Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia na wykonanie oceny

Załącznik nr ………… do umowy ……………
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
na wykonanie oceny wniosków aplikacyjnych złożonych w ramach konkursu do Programu
Operacyjnego PL 13 Ograniczanie społecznych nierówności w zdrowiu dofinansowanego z
Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014
I. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia publicznego jest wykonanie oceny wniosków aplikacyjnych
zwanych dalej „Wnioskami”, złożonych w ramach ograniczonego konkursu do Programu
Operacyjnego PL13 Ograniczanie społecznych nierówności w zdrowiu dofinansowanego z
Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, w zakresie spełnienia kryteriów
merytoryczno-technicznych zawartych w karcie oceny merytoryczno-technicznej wraz z
rozpatrywaniem odwołań od oceny oraz ponowną oceną wniosków i ponownym
rozpatrywaniem odwołań od oceny wniosków aplikacyjnych w przypadku podjęcia przez
Krajowy Punkt Kontaktowy decyzji o uwzględnieniu odwołania.
Proces oceny Wniosków odbywa się na podstawie:
Regulacji w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 20092014;
Umowy w sprawie Programu PL13 Ograniczanie społecznych nierówności w zdrowiu w
ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014;
Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego ws. Procedury naboru projektów
konkursowych w ramach MF EOG na lata 2009-2014 oraz NMF na lata 2009-2014.
Proces oceny wniosków składa się z następujących etapów:
oceny formalnej, która zostanie dokonana przez Operatora Programu, tj. Departament
Funduszy Europejskich Ministerstwa Zdrowia, wykonujący zadania wynikające z
pełnienia przez Ministra Zdrowia funkcji Operatora Programu;
oraz
oceny merytoryczno-technicznej, która zostanie przeprowadzona przez ekspertów
zewnętrznych, niezależnych od: Operatora Programu, Komitetu ds. Wyboru Projektów,
wnioskodawców i ich partnerów.
II. Zakres zamówienia
Zakres zamówienia obejmuje ocenę merytoryczno-techniczną wniosków, poprzez ocenę
dokumentacji wniosków aplikacyjnych, pod kątem zgodności z kryteriami merytorycznotechnicznymi z dziedziny „ochrona zdrowia” wraz z rozpatrywaniem odwołań od oceny
i z dziedziny „finanse i zarządzanie” wraz z rozpatrywaniem odwołań od oceny.
Zakres zamówienia obejmuje również dokonanie ponownej oceny wniosków i ponownego
rozpatrywania odwołań od oceny wniosków aplikacyjnych z dziedziny „ochrona zdrowia”
oraz „finanse i zarządzanie” w przypadku podjęcia przez Krajowy Punkt Kontaktowy decyzji
o uwzględnieniu odwołania.
Każdy wniosek aplikacyjny spełniający kryteria formalne podlega ocenie merytorycznotechnicznej przez dwóch ekspertów z dziedziny „ochrona zdrowia” oraz dwóch z dziedziny
„finanse i zarządzanie”. W przypadku, gdy różnica w ocenie danego wniosku przez dwóch
ekspertów wyniesie więcej niż 30% wyższego wyniku, Wykonawca zleci niezależną ocenę
tego
wniosku
trzeciemu
ekspertowi.
Od
wyniku
oceny merytoryczno-technicznej
wnioskodawca może złożyć odwołanie do Operatora Programu. W przypadku podjęcia przez
Krajowy Punkt Kontaktowy decyzji o uwzględnieniu odwołania wnioskodawcy Wykonawca
zapewni dokonanie przez ekspertów ponownej oceny wniosków i ponowne rozpatrzenie
odwołania od oceny wniosków aplikacyjnych z dziedziny „ochrona zdrowia” oraz „finanse i
zarządzanie” Odwołania i ponowna ocena muszą być rozpatrywane przez ekspertów, którzy
nie uczestniczyli w ocenie wniosku, którego dotyczy odwołanie.
Ocena merytoryczno-techniczna z dziedziny „ochrona zdrowia” dokonywana jest na
podstawie karty oceny merytoryczno – technicznej wniosku, stanowiącej załącznik nr 1 do
SOPZ.
2
Ocena merytoryczno-techniczna z dziedziny „finanse i zarządzanie” dokonywana jest na
podstawie karty oceny merytoryczno – technicznej wniosku, stanowiącej załącznik nr 2 do
SOPZ.
Przewiduje się, że do oceny merytoryczno-technicznej zostanie przekazanych maksymalnie
97 wniosków. Ostateczna liczba wniosków przekazanych do oceny uzależniona będzie od
liczby wniosków złożonych w ramach konkursu, a następnie liczby wniosków, które
pozytywnie przejdą ocenę formalną.
Głównymi obowiązkami Wykonawcy w trakcie realizacji oceny wniosków będzie:
1. Przeprowadzenie rzetelnej i bezstronnej oceny wniosków zgłaszanych do ww. Programu,
zgodnie z wymogami dla oceny merytoryczno-technicznej wniosków, zawartymi w
Karcie oceny merytoryczno-technicznej wniosku pod kątem zgodności z kryteriami
merytoryczno-technicznymi z dziedziny „ochrona zdrowia” oraz z dziedziny „finanse i
zarządzanie” w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Zamawiający przewiduje, że
miejscem realizacji zamówienia będzie siedziba Zamawiającego;
2. Zapewnienie
niezbędnego
sprzętu
komputerowego,
wyposażonego
w
program
obsługujący pliki utworzone w pakiecie Programu Microsoft Office.
Szczegółowe zasady oceny merytoryczno-technicznej:
Zamówienie obejmuje wykonanie oceny wniosków, polegającej na przeprowadzeniu oceny
merytoryczno-technicznej każdego wniosku z dziedziny „ochrona zdrowia” i z dziedziny
„finanse i zarządzanie” wraz z rozpatrywaniem odwołań od oceny, tj. w przypadku każdego z
poszczególnych wniosków przekazanych do oceny:
1. przeprowadzenie oceny merytoryczno-technicznej każdego wniosku aplikacyjnego przez
Oceniającego A oraz
2. przeprowadzenie oceny merytoryczno-technicznej każdego wniosku aplikacyjnego przez
Oceniającego B oraz
3. przeprowadzenie dodatkowej oceny merytoryczno-technicznej przez Oceniającego C w
przypadku zaistnienia różnicy w ocenie wniosku między Oceniającym A i Oceniającym B
większej niż 30% wyższego wyniku oraz
4. rozpatrzenie odwołania od oceny wspólnej ww. Oceniających (A, B i C) przez
Oceniającego D, w przypadku złożenia odwołania przez wnioskodawcę od oceny wniosku
do Operatora Programu.
3
5. dokonanie ponownej oceny wniosku i ponowne rozpatrzenie odwołania od oceny
wniosku w przypadku podjęcia przez Krajowy Punkt Kontaktowy decyzji o
uwzględnieniu odwołania.
W przypadku gdy zamówienie będzie wykonywane w sposób wadliwy, Zamawiający może
wezwać Wykonawcę do zmiany sposobu wykonania zamówienia i uzupełnienia Karty oceny
merytoryczno-technicznej wniosku.
Ocena w zakresie kryteriów merytoryczno-technicznych i rozpatrywania odwołań od oceny
składa się z:
1. Oceny w zakresie kryteriów merytoryczno-technicznych:
a) ekspert skierowany przez Wykonawcę (osoba oceniająca wniosek) podpisze
deklarację bezstronności i poufności, w odniesieniu do każdego ocenianego wniosku
oraz złoży oświadczenie co do braku wystąpienia przesłanek wyłączenia go z procesu
oceny danego wniosku. Powyższa Deklaracja i Oświadczenie zawarte są w Karcie
oceny merytoryczno-technicznej wniosku, których wzory stanowią załącznik 1 i 2 do
SOPZ;
b) eksperci wezmą udział w szkoleniu w zakresie procedury oceny wniosku
aplikacyjnego;
c) eksperci skierowani przez Wykonawcę, terminowo i rzetelnie dokonają oceny
wniosków w oparciu o kryteria merytoryczno-techniczne, za co Wykonawca ponosi
całkowitą odpowiedzialność;
d) Wykonawca zgłosi Zamawiającemu ewentualne uwagi i zastrzeżenia w zakresie
ocenianego wniosku oraz obowiązkowo wraz z ekspertem dokonującym oceny stawi
się na wezwanie Zamawiającego w jego siedzibie, w terminie wskazanym przez
Zamawiającego – wyznaczony termin nie będzie krótszy niż 3 dni robocze od
momentu poinformowania Wykonawcy o konieczności odbycia przedmiotowego
spotkania;
e) Wykonawca przekaże Zamawiającemu poprawnie wypełnione oraz podpisane przez
ekspertów oceniających karty oceny merytoryczno – technicznej wniosku i projekty
pism/decyzji/uzasadnień w zakresie oceny, sukcesywnie po zakończeniu oceny
4
poszczególnych wniosków (dokumenty przekazywane drogą e-mailową w formie
elektronicznej w wersji edytowalnej - Word oraz zeskanowanej z podpisem).
Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłaszania uwag do przekazanych przez
Wykonawcę kart oceny merytoryczno – technicznej wniosku lub projektów
pism/decyzji/uzasadnień, a Wykonawca zobowiązuje się do ich uwzględnienia.
Wykonawca po zakończeniu każdego etapu oceny zobowiązany jest zwrócić Zamawiającemu
otrzymaną w tym przedmiocie pełną dokumentację .
2. Rozpatrywania odwołań:
a) ekspert skierowany przez Wykonawcę (osoba oceniająca wniosek), który nie
uczestniczył w ocenie wniosku, którego dotyczy odwołanie, podpisze deklarację
bezstronności i poufności, w odniesieniu do każdego wniosku, którego dotyczy
odwołanie i złoży oświadczenie co do braku wystąpienia przesłanek wyłączenia go z
procesu oceny danego wniosku. Powyższa Deklaracja i Oświadczenie zawarte są w
Karcie oceny merytoryczno-technicznej wniosku, których wzory stanowią załącznik 1
i 2 do SOPZ;
b) ekspert wskazany przez Wykonawcę dokona oceny wniosku jedynie w zakresie
kryteriów, których dotyczy odwołanie;
c) Wykonawca
przekaże
Zamawiającemu
poprawnie
wypełnione
karty
oceny
merytoryczno – technicznej wniosku, podpisane przez eksperta oceniającego i
projekty pism/decyzji (drogą e-mailową w formie elektronicznej w wersji edytowalnej
– Word oraz zeskanowanej z podpisem). Zamawiający zastrzega sobie prawo
zgłaszania uwag do przekazanych przez Wykonawcę kart oceny merytoryczno –
technicznej wniosku lub projektów pism/decyzji, a Wykonawca zobowiązuje się do
ich uwzględnienia;
d) Wykonawca po zakończeniu każdego etapu rozpatrzenia odwołań zobowiązany jest
zwrócić Zamawiającemu otrzymaną w tym przedmiocie pełną dokumentację.
Do ponownej oceny wniosków i ponownego rozpatrywanie odwołań stosuje się odpowiednio
zasady określone jak przy ocenie wniosków i rozpatrywaniu odwołań.
Wykonawca zobowiązany jest do zachowania należytej staranności w realizacji zamówienia,
oraz standardów naukowych i etycznych.
5
Wykonawca, jak również wskazany przez niego ekspert oceniający, musi być bezstronny i
niezależny od wnioskodawcy/partnera którego wniosek ocenia, Operatora Programu oraz
Komitetu ds. Wyboru Projektów powołanego na mocy Zarządzenia Ministra Zdrowia z dnia 7
lutego 2014 r. Niedopuszczalne jest dokonywanie oceny tych wniosków o dofinansowanie, w
których przygotowaniu brał udział Wykonawca lub wyznaczony przez niego ekspert. W takiej
sytuacji Wykonawca jest zobowiązany poinformować Zamawiającego o wnioskach, w
których przygotowaniu brał udział lub wskazany przez niego ekspert.
Wymogi szczegółowe w zakresie wykonania oceny wniosków:
Ocena wniosków aplikacyjnych w zakresie kryteriów merytoryczno-technicznych z dziedziny
„ochrony zdrowia” i z dziedziny „finanse i zarządzanie” wraz z rozpatrywaniem odwołań od
oceny.
1. Zgodnie z postanowieniami Umowy w sprawie Programu PL13 Ograniczanie społecznych
nierówności w zdrowiu, każdy wniosek aplikacyjny spełniający kryteria formalne podlega
ocenie merytoryczno-technicznej przez dwóch niezależnych ekspertów (Oceniający A i
Oceniający B) z dziedziny „ochrona zdrowia” i przez dwóch niezależnych ekspertów
(Oceniający A i Oceniający B) z dziedziny „finanse i zarządzanie”
2. Zamawiający dokonuje akceptacji przedstawionych ekspertów.
3. W trakcie wykonywania umowy Wykonawca może wymienić przedstawionych w ofercie
ekspertów na innych nie przedstawionych w ofercie, po uzyskaniu uprzedniej zgody
Zamawiającego.
4. Eksperci, o których mowa w pkt 3, muszą spełniać wymogi określone w SIWZ
5. W terminie do 5 dni roboczych przed planowanym dopuszczeniem do realizacji
zamówienia nowych ekspertów, Wykonawca musi powiadomić o tym fakcie
Zamawiającego, który z kolei dokonuje akceptacji lub odrzuca przedstawionych nowych
ekspertów, w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania powiadomienia od
Wykonawcy.
6. Zamawiający ma prawo zażądać wymiany eksperta dokonującego oceny wniosku w
przypadkach wystąpienia nieprawidłowości związanych z oceną. Wykonawca wyznaczy
nowego eksperta do oceny wniosku, spełniającego wymogi określone w SIWZ, w
terminie 2 dni roboczych od zgłoszenia przez Zamawiającego żądania wymiany eksperta.
6
Zamawiający dokonuje akceptacji lub odrzuca nowych ekspertów na zasadach
określonych w pkt 5.
7. Każdy z ekspertów samodzielnie ocenia dany wniosek i przyznaje punkty, zgodnie z
kryteriami oceny, wypełniając odpowiednią część Karty oceny merytoryczno-technicznej
wniosku. Ekspert A wypełnia Część I Karty, Ekspert B wypełnia Część II Karty.
8. Każdy z ekspertów jest zobowiązany do podania krótkiego uzasadnienia przyznanej
oceny.
9. W przypadku, gdy występująca różnica w ocenie wniosku przez dwóch niezależnych
ekspertów (Oceniający A i Oceniający B) wyniesie więcej niż 30% wyższego wyniku,
wykonawca zleci niezależną ocenę wniosku trzeciemu ekspertowi (Oceniający C).
10. W przypadku wniesienia odwołania od oceny przez wnioskodawcę do Operatora
Programu ,rozpatrzenia odwołania nie może dokonać ten sam ekspert, który wcześniej
oceniał wniosek.
11. Eksperci rozpatrują odwołanie w celu weryfikacji poprawności dokonania oceny
merytoryczno-technicznej projektu zgodnie z przyjętymi kryteriami wyboru projektów
oraz postanowieniami procedury konkursowej.
12. Eksperci dokonujący oceny wniosków nie mogą kontaktować się między sobą,
bezpośrednio przed, po, jak i w trakcie dokonywania oceny.
13. Niedozwolone jest powielanie wniosku aplikacyjnego przez Wykonawcę lub eksperta.
14. Przystępując do oceny wniosku/rozpatrywania odwołania, ekspert otrzymuje wniosek
aplikacyjny oraz inne niezbędne materiały potrzebne do przeprowadzenia oceny.
15. Z uwagi na wymogi bezstronności, eksperci skierowani przez Wykonawcę do realizacji
zamówienia, nie mogą oceniać wniosków, w których przygotowaniu brali udział lub które
przygotowywał Wykonawca.
16. Z udziału w procesie oceny wniosku aplikacyjnego wyłączony zostaje ekspert, który
uprzedzony o odpowiedzialności karnej z art. 271 i 272 Kodeksu karnego:
a) jest wnioskodawcą/partnerem lub przygotowywał dokumentację projektową;
b) jest/był z wnioskodawcą/partnerem/Operatorem Programu/Komitetem ds. Wyboru
Projektów w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić
uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności;
7
c) pozostaje w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w
linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia
lub jest związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wnioskodawcą/
partnerem/
partnerami,
jego
zastępcą
prawnym
lub
członkami
organów
zarządzających lub organów nadzorczych wnioskodawcy/partnera;
d) przed upływem 3 lat od dnia ogłoszenia o naborze pozostawał w stosunku pracy lub
zlecenia z wnioskodawcą/partnerem lub był członkiem organów zarządzających lub
organów nadzorczych wnioskodawcy/partnera;
e) odmówił zobowiązania się do zachowania w poufności informacji i dokumentów
ujawnionych lub wytworzonych przez niego lub przygotowanych w trakcie lub jako
rezultat oceny projektu i nie zgodził się, że informacje te powinny być użyte tylko dla
celów niniejszej oceny i nie powinny być ujawnione stronom trzecim. Nie zobowiązał
się również nie zatrzymywać kopii jakichkolwiek pisemnych lub elektronicznych
informacji związanych z ocenianym wnioskiem.
17. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu podpisane Karty oceny merytorycznotechnicznej wniosku, po zakończeniu oceny poszczególnych wniosków/rozpatrywanych
odwołań (dokumenty przekazywane drogą e-mailową w formie elektronicznej w wersji
edytowalnej - Word oraz zeskanowanej z podpisem).
18. Po zakończeniu oceny Wykonawca zobowiązany jest zwrócić Zamawiającemu pełną
dokumentację w zakresie ocenionych wniosków uporządkowaną w taki sam sposób, w
jaki została mu przekazana przez Zamawiającego.
19. Głównymi obowiązkami osób realizujących ocenę wniosków z dziedziny ochrona
zdrowia będą:
a) Podpisanie deklaracji bezstronności i poufności, w odniesieniu do ocenianego
wniosku oraz złożenie oświadczenia co do braku wystąpienia przesłanek wyłączenia z
procesu oceny danego wniosku. Powyższa Deklaracja i Oświadczenie zawarte są w
Karcie oceny merytoryczno-technicznej.
b) Udział w szkoleniu, w zakresie procedury oceny wniosku.
c) Terminowe i rzetelne dokonanie oceny wniosków/rozpatrzenia odwołań w oparciu o
kryteria merytoryczno-techniczne.
8
d) Zgłoszenie Zamawiającemu ewentualnych uwag i zastrzeżeń w zakresie ocenianego
wniosku/ rozpatrywanego odwołania oraz obowiązkowe stawienie się Wykonawcy i
eksperta na wezwanie Zamawiającego, w jego siedzibie, w terminie wskazanym przez
Zamawiającego – wyznaczony termin nie będzie krótszy niż 3 dni robocze od
momentu poinformowania Wykonawcy o konieczności odbycia przedmiotowego
spotkania.
Do ponownej oceny wniosków i ponownego rozpatrywania odwołań ww. zasady stosuje się
odpowiednio.
Wykonawca i eksperci zobowiązani są do zachowania należytej staranności w realizacji
zamówienia, oraz standardów naukowych i etycznych.
III. Harmonogram realizacji
1. Zamawiający, po zakończeniu oceny formalnej złożonych wniosków, wezwie
Wykonawcę do rozpoczęcia oceny merytoryczno-technicznej.
2. Wykonawca dokona oceny wniosków w terminie 15 dni roboczych od daty ich
otrzymania. Termin ten może zostać wydłużony na wniosek Wykonawcy, jedynie za
zgodą Zamawiającego, na warunkach określonych w umowie.
3. Zamawiający, w ciągu 15 dni roboczych od otrzymania ocenionych wniosków, może
zgłosić uwagi do przeprowadzonej oceny /poprawności wypełnienia kart oceny
merytoryczno – technicznej wniosku lub sporządzenia projektów pism/ decyzji. W
przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego, Wykonawca ustosunkuje się do nich w
terminie 5 dni roboczych od daty ich otrzymania.
4. Po otrzymaniu od wnioskodawcy odwołania przez Operatora Programu Zamawiający
wezwie Wykonawcę do rozpatrywania odwołań.
5. Wykonawca rozpatrzy każdą transzę odwołań w terminie 3 dni roboczych od daty ich
otrzymania. Zamawiający w ciągu 3 dni roboczych od otrzymania ocenionych wniosków
może zgłosić uwagi do rozpatrzonych odwołań /poprawności wypełnienia kart oceny
merytoryczno – technicznej wniosku lub sporządzenia projektów pism/ decyzji. W
przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego, Wykonawca ustosunkuje się do nich w
terminie 3 dni roboczych od daty ich otrzymania.
9
6. W przypadku podjęcia przez Krajowy Punkt Kontaktowy decyzji o uwzględnieniu
odwołania wnioskodawcy, Zamawiający wezwie Wykonawcę do rozpoczęcia ponownej
oceny wniosków lub ponownego rozpatrywania odwołań.
7. Wykonawca dokona ponownej oceny wniosków lub ponownie rozpatrzy każdą transzę
odwołań w terminie 3 dni roboczych od daty ich otrzymania. Zamawiający w ciągu 3 dni
roboczych od otrzymania ocenionych wniosków może zgłosić uwagi do ponownej oceny
wniosków lub ponownie rozpatrzonych odwołań /poprawności wypełnienia kart oceny
merytoryczno – technicznej wniosku lub sporządzenia projektów pism/ decyzji. W
przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego, Wykonawca ustosunkuje się do nich w
terminie 3 dni roboczych od daty ich otrzymania.
IV. Finansowanie
Zamówienie będzie finansowane z kosztów zarządzania Programu Operacyjnego PL13
Ograniczanie społecznych nierówności w zdrowiu dofinansowanego z Norweskiego
Mechanizmu Finansowego 2009-2014.
V. Kryteria wyboru
Jedynym kryterium oceny ofert za realizację przedmiotu zamówienia jest cena brutto – 100%
za ocenę jednego wniosku.
Załączniki:
Załącznik nr 1. Karta oceny merytoryczno – technicznej wniosku „ochrona zdrowia”
Załącznik nr 2. Karta oceny merytoryczno – technicznej wniosku z dziedziny „finanse i
zarządzanie”
10