Pobierz:Instrukcja dla dostawców

TOYOTA MOTOR MANUFACTURING POLAND – INSTRUKCJA DLA DOSTAWCY 2014
WSTĘP
Niniejszy dokument zawiera informacje na temat wymogów i oczekiwań TOYOTA MOTOR
MANUFACTURING POLAND (TMMP) w zakresie współpracy z dostawcami. W przypadku jakichkolwiek
pytań do niniejszej instrukcji, prosimy o kontakt z Państwa osobą kontaktową w TMMP.
I. NAWIĄZANIE WSPÓŁPRACY
Przed rozpoczęciem oficjalnej współpracy, Dostawca proszony jest o:
1) przesłanie dokumentów: aktualnej kopii KRS lub wpisu do ewidencji gospodarczej, kopii NIP i
REGON
2) Wypełnienie formularza nowego dostawcy (zał. nr 1). W przypadku zmiany danych, należy je
niezwłocznie i każdorazowo aktualizować poprzez przesłanie do osoby kontaktowej z Działu
Zakupów formularza z aktualnymi danymi.
3) W przypadku posiadania certyfikatu ISO 14001, wypełnienie i odesłanie wypełnionego
Formularza A (zał. nr 2)
4) Wypełnienie formularza „Odpowiedzialności Społecznej Firmy” tzw.CSR (zał. nr 12) i uzyskanie
jego pozytywnej oceny
5) Odesłanie podpisanej Instrukcji dla Dostawcy
6) Podpisanie Umowy Ramowej dla dostawców Magazynowych – Shizai
Po rejestracji w systemie każdy dostawca otrzymuje unikalny numer systemowy tzw. Kod Dostawcy.
II. ZAPYTANIA OFERTOWE
W TMMP uprawnieni do wysyłania zapytań ofertowych są pracownicy Działów Zakupowych (zał. nr 15).
Zapytania składane są mailem, faksem bądź telefonicznie.
Tylko pracownicy Działów Zakupowych są uprawnieni do negocjacji i ustalania warunków handlowych, tj.
cena, termin płatności, sposób dostawy itp.
Pracownicy innych działów biorących udział w zbieraniu i analizie ofert są uprawnieni jedynie do
uzgadniania z dostawcą kwestii technicznych, dotyczących specyfikacji, warunków wykonania prac na
terenie TMMP, miejsca dostawy itp.
III. SKŁADANIE OFERT
Wszystkie oferty powinny być składane w formie pisemnej i przesyłane drogą elektroniczną (mail) do
składającego zapytanie.
Każda oferta musi zawierać:
 nazwisko pracownika TMMP i/lub nazwę działu składającego zapytanie
 numer zapytania ofertowego
 potwierdzoną specyfikację materiału (nazwa handlowa, specyfikacja techniczna, numer
katalogowy)
 cenę jednostkową netto
 walutę
 koszty transportu jeżeli nie są wliczone w koszt produktu (formuła handlowa – zgodnie z
INCOTERMS 2010)
 ilość i jednostkę miary
 czas dostawy w dniach roboczych
 minimalną ilość zamówienia
 termin płatności
 wagę produktu i kod celny (w przypadku produktów sprowadzanych z Unii Europejskiej)
 informację czy produkt jest naprawialny
 informację czy oferowany materiał/wyrób nie jest szkodliwy dla środowiska i zdrowia człowieka;
Jeżeli materiał/wyrób stanowi jakiekolwiek zagrożenie, prosi się o dołączenie stosownych
dokumentów
 termin przydatności, jeżeli posiada
W przypadku artykułów chemicznych oferta musi zawierać również:
 wypełnioną Deklarację D 0-1(zał. nr 3)
 kartę charakterystyki
W przypadku materiałów BHP
 deklarację zgodności
Dział Zakupów TMMP, 2014
1/7
TOYOTA MOTOR MANUFACTURING POLAND – INSTRUKCJA DLA DOSTAWCY 2014
IV. RODZAJE ZAMÓWIEŃ:
UWAGA: Dostawca może realizować zamówienia tylko i wyłącznie na podstawie oficjalnego
zamówienia TMMP (zał.5- Shizai lub zał.9 - Oracle) albo Umowy.
Wyjątek stanowią Zakupy na Awarię opisane w punkcie 2.1.
W TMMP istnieją dwa główne systemy do składania zamówień:
(1) SHIZAI - służy do rejestracji i zamawiania materiałów rotujących, np. narzędzia, części zamienne,
chemikalia, itp. Materiałom tym nadawany jest unikalny numer (składnia: YK _ _ _ _ _ _ _ _ ), tzw. Toyota
Part Number.
(2) ORACLE - służy do składania zamówień jednorazowych, np. na maszyny i urządzenia, usługi, testy,
itp.
(1) ZAMÓWIENIA SHIZAI (zamówienia kanbanowe - magazynowe)
ZAPYTANIA OFERTOWE i REJESTRACJA PRODUKTU
Do wysyłania zapytań ofertowych upoważniony jest wyłącznie Dział Zakupów. Jeżeli produkt zostanie
zarejestrowany w systemie Shizai, wówczas Dział Zakupów wysyła do Dostawcy potwierdzenie rejestracji
produktu wraz z informacją o nadanych numerach YK oraz zwraca się z prośbą o potwierdzenie
poprawności danych dot. tychże produktów.
SKŁADANIE ZAMÓWIEŃ
Dostawca otrzyma zamówienie ilościowe faksem z podaną dokładną datą dostawy i specyfikacją
produktu (zał. nr 5) zgodną z ofertą.
POTWIERDZANIE ZAMÓWIEŃ
Wszystkie zamówienia TMMP muszą być potwierdzane.
Potwierdzenia zamówień SHIZAI (kanbanowe) należy przesyłać do pracownika Magazynu GPS w ciągu
max. 24 godzin od jego otrzymania na nr faksu GPS (zał. nr 11) lub zgodnie z umową Ramową.
UWAGA: W przypadku produktów często rotujących, których czas dostawy to 1 lub 2 dni robocze,
potwierdzenie musi zostać wysłane w ciągu 2 godzin, z godnie z zasadą, że zamówienia otrzymane po
godz.12:00, można potwierdzić do godz. 10:00 następnego dnia roboczego.
Potwierdzenie jest dokonywane poprzez odesłanie faksem druku zamówienia opatrzonego pieczątką i
podpisem dostawcy. Innego rodzaju dokumenty potwierdzające zamówienie nie będą akceptowane.
ZMIANA WARUNKÓW HANDLOWYCH REALIZACJI ZAMÓWIENIA – FORMULARZ OCS
Jeżeli zaistniały okoliczności uniemożliwiające lub zmieniające sposób realizacji zamówienia, wówczas
należy o tym niezwłocznie powiadomić TMMP poprzez przesłanie na skrzynkę mailową
[email protected], odpowiedniego formularza, który generuje się po wypełnieniu pliku Druk OCS- Druk
modyfikacji zamówienia (patrz zał. nr 13).
PODSTAWOWYM WYMAGANIEM dot. przetwarzania pliku jest posiadanie programu Excel minimum z
2007r., który obsługuje zapisane makra.
W Formularzu należy wypełnić wszystkie obowiązkowe pola a na końcu wygenerować druk i przesłać na
wskazany adres: [email protected].
Po zapoznaniu się z propozycją przedstawioną na druku, TMMP może zaakceptować, skasować lub
wstrzymać realizację zamówienia.
DOSTAWA
Dostawa powinna być zgodna z zamówieniem.
Dostawa realizowana w systemie SHIZAI, z uwagi na swoją specyfikę wymaga bezwzględnego
przestrzegania daty dostawy wygenerowanej przez system. Niedopuszczalne są dostawy przed lub po
czasie oraz w ilościach innych niż wskazane w zamówieniu, chyba że zostało to uzgodnione z osobą
odpowiedzialną za kontrolę dostaw (patrz: zał. nr 11).
Wszystkie dostawy muszą być adresowane na Magazyn GPS, chyba że zamówienie mówi inaczej.
Magazyn przyjmuje dostawy w każdy dzień roboczy w godzinach 06.00 – 14.00.
Na dokumentach dostawy należy zawsze powoływać się na numer zamówienia.
Każdy artykuł musi być oznaczony specyfikacją.
Do każdego materiału powinien być dołączony wycinek zamówienia TMMP, ( zał. nr 10).
Dział Zakupów TMMP, 2014
2/7
TOYOTA MOTOR MANUFACTURING POLAND – INSTRUKCJA DLA DOSTAWCY 2014
W uzasadnionych przypadkach, jeżeli produkt nie może zostać tymże wycinkiem oznaczony, wówczas
wymagane jest inne trwałe oznaczenie produktu. Dokument taki musi zawierać informacje zawarte w
zamówieniu, takie jak:
 nazwę Dostawcy
 numer zamówienia
 numer części –YK
 specyfikację
 ilość zamówioną
 jednostkę miary
 planowaną datę dostawy (z zamówienia)
TMMP nie realizuje płatności gotówkowych za transport. Jeśli dostawa jest na koszt TMMP, należy
dokonać wysyłki kurierem wskazanym w załączniku nr 11 podając odpowiedni numer klienta. Dostawy na
koszt TMMP dokonane za pośrednictwem innego przewoźnika niż wskazany w załączniku nr 11 będą
traktowane jak dostawy na koszt Dostawcy.
NIEŚCISŁOŚCI W DOSTAWIE
Jeśli materiał dostarczony do TMMP nie będzie zgodny z wymogami opisanymi w punkcie „DOSTAWA”
wówczas e-mailem do Dostawcy zostanie wysłany Arkusz Stwierdzonych Nieścisłości w Dostawie (zał. nr
14). Niezgodna z zamówieniem dostawa zostanie odesłana firmą spedycyjną zasugerowaną przez
Dostawcę na jego koszt, chyba że ustalenia mówią inaczej.
Artykuł chemiczny musi mieć datę przydatności umożliwiającą jego zużycie przez TMMP. Jako minimalny
termin przydatności można przyjąć minimum połowę okresu przydatności do zużycia, chyba że ustalenia
mówią inaczej. Jeżeli produkt będzie posiadał zbyt krótki termin przydatności, wówczas TMMP, po
konsultacji z Dostawcą, może odesłać artykuł na jego koszt.
ZAMÓWIENIA SHIZAI:
TMMP
DOSTAWCA
WYSŁANIE
ZAMÓWIENIA (zał nr 5)
OTRZYMANIE
ZAMÓWIENIA
ZAMÓWIENIE
OTRZYMANIE DRUKU
MODYFIKACJI
ZAMÓWIENIA (zał. nr 13)
WYSTAWIENIE DRUKU
MODYFIKACJI
ZAMÓWIENIA (zał. nr 13)
OTRZYMANIE INFORMACJI
O DOKONANYCH
ZMIANACH
WYSŁANIE
POTWIERDZENIA
DOSTAWY (zał nr 6)
OTRZYMANIE
PRZYPOMNIENIA
ODBIÓR DOSTAWY
REALIZACJA
ZGODNIE Z
ZAM.
DOKUMENT:
ZGŁOSZENIE NNP
Na 2 dni przed w yznaczoną datą dostaw y
TMMP przesyła dostaw cy przypom nienie w
form ie druku "Potw ierdzenie dostaw y"
Każda dostaw a m usi zostać oznaczona
w ycinkiem zam ów ienia lub w uzasadnionych
przypadkach innym trw ałym oznaczeniem
zaw ierającym w szystkich inform acje z druku
zam ów ienia.
TAK
OTRZYMANIE
POTWIERDZENIA ODBIORU
DOSTAWY (zał. nr 7)
Następnego dnia po przyjęciu tow aru TMMP
w ysyła faksem do Dostaw cy potw ierdzenie
odbioru dostaw y.
WYJAŚNEINIA DOSTAWCY
WYSŁANIE DRUKU:
OPÓŹNIENIE
DOSTAWY (zał. nr 8)
PODANIE NOWEJ DATY
DOSTAWY I PRZYCZYNY
OPÓŹNIENIA
W
przypadku
niezrealizow ania dostaw y,
TMMP w ysyła inform ację o opóźnieniu do
Dostaw cy.
Inform acja
w ysyłana
jest
autom atycznie
przez
system , naw et w
przypadku zam ów ień, które są w yjaśniane.
W takiej sytuacji Dostaw ca m a obow iązek
podać now y term in dostaw y oraz przyczynę
opóźnienia.
PRZYJ ECIE DO
WIADOMOŚCI
PODANYCH INFORMACJI
Dział Zakupów TMMP, 2014
W ciągu m ax.24 godzin od otrzym ania
zam ów ienia, w przypadku zm iany sposobu
realizacji zam ów ienia, Dostaw ca przesyła
Druk Modyfikacji Zam ów ienia na skrzynkę
m ailow ą: [email protected]
TMMP na tej podstaw ie m oże zaakceptow ać,
w strzym ać lub skasow ać zam ów ienie
WYSŁANIE TOWARU
NIE
OPÓŹNIENIE
DOSTAWY
Potw ierdzenie zam ów ienia następuje
poprzez jego podpisanie.
Podpisane zam ów ienie należy przesłać
faksem w ciągu m ax.do 24 godz. od jego
otrzym ania lub zgodnie z Um ow ą.
UWAGA: dla produktów z czasem dostaw
(l/t)= 1 lub 2 dni robocze, potw ierdzenie m usi
zostać w ysłane w ciągu 2 godz.
NIE
AKCEPTACJA
LUB
SKASOWANIE
DOSTAWA
REALIZACJA
ZGODNIE Z
ZAMÓWIENIEM
TAK
OTRZYMANIE
POTWIERDZENIA
UWAGI
3/7
TOYOTA MOTOR MANUFACTURING POLAND – INSTRUKCJA DLA DOSTAWCY 2014
(2) ZAMÓWIENIA ORACLE (zamówienia jednorazowe, np. na maszyny i urządzenia, usługi, testy,
itp.)
ZAPYTANIA OFERTOWE I SKŁADANIE ZAMÓWIEŃ
Zapytania ofertowe wysyła pracownik Działu Zakupowego. Po akceptacji oferty, do Dostawcy wysyłane
jest oficjalne zamówienie (zał. nr 9) drogą elektroniczną (e-mail) ewentualnie faksem przez pracownika z
Działu Zakupowego.
POTWIERDZANIE ZAMÓWIEŃ
Wszystkie zamówienia TMMP muszą być potwierdzane drogą mailową.
Potwierdzenia zamówień ORACLE przez Dostawcę, należy przesyłać do osoby, która wysłała
zamówienie w ciągu 1 dnia roboczego.
Jeżeli zaistniały okoliczności uniemożliwiające lub zmieniające sposób realizacji zamówienia należy o tym
niezwłocznie powiadomić TMMP poprzez przesłanie do osoby składającej zamówienie stosownej
informacji w wersji elektronicznej (e-mail). Po zapoznaniu się z przedstawioną propozycją, TMMP może
zaakceptować, skasować lub wstrzymać realizację zamówienia.
DOSTAWA
Dostawa powinna być zgodna z zamówieniem.
Dostawa realizowana w systemie ORACLE dopuszcza pewne modyfikacje daty ale wymaga to
wcześniejszego ustalenia z osobą zamawiającą z Działu Zakupowego (zał. nr 11).
Dostawy Oracle muszą być realizowane na Magazyn GPS, chyba że zamówienie mówi inaczej.
Wymagane jest umieszczenie nr zamówienia na liście przewozowym w polu „informacje dodatkowe”.
TMMP nie realizuje płatności gotówkowych za transport. Jeśli dostawa jest na koszt TMMP, należy
dokonać wysyłki kurierem wskazanym w załączniku nr 11 podając odpowiedni numer klienta. Dostawy na
koszt TMMP dokonane za pośrednictwem innego przewoźnika niż wskazany w załączniku nr 11 będą
traktowane jak dostawy na koszt Dostawcy.
NIEŚCISŁOŚCI W DOSTAWIE
Jeśli materiał dostarczony do TMMP nie będzie zgodny z wymogami opisanymi w punkcie „DOSTAWA”
zostanie on odesłany firmą spedycyjną zasugerowaną przez Dostawcę na jego koszt.
Artykuł chemiczny musi mieć datę przydatności umożliwiającą jego zużycie przez TMMP. Jako minimalny
termin przydatności można przyjąć minimum połowę okresu przydatności do zużycia, chyba że ustalenia
mówią inaczej. Jeżeli produkt będzie posiadał zbyt krótki termin przydatności, wówczas TMMP, po
konsultacji z Dostawcą, może odesłać artykuł na jego koszt.
ZAMÓWIENIE
ZAMÓWIENIA ORACLE:
TMMP
DOSTAWCA
WYSŁANIE
ZAMÓWIENIA (zał nr 9)
OTRZYMANIE
ZAMÓWIENIA
OTRZYMANIE
POTWIERDZENIA
TAK
OTRZYMANIE
INFORMACJI
NIE
DOSTAWA
AKCEPTACJA
LUB
SKASOWANIE
ODBIÓR DOSTAWY
Dział Zakupów TMMP, 2014
REALIZACJA
ZGODNIE Z
ZAMÓWIENIEM
UWAGI
Potw ierdzenie zam ów ienia następuje
poprzez jego odesłanie do odpow iedzialnej
osoby z Dz. Zakupow ego.
W przypadku zm iany sposobu realizacji
zam ów ienia, Dostaw ca przesyła stosow ne
inform acje do pracow nika Dz.Zakupow ego.
TMMP na tej podstaw ie m oże zaakceptow ać,
w strzym ać lub skasow ać zam ów ienie.
OTRZYMANIE INFORMACJI
O DOKONANYCH
ZMIANACH
WYSŁANIE TOWARU
4/7
Nr zam ów ienia pow inien być um ieszczony na
przesyłce oraz liście przew ozow ym w polu
"Inform acje dodatkow e".
TOYOTA MOTOR MANUFACTURING POLAND – INSTRUKCJA DLA DOSTAWCY 2014
(2.1.) W systemie Oracle istnieje możliwość dokonywania zakupów poprzez tzw. ZAMÓWIENIA
AWARYJNE
Zakupy na Awarię mogą być dokonywane przez pracownika TMMP nie będącego pracownikiem Działu
Zakupowego. Mogą dotyczyć jedynie części zamiennych i usług: napraw, serwisów. Pracownik TMMP
może stosować tą formę zakupów jednie pod nieobecność pracowników Działu Zakupowego: po godz.
16-tej w dni robocze, w weekendy lub inne planowane przerwy produkcji w TMMP; (najczęściej w sierpniu
i grudniu tzw. Shutdown). Tego rodzaju zamówienie jest wysyłane do Dostawcy w wersji elektronicznej
(e-mail) z opisanym przedmiotem zamówienia na podstawie wcześniej przygotowanej oferty oraz
podanym tzw. numerem zapotrzebowania z systemu Oracle (format 5-cyfr).
W kopii maila musi być umieszczony pracownik Działu Zakupów.
Dostawca na fakturze wpisuje zamiast numeru zamówienia przekazany numer zapotrzebowania i
nazwisko osoby zamawiającej.
*****
V. FAKTUROWANIE
W celu usprawnienia procesu płatności, faktury muszą być adresowane do Działu Księgowości.
Faktura powinna być zgodna z zamówieniem. Jeżeli zaistniały okoliczności skutkujące rozbieżnościami
między zamówieniem a fakturą, należy o tym niezwłocznie powiadomić Dział Zakupów TMMP. Na
fakturze bezwzględnie musi być umieszczony numer zamówienia. Każda pozycja na fakturze powinna
być opisana numerem zamówienia. Jeżeli jest to niemożliwe, faktura musi posiadać załącznik,
pozwalający jednoznacznie przypisać pozycję na fakturze do konkretnego zamówienia TMMP.
Zabronione jest jednoczesne fakturowanie na jednym dokumencie materiałów pochodzących z różnych
systemów do składania zamówień, tzn. SHIZAI i ORACLE (patrz: ZAMÓWIENIA). Nieprawidłowe
wystawienie faktury może powodować opóźnienie w dokonaniu płatności.
Sugeruje się wystawienie faktury w takiej walucie w jakiej była oferta. Jeżeli nie ma takiej możliwości i
faktura wystawiona jest w polskich złotych, w przeciwieństwie do przedstawionej oferty, wówczas musi
ona zawierać zastosowany kurs przeliczenia waluty (preferowany jest kurs średni NBP z dnia
wystawienia faktury).
VI. PŁATNOŚĆ
Jeżeli faktura VAT będzie wypełniona prawidłowo i zostanie wystawiona do ostatniego dnia danego
miesiąca, a Kupujący otrzyma ją nie później niż czwartego (4) dnia roboczego miesiąca następującego
po miesiącu wystawienia faktury (decyduje data wpływu), faktura VAT zostanie zapłacona pierwszego
roboczego dnia przypadającego po dwudziestym piątym dniu miesiąca następującego po miesiącu, w
którym wystawiono fakturę. Za dzień płatności uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego
Kupującego.
VII. IMPORT
Dostawca spoza Unii Europejskiej dostarczający materiały do TMMP powinien mieć świadomość
rozumienia poniższych definicji:
- Faktura handlowa- stanowi pełen zapis transakcji pomiędzy eksporterem i importerem obejmującej
sprzedane towary. Faktura handlowa towarzyszy wysyłkom międzynarodowym. Zawiera szczegóły dot.
Sprzedawcy (Nadawcy) oraz Nabywcy (Adresata), szczegółowy opis towarów, warunki płatności i
dostawy (wg INCOTERMS 2010), wartość i ilość towarów, kraj pochodzenia, numer umowy/zamówienia,
a także inne dane handlowe w tym podany kod celny i waga netto produktu.
- Faktura proforma- wystawiana jest przez Nadawcę dla potrzeb celnych wyłącznie w przypadku dostaw
nieodpłatnych lub tymczasowo, przed wystawieniem faktury handlowej. Treść faktury proforma i
potencjalnej faktury handlowej musi być identyczna (z wyjątkiem numeru faktury i daty wystawienia), na
obu dokumentach należy umieścić dodatkową informację, dowodzącą związek obu faktur.
Dział Zakupów TMMP, 2014
5/7
TOYOTA MOTOR MANUFACTURING POLAND – INSTRUKCJA DLA DOSTAWCY 2014
Dostawca jest odpowiedzialny za dostarczenie wszystkich niezbędnych dodatkowych dokumentów
potrzebnych do odprawy celnej, m.in.: wymaganych świadectw / pozwoleń / deklaracji (w tym Deklaracji
zgodności opakowań z normami EN)/ kart bezpieczeństwa (MSDS), itp.
VIII.OCENA DOSTAWCÓW
Wszyscy dostawcy TMMP są oceniani pod kątem parametrów Odpowiedzialności Społecznej Firmy
tzw.CSR. Okresowej ocenie podlegają również takie parametry jak terminowość, jakość współpracy,
konkurencyjność cenowa, inicjatywa do obniżania kosztów itp.
W zależności od osiągniętych wyników TMMP może rozwijać, ograniczać lub zaprzestać współpracy z
Dostawcą.
Życzymy Państwu owocnej współpracy z TOYOTA MOTOR MANUFACTURING POLAND.
W przypadku wszelkich niejasności prosimy o kontakt z Działem Zakupów TMMP.
ZAŁĄCZNIKI - WZORY DOKUMENTÓW
1. Formularza nowego dostawcy
2. Formularz A
3. Formularz D01
4. Lista Działów Zakupowych
5. Zamówienie SHIZAI (kanbanowe)
6. Potwierdzenie dostaw (Przypomnienie o dostawie)
7. Potwierdzenie odbioru
8. Opóźnienia dostaw
9. Zamówienie ORACLE
10. Przykład poprawnego oznaczenia dostawy
11. Dane kontaktowe, firma przewozowa- numer klienta.
12. Formularz „Społecznej Odpowiedzialności Firmy” tzw. CSR
13. Druk Modyfikacji zamówienia
14. Arkusz Stwierdzonych Nieścisłości w Dostawie
15. Deklaracja zgodności opakowań z normami EN
Dział Zakupów TMMP, 2014
6/7
TOYOTA MOTOR MANUFACTURING POLAND – INSTRUKCJA DLA DOSTAWCY 2014
Oświadczam, iż zapoznałem się z niniejszą Instrukcją wraz z Załącznikami i będę przestrzegał zasad w
niej zamieszczonych:
Firma spedycyjna, którą zostanie odesłana dostawa w razie nieprawidłowości, wraz z Naszym
numerem klienta to:
………………………………….
………………………………
Data
………………………………
Podpis i pieczęć dostawcy
………………………………………….
Nazwa firmy
Dział Zakupów TMMP, 2014
7/7