Microsoft Word – Korespondencja seryjna.

Microsoft Word – Korespondencja seryjna.
Korespondencja seryjna służy do tworzenia zestawu dokumentów, które są zasadniczo takie
same, ale każdy z nich zawiera pewne różniące je elementy np.: Nazwiska, adresy itp.
Przy użyciu korespondencji seryjnej można utworzyć:
−Zestaw etykiet lub kopert: Adres zwrotny jest taki sam na wszystkich etykietach
i kopertach, ale adres docelowy jest na każdej z nich unikatowy.
−Zestaw listów seryjnych, wiadomości e-mail lub faksów: Zasadnicza zawartość jest taka
sama we wszystkich listach, wiadomościach i faksach, ale każdy z nich zawiera informacje
specyficzne dla danego odbiorcy, na przykład nazwisko, adres lub inne dane osobowe.
Oddzielne tworzenie każdego listu, wiadomości e-mail, etykiety, koperty lub kuponu zajęłoby
wiele godzin. W takich sytuacjach przydaje się korespondencja seryjna. Używając
korespondencji seryjnej, wystarczy utworzyć jeden dokument zawierający w tabeli
z nagłówkiem pogrupowane informacje, które będą się zmieniać np.: zestaw danych
personalnych pracowników danej firmy czy uczniów danej klasy (dokument ten będzie można
wykorzystać do wielu różnych korespondencji) oraz drugi dokument z informacjami
jednakowymi dla wszystkich kopii (schemat dokumentu). Następnie należy do schematu
dokumentu dodać kilka symboli zastępczych dla informacji, które będą inne w każdym
egzemplarzu. Resztą zajmie się program Word.
Aby rozpocząć proces korespondencji seryjnej:
1. Uruchom program Word. Domyślnie zostanie otwarty pusty dokument. Pozostaw go
otwarty. Jeśli go zamkniesz, nie będzie można wykonać kolejnego kroku.
2. W menu Narzędzia kliknij polecenie Korespondencja seryjna…. Zostanie otwarte okienko
zadań Korespondencja seryjna.
Teraz mamy do zrobienia trzy rzeczy:
−Wskazać dokument główny;
−Wskazać źródło danych;
−Scalić dane z dokumentem tym samym generując
1
Zaczniemy od wskazania dokumentu głównego, klikamy w tym celu na przycisk Utwórz.
Pojawi się następujące menu:
Tutaj wybieramy typ dokumentu jaki chcemy utworzyć, np.: jeśli chcemy utworzyć i rozesłać
zaproszenia wybieramy Listy seryjne…. Pojawi się pytanie gdzie utworzyć dokument
główny, czy w aktywnym oknie czy w nowym dokumencie. Możemy wybrać Aktywne okno.
Następnie wybieramy źródło danych klikając przycisk Pobierz dane. Pojawi się menu:
Jeśli mamy przygotowany dokument z danymi wybieramy opcję Otwórz źródło danych…
następnie wskazujemy ten dokument na dysku. Po dokonaniu tej operacji zostaniemy
skierowani do edycji dokumentu głównego. Na pasku narzędzi pojawią się nowe ikony
służące do edycji dokumentu do korespondencji seryjnej.
Teraz możemy zredagować treść dokumentu głównego, wstawiając w miejsca gdzie mają być
elementy zmienne np.: na zaproszeniu nazwisko czy nagłówek odpowiednie pole
z dokumentu z danymi. Możemy tego dokonać rozwijając listę: Wstaw pole korespondencji
2
seryjnej. Pojawi się lista dostępnych pól wybieramy to które chcemy wstawić w miejscu gdzie
aktualnie znajduje się kursor. Po zredagowaniu dokumentu głównego pozostaje nam tylko
scalić dokumenty i wygenerować odpowiednią ilość kopii tworzonej korespondencji.
Aby tego dokonać ponownie wybieramy z menu Narzędzia polecenie Korespondencja
seryjna…Pojawi się okno:
Jeśli chcemy aby dla każdego wiersza z tabeli z dokumentu z danymi utworzył nam się jeden
dokument korespondencji po prostu klikamy przycisk Scalaj….Jeśli chcemy aby było inaczej
klikamy Opcje kwerend… i tam ustalamy kryterium wyboru wierszy dla których dokumenty
zostaną utworzone. Po wybraniu przycisku Scalaj… pojawi się okno:
Mamy do wyboru kilka opcji, po rozwinięciu listy zobaczy Scalaj dane do: będziemy mieli
możliwość wyboru czy generowane dokumenty mają być zapisywane oddzielnie każdy
w innym pliku czy też może od razu drukowane. Po wybraniu opcji, które nam odpowiadają
klikamy przycisk Scalaj i tym samym kończymy proces tworzenia korespondencji seryjnej.
3