Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych

1
INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH PARLAMENTU STUDENTÓW
RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ (PSRP)
I.
DEFINICJE I OGÓLNE ZASADY:
1. Dokumentem finansowo-księgowym jest każdy dokument stwierdzający dokonanie lub
rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegający ewidencji księgowej. Dokument ten stanowi
podstawowe uzasadnienie zapisów księgowych.
2. Prawidłowy dokument finansowo-księgowy powinien zawierad co najmniej:
a) określenie stron (nazwy, NIP, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
b) opis operacji gospodarczej oraz jej wartośd, jeżeli to możliwe określoną także
w jednostkach naturalnych,
c) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę
sporządzenia dowodu,
d) podpis wystawcy dowodu lub osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
aktywów (nie dotyczy dokumentów wystawionych elektronicznie).
3. Każdy dokument finansowo-księgowy, w szczególności dokumentujący wydatki budżetowe
podlega kontroli pod względem merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym.
4. Kontroli dokonuje Przewodniczący PSRP, wyznaczony pracownik Biura lub członek władz
statutowych PSRP oraz Księgowy.
5. Poszczególne osoby dokonują kontroli poprzez zatwierdzenie poświadczone złożeniem
podpisu:
a) pod względem formalnym - wyznaczony pracownik Biura lub członek władz
statutowych PSRP,
b) pod względem rachunkowym - Księgowy,
c) pod względem merytorycznym - Przewodniczący PSRP.
6. Kontrola odbywa się poprzez podpisanie się na odwrocie dokumentu w miejscu wskazanym
przez pieczęd (w przypadku delegacji w innym miejscu wyznaczonym na druku polecenia
wyjazdu służbowego).
7. Osobą odpowiedzialną za uzyskanie wszystkich zatwierdzeo jest wyzaczony pracownik Biura.
2
8. Wyznaczony pracownik Biura po uzyskaniu zatwierdzenia
merytorycznego od
Przewodniczącego, oraz zatwierdzeniu formalnym i zatwierdzeniu do wypłaty przekazuje
dokumenty do Biura Rachunkowego najpóźniej 20 dnia każdego miesiąca.
9. Dokument finansowo-księgowy opisany i sprawdzony podlega dekretacji i zakwalifikowaniu
do ujęcia w księgach rachunkowych przez Księgową bądź osobę przez nią wskazaną, zgodnie
z Polityką Rachunkowości przyjętą w drodze Zarządzenia Przewodniczącego PSRP.
10. Daty stanowiące potwierdzenie wpływu dokumentu do Biura Parlamentu stanowią daty, od
których nalicza się termin płatności wynikający z danego dokumentu.
11. Ogólne zasady obiegu dokumentów finansowo-księgowych mają zastosowanie do wszystkich
dokumentów finansowo-księgowych PSRP z uwzględnieniem szczególnych zasad dla
określonych typów dokumentów (częśd II-VII).
12. W przypadku nieobecności osób wyznaczonych do wykonania czynności określonych
w niniejszej Instrukcji, czynności tych dokonują osoby formalnie je zastępujące.
II. Szczegółowa instrukcja dotycząca obiegu dokumentów finansowo-księgowych na podstawie
zewnętrznych dokumentów obcych:
-
faktury zakupu,
-
rachunki,
-
inne dokumenty o równoważnej wartości formalnej do faktur, rachunków
1. Każdy dokument finansowo-księgowy stanowiący podstawę wypłaty powinien byd
wystawiony na Parlament Studentów Rzeczypospolitej Polskiej (ul. Bracka 18/16, 00-028
Warszawa, NIP 5252524862) zawierad analogiczne dane podmiotu wystawiającego
dokument oraz opis operacji gospodarczej.
2. Każdy dokument finansowo-księgowy podlega opisowi merytorycznemu, który zawiera
w szczególności:
a) wskazanie okoliczności stanowiącej podstawę dokonania zakupu wraz ze
szczegółowym opisem wydatków (uzupełnia osoba składająca dokument),
b) klasyfikację budżetową zgodnie z preliminarzem wydatków na dany rok budżetowy
(uzupełnia wyznaczony pracownik Biura),
3. Sprawdzenia pod względem merytorycznym dokonuje wyznaczony w danej komórce
merytorycznej pracownik lub Przewodniczący. Zatwierdzenia pod względem merytorycznym
w zakresie realizowanych zadao dokonuje Przewodniczący.
3
4. Sprawdzenie i zatwierdzenie dokumentu następuje bezzwłocznie, mając na uwadze termin
płatności oraz dalsze czynności związane z przygotowaniem dokumentu do zapłaty.
Przekazanie dokumentu do wyznaczonego pracownika Biura w dniu, w którym upływa termin
płatności bądź po tym dniu wymaga dołączenia pisemnego wyjaśnienia przyczyn
przetrzymania dokumentu podpisanego przez osobę dokonującą sprawdzenia dokumentu
pod względem merytorycznym.
5. Po zatwierdzeniu pod względem merytorycznym dowody finansowo-księgowe przekazywane
są do wyznaczonego pracownika Biura celem dokonania zatwierdzenia pod względem
formalnym.
6. W przypadku stwierdzenia na dowodzie rażącego błędu w identyfikacji odbiorcy, wystawiana
jest przez wyznaczonego pracownika Biura nota korygująca, podpisywana przez niego i
wysyłana dostawcy w celu potwierdzenia.
7. Sprawdzony dokument wg zasad określonych w pkt 1-6 podlega ostatecznej kontroli przez
wyznaczone pracownika Biura w zakresie: czy dokument został sprawdzony zgodnie z
zasadami niniejszej Instrukcji oraz czy został podpisany przez właściwe osoby.
Potwierdzeniem dokonania kontroli przez wyznaczonego pracownika Biura jest zatwierdzenie
dokumentu do wypłaty.
8.
Tak sprawdzony dokument podlega następnie zatwierdzeniu pod względem rachunkowym
przez Księgowy, która dokonuje dekretacji i kwalifikuje dokument do ujęcia w księgach
rachunkowych.
9.
Tylko Przewodniczący uprawniony jest do składania sprzedawcy oświadczeo związanych z
dokonywanym zakupem.
4
Schemat nr 1 SCHEMAT OGÓLNY OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH
DOKUMENTY FINANSOWOKSIĘGOWE
- WYDATKI BUDŻETOWE -
PRZEWODNICZĄCY
opis i zatwierdzenie
pod względem
merytorycznym
(data, podpis)
BIURO PSRP
opis i zatwierdzenie pod
względem formalnym
(data, podpis)
CZŁONEK
WŁADZ
STATUTOWYCH
przedłożenie w
Biurze PSRP
(data, opis)
INNA KOMÓRKA
BIURA PSRP
sprawdzenie pod
względem
merytorycznym
(data, opis)
niezidentyfikowane
PRZEWODNICZĄCY
zatwierdzenie pod
względem merytorycznym
(data, podpis)
WYZNACZONY PRACOWNIK BIURA
zatwierdzenie pod względem formalnym
kontrola
zatwierdzenie do wypłaty
KSIĘGOWY
zatwierdzenie pod względem rachunkowymi
dekretacja
zakwalifikowanie do ujęcia w księgach
rachunkowych
zidentyfikowane
5
III. Szczegółowa instrukcja w sprawie obiegu umów/porozumieo i dokumentów o podobnym
charakterze
1.
Umowa/porozumienie jest podstawowym dokumentem stanowiącym podstawę zaciągnięcia
zobowiązao finansowych, kształtującym prawa i obowiązki stron, w tym zabezpieczającym
interes PSRP uwzględniając zasady gospodarki finansowej, określone w Ustawie o finansach
publicznych.
2.
Umowy stanowiące o zatrudnieniu przygotowuje Biuro Prawne PSRP lub Przewodniczący.
3.
Wzór porozumienia o wolontariacie stanowi załącznik nr 6 do niniejszej instrukcji.
4.
Umowa/porozumienie podlega:
a) zaparafowaniu przez Dyrektora Biura Prawnego lub Przewodniczącego lub
Przewodniczącego Komisji Prawnej na wszystkich stronach każdego egzemplarza co
oznacza akceptację formalno-prawną umowy/porozumienia.
b) zawarciu ze stroną umowy – wolontariuszem lub pracownikiem.
5.
Następnie umowa/porozumienie trafia niezwłocznie do wyznaczonego pracownika Biura,
który sprawdza dokument pod względem formalnym i przekazuje do Księgowej.
6.
Księgowy sporządza obowiązujące deklaracje i informacje do ZUS i urzędów skarbowych
w zakresie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, o których mowa.
7.
Przewodniczący jest zobowiązany do bieżącej analizy ponoszonych kosztów zatrudnienia oraz
do starannego dokumentowania rezultatów zawieranych umów zlecenia i o dzieło.
6
IV.
Szczegółowa instrukcja w sprawie rozliczania podróży służbowych pracowników,
wolontariuszy oraz członków władz statutowych PSRP odbywanych na obszarze kraju.
Podstawowym aktem prawnym w zakresie zasad rozliczania podróży służbowych na obszarze kraju
jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie
należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w paostwowej lub samorządowej
jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej stanowiące załącznik nr 1 do niniejszej
instrukcji.
Z dotacji budżetowej na działalnośd statutową PSRP pokrywane są koszty związane z uczestnictwem
osób wykonujących zadania na rzecz PSRP w spotkaniach, szkoleniach i konferencjach, których
tematyka wpisuje się w cele statutowe PSRP.
1. Rozliczenie delegacji powinno odbywad się na druku stanowiącym załącznik nr 2 do
Instrukcji, będącym wzorem wewnętrznego dokumentu księgowego, na podstawie którego
odbywa się rozliczenie podróży służbowej na obszarze kraju.
2. Na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową pracownik bądź wolontariusz może
otrzymad zaliczkę. Zaliczkę zatwierdza Przewodniczący.
3. Po odbyciu podróży służbowej pracownik bądź wolontariusz dokonuje rozliczenia kosztów
delegacji. Prawidłowo wypełnioną delegację składa się w Biurze PSRP, gdzie podlega sprawdzeniu
pod względem formalno-rachunkowym.
4. Nie jest wymagane wypełnianie na druku polecenia wyjazdu służbowego rubryki
„Potwierdzenie pobytu służbowego”.
5. Wydatek związany z wyjazdem należy udokumentowad stosownie do poniesionych kosztów np.
bilety; faktury (rachunki) za nocleg, inne dokumenty:
- Faktury (rachunki) za nocleg opisuje i podpisuje delegowany,
- Faktury (rachunki) dotyczące innych wydatków związanych z podróżą opisuje
i zatwierdza Przewodniczący.
6. Za środki transportu uznaje się:
- PKS,
- PKP (TLK, Ex, EIC, EC, IR, Os.),
- Prywatni przewoźnicy (BUS),
- samolot,
- taxi,
- samochód.
8. W przypadku PKP zaleca się korzystad z przejazdu w klasie 2 niezależnie od typu pociągu.
W przypadku przejazdów nocnych (zakooczonych dnia kolejnego) oraz przejazdów powyżej
7
5 godzin osoba delegowana może skorzystad z przejazdu w przedziale klasy I z miejscami do
leżenia bądź w wagonie sypialnym.
9. Zwrot kosztów biletu odbywa się po przedstawieniu oryginału biletu.
10. Jeżeli dołączenie biletu nie jest możliwe na skutek samowolnej zmiany przewidzianego środka
transportu osoba delegowana dołącza do druku delegacji wypełnioną ewidencję przebiegu
pojazdu, której wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszej Instrukcji. Koszty będą ustalane w
oparciu o tabelę opłat za bilety jednorazowe PKP Ex, EIC według taryfy ekspresowej
zamieszczone na www.intercity.com.pl. Wymieniona tabela określa cenę biletu za
przejechanie określonej liczby kilometrów. Koszty przejazdu osób posiadających ulgi
ustawowe wyliczane będą z ich zastosowaniem.
11. Diety oraz ryczałt na dojazdy przyznawane są zgodnie z zasadami określonymi
w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie
należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w paostwowej lub samorządowej
jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Sprawdzona delegacja podlega
zatwierdzeniu pod względem formalnym i zatwierdzeniu do wypłaty przez wyznaczonego
pracownika Biura.
12. Księgowy zatwierdza delegację pod względem rachunkowym, dokonuje dekretacji i kwalifikuje
dokument do ujęcia w księgach rachunkowych.
13. Schemat obiegu delegacji krajowych przedstawia schemat nr 2.
8
Schemat nr 2 Schemat obiegu delegacji służbowych pracowników na obszarze kraju
PRZYGOTOWANIE DRUKU POLECENIA SŁUŻBOWEGO
czytelne i pełne wypełnienie odpowiednich rubryk na druku
określenie środka transportu oraz podpisanie polecenia wyjazdu
służbowego przez Przewodniczącego
DELEGOWANY
uzupełnienie druku delegacji
załączenie biletów i innych dokumentów finansowych
przekazanie dokumentów do biura
WYZNACZONY PRACOWNIK BIURA
rejestracja polecenia wyjazdu służbowego
zatwierdzenie pod względem formalnym
PRZEWODNICZĄCY PSRP
sprawdzenie pod względem merytorycznym
WYZNACZONY PRACOWNIK BIURA
zatwierdzenie do wypłaty
rozliczenie kosztów podróży służbowej
KSIĘGOWY
zatwierdzenie pod względem rachunkowym
dekretacja
zakwalifikowanie dokument do ujęcia w księgach rachunkowych.
9
V.
Szczegółowa instrukcja w sprawie rozliczania podróży służbowych pracowników lub
wolontariuszy w tym członków władz statutowych Parlamentu Studentów RP odbywanych
poza granicami kraju.
Podstawowym aktem prawnym w zakresie zasad rozliczania podróży służbowych poza granicami
kraju jest Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie
należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w paostwowej lub samorządowej
jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
1. Polecenie wyjazdu służbowego odbywa się za zgodą Przewodniczącego (załącznik nr 3) oraz
podlega obowiązkowemu sprawozdaniu. Delegowany lub właściwa komórka merytoryczna PSRP
przedstawia w tym celu zaproszenie lub program pobytu określający wydatki pokrywane przez
stronę zapraszającą i przedkłada je Przewodniczącemu.
2. Wydatki związane z wyjazdem należy udokumentowad stosownie do poniesionych kosztów
np. bilety, faktury (rachunki) za nocleg, inne dokumenty finansowo-księgowe:
- Faktury (rachunki) za nocleg i koszty podróży opisuje i podpisuje delegowany,
- Faktury (rachunki) dotyczące innych wydatków związanych z podróżą opisuje i zatwierdza
Przewodniczący.
3. Druk stanowiący załącznik nr 4 do Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych jest
wzorem wewnętrznego dokumentu księgowego, na podstawie którego powinno odbywa się
delegowanie oraz rozliczenie podróży służbowej pracownika bądź wolontariusza za granicą.
4. Po odbyciu podróży służbowej pracownik bądź wolontariusz dokonuje rozliczenia kosztów
delegacji. Prawidłowo wypełniony druk polecenia wyjazdu służbowego łącznie ze sprawozdaniem
merytorycznym oraz dokumentami związanymi z poniesionymi podczas podróży kosztami składa
w terminie do 14 dni od zakooczenia podróży służbowej w Biurze PSRP, gdzie podlega on
zatwierdzeniu pod względem formalnym i zatwierdzeniu do wypłaty.
5. Księgowy zatwierdza dokument pod względem rachunkowym, dokonuje dekretacji i kwalifikuje
dokument do ujęcia w księgach rachunkowych.
10
Schemat nr 3 Schemat obiegu delegacji służbowych pracowników bądź wolontariuszy odbywanych
poza granicami kraju.
PRZYGOTOWANIE DRUKU WYJAZDU
SŁUŻBOWEGO
zgoda Przewodniczącego na delegowanie
WYZNACZONY PRACOWNIK BIURA
określenie środka transportu
oraz uzyskanie polecenia służbowego przez
Przewodniczącego
DELEGOWANY
rozliczenie kosztów podróży służbowej
WYZNACZONY PRACOWNIK BIURA
zatwierdzenie po względem
formalnym
PRZEWODNICZĄCY
zatwierdzenie merytoryczne
sprawozdania z wyjazdu służbowego
WYZNACZONY PRACOWNIK BIURA
zatwierdzenie do wypłaty
zwrot kosztów podróży
KSIĘGOWA
zatwierdzenie pod względem
rachunkowym
dekretacja i zakwalifikowanie dokument
do ujęcia w księgach rachunkowych.
11
VI.
Szczegółowa instrukcja dotycząca sporządzania i obiegu list płac
1. Dokument finansowo-księgowy o nazwie lista płac sporządzany jest przez Księgową do 20 dnia
każdego miesiąca oraz w zestawieniu rocznym i dotyczy:
a) wypłaty wynagrodzeo pracowniczych,
b) inne wypłaty wynagrodzeo rodzące obowiązek w zakresie rozliczeo z urzędem
skarbowym i ZUS
2. Listy płac sporządza się na podstawie dokumentów źródłowych m.in.: umowa o pracę,
postanowienie o przyznaniu dodatków do wynagrodzenia, przelewów. Listę płac, o której
mowa w pkt 1 sporządza Księgowy oraz sprawdza pod względem merytorycznym
Przewodniczący.
3. Listę płac, o której mowa w pkt 1 zatwierdza do wypłaty Przewodniczący bądź osoba przez
niego upoważniona.
4. Ewidencji księgowej podlegają zbiorcze kwoty wynikające z list płac oraz deklaracji
rozliczeniowych dla ZUS i urzędu skarbowego.
VII.
Instrukcja w sprawie obiegu sprawozdao budżetowych i finansowych
1. PSRP otrzymuje środki przyznawane w ramach dotacji na finasowanie funkcjonowania
Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej, na podstawie art. 203 ust. 4 ustawy z dnia 27
lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym, której szczegółowe zasady wydatkowania określa
właściwy departament MNISW.
2. Wydatkowanie środków z dotacji na finansowanie funkcjonowania PSRP odbywa się na
podstawie preliminarza wydatków ustalonego zarządzeniem Przewodniczącego po
zaopiniowaniu przez Radę Studentów PSRP oraz zatwierdzonego przez Ministra Nauki
i Szkolnictwa Wyższego.
3. Wydatkowanie dotacji podlega sprawozdawczości okresowej kwartalnie oraz rocznie.
4. Sprawozdanie finansowe przygotowuje wyznaczony pracownik Biura, następnie podlega ono
analizie księgowej oraz zatwierdzeniu przez Księgową oraz Przewodniczącego.
5. Sprawozdanie merytoryczne przegotowuje wyznaczony pracownik biura lub Przewodniczący i
zatwierdza Przewodniczący.
6. Sprawozdania kwartalne i roczne przekazywane są do MNISW w ciągu 30 dni od dnia zakooczenia
okresu rozliczeniowego.
12
7. Sprawozdanie przyjęte przez MNISW podlegają publikacji w witrynie internetowej PSRP.
VIII.
NADZÓR KOMISJI REWIZYJNEJ
1. Komisja Rewizyjna PSRP weryfikuje kwartalne sprawozdania finansowe po względem
zgodności poniesionych kosztów z celami statutowymi PSRP
2. Nie rzadziej niż 2 razy w roku Komisja Rewizyjna dokonuje kontroli w zakresie prawidłowego
stosowania zasad określonych niniejszą instrukcją.