4. Podstawowe zasady postępowania mediacyjnego

Dr Marta Janina Skrodzka
Podstawowe zasady postępowania mediacyjnego
Ze względu na swoją nieformalność, elastyczność, a także brak szczegółowych1
regulacji prawnych w polskim systemie prawnym w odniesieniu do postępowania
mediacyjnego w sprawach gospodarczych, określających zasady postępowania mediatora i
prowadzenia mediacji, postępowanie to - w zależności od kategorii spraw - może różnić się
od siebie. Pomimo wskazanych czynników wpływających na różnorodność procesu mediacji,
wykształcona w tym zakresie wieloletnia praktyka międzynarodowa, pozwala na wskazanie
najważniejszych zasad wspólnych, którymi powinien kierować się mediator podczas
prowadzenia sesji mediacyjnych.
Zasada dobrowolności
Podstawową zasadą postępowania mediacyjnego jest dobrowolność odnosząca się
zarówno do uczestniczenia w procesie mediacji, jak i zawieraniu porozumienia. Mediator nie
może zmusić stron ani do podjęcia mediacji, ani do osiągnięcia porozumienia. Przed
rozpoczęciem mediacji strony uzyskują informację o możliwości wycofania się na każdym jej
etapie oraz o możliwości wybrania innego mediatora. Ponadto mediator powinien być
wyraźnie
zaakceptowany
przez
strony.
Dobrowolność
oznacza
także
możliwość
zrezygnowania przez mediatora z prowadzenia postępowania mediacyjnego, w sytuacji gdy
strony procesu nie respektują ustalonych zasad konkretnego procesu (m.in. szacunek, nie
przerywanie sobie nazwajem, nie obrażanie się – zakaz używania wulgaryzmów).
Zasada poufności
Kolejną ważną zasadą postępowania mediacyjnego jest poufność, w ramach której
sam proces, jak i jego przebieg i rezultaty są objęte tajemnicą. Mediator nie ujawnia nikomu
informacji, które uzyskuje podczas prowadzenia mediacji, z wyjątkiem przestępstw
wymienionych w art. 240 kodeksu karnego. Mediator lub ośrodek mediacyjny przechowuje
dokumentację z mediacji w sposób respektujący zasadę poufności. Dokumentacja może
obejmować pisemną zgodę stron na udział w mediacji, zarejestrowanie sprawy mediacyjnej,
Zob. przepisy ustawy z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 101, ze zm.).
Dalej jako k.p.c. Art. 1831 § 1 k.p.c. – mediacja jest dobrowolna. Art. 1833 k.p.c. – mediator powinien
zachować bezstronność przy prowadzeniu mediacji. Art. 1834 § 1 k.p.c. – postępowanie mediacyjne nie jest
jawne.
1
podstawowe dane uzyskane od stron (wraz z zapisem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie
danych osobowych w celu realizacji postępowania mediacyjnego), deklarację przestrzegania
zasady poufności przez osoby trzecie obecne na sesjach mediacyjnych, kopię porozumienia
mediacyjnego i kopię protokołu z postępowania mediacyjnego przekazywanego do sądu, jeśli
sąd skierował sprawę do mediacji. Inne sposoby gromadzenia dokumentacji z mediacji
wymagają wyraźnej zgody stron.
Bezstronność i neutralność mediatora
Istotnymi zasadami postępowania mediacyjnego są również te odnoszące się do
mediatora. Kluczową rolę odgrywają tu beztronność oraz neutralność.
Bezstronność mediatora winna być rozumiana jako nie przychylanie się do racji
żadnej ze stron; prowadzenie mediacji w taki sposób, aby ewentualna nierównowaga między
stronami nie wpływała na przebieg mediacji ani na jej ostateczny rezultat. Jeśli mediator nie
jest w stanie prowadzić mediacji w bezstronny sposób, jest zobowiązany do wycofania się z
postępowania mediacyjnego. Mediator wystrzega się stronniczości lub okazywania uprzedzeń
i oceniania stron ze względu na ich pochodzenie, wykształcenie, wiek, płeć lub zachowanie
podczas mediacji. W związku z prowadzoną mediacją mediator nie nawiązuje takich relacji,
które mogą budzić wątpliwości co do jego bezstronności, a w szczególności mediator nie daje
stronom ani nie przyjmuje od stron żadnych prezentów lub innych korzyści, z wyłączeniem
wynagrodzenia mediatora. Mediator nie podejmuje się mediacji lub wyłącza się z jej
kontynuowania, jeżeli uzna, że istnieje konflikt interesów o charakterze profesjonalnym lub
osobistym ze stronami lub ich pełnomocnikami. Mediator ujawnia stronom wszelkie z nimi
związki o charakterze zawodowym lub prywatnym i uwzględnia ich stanowisko w tym
zakresie.
Neutralność zaś oznaczaja neutralność mediatora wobec przedmiotu sporu. Mediator
nie narzuca stronom rozwiązań. Jest rzecznikiem rzetelnej procedury, sprzyjającej osiągnięciu
dobrowolnego porozumienia.
Rzetelność, profesjonalizm mediatora
Postępowanie
mediacyjne
winno
cechować
się
także
rzetelnością
oraz
profesjonalizmem. Przy czym przez rzetelność, winno rozumieć się uczciwe i staranne
informowanie stron o istocie i przebiegu mediacji. Przed rozpoczęciem postępowania
mediacyjnego mediator przedstawia stronom zasady, przebieg, cele i możliwe rezultaty
mediacji, a w szczególności:
a. informuje strony, że jest bezstronny i neutralny;
b. informuje strony, że ewentualne porozumienie zawarte w wyniku mediacji, będzie
sprawdzone przez sąd pod kątem zgodności z prawem i zasadami współżycia
społecznego (w przypadku nadania klauzuli wykonalności lub zatwierdzenia przez
sąd);
c. informuje strony o możliwości spotkań na osobności, a w szczególności wyjaśnia
zasady przestrzegania poufności podczas tych spotkań;
d. informuje strony o ewentualnej obecności innych osób podczas postępowania
mediacyjnego i uzyskuje na to zgodę stron;
e. opisuje swoje obowiązki, a w szczególności przestrzeganie zasady poufności;
f. uprzedza strony, w jakich okolicznościach mediator może przerwać lub zakończyć
postępowanie mediacyjne, oraz że strony mogą przerwać lub zakończyć mediację w
dowolnym momencie.
Mediator powinien odebrać od stron zgodę na udział w postępowaniu mediacyjnym oraz
poinformować strony, że w trakcie postępowania mediacyjnego mogą korzystać z wiedzy i
porady specjalistów. Mediator wyraźnie odróżnia swoją rolę jako mediatora od innych ról
zawodowych, które pełni i upewnia się, że strony są świadome tej różnicy.
Zasada elastyczności
Ważną zasadą postępowania mediacyjnego jest również zasada elastyczności.
Postępowanie mediacyjne charakteryzuje się tzw. odformalizowaniem, które odnosi się m.in.
do czasu, terminu, ilości sesji mediacyjnych czy samej procedury. Oprócz wskazanych tutaj
bardzo ogólnych zasad, mediacja jest bowiem procesem uzależnionym m.in. od
indywidualnych celów i interesów stron, czy też charakteru sporu. To strony wraz z
mediatorem ustalają w zależności od swoich potrzeb i możliwości miejsce prowadzenia
postępowania mediacyjnego, terminy i godziny oraz częstotliwość spotkań. W postępowaniu
mediacyjnym nie wykorzystuje się sztywnych reguł obowiązujących w postępowaniu
sądowym, nie prowadzi się np. postępowania dowodowego. Cały proces polega na rozmowie
i wymianie informacji, prowadzonych w kontrolowanej atmosferze, w obecności
beztsronnego i neutralnego mediatora, który pomaga skonfliktowanym stronom wypracować
satysfakcjonujące je rozwiązanie. Pomimo tego, że postępowanie mediacyjne można
podzielić na kilka etapów, etapy te mogą się ze sobą płynnie łączyć, mogą też być pomijane.
Zasada szybkości postępowania
Niezmiernie istotną zasadą postępowania mediacyjnego jest jego szybkość.
Skonfliktowane strony wybierając postępowanie mediacyjne decydują się na tę procedurę
właśnie ze względu na fakt, że jest to szybszy w stosunku do postępowania sądowego sposób
rozwiązania konfliktu. Zgodnie bowiem ze statystykami prezentowanymi przez Ministerstwo
Sprawiedliwości2, w roku 2014 średni czas postępowania sądowego w sądzie rejonowym,
w sprawie cywilnej wynosił prawie 10 miesięcy, zaś w sprawie gospodarczej (także w sądzie
rejonowym) ponad 18 miesięcy. Porównując te dane z faktem, że zgodnie z przepisami
k.p.c.3 sąd wyznacza czas trwania postępowania mediacyjnego na okres do miesiąca (strony
mogą jednak wnosić o wydłużenie terminu), można przyjąć że przeciętny czas trwania
postępowania mediacyjnego – zwłaszcza w odniesieniu do mediacji sądowej - wynosi 30 dni.
Wskazane statystyki wyraźnie przemawiają na korzyść postępowania mediacyjnego.
Zasada niskich kosztów
Kolejną ważną zasadą postępowania mediacyjnego, która ma znaczący wpływ na
jej wybór w odniesieniu do rozwiązywania konfliktów zwłaszcza w odniesieniu do spraw
cywilnych i gospodarczych, jest niski - w stosunku do postępowania sądowego - koszt
prowadzenia mediacji. Zgodnie z przepisami prawa4, w odniesieniu do mediacji sądowej, w
sprawach o prawa majątkowe wynagrodzenie mediatora wynosi 1% wartości przedmiotu
sporu, jednak nie mniej niż 30 złotych i nie więcej niż 1 000,00 złotych za całość
postępowania mediacyjnego. W sprawach o prawa majątkowe zaś, w których wartości
przedmiotu sporu nie da się ustalić, oraz o prawa niemajątkowe wynagrodzenie mediatora za
pierwsze posiedzenie mediacyjne, przeprowadzone w wyznaczonym przez sąd czasie
mediacji wynosi 60,00 złotych, a za każde następne posiedzenie – 25,00 złotych5.
MST VII sprawność postępowań sądowych za rok 2014, dokument dostępny na stronie Ministerstwa
Sprawiedliwości pod adresem: file:///C:/Users/sfdfo0jd'6tg-l5v6tb7/Downloads/sprawnosc-postepowansadowych-w-2014-r_.pdf (20.2.2015).
3
Art 18310 k.p.c.
4
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 30.11.2005 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i
podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 218).
5
Dodatkowo, zgodnie z przepisami wskazanego rozporządzenia, także w związku z mediacją sądową,
wynagrodzenie mediatora może zostać zwiększone o 10% jeżeli sąd upoważni mediatora do zapoznania się z
aktami sprawy. Dodatkowo mediatorowi należy się zwrot udokumentowanych i niezbędnych wydatków
mediatora, które on poniesie, w związku z przeprowadzeniem mediacji na pokrycie kosztów przejazdów,
zawiadomień stron, zużytych materiałów biurowych, czy wynajmu pomieszczenia niezbędnego do
przeprowadzenia posiedzenia mediacyjnego, w wysokości nieprzekraczającej 50,00 zł za jedno posiedzenie.
Należy także mieć na uwadze, że wskazane wynagrodzenie mediatora, będącego podatnikiem zobowiązanym do
rozliczenia podatku od towarów i usług, wskazane wynagrodzenie i wydatki mediatora, podwyższa się o
obowiązującą stawkę podatku od towarów i usług przewidzianą dla tego rodzaju czynności w przepisach o
podatku od towarów i usług.
2
Inne zasady
Wśród innych zasad postępowania mediacyjnego, w literaturze przedmiotu 6 wymienia
się również: zasadę autonomii konfliktu, rozumianą jako uprywatnienie sporu, który
pozostaje w rękach samych zainteresowanych jego rozwiązaniem, a nie w rękach sądu, czy
pełnomocników procesowych; zasadę poszanowania godności wszystkich uczestników,
polegającą m.in. na prowadzeniu postępowania mediacyjnego w kontrolowanej pod
względem emocji, kulturalnej atmosferze; czy też zasadę satysfakcji obu stron, w oparciu o
którą strony wspólnie szukają takiego rozwiązania problemu, który pzowoliłby na osiągnięcie
korzyści przez każdą ze strom.
Podsumowanie
Wskazane zasady mediacji czynią z tej pozasądowej metody rozwiązywania sporów
atrakcyjne i przyjazne dla skonfliktowanych stron narzędzie rozwiązywania sporu, które
warto upowszechniać i stosować w przypadku różnego rodzaju konfliktów, zwłaszcza
gospodarczych.
6
Zob. np.: A. M. Arkuszewska, J. Plis, Zarys metodyki pracy w sprawach cywilnych, Warszawa 2014, s. 85-87.