie organom podatkowym lub
organom kontroli skarbowej przez okres zgodny z przepisami prawa i w zgodzie z
Rozporządzeniem.
7. Klient traci dostęp do Portalu eFaktury po zakończeniu okresu udostępniania
wszystkich eFaktur dotyczących tego Klienta.
§ 5
Zapewnienie autentyczności pochodzenia oraz integralności
eFaktury
1. eFaktury są udostępnione w formacie PDF.
2. Dokumentem księgowym jest plik z eFakturą. Wydruk pliku pdf z eFakturą jest
jedynie jej obrazem i nie jest dokumentem księgowym.
3. W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności eFaktury są
zabezpieczone bezpiecznym podpisem elektronicznym zgodnie z Rozporządzeniem.
4. Podpis elektroniczny jest złożony przez pracownika Operatora na mocy udzielonego
pełnomocnictwa.
5. Sprawdzenie autentyczności oraz integralności dokumentu dokonuje się za pomocą
programu do którego link do pobrania dostępny jest na stronie: www.rl.com.pl